Chuyên đề Xây dựng phần mềm đặt và trả phòng của khách sạn Bằng Giang

Ngày nay, nền kinh tế thế giới đang ngày càng phát triển. Nó trở nên đa dạng hơn, hoàn thiện hơn, phức tạp hơn và quan trọng hơn trong sự phát triển của nhân loại. Các tổ chức nhà nước, doanh nghiệp thành công trên con đường kinh doanh đã nhận ra vai trò rất to lớn của tin học trong đời sống, đặc biệt là các sản phẩm của nghành tin học đã được áp dụng rộng rãi trên nhiều lĩnh vực mang lại hiệu quả kinh tế thiết thực cho đời sống xã hội. Nó không những giúp giải quyết những bài toán khó, phức tạp mà còn giúp giải quyết những bài toán quản lí một cách hiệu quả. Hệ thống tin học này giúp nhiều tổ chức, doanh nghiệp tăng lợi nhuận, mở rộng kinh doanh, giảm bớt chi phí nguồn nhân lực ứng dụng tin học để nâng cao lao động, hiệu quả trong việc xử lý thông tin. Nhờ những thành tựu của công cuộc đổi mới kinh tế và phát triển khoa học kỹ thuật mà đới sống con người ngày càng được cải thiện và nâng cao, do đó nhu cầu đi du lịch với mục đích tham quan, tìm hiểu văn hoá, vui chơi giải trí ngày càng phát triển. Ở Việt Nam hiện nay, nghành du lịch đang rất phát triển vì vậy các nhà hàng, khách sạn mọc lên rất nhiều để đáp ứng nhu cầu ăn ở của khách du lịch, các tổ chức đoàn thể khi đi họp và làm việc. Hàng năm, nghành du lịch Việt Nam đã đón tiếp hàng triệu khách du lịch quốc tế và nội địa đến thăm quan, du lịch đem lại cho ngân sách nhà nước một nguồn thu đáng kể.

doc55 trang | Chia sẻ: tuandn | Ngày: 20/05/2013 | Lượt xem: 1850 | Lượt tải: 13download
Bạn đang xem nội dung tài liệu Chuyên đề Xây dựng phần mềm đặt và trả phòng của khách sạn Bằng Giang, để tải tài liệu về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
LỜI NÓI ĐẦU Ngày nay, nền kinh tế thế giới đang ngày càng phát triển. Nó trở nên đa dạng hơn, hoàn thiện hơn, phức tạp hơn và quan trọng hơn trong sự phát triển của nhân loại. Các tổ chức nhà nước, doanh nghiệp thành công trên con đường kinh doanh đã nhận ra vai trò rất to lớn của tin học trong đời sống, đặc biệt là các sản phẩm của nghành tin học đã được áp dụng rộng rãi trên nhiều lĩnh vực mang lại hiệu quả kinh tế thiết thực cho đời sống xã hội. Nó không những giúp giải quyết những bài toán khó, phức tạp mà còn giúp giải quyết những bài toán quản lí một cách hiệu quả. Hệ thống tin học này giúp nhiều tổ chức, doanh nghiệp tăng lợi nhuận, mở rộng kinh doanh, giảm bớt chi phí nguồn nhân lực… ứng dụng tin học để nâng cao lao động, hiệu quả trong việc xử lý thông tin. Nhờ những thành tựu của công cuộc đổi mới kinh tế và phát triển khoa học kỹ thuật mà đới sống con người ngày càng được cải thiện và nâng cao, do đó nhu cầu đi du lịch với mục đích tham quan, tìm hiểu văn hoá, vui chơi giải trí… ngày càng phát triển. Ở Việt Nam hiện nay, nghành du lịch đang rất phát triển vì vậy các nhà hàng, khách sạn mọc lên rất nhiều để đáp ứng nhu cầu ăn ở của khách du lịch, các tổ chức đoàn thể khi đi họp và làm việc. Hàng năm, nghành du lịch Việt Nam đã đón tiếp hàng triệu khách du lịch quốc tế và nội địa đến thăm quan, du lịch đem lại cho ngân sách nhà nước một nguồn thu đáng kể. Qua quá trình đi tìm hiểu thực tế tại khách sạn để có được những kinh nghiệm thực tế và nắm vững quy trình xây dựng hệ thống quản lý thông tin, em đã quyết định viết chuyên đề thực tập tốt nghiệp: “ Xây dựng phần mềm đặt và trả phòng của khách sạn Bằng Giang ”. Chương 1 Tổng quan về khách sạn 1.1.Tổng quan 1.1.1: Giới thiệu về khách sạn Khách sạn Bằng Giang Địa chỉ: Phố Kim Đồng - Phường Hợp Giang - TXCB - Tỉnh Cao