Khóa luận Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại tổng công ty Sông Đà

1. Lí do chọn đề tài Trong bối cạnh tranh ngày càng gay gắt như hiện nay, dù là kinh doanh trong lĩnh vực, nghành nghề nào thì mỗi doanh nghiệp đều phải tự vươn lên để khẳng định vị thế của mình: xây dựng uy tín thương hiệu, củng cố và hiện đại hóa cơ cấu bên trong cũng như tăng cường hiệu quả đầu tư, sản xuất kinh doanh bên ngoài Để làm được điều đó, chúng ta không thể bỏ qua sự hỗ trợ đắc lực và hết sức quan trọng của công tác văn phòng. Hiện nay, công tác văn phòng đang là nhiệm vụ then chốt của nhiều cơ quan, đơn vị để bảo quản, cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin có chất lượng cho quá trình quản lý. Thắng lợi trong cạnh tranh phát triển của các tổ chức tuỳ thuộc vào nguồn lực thông tin về chính trị, kinh tế, văn hoá – xã hội, công nghệ - kỹ thuật tiên tiến . Để tăng cường nguồn lực thông tin phải khoa học - hợp lý, phải thu được chuyên môn hoá thành một bộ phận chức năng trong tổ chức. Vì thế việc củng cố, hoàn thiện tổ chức và hoạt động văn phòng để trợ giúp đắc lực về công tác thông tin cho quản lý đang trở thành nhu cầu bức thiết của xã hội. Trước yêu cầu chung đó, việc nghiên cứu hoạt động văn phòng cần phải đạt được sự hiểu biết ở mức độ sâu sắc. Tổng công ty Sông Đà là một trong những doang nghiệp đứng đầu về xây dựng các công trình giao thông, dân dụng, công nghiệp của nước ta và chịu sự quản lý trực tiếp của Bộ xây dựng. Với nhiều năm hoạt động, Tổng công ty đã tích lũy được nhiều kinh nghiệm trong sản xuất, và xây dựng được một thương hiệu vững mạnh trên thị trường. Hiện nay, Tổng công ty đã trang bị cho mình một hệ thống cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại cùng với một đội ngũ kỹ thuật, công nhân viên đông đảo có tay nghề và trình độ chuyên môn cao sẵn sàng đón nhận những thách thức, cơ hội mới. Do vậy, công tác quản lý, điều hành cũng như công tác văn phòng của Tổng công ty đều phải hoạt động thống nhất và thông suốt đảm bảo cho Tổng công ty phát huy hết nội lực mang lại hiệu quả kinh doanh cao. Việc xây dựng văn phòng vững mạnh là một trong những yếu tố rất quan trọng để giúp doanh nghiệp đổi mới phương thức lãnh đạo và đạt hiệu quả làm việc tốt nhất đồng thời nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác lãnh đạo. Đặc biệt trong thời gian thực tập tại Văn phòng Tổng công ty Sông Đà, được tiếp xúc với công việc thực tế, kết hợp với việc khảo cứu các lý luận làm nền tảng về công tác văn phòng, em càng nhận thức sâu sắc hơn về vị trí, vai trò quan trọng của văn phòng. Hiện nay, tuy có rất nhiều công trình nghiên cứu về văn phòng nói chung, nhưng tài liệu nghiên cứu về văn phòng một cách chyên sâu và hệ thống về Tổng công ty Sông Đà và đặc biệt là về hoạt động văn phòng của Tổng công ty này thì hầu như chưa có. Vì vậy, em chọn đề tài “Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà” để mạnh dạn đưa ra một vài giải pháp hy vọng có thể giúp ích cho công tác văn phòng của Tổng công ty đạt hiệu quả cao hơn. 2. Mục đích nghiên cứu đề tài Đề tài của khóa luận nhằm đạt được những mục đích sau: - Khảo cứu lý luận về văn phòng và quản trị văn phòng - Đánh giá thực tiễn hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà - Đề xuất một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà 3. Phạm vi, đối tượng nghiên cứu Phạm vi, đối tượng nghiên cứu của khóa luận là thực tiễn hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà. Công tác quản trị văn phòng được đưa ra ở đây chỉ nhằm mục đích để tham khảo, so sánh. Cụ thể như sau: - Cơ sở lý luận về văn phòng và nghiên cứu thực tiễn các hoạt động của văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà - Nghiên cứu lịch sử hình thành và phát triển của công ty. - Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, ngành nghề kinh doanh và đặc biệt là bộ phận văn phòng của công ty. - Nghiên cứu thực trạng công tác văn phòng của công ty như: công tác văn thư lưu trữ, công tác tham mưu tổng hợp, công tác hậu cần, . - Đánh giá hiệu quả các hoạt động văn phòng công ty như: ưu điểm, mặt hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế đó. Trên cơ sở đó đưa ra một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả và góp phần hoàn thiện công tác văn phòng tại công ty. 4.Giả thuyết nghiên cứu Giả thuyết nghiên cứu của khóa luận này là: Một là: Hoạt động văn phòng là một trong những nhân tố quyết định đến sự thành công của doanh nghiệp. Hai là: Vì quy mô tổ chức quá lớn cho nên trong công tác văn phòng của công ty vẫn còn những thiếu sót nhất định Ba là: Những giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng phải nhanh chóng, đồng bộ. 5. Phương pháp nghiên cứu Trong khóa luận sử dụng những phương pháp luận duy vật biện chứng một số phương pháp nghiên cứu cụ thể bao gồm phương pháp phân tích, so sánh đối chiểu, tổng hợp và thống kê. 6. Bố cục của luận văn Ngoài phần Mở đầu và phần Kết luận, khóa luận được chia thành 3 chương: Chương I : Lý luận chung về văn phòng và hoạt động văn phòng Chương II : Thực tiễn hoạt động Văn phòng tại TCT Sông Đà Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P Chương III : Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại TCT Sông Đà

pdf97 trang | Chia sẻ: tuandn | