Chức năng của văn phòng: tham mưu tổng hợp và Hậu Cần

I. VĂN PHÒNG LÀ GÌ? - Thứ nhất, văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng, phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo. Các cơ quan thẫm quyền chung hoặc cơ quan có tổ chức lớn thì có văn phòng, những cơ quan nhỏ thi có phòng hành chính - Thứ hai, văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan đơn vị đó. - Thứ ba, văn phòng là nơi làm việc cụ thể của những người có chức vụ, có tầm cỡ như nghị sĩ, tổng giám đốc , giám đốc,..’ - Thứ tư, văn phòng là một dạng hoạt động trong cơ quan, tổ chức, trong đó diễn ra các việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại văn bản, giấy tờ ( công tác văn thư) Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều khiển của lãnh đạo, đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung cho toàn cơ quan, tổ chức đó. * Chức năng của văn phòng: tham mưu tổng hợp và hậu cần. + Nhiệm vụ chính của văn phòng: - Xây dựng chương trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiện chương trình đó ; bố trí ; sắp xếp chương trình làm việc hàng tuần, quý, 6 tháng, năm của cơ quan ; - Thu thập, xử lí, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động của các đơn vị trong cơ quan ; đề xuất, kiến nghị các biện pháp thực hiện phục vụ sự chỉ đạo và điều hành của thủ trưởng; - Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho thủ trưởng và chịu trách nhiệm về tính pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành ; - Thực hiện công tác văn thư - lưu trữ ; giải quyết các văn thư, tờ trình của các đơn vị và cá nhân theo quy chế cơ quan ; tổ chức theo dõi việc giải quyết các văn thư và tờ trình đó ; - Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, giúp cơ quan, tổ chức trong công tác thư từ, tiếp dân, giữ vai trò là chiếc cầu nối cơ quan, tổ chức mình với các cơ quan, tổ chức khác, cũng như với nhân dân nói chung ; - Lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí hàng năm, hàng quý, dự kiến phân phối hạn mức kinh phí, báo cáo kế toán, cân đối hàng quý, hàng năm ; chi trả tiền lương, tiền thưởng chi tiêu nhiệm vụ theo chế độ của nhà nước và quyết định của thủ trưởng ; - Mua sắm trang thiết bị ; xây dững cơ bản, sửa chữa quản lý cơ sở vật chất, kỹ thuật, phương tiện làm việc của cơ quan ; bảo đảm các yêu cầu hậu cần cho hoạt động và công tác của cơ quan. - Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khẻo; bảo vệ trật tự, an toàn cơ quan ; tổ chức phục vụ các cuộc họp, lễ nghi, lễ tân, tiếp khách một cách khoa học và văn minh ; - Thường xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ công chức trong văn phòng từng bước hiện đại hóa công tác hành chính văn phòng ; chỉ đạo hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho văn phòng cấp dưới hoặc các đơn vị chuyên môn ki cần thiết. + Một số loại hình văn phòng: Văn phòng Trung ương Đảng là cơ quan tham mưu, giúp việc Ban Chấp hành Trung ương, trực tiếp là Bộ Chính trị, Ban Bí thư trong tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo của Đảng, phối hợp, điều hoà hoạt động của các cơ quan tham mưu của Trung ương Đảng; tham mưu về chủ trương và các chính sách lớn thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, nội chính; tham mưu về nguyên tắc và chế độ quản lí tài chính, tài sản của Đảng, trực tiếp quản lí tài chính, tài sản của các cơ quan đảng Trung ương và bảo đảm hậu cần phục vụ hoạt động của Trung ương Đảng; đồng thời là một trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo. Văn phòng Quốc hội là cơ quan giúp việc của Quốc hội, có trách nhiệm nghiên cứu, tham mưu tổng hợp và tổ chức phục vụ mọi hoạt động của Quốc hội, Uỷ ban thường vụ Quốc hội, Chủ tịch Quốc hội, các Phó Chủ tịch Quốc hội, của Hội đồng dân tộc và các Uỷ ban của Quốc hội.  