Bằng Điện thoại: 026.853.431 – 026.859.318 FAX: 26.855.984 Khách sạn Bằng Giang được khởi công xây dựng vào năm 1994, đến năm 1996 đã hoàn thành và được đưa vào sử dụng. Khách sạn nằm ở trung tâm giao lưu buôn bán của thị xã Cao Bằng, bên cạnh con sông Bằng Giang thơ mộng. Trên bước đường phát triển, Bằng Giang không ngừng đổi mới để hội nhập với sự phát triển không ngừng của du lịch trong nước và quốc tế. Hiện nay khách sạn có 70 phòng được chia ra làm 2 lọai gồm : Phòng bình dân ( Phòng Đơn 15 USD - Phòng đôi 20 USD ) Phòng cao cấp ( Phòng Đơn 25 USD - Phòng đôi 30 USD ) Tất cả các phòng được trang bị tùy thuộc vào loại phòng các thiết bị như: Máy điều hòa, Truyền hình cáp, Truyền hình DTH, Bàn làm việc, Điện thọai, Internet … Ngoài ra khách sạn cũng phục vụ các dịch vụ như: Karaoke, Dịch vụ cho thuê xe, Đặt và xác nhận chỗ vé du lịch, Giặt ủi, Thư tín, Trao đổi ngoại tệ, Quầy lưu niệm . Hiện tại khách sạn chưa có một chương trình chuyên quản lý việc đặt phòng và trả phòng. Nhân viên của khách sạn chủ yếu dùng sổ sách và dùng Excel để quản lý việc đặt phòng của khách hàng nên công việc Quản lý thông tin, Tra cứu và Báo cáo rất mất nhiều thời gian . 1..1.2: Sơ đồ tổ chức Giám đốc Phó giám đốc Phòng tổ buồng Phòng tài chính kế toán Phòng hành chính tổng hợp Phòng dịch vụ Phòng thị trường du lịch Đoàn Thị Kim Oanh - Giám đốc điều hành Người đứng đầu khách sạn là bà Đoàn Thị Kim Oanh chịu trách nhiệm quản lí điều hành tất cả các hoạt động trong khách sạn, có quyền cao nhất trong khách sạn và cũng là người chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hành vi kinh doanh của khách sạn thông qua việc điều hành nhân viên và đưa ra các chiến lược phát triển cho khách sạn, đồng thời là người quản lý năm bộ phận chính: Phòng tài chính kế toán, phòng hành chính tổng hợp, phòng dịch vụ, phòng tổ buồng, phòng thị trường du lịch. Nguyễn Đình Cường – Phó giám đốc Là người trợ giúp giám đốc trong việc ra các quyết định quản lí. Nguyễn Minh Tuấn- Trưởng phòng hành chính tổng hợp: Người đứng đầu bộ phận quản lý hành chính là Anh Tuấn Chịu trách nhiệm giải quyết mọi vấn đề liên quan đến nhân sự, tuyển dụng, sa thải, khen thưởng, kỉ luật… Giải quyết công việc liên quan đến công văn giấy tờ, chuyển nhượng công văn… Lập kế hoạch kinh doanh, phân tích kế hoạch kinh doanh và đề suất với giám đốc những ý kiến về cải tiến công tác quản lý khách sạn. Dương Quốc Thái – Trưởng phòng kế toán. Làm công tác quản lí tài vụ, hạch toán, kế toán, quản lí vật tư, quản lí thông tin kinh tế của khách sạn và tiền lương cho nhân viên. Tiến hành công tác quản lí cho khách sạn. Có trách nhiệm ghi kế hoạch, lập hạch toán kinh tế, kiểm soát chi tiêu, tiết kiệm chi phí, kịp thời phản ánh những khó khăn thiếu sót cho lãnh đạo và có biện pháp xử lí. Nguyễn Đình Thiện - Trưởng phòng du lịch Là người quản lí các dịch vụ của khách sạn: như tổ chức các tour du lịch cho khách sạn, cho thuê xe hoặc hướng dẫn viên du lịch… Hoàng hải yến - Trưởng phòng dịch vụ Là bộ phận cung cấp dịch vụ ăn uống, thư giãn, giải trí và giặt là cho khách. Ngoài ra còn nhận đặt tiệc cho các hội nghị, hội thảo, tiệc cưới và sinh nhật. Dương Ngọc Ánh - Tổ buồng Làm công tác cung cấp và phục vụ yêu cầu cho việc sinh hoạt nghỉ tại phòng khách sạn. Giám sát, đánh giá cơ sở vật chất sau khi dùng để báo cáo sửa chữa kịp thời hoặc thay thế. Có nhiệm vụ đáp ứng, phục vụ nhu cầu của khách hàng trong thời gian lưu trú. 1.2. Thực trạng tin học hoá của công ty 1. 