Đề tài Lãng phí thời gian - Nguyên nhân và cách khắc phục

MỤC LỤC LỜI MỞ ......................................................................................................................... 1 NỘI DUNG ................................................................................................................... 3 1. Một số khái niệm .................................................................................................... 3 1.1. Thời gian là gì? ................................................................................................. 3 1.2. Giá trị của thời gian .......................................................................................... 3 1.3. Thế nào là lãng phí thời gian? .......................................................................... 3 1.4. Khái niệm quản lý thời gian .............................................................................. 3 2. Nguyên nhân dẫn đến việc quản lý thời gian chưa hợp lý gây mất thời gian ... 3 2.1. Không có mục tiêu và thứ tự ưu tiên, không lặp kế hoạch làm việc ................. 3 2.2. Các cuộc gặp gỡ không cần thiết/ khách không mời ........................................ 4 2.3. Điện thoại/ internet ........................................................................................... 5 2.4. Góc học tập, làm việc, sinh hoạt không gọn gàng ............................................ 5 2.5. Tính trì hoãn khi làm việc ................................................................................. 6 3. Ảnh hưởng của việc quản lý thời gian không hiệu quả tới cuộc sống và công việc ............................................................................................................................... 7 4. Cách khắc phục tình trạng lãng phí thời gian ..................................................... 9 4.1. Lập kế hoạch làm việc ....................................................................................... 9 4.2. Làm việc có tổ chức và quản lý góc làm việc, học tập .................................... 10 4.3. Biết nói “không” ............................................................................................. 11 4.4. Lựa chọn và hiểu rõ thời gian làm việc hiệu quả ............................................ 12 4.5. Tính kỷ luật đối với bản thân .......................................................................... 13 4.6. Sử dụng công cụ quản lý thời gian .................................................................. 14 4.7. Sử dụng nguyên tắc SMART ............................................................................ 17 KẾT LUẬN ................................................................................................................ 20 TÀI LIỆU THAM KHẢO .................................................................................... 