Văn phòng Chính phủ có chức năng tham mưu tổng hợp, giúp Chính phủ tổ chức các hoạt động chung của Chính phủ; tham mưu tổng hợp, giúp Thủ tướng Chính phủ (bao gồm các Phó Thủ tướng Chính phủ) lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động của Chính phủ và hệ thống hành chính nhà nước từ Trung ương đến cơ sở; bảo đảm thông tin, phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và cung cấp thông tin cho công chúng theo quy định của pháp luật; bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ. ( nghị định số: 33/2008/NĐ-CP). Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có chức năng tham mưu tổng hợp, giúp Ủy ban nhân dân tổ chức các hoạt động chung của Ủy ban nhân dân; tham mưu, giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân và các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân về chỉ đạo điều hành các hoạt động chung của bộ máy hành chính ở địa phương; bảo đảm cung cấp thông tin phục vụ chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân và thông tin cho công chúng theo quy định của pháp luật; bảo đảm các điều kiện vật chất kỹ thuật cho hoạt động của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân. (13/2008/NĐ-CP) Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện: tham mưu tổng hợp cho Ủy ban nhân dân về hoạt động của Ủy ban nhân dân; tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện về công tác dân tộc; tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch Ủy ban nhân dân; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và các cơ quan nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân.(14/2008/NĐ-CP) II. THẾ NÀO LÀ ĐỒNG PHỤC? Chúng ta đa phần đều có khái niệm về đồng phục, đại loại những bộ quần áo giống nhau dùng cho một nhóm người nhằm thể hiện một vấn đề đặc trưng của một ngành nghề hay một doanh nghiệp nào đó. Lấy ví dụ đồng phục học sinh tại một trường tiểu học. Bạn có nhận ra được con, em mình thông qua bộ đồng phục khi đón chúng tan trường hay không? Chắc chắn là không, nếu có thì khó lắm bạn mới nhận ra. Vậy điều này nói lên vấn đề gì? Đồng phục không giải quyết vấn đề nhận diện cho cá nhân. Ngày nay có ngày càng nhiều những hội nhóm được hình thành với nhiều mục đích khác nhau. Nhưng để tạo ra một tổ chức vũng mạnh đoàn kết mang bản sắc riêng thì còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Và liệu Đồng phục có góp vai trò gì trong đó? Mỗi đơn vị, mỗi cơ quan hay mỗi tổ chức đều có một đồng phục riêng, nó có thể không giống nhau về hình thức nhưng tất cả đều có chung một đặc điểm, một ý nghĩa sâu xa hơn là không chỉ làm tăng vẻ đẹp bên ngoài, không phải để thể hiện hay khẳng định, mà nó nói lên rằng: Chúng ta Bình Đẳng, Hoà Nhập và Cùng Chí Hướng, WE ARE ONE. Mỗi người chúng ta vốn không giống nhau do đó khi không mặc đồng phục thì tính riêng lẽ có thể sẽ lấn át sự gắn kết, sự hòa đồng; chúng ta khó đến gần nhau, khó chia sẻ và thông cảm cho nhau.Khi mặc đồng phục, mọi người ai cũng mặc cùng một kiểu dáng, điều này giúp cho chúng ta có sự cố gắng và quyết tâm mạnh mẽ, chúng