Báo cáo thực tập nhận thức tại Công ty TNHH Phân Phối Lê Vinh

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN KHOA KINH TẾ THƯƠNG MẠI  Tháng 1 năm 2013 Tên cơ quan thực tập : Công ty TNHH Phân Phối Lê Vinh Thời gian thực tập : từ 07/01/2013 đến 10/03/2013 Người hướng dẫn : chị Trần Thị Tú Nhung Sinh viên thực hiện : Trần Thanh Thanh Lớp : KT1011 BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC Tên cơ quan thực tập : Công ty TNHH Phân Phối Lê Vinh Thời gian thực tập : từ 07/01/2013 đến 10/03/2013 Người hướng dẫn : chị Trần Thị Tú Nhung Sinh viên thực hiện : Trần Thanh Thanh Lớp : KT1011 Tháng 1 năm 2013 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN KHOA KINH TẾ THƯƠNG MẠI Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập Page 1 TRÍCH YẾU Nhằm tạo điều kiện cho sinh viên có thề áp dụng kiến thức đã học ở trường vào thực tiễn cũng như giúp sinh viên trải nghiệm được môi trường làm việc ở các công ty, doanh nghiệp trong nước, trường Đại học Hoa Sen đã tạo cơ hội cho sinh viên thực tập nhận thức vào mỗi học kỳ. Thông qua 2 tháng thực tập tại Công ty TNHH Phân phối Lê Vinh, tôi đã có điều kiện tiếp xúc với môi trường làm việc và các công việc văn phòng được giao đều được của c chị phòng Kế Toán chỉ dẫn một cách tận tình. Dù công việc được giao không nhiều nhưng tôi đã được quan sát cách làm việc của các anh chị để phần nào hiểu rõ và rút ra kinh nghiệm cho bản thân trong môi trường làm việc khá căng thẳng và nhiều khó khăn ở công ty. Tôi nong rằng bài báo cáo này sẽ hiểu rõ hơn những công việc thực tập của tôi và những kinh nghiệm tôi đã đạt được trong quá trình thực tập tại Công ty TNHH Phân phối Lê Vinh. Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập Page 2 NHẬN XÉT NGƯỜI HƯỚNG DẪN ................................................................................................................................................ . ................................................................................................................................................ . ................................................................................................................................................ . ................................................................................................................................................ . ................................................................................................................................................ . ................................................................................................................................................ . ................................................................................................................................................ . ................................................................................................................................................ . ................................................................................................................................................ . ................................................................................................................................................ . ................................................................................................................................................ . ................................................................................................................................................ . Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập Page 3 ................................................................................................................................................ . ................................................................................................................................................ . ................................................................................................................................................ . ................................................................................................................................................ . ................................................................................................................................................ . …………………………………………………………….................................................... . …………………………………………………………….................................................... . …………………………………………………………….................................................... . …………………………………………………………….................................................... . NHẬN XÉT GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN …………………………………………………………….................................................... . …………………………………………………………….................................................... . …………………………………………………………….................................................... . Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập Page 4 …………………………………………………………….................................................... . …………………………………………………………….................................................... . …………………………………………………………….................................................... . …………………………………………………………….................................................... . …………………………………………………………….................................................... . …………………………………………………………….................................................... . …………………………………………………………….................................................... . …………………………………………………………….................................................... . …………………………………………………………….................................................... . …………………………………………………………….................................................... . …………………………………………………………….................................................... . …………………………………………………………….................................................... . …………………………………………………………….................................................... . …………………………………………………………….................................................... . Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập Page 5 …………………………………………………………….................................................... . …………………………………………………………….................................................... . …………………………………………………………….................................................... . MỤC LỤC TRÍCH YẾU ....................................................................................................................... 1 NHẬN XÉT CỦA NGƯỜI HƯỚNG DẪN ........................................................................ 5 NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN ................................................................. 6 MỤC LỤC .......................................................................................................................... 7 LỜI CÁM ƠN ..................................................................................................................... 8 DẪN NHẬP........................................................................................................................ 6 I.GIỚI THIỆU CÔNG TY THỰC TẬP .............................................................................. 7 1. Lịch sử hình thành và phát triển .......................................................................... 7 2. Lĩnh vực kinh doanh ........................................................................................... 7 3. Sản phẩm của công ty ......................................................................................... 8 4. Mục tiêu của doanh nghiệp ................................................................................. 8 5. Cơ cấu tổ chức bộ máy của doanh nghiệp ........................................................... 9 5.1 Bộ máy tổ chức của doanh nghiệp .................................................................... 9 5.1.1 Sơ đồ tổ chức của doanh nghiệp ................................................................. 9 5.1.2 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban .................................................. 10 5.2 Bộ máy tổ chức phòng kế toán ....................................................................... 10 5.2.1 Sơ đồ tổ chức phòng kế toán .................................................................... 10 5.2.2 Phân công nhiệm vụ trong phòng kế toán ................................................. 10 6. Hình thức kế toán ................................................................................................ 12 II. QUY TRÌNH BÁN HÀNG VÀ MUA HÀNG CỦA CÔNG TY................................... 12 1. Quy trình mua hàng ............................................................................................ 12 2. Quy trình bán hàng ................................................ Error! Bookmark not defined. III. CÁC CÔNG VIỆC THỰC TẬP .................................................................................. 16 3.1 Nhâp hóa đơn bán hàng ..................................................................................... 16 3.2 Xếp phiếu VAT của tháng ................................................................................. 16 3.3 Nhập phiếu nhập mua ........................................................................................ 17 Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập Page 6 3.4 Xuất phiếu mua hàng......................................................................................... 17 3.5 Làm BMS ........................................................................................................... 18 IV.NHẬN XÉT BẢN THÂN ............................................................................................ 18 4.1.Thuận lợi ........................................................................................................... 18 4.2 Khó khăn ........................................................................................................... 