Đề tài Ứng dụng và mở rộng ứng dụng phần mềm SSM trong quản lý học sinh trường THPT

I. LÍ DO CHỌN ĐỀ TÀI 1. Cơ sở pháp chế Thực hiện nhiệm vụ năm học 2010 – 2011, năm học “Tiếp tục đổi mới quản lý và nâng cao chất lượng giáo dục”. Trong đó tin học hoá công tác quản lý giáo dục và xây dựng hệ thống thông tin quản lý giáo dục là một nhiệm vụ trọng tâm của Bộ Giáo dục và Đào tạo trong chương trình tin học hoá quản lý hành chính nhà nước và chương trình xây dựng chính phủ điện tử. Để triển khai công tác tin học hoá quản lý nhà nước về giáo dục phổ thông bao gồm cấp sở, cấp phòng và cấp trường, Cục Công nghệ thông tin - Bộ Giáo dục và Đào tạo đã nghiên cứu và triển khai xây dựng các hệ thống thông tin quản lý giáo dục và phần mềm quản lý giáo dục cho các cấp quản lý khác nhau một cách hoàn chỉnh. Hệ thống này không chỉ đơn thuần làm nhiệm vụ tổng hợp báo cáo thống kê, mà còn có thể quản lý cả những thông tin chi tiết về học sinh, giáo viên ở mỗi cấp quản lý phòng và sở. Hệ thống quan trọng đầu tiên là hệ thống Quản lý thông tin giáo dục trong một trường phổ thông SSM. Ngoài việc hỗ trợ các trường học quản lý các hoạt động giáo dục trong nhà trường hiệu quả, hệ thống này còn có thể cung cấp thông tin giáo dục cho các cấp quản lý giáo dục cao hơn dưới dạng điện tử đã được chuẩn hóa. Phần mềm được xây dựng trên cơ sở các qui định của Bộ GD&ĐT ban hành đối với trường phổ thông: Điều lệ trường phổ thông và Qui chế đánh giá, xếp loại học sinh. Khi có thay đổi về Qui chế đánh giá, xếp loại học sinh của Bộ GD&ĐT, phần mềm sẽ được nâng cấp sớm nhất và có cơ chế cập nhật tới các trường sử dụng thông qua mạng Internet. Đặc biệt, phần mềm được cấp miễn phí sử dụng. Trong khi chờ dự án SREM đang dần được hoàn thiện việc sử dụng phần mềm miễn phí với khá nhiều ưu điểm trên cũng phần nào đáp ứng được nhu cầu quản lý việc học tập của học sinh trong các nhà trường. 2. Cơ sở lý luận Quản lý học sinh trong trường học là một vấn đề khá phức tạp việc sử dụng phần phần SSM sẽ giúp cho người quản lý, giáo viên, học sinh, phụ huynh có những thông tin nhanh chóng, chính xác về tình hình học tập, rèn luyện của học sinh. Phần mềm đã cung cấp các chức năng cơ bản nhất cho công tác quản lý học sinh trong trường phổ thông và cũng đã được sử dụng khá nhiều trong các trường THPT trong cả nước. Tuy nhiên hiện tại cục CNTT gần như không hỗ trợ việc nâng cấp, sửa lỗi trong phần mềm nên đã gây khá nhiều khó khăn cho người sử dụng. Vậy nên việc triển khai ứng dụng đòi hỏi phải có những kinh nghiệm riêng và người dùng phải tự mở rộng khả năng ứng dụng để mang lại hiệu quả cao hơn. Từ cơ sở trên việc ứng dụng và mở rộng khả năng ứng dụng của phần mềm SSM là cần thiết vì SSM vẫn là một phần mềm gần gũi, thân thiện và hiệu quả trong giai đoạn hiện nay. 3. Cơ sở thực tiễn Trường THPT Hạ Hòa đã triển khai ứng dụng và mở rộng khả năng ứng dụng phần mềm SSM từ năm học 2009 - 2010 và cũng đã mang lại những kết quả nhất định. Ban giám hiệu nhà trường nhanh chóng có thể biết được thông tin cá nhân của học sinh thay vì phải tra cứu từ hồ sơ, học bạ hay sổ điểm. Giáo viên bộ môn đã có sổ điểm điện tử thống nhất của mình giúp cho việc tính điểm chính