Giáo trình Microsoft Access 2007 toàn tập

Access cung cấp môi trường với các tiện ích mạnh mẽ để quản lý thông tin. Sử dụng Access, bạn có thể thực hiện được các nhiệm vụ quản trị dữ liệu khó khăn. Chương này là bước đầu tiên trong quá trình học và làm quen với các thuật ngữ cơ sở, cũng như cách để khởi động và thoát khỏi Access. Bạn sẽ được trợ giúp và nắm vững đại cương về những gì có thể làm với Access. Access cung cấp môi trường với các tiện ích mạnh mẽ để quản lý thông tin. Sử dụng Access, bạn có thể thực hiện được các nhiệm vụ quản trị dữ liệu khó khăn. Chương này là bước đầu tiên trong quá trình học và làm quen với các thuật ngữ cơ sở, cũng như cách để khởi động và thoát khỏi Access. Bạn sẽ được trợ giúp và nắm vững đại cương về những gì có thể làm với Access.

docx70 trang | Chia sẻ: tuandn | Ngày: 24/05/2013 | Lượt xem: 3719 | Lượt tải: 9download
Bạn đang xem nội dung tài liệu Giáo trình Microsoft Access 2007 toàn tập, để tải tài liệu về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
Bài 1: Làm quen với Access Access cung cấp môi trường với các tiện ích mạnh mẽ để quản lý thông tin. Sử dụng Access, bạn có thể thực hiện được các nhiệm vụ quản trị dữ liệu khó khăn. Chương này là bước đầu tiên trong quá trình học và làm quen với các thuật ngữ cơ sở, cũng như cách để khởi động và thoát khỏi Access. Bạn sẽ được trợ giúp và nắm vững đại cương về những gì có thể làm với Access. Access cung cấp môi trường với các tiện ích mạnh mẽ để quản lý thông tin. Sử dụng Access, bạn có thể thực hiện được các nhiệm vụ quản trị dữ liệu khó khăn. Chương này là bước đầu tiên trong quá trình học và làm quen với các thuật ngữ cơ sở, cũng như cách để khởi động và thoát khỏi Access. Bạn sẽ được trợ giúp và nắm vững đại cương về những gì có thể làm với Access. Sau khi kết thúc chương này, bạn sẽ nắm được những kiến thức sau: Thế nào là cơ sở dữ liệu Mối liên hệ giữa các table (bảng), form (báo biểu), query (truy vấn) tới một Cơ sở dữ liệu như thế nào Thế nào là các bản ghi và trường dữ liệu Cách khởi động Access Môi trường làm việc của Access Wizards trợ giúp như thế nào Làm cách nào để nhận được sự trợ giúp khi sử dụng Access Có thể sử dụng cả cơ sở dữ liệu và Access Cách thoát khỏi Access Thuật ngữ Access Trước khi đi sâu vào môi trường Access, có một vài thuật ngữ mà bạn cần phải làm quen. Chúng ta sẽ thảo luận về các thuật ngữ và phải chắc là bạn hiểu chúng. Cơ sở dữ liệu là gì? Cơ sơ dữ liệu là một tập hợp các thông tin có liên quan. Ví dụ, nếu tập hợp tất cả các bức ảnh cùng nhau, bạn sẽ có một cơ sở dữ liệu ảnh. Nếu tập hợp tất cả các bức ảnh có cùng chủ đề, bạn sẽ có một cơ sở dữ liệu gốc hoặc một tập con trong toàn bộ cơ sở dữ liệu. Nếu cơ sơ dữ liệu nhỏ (ví dụ như các hợp đồng bảo hiểm của bạn), bạn có thể quản lý thông tin bình thường. Trong những trường hợp như vậy, bạn phải sử dụng các phương pháp quản lý cũ như một bảng file hay một danh sách đơn giản trên giấy. Tuy nhiên, cơ sở dữ liệu ngày càng nhiều, các