19 4.3 Nhận xét ........................................................................................................... 19 KẾT LUẬN ...................................................................................................................... 20 PHỤ LỤC ......................................................................................................................... 21 LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành tốt đợt thực tập nhận thức này, tôi xin chân thành cảm ơn sự hỗ trợ của:  Trường Đại học Hoa Sen đã tạo điều kiện cho cá nhân tôi và các sinh viên năm ba được hiểu biết thêm và làm quen với môi trường làm việc tại các công ty.  Chị Nguyễn Thị Hồng Nhung – Giám đốc Công ty TNHH Phân phối Lê Vinh và chị Tú Nhung – nhân viên Kế toán, cùng tất cả các anh chị khác tại công ty đã cho tôi cơ hội trải nghiệm được làm việc ở công ty, chỉ dẫn tôi một cách tận tình, giúp đỡ tôi giải quyết khó khăn trong quá trình thực tập và cho tôi những lời khuyên hữu ích để giúp tôi có kinh nghiệm làm việc trong tương lai.  Cô Lê Thị Bích Thảo – giảng viên hướng dẫn thực tập. Chân thành cảm ơn. Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập Page 7 DẪN NHẬP Trong xã hội hiện nay, khi nền kinh tế trong nước và thế giời ngày một phát triển thì yêu cầu về nguồn nhân lực cũng ngày càng cao hơn, bên cạnh những gì mà chúng ta học ở giảng đường đại học, nó còn đòi hỏi ta phải biết vận dụng những kiến thức đã học vào thực tế. Do đó, được trải nghiệm và làm quen với môi trường làm việc tại các công ty là một cơ hội tối giúp cho sinh viên có được nền tảng thuận lợi khi định hướng công việc cho tương lai. Trong khoảng thời gian thực tập và học hỏi kinh nghiệm ở Công ty TNHH Phân phối Lê Vinh, tôi đã đặt ra cho bản thân những mục tiêu sau:  Mục tiêu 1: cố gắng thành thạo các công ciệc văn phòng và quan sát cách làm việc của các chị kế toán.  Mục tiêu 2: tìm hiểu rõ hơn môi trường làm việc tại công ty, cách giao tiếp với khách hàng, cách xử lý, giải quyết công việc từ các nhân viên thực sự. Trong quá trình những mục tiêu trên, tôi đã học hỏi thêm rất nhiều kiến thức mới, gặp phải những khó khăn và rút ra được nhiều bài học kinh nghiệm cho bản thân mình. Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập Page 8 I. GIỚI THIỆU CƠ QUAN THỰC TẬP Tên công ty: Công ty TNHH Phân Phối Lê Hoàng Vinh Trụ sở chính: 46/6 Quốc Lộ 1A, Khu phố 4, phường Tân Hưng Thuận, Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh. Chủ doanh nghiệp: Nguyễn Thị Hồng Nhung. Giấy phép kinh doanh: 0304818862 Điện thoại: 08.37151396 Số fax: 38911239 Mã số thuế: 0304818862 Ngành nghề: Mua bán văn phòng phẩm, đồ dùng cá nhân và gia đình... Email: lehoangvinhhcm@yahoo.com.vn LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN 1. Lịch sử hình thành và phát triển Công ty TNHH Phân phối Lê Vinh được Sở Kế Hoạch và Đầu Tư cấp phép chứng nhận đăng kí kinh doanh vào ngày 19/01/2007. Doanh nghiệp có vốn điều lệ là 5,000,000,000 đồng (chín tỷ đồng), cùng với nguồn nhân lực có trình độ, kinh nghiệm đến nay doanh nghiệp đã trở thành nhà phân phối độc quyền sản phẩm : Pinaco, Bút bi Thiên Long, Văn phòng phẩm cho các đại lý nhỏ tại các quận Quận 12, Gò Vấp, Hóc Môn, Củ Chi. 2. Lĩnh vực kinh doanh Khi mới thành lập doanh nghiệp đã chọn mặt hàng Văn phòng phẩm để đăng kí kinh doanh. Sau hơn nhiều năm kinh doanh, tình hình công ty thay đổi, công ty đã bổ sung thêm các mặt hàng Pinaco,Giấy vệ sinh Sài Gòn và hiện nay công ty đã có chỗ đứng trên thị trường, nguồn nhân lực có tri thức. Công ty đã thành công trong việc trở thành nhà phân phối độc quyền về mặt hàng Bút bi Thiên Long của Công ty Thiên Long và Vĩnh Tiến của Công ty VPP Sài Gòn. Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập Page 9 3. Sản Phẩm của công ty  Các loại mặt hàng bút bi Thiên Long, sáp lông dầu, bút xóa,...  Các loại pin PINACO  Các dụng cụ văn phòng phẩm như giấy photo, mực in, kim bấm,....  Phân phối độc quyền tập Vĩnh Tiến, các loại tập của các hãng khác.  Các dụng cụ học tập dành cho học sinh, văn phòng, nhà sách… 4. Mục tiêu của doanh nghiệp Doanh nghiệp tiếp tục cải tiến phương pháp hoạt động kinh doanh, đầu tư có hiệu quả vào các ngành nghề, các sản phẩm. Công ty đang cố gắng thực hiện tốt nhiệm vụ được đặt ra cụ thể như sau:  Thực hiện tổ chức nhập hàng và kinh doanh theo ngành nghề đã đăng kí và hoạt động đúng theo mục tiêu hoạt động của công ty.  Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ, chính sách kinh tế pháp luật đối với nhà nước, chấp hành nghiêm chỉnh các quy định của pháp luật.  Tiếp tục cộng tác cùng khách hàng để nâng cao chất lượng sản phẩm, duy trì và mở rộng thị phần.  Tìm kiếm và duy trì mối quan hệ giữa công ty với các đại lý phân phối và khách hàng. Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập Page 10 5 . Cơ cấu tổ chức bộ máy của doanh nghiệp. 5.1. Bộ máy tổ chức của doanh nghiệp 5.1.1. Sơ đồ tổ chức của doanh nghiệp Hình 1: Sơ đồ tổ chức Công ty TNHH Phân phối Lê Vinh 5.1.2. Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban Giám đốc:  Giám đốc là đại diện của công ty, chịu trách nhiệm về toàn bộ kết quả hoạt động của doanh nghiệp, thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nước, điều hành hoạt động ở công ty.  Ký nhận các hóa đơn bán hàng, ủy nhiệm chi, kiểm tra tiền của nhân viên giao hàng đem về.  Lập và công bố chính sách chất lượng.  Quản lí toàn bộ vốn và tài sản.  Bổ nhiệm cách thức tổ chức, phân bố quyền hạn và trách nhiệm cho các bộ phận thuộc công ty. - Phòng Sale:  Các nhân viên bán hàng sẽ đi giới thiệu mặt hàng cho các đại lý, nhà sách, các tiệm bán văn phòng phẩm vừa và nhỏ. Các đại lý sẽ gọi điện thoại cho nhân viên bán hàng để đặt hàng. Sau đó, nhân viên bán hàng sẽ gọi về hoặc đưa cuốn sổ bán hàng cho kế toán in phiếu bán hàng để cho nhân viên chở hàng giao hàng cho khách hàng. GIÁM ĐỐC PHÒNG SALE PHÒNG KẾ TOÁN – TÀI CHÍNH Nhân viên kế toán Nhân viên bán hàng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập Page 11 - Phòng kế toán :  Là bộ phận giám sát các nguồn thu – chi, giúp cho chủ công ty về công tác tổ chức, quản lí toàn bộ nguồn tài chính của công ty, cân đối tài sản và nguồn vốn. Trợ lý cho giám đốc về hoạt động kinh doanh và sử dụng vốn.  Chịu trách nhiệm thực hiện kiểm tra các chế độ kế toán đang áp dụng, tính toán giá thành sản phẩm, ghi sổ sách, lập chứng từ, báo cáo tình hình hoạt động của doanh nghiệp, quan hệ với các ngân hàng, theo dõi và thực hiện các nghĩa vụ đối với nhà nước.  Giao dịch, mua bán với đối tác, khách hàng. 5.2.Bộ máy tổ chức phòng kế toán 5.2.1Sơ đồ tổ chức phòng kế toán Hình 2: Sơ đồ tổ chức phòng kế toán 5.2.2.Phân công nhiệm vụ trong phòng kế toán  Kế toán trưởng:  Là người chịu trách nhiệm trước Giám đốc về báo cáo tài chính mà doanh nghiệp lập.  Lập kế hoạch cho Giám đốc về các chiến lược của công ty trong công việc: tư vấn cho ban Giám đốc về chính sách kế toán mà doanh nghiệp đang áp KẾ TOÁN TRƯỎNG Kế toán THỦ KHO Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập Page 12 dụng, phân công và chỉ đạo trực tiếp các nhân viên trong phòng kế toán, kiểm soát và quản lí tài sản của doanh nghiệp, quản lí và tư vấn chi phí phát sinh.  Kế toán Trưởng là người ký các chứng từ các tài liệu có liên quan đến thu chi của công ty.  Kiểm tra báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, phụ trách báo cáo thuế cho công ty.  Thủ kho:  Chấp hành sự phân công và điều động của Kế toán trưởng .  Kiểm kho hàng tuần rồi báo cáo cho bộ phận Kế toán .  Theo dõi và quản lý tình hình nhập – xuất kho hàng ngày.  Thực hiện việc đối chiếu số liệu kho hàng ngày với Kế toán .  Theo dõi các sản phẩm bị trả lại và các sản phẩm bị hư hỏng trả về phải nhập vào sổ hàng bán trả về.  Kế toán :  Lên chứng từ ghi sổ và vào sổ chi tiết hàng hóa xuất – nhập.  Bán hàng trực tiếp cho khách.  Lưu hóa đơn bán hàng và nhập hóa đơn vào phần mền của công ty.  Nhập báo cáo nhập – xuất- tồn hàng hóa.  Khóa sổ, đối chiếu với sổ quỹ kế toán. Cuối tháng kế toán kiểm quỹ tiền mặt trên sổ quỹ và trên thực tế, báo cáo số tiền và lập bảng kê chi tiết từng số liệu cho Giảm đốc biết.  Căn cứ chứng từ nhập hàng hóa Kế toán ghi nhận giá gốc, thuế VAT .  Báo cáo số tiền và lập bảng kê chi tiết từng số liệu cho Giảm đốc. Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập Page 13 6. Hình thức kế toán: Tùy theo đặc điểm kinh doanh của công ty và yêu cầu quản lý với từng loại mặt hàng mà công ty sử dụng một mô hình sổ nhất định. Công ty là đại lý phân phối cho nhiều đại lý nhỏ, nên công việc lớn và liên tục, hàng hóa mua vào và bán ra hàng tuần nên công ty hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên và các nghiệp vụ được cập nhật hàng ngày. Công ty chủ yếu xử lý số liệu chứng tử bằng máy tính với phần mềm “UNION” nên áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ là hợp lý. . Mỗi nhân viên được cung cấp một usename và password để truy cập vào máy tính. II. QUY TRÌNH MUA HÀNG VÀ BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY 1. Quy trình mua hàng Công ty TNHH Phân phối Lê Vinh là nhà phân phối các sản phẩm văn phòng phẩm từ các đại lý Thiên Long, Vĩnh Tiến, PINACO,… Chứng từ mua hàng  Hóa đơn đỏ  Tờ khai chi tiết Khi hàng hóa tới công ty, thì thủ kho sẽ kiểm tra số lượng hàng hóa ghi trên hóa đơn đó. Nếu đầy đủ sẽ đưa cho bộ phận kế toán nhập vào phần mền của công ty. Khi nhận được hóa đơn từ phòng thủ kho nhân viên kế toán sẽ thực hiện các trình tự sau:  Vào phần mền của công ty rồi vào mục phiếu nhập mua hàng để thêm hóa đơn mua hàng vào trên máy.  Kiểm tra thông tin trên máy so sánh với hóa đơn nếu đúng chính xác số tiền thì bấm ATL C để chấp nhận. Sau đó, nhân viên kế toán sẽ cất giữ hóa đơn để tiện cho việc theo dõi hàng tuần. Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập Page 14  Sắp xếp hóa đơn theo thứ tự về thời gian và thứ tự về số hóa đơn. Phụ lục 1: PHIẾU NHẬP MUA Đơn vị: Công ty TNHH Hán Minh Địa chỉ: 378 Hồng Bằng,P16,Q11 Diễn giải :Nhập hàng Hanson Số hóa đơn: PN0054 Ngày: 26/02/2013 Tên vật tư Đvt Tk nợ Số luọng Đơn