Đề tài Thực trạng và giải pháp trển khai mô hình một cửa điện tử ở Việt Nam

Thể chế hành chính có một nội dung quan trọng là quy định thủ tục hành chính để giải quyết các mối quan hệ giữa nhà nước với các tổ chức và công dân. Bản chất của thủ tục hành chính là quy định cách thức (các bước) để giải quyêtd nhữung đòi hỏi của công dân, tổ chức từ phía các cơ quan nhà nước.Một trong bốn nội dung của chương trình tổng thể cải cách nền hành chính Nhà nước là cải cách thể chế hành chính Nhà nước trong đó có nhiệm vụ quan trọng là tiếp tục cải cách thủ tục hành chí nh. Thủ tục hành chính ở nước ta hiện nay còn nhiều phức tạp, thiếu công khai, minh bạch. Điều đó có nhiều nguyên nhân nhưng chủ yếu là do: (1) một hồ sơ cần có nhiều loại giấy tờ (nhiều khi có những loại giấy tờ không thật sự cần thiết), (2)để có một loại giấy tờ trong hồ sơ người dân (tổ chức, công dân) thường phải liên hệ từ một đến nhiều cơ quan hành chính nhà nước (đôi lúc phải liên hệ với tổ chức sự nghiệp của nhà nước) để xin, (3)khoảng thời gian kể từ lúc chính thức xin đến khi được cho không xác định được, nó dài hay ngắn tuỳ vào việc xin có đúng địa chỉ hay không, nếu đúng rồi thì còn phụ thuộc vào tinh thần trách nhiệm, ý thức tuân thủ kỷ luật của cán bộ, công chức được nhà nước trao quyền, (4)tổ chức công dân ít khi biết chính xác theo quy định của nhà nước họ sẽ phải chi trả, đóng góp cho ngân sách những khoản phí, lệ phí gì khi làm thủ tục hành chính đó. Và chính sự phức tạp ấy đã gây tốn kém, lãng phí thời gian, tiền của của tổ chức, công dân, suy rộng ra là lãng phí một phần của cải xã hội; tạo kẻ hở cho những cán bộ, công chức có cái "tâm" chưa được trong sáng lợi dụng để "hành dân" trong khi trách nhiệm của họ là phục vụ nhân dân. Từ đó làm cho hiệu lực, hiệu quả quản lý hành chính nhà nước không cao, không đáp ứng yêu cầu quản lý của nhà nước cũng như đòi hỏi của dân. Với mục đích đơn giản, công khai và minh bạch thủ tục hành chính nhằm đáp ứng yêu cầu của sự phát triển kinh tế - xã hội, nhiều nghị quyết của chính phủ và quyết định của thủ tướng chính phủ về việc thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông đã ra đời. Về mặt quản lý hành chính, đó là bước cải thiện cơ chế phối hợp. Về mặt cung ứng dịch vụ công, đó là bước đệm trong giai đoạn hiện nay để hướng đến quá trình hình thành cơ quan, tổ chức hoạt động dich vụ công (tách biệt với cơ quan chức năng quản lý hình chính). Vì vậy, việc áp dụng phải được tiến hành theo giai đoạn và lĩnh vực ứng với yêu cầu thực tế và cơ chế quản lý bộ máy, nhân sự, chức năng, nhiệm vụ và đặc biệt là cơ chế tài chính. Bên cạnh đó việc ứng dụng công nghệ thông tin vào cải cách hành chính trong đó có thủ tục hành chính cũng là một nhu cầu cấp bách để nâng cao chất lượng cung ứng dịch vụ công cho người dân. Tiến tới xây dựng thành công Chính phủ điện tử. Với nhiệm vụ đó, nhiều tỉnh thành phố trong cả nước đã chỉ đạo và đưa công nghệ thông tin với các phần mền hiện đại vào việc giải quyết công việc theo cơ chế một cửa. Từ đó, mô hình một cửa điện tử đã ra