thao tác quản lý trở nên khó hơn. Ví dụ, sẽ rất khó để quản lý bằng tay cơ sở dữ liệu về khách hàng trong một công ty lớn. Đây là lúc máy tính của bạn và hệ quản trị cơ sở dữ liệu có ích. Phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu giúp bạn quản lý thông tin được nhanh và dễ dàng hơn. Trong Access, một cơ sở dữ liệu không chỉ có thông tin mà còn có các bảng thông tin đã được sắp xếp, cơ sở dữ liệu Access còn bao gồm cả mối quan hệ các truy vấn, báo biểu, báo cáo và các lệnh lập trình. Dưới đây là khái niệm về một số thuật ngữ thường dùng trong Access: Thế nào là một Table (bảng)? Trong Access, các bảng chứa thông tin thực tế trong cơ sơ dữ liệu, có thể có nhiều hơn một bảng. Thông tin trong mỗi bảng có thể liên quan tới thông tin trong các bảng khác. Ví dụ, bạn có một bảng chứa bản ghi của tất cả các khóa cửa trong tòa nhà, một bảng khác phải có danh sách tất cả chìa khóa cho các khóa. Một bảng chứa tên của tất cả những người có chìa khóa. Cả 3 bảng có thông tin liên quan đến nhau, bởi vậy chúng tạo thành một cơ sở dữ liệu. Hình 1-1 mô tả mối quan hệ giữa các bảng trong cơ sở dữ liệu. Hình 1-1. Mối liên hệ giữa các bảng và cơ sở dữ liệu Bước đầu tiên trong việc tạo một cơ sở dữ liệu đó là xác định thông tin cần thiết. Tiếp theo, sử dụng Access để thiết kế bảng lưu trữ thông tin. Hình 1-2 minh họa xem ở chế độ Design view, bạn sử dụng chế độ Design view để chỉ định cấu trúc cho mỗi bảng. Hình 1-2. Chế độ Design view cho bảng. Sau khi thiết kế xong các bảng, sử dụng chế độ Datasheet view để nhập và xem dữ liệu. Hình 1-3 minh họa cách xem dữ liệu bằng chế độ Datasheet view Hình 1-3. Chế độ Datasheet view cho bảng Thế nào là một Query (truy vấn)? Khi làm việc với cơ sở dữ liệu lớn, tức là làm việc với các vùng riêng trên dữ liệu. Ví dụ, nếu bạn có cơ sơ dữ liệu của một công ty, và muốn xem tất cả tên của khách hàng sinh sống tại Hà Nội. Với sự kiện như vậy, bạn nên dùng truy vấn. Một câu hỏi truy vấn dữ liệu như sau “Những khách hàng nào sinh sống tại Hà Nội?” Như vậy query được định nghĩa đó là việc truy vấn các thông tin của cơ sơ dữ liệu mà bạn muốn xem. Ví dụ, nếu cơ sở dữ liệu chứa tên của tất cả khách hàng mua một chi tiết sản phẩm nào đó, dùng truy vấn có thể đưa ra một danh sách tên các khách hàng đã mua ở trên. Một truy vấn khác yêu cầu chỉ đưa ra các khách hàng là trẻ em. Về cơ bản, một truy vấn giới hạn hoặc lọc thông tin từ một cơ sở dữ liệu. Khi bạn sử dụng query để lọc dữ liệu, Access chỉ hiển thị thông tin để đáp ứng truy vấn Tại sao nên sử dụng các truy vấn? Một cách cụ thể là bạn chỉ làm việc ở một phần của cơ sở dữ liệu, các truy vấn thực hiện dễ dàng đưa ra kết quả dưới dạng bản ghi theo một tiêu chuẩn nhất định. Access cho bạn thấy được sự rõ ràng, cụ thể hay phức tạp như bạn muốn trong các truy vấn. Bạn sẽ bắt đầu học về các truy vấn trong chương 6 “Sử dụng các truy vấn để xử lý dữ liệu” Thế nào là Form (biểu mẫu)? Một cơ sở dữ liệu tồn tại để lưu giữ thông tin. Sau khi