xác, nhanh chóng hơn. Giáo viên chủ nhiệm cũng dễ dàng hơn trong các thống kê báo cáo, đánh giá xếp loại cuối học kỳ, cuối năm. Học sinh và phụ huynh học sinh cũng có thể nhanh chóng tra cứu kết quả học tập rèn luyện từng ngày, từng tháng qua website của nhà trường. II. NHIỆM VỤ CỦA ĐỀ TÀI Phát triển kỹ năng sử dụng máy tính của giáo viên, học sinh, hình thành kỹ năng sử dụng phần mềm trợ giúp quản lý. Làm tài liệu tham khảo cho các trường THPT có ứng dụng SSM trong quản lý học sinh trong tỉnh và cả nước nhằm mang lại hiệu quả tích cực trong công tác quản lý, tiết kiệm thời gian, công sức cho người quản lý. III. GIỚI HẠN ĐỀ TÀI Đề tài là những kinh nghiệm có được trong quá trình triển khai ứng dụng phần mềm SSM trong quản lý học sinh trường THPT. Đề tài có mở rộng một số ứng dụng của SSM nhằm mang lại hiệu quả cao hơn như: hỗ trợ nhập điểm nhanh, thống kê trong bảng điểm dành cho giáo viên bộ môn, hỗ trợ truy cập cơ sở dữ liệu và tra cứu thông tin qua internet. Với trình độ cũng như khả năng, thời gian có giới hạn, đề tài mong muốn sẽ đem lại những tiện ích hữu ích nhất cho người sử dụng trong cả nước. IV. ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU Phần mềm SSM được sử dụng tại trường THPT Hạ Hòa. V. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU Nghiên cứu tài liệu hướng dẫn sử dụng. Nghiên cứu tình hình thực tế giáo viên, học sinh qua khảo sát đầu năm. Trao đổi rút kinh nghiệm qua triển khai ứng dụng thực tế. VI. THỜI GIAN NGHIÊN CỨU Năm học 2010 – 2011 và 2011 – 2012 Giai đoạn 1: Năm học 2010-2011 triển khai ứng dụng và mở rộng ứng dụng theo phương châm khai thác dữ liệu trực tuyến (online), cập nhật dữ liệu tại nơi có cài đặt phần mềm SSM (offline). Giai đoạn 2: Năm học 2011-2012 triển khai ứng dụng và mở rộng ứng dụng theo phương châm khai thác dữ liệu trực tuyến (online), cập nhật dữ liệu trực tuyến ở một số module cụ thể.

doc27 trang | Chia sẻ: tuandn | Ngày: 23/05/2013 | Lượt xem: 1504 | Lượt tải: 7download
Bạn đang xem nội dung tài liệu Đề tài Ứng dụng và mở rộng ứng dụng phần mềm SSM trong quản lý học sinh trường THPT, để tải tài liệu về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
PHẦN I. GIỚI THIỆU CHUNG I. LÍ DO CHỌN ĐỀ TÀI 1. Cơ sở pháp chế Thực hiện nhiệm vụ năm học 2010 – 2011, năm học “Tiếp tục đổi mới quản lý và nâng cao chất lượng giáo dục”. Trong đó tin học hoá công tác quản lý giáo dục và xây dựng hệ thống thông tin quản lý giáo dục là một nhiệm vụ trọng tâm của Bộ Giáo dục và Đào tạo trong chương trình tin học hoá quản lý hành chính nhà nước và chương trình xây dựng chính phủ điện tử. Để triển khai công tác tin học hoá quản lý nhà nước về giáo dục phổ thông bao gồm cấp sở, cấp phòng và cấp trường, Cục Công nghệ thông tin - Bộ Giáo dục và Đào tạo đã nghiên cứu và triển khai xây dựng các hệ thống thông tin quản lý giáo dục và phần mềm quản lý giáo dục cho các cấp quản lý khác nhau một cách hoàn chỉnh. Hệ thống này không chỉ đơn thuần làm nhiệm vụ tổng hợp báo cáo thống kê, mà còn có thể quản lý cả những thông tin chi tiết về học sinh, giáo viên ở mỗi cấp quản lý phòng và sở. Hệ thống quan trọng đầu tiên là hệ thống Quản lý thông tin giáo dục trong