22 Blog “Share to be shared” – Blogger Phạm Lộc Facebook: facebook.com/phamloc120893 | Website: phamloc120893.blogspot.com BLOG “SHARE TO BE SHARED” LỜI MỞ “Thời gian là vàng” - câu nói luôn đúng với mọi thời đại, thậm chí, nó còn quý hơn vàng rất nhiều lần. Đặc biệt trong xu thế hiện nay, con người đang cố gắng chạy đua với thời gian…Sự phát triển của nền kinh tế toàn cầu đã tác động mạnh tới việc sử dụng quỹ thời gian vốn có của mỗi người. Mọi thứ dường như đang chuyển động nhanh dần và nhanh dần lên, hối hả và gấp gáp. Con người chúng ta nói về thời gian theo nhiều cách khác nhau. Chúng ta phí phạm thời gian cũng như chúng ta tiêu phí sản phẩm hàng hóa vậy. Thời gian mỗi khi mất đi không bao giờ lấy lại được. Mọi người trong chúng ta đều có khoảng thời gian giống nhau nhưng không phải ai cũng biết cách tận dụng nó. Và cuộc sống ngày nay với sự đòi hỏi ngày càng cao trong công việc bắt buộc chúng ta phải có kỹ năng làm việc tốt để có thể thích nghi được với nó, đạt được kết quả cao trong công việc cũng như cân bằng được cuộc sống cá nhân và gia đình. Tuy nhiên, với quỹ thời gian bất biến mỗi ngày có 24 giờ, một tuần có 7 ngày, 1 tháng có 30 ngày và một năm qua đi chỉ sau 365 ngày thì không phải lúc nào chúng ta cũng sử dụng thời gian hiệu quả. Có người thấy 24 giờ một ngày thật dài, có người lại thấy nó thật ngắn ngủi không đủ cho họ hoạt động, luôn luôn than phiền mình thiếu thời gian, và ước rằng một ngày có nhiều hơn 24 giờ. Vậy sử sụng thời gian thế nào để thật sự tiết kiệm và đem lại hiệu quả? Đây không phải là vấn đề dễ giải quyết khi việc đánh mất thời gian, tình trạng lãng phí thời gian vẫn đang diễn ra hàng ngày, thời gian cứ lướt qua trước mắt chúng ta mà chúng ta không hề nhận thức được. Sự vô hình của thời gian vô tình làm chúng ta quên đi sự tồn tại của nó, và khi đó việc đánh mất hay lãng phí nó là lẽ tất nhiên nếu chúng ta không thấu hiểu được vấn đề, không thấu hiểu được quy luật hoạt động của thời gian để đưa ra cách thức sử dụng thời gian một cách hiệu quả nhất. Khi sự tất bật, nhộn nhịp của cuộc sống hiện đại như hối thúc mỗi chúng ta từng phút từng giờ vận động liên tục không ngừng, khi việc sử dụng thời gian một cách hợp lý được đánh giá cao hơn bao giờ hết thì bên cạnh, tình trạng “lãng phí thời gian” đang rất nổi trội, không chỉ lãng phí thời gian trong cuộc sống thường ngày mà việc lãng phí thời gian nơi công sở cũng trở thành phổ biến trong hầu hết các văn phòng. Vậy, đâu là nguyên nhân của hiện tượng này, thực trạng lãng phí thời gian hiện nay ra sao và làm cách nào để hạn chế việc lãng phí thời gian ấy? Blog “Share to be shared” – Blogger Phạm Lộc Facebook: facebook.com/phamloc120893 | Website: phamloc120893.blogspot.com BLOG “SHARE TO BE SHARED” Để trả lời những câu hỏi trên, cũng như bản thân muốn đi sâu vào tìm hiểu tình trạng lãng phí thời gian hiện nay, nhóm ECO đã chọn “Lãng phí thời gian - nguyên nhân và cách khắc phục” làm đề tài học tập, nghiên cứu. Mục tiêu hướng tới là giúp tất cả mọi người cũng như giúp chính bản thân nhóm xác định xem mình đã lãng phí thời gian như thế nào và cách thức để hạn chế từng nguyên nhân đó để làm việc, học tập và sinh hoạt đạt hiệu quả cao nhất với sự phân phối thời gian hợp lý không gây lãng phí món hàng “quý giá hơn vàng” này. Blog “Share to be shared” – Blogger Phạm Lộc Facebook: facebook.com/phamloc120893 | Website: phamloc120893.blogspot.com BLOG “SHARE TO BE SHARED” NỘI DUNG 1. Một số khái niệm 1.1. Thời gian là gì? Định nghĩa về thời gian rất trừu tượng, nhưng có thể nói rằng thời gian là một khái niệm, và là một đại lượng đặt ra để độ dài sự tồn tại của bất kỳ sự vật, sự việc hoặc hiện tượng gì. Do thời gian chỉ là "khái niệm" nên