xác định thông tin chứa trong cơ sơ dữ liệu, đó là nơi bạn cần nhập dữ liệu; sau đó xem, thêm, hoặc thay đổi dữ liệu. Bạn nên sử dụng chế độ Datasheet view khi hoàn thành mỗi thao tác, có thể tạo một biểu mẫu hiển thị lên màn hình để nhập, xem và thay đổi thông tin. Trong Access, biểu mẫu (Form) hiển thị lên màn hình được gọi là form. Sử dụng form có thể hiển thị thông tin trong một bảng, đồng thời thêm các nút, text box, các nhãn và đối tượng khác để dữ liệu nhập dễ dàng hơn. Hình 1-3, bạn được thấy một bảng tương tự như Datasheet. Hình 1-4 biểu diễn ví dụ form được sử dụng để đưa thông tin vào như bảng. Chú ý: sử dụng form cung cấp giao diện tốt hơn cho người dùng. Hình 1-4 Ví dụ về sử dụng form để nhập thông tin cho bảng Record (Bản ghi) là gì? Bản ghi là một khối thông tin độc lập, như dữ liệu về công nhân hay khách hàng. Một bảng được tạo lên từ nhiều bản ghi. Ví dụ, nếu bạn có bảng chứa thông tin về tập hợp các thẻ chơi bóng chày, một bản ghi sẽ là thông tin riêng về 1 thẻ. Thông thường, các bản ghi đặt theo dòng trong một bảng, Access trình bày các bản ghi theo các dòng. Trường (Field) là gì? Bảng được tạo lên từ các bản ghi, bản ghi được tạo từ các trường. Như vậy, một trường là vùng thông tin nhỏ nhất trong cơ sở dữ liệu. Ví dụ, nếu bạn có một bảng chứa danh bạ điện thoại, mỗi bản ghi biểu thị cho một người hay doanh nghiệp khác nhau. Lần lượt, các bản ghi này được tạo từ các trường riêng (như tên, địa chỉ, số điện thoại). Hình 1-5 biểu diễn mối quan hệ giữa các trường, bản ghi, bảng và cơ sở dữ liệu. Bài 2: Các đối tượng trong cơ sở dữ liệu Các đối tượng trong cơ sở dữ liệu bao gồm bảng (tables), truy vấn (queries), báo cáo (report), biểu mẫu (forms), ... Bảng (Table) Một bảng là tập hợp các thông tin được đặt trong các dòng và cột. Thông tin về một mục được hiển thị trong một dòng. Cột chứa thông tin cùng loại với mỗi mục. Bảng có dòng đầu cho bạn biết dữ liệu được chứa trong cột là gì. Hình 1: Ví dụ về thông tin bảng Hình 2: Xem dữ liệu trong bảng Để xem dữ liệu trong một bảng: - Kích vào mũi tên để mở Navigation pane. - Chọn đối tượng Tables. - Sau đó, kích đúp vào tên bảng để mở bảng. Truy vấn (Queries) Các truy vấn lựa chọn các bản ghi từ một hay nhiều bảng trong cơ sở dữ liệu, do vậy mà chúng có thể được xem, phân tích và lưu trữ ở chế độ datasheet. Một truy vấn có thể thực thi các phép toán và hiển thị kết quả. Tập hợp các kết quả của các bản ghi được gọi là dynaset, được lưu như một đối tượng cơ sở dữ liệu và có thể sử dụng dễ dàng. Truy vấn sẽ được cập nhập bất cứ khi nào bảng gốc được cập nhập. Nếu kiểu truy vấn là các truy vấn chọn lọc (select queries) thì trích dữ liệu từ các bảng dựa trên các giá trị cụ thể, kiểu truy vấn là find duplicate thì hiển thị các bản ghi với việc sao chép các giá trị đối với một hoặc nhiều trường cụ thể, và kiểu truy vấn find unmatched hiển thị các bản ghi từ một bảng mà không có các giá trị tương ứng với bảng thứ hai. Để thực thi một truy vấn: - Kích vào