Đề tài Dự toán ngắn hạn và phân bổ nguồn lực

Trang i MỤC LỤC Chương 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ DỰ TOÁN NGẮN HẠN VÀ PHÂN BỔ NGUỒN LỰC ...........................................................................................................................................1 1.1 KHÁI QUÁT VỀ DỰ TOÁN...........................................................................................1 1.1.1 Khái niệm ..................................................................................................................1 1.1.2 Mục đích và vai trò của dự toán ................................................................................1 1.1.3 Các loại dự toán ngân sách ........................................................................................2 1.1.4 Trình tự và phương pháp lập dự toán ........................................................................3 1.1.5 Quản lý việc lập dự toán............................................................................................4 1.2 KHÁI QUÁT VỀ NGUỒN LỰC VÀ PHÂN BỔ NGUỒN LỰC ...................................5 1.2.1 Khái niệm về nguồn lực và phân bổ nguồn lực.........................................................5 1.2.2 Vai trò của phân bổ nguồn lực...................................................................................5 1.2.3 Căn cứ cơ bản để phân bổ nguồn lực ........................................................................6 1.2.4 Các nội dung tiến hành phân bổ nguồn lực ...............................................................7 Chương 2: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CHI PHÍ ĐỂ PHỤC VỤ CÔNG TÁC LẬP DỰ TOÁN NGẮN HẠN VÀ PHÂN BỔ NGUỒN LỰC .....................................................11 2.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CHI PHÍ .............................................................................11 2.1.1 Khái niệm ................................................................................................................11 2.1.2 Bản chất chi phí .......................................................................................................11 2.1.3 Chi phí theo quan điểm kế toán tài chính ................................................................12 2.1.4 Chi phí theo quan điểm kế toán quản trị..................................................................12 2.1.5 Phân loại chi phí ......................................................................................................12 2.1.6 Phân bổ chi phí của các bộ phận phục vụ................................................................19 2.1.7 Các mô hình kế toán chi phí sản xuất ......................................................................23 2.2 ĐỊNH MỨC CHI PHÍ ....................................................................................................25 2.2.1 Khái niệm và ý nghĩa của định mức chi phí ............................................................25 2.2.2 Các loại định mức chi phí........................................................................................26 2.2.3 Phương pháp xây dựng định mức chi phí................................................................27 2.2.4 Hệ thống định mức chi phí ......................................................................................28 Chương 3: NGUYÊN TẮC LẬP DỰ TOÁN NGẮN HẠN & PHÂN BỔ NGUỒN LỰC 32 3.1 MỐI QUAN HỆ GIỮA CÁC BỘ PHẬN DỰ TOÁN....................................................32 3.2 CÁC NGUYÊN TẮN CƠ BẢN ĐỂ LẬP DỰ TOÁN NGẮN HẠN VÀ PHÂN BỔ NGUỒN LỰC ......................................................................................................................34 3.2.1 Dự toán bán hàng (tiêu thụ) .....................................................................................34 3.2.2 Dự toán sản xuất ......................................................................................................36 