ta không phải mặc cảm, tự ti với bạn bè mà sẽ dễ hoà đồng hơn với tập thể. Mang đồng phục thể hiện sự đoàn kết của mọi người, nâng cao sự nhận thức,trí tuệ và tỏ rõ sự to lớn của sức mạnh tập thể. Đồng phục nói lên vẻ đẹp đồng nhất và tinh thần đồng đội, tinh thần kỷ luật và sự vâng lời, nó đi liền với sự trong trắng, tinh khiết và thánh thiện. Do đó, mọi thành viên luôn luôn cố gắng có đồng phục chỉnh tề và đúng cách để làm tôn vinh những vẻ đẹp đó. Đồng phục tượng trưng cho sự phát triển, hòa thuận và sự nhẹ nhàng cho mọi người. Nếu bạn muốn ăn mặc đẹp, tất nhiên bạn có quyền lựa chọn, nhưng đồng phục vẫn có nguyên giá trị của nó: khẳng định sự bình đẳng và Hòa nhập của mọi cá nhân trong cùng một tập thể. Đồng phục mang một ý nghĩa sâu xa, ở nơi này, ai cũng phải như nhau, không phân biệt giàu nghèo, đẹp xấu, chỉ có tri thức và sự bình đẳng giữa mọi người. CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMĐộc lập – Tự do – Hạnh phúc-----o0o----- ĐƠN XIN VIỆC Kính gửi: Phòng Nhân sự Khách sạn Trăng Mật Tôi tên là: Ngô Phước Quang - Sinh ngày: 31/10/1988 Quê quán: Trà Vinh Hiện ở tại: 230 Xóm Chiếu, Phường 15, Quận 4, Tp. HCM Trình độ chuyên môn: Cử nhân QTKD Khách sạn – Nhà hàng. Tôi được biết Nhà hàng đang có nhu cầu tuyển dụng nhân viên ở vị trí: Quản lý sảnh. Đây là công việc rất phù hợp với khả năng và kinh nghiệm được đúc kết qua quá trình học tập và một năm kinh nghiệm làm việc của tôi. Vậy tôi viết đơn này kính trình lên Phòng Nhân sự khách sạn để xin được tuyển dụng. Sau quá trình học tập và một năm làm việc trong ngành khách sạn, tôi đã có những kỹ năng, kinh nghiệm trong kỹ năng phục vụ, đón tiếp khách, giáo tiếp với khách, xử lý các tình huống xảy ra…Ngoài các kiến thức chuyên môn, tôi còn là người có tinh thần đoàn kết, hòa đồng với tập thể, có khả năng làm việc độc lập cũng như theo nhóm trong môi trường có áp lực cao. Vì những kĩ năng, kinh nghiệm nêu trên, tôi tin rằng mình có thể đáp ứng được yêu cầu của khách sạn. Tôi cũng xin cam đoan chấp hành nghiêm chỉnh mọi qui định của khách sạn và hoàn thành tốt công việc được phân công. Mọi liên hệ về lịch phỏng vấn hay thông tin về hồ sơ xin việc này, xin vui lòng liên lạc: Điện thoại: 0979049978. (Có lý lịch đính kèm)  Email: toilaai_ily@yahoo.com Tôi xin chân thành cám ơn và trân trọng kính chào! Tp. Hồ Chí Minh, Ngày 02 tháng 12 năm 2010 Kính đơn ký tên Ngô Phước Quang THÔNG TIN CÁ NHÂN Họ và tên: Ngô Phước Quang Ngày sinh: 31/10/1988 Địa chỉ: 230 Xóm Chiếu, phường 15, quận 4, Tp. HCM ĐTDĐ: 0979049978Email: sharkfly3188@yahoo.com 1) HOẠT ĐỘNG NGOẠI KHÓA: - Dự án xây dựng nhà hàng phục vụ thức ăn dinh dưỡng (Bài tập nhóm) + Nghiên cứu và khảo sát các nhu cầu của người tiêu dùng về các bữa ăn dinh dưỡng+ Cùng với các thành viên trong nhóm viết kế hoạch dự án - Tham gia Chương trình “Mùa hè xanh” năm 2006 và 2008 2) KỸ NĂNG: - Sử dụng thành thạo Microsoft Word, Excel, Power Point - Giao tiếp tiếng Anh thuần thục - Có kỹ năng giao tiếp, trình bày tốt - Chăm chỉ, biết tổ chức sắp xếp công việc và có tinh thần trách nhiệm - Dễ dàng thích nghi với môi trường mới 3) KINH NGHIỆM LÀM VIỆC: 2003 - 2005: Gia sư Toán cho học sinh lớp 8, 9 2002 - 2003: Phục vụ bàn tại Quán cà phê Lotte 4) SỞ THÍCH: Giao tiếp với mọi người, đọc sách và chơi đá banh 5) HỌC VẤN :•Cử nhân QTKD Khách sạn – Nhà hàng. •Các khóa học ngắn hạn: Kỹ năng giao tiếp, lập kế hoạch kinh tế. Người khai Ngô Phước Quang REPUBLIC OF VIETNAM Independence - Freedom - Happiness ----- O0o ----- APPLICATION FOR EMPLOYMENTDear HR Honeymoon RestaurantsMy name is: Ngo Quang Phuoc - Born: 31/10/1988Native land: Tra VinhCurrently at: 230 Xom Chieu, Ward 15, District 4, Ho. CityQualifications: Bachelor of Business Administration Hotel - Restaurant. I know restaurants are required to recruit staff in the position: To manage the hall. This work is consistent with the ability and experience to be drawn through the learning process and a year of my work experience. So I wrote this application submitted to the HR glass restaurant to get a job. After the learning process and a year working in the hospitality industry, I've got the skills, experience in service skills, reception room, communicating with customers and handle situations ... In addition to the comments expertise, I was a person with a sense of solidarity, along with the collective, capable of working independently and in teams in a high pressure environment. Because the skills and experience mentioned above, I believe that I can meet the requirements of the restaurant. I also hereby undertake to strictly abide by all rules of the restaurant and complete the work assigned.Email: toilaai_ily@yahoo.com All contacts on the interview schedule or information on this application, please contact: Phone: 0979049978. (Having attached)I extend my sincere thanks and Best regards!Dist. Ho Chi Minh City, December 2, 2010Single glass signNgo Quang Phuoc PERSONAL INFORMATIONFull name: Ngo Quang PhuocAddress: 230 Xom Chieu, Ward 15, District 4, Ho. CityMobile: 0979049978Email: sharkfly3188@yahoo.comBirthdate: 31/10/1988- The project to build a restaurant serving food nutrition (Group Exercise)+ Research and survey the needs of consumers for nutritious meals1) FOREIGN KEY:+ Along with the members of the group writing project plans- Join The "Green Summer" in 2006 and 20082) SKILLS:- Proficiency in Microsoft Word, Excel, Power Point- Communication skills, good presentation- Able to communicate fluently in English- Easy to adapt to new environments- Hard work, that sort of work organization and responsibility3) WORK EXPERIENCE:2003 - 2005: Math tutor for students in grades 8, 92002 - 2003: Service Desk at Cafe Lotte4) INTERESTS:Communicate with others, reading and playing soccer• Bachelor of Business Administration Hotel - Restaurant.5) EDUCATION:• The short course: communication skills, economic planning.Ngo Quang PhuocDeclarant THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHÁCH SẠN HONEYMOON Số: 01/BC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc TpHCM, ngày 02 tháng 12 năm 2010. BÁO CÁO V/v MỞ RỘNG QUI MÔ HOẠT ĐỘNG NHÀ HÀNG TIỆC CƯỚI TRONG KHÁCH SẠN Căn cứ vào tình hình hoạt động thực tế của nhà hàng tiệc cưới trong khách sạn. Căn cứ vào ý kiến phản hồi từ khách hàng trong năm 2009. - Căn cứ vào số lượng tiệc được tổ chức trong năm 2009 tại nhà hàng. Nhằm giúp cho nhà hàng tăng doanh thu trong năm 2010. Nhằm tạo uy tín, nâng cao chất lượng của nhà hàng đối với khách hàng. Nay Bộ phận Nhà hàng xin kính trình bản báo cáo lên giám đốc khách sạn xem xét, cụ thể như sau: I/ MỤC TIÊU: - Nhằm đưa nhà hàng tăng doanh số, số lượng khách trong năm 2010 và những năm tới. Và tạo uy tín, sự tin tưởng của khách hàng đối với khách sạn. - Đưa số lượt tiệc cưới tăng lên trong thời gian tới và nhà hàng nằm trong