một trường phổ thông SSM. Ngoài việc hỗ trợ các trường học quản lý các hoạt động giáo dục trong nhà trường hiệu quả, hệ thống này còn có thể cung cấp thông tin giáo dục cho các cấp quản lý giáo dục cao hơn dưới dạng điện tử đã được chuẩn hóa. Phần mềm được xây dựng trên cơ sở các qui định của Bộ GD&ĐT ban hành đối với trường phổ thông: Điều lệ trường phổ thông và Qui chế đánh giá, xếp loại học sinh. Khi có thay đổi về Qui chế đánh giá, xếp loại học sinh của Bộ GD&ĐT, phần mềm sẽ được nâng cấp sớm nhất và có cơ chế cập nhật tới các trường sử dụng thông qua mạng Internet. Đặc biệt, phần mềm được cấp miễn phí sử dụng. Trong khi chờ dự án SREM đang dần được hoàn thiện việc sử dụng phần mềm miễn phí với khá nhiều ưu điểm trên cũng phần nào đáp ứng được nhu cầu quản lý việc học tập của học sinh trong các nhà trường. 2. Cơ sở lý luận Quản lý học sinh trong trường học là một vấn đề khá phức tạp việc sử dụng phần phần SSM sẽ giúp cho người quản lý, giáo viên, học sinh, phụ huynh có những thông tin nhanh chóng, chính xác về tình hình học tập, rèn luyện của học sinh. Phần mềm đã cung cấp các chức năng cơ bản nhất cho công tác quản lý học sinh trong trường phổ thông và cũng đã được sử dụng khá nhiều trong các trường THPT trong cả nước. Tuy nhiên hiện tại cục CNTT gần như không hỗ trợ việc nâng cấp, sửa lỗi trong phần mềm nên đã gây khá nhiều khó khăn cho người sử dụng. Vậy nên việc triển khai ứng dụng đòi hỏi phải có những kinh nghiệm riêng và người dùng phải tự mở rộng khả năng ứng dụng để mang lại hiệu quả cao hơn. Từ cơ sở trên việc ứng dụng và mở rộng khả năng ứng dụng của phần mềm SSM là cần thiết vì SSM vẫn là một phần mềm gần gũi, thân thiện và hiệu quả trong giai đoạn hiện nay. 3. Cơ sở thực tiễn Trường THPT Hạ Hòa đã triển khai ứng dụng và mở rộng khả năng ứng dụng phần mềm SSM từ năm học 2009 - 2010 và cũng đã mang lại những kết quả nhất định. Ban giám hiệu nhà trường nhanh chóng có thể biết được thông tin cá nhân của học sinh thay vì phải tra cứu từ hồ sơ, học bạ hay sổ điểm. Giáo viên bộ môn đã có sổ điểm điện tử thống nhất của mình giúp cho việc tính điểm chính xác, nhanh chóng hơn. Giáo viên chủ nhiệm cũng dễ dàng hơn trong các thống kê báo cáo, đánh giá xếp loại cuối học kỳ, cuối năm. Học sinh và phụ huynh học sinh cũng có thể nhanh chóng tra cứu kết quả học tập rèn luyện từng ngày, từng tháng qua website của nhà trường. II. NHIỆM VỤ CỦA ĐỀ TÀI Phát triển kỹ năng sử dụng máy tính của giáo viên, học sinh, hình thành kỹ năng sử dụng phần mềm trợ giúp quản lý. Làm tài liệu tham khảo cho các trường THPT có ứng dụng SSM trong quản lý học sinh trong tỉnh và cả nước nhằm mang lại hiệu quả tích cực trong công tác quản lý, tiết kiệm thời gian, công sức cho người quản lý. III. GIỚI HẠN ĐỀ TÀI Đề tài là những kinh nghiệm có được trong quá trình triển khai ứng dụng phần mềm SSM trong quản lý học sinh trường THPT. Đề tài có mở rộng một số ứng dụng của SSM nhằm mang lại hiệu quả cao hơn như: hỗ trợ nhập điểm nhanh, thống kê trong bảng điểm dành cho giáo viên bộ môn, hỗ trợ truy cập cơ sở dữ liệu và tra cứu thông tin qua internet. Với trình độ cũng như khả năng, thời gian có giới hạn, đề tài mong muốn sẽ đem lại những tiện ích hữu ích nhất cho người sử dụng trong cả nước. IV. ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU Phần mềm SSM được sử dụng tại trường THPT Hạ Hòa. V. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU Nghiên cứu tài liệu hướng dẫn sử dụng. Nghiên cứu tình hình thực tế giáo viên, học sinh qua khảo sát đầu năm. Trao đổi rút kinh nghiệm qua triển khai ứng dụng thực tế. VI. THỜI GIAN NGHIÊN CỨU Năm học 2010 – 2011 và 2011 – 2012 Giai đoạn 1: Năm học 2010-2011 triển khai ứng dụng và mở rộng ứng dụng theo phương châm khai thác dữ liệu trực tuyến (online), cập nhật dữ liệu tại nơi có cài đặt phần mềm SSM (offline). Giai đoạn 2: Năm học 2011-2012 triển khai ứng dụng và mở rộng ứng dụng theo phương châm khai thác dữ liệu trực tuyến (online), cập nhật dữ liệu trực tuyến ở một số module cụ thể. PHẦN II. NỘI DUNG ĐỀ TÀI I. ĐẶT VẤN ĐỀ Phát triển và ứng dụng công nghệ thông tin vào tất cả các lĩnh vực là một điều tất yếu. Trong lĩnh vực giáo dục đào tạo, CNTT bước đầu đã được ứng dụng trong công tác quản lý. Có khá nhiều phần mềm phục vụ công tác quản lý giáo dục trong trường THPT, THCS. Có 3 nhóm đối tượng tham gia khai thác thông tin từ cơ sở dữ liệu quản lý học sinh. Mỗi nhóm đối tượng sẽ tùy theo quyền hạn được cấp mà sẽ được phép làm việc hay không làm việc với một số chức năng có trong phần mềm. Các nhóm đối tượng đó là: Người Quản trị hệ thống: Có thể là Hiệu trưởng, Hiệu phó hoặc người được Hiệu trưởng giao toàn bộ trọng trách sử dụng phần mềm này. Đối tượng này sẽ có quyền thực hiện mọi chức năng phần mềm có thể. Giáo viên: Giáo viên có thể là giáo viên chủ nhiệm, giáo viên bộ môn. Đối tượng này sẽ chỉ sử dụng được các chức năng quản lý thông tin học sinh (lớp họ chủ nhiệm), quản lý điểm (môn học và lớp họ dạy). Học sinh – Phụ huynh: Các em học sinh cũng có thể sử dụng phần mềm này để theo dõi các thông tin về bản thân như điểm kiểm tra, thông tin chuyên cần, khen thưởng – kỷ luật, thông tin cá nhân… thông qua tài khoản của được cấp. Phụ huynh học sinh cũng có thể có cái nhìn toàn diện về tình hình học tập của con em mình và chất lượng giáo dục của nhà trường nơi họ đang gửi gắm con em. Tuy nhiên phần mềm SSM là một phần mềm được cài đặt trên hệ điều hành Windows và sử dụng các ứng dụng văn phòng kèm theo bộ Office. Phần mềm này được Cục CNTT Bộ Giáo dục và Đào tạo sản xuất và chỉ có thể chạy trên một máy tính duy nhất nên chưa đáp ứng được nhu cầu khai thác của nhóm đối tượng “Học sinh – Phụ huynh”. Cùng với đó trong quá trình triển khai phần mềm chưa đáp ứng được nhu cầu của đại đa số giáo viên và việc phân quyền được thực hiện chưa tốt. Đề tài này đưa ra một quy trình để sử dụng phần mềm SSM – phần mềm quản lý học sinh trường THPT, THCS một cách hiệu quả nhất. Đồng thời bổ sung và khắc phục một số hạn chế của phần mềm nhằm đem lại những tiện ích tốt nhất cho người sử dụng. II. THỰC TRẠNG VẤN ĐỀ 1. Quy trình sử dụng SSM truyền thống 1.1. Quản trị phần mềm. Đọc kĩ các tính năng để quản lí phần mềm này như: người sử dụng, quyền truy cập, các tuỳ chọn hệ thống, .. 