3.2.3 Dự toán nguyên vật liệu trực tiếp ............................................................................36 3.2.4 Dự toán chi phí nhân công trực tiếp ........................................................................38 3.2.5 Dự toán chi phí sản xuất chung ...............................................................................39 3.2.6 Dự toán thành phẩm tồn kho ...................................................................................40 3.2.7 Dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp ....................................41 3.2.8 Dự toán báo cáo kết quả kinh doanh .......................................................................43 3.2.9 Dự toán vốn bằng tiền .............................................................................................43 3.2.10 Dự toán bảng cân đối kế toán ................................................................................45 3.3 TỐI ƯU HÓA SỬ DỤNG CÁC NGUỒN LỰC ............................................................47 3.3.1 Hiệu quả cao hơn.....................................................................................................47 3.3.2 Chất lượng cao hơn..................................................................................................47 3.3.3 Đổi mới nhanh hơn..................................................................................................48 3.3.4 Đáp ứng cho khách hàng nhanh nhạy......................................................................48 3.4 QUYẾT ĐỊNH SỬ DỤNG CÁC NGUỒN LỰC...........................................................48 3.4.1 Các yếu tố ảnh hưởng đến việc sử dụng các nguồn lực ..........................................48 Trang ii 3.4.2 Vai trò của thông tin trong việc phân bổ các nguồn lực..........................................49 3.4.3 Quá trình ra quyết định............................................................................................50 KẾT LUẬN .............................................................................................................................52 TÀI LIỆU THAM KHẢO......................................................................................................53 Trang 1 Chương 1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ DỰ TOÁN NGẮN HẠN VÀ PHÂN BỔ NGUỒN LỰC 1.1 KHÁI QUÁT VỀ DỰ TOÁN 1.1.1 Khái niệm Lập dự toán là một công việc không thể thiếu đối với việc xây dựng kế hoạch hoạt động kinh tế. Điều này thật cần thiết cho các doanh nghiệp, tổ chức, đơn vị… và ngay cả với các cá nhân. Tất cả các doanh nghiệp phải lập kế hoạch tài chính để thực thi các hoạt động hàng ngày, hàng năm cũng như các hoạt động trong tương lai dài hạn. Dự toán là tính toán dự kiến một cách toàn diện và phối hợp, chỉ rõ cách thức huy động các nguồn lực cho các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, được xác định bằng một hệ thống các chỉ tiêu về số lượng và giá trị cho một khoảng thời gian xác định trong tương lai. Theo khái niệm này, các thành phần sau đây là chủ yếu cho một dự toán: tính toán dự kiến, tính toàn diện và phối hợp, vốn và các nguồn lực, hệ thống các chỉ tiêu về số lượng và giá trị, thời hạn xác định trong tương lai. Tóm lại, dự toán là một kế hoạch chi tiết nêu ra những khoản thu chi của doanh nghiệp trong một thời kỳ nào đó. Nó phản ánh một kế hoạch cho tương lai, được biểu hiện dưới dạng số lượng và giá trị. [5, trang 91-92] 1.1.2 Mục đích và vai trò của dự toán Mục tiêu của các tổ chức kinh doanh thường chủ yếu tối thiểu hóa chi phí để tối đa hóa lợi nhuận. dự toán thường được xem như là: “Kế hoạch lợi nhuận”. Mục đích cơ bản của dự toán là hoạch định và kiểm soát hoạt động kinh doanh. Thông qua hai chức năng này mà người quản lý đạt được các mục tiêu đề ra. - Hoạch định: Dự toán bắt buộc nhà quản lý dự đoán về những gì sẽ xảy ra trong tương lai. Những dự tính xảy ra nếu không tốt, các nhà quản lý thấy được những gì