mũi tên để mở Navigation pane. - Chọn đối tượng Queries. - Kích đúp vào tên truy vấn. Hình 3: Ví dụ về thiết kế truy vấn Recordset Recordset là một bảng mà hiển thị nhóm các bản ghi từ một bảng hay một kết quả truy vấn. Form Một Form là một giao diện đồ họa được sử dụng để hiển thị và chỉnh sửa dữ liệu. Forms có thể được phát triển từ một bảng hay một truy vấn. Forms gồm các phép toán, đồ họa và các đối tượng như label, textbox, combobox, checkbox, ... Để xem dữ liệu từ một form: - Kích mũi tên để mở Navigation pane. - Chọn đối tượng Forms. - Kích đúp vào tên form. Hình 4: Thông tin trên form Khách hàng Báo cáo (Report) Một báo cáo là một đầu ra của dữ liệu theo yêu cầu. Các báo cáo có thể thực thi các phép toán và hiển thị kết quả. Các báo cáo được sử dụng để in dữ liệu. Để xem dữ liệu sử dụng một báo cáo: - Kích mũi tên để mở Navigation pane. - Chọn đối tượng Reports. - Kích đúp vào tên báo cáo. Hình 5: Ví dụ về báo cáo Bài 3: Tạo cơ sở dữ liệu mới Bạn có thể tạo một cơ sở dữ liệu mới từ đầu hoặc từ cơ sở dữ liệu wizard. MS Access - Bài 2: Các đối tượng trong cơ sở dữ liệu Tạo cơ sở dữ liệu mới Để tạo một cơ sở dữ liệu mới từ đầu: - Kích chọn Microsoft Office Button. - Chọn New. - Chọn biểu tượng New Blank Database. Hình 1: Tạo cơ sở dữ liệu từ New Blank Database - Nhập tên cho cơ sở dữ liệu vào phần vùng bên phải ngay sau khi chọn New Blank Database. - Kích Create để tạo. Hình 2: Bước hoàn thành tạo Database mới Các mẫu cơ sở dữ liệu Để tạo một cơ sở dữ liệu mới từ các mẫu cơ sở dữ liệu: - Kích Microsoft Office Button. - Kích New. - Chọn mẫu cơ sở dữ liệu bạn muốn tạo. Hình 3: Tạo cơ sở dữ liệu từ Templates - Nhập tên cho cơ sở dữ liệu. - Kích nút Download để tạo một cơ sở dữ liệu mới từ mẫu đó. Hình 4: Hoàn thành việc tạo Database từ Templates Bài 4: Truy vấn cơ sở dữ liệu Truy vấn cho phép bạn lựa chọn và lọc dữ liệu từ nhiều bảng. Các truy vấn có thể được lưu và sử dụng bất cứ lúc nào cần thiết. MS Access - Bài 3: Tạo cơ sở dữ liệu mới Truy vấn Wizard Query Wizard sẽ giới thiệu từng bước để xây dựng một truy vấn. Để thực thi một truy vấn sử dụng Query Wizard: - Kích tab Create - Kích nút Query Wizard - Chọn kiểu truy vấn bạn muốn thực thi - Kích OK. - Chọn các trường bạn muốn có trong mỗi bảng bằng cách chọn trường và kích nút   - Để lựa chọn các trường từ nhiều bảng khác nhau, kích vào mũi tên xuống của Table/Queries - Kích Next. Hoàn thành Query wizard - Nhập tên cho truy vấn - Kích Finish. - Kết quả truy vẫn sẽ hiển thị như sau: Để chuyển đổi giữa bảng và truy vấn: - Mở Navigation Pane - Kích đúp vào tên bảng hoặc truy vấn để xem. Tính năng thiết kế truy vấn Bạn có thể thiết kế một truy vấn với nút Query Design. Để thiết kế một truy vấn sử dụng Query Design: - Kích nút Query Design trên tab Create. - Hộp thoại Show Table xuất hiện cho phép bạn lựa chọn bảng - Kích Add để thêm bảng và kích nút Close để đóng hộp thoại Show Table - Kích đúp vào tên trường bạn muốn nó xuất hiện trong lưới thiết kế - Lặp lại bước trên đối với các trường khác - Kích nút Run để thực thi truy vấn. Thiết kế truy vấn kèm theo các điều kiện Tiêu chuẩn truy vấn là sự kiếm tìm các điều kiện được sử dụng trong truy vấn để lấy dữ liệu. Bạn có thể thiết lập tiêu chuẩn là một số cụ thể hay chuỗi dữ liệu, hay vùng dữ liệu. “value” Chỉ hiển thị bản ghi phù hợp với giá trị chính xác (thay thế từ value bằng từ bạn muốn tìm) = Bằng < Nhỏ hơn <= Nhỏ hơn hoặc bằng > Lớn hơn >= Lớn hơn hoặc bằng Khác nhau Between X And Y Trong một khoảng (lấy giá trị trong khoảng giữa X và Y) Is Null Giá trị Null And Chỉ đúng nếu điều kiện tồn tại Or Đúng nếu một trong hai điều kiện tồn tại Not Đúng nếu 1 trường hợp không đúng   Để tạo điều kiện cho truy vấn: - Kích vào truy vấn bạn muốn thêm điều kiện - Nhập điều kiện truy vấn cho trong mục Criteria - Sau đó kích nút Run để thực thi truy vấn. Bài 5: Trường tính toán Trường tính toán là một trường mà nhận được thông tin của nó từ sự tính toán được thực hiện trên các trường khác. MS Access - Bài 4: Truy vấn cơ sở dữ liệu Bạn có thể xây dựng miền kết quả tính toán trong màn hình Query bằng cách sử dụng phép cộng (+), trừ (-), nhân (*) và chia (/). Biểu thức Biểu thức là sự kết hợp các hàm, tên trường, số, văn bản, và các phép toán được liệt kê phía trên. Để xây dựng một biểu thức để tạo một trường tính toán: - Mở một truy vấn có sẵn hoặc bắt đầu một truy vấn mới - Kích vào nút View - Kích chọn chế độ Design View. - Trong ô Query, kích phải vào trường mà bạn muốn tạo phép toán - Kích nút Build. - Chọn bảng mà bạn muốn để xây dựng phép toán từ đó - Kích đúp vào trường mà bạn muốn gộp nó trong phép toán - Chọn toán tử mà bạn muốn có trong phép toán - Kích vào trường thứ hai bạn muốn gộp trong phép toán - Kích OK. - Kích nút Run để thực thi. Zoom Hộp thoại Zoom cho phép bạn xem toàn bộ biểu thức. Để xem hộp thoại Zoom: - Trong chế độ Design View, kích phải vào trường bạn muốn hiển thị. - Kích Zoom. Bài 6:Thiết kế Forms Forms cho phép bạn điều khiển giao diện của màn hình nhập dữ liệu và các báo cáo được tạo ra. MS Access - Bài 5: Trường tính toán Form Views Có 3 cách để xem Forms trong Access: Design View Cho phép bạn thiết kế Form bao gồm header, footer và các chi tiết trong Form. Bạn cũng có thể thêm hình ảnh và các điều khiển xuất hiện trên Form. Form View Đây là một trang động cho phép người dùng nhập và chỉnh sửa dữ liệu hoặc điều chỉnh dữ liệu trong một lĩnh vực. Layout View Cách xem này cho phép bạn thiết kế Form và thao tác dữ liệu. Tạo form Bạn có thể tạo một Form từ một bảng hay một truy vấn. Để tạo một Form: - Kích tab Create - Kích nút Form Design - Kích tab Format - Kích vào nút Add Existing Fields - Trong hộp Field List phía bên phải, kích và kéo các trường bạn muốn lên Form - Để thay đổi màu sắc và font, kích nút Property Sheet trên tab Arrange Chỉnh sửa các thuộc tính trong hộp thoại Property Sheet - Chọn Section bạn muốn chỉnh sửa - Chọn thuộc tính bạn muốn chỉnh sửa Để xem trước Form: - Kích