không thể có chuyện "thời gian dừng lại" được. Chỉ có sự vật hoặc sự việc dừng lại, và sự "dừng" đó cũng phải đo bằng thời gian. Thời gian là đại lượng vật lý đặc trưng cho sự biến đổi. Có thể nó chưa chính xác nhưng cũng gần như vậy. Hiểu nôm na nó như một giá trị trung gian giúp ta so sánh sự biển đổi của vật chất. Thời gian là thứ quý nhất và cũng là thứ khó để có thể sử dụng nhất. Thời gian cũng chỉ là một đại lượng tương đối và tóm lại thì thời gian là thứ đã qua đi mà không thể lấy lại được. 1.2. Giá trị của thời gian Giá trị của thời gian là những gì chúng ta làm được, những hiệu quả chúng ta đạt được trong khoảng thời gian chúng ta sử dụng. Giá trị thời gian là những lợi ích từ việc chúng sử dụng 24 giờ mỗi ngày để làm những việc có hiệu quả. Đó là những giá trị mà thời gian mang lại cho chúng ta. 1.3. Thế nào là lãng phí thời gian? Lãng phí thời gian là việc sử dụng thời gian một cách không hợp lý. Việc phân chia thời gian đó không mang lại hiệu quả tốt nhất cho công việc bạn thực hiện mà còn có thể mang lại hậu quả ngược lại. 1.4. Khái niệm quản lý thời gian Quản lý thời gian có nghĩa là kiểm soát tốt hơn cách bạn sử dụng thời gian và đưa ra những quyết định sáng suốt về cách bạn sử dụng nó nhằm mang lại hiệu quả tốt nhất cho công việc mà bạn thực hiện. 2. Nguyên nhân dẫn đến việc quản lý thời gian chưa hợp lý gây mất thời gian 2.1. Không có mục tiêu và thứ tự ưu tiên, không lặp kế hoạch làm việc Không xác định được mục tiêu đúng đắn, rõ ràng những công việc mình cần làm là một trong những nguyên nhân mà nhiều người mắc phải. Chúng ta thường mang suy nghĩ làm tới đâu tính tới đó nên thường không có mục tiêu nhất định để lập kế hoạch làm việc cho bản thân, bỏ sót những công việc quan trọng là vấn đề thường thấy do không phải ai cũng có trí nhớ tốt, sự loay hoay khi làm việc hay làm việc mà Blog “Share to be shared” – Blogger Phạm Lộc Facebook: facebook.com/phamloc120893 | Website: phamloc120893.blogspot.com BLOG “SHARE TO BE SHARED” không biết tiếp theo phải làm gì làm tiêu tốn nhiều thời gian ảnh hưởng kết quả và những công việc khác. Tuy nhiên công việc lên kế hoạch không phải lúc nào cũng cứng nhắc là phải làm việc này việc kia vào thời điểm này hay thời điểm khác, mà đôi khi ta phải biết điều chỉnh linh hoạt cho phù hợp khi có những tình huống bất ngờ tới, phù hợp với tình trạng công việc, không nên mượn lý do để tự biện hộ cho sự lười biếng, chậm chạp làm hỏng kế hoạch. Rất đơn giản để đưa ra một danh sách công việc cần làm, nhưng điều quan trọng hơn đó là phải làm công việc nào trước tiên? Liệt kê mức độ quan trọng của từng công việc theo thứ tự ưu tiên là vô cùng quan trọng khi lập kế hoạch làm việc. Khi không có thứ tự ưu tiên trước sau, chúng ta thường làm việc theo cảm hứng, dẫn đến trì trệ các công việc quan trọng, ảnh hưởng đến các kế hoạch khác khi có quá nhiều việc linh tinh xen lẫn không có thứ tự. Lặp kế hoạch là việc làm cần thiết nhưng phải thực hiện kế hoạch đã đề ra, nhưng khá nhiều người không làm, mà chỉ nghĩ nhiều. Điều này cũng không tốt, phương châm của quản trị thời gian là: Làm nhiều, nghĩ ít (Do more, think less!). Khi chúng ta đã suy nghĩ và lập ra một danh sách công việc cần làm, hãy bắt tay thực hiện ngay và cứ theo danh sách đó mà làm. 2.2. Các cuộc gặp