cần phải làm để thay đổi kết quả không mong muốn đó. Trang 2 - Kiểm tra: Kiểm tra là quá trình so sánh kết quả thực hiện với kế hoạch và đánh giá việc thực hiện đó. Kiểm tra phụ thuộc vào kế hoạch, không có kế hoạch thì không có cơ sở để so sánh kết quả và đánh giá việc thực hiện. Chức năng hoạch định đi liền với chức năng kiểm tra, kết quả hoạt động được so sánh với dự toán. Nếu không kiểm tra, dự toán sẽ không phát huy hết tác dụng vốn có của nó. Nhà quản lý có trách nhiệm thực hiện những mục tiêu đề ra trong dự toán về hoạt động kinh doanh. Việc đánh giá các mục tiêu đề ra được cung cấp bởi các báo cáo thực hiện. Báo cáo thực hiện là tài liệu trình bày số liệu dự toán và kết quả thực hiện, so sánh để thấy được sự thay đổi giữa thực hiện so với dự toán. Nếu sự thay đổi lớn, vượt quá mức cho phép, người quản lý sẽ điều tra nguyên nhân của sự thay đổi, thấy được những hoạt động đúng cần phải thực hiện và những gì sai lầm cần phải loại bỏ. So sánh kết quả thực hiện với dự toán được xem là kỹ thuật kiểm soát trong quản lý. Người quản lý không những chỉ biết dự tính cái gì mà còn phải biết những dự tính đó được hoàn thành như thế nào. Nếu kết quả xảy ra không theo dự tính, người quản lý phải có những biện pháp để điều chỉnh hoạt động ngày càng tốt hơn. [7, trang 91-93] 1.1.3 Các loại dự toán ngân sách 1.1.3.1 Dự toán ngân sách ngắn hạn Dự toán chủ đạo (master budget) hay còn gọi là kế hoạch lợi nhuận (profit plan) là một hệ thống dự toán tổng thể, tổng hợp các dự toán về toàn bộ quá trình hoạt động của tổ chức trong một thời kỳ nhất định (Hilton, 1991). Dự toán chủ đạo thường được lập cho thời kỳ một năm và phải trùng với năm tài chính. Nhờ đó các số liệu dự toán có thể được so sánh với các kết quả thực tế. 1.1.3.2 Dự toán ngân sách dài hạn Dự toán vốn (capital budget) là kế hoạch mua sắm tài sản như máy móc, thiết bị, nhà xưởng. Nhà quản lý phải đảm bảo được rằng nguồn vốn phải luôn có sẵn khi việc mua sắm những tài sản này trở nên cần thiết. Nếu không có các kế hoạch dài hạn, khi doanh nghiệp cần đầu tư, mua sắm tài sản sẽ không tìm một lượng vốn lớn sẵn sàng để thực hiện việc mua sắm này. Trang 3 1.1.3.3 Dự toán ngân sách linh hoạt Dự toán ngân sách linh hoạt là dự toán được lập tương ứng với nhiều hoạt động tương ứng khác nhau. Dự tính linh hoạt được lập theo mối quan hệ với quá trình hoạt động, giúp chúng ta xác định các chi phí tương ứng với các mức độ, phạm vi hoạt động khác nhau. Thông thường dự toán linh hoạt được lập ở ba mức độ cơ bản là: mức độ hoạt động bình thường, mức độ hoạt động khả quan nhất, mứ độ hoạt động bất lợi nhất. [5, trang 93-94] 1.1.4 Trình tự và phương pháp lập dự toán Sự thành công của mọi dự toán được xác định phần lớn là do phương pháp và trình tự lập dự toán. Thông thường, dự toán được chuẩn bị từ cấp dưới lên. Trình tự lập dự toán được trình bày trong sơ đồ dưới đây. Hình 1: Sơ đồ trình tự lập dự toán [2, trang 70-71] Số liệu dự toán của cấp dưới được trình lên cấp quản lý cao hơn để xem xét trước khi được chấp thuận. Việc xem xét và kiểm tra lại các dự toán của cấp dưới là cần thiết nhằm tránh nguy cơ có những dự toán lập ra không chính xác cũng như hạn chế bớt quá nhiều quyền tự do trong hoạt động. Các số liệu dự toán của các bộ phận riêng lẻ trong tổ chức (do quản lý cấp dưới lập) sẽ được quản lý cấp cao kết hợp lại để tạo thành một hệ thống dự toán tổng thể mang tính thống nhất cao. Quản lý cấp cao Quản lý cấp cơ sở Quản lý cấp cơ sở Quản lý cấp trung gian Quản lý cấp cơ sở Quản lý cấp cơ sở Quản lý cấp trung gian Trang 4 Trình tự lập dự toán như trên có ưu điểm là: - Mọi cấp quản lý của doanh nghiệp đều được tham gia vào quá trình dự toán. - Dự toán được lập có khuynh hướng chính xác và đáng tin cậy. - Các chỉ tiêu được tự đề đạt nên các nhà quản lý sẽ thực hiện công việc một cách chủ động và thoải mái hơn và khả năng hoàn thành công việc sẽ cao hơn vì dự toán là do chính họ lập ra chứ không phải bị áp đặt từ trên