đời ở nhiều địa phương. Bắt đầu thành phố Hồ Chí Minh triển khai thí điểm ở nhiều quận và nhân rộng ra toàn tỉnh, nhiều tỉnh thành khác như Bắc Giang, Hà Nội, Quảng Nam, Trà Vinh .cũng đang đưa phần mềm công nghệ thông tin vào việc giải quyết công việc theo cơ chế một cửa làm cho mô hình này ngày càng được nhân rộng và phát huy hiệu quả tích cực. Việc tìm hiểu nắm vững các vấn đề về lý luận và thực tiễn cơ chế “một cửa điện tử” đã trở thành một nhu cầu không thể thiếu của cán bộ, công chức trong cơ quan nhà nước, mà còn cần thiết cho nhiều đối tượng khác để phục vụ cho hoạt động của các cơ quan và tổ chức. Nghiên cứu cơ chế một cửa điện tử, vốn là một cơ chế mới đang được áp dụng thí điểm ở Việt Nam, bài tiểu luận không tránh khỏi những hạn chế. Rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô và các bạn để bài tiểu luận hoàn thiện hơn. Xin cảm ơn!

doc44 trang | Chia sẻ: ngtr9097 | Ngày: 01/06/2013 | Lượt xem: 2789 | Lượt tải: 33download
Bạn đang xem nội dung tài liệu Đề tài Thực trạng và giải pháp trển khai mô hình một cửa điện tử ở Việt Nam, để tải tài liệu về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
LỜI MỞ ĐẦU Thể chế hành chính có một nội dung quan trọng là quy định thủ tục hành chính để giải quyết các mối quan hệ giữa nhà nước với các tổ chức và công dân. Bản chất của thủ tục hành chính là quy định cách thức (các bước) để giải quyêtd nhữung đòi hỏi của công dân, tổ chức từ phía các cơ quan nhà nước.Một trong bốn nội dung của chương trình tổng thể cải cách nền hành chính Nhà nước là cải cách thể chế hành chính Nhà nước trong đó có nhiệm vụ quan trọng là tiếp tục cải cách thủ tục hành chính. Thủ tục hành chính ở nước ta hiện nay còn nhiều phức tạp, thiếu công khai, minh bạch... Điều đó có nhiều nguyên nhân nhưng chủ yếu là do: (1) một hồ sơ cần có nhiều loại giấy tờ (nhiều khi có những loại giấy tờ không thật sự cần thiết), (2)để có một loại giấy tờ trong hồ sơ người dân (tổ chức, công dân) thường phải liên hệ từ một đến nhiều cơ quan hành chính nhà nước (đôi lúc phải liên hệ với tổ chức sự nghiệp của nhà nước) để xin, (3)khoảng thời gian kể từ lúc chính thức xin đến khi được cho không xác định được, nó dài hay ngắn tuỳ vào việc xin có đúng địa chỉ hay không, nếu đúng rồi thì còn phụ thuộc vào tinh thần trách nhiệm, ý thức tuân thủ kỷ luật của cán bộ, công chức được nhà nước trao quyền, (4)tổ chức công dân ít khi biết chính xác theo quy định của nhà nước họ sẽ phải chi trả, đóng góp cho ngân sách những khoản phí, lệ phí gì khi làm thủ tục hành chính đó. Và chính sự phức tạp ấy đã gây tốn kém, lãng phí thời gian, tiền của của tổ chức, công dân, suy rộng ra là lãng phí một phần của cải xã hội; tạo kẻ hở cho những cán bộ, công chức có cái "tâm" chưa được trong sáng lợi dụng để "hành dân" trong khi trách nhiệm của họ là phục vụ nhân dân. Từ đó làm cho hiệu lực, hiệu quả quản lý hành chính nhà nước không cao, không đáp ứng yêu cầu quản lý của nhà nước cũng như đòi hỏi của dân. Với mục đích đơn giản, công khai và minh bạch thủ tục hành chính nhằm đáp ứng yêu