gỡ không cần thiết/ khách không mời Mối quan hệ với mọi người là điều không thể thiếu trong cuộc sống thường nhật, nhưng cũng không phải vì vậy là chúng ta nhận lời mời của tất cả mọi người, hay bất cứ ai.Vì đôi khi cuộc gặp gỡ là không cần thiết hoặc người khách đó làm ảnh hưởng đến công việc của mình thì đó lại là vấn đề. Đôi khi chỉ có một nhóm bạn nhưng chúng ta lại đi chơi, bia rượu suốt tuần, hôm nhà người này, mai nhà người kia, tiệc này, tiệc khác, tiêu tốn biết bao nhiêu thời gian nhưng thu lại được điều chi có ích hay các cuộc vui vẻ đó làm chúng ta mất hẳn thời gian cho công việc và gia đình, ảnh hưởng nghiêm trọng đến sức khỏe, không hoàn thành tốt công việc, ảnh hưởng đến gia đình... Cái gì nhiều quá cũng không tốt, phải biết sử dụng đúng mức và dừng đúng lúc. Không ai không có bạn bè và những cuộc vui nhưng nếu không biết cách dừng lại, chúng ta không chỉ tốn thời gian, tiền bạc, tốn cả sức khỏe mà lại không cải thiện được gì. Chúng ta có thể gặp gỡ vui chơi khi cần thiết, khi rảnh rỗi, và có thể làm việc hiệu quả hơn, có thể thư giãn nhiều hơn nếu biết sắp xếp hợp lý thời gian biểu của mình. Blog “Share to be shared” – Blogger Phạm Lộc Facebook: facebook.com/phamloc120893 | Website: phamloc120893.blogspot.com BLOG “SHARE TO BE SHARED” Khách không mời cũng là nguyên nhân gây tiêu tốn thời gian, đôi khi một người bạn cũ, một người thân hay một ai đó quen biết bất ngờ ghé thăm, việc tiếp đón họ là điều không thể thiếu. Nhưng chúng ta phải biết cách phân bổ thời gian và tùy hoàn cảnh mà có cách giải quyết tốt nhất, làm sao để người khách ra về trong sự niềm nở, hiếu khách của chủ nhà nhưng phần công việc dở dang của chúng ta vẫn hoàn thành theo đúng kế hoạch, đó là điều rất đáng lưu tâm. 2.3. Điện thoại/ internet Đang làm việc, học tập, sinh hoạt lại có cuộc gọi từ bạn bè, người thân, nếu chỉ nói trong ít phút thì không có gì để nói, tình trạng “nấu cháo” mới là điều đáng quan tâm. Nó lấy đi của chúng ta từ mấy mươi phút đến vài giờ đồng hồ, thu về những thứ phần lớn là vô bổ còn công việc thì bị gián đoạn, trễ nãi. Khi thời đại công nghệ thông tin phát triển thì điện thoại càng nhiều chức năng hơn, nhiều những ứng dụng, những trò chơi, hay những tiện ích giải… rất nhiều người suốt ngày cầm chiếc điện thoại trong tay, nhắn tin, “tám chuyện”, chơi game, lướt web,… bỏ khá nhiều thời gian vào chiếc điện thoại mà không suy nghĩ rằng mình đang bỏ rơi công việc ở phía sau. Internet cũng là một nhân tố góp phần làm chúng ta mất tập trung trong công việc của mình. Nó mang lại rất nhiều lợi ích khi chúng ta biết cách sử dụng nó hợp lý. Đôi khi ngồi vào máy tính làm việc, chúng ta lại đồng thời lướt web xem tin tức, tin hay rồi lại tin giật gân, bóng đá, mạng xã hội,… những thứ cuốn chúng ta ra khỏi suy nghĩ ban đầu là mở máy làm việc, chúng ta thường nghĩ là chỉ xem qua nắm tin đôi chút rồi quay lại làm việc nhưng rất rất nhiều người không làm được thế. Đặc biệt trong giới trẻ, học sinh sinh viên… internet rất có sức ảnh hưởng, “mình vào diễn đàn này chút thôi rồi làm bài tiếp”, hay “chơi game giải trí một chút cũng hay”, nhưng 10 phút rồi nửa giờ, “thôi thêm chút nữa cũng được”, “đang hay”, “chút nữa…” và cứ thế thời gian trôi qua, công việc, bài vở vẫn còn nguyên, nhưng game thì tăng cấp độ, mạng xã hội thì nhiều câu chuyện gẫu, chat chít, đến lúc quay lại làm việc thì lại có công việc khác cần làm, kế hoạch lại không hoàn thành. 