xuống. [3, trang 70-71] 1.1.5 Quản lý việc lập dự toán Việc lập dự toán được thực hiện theo một quy trình lập và quản trị dự toán tiêu biểu, quy trình này được trình bày như sau: Chỉ định giám đốc dự toán: tổ chức thường chỉ định một nhà quản lý làm giám đốc dự toán. Người này sẽ chịu trách nhiệm chủ yếu trong việc lập dự toán của tổ chức. Giám đốc dự toán sẽ tổ chức một hội đồng dự toán bao gồm các nhà quản lý từ nhiều bộ phận và lĩnh vực khác nhau trong tổ chức. Thành lập hội đồng dự toán: dưới sự chỉ đạo của giám đốc dự toán, các thành viên từ nhiều bộ phận và lĩnh vực khác nhau trong tổ chức sẽ được huy động để phục vụ cho hội đồng dự toán. Hội đồng dự toán bao gồm các nhà quản lý kinh doanh, quản lý sản xuất, quản lý tiếp thị, quản lý nhân sự, kỹ sư phụ trách về công nghệ và kế toán trưởng. Trong một số tổ chức, kế toán trưởng có khi được chỉ định làm giám đốc dự toán. Xây dựng chiến lược dự toán: để phổ biến quy trình xây dựng chiến lược dự toán cũng như thời hạn dự toán đến mọi người trong tổ chức, giám đốc dự toán soạn thảo và phổ biến một cuốn cẩm nang dự toán, được xem như là một tài liệu để hướng dẫn việc lập dự toán. Tài liệu hướng dẫn lập dự toán này chỉ rõ ai trong tổ chức chịu trách nhiệm cung cấp thông tin gì, khi nào cung cấp thông tin và thông tin được soạn thảo, cung cấp như thế nào? Tài liệu hướng dẫn dự toán này cũng chỉ ra ai là người tiếp nhận thông tin và khi nào dự toán được hoàn thành. Hội đồng dự toán cũng xác định chiến lược đóng góp của từng cá nhân và quá trình lập dự toán. Mọi người đều được huy động để đóng góp mục tiêu của bộ phận và việc thực hiện công việc của họ sẽ được đánh giá theo các mục tiêu này. Trang 5 Tổ chức hội họp và đàm phán trong từng bộ phận: hội đồng dự toán sẽ họp với từng bộ phận trong tổ chức để cùng xây dựng dự toán của bộ phận. Việc làm này là cần thiết để đảm bảo dự toán được thiết lập chính xác. Nhân viên kế toán quản trị sẽ được yêu cầu để hỗ trợ các bộ phận trong quá trình lập dự toán. Phản hồi và kiểm soát: việc thực hiện của từng bộ phận được báo cáo và so sánh với các chỉ tiêu trong dự toán. Mọi sai lệch so với dự toán phải được đánh giá và kiểm soát. Hành động hiệu chỉnh: sau khi xem xét các số liệu thực tế và dự toán, các nguyên nhân sẽ được cung cấp. Nhà quản lý sẽ có những hành động cần thiết để hiệu chỉnh sao cho các sai lệch sẽ không lặp lại trong tương lai. [3, trang 81] 1.2 KHÁI QUÁT VỀ NGUỒN LỰC VÀ PHÂN BỔ NGUỒN LỰC 1.2.1 Khái niệm về nguồn lực và phân bổ nguồn lực Nguồn lực là các điều kiện cần có về con nguồn và các phương tiện cần thiết khác để đảm bảo duy trì và phát triển doanh nghiệp theo các mục tiêu xác định. Các nguồn lực cụ thể bao gồm nhân lực và các nguồn tài chính - kỹ thuật, công nghệ và các nguồn lực vật chất khác. Phân phối nguồn lực là quá trình lặp đi, lặp lại việc cân đối và cân đối lại các nguồn lực trong suốt quá trình doanh nghiệp tồn tại và phát triển. 1.2.2 Vai trò của phân bổ nguồn lực Phân phối nguồn lực là một trong các nội dung quan trọng và là điều kiện để doanh nghiệp tồn tại và phát triển. Bởi nó tạo ra tiền đề cần thiết để đảm bảo tính cân đối. Trong quản trị chiến lược phân phối nguồn lực là hoạt động quản trị trung tâm tạo tiền đề, tạo điều kiện để thực hiện thắng lợi và các chiến lược đề ra. Phân phối các nguồn lực hợp lý là cơ sở để thực hiện các mục tiêu chiến lược một cách hiệu quả nhất. Phân phối nguồn lực một cách ngẫu hứng, thiếu căn cứ khoa học hoặc dựa trên các quyết định mang tính chính trị thì sẽ dẫn đến tình trạng lãng phí, kém hiệu quả trong quá trình sử dụng các nguồn lực. Và điều đó có thể ảnh hưởng đến việc thực hiện thất bại các mục tiêu và kế hoạch đề ra. Trang 6 1.2.3 Căn cứ cơ bản để phân bổ nguồn lực 1.2.3.1 Các mục tiêu chiến lược Các mục tiêu chiến lược được coi là căn cứ quan trọng nhất làm cơ sở cho sự phân phối các nguồn lực vì giá trị thực tế của bất kì chương trình phân bổ nguồn lực nào cũng nằm ở kết quả đạt được các mục tiêu dài