cầu của sự phát triển kinh tế - xã hội, nhiều nghị quyết của chính phủ và quyết định của thủ tướng chính phủ về việc thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông đã ra đời. Về mặt quản lý hành chính, đó là bước cải thiện cơ chế phối hợp. Về mặt cung ứng dịch vụ công, đó là bước đệm trong giai đoạn hiện nay để hướng đến quá trình hình thành cơ quan, tổ chức hoạt động dich vụ công (tách biệt với cơ quan chức năng quản lý hình chính). Vì vậy, việc áp dụng phải được tiến hành theo giai đoạn và lĩnh vực ứng với yêu cầu thực tế và cơ chế quản lý bộ máy, nhân sự, chức năng, nhiệm vụ và đặc biệt là cơ chế tài chính. Bên cạnh đó việc ứng dụng công nghệ thông tin vào cải cách hành chính trong đó có thủ tục hành chính cũng là một nhu cầu cấp bách để nâng cao chất lượng cung ứng dịch vụ công cho người dân. Tiến tới xây dựng thành công Chính phủ điện tử. Với nhiệm vụ đó, nhiều tỉnh thành phố trong cả nước đã chỉ đạo và đưa công nghệ thông tin với các phần mền hiện đại vào việc giải quyết công việc theo cơ chế một cửa. Từ đó, mô hình một cửa điện tử đã ra đời ở nhiều địa phương. Bắt đầu thành phố Hồ Chí Minh triển khai thí điểm ở nhiều quận và nhân rộng ra toàn tỉnh, nhiều tỉnh thành khác như Bắc Giang, Hà Nội, Quảng Nam, Trà Vinh….cũng đang đưa phần mềm công nghệ thông tin vào việc giải quyết công việc theo cơ chế một cửa làm cho mô hình này ngày càng được nhân rộng và phát huy hiệu quả tích cực. Việc tìm hiểu nắm vững các vấn đề về lý luận và thực tiễn cơ chế “một cửa điện tử” đã trở thành một nhu cầu không thể thiếu của cán bộ, công chức trong cơ quan nhà nước, mà còn cần thiết cho nhiều đối tượng khác để phục vụ cho hoạt động của các cơ quan và tổ chức. Nghiên cứu cơ chế một cửa điện tử, vốn là một cơ chế mới đang được áp dụng thí điểm ở Việt Nam, bài tiểu luận không tránh khỏi những hạn chế. Rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô và các bạn để bài tiểu luận hoàn thiện hơn. Xin cảm ơn! Hà Nội, ngày 28 tháng 3 năm 2010 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ MÔ HÌNH MỘT CỬA ĐIỆN TỬ 1. Cơ chế “một cửa” và “một cửa liên thông” Một trong bốn nội dung của chương trình tổng thể cải cách nền hành chính Nhà nước là cải cách thể chế hành chính Nhà nước. Các nội dung cơ bản về cải cách thể chế hành chính là: - Xây dựng và hoàn thiện các thể chế, trước hết là thể chế kinh tế của nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa, thể chế về tổ chức và hoạt động của hệ thống hành chính nhà nước. - Đổi mới quy trình xây dựng và ban hành văn bản quy phạm pháp luật - Bảo đảm việc tổ chức thực thi pháp luật nghiêm minh của cơ quan nhà nước, của cán bộ,công chức.    - Tiếp tục cải cách thủ tục hành chính Một trong những giải pháp nhằm nâng cao hiệu lực hiệu quả của cơ quan hành chính nhà nước chính là việc áp dụng cơ chế một cửa và cơ chế một cửa liên thông vào việc giải quyết công việc. Vì vây ngày 22 tháng 6 năm 2007 thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 93/2007/QĐ-TTg về việc Ban hành Quy chế thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương. Ngày 31/12/2007, Thủ tướng Chính phủ có Công văn số 2057/TTg-CCHC về việc áp dụng cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại các Bộ, cơ quan ngang Bộ. Cải cách theo hướng đơn giản hóa thủ tục hành chính gắn với việc thực hiện cơ chế "một cửa" được triển khai mạnh trong giai đoạn I (2001-2005) và tiếp tục thực hiện trong giai đoạn II(2006-2010), đã thu được những kết quả bước đầu tích cực. Những nỗ lực cải cách, đơn giản hoá thủ tục hành chính, áp dụng phương  thức quản lý theo cơ chế “một cửa” cả ở ba cấp chính quyền địa phương (kết qủa ở cấp tỉnh 100%, cấp huyện 98%, cấp xã 92% tính tới tháng 5/2007). Từ năm 2007 tiếp tục thí điểm tổ chức “một cửa” ở 8 bộ, ngành trung ương, nhằm tạo ra sự thống nhất trong hệ thống hành chính. Cơ chế một cửa liên thông cũng được đưa vào áp dụng rộng rãi trong phạm vi cả nước và đem lại hiểu quả cao cho việc cải cách thủ tục hành chính. Thành phố Hồ Chí Minh và Hà nội chính là hai địa phương đi đầu trong cả nước về áp dụng cơ chế một cửa và một cửa liên thông ở mọi cấp hành chính. Theo quy chế thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, ban hành kèm theo Quyết định số 93/2007/QĐ-TTg ngày 22/06/2007 của Thủ tướng Chính phủ thì cơ chế một cửa là cơ chế giải quyết công việc của tổ chức, cá nhân, bao gồm cả tổ chức, cá nhân nước ngoài thuộc trách nhiệm, thẩm quyền của một cơ quan hành chính nhà nước, từ hướng dẫn, tiếp nhận giấy tờ, hồ sơ, giải quyết đến trả kết quả được thực hiện tại một đầu mối là bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của cơ quan hành chính nhà nước. Cơ chế một cửa liên thông là cơ chế giải quyết công việc của tổ chức, cá nhân thuộc trách nhiệm, thẩm quyền của nhiều cơ quan hành chính nhà nước cùng cấp hoặc giữa các cấp hành chính từ hướng dẫn, tiếp nhận giấy tờ, hồ sơ, giải quyết đến trả kết quả được thực hiện tại một đầu mối là bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của một cơ quan hành chính nhà nước. Tuy nhiên vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế như sau: Thứ nhất hệ thống thể chế pháp luật vẫn còn chưa đồng bộ, thiếu nhất quán và trong một số lĩnh vực chưa bám sát quá trình chuyển đổi khó khăn và phức tạp. Sự chưa đồng bộ của hệ thống thể chế một mặt thể hiện ở chỗ một số luật, pháp lệnh đã ban hành nhưng các nghị định và thông tư hướng dẫn triển khai chậm được ban hành. Sự thiếu nhất quán trong hệ thống thể chế biểu hiện rõ trong việc chậm chuẩn bị và ban hành các văn bản dưới luật, pháp lệnh để hướng dẫn thi hành. Nhiều cơ quan nhà nước vẫn có xu hướng giữ thuận lợi cho hoạt động quản lý của mình nhiều hơn là đáp ứng nhu cầu tạo thuận lợi cho doanh nghiệp và người dân. Việc ban hành thể chế còn có chuyện rất đáng nói là văn bản hướng dẫn thi hành Luật còn có những quy định trái, hoặc không phù hợp với luật. Khi đi vào thực tế thì những người thực hiện lại chỉ căn cứ vào văn bản hướng dẫn để thực hiện, do đó đã vô hiệu hóa quy định của luật, văn bản có giá trị pháp lý cao hơn.. Bên cạnh đó một thực tế rằng cho đến nay Nhà