Đề tài Quản lý xuất nhập kho tại công ty thương mại Quang Vinh

Trong thế giới ngày nay công nghệ thông tin xâm nhập vào mọi lĩnh vực trong cuộc sống từ những lĩnh vực cao siêu như chinh phục và khám phá vũ trụ đến những công việc phục vụ công việc, đời sống con người hằng ngày giúp cho cuộc sống, hoạt động của con người trở nên hiệu quả hơn. Trong xu thế đó việc áp dụng công nghệ thông tin nói chung hay tin học nói riêng vào công việc quản lý kinh doanh của một doanh nghiệp là một yêu cầu bức thiết. Vì vậy em xin trình bày về việc áp dụng tin học trong quản lý xuất nhập kho nhằm nâng cao hiệu quả quản lý đồng thời giảm bớt gánh nặng cho người làm kế toán vật tư, cung cấp thông tin về vật tư của công ty kịp thời, chính xác đáp ứng được yêu cầu kinh doanh Thực tế việc quản lý thông tin về một đối tượng mà chúng ta quan tâm là một điều rất khó, nhất là đối tượng đó lại thường xuyên vận động thay đổi. Trong một công ty,chúng ta thử hình dung xem khi công ty muốn thống kê xem lại sổ sách giấy tờ, nếu công ty đó chưa áp dụng quản lý tin học thì việc đầu tiên chúng ta phải đưa ra một đống giấy tờ, hồ sơ sau đó mới cẩn thận ghi chép những con số đó lên tờ báo cáo, ghi chép từng con số như vậy lên tờ báo cáo, không ai dám chắc rằng họ nhập liệu hoàn toàn đúng những con số mà họ đang nhức trong đầu? Nếu nhập sai những con số đó thì họ phải nhập lại từ đầu dò lại từng hoá đơn một. Không ai dám khẳng định số liệu đó thống kê là đúng, đầy đủ. Sau giai đoạn này thì những người kế toán cần cù của chúng ta lại tiếp tục bấm từng con số vào một máy tính vào một báo cáo. Công việc như thế đòi hỏi bao nhiêu người làm và thời gian là bao lâu? Một tuần , một tháng hay là một vài tháng? Trong thời gian đó có thể là bản báo cáo trở nên hết tác dụng đối với người quản lý. Như vậy là cơ hội kinh doanh trên thương trường trở nên kém hiệu quả . Như vậy trong công ty việc quản lý nhiều chủng loại vật tư thì liệu có cách nào giúp người quản lý nắm thông tin mà mình muốn một cách chính xác mà tiết kiệm thời gian nhất không? Đặc biệt trong nền kinh tế thị trường đầy cạnh tranh thì yếu tố thời gian là rất quan trọng. Không có cách nào khác ngoài việc áp dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý giúp người lãnh đạo có nắm được thông tin một cách dễ dàng, nhanh chóng, chính xác và giảm đi công việc nặng nhọc của việc thống kê va tính toán rất nhiều, giảm thiểu tới mức tối đa có thể được những công việc kế toán thống kê và giảm rất nhiều chi phí cho công việc quản lý này

doc50 trang | Chia sẻ: lvbuiluyen | Ngày: 05/09/2013 | Lượt xem: 3270 | Lượt tải: 12download
Bạn đang xem nội dung tài liệu Đề tài Quản lý xuất nhập kho tại công ty thương mại Quang Vinh, để tải tài liệu về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
Mục lục Mục lục 1 Lời mở đầu 3 Chương 1:Khảo sát thực tế 5 I.Tìm hiểu về vật tư 5 II.Cách quản lý ở hệ thống hiện tại III.Yeu cầu của người quản lý công ty 8 ChươngII. Phân tích và thiết kế hệ thống mới 10 I.Đặt vấn đề 11 II.Biểu đồ phân cấp chức năng 11 III.Biểu đồ luồng dữ liệu 14 1.Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh 15 2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 16 3.Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 16 IV. Thiết kế và xây dựng cơ sở dữ liệu 17 1.Thiết lập cơ sở dữ liệu 17 2.Mối quan hệ giữa các bảng dữ liệu 19 V. Mô hình thực thể liên kết 20 1.Phân tích dữ liệu 20 2.Mô hình thực thể liên kết 21 Chương III. Thiết kế giao diện chương trình 24 I.Lựa chọn và tìm hiểu công cụ 24 II.Phần giao diện 33 III.Phần sử dụng chương trình 47 1.Yêu cầu thiết bị 47 2.Cài và sử dụng chương trình 48 3.Mật khẩu 49 Kết luận 1.Phần đã làm được 50 2.Phần chưa làm được 50 3.Hướng dẫn phát triển đề tài 50 Tài liệu tham khảo 51 Lời mở đầu Trong thế giới ngày nay công nghệ thông tin xâm nhập vào mọi lĩnh vực trong cuộc sống từ những lĩnh vực cao siêu như chinh phục và khám phá vũ trụ đến những công việc phục vụ công việc, đời sống con người hằng ngày giúp cho cuộc sống, hoạt động của con người trở nên hiệu quả hơn. Trong xu thế đó việc áp dụng công nghệ thông tin nói chung hay tin học nói riêng vào công việc quản lý kinh doanh của một doanh nghiệp là một yêu cầu bức thiết. Vì vậy em xin trình bày về việc áp dụng tin học trong quản lý xuất nhập kho nhằm nâng cao hiệu quả quản lý đồng thời giảm bớt gánh nặng cho người làm kế toán vật tư, cung cấp thông tin về vật tư của công ty kịp thời, chính xác đáp ứng được yêu cầu kinh doanh Thực tế việc quản lý thông tin về một đối tượng mà chúng ta quan tâm là một điều rất khó, nhất là đối tượng đó lại thường xuyên vận động thay đổi. Trong một công ty,chúng ta thử hình dung xem khi công ty muốn thống kê xem lại sổ sách giấy tờ, nếu công ty đó chưa áp dụng quản lý tin học thì việc đầu tiên chúng ta phải đưa ra một đống giấy tờ, hồ sơ sau đó mới cẩn thận ghi chép những con số đó lên tờ báo cáo, ghi chép từng con số như vậy lên tờ báo cáo, không ai dám chắc rằng họ nhập liệu hoàn toàn đúng những con số mà họ đang nhức trong đầu? Nếu nhập sai những con số đó thì họ phải nhập lại từ đầu dò lại từng hoá đơn một. Không ai dám khẳng định số liệu đó thống kê là đúng, đầy đủ. Sau giai đoạn này thì những người kế toán cần cù của chúng ta lại tiếp tục bấm từng con số vào một máy tính vào một báo cáo. Công việc như thế đòi hỏi bao nhiêu người làm và thời gian là bao lâu? Một tuần , một tháng hay là một vài tháng? Trong thời gian đó có thể là bản báo cáo trở nên hết tác dụng đối với người quản lý. Như vậy là cơ hội kinh doanh trên thương trường trở nên kém hiệu quả . Như vậy trong công ty việc quản lý nhiều chủng loại vật tư thì liệu có cách nào giúp người quản lý nắm thông tin mà mình muốn một cách chính xác mà tiết kiệm thời gian nhất không? Đặc biệt trong nền kinh tế thị trường đầy cạnh tranh thì yếu tố thời gian là rất quan trọng. Không có cách nào khác ngoài việc áp dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý giúp người lãnh đạo có nắm được thông tin một cách dễ dàng, nhanh chóng, chính xác và giảm đi công việc nặng nhọc của việc thống kê va tính toán rất nhiều, giảm thiểu tới mức tối đa có thể được những công việc kế toán thống kê và giảm rất nhiều chi phí cho công việc quản lý này Nội dung chính của đề tài bao gồm: 1.Khảo sát hiện trạng hệ thống cũ 2.Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý xuất nhập kho có trợ giúp của máy tính. 3.Thiết kế hệ thống và dữ liệu chương trình 4. Cài đặt hệ thống trên cơ sở dữ liệu là Access của hãng Microsoft Chương I Khảo sát hiện trạng quản lý Xuất nhập kho tại công ty thương mại dịch vụ Quang Vinh Tìm hiểu về vật tư Cùng với sự phát triển số lượng công ty không ngừng tăng, kéo theo sự gia tăng sức cạnh tranh của các công ty trên thương trường. Vì vậy thông tin hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp để cung cấp cho cho người lãnh đạo ra những quyết định chính xác, hiệu quả là điều rất cần thiết, trong đó có thông tin về vật tư. Công ty thương mại Quang Vinh sản xuất và kinh doanh dịch vụ. Công ty có nhiều kho hàng để lưu trữ vật tư, hàng hoá phục vụ sản xuất , kinh doanh Các kho phân loại như sau: Kho văn phòng chỉ chứa những hàng hoá, vật tư phục vụ cho quản lý văn phòng, cho công tác trưng bày, triển lãm Kho hàng hoá: Lưu trữ hàng hoá kinh doanh thương mại Kho vật tư: Lưu trữ nguyên vật liệu dùng cho sản xuất của công ty Kho công cụ: Lưu trữ những công cụ, tài sản có giá trị lớn Mỗi kho phải có một nhân viên phụ trách gọi là thủ kho, để thường xuyên báo cáo với lãnh đạo, thực hiện nhập xuất vật tư theo các lệnh nhập, xuất của lãnh đạo công ty hay phòng chức năng có liên quan. Ngoài ra hàng quý thủ kho phải đối chiếu với kế toán vật tư. Một nhân viên có thể quản lý nhiều hơn một kho. Nhập kho từ những nguồn nhập cơ bản sau: Nhập hàng hoá, vật tư do mua mới về nhập theo hợp đồng, hoá đơn Nhập lại vật tư thừa từ công trình Nhập vật tư từ kho khác của công ty như nhập vật tư để triển lãm từ kho hàng hoá Xuất kho cho các đối tượng sau: Xuất vật tư để sản xuất, gia công Xuất bán Xuất để triển lãm, giới thiệu Xuất chuyển sang kho khác để quản lý Xuất để phục vụ quản lý, văn phòng Cách quản lý hệ thống quản lý hiện tại Trong công ty Quang Vinh có các phòng ban cơ bản sau: 1. Ban giám đốc quản lý công việc chung, trong đó có 1 phó giám đốc phụ trách vật tư 2. Phòng vật tư: Tìm kiếm, ký kết hợp đồng mua bán hàng hoá, vật tư, trực tiếp cử người đi mua hàng, vật tư 3. Phòng kỹ thuật: Theo dõi, giám sát thi công công trình, đồng thời mỗi công trình phải có một cán bộ phụ trách chịu trách nhiệm về vật tư, nhân công, tiến độ công trình 4. Phòng kế toán: Phụ trách về tài chính, sổ sách, chứng từ, có nhiều mảng trong đó có mảng vật tư 5. Quản đốc phân xưởng: Chịu trách nhiệm về vật tư, nhân công tiến độ gia công hàng hoá, thành phẩm tại phân xưởng Phiếu xuất là hợp lệ nếu chữ ký của người nhậnlà người có trách nhiệm như phụ trách công trình, quản đốc phân xưởng. Trưởng , phó phòng liên quan, người trong ban giám đốc, xác nhận của người mua Quy trình xuất kho như sau: Đề nghị xuất kho của vật tư hoặc ban giám đốc có ký duyệt của ban giám đốc phụ trách vật tư. Căn cứ vào dự toán công trình do phòng kỹ thuật cung cấp về dự toán vật tư, tiến độ cung cấp vật tư. Hoặc hợp đồng mua bán hàng hoá Kế toán vật tư căn cứ vào đề nghị có ký duyệt của lãnh đạo công ty để làm phiếu xuất, cập nhật số liệu vào phiếu xuất rồi in ra 3 liên cho người nhận vật tư, trong đó người nhận vật tư giữ lại một liên, thủ kho giữ lại một liên để đối chiếu, còn một liên có đầy đủ chữ ký của thủ kho và người nhận giao lại cho kết toán vật tư. Sau khi liên thứ 3 quay lại thì kế toán vật tư cập nhật lại số liệu thực tế đã xuất. Thủ kho căn cứ theo phiếu xuất để xuất vật rồi điền số liệu thực tế vào phiếu xuất, ký tá với người nhận rồi lại giao trả kế toán vật tư một bản có ký tá, thủ kho giữ lại một lên làm căn cứ đối chiếu hàng quý với kế toán vật tư. Quy trình nhập kho như sau: Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh, dự toán vật tư tiến độ công trình. Căn cứ vào đề nghị mua vật tư có chữ ký của lãnh đạo công ty Căn cứ vào hợp đồng mua bán có ký nhận của các bên Kế toán vật tư làm phiếu nhập theo thông tin đề nghị và theo hoá đơn, hợp đồng mua bán hàng hoá, rồi in ra 3 bản giao cho người nhập vật tư, hàng hoá trong đó 1 bản giao cho thủ kho làm đối chiếu, một bản giao cho người nhập vật tư, bản còn lại có đủ chữ ký giao lại cho kết toán vật tư cập nhật lại số lượng vật tư hàng hoá thực tế nhập kho. Do nhu cầu thực tế phải mua bán hàng hoá thường xuyên, phải nhập xuất vật tư hàng ngày nên thông tin về vật tư, hàng hoá như số lượng, chủng loại, đơn giá, nhà cung cấp thường xuyên là rất quan trọng. Để tránh nhân viên gian lận trong mua hàng hoá, vật tư cũng như quan trọng cho phòng kinh doanh trong thương thảo trong hợp đồng mua bán vật tư, hàng hoá, Đồng thời thông tin về vật tư cũng rất quan trọng để lãnh đạo công ty quyết định trong việc dùng vật tư nào có hiệu quả nhất, tránh tình trạng tiền mua vật tư, hàng hoá tồn kho là quá lớn, lãng phí trong hoạt động kinh doanh. Phòng kỹ thuật và ban giám đốc thì quan tâm đến thông tin vật tư thực tế đã xuất cho công trình, vật tư nhập lại cho công trình, từ đó tính cước vật tư thực dùng cho công trình Phòng kế toán quan tâm đến số lượng, đơn giá nhập xuất vật tư khách hàng, nhà cung cấp thường xuyên quan hệ để thanh toán tiền, đồng thời quản lý được biến động giá cả để có kế hoạch về tài chính. Như vậy phòng kinh doanh cũng như các phòng liên quan có thể tìm thông tin về vật tư trên mạng nội bộ của công ty. Như vật tư tồn kho, giá vật tư, nhà cung cấp thường xuyên, thẻ kho, thẻ chi tiết vật tư. Cách cập nhật phiếu nhập, phiếu xuất kho như sau: Nếu khách hàng là cũ, kho vật tư, vụ việc công trình đã xuất hiện rồi thì kế toán vật tư mở trực tiếp phiếu nhập, phiếu xuất để cập nhật thông tin này, số chứng từ, số lượng, đơn giá... Ngược lại thì kế toán vật tư phải Form cập nhật mới vật tư, kho, khách hàng, vụ việc sau đó mới quay về Form phiếu nhập, xuất kho. Yêu cầu của người quản lý tại công ty Xét thấy yêu cầu cũng như hiệu quả của việc áp dụng tin học trong quản lý kế toán nói chung và quản lý về vật tư nói riêng công ty Quang Vinh đã áp dụng phần mềm vào quản lý vật tư đã đem lại hiệu quả cơ bản sau: Số liệu cập nhật đầy đủ chính xác, nhanh đáp ứng kịp nhu cầu hoạt động kinh doanh của công ty. Sau cập nhật đầy đủ, chính xác phiếu nhập, phiếu xuất vào cơ sở dữ liệu. Hệ thống có thể đáp ứng được những yêu cầu về thông tin vật tư cho các thành viên của công ty quan tâm, như thẻ kho, tính đơn giá vật tư, khảo sát so sánh giá giữa nhà cung cấp và khả năng đáp ứng yêu cầu của các nhà cung cấp thường xuyên, quyết toán vật tư từ một công trình nhất định Các quy ước dùng mã trong công ty Đây là quy định bắt buộc được ban giám đốc thông qua khi nhập, sửa, xoá dữ liệu để thống nhất và tiện dùng cho tin học hoá các công tác quản lý vật tư Mã của phiếu nhập phải bắt đầu bằng “N” và 4 ký tự tiếp theo ví dụ như: N1 Mã của phiếu xuất phải bắt đầu bằng chữ “X” và 4 ký tự tiếp theo, ví dụ như X2 Mã vật tư trong đó 2 ký tự đầu đại diện