top 10 nhà hàng được yêu thích nhất thành phố. - Giúp cho nhân viên nhà hàng nâng cao về chất và lượng . II/ NỘI DUNG: Hiện nay, nhà hàng hoạt động với công suất tối đa với công suất là 50 bàn/tiệc. Trong năm 2009, lượng khách đến nhà hàng đặt tiệc bình quân 16 tiệc/ tháng, 300 khách/lượt. Với qui mô hoạt động của nhà hàng như hiện nay sẽ không đủ đáp ứng nhu cầu tăng về số lượng khách vào năm 2010 và các năm tới.Vì vậy, thay mặt Bộ phận Nhà hàng đề xuất các hạng mục sửa chữa, nâng cấp nhà hàng tiệc cưới để phục vụ được tốt hơn trong các năm tới Bên cạnh đó, số lượng nhân viên chính thức, bán thời gian của nhà hàng không đủ đáp ứng cho việc phục vụ hoạt động tiệc cưới. Năm 2009, 10 chính thức/tiệc , 7 bán thời gian/tiệc chỉ đủ đáp ứng phục vụ tối đa là 300 khách làm cho chất lượng phục vụ bị giảm xuống dẫn đến sự không hài lòng của khách, làm cho doanh số của khách sạn bị giảm xuống. Vì vậy, nay đề xuất cụ thể như sau: + Sảnh cưới sã tăng từ 01 lên 03 sảnh với quy mô, sức chứ khoảng 900 đến 1100 khách/lượt. + Nhân viên tăng từ 10 lên 15 chính thức/tiệc, số lượng nhân viên bán thời gian từ 07 lên 15/tiệc. III/ KẾ HOẠCH: 1. Quy định chung: - Tất cả nhân viên phải tuân thủ đúng quy định, kỷ luật của khách sạn và của Bộ phận nhà hàng quy định. - Khi có việc xảy ra ngoài thẩm quyền phải báo cáo lên cấp trên để kịp thời xử lý. - Các quản lý sảnh phải chịu trách nhiệm về khu vực mà mình quản lý. - Các nhân viên phải giúp đỡ, hòa đồng với nhau không được nói xấu, chia rẽ, gây mất đoàn kết nội bộ. 2. Bảng phân công nhiệm vụ cụ thể: STT HỌ TÊN CHỨC VỤ NHIỆM VỤ CÔNG VIỆC ĐƯỢC PHÂN CÔNG GHI CHÚ 01 Ngô Phước Quang Trưởng Bộ phận Nhà hàng Quản lý toàn bộ công việc của nhà hàng và chịu trách nhiệm báo cáo lên câp trên. 02 Nguyễn Văn Hòa Phó Trưởng Bộ phận Nhà hàng Tham mưu Chịu trách nhiệm bên nhà hàng tiệc cưới. 03 Nguyễn Hoàng Long Phó Trưởng Bộ phận Nhà hàng Điều hành Chịu trách nhiệm bên nhà hàng Buffet. 04 Hoàng Hà Tổ trưởng Quản lý sảnh A Quản lý nhà hàng tiệc cưới và tiệc Buffet 05 Hồ Huy Tổ trưởng Quản lý sảnh B Quản lý nhà hàng tiệc cưới và tiệc Buffet 06 Hoàng Hùng Tổ trưởng Quản lý sảnh C Quản lý nhà hàng tiệc cưới và tiệc Buffet 07 Phong Lai Nhân viên Phục vụ tiệc 08 Diệp Tuyền Nhân viên Phục vụ tiệc 09 Lâm Huệ Nhân viên Phục vụ tiệc ….. ……… ……… ……… ………. IV/ KẾT QUẢ THỰC HIỆN: 1. Mặt mạnh: - Hiện nay, đội ngũ nhân viên có kinh nghiệm, năng lực tốt đủ đảm bảo cho hoạt động của nhà hàng trong thời gian tuyển dụng, đào tạo đội ngũ nhân viên mới. - Được sự quan tâm kịp thời của Ban giám đốc khách sạn nên giúp cho Bộ phận nhà hàng hoạt động tốt trong thời gia qua. 2. Mặt yếu: - Trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của nhân viên cần được nâng cao. - Cơ sở vật chất của nhà hàng cần được trang bị, nâng cấp mới để phục vụ nhu cầu của khách được tốt hơn. 3. Thách thức: - Tình hình hiện nay do các khách sạn trong khu vực đang mở rộng quy mô hoạt động về lĩnh vực nhà hàng tiệc cưới sẽ làm cho hoạt động có phần khó khăn. 4. Cơ hội: - Tạo dựng được uy tín, niềm tin đối với khách hàng trong thời gian qua. - Khách hàng biết đến thương hiệu của nhà hàng qua cung cách phục vụ đặc trưng gây ấn tượng. Trên đây là toàn bộ nội dung của bản kế hoạch kinh doanh của Bộ phận nhà hàng kính trình lên Ban Giám đốc khách sạn xem xét. TM. BỘ PHẬN NHÀ HÀNG TRƯỞNG BỘ PHẬN * Nơi nhận: Ngô Phước Quang - Ban Giám đốc khách sạn; - Phòng Kế hoạch; - Lưu.