2.1: Khó khăn của hệ thống Những thủ tục đặt phòng, trả phòng phức tạp . Khó kiểm tra phòng hư, kiểm soát trạng thái phòng ( Phòng trống , Phòng đang sử dụng... ) Việc sử lý các báo cáo sử dụng dịch vụ trong khách sạn rất khó khăn, mất thời gian và thiếu chính xác. Bởi vì phải tập hợp tất cả các báo cáo của các bộ phận khác nhau để xử lý Quản lý chủ yếu bằng giấy tờ, nên dễ mất mát, và khó bảo quản 1.2.2: Thực trạng ứng dụng tin học hoá của công ty Qua quá trình phân tích và tìm hiểu thực tế tại khách sạn Bằng Giang. Hiện tại khách sạn chưa có một chương trình chuyên quản lý việc đặt phòng và trả phòng. Nhân viên của khách sạn chủ yếu dùng sổ sách và dùng Excel để quản lý việc đặt phòng của khách hàng nên công việc Quản lý thông tin, Tra cứu và Báo cáo rất mất nhiều thời gian và rất chậm. Vì vậy để đáp ứng được nhu cầu về công nghệ thông tin hiện nay nên em xây dựng chương trình: “Xây dựng và phân tích hệ thống thông tin Đặt và Trả phòng của khách sạn Bằng Giang”. Nhằm tự động hoá các công việc trên giúp cho việc quản lý nhanh chóng và thuận tiện. 1.3. Giải pháp tin học hoá xây dựng phần mềm 1. 3.1: Mục tiêu Quản lý phòng Quản lý thông tin khách hàng Quản lý tất cả các dịch vụ trong khách sạn Quản lý thủ tục đặt phòng , nhận phòng , trả phòng In giấy xác nhận đặt phòng Sử lý các báo cáo hàng tháng 1. 3.2: Mục đích Hệ thống mới có khả năng thay thế hệ thống hiện tại và giúp bộ phận tiếp tân của khách sạn làm việc hiệu quả hơn trong kinh doanh, giảm được chi phí và thời gian, đặc biệt là giúp giảm đáng kể thời gian khách hàng phải chờ tại bộ phận tiếp tân . Có khả năng tự động hiển thị trạng thái của tất cả các phòng ( Những phòng đã được đặt, phòng hư, phòng đang được dùng) khả năng hiển thị loại phòng, kiểu phòng, giá phòng, và những trang thiết bị được trang bị kèm theo) và những dịch vụ có sẵn trong khách sạn hoặc thêm những dịch vụ phát sinh theo yêu cầu khách hàng . Khách hàng có thể lựa chọn cách thanh toán ( trả 1 lần, đặt cọc trước số tiền, hoặc thanh toán sau khi trả phòng ). Vì vậy hệ thống mới phải cập nhật một cách tự động tất cả những thông tin khách hàng, trạng thái phòng, số tiền thanh toán ) sau khi khách hàng trả phòng . Hệ thống có khả năng xuất báo cáo về tổng doanh thu, danh sách khách đặt phòng trong tháng, báo cáo trạng thái phòng . Chương 2: Cơ sở lý thuyết và phương pháp luận 2.1.Hệ thống thông tin quản lí 2.1.1.Tổ chức và thông tin trong tổ chức Vài nét về xã hội thông tin hiện nay Ngày nay trong các xã hội phương tây của chúng ta, số lượng nhân viên thu thập, xử lý và phân phối thông tin nhiều hơn số lượng nhân viên ở bất cứ một nghành nghề nào khác. Hàng triệu máy tính được lắp đặt trên thế giới và nhiều triệu km cáp quang, dây dẫn và sóng điện từ kết nối con người, máy tính cũng như các phương tiện xử lý thông tin lại với nhau. Xã hội của chúng ta thực sự là một xã hội thông tin, thời đại chúng ta là thời đại thông tin. Sự phát triển của công nghệ thông tin đã đóng vai trò của một lực trợ giúp và một chất xúc tác trong việc nâng cao tầm quan trọng của thông tin. Những khái niệm về cơ sở dữ liệu, phần mềm thế hệ thứ tư, Fax, hệ chuyên gia, vệ tinh viễn thông và vi tin học là những công cụ xử lý thông tin mà các tổ chức hiện đại đã và đang sử dụng thường ngày. Đối với nhiều doanh nghiệp lớn, thông tin vừa là nguyên liệu vừa là sản phẩm cuối cùng. Xã hội đang chuyển dần sang xã hội thông tin. 2.1.2Tổ chức và thông tin Tổ chức là một hệ thống được tạo ra từ các cá thể để làm dễ dàng việc đạt mục tiêu bằng hợp tác và phân công lao động. Có thể nói thông tin vừa là nguyên liệu đầu vào vừa là