nước ta vẫn chưa có cách nào khắc phục được tính cục bộ từng ngành, từng lĩnh vực trong việc xây dựng, ban hành văn bản quy phạm pháp luật. Ðây chính là chỗ để cho cơ quan nhà nước giành thuận lợi về cho mình, đẩy khó khăn cho người dân, mặc dù thời gian gần đây việc xây dựng, ban hành thể chế đã có nhiều cải tiến như tổ chức lấy ý kiến đóng góp rộng rãi của các bộ, ngành, đoàn thể, kể cả cơ quan báo chí và nhân dân. Thủ tục hành chính vẫn chưa được cải cách đơn giản hoá triệt để, tính công khai minh bạch còn thấp. Sau một thời gian có những kết quả bước đầu trong cải cách thủ tục hành chính, thời gian gần đây vẫn còn nhiều thủ tục hành chính không hợp lý, phức tạp, tiếp tục gây phiền hà cho dân và doanh nghiệp.cơ chế một cửa và một cửa liên thông ở nhiều nơi chưa phát huy được hiệu quả và chưa thống nhất ,ví dụ như “Một cửa” mà vẫn nhiều thủ tục là tình trạng vẫn còn xảy ra tại không ít cơ quan hành chính “Một cửa” chỉ mang tính hình thức. Cơ chế “một cửa điện tử” (egate) Trong những năm gần đây với sự phát triển như vũ bão, công nghệ thông tin và truyền thông (CNTT - TT) đã đóng vai trò ngày càng quan trọng trong cuộc sống hàng ngày của con người, làm biến đổi sâu sắc cách thức làm việc, giải trí và thay các nguyên tắc tiến hành kinh doanh. CNTT-TT cũng đã có tác động sâu sắc đến hoạt động của các cơ quan nhà nước. Điều đó cho phép chúng ta áp dụng những thành tựu to lơn của CNTT vào việc giải quyết các thủ tục hành chính của cơ quan hành chính nhà nước các cấp. Chính vì vậy một số cơ quan trong bộ máy hành chính nhà nước đã ứng dụng công nghệ thông tin vào việc giải quyết các thủ tục hành chính. Cơ chế một cửa điện tử ra đời dựa trên việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc giải quyết các thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa và một cửa liên thông. 2.1. Nguồn gốc: Trên thế giới hiện nay cơ chế một cửa điển tử được đưa vào áp dụng rộng rãi ở nhiều quốc gia,đặc biệt là các nước có trình độ công nghệ thông tin cao.đội ngũ cán bộ công chức có một kiến thức khá vững để áp dụng cơ chế Một cửa điện tử vào giải quyết các thủ tục Hành chính như các quốc gia:Mĩ, Singapo,Thụy Điển...Cơ chế một cửa điện tử bắt nguồn từ Thụy Điển. Đất nước này đã xây dựng và phát triển Cơ chế một cửa điện tử quốc gia từ năm 1989 bắt đầu với việc Ngành Hải quan phát triển Hệ thống thông tin Hải quan dành cho quy trình xuất khẩu hàng hóa và gửi thông tin thống kê điện tử cho Tổng cục thống kê. Đến nay, Cơ chế một cửa điện tử quốc gia Thụy Điển đã thu được những kết quả rất to lớn góp phần quan trọng trong việc thúc đẩy các hoạt động xuất nhập khẩu.. Hàng năm, 94% tờ khai hải quan được gửi bằng phương pháp điện tử. Điều này đã mang lại hiệu quả to lớn cho bộ máy nhà nước, giảm thời gian công sức cho nhân dân đối với các thủ tục hành chính. Hình ảnh hoá về “một cửa điện tử” Mô hình “một cửa điện tử” 1.