2.4. Góc học tập, làm việc, sinh hoạt không gọn gàng Những vật làm bừa bộn văn phòng, chỗ học tập tích tụ rất nhanh. Trong văn phòng, không thể chấp nhận hoặc biện minh gì cho tình trạng bừa bộn. Có quá nhiều loại tạp chí chuyên ngành thường hay được cất giữ, nhưng ít khi được đọc tới, ngăn kéo bàn làm việc thì chứa một lượng đáng kể những thứ không cần thiết. Chúng ta Blog “Share to be shared” – Blogger Phạm Lộc Facebook: facebook.com/phamloc120893 | Website: phamloc120893.blogspot.com BLOG “SHARE TO BE SHARED” nghĩ sao khi buổi sáng bước vào công ty, nhìn vào bàn làm việc lại thấy một khối bề bộn, linh tinh, giấy báo, hồ sơ, lại có loạt thư tín cần trả lời, thêm vào hồ sơ tồn đọng của ngày trước… sẽ thật sự mệt mỏi và uể oải khi phải ngồi vào giữa khối bề bộn đó, có chắc chúng ta giữ được tinh thần làm việc tốt hay không? Nơi làm việc gọn gàng sạch sẽ giữ một vai trò rất quan trọng, ảnh hưởng nhiều đến tinh thần làm việc của chúng ta. Đồng nghiệp, bạn bè, sếp,… sẽ nghĩ sao khi nhìn vào bàn làm việc của chúng ta, vì lý do này mà bị đánh giá không tốt thì thật không đáng. 2.5. Tính trì hoãn khi làm việc Căn bệnh trì hoãn là một trong những yếu tố gây mất thời gian nhất. Những kiểu suy nghĩ “Tôi sẽ làm việc đó vào ngày mai” ăn sâu vào suy nghĩ rất nhiều người, nó làm cho bản thân chúng ta trở nên chủ quan, ỷ lại; điều đó lặp đi lặp lại nhiều lần, vô tình biến chúng ta trở thành những con người chậm chạp, ì ạch, luôn trễ trong mọi hoạt động, đặc biệt là trong công việc. Khi gặp một công việc không ưa thích, hay công việc đó quá khó hoặc quá dễ, hoặc tính khẩn cấp công việc không quá cao…chúng ta thường có lối nghĩ đợi đến lúc khác hay đợi đến ngày mai khi có cảm hứng thì sẽ bắt đầu công việc. Vấn đề ở đây là chúng ta trì hoãn hành động trong khi đó lại thụ động chờ đợi một trạng thái cảm xúc không thể dự đoán được vào ngày mai. Chắc gì tâm trạng ngày mai đã tốt hơn hôm nay? Biết đâu ngày mai có công việc đột xuất? Chính sự trì hoãn nhiều lần đã làm chúng ta trở thành người thiếu trách nhiệm với bản thân, chúng ta đã phung phí đi những khoảng thời gian mà đáng ra có thể làm những việc có ý nghĩa và thay vào đó là những suy nghĩ ỷ lại, phó mặc, ngày mai hẳn lo… để làm những công việc vô bổ, hoặc những công việc không đúng nơi, đúng lúc. Ví dụ đối với một sinh viên: Đã không biết bao nhiêu lần định xắn tay vào dọn dẹp cho phòng học hay phòng ngủ gọn gàng nhưng rồi vẫn chưa thực hiện được. Lên kế hoạch là sáng chủ nhật sẽ dọn phòng, nhưng sáng thì bận đi họp nhóm, sáng thì phải làm bài tập tiểu luận, sáng thì lại vướng vào học bài kiểm tra giữa kì…Vậy là căn phòng vẫn nguyên trạng từ tuần này sang tuần khác. Chờ khi bắt tay thực sự vào làm thì mọi thứ cũng đã rối tinh lên. Trong cuộc sống, chúng ta trì hoãn rất nhiều công việc, từ những việc nhỏ nhặt đến quan trọng nhất. Ngay cả những việc dường như rất thường nhật nhưng chúng ta lại không làm ngay, và trì hoãn, rồi cuối cùng là không làm!? Blog “Share to be shared” – Blogger Phạm Lộc Facebook: facebook.com/phamloc120893 | Website: phamloc120893.blogspot.com BLOG “SHARE TO BE SHARED” Sự trì hoãn là một trong