cho nhóm vật tư đó, ví dụ nhóm hàng hoá: vt1. Định kỳ hàng quý kế toán vật tư phải tiến hành đối chiếu vật tư với thủ kho và tiến hành kiểm kê vật tư để thông tin giữa sổ sách , chứng từ và thực tế là khớp nhau. Ban giám đốc và phòng kỹ thuật phải thường xuyên xem thông tin về vật tư tiến độ và giá trị cấp cho công trình... Phòng kế toán và phòng vật tư phải thường xuyên quan tâm đến số lượng, chủng loại, giá trị, khách hàng cũng như nhà cung cấp vật tư Chương II Phân tích hệ thống hệ thống, thiết kế cơ sở dữ liệu của bài toán quản lý Xuất nhập kho Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng Từ việc khảo sát hiện trạng của bài toán, quá trình bắt đầu bởi việc phân tích các nhu cầu của bài toán. Các nhu cầu của bài toán thể hiện qua việc phỏng vấn người quản trị trong tương lai hệ thống và đựơc diễn tả bằng các chức năng, đó là một ngôn ngữ rất gần với người dùng. Với bài toán quản lý, việc phân phải qua nhiều bước và theo trình tự hợp lý. Hai chương trên đã phân tích được các vấn đề: Một là mô tả hệ thống cũ hoạt động như thế nào, đã đưa ra các nhược điểm của kiểu quản lý thủ công, bước này còn mang nhiều yếu tố vật lý. Nên hệ thống hoạt động hiệu quả về thời gian, tiền của cũng như tính chính xác của thông tin. Đã đi vào phân tích logic, phân tích kỹ hơn các chức năng dữ liệu của hệ thống, lọc bỏ nhược điểm của hệ thống cũ, thêm vào yêu cầu của hệ thống mới, loại bỏ dần những yếu tố vật lý. Chương này tiếp tục bước phân tích và phân tính hệ thống. Đây là bước chuyển tiếp kết quả của chương trình trên, mô tả cụ thể hệ thống mới làm gì qua phân tích hệ thống theo phương pháp có cấu trúc. Phương pháp này cho các giai đoạn phân tích và thiết kế theo quá trình phát triển hệ thống. Điều này thực hiện được bằng cách phân tích từ trên xuống và kiểm tra chéo từ dưới lên để hoàn thiện quá trình phân tích. Phương pháp này gọi là Top – Down. Phân tích và thiết kế hệ thống là công cụ để diễn tả quá trình xử lý dữ liệu. Do đó việc đầu tiên của phân tích thiết kế hệ thống là xuất phát kết quả khảo sát, phân tích thành các nhóm dữ liệu vào, nhóm dữ liệu ra. Cụ thể như sau: Dữ liệu vào: Dữ liệu chung của vật tư : hợp đồng, hoá đơn mua bán hàng, đề nghị cấp vật tư cho công trình có ký duyệt của lãnh đạo, phiếu nhập, xuất vật tư, danh mục khách hàng, danh mục vật tư, danh mục kho vật tư, danh mục vụ việc,.. Dữ liệu giao dịch: Căn cứ vào phiếu nhập có chữ ký của người giao, thủ kho và phó giám đốc phụ trách vật tư, phiếu xuất có chữ ký của người nhận, thủ kho và phó giám đốc phụ trách về vật tư. Biên bản kiểm kê vật tư Dữ liệu ra Quyền truy nhập vào hệ thống để sử dụng thông tin Các mẫu biểu thống kê báo cáo Thẻ kho Các chức năng xử lý Cập nhật dữ liệu Xử lý dữ liệu Tra cứu dữ liệu:Đưa ra bảng kê danh sách các loại vật tư, đơn giá, số lượng để người quản lý tham khảo giá mua Quyết toán vật tư của từng công trình:Tính được số lượng, giá trị vật tư đã xuất cho công trình, số lượng vật tư nhập lại từ công trình, từ đó tính được số lượng, giá trị vật tư thực dùng cho từng chương trình, tính được vật tư tồn kho 1. Phát hiện các chức năng của hệ thống Tìm kiếm các chức năng của hệ thống như thế nào? Thông thường việc xác định và hiểu rõ các yêu cầu của hệ thống là công việc khó khăn vì yêu cầu mô tả lộn