nút Views trên tab Home - Kích nút Form View Form Wizard Bạn có thể tạo Form với sự trợ giúp từ Form Wizard. Để sử dụng Form Wizard: - Trên tab Create, kích vào mũi tên xuống chỗ More Forms - Kích Form Wizard. - Chọn Tables/Queries mà bạn muốn có trên Form - Chọn các trường bạn muốn cho lên Forms - Kích Next. - Chọn cách bố trí cho form - Kích Next. - Chọn kiểu - Kích Next. - Tạo tiêu đề cho Form - Chọn nơi bạn muốn để mở Form hay chỉnh sửa thiết kế Form. - Kích Finish. Chương 9: Tạo Form Từ đầu các bài học cho tới nay, bạn đã nhập và chỉnh sửa thông tin trong các bảng. Ở bài học này, bạn sẽ học cách để sử dụng các Form (biểu mẫu) cho việc nhập và chỉnh sửa dữ liệu. MS Access - Bài 33: Tạo Mailing Labels (nhãn thư) MS Access - Bài 32: Sử dụng Report Wizards khác MS Access - Bài 31: Tạo một Report Các Form cho phép bạn tạo một bước tiến mới ngoài việc nhập dữ liệu thông thường. Tóm lại, Form cung cấp các giao diện tùy thích mà cho phép bạn làm việc với dữ liệu trong hầu hết các trường hợp. Ví dụ, nếu bạn đang làm việc với một cơ sở dữ liệu về nhân viên, bạn có thể tạo một biểu mẫu phù hợp với bản ghi đó. Tùy thuộc vào công ty, bạn có thể có một số ban ngành khác nhau mà sử dụng các bản ghi này. Sử dụng các Form trong Access, bạn có thể tạo một giao diện tùy ý cho từng phần. Lần lượt, mỗi biểu mẫu của phần đó, sẽ chỉ trình bày các trường mà các nhân viên trong phần đó cần sử dụng. Kết thúc chương này, bạn sẽ nắm được những nội dung sau: Forms là gì và các lợi ích của chúng là gì? Các cách tạo Forms Làm thế nào để khởi động và sử dụng Forms Wizards Làm thế nào để tạo các Forms từ ban đầu Bạn sử dụng hộp công cụ thiết kế biểu mẫu như thế nào Bạn có thể sử dụng bảng màu Access các biểu mẫu như thế nào Làm thế nào để đặt các đối tượng vào biểu mẫu Thuộc tính áp dụng cho các đối tượng và biểu mẫu như thế nào Làm thế nào để lưu biểu mẫu trong cơ sở dữ liệu Bài 35: Tìm hiểu về Forms Ở chương 2 “Học Access trong một giờ”, bạn đã được sử dụng Datasheet để hiển thị nội dung của một bảng (Datasheet cũng có thể được sử dụng để hiển thị kết quả một truy vấn như đã học ở Chương 6 “Sử dụng các Truy vấn để kiểm tra dữ liệu”). Sử dụng Datasheet, bạn có thể nhập và chỉnh sửa thông tin một cách dễ dàng. Điều không hay là, Datasheet không tạo được tính thân thiện cho người dùng. Ví dụ, trong chương 4 “Tạo Cơ sở dữ liệu khác”, bạn đã trình bày một bảng để theo dõi các khách hàng. Bảng đó chứa thông tin về việc khi các khách hàng đã mở tài khoản của họ, những giới hạn tài chính của họ là gì... Sẽ không thích hợp để mọi người có thể truy cập vào những thông tin này. Bạn có thể tạo các biểu mẫu mà hiển thị một phần hay tất cả của bảng. Thêm vào đó, một biểu mẫu có thể chứa thông tin được thiết kế để nhập, như trên màn hình trợ giúp, các nút, hay các công cụ tùy chỉnh. Có rất nhiều các tính năng để sử dụng trong form. Ví dụ, form hiển thị như hình 1 là một trong các form bạn sẽ tạo ngay sau chương này. Chú ý rằng form linh hoạt