1.2. Chuẩn bị các công việc cho đầu năm học mới. Khai báo các thông tin về trường, năm học, tên hiệu trưởng,… bởi menu Các công việc đầu năm \ Khai báo năm học mới; Khai báo danh sách các tổ chuyên môn bởi menu Quản lí giáo viên \ Danh mục tổ chuyên môn; Khai báo danh sách giáo viên bởi menu Quản lí giáo viên \ Nhập danh sách giáo viên; Qui định hệ số môn cho các ban học (dành cho khối THPT) bởi menu Các công việc đầu năm \ Qui định Ban – hệ số môn; Chọn các khối học mà nhà trường có tổ chức dạy-học ở menu Các công việc đầu năm \ Các khối học; Khai báo các môn học cho từng khối ở menu Các công việc đầu năm \ Khai báo khối – môn học; Lập danh sách các lớp học của năm học mới (chú ý, mỗi năm học phải khai báo danh sách các lớp mới) bởi menu Các công việc đầu năm \ Danh sách các lớp học; Khai báo hệ số môn học cho các lớp bởi menu Các công việc đầu năm \ Qui định hệ số môn cho các lớp; Khai báo phân công giảng dạy bởi menu Các công việc đầu năm \ Phân công giảng dạy theo giáo viên (hoặc theo lớp học tuỳ theo sự tiện dụng); Chuyển học sinh từ các lớp của năm học cũ lên các lớp của năm học mới (10A lên 11A) bởi menu Các công việc đầu năm \ Chuyển học sinh từ lớp cũ lên lớp mới (chỉ sử dụng khi có dữ liệu của năm học trước) Phân lớp cho học sinh lưu ban bởi chức năng Các công việc đầu năm \ Phân lớp cho học sinh lưu ban; Nhập và quản lí danh sách các học sinh: Để nhập danh sách học sinh vào phần mềm, tốt nhất làm như sau: Nhập danh sách học sinh của mỗi lớp vào một tệp excel theo tệp mẫu mau_danhsach.xls đi kèm trong thư mục db của phần mềm đã gài lên máy tính. Đặt tên tệp đó là tên của lớp ví dụ 10A1.xls – danh sách học sinh lớp 10A1; Sử dụng chức năng Quản lí học sinh \ Quản lí danh sách học sinh \ Nạp danh sách từ Excel để nạp danh sách từ từng tệp Excel vào từng lớp học. Để cập nhật danh sách học sinh có thể sử dụng menu Quản lí học sinh \ Quản lí danh sách học sinh \ Cập nhật hồ sơ học sinh hoặc sử dụng nút Nhập học sinh trên thanh công cụ để làm việc. Ngoài ra có thể sử dụng các chức năng khác về quản lí thông tin học sinh như: chuyển lớp, chuyển trường, bỏ học, … trong mục Quản lí học sinh \ Quản lí danh sách học sinh của phần mềm. 1.3. Các công việc trong một học kì (học kì 1 hoặc học kì 2). Nhập điểm môn học bởi chức năng Quản lí học sinh \ Các công việc học kì 1 (2) \ Nhập điểm môn học \ Môn tính điểm (hoặc nút Nhập điểm trên thanh công cụ) Nhập thông tin nghỉ học hàng ngày ở chức năng Quản lí học sinh \ Các công việc học kì 1 (2) \ Nhập nghỉ học; Nhập các thông tin khen thưởng, kỉ luật của học sinh nếu có ở chức năng Quản lí học sinh \ Các công việc học kì 1 (2) \ Nhập khen thưởng – kỉ luật; Thực hiện quản lí thi học kì bởi các chức năng trong mục Quản lí thi cử \ Quản lí thi học kì; Nhập hạnh kiểm học kì bởi chức năng Quản lí học sinh \ Các công việc học kì 1 (2) \ Nhập hạnh kiểm; Kiểm tra thiếu điểm bởi chức năng Quản lí học sinh \ Các công việc học kì 1 (2) \ Kiểm tra thiếu điểm; Tính lại ĐTB các môn học bởi chức năng Quản lí học sinh \ Các công việc học kì 1 (2) \ Tính lại điểm trung bình môn (nên chạy chức năng này trước khi xét kết quả học kì) Xét kết quả học kì bởi chức năng Quản lí học sinh \ Các công việc học kì 1 (2) \ Xét kết quả học kì; In ấn các danh sách, báo cáo, biểu bảng thống kê đánh giá chất lượng học kì ở mục Quản lí học sinh \ Các công việc học kì 1 (2) \ Các báo cáo học kì 1 (2). 