hạn và ngắn hạn của doanh nghiệp. Các nguồn lực sẽ được phân phối theo các mục tiêu ưu tiên được thiết lập từ chiến lược và các mục tiêu của chương trình hoặc các kế hoạch ngắn hạn. 1.2.3.2 Các chương trình sản xuất hoặc các kế hoạch ngắn hạn Thông qua việc xác định các mục tiêu và giải pháp ngắn hạn, các chương trình sản xuất hoặc kế hoạch ngắn hạn phản ánh quy mô và tiến độ thực hiện các mục tiêu dài hạn, chiến lược và sách lược. Đây là một cơ sở để phân phối và cân đối ngắn hạn các nguồn lực sản xuất cho các mục tiêu ngắn hạn và kế hoạch ngắn hạn. Thực chất của các kế hoạch hoạt động kinh doanh ngắn hạn là việc lập dự toán ngắn hạn, thông qua đó xác định rất cụ thể các mục tiêu và giải pháp ngắn hạn, trong đó có giải pháp cân đối ngắn hạn các nguồn lực để phục vụ sản xuất kinh doanh hằng năm. Để đạt được điều này thì các dự toán (kế hoạch hoạt động kinh doanh) ngắn hạn phải dựa trên hệ thống định mức kinh tế kỹ thuật đang và sẽ có hiệu lực, trình độ kỹ thuật công nghệ đang và sẽ sử dụng cũng như quy mô và tần suất xuất hiện các mâu thuẫn và biến động trong quá trình sản xuất kinh doanh. 1.2.3.3 Các vấn đề cần chú trọng giải quyết Cần phải nhận thức rõ các cản trở xuất hiện trong quá trình phân bổ hợp lý nguồn lực. Các cản trở thường xuất hiện là: Thứ nhất, các mục tiêu chiến lược không rõ ràng và không được phân bổ hợp lý nguồn lực trong ngắn hạn. Thứ hai, tư tưởng muốn bảo vệ quá đáng các nguồn lực nên e sợ, không dám chấp nhận rủi ro, mạo hiểm. Điều này dẫn đến bỏ lỡ các cơ hội kinh doanh và kết cục là sử dụng các nguồn lực không có hiệu quả hoặc hiệu quả thấp. Thứ ba, quá nhấn mạnh đến các mục tiêu tài chính ngắn hạn. Trang 7 Thứ tư, trở ngại từ quan điểm của ban lãnh đạo doanh nghiệp không phù hợp với các quan điểm phân phối nguồn lực của các nhà chuyên môn. Việc tìm ra các biện pháp để xóa bỏ các cản trở xuất hiện phải được tiến hành thường xuyên kịp thời và phải coi là cơ sở để sử dụng có hiệu quả các nguồn lực. 1.2.4 Các nội dung tiến hành phân bổ nguồn lực 1.2.4.1. Đánh giá nguồn lực Việc phân tích và đánh giá nguồn lực của doanh nghiệp được tiến hành từ khâu phân tích và đánh giá thực trạng của doanh nghiệp. Tổng quát đánh giá nguồn lực là việc đi tìm câu trả lời cho câu hỏi: doanh nghiệp có đủ nguồn lực cần thiết để thực hiện được các mục tiêu, kế hoạch đề ra một cách hiệu quả không? Trong từng thời kỳ cụ thể việc đánh giá nguồn lực phải gắn với cả số lượng và chất lượng của từng nguồn lực. Trong đó riêng nguồn nhân lực phải tính đến tinh thần thực hiện và tự chịu trách nhiệm của nhân viên, cũng như khả năng, trình độ của các nhân viên và các nhà quản trị… 1.2.4.2. Đảm bảo nguồn lực Muốn phân bổ nguồn lực hợp lý hiệu quả trước hết phải có đủ nguồn lực cần thiết. Nhiệm vụ của các nhà quản trị là phải bảo đảm sao cho có đủ các nguồn lực để phục vụ cho việc thực hiện các mục tiêu, kế hoạch đề ra. Sai lầm thường mắc phải là việc cung cấp các nguồn lực không tương ứng với từng mục tiêu cụ thể nhất định. Vấn đề là đảm bảo nguồn lực phải liên quan đến số lượng, chất lượng, cơ cấu và thời gian cung cấp từng loại nguồn lực cụ thể để thực hiện các mục tiêu đề ra. a. Phân bổ nguồn vốn Nguồn vốn đã được tính toán khi đề ra chiến lược cấp doanh nghiệp nhưng nguồn vốn được chính thức phân bổ theo các mục tiêu cạnh tranh khác nhau thường được tiến hành sau khi xác định được các chiến lược cụ thể. Điều cần lưu ý là lợi nhuận không phải bao giờ cũng tạo ra tiền mà có thể tạo ra các loại tài sản khác như nợ phải thu. Nhiệm vụ của việc đảm bảo nguồn lực là phải xác định bao giờ thì sẽ có tiền vốn và liệu dòng luân chuyển tiền có đáp ứng nhu cầu vốn trong một thời gian nhất định nào đó hay không? Trang 8 Để thực hiện có hiệu quả việc phân bổ nguồn vốn, cần tiến hành các công việc chủ yếu như sau: Thứ nhất, xem xét lại các định hướng tổng quát của việc phân bổ nguồn vốn. Yêu cầu về vốn thường rất lớn và liên tục thay đổi. Các nhà quản trị bộ phận thường chỉ quan tâm