xộn và thường không có cấu trúc, thiếu thông tin và không chính xác, chủ yếu là do khách hàng không hiểu nhiều về nghiệp vụ tin học. Chức năng được đưa vào để biểu thị các yêu cầu từ phía người dùng. Xuất phát từ quan điểm là hệ thống xây dựng trước hết là do người sử dụng chúng. ta nên tiến hành phân hoạch các yêu cầu của hệ thống để xác định các chức năng cho dễ dàng. Thường để tìm kiếm các chức năng thì ta nên tiến hành tìm kiếm các tác nhân trước. Tác nhân là thực thể bên ngoài hệ thống và tương tác với hệ thống. Tác nhân có thể là con người, sự vật, thiết bị hay một hệ thống khác có tương tác với hệ thống đang xét. Sau khi tìm hiểu yêu cầu người dùng và khảo sát hiện trạng của bài toán ta tiến hành tìm kiếm các đối tác của hệ thống. Để phát hiện các đối tác của bài toán ta trả lời các câu hỏi sau: Ai sẽ sử dụng chức năng chính của hệ thống? Ai giúp giúp hệ thống làm việc hằng ngày? Ai quản trị, bảo dưỡng để hệ thống làm việc liên tục? Hệ thống quản lý thiết bị nào? Ai hay cái gì quan tâm đến kết quả hệ thống tương lai? Qua phân tích và khảo sát ta thấy các tác nhân ngoài của hệ thống là:Phân xưởng: có yêu cầu cấp vật tư, Nhà cung cấp: Cung cấp vật tư, Ban quan lý: Có nhu cầu cần biết các thông tin về vật tư... Hệ thống quản lý vật tư cung cấp nhiều chức năng, nhưng không phải mọi đối tượng truy cập hệ thống đều có thể sử dụng được tất cả các chức năng xây dựng trong nó. Dựa vào từng đối tượng mà hệ thống sẽ đưa ra một tập các chức năng tương ứng phù hợp cho từng loại đối tượng cụ thể để có thể sử dụng hệ thống. Việc phân loại đối tượng của hệ thống quản lý vật tư là cực kỳ quan trọng đối với việc quản lý. Dựa trên các chức năng mà đối tượng đó được pháp sử dụng hay còn gọi là phân quyền cho các đối tượng Vai trò của mỗi tác nhân như sau: Người quản trị:Chịu trách nhiệm kiểm soát mọi hoạt động của người dùng và thiết lập tình trạng của hệ thống. Ngừơi quản lý:Những người thực hiện sử dụng chức năng chính của hệ thống. Sau khi đã phát hiện được tác nhân, để tìm được các chức năng ta trả lời các câu hỏi sau: Tác nhân yêu cầu hệ thống thực hiện các chức năng nào? Tác nhân cần đọc, tạo lập, bãi bỏ, lưu trữ, sửa đổi thông tin nào trong hệ thống? Có cần thông báo thông báo cho tác nhân về sự kiện xảy ra trong hệ thống? Có tác nhân thông báo hệ thống cái gì đó không? Hệ thống cần vào/ ra như thế nào? vào ra đến đâu hay từ đâu đến? Từ đó đưa ra một số chức năng của hệ thống. 2. Sơ đồ phân cấp chức năng Biểu đồ phân cấp chức năng nhằm mô tả điều cần thực hiện của hệ thống quản lý, nó cho phép phân rã chức năng mức cao thành các chức năng chi tiết mức thấp hơn, kết quả được biểu diễn thành cây gồm nhiều mức. Cây chức năng này cho ta thấy được rõ ràng dễ hiểu của một hệ thống quản lý Biểu đồ phân cấp chức năng bao gồm: Chức năng được ký hiệu là hình chữ nhật bên trong có gán tên nhãn Kết nối giữa các chức năng có tính phân cấp được ký hiệu bằng đoạn thảng. Biểu đồ phân cấp chức năng ở hình 2.1 cho ta 4 mức phân cấp chức năng: Mức 1: Cho biết đối tượng quản lý vật tư có tên là “ Quản lý vật tư” Mức 2:Thể hiện 3 chức năng của hệ thống 1.”Cập nhật dữ liệu”:Liên quan đến dữ liệu vào 2.”Danh mục”:Liên quan đến dữ liệu vào 3.”Thống kê”:lấy kết quả từ chức năng trên 4.”Tìm kiếm ” :Là tác động vào dữ liệu để