1.4. Các công việc kết thúc năm học. Nhập hạnh kiểm năm học với chức năng Quản lí học sinh \ Các công việc cuối năm \ Nhập hạnh kiểm năm học; Xét các kết quả năm học lần thức nhất (sau khi kết thúc học kì 2) bởi chức năng Quản lí học sinh \ Các công việc cuối năm \ Xét kết quả năm học lần 1; In các danh sách ở mục Quản lí học sinh \ Các công việc cuối năm \ Các báo cáo lần 1; Quản lí học sinh thi lại và rèn lại hạnh kiểm sau hè ở mục Quản lí học sinh \ Các công việc cuối năm \ Quản lí thi lại và rèn lại hạnh kiểm; In các báo cáo kết thúc năm học ở mục Quản lí học sinh \ Các công việc cuối năm \ Các báo cáo kết thúc năm học. 1.5. Sử dụng các công cụ khác. Bạn có thể sử dụng các công cụ khác để hỗ trợ việc quản lí như: in học bạ, sổ điểm cái, sổ điểm cá nhân, tìm kiếm học sinh, … ở các chức năng trong mục Quản lí học sinh \ Công cụ; Bạn có thể lập các báo cáo EMIS ở mục Báo cáo EMIS của phần mềm này. 2. Hạn chế của quy trình sử dụng truyền thống 2.1. Quản trị phần mềm. Hạn chế lớn nhất của phần mềm là tại một thời điểm chỉ có thể có 1 người truy cập. Như vậy khối lượng công việc của người quản trị hệ thống là quá lớn. Khi số lượng lớp của trường lớn người quản trị hệ thống khó có thể cập nhật thông tin một cách kịp thời. 2.2. Chuẩn bị các công việc cho đầu năm học mới. Các công việc cho đầu năm học mới là do người quản trị hệ thống thực hiện, khối lượng công việc lớn và tính chính xác khi đó chưa cao. 2.3. Các công việc trong một học kì (học kì 1 hoặc học kì 2) Các công việc trong một học kỳ cũng còn những hạn chế như nếu để người quản trị hệ thống thực hiện không khả thi vì mất quá nhiều thời gian. Cụ thể là nhập điểm từng môn học, ngày nghỉ, khen thưởng kỷ luật, hạnh kiểm trực tiếp trên phần mềm. Nếu thực hiện phân cấp tức là điểm của giáo viên nào giáo viên đó nhập, lớp giáo viên chủ nhiệm thì giáo viên phải nhập ngày nghỉ, khen thưởng, kỷ luật, hạnh kiểm cũng sẽ bị giới hạn bởi thời gian. Cách khả thi nhất phần mềm đề xuất là kết xuất biểu nhập dữ liệu ra Excel cho từng lớp, từng giáo viên để nhập tại máy tính cá nhân rồi nộp lại cho người quản trị để ghép nối. Việc triển khai như vậy cũng có khá nhiều khó khăn như với biểu mẫu nhập điểm bộ môn trên biểu mẫu chưa có phần thống kê kết quả; biểu mẫu cho học kỳ 1 và học kỳ 2 giống nhau nên chưa có cột tính điểm trung bình môn cả năm. Như vậy gây khó khăn rất lớn cho giáo viên khi vào điểm và cho người quản trị hệ thống. Khi chuyển lớp cho học sinh thì hồ sơ của học sinh ở lớp cũ bị loại bỏ và kết xuất ra Excel thì học sinh này lại không xuất hiện trong bảng điểm Excel và như vậy dễ gây nhầm lẫn cho giáo viên khi nhập và vào điểm. 2.4. Các công việc kết thúc năm học Các báo cáo kết thúc năm học chỉ có được khi giáo viên cuối cùng nhập dữ liệu vào cơ sở dữ liệu, như vậy giáo viên chủ nhiệm cũng như giáo viên bộ môn muốn lấy kết quả từ phần mềm sẽ phải chờ đợi khá lâu. Trên thực tế họ thường không kịp tiến độ báo cáo của nhà trường dẫn tới việc phải sử dụng các ứng dụng khác, gây mất đồng bộ dữ liệu và không đảm bảo sự tin tưởng của người dùng vào