những nguyên nhân gây ra tính thụ động, thiếu quyết đoán và từ đó, trở thành một yếu tố cốt lõi giết chết thời gian mà chúng ta có được. Hiểu theo một cách khác, sự trì hoãn làm kéo dài thời gian thực hiện một công việc, từ đó làm giảm khả năng phản xạ nhanh nhạy trong mọi việc, khiến năng suất công việc giảm. Chúng ta cứ hẹn giờ qua giờ, ngày qua ngày, đến lúc công việc chồng chất công việc, chúng ta sẽ choáng ngợp trước sự quá tải, rồi phải loại bỏ bớt những việc lặt nhặt nhưng không kém phần quan trọng hoặc phải giải quyết quá nhiều việc trong một khuôn thời gian ít ỏi, dẫn đến hiệu quả không cao, kết quả không được như mong đợi. Trì hoãn gây ra các thói quen xấu khác: sự lề mề, không hành động ngay, sự thụ động. Bản thân người trong cuộc không nhận thức được mình đang lãng phí quá nhiều thời gian, họ luôn tìm ra nhiều nguyên nhân để ngụy biện cho sự trì hoãn của mình, cứ như thế họ tự làm mất đi khả năng vốn có, mất đi những cơ hội “quý báu” chỉ đến trong nháy mắt. Dù tính trì hoãn chủ yếu là do chủ quan cá nhân, nhưng yếu tố sức khỏe cũng ảnh hưởng khá nhiều, sức khỏe kém sẽ làm cho chúng ta lười làm việc, cảm giác mệt mỏi, đau nhức, cảm sốt làm chúng ta không tập trung vào công việc, dẫn đến chậm kế hoạch làm việc nhưng sức khỏe kém là điều không ai muốn. Đôi khi nó đến bất ngờ do nhịp sống hối hả, stress, thời tiết,… Do đó nếu rơi vào tình trạng sức khỏe không tốt thì nên linh hoạt thay đổi kế hoạch để đảm bảo sức khỏe và đồng thời vẫn đạt hiệu quả hoàn thành kế hoạch. 3. Ảnh hưởng của việc quản lý thời gian không hiệu quả tới cuộc sống và công việc Đôi khi chúng ta cảm thấy rằng có lẽ một ngày 24 giờ là không đủ để hoàn thành mọi việc. Đó là do chúng ta không quản lý tốt thời gian của bản thân mình. Việc không quản lý tốt thời gian của bản thân có ảnh hưởng rất nhiều đến đời sống và công việc của bản thân. Đối với đời sống, không quản lý tốt thời gian của mình điều đó đồng nghĩa với việc chúng ta sống thiếu trách nhiệm với bản thân. Khi tự bản thân ta đã đặt ra mục tiêu cho mình, trong thời gian hữu hạn, nhưng không lên kế hoạch cụ thể mà lại thực hiện những việc ấy theo cảm tính thì ta dễ dàng bỏ sót việc cần phải làm, không phân bố công việc hợp lý, làm cho mọi việc bị trì trệ, như vậy mục tiêu của ta không thể hoàn thành theo dự định được. Phí phạm thời gian của tuổi trẻ chơi bời, không lo học Blog “Share to be shared” – Blogger Phạm Lộc Facebook: facebook.com/phamloc120893 | Website: phamloc120893.blogspot.com BLOG “SHARE TO BE SHARED” hành định hướng xây dựng tương lai như bao lớp trẻ hiện nay thì đến ngày chùn chân mỏi gối nhìn lại bản thân, nuối tiếc và hối hận, lúc ấy than trách thì cũng vô dụng vì thời gian thì chẳng bao giờ quay lại. Cùng một quỹ thời gian đáng lẽ bản thân cũng có thể làm được rất rất nhiều việc nhưng tính thụ động, biếng nhác, không tự chủ bản thân, cứ để thời gian trôi đi, phí bỏ bao nhiêu cơ hội, làm cho mình ngày càng thụt lùi trong khi xã hội thì ngày càng phát triển, nó nhanh đến mức khiến người ta thấy chóng mặt, hối hả xếp những lịch trình kín cả ngày để làm việc học tập, cố gắng đuổi theo nó để không bị tụt lại phía sau. Nhưng nó lại rất khắc khe. Nó loại bỏ tất cả những ai không biết phấn đấu nỗ lực, không linh hoạt nắm bắt thời gian và cơ hội, sự phát