sản phẩm đầu ra của hệ thống quản lý. Thông tin là nền tảng của quản lý cũng giống như năng lượng là thể nền của mọi hoạt động. Không có thông tin thì không có hoạt động quản lý đích thực. Thông tin quản lý là thông tin mà có ít nhất một cán bộ quản lý cần hoặc có ý muốn dùng vào việc ra quyết định quản lý của mình. Người ta thường chia quyết định của một tổ chức thành ba loại: Quyết định chiến lược: Là những quyết định xác định mục tiêu và những quyết định xây dựng nguồn lực cho tổ chức. Quyết định chiến thuật: Là những quyết định cụ thể hoá mục tiêu thành nhiệm vụ, những quyết định kiểm soát và khai thác tối ưu nguồn lực. Quyết định tác nghiệp: Là những quyết định nhằm thực thi nhiệm vụ. 2.1.3. Hệ thống thông tin Định nghĩa Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu… thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là tổ chức. Nó được thể hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học. Đầu vào ( Inputs) của hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu (Storage). Nguồn Kho dữ liệu Thu thập Xử lý và lưu giữ Phân phát Đ S Nhập tên người đùng và mật khẩu Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức Phân theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra. - Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TFS: Xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện hoặc với khách hàng, với nhà cung cấp, những người cho vay hoặc với nhân viên của nó. - Hệ thống thông tin quản lý MIS: Là những hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược. Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng như từ các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức, chúng tạo ra các báo cáo cho các nhà quản lý một cách định kì hoặc theo yêu cầu. - Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS: Là những hệ thống được thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúp các hoạt động ra quyết định. Quá trình ra quyết định thường được mô tả như là một qui trình được tạo thành từ ba giai đoạn: xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá các phương án giải quyết và lựa chọn một phương án. - Hệ thống chuyên gia ES: Là những hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó. Hệ thống chuyên gia được hình thành bởi một cở sở trí tuệ và một động cơ suy diễn. - Hệ thống tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA: Hệ thống thông tin loại này được sử dụng như một trợ giúp chiến lược. Khi nghiên cứu một hệ thống thông tin mà không tính đến những lý do dẫn đến sự cài đặt nó hoặc cũng không tính đến môi trường trong nó được phát triển, ta nghĩ rằng đó chỉ đơn giản là một hệ thống xử lý giao dịch, hệ thống thông tin quảnlý, hệ thống trợ giúp ra quyết định hoặc một hệ chuyên gia. Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh được thiết kế cho những người sử dụng là những người ngoài tổ chức, có thể là một khách hàng, một nhà cung cấp và cũng có thể là một tổ chức khác của cùng nghành công nghiệp. Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin Mô hình vật lý ngoài ( Góc nhìn sử dụng) Mô hình vật lý trong ( Góc nhìn kỹ thuật) Mô hình lôgic ( Góc nhìn quản lý) Cái gì? Để làm gì? Như thế nào? Cái gì ở đâu? Khi nào? Mô hình ổn định nhất Mô hình hay thay đổi nhất + Mô hình lôgic mô tả hệ thống làm gì: Dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà nó phải thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lý và những thông tin mà hệ thống sản sinh ra. Mô hình này trả lời cho câu hỏi ” Cái gì” và “Để làm gì?”