tính khả thi của phần mềm. 2.5. Sử dụng các công cụ khác và một số hạn chế Đa số đã đáp ứng được các yêu cầu đặt ra chỉ còn một số hạn chế là chưa đảm bảo cập nhật thường xuyên biểu mẫu Emis. Phụ huynh không thể tức thời cập nhật kết quả học tập của con em mình. Học sinh cũng khó có thể biết kết quả học tập, rèn luyện của mình. Các thầy cô giáo chủ nhiệm mất nhiều thời gian cho việc lập các báo cáo gửi người quản trị. Các thầy cô giáo bộ môn khó cập nhật điểm bộ môn mình dạy một cách thường xuyên. Các hạn chế trên khiến SSM có rất nhiều ưu điểm nhưng đã có khá nhiều trường trong cả nước triển khai thực hiện chưa thành công. Nếu có các giải pháp cải tiến những hạn chế này thì phần mềm SSM vẫn là lựa chọn số một nhằm tin học hóa quá trình quản lý trong các trường THCS, THPT hiện nay. Đề tài này nhằm mục đích cải tiến để SSM không bị lãng quên và giải quyết bài toán tình thế trước khi có một giải pháp toàn diện hơn. Trong đề tài ở cấp độ thử nghiệm sẽ sử dụng website nhà trường hiện có để triển khai. Khi đó mỗi trường THCS, THPT trong tỉnh và cả nước muốn triển khai các ứng dụng của SSM qua internet sẽ được cấp một tài khoản FTP để tự quản lý cơ sở dữ liệu của trường mình. Có nghĩa họ chỉ cần sao chép dữ liệu của mình lên địa chỉ được cấp để triển khai các ứng dụng được mở rộng qua mạng của hệ thống tạm gọi với tên ISSM. Sau khi thử nghiệm một học kỳ các trường trên muốn tiếp tục sẽ phải hỗ trợ kinh phí duy trì host, tên miền... Nếu được hỗ trợ kinh phí hoàn thiện đề tài, khi đó hệ thống ISSM sẽ có tên miền và host riêng. Lúc này mức hỗ trợ kinh phí từ các trường sẽ do nhà tài trợ, người mở rộng hệ thống và khách hàng thỏa thuận. III. CÁC GIẢI PHÁP THỰC HIỆN 1. Triển khai ứng dụng theo quy trình kết hợp giải pháp truyền thống và giải pháp mới Khi đó việc cập nhật dữ liệu đa số được thực hiện tại máy tính có cài đặt phần mềm SSM, việc khai thác thông tin được triển khai qua internet. Muốn cập nhật người quản trị sẽ phải tạm ngừng cung cấp dịch vụ và tải dữ liệu từ nơi lưu trữ về máy tính cá nhân, dùng các chức năng cập nhật của SSM để cập nhật, sau đó lại đưa dữ liệu trở lại nơi lưu trữ chọn lệnh cung cấp lại dịch vụ. Ở giai đoạn này, để thực hiện sẽ phải cải tiến một số chức năng của SSM nhằm đạt hiệu quả cao hơn cụ thể như sau: 1.1. Phân quyền, phân cấp quản lý phù hợp Người quản trị hệ thống: Có trách nhiệm quản trị toàn bộ hệ thống; thiết lập thông tin hệ thống; tạo ra các biểu mẫu nhập dữ liệu tới từng giáo viên chủ nhiệm, giáo viên bộ môn; nhận và ghép nối dữ liệu vào phần mềm; đưa dữ liệu tới nơi lưu trữ, chia sẻ… Giáo viên chủ nhiệm: Nhận các biểu mẫu từ người quản trị qua thư điện tử, website, dựa trên thông tin về lớp mình chủ nhiệm hoàn thiện các biểu mẫu và nộp lại qua thư điện tử; được nhận kết quả học tập, rèn luyện của lớp mình chủ nhiệm và các báo cáo có liên quan. Giáo viên bộ môn: Nhận biểu mẫu nhập điểm các lớp mình dạy, nhập điểm và nộp lại qua thư điện tử; việc vào điểm của giáo viên bộ môn dựa vào biểu mẫu nhận được. Phụ huynh và học sinh: Được cấp mật khẩu truy cập để xem thông tin liên quan đó là kết quả học tập từng môn với từng con điểm chi tiết, kết quả rèn luyện hạnh kiểm, khen