Đối tượng sử dụng: a. Công dân, tổ chức, doanh nghiệp,... - Cung cấp thông tin hướng dẫn về hồ sơ, thủ tục, quy trình, biểu mẫu của các dịch vụ công qua mạng Internet. - Tra cứu trạng thái giải quyết hồ sơ qua mạng Internet - Tư vấn về hồ sơ, thủ tục, quy trình, biểu mẫu của dịch vụ công theo hình thức tiếp nhận câu hỏi và trả lời câu hỏi của công dân, tổ chức qua mạng Internet. - Gửi hồ sơ thủ tục hành chính trực tuyến qua mạng Internet - Thanh toán lệ phí trưc tuyến b. Cán bộ công chức: - Cán bộ tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả có thể tạo lập hồ sơ, in các phiếu nhận hồ sơ, phiếu thu, phiếu hẹn, phiếu trả kết quả. - Các cán bộ thụ lý hồ sơ có thể thực hiện tác nghiệp trên mạng theo quy trình thụ lý đối với từng dịch vụ công - Luân chuyển và giải quyết hồ sơ trong đơn vị - Tra cứu thông tin hồ sơ, in sổ theo dõi, báo cáo định kỳ,... - Lãnh đạo các phòng chức năng có thể theo dõi trạng thái giải quyết các hồ sơ thủ tục hành chính và chỉ đạo việc giải quyết hồ sơ - Lãnh đạo đơn vị có thể xem được thông tin tổng hợp về tình hình giải quyết hồ sơ 2..Các dịch vụ công được cung cấp thông qua mô hình “một cửa điện tử” a, các thủ tục hành chính: -Tư pháp - Hộ tịch: chứng thực chữ ký trong bản dịch; cấp lại bản chính giấy khai sinh; thay đổi, cải chính hộ tịch; chứng thực bản sao từ bản chính; xác địch lại dân tộc, giới tính… -Tài chính kế hoạch: đăng ký kinh doanh hộ kinh doanh cá thể, đăng ký thay đổi hộ kinh doanh cá thể, thẩm định quyết toán đầu tư,… -Lao động  - Thương binh xã hội: xác nhận đối tượng bảo trợ xã hội, xác nhận hộ nghèo, xác nhận người hoạt động cách mạng, xác nhận thực hiện các chính sách liệt sỹ và thân nhân liệt sỹ, xác nhận thực hiện các chính sách bà mẹ Việt Nam anh hùng,… - Quản lý đô thị: xin cấp phép xây dựng, xin thỏa thuận quy hoạch mặt bằng tổng thể, quy hoạch chia lô đất ở tỷ lệ 1/500, xin lựa chọn địa điểm QHXD dự án ĐTXD, xin cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ,… -Đăng ký quyền sử dụng đất: cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, chuyển quyền sử dụng đất, đính chính, chỉnh lý giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, tách thửa, chuyển mục đích sử dụng đất, thế chấp, cung cấp thông tin,… b. Các chức năng: b.1.Tiếp nhận hồ sơ: -Cập nhật thông tin của công dân, tổ chức, doanh nghiệp đến nộp hồ sơ tại Trung tâm giao dịch Một cửa, in phiếu biên nhận hồ sơ -Tiếp nhận, duyệt hồ sơ gửi qua mạng Internet của công dân trên trang web đăng ký dịch vụ công trực tuyến -In phiếu giao xử lý và chuyển hồ sơ cho các phòng ban, bộ phận chức năng giải quyết hồ sơ b.2.Giải quyết hồ sơ: -Nhắc việc tình hình xử lý hồ sơ tại các giai đoạn khác nhau của quy trình -Kiểm duyệt, cập nhật các thủ tục mà người dân nộp cho bộ phận tiếp nhận và trả kết quả -Luân chuyển hồ sơ tới các bộ phận chức năng khác để thụ lý hồ sơ -Phối hợp, xin ý kiến của các cán bộ, bộ phận chức năng khác -Phê duyệt, ký hồ sơ -Cập nhật thông tin vào sổ hồ sơ -Hủy hồ sơ trong trường hợp hồ sơ không hợp lệ -Chuyển xử lý lại hồ sơ trong trường hợp cán bộ, bộ phận chức năng được chuyển không đảm bảo thời gian giải quyết hồ sơ -In phiếu yêu cầu xử lý, phiếu yêu cầu bổ sung, phiếu thu lệ phí, giấy chứng