. + Mô hình vật lý ngoài: Chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như là các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng như hình thức của đầu vào và của đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống, những dịch vụ, bộ phận, con người và vị trí công tác trong hoạt động xử lý, các thủ tục thủ công cũng như những yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, loại màn hình hoặc bàn phím được sử dụng. + Mô hình vật lý trong: liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống, tuy nhiên không phải là cái nhìn của người sử dụng mà là của nhân viên kỹ thuật. Chẳng hạn đó là những thông tin liên quan tới loại trang thiết bị được dùng để thực hiện hệ thống, dung lượng kho lưu trữ và tốc độ xử lý của thiết bị, tổ chức của dữ liệu trong kho chứa, cấu trúc của các chương trình và ngôn ngữ thể hiện. Mô hình giải đáp câu hỏi: như thế nào? Mỗi mô hình là kết quả của một góc nhìn khác nhau, mô hình lôgic là kết quả của góc nhìn quản lý, mô hình vật lý ngoài là góc nhìn sử dụng và mô hình vật lý trong là hay biến đổi nhất. 2.1.4.Tầm quan trọng của hệ thống thông tin hoạt động tốt - Độ tin cậy: Thể hiện các mặt về độ xác thực và độ chính xác, thông tin ít độ tin cậy dĩ nhiên là gây cho tổ chức những hậu quả tồi tệ. - Tính đầy đủ: Tính đầy đủ của thông tin thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý. Nhà quản lý sử dụng một thông tin không đầy đủ có thể dẫn đến các quyết định và hành động không đáp ứng với đòi hỏi của tình hình thực tế. - Tính thích hợp và dễ hiểu: Nhiều nhà quản lý đã không dùng báo cáo này hay báo kia mặc dù chúng có liên quan tới những hoạt động thuộc trách nhiệm quản lý. Nguyên nhân chủ yếu là chúng chưa thích hợp và khó hiểu. Có thể là có quá nhiều thông tin không thích ứng cho người nhận, thiếu sự sáng sủa, sử dụng quá nhiều từ viết tắt hoặc đa nghĩa hoặc sự bố trí chưa hợp lý của các phần tử thông tin. Điều đó dẫn đến hoặc là tốn phí cho việc tạo ra những thông tin không dùng hoặc là ra các quyết định sai vì thiếu thông tin cần thiết. - Tính được bảo vệ: Thông tin là một nguồn lực quý báu của tổ chức cũng như vốn và nguyên vật liệu. Thông tin phải được bảo vệ và chỉ những người được quyền mới được phép tiếp cận tới thông tin. Sự thiếu an toàn về thông tin cũng có thể gây ra những thiệt hại lớn cho tổ chức. - Tính kịp thời: Thông tin có thể là tin cậy, dễ hiểu, thích ứng và được bảo vệ an toàn nhưng vẫn không có ích khi nó không được gửi tới người sử dụng vào lúc cần thiết. 2.2. Phương pháp phát triển một hệ thống thông tin 2.2.1. Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển hệ thống thông tin - Những vấn đề về quản lý - Những yêu cầu mới của nhà quản lý - Sự thay đổi của công nghệ - Thay đổi sách lược chính trị 2.2.2. Phương pháp phát triển hệ thống thông tin Một phương pháp được định nghĩa như một tập hợp các bước và các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lý hơn. Phương pháp được đề nghị ở đây dựa vào ba nguyên tắc cơ sở chung của nhiều phương pháp hiện đại có cấu trúc để phát triển hệ thống thông tin. Ba nguyên tắc đó là: Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái riêng sang cái chung Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình lôgic khi phân tích và từ mô hình lôgic sang mô hình vật lý khi thiết kế. 2.2.3. Các công đoạn của phát triển hệ thống * Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu Giai đoạn này có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống. Giai đoạn này được thực hiện tương đối nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn. Bao