thưởng, kỷ luật, chuyên cần… Người dùng khác: Xem kết quả tổng hợp, thống kê chất lượng học tập và rèn luyện, chất lượng giáo dục từng môn.. 1.2. Quy trình sau khi đã cải tiến Chuẩn bị các công việc cho đầu năm học mới: Những công việc của người quản trị: Khai báo các thông tin về trường, năm học, tên hiệu trưởng…; danh sách các tổ chuyên môn; danh sách giáo viên; quy định hệ số môn cho các ban học; chọn các khối học mà nhà trường có tổ chức dạy-học; khai báo các môn học cho từng khối; khai báo danh sách các lớp; khai báo hệ số môn học cho các lớp; khai báo phân công giảng dạy; chuyển học sinh từ các lớp của năm học cũ lên các lớp của năm học mới; phân lớp cho học sinh lưu ban; tạo tệp nhập dữ liệu mẫu cho giáo viên chủ nhiệm các lớp mới tuyển (khối 10); ghép nối dữ liệu từ giáo viên chủ nhiệm vào phần mềm… Công việc của giáo viên chủ nhiệm: Nhập danh sách học sinh của mỗi lớp vào một tệp excel theo tệp mẫu mau_danhsach.xls Các công việc trong một học kì (học kì 1 hoặc học kì 2): Giáo viên bộ môn: Nhập điểm môn học theo tháng vào biểu mẫu Excel và gửi cho người quản trị vào ngày quy định. Giáo viên chủ nhiệm: Nhập thông tin nghỉ học hàng ngày theo tháng; gửi các thông tin khen thưởng, kỉ luật của học sinh nếu có và gửi cho người quản trị vào ngày quy định; nhập hạnh kiểm học kì vào cuối mỗi học kỳ. Người quản trị: Hàng tháng tổng hợp dữ liệu từ giáo viên chủ nhiệm, giáo viên bộ môn; cuối kỳ tính lại ĐTB các môn học; xét kết quả học kì; in ấn các danh sách, báo cáo, biểu bảng thống kê đánh giá chất lượng học kì; gửi dữ liệu lên internet. Các công việc kết thúc năm học: Người quản trị: Nhận hạnh kiểm và cập nhật; xét các kết quả năm học lần thứ nhất; in các báo cáo; quản lí học sinh thi lại và rèn lại hạnh kiểm sau hè.. 1.3. Cải tiến các biểu mẫu nhập dữ liệu Tiến hành bổ sung sửa chữa các biểu mẫu nhập dữ liệu trong Excel mà không làm thay đổi cấu trúc chương trình. Biểu mẫu nhập điểm cho từng bộ môn: Biểu mẫu của chương trình: ….. Biểu mẫu sau khi chỉnh sửa: …………. Sổ điểm cá nhân học kỳ 1 ........... Sổ điểm cá nhân học kỳ 2 1.4. Cải tiến chức năng kết xuất dữ liệu ra Excel Cải tiến chức năng kết xuất dữ liệu ra Excel theo giáo viên với độ chính xác cao, trong sổ điểm cá nhân học kỳ 2 có bổ sung thêm cột TBM K1 và TBM CN và tự động kết xuất ra biểu mẫu điểm TBM học kỳ 1 và tính điểm cả năm, thống kê. Như vậy giáo viên bộ môn có thể sử dụng sổ điểm bộ môn của mình để vào điểm sổ gọi tên và ghi điểm cũng như vào học bạ. 1.5. Triển khai việc đưa các biểu mẫu lên website Sau khi kết xuất dữ liệu ra Excel đưa các biểu mẫu lên website để các thầy cô có thể tải về nhập dữ liệu và gửi lại theo đúng thời gian quy định. 1.6. Đưa cơ sở dữ liệu lên website và mở rộng khả năng truy cập qua internet. Trong quá trình thực hiện dữ liệu luôn luôn được đưa lên và tải về để đảm bảo việc cập nhật thường xuyên qua website của nhà trường. Để xem kết quả học tập truy cập website vào mục “Tra cứu”/ “Kết quả học tập”. Nội dung mục tra cứu kết quả học tập sẽ hiển thị như sau: Giao diện trang kết quả học tập Với quyền truy cập là người dùng bất kỳ ta có thể xem tổng hợp kết quả rèn luyện học tập; thống kê chất lượng họ