nhận, giấy phép,… b.3.Trả kết quả -Duyệt lại thông tin hồ sơ, tình trạng xử lý trước khi trả kết quả cho công dân, tổ chức, doanh nghiệp… -In phiếu trả kết quả và thực hiện trả kết quả cho người dân ( cập nhật trạng thái xử lý hồ sơ) b.4.Khai thác thông tin: -Tra cứu thông tin hồ sơ( các mẫu giấy tờ) -Tra cứu thông tin trong cơ sở dữ liệu đặc thù cho mỗi lĩnh vực  -Thống kê kết quả xử lý hồ sơ theo địa bàn, loại hình dịch vụ, kết quả xử lý định kỳ hoặc theo thời gian bất kỳ. - tra cứu thông tin về tình trạng hồ sơ đang xử lý thông qua các cổng thông tin điện tử: - tra cứu tình trạng giải quyết hồ sơ thông qua điện thoại: -In Sổ theo dõi tình hình tiếp nhận và trả kết quả -In Sổ theo dõi riêng cho mỗi lĩnh vực, phòng ban b.5.Quản trị hệ thống: -Quản trị người dùng, phân quyền thực hiện các chức năng của hệ thống -Cập nhật danh mục hệ thống: chức vụ, dịch vụ, thủ tục, hướng dẫn thủ tục,… -Định nghĩa quy trình giải quyết các dịch vụ công -Định nghĩa cơ sở dữ liệu chuyên ngành riêng cho mỗi lĩnh vực, phòng ban Như vậy để triển khai “Một cửa điện tử” yêu cầu cần có một số cơ sở vật chất cơ bản sau: phòng giao dịch một cửa, phần mềm một cửa, máy chủ, máy trạm phục vụ quầy giao dịch một cửa, hệ thống mạng kết nối Internet.. Hệ thống máy tính nối mạng Internet cùng với phần mềm tác nghiệp cho phép cán bộ công chức trong các cơ quan hành chính nhà nước giải quyết các công việc của công dân về các thủ tục hành chính trực tuyến. 2.3. Điểm nổi bật của mô hình: Công dân có thể dễ dàng đăng nhập vào các cổng thông tin điện tử để tìm hiểu cụ thể từng loại hồ sơ trên các lĩnh vực khác cần những giấy tờ gì, họ có thể xem và download trực tiếp các biểu mẫu giấy tờ cần thiết. Mạng máy tính kết nối sẽ cung cấp toàn bộ các thủ tục, danh mục tài liệu yêu cầu của hồ sơ, thủ tục và các thông tin chi tiết liên quan của thủ tục hồ sơ. Công dân trực tiếp tra cứu thông qua các màn hình tương tác (Touch Screen), hiển thị các thông tin mô tả tài liệu và quy trình của các thủ tục hồ sơ. Ở mức độ cao hơn “Egate” có thể cho phép người dân có thể gửi hồ sơ của mình thông qua các cổng thông tin trực tuyến của từng cơ quan, Bộ, ngành bằng cách điền đầy đủ thông tin cá nhân vào những bản mẫu được cung cấp sẵn bởi cách cổng thông tin trực tuyến đó. Tính xác thực của những thông tin đó được đảm bảo bởi cơ sở dữ liệu về thông tin cá nhân và được chứng thực bằng chữ kí điện tử.Các cơ quan hành chính nhà nước đều kết nối với nhau bằng mạng Intranet và mạng LAN để có thể nhanh chóng giải quyết các thủ tục hành chính cho công dân. Ở mức độ cao hơn nữa “một cửa điện tử” cho phép người dân nộp trực tiếp các loại lệ phí thông qua tài khoản taị các ngân hàng và nhận kết quả trực tuyến trên mạng hoặc thông qua đường bưu điện. Bên cạnh đó, “Egate - Một cửa điện tử” cho phép công dân tra cứu tình trạng giải quyết hồ sơ thông qua điện thoại, tra cứu thông qua trang web portal của quận và tiến tới tra cứu thông tin thông qua hệ thống nhắn tin dịch vụ. Các bước tiếp nhận và chuyển giao xử lý được cụ thể hóa bằng các tình trạng