dáp ứng yêu cầu quản lý 5.”Thiết lập hệ thống”:Quản lý người sử dụng Mức 3:Thể hiện phân rã 4 chức năng trên, đó là cập nhật dữ liệu,xử lý dữ liệu, báo cáo, Thiết lập hệ thống. Mức 4: Phân rã chức năng 3 Biểu đồ luồng dữ liệu có tính trực quan, các chức năng được nhìn một cách tổng quát. Thể hiện tính cấu trúc của phân rã chức năng. Nó trình bày một hệ thống phải làm gì hơn là hệ thống phải làm như thế nào. Sơ đồ này gần giống sơ đồ tổ chức nhưng không đồng nhất Sơ đồ phân cấp chức năng: Hệ thống quản lý kho hàng Quản trị hệ thống Cập nhật dữ liệu Thống kờ/Bỏo cỏo Đăng nhập hệ thống Húa Đơn mua/bỏn Tồn kho Cập nhật DM user Phiếu xuất/nhập Nhập kho Xuất kho DM khỏch hàng/nhan viờn vien DM nhà cung cấp Hàng mua DM vật tư/kho Hàng bỏn DM HTTT Tỡm kiếm Khỏch hàng/Nhà cung cấp Vật tư Biểu đồ luồng dữ liệu(BLD) Biểu đồ luồng dữ liệu đưa ra một tập hợp các chức năng xử lý và các luồng dữ liệu chuyển giao giữa các chức năng của hệ thống Mỗi mức biểu đồ phân cấp chức năng mô tả bởi một biểu đồ luồng dữ liệu tương ứng với các mức: * Mức khung cảnh( mức 0): Là mưc tổng quát nhất trong toàn bộ hệ thống, là một chức năng xuất hiện đầy đủ các tác nhân ngoài. Quy tắc xây dựng biểu đồ mức khung cảnh: Các luồng dữ liệu phải có tên luồng Giữa các tác nhân không có luồng dữ liệu Luồng dữ liệu xuất hiện trong biểu đồ có thể là luồng giữ liệu tổng hợp và được mô tả chi tiết ở các biểu đồ phân rã sau * Mức đỉnh (mức 1): Là phân rã của biểu đồ mức khung cảnh. Hệ thóng phân thành nhiều chức năng con, giữa các chức năng xuất hiện các luồng dữ liệu, các kho giữ liệu, nhưng phải chú ý tới việc bảo toàn các tác nhân ngoài, các mối quan hệ giữa các tác nhân và hệ thống là luồng giữ liệu vào ra * Mức dưới đỉnh(2,3...) Là phân rã cho các chức năng kế cận trên nhằm giải thích rõ hơn về chức năng đó Trong khi xây dựng các biểu đồ phân rã chức năng có thể xuất hiện thêm các kho dữ liệu trung gian giữa các chức năng con. Các luồng dữ liệu có thể phân rã thành nhiều luồng dữ liệu ở các mức dưới, nhưng phải đảm bảo các luồng thông tin vào ra. 1. BLD mức khung cảnh của hệ thống xuất nhập kho: NCC QL Xuất Nhập Kho Khach Ban QL y/c nhập Phiếu nhập y/c mua Phiếu xuất y/c báo cáo thống kê báo cáo thống kê 2. BLD mức đỉnh của hệ thống quản lý xuất nhập kho: Ban QL Quản trị hệ thống Cập nhật dữ liệu Thống kê báo cáo Tìm kiếm Ban QL NCC Khách Phiếu xuất Phiếu xuất Vật tư Vật tư Phiếu nhập DM người dùng Phiếu nhập Yêu cầu 3. Biểu đồ dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng quản trị hệ thống Biểu đồ này là quá trình phân rã từng chức năng ở mức 3 BPC.Nó thể hiện được mức 3 của BPC đồng thời tương ứng với BLD ở mức dưới đỉnh là phân rã từng khối chức năng xử lý. 3.1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh phân rã chức năng:Thiết lập hệ thống Thụng tin về nguời sử dụng Ban QL éăng nhập Danh mục nguời sử dụng USER Cập nhật DMUSER Thụng tin phản hồi Đăng nhập hệ thống Thờm, bớt nguời sử dụng/ Sửa thụng tin nguời sử dụng Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng Thiết lập hệ thống Thiết kế và xây dựng cơ sở dữ liệu 1. Thiết lập cơ sở dữ liệu Sau khi đã xác định xong mọi phần tử dữ liệu cần thiết cho ứng dụng, tiếp t

Các file đính kèm theo tài liệu này:

  • docQly khohang-new-IN.doc
  • pptbaocao.ppt