gồm các công đoạn sau: Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu Làm rõ yêu cầu Đánh giá khả năng thực thi Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu * Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết Giai đoạn này được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu. Những mục đích chính của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề chính của hệ thống đang nghiên cứu, xác định các nguyên nhân đích thực của những vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định mục tiêu mà hệ thống thông tin mới phải đạt được. Trên cơ sở nội dung báo cáo phân tích chi tiết sẽ quyết định tiếp tục tiến hành hay thôi phát triển một hệ thống mới. Bao gồm các công đoạn sau: Lập kế hoạch phân tích chi tiết Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại - Các phương pháp thu thập thông tin: + Phỏng vấn: Cho phép thu được những xử lý theo cách khác với mô tả trong tài liệu, thu được những nội dung cơ bản khái quát về hệ thống mà nội dung đó khó có thể nắm bắt được khi tài liệu quá nhiều. Đặc biệt là mục tiêu của tổ chức. + Nghiên cứu tài liệu: Cho phép nghiên cứu kỹ và tỉ mỉ về nhiều khía cạnh của tổ chức như: lịch sử hình thành và phát triển của tổ chức, tình trạng tài chính, các tiêu chuẩn và định mức, cấu trúc thứ bậc, vai trò và nhiệm vụ của các thành viên, nội dung và hình dạng của các thông tin vào/ ra. Thông tin trên giấy tờ phản ánh quá khứ, hiện tại và tương lai của tổ chức. + Sử dụng phiếu điều tra: Khi cần phải lấy thông tin từ một số lượng lớn các đối tượng và trên một phạm vi địa lý rộng thì dùng tới phiếu điều tra, yêu cầu các câu hỏi trên phiếu phải rõ ràng, cùng hiểu như nhau, phiếu ghi theo cách thức dễ tổng hợp. + Quan sát: Khi phân tích viên muốn nhìn thấy những gì không thể hiện tài liệu hoặc qua phỏng vấn như tài liệu để đâu, đưa cho ai, bỏ ngăn kéo, có sắp xếp hoặc không sắp xếp, lưu trữ có khoá hoặc không khoá…Quan sát sẽ có khi gặp khó khăn vì người bị quan sát không thực hiện giống như ngày thường. Nghiên cứu hệ thống thực tại - Mã hoá dữ liệu: + Mã hóa được xem là việc xây dựng một tập hợp những hàm thức mang tính qui ước và gán cho tập hợp này một ý nghĩa bằng cách cho liên hệ với tập hợp những đối tượng cần biểu diễn. + Mã hiệu được xem như là một biểu diễn theo qui ước, thông thường là ngắn gọn về mặt thuộc tính của một thực thể hoặc tập hợp thực thể. + Lợi ích của mã hoá dữ liệu: Nhận diện không nhầm lẫn các đối tượng Mô tả nhanh chóng các đối tượng Nhận diện nhóm đối tượng nhanh hơn - Các phương pháp mã hoá dữ liệu: + Phương pháp mã hoá phân cấp + Phương pháp mã liên tiếp + Phương pháp mã tổng hợp + Phương pháp mã hoá theo xeri + Phương pháp mã hoá gợi nhớ + Phương pháp mã hoá ghép nối - Công cụ mô hình hoá: +Sơ đồ luồng thông tin: Dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động. Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ. Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin như sau: Xử lý Thủ công Giao tác người- máy Tin học hoá toàn phần Kho lưu trữ dữ liệu Thủ công Tin học hoá Dòng thông tin Điều khiển Tài liệu + Sơ đồ luồng dữ liệu: Dùng để mô tả cũng chính hệ thống thông tin như sơ đồ luồng thông tin nhưng trên góc độ trừu tượng. Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, nguồn và đích nhưng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý. Sơ đồ luồng dữ liêụ chỉ mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và để làm gì. Ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) Tên người/ bộ phận phát/ nhận tin Tên ti