hơn và dễ sử dụng hơn Datasheet Hình 1: Một mẫu form Để sử dụng một form cho việc nhập, bạn cần chọn nút Forms trong cửa sổ Database. Nếu có bất kỳ form sẵn có trong cơ sở dữ liệu, Access sẽ liệt kê chúng. Chọn form bạn muốn và kích chuột vào nút Open. Tắt một form cũng như cách tắt các cửa sổ khác: kích chuột vào biểu tượng Close ở góc trên bên phải của cửa sổ form Vì các form là các đối tượng cơ sở dữ liệu, bạn có thể thao tác chúng giống như cách thao tác với các đối tượng khác như các bảng, truy vấn và báo cáo. Điều này có nghĩa bạn có thể sử dụng các menu trong Access để tùy chọn các thao tác như copy, đổi tên và xóa form. Chương 10: Sử dụng các công cụ thêm Trong các phương pháp quản lý, Access hơn ở chỗ chỉ là cách quản lý cơ sở dữ liệu đơn giản . Một trong những chứng minh lớn nhất là sử dụng các thêm các công cụ mà Microsoft chọn cùng với Access. MS Access - Chương 9: Tạo Form Những công cụ này không thật sự cần thiết liên quan đến việc tạo dữ liệu đơn giản hơn để sử dụng, nhưng làm cho dữ liệu đơn giản hơn để tạo Database. Do vậy, những công cụ này có thể được xem như là sự trợ giúp để cải thiện tính hợp lệ của dữ liệu bằng cách làm cho nó chính xác hơn khi chưa sử dụng các công cụ. Sau khi kết thúc chương này, bạn sẽ nắm được những nội dung sau: • Làm cách nào để sử dụng chương trình kiểm lỗi chính tả được cài sẵn của Access. • Làm thế nào để tính năng AutoCorrect có thể thực hiện nhập dữ liệu nhanh hơn. • Tại sao phân tích một bảng có thể dẫn tới kết quả là sự hiệu quả của cơ sở dữ liệu. • Cách sử dụng công cụ Performance Analyzer như thế nào. Sử dụng chương trình kiếm lỗi chính tả. Dù Access có thể được xem như một chương trình riêng lẻ, nhưng thực tế nó là một phần của bộ sản phẩm Office 2000. Nó chia sẻ một số công cụ phổ biến với các sản phẩm Office phổ biến khác. Một trong những công cụ này là công cụ kiểm lỗi chính tả, nó cho phép bạn kiểm tra chính tả các từ trong cơ sở dữ liệu. Chương trình kiểm tra lỗi chính tả được sử dụng trong Microsoft Office (do đó có trong Access) không chỉ cho phép bạn kiểm tra chính tả trong một bảng, mà còn cho phép kiểm tra chính tả bất kỳ đối tượng cơ sở dữ liệu nào dựa trên một bảng. Do vậy, bạn có thể kiểm tra chính tả của một bảng, truy vấn, bảng ảo hay biểu mẫu. Hai phần tiếp theo sẽ miêu tả cách sử dụng công cụ này. Kiểm lỗi chính tả cho dữ liệu. Trước khi có thể kiểm tra chính tả cho dữ liệu, đầu tiên bạn phải chọn đối tượng cơ sở dữ liệu muốn kiểm tra. Ví dụ, nếu bạn muốn kiểm tra chính tả dữ liệu trong một bảng cụ thể, bạn phải chọn bảng đó. Bạn có thể chọn đối tượng tại cửa sổ Database hoặc mở đối tượng trước khi bắt đầu chương trình kiểm tra lỗi chính tả. Nếu bạn chỉ muốn kiểm tra chính tả một phần dữ liệu cụ thể, bạn cũng có thể chọn các dòng hoặc cột trước khi bắt đầu chương trình kiểm tra. Điều này rõ ràng là tốt hơn khi xem bảng hay truy vấn ở chế độ Datasheet. Có 3 cách để bắt đầu sử dụng chương trình kiểm tra lỗi chính tả mà bạn có thể tham k