xử lý tại các bộ phận nhằm minh bạch hóa công tác xử lý, giúp lãnh đạo, công dân nắm được chu trình đi của hồ sơ tại mọi thời điểm.VD: Hồ sơ mới nhận --> Hồ sơ đã chuyển về phòng để xử lý --> hồ sơ đang xử lý --> Hồ sơ đã xử lý, đang trình ký --> Hồ sơ đã xử lý xong --> Hồ sơ đã chuyển về bộ phận 1 cửa. Hồ sơ được gắn mã số để theo dõi, mã số được thể hiện bằng số và được hiển thị bằng mã vạch. Mã số hồ sơ có thể dài từ 4 - 13 con số bắt buộc theo chuẩn năm-mãsốthủtục-sốthứtự. Thông tin năm phục vụ cho việc lưu trữ các hồ sơ theo nhiều năm.Mã số thủ tục phục vụ công tác quản lý và phân loại theo dõi về các loại thủ tục.Số thứ tự: số quản lý theo đầu hồ sơ của các loại thủ tục. Tuy nhiên Mã số thủ tục không nên quá dài để tránh gây phức tạp cho công dân khi tra cứu. Thực hiện cấp mã số hồ sơ và mã vạch của mã số hồ sơ khi tiếp nhận, các thông tin trên sẽ được in trực tiếp vào phiếu tiếp nhận hồ sơ và được chuyển cho công dân.Trong phiếu biên nhận cần có hướng dẫn công dân sử dụng mã số để tra cứu tình trạng xử lý hồ sơ.Công dân có thể đăng nhập và tra cứu tình trạng giải quyết hồ sơ của mình thông qua mã số hồ sơ. Với hệ thống tổng đài phần mềm được lập trình hỗ trợ đón nhận các thông tin mã số thủ tục nhập vào từ điện thoại, cho phép các công dân tra cứu và biết được thông tin tình trạng của hồ sơ: Quay số vào tổng đài trả lời tự động, nghe hướng dẫn cách nhập mã số thủ tụ → Nhập mã số thủ tục (nhập sai cho phép hủy bỏ và nhập lại)→ Nghe thông tin về tình trạng xử lý thủ tục tại các bộ phận xử lý→ Nhấn nút lựa chọn để dừng hoặc thực hiện tra cứu tiếp. Như vậy “một cửa điện tử” đã làm cho: - Quy trình giải quyết các thủ tục hành chính công trở lên đơn giản, gọn nhẹ, giúp cán bộ chuyên môn giảm bớt áp lực làm việc, tạo sự thoải mái cho công dân đến giải quyết công việc. - thông tin về các thủ tục hành chính được công bố công khai, minh bạch giúp công dân chủ động trong việc tra cứu thông tin, tra cứu kết quả thụ lý hồ sơ, nhận thông tin tư vấn. Khi công dân chủ động trong việc tra cứu thông tin, tra cứu kết quả thụ lý hồ sơ, nhận thông tin tư vấn; người dân giám sát việc giải quyết của cơ quan nhà nước.   - Tạo lập kho dữ liệu thông tin về quá trình giải quyết các hồ sơ thủ tục hành chính giúp lãnh đạo theo dõi tiến trình giải quyết hồ sơ một cách dễ dàng có hệ thống để kịp thời đưa ra các biện pháp quản lý, chỉ đạo, điều hành. Từng bước nâng cao trình độ quản lý, kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin vào giải quyết thủ tục hành chính công của cán bộ, lãnh đạo. - Hỗ trợ cán bộ công chức thực hiện tác nghiệp đối với quá trình tiếp nhận-thụ lý-trả kết quả đối với việc giải quyết các thủ tục hành chính qua phần mềm một cửa giúp cán bộ giảm bớt thời gian, công sức giải quyết công việc, giúp công dân nhanh chóng có được kết quả. - Tạo nguồn thông tin về các hồ sơ thủ tục hành chính để cung cấp cho cổng thông tin điện tử của dịch vụ công... Có thể thấy những lợi ích mà “Một cửa điện tử” đem lại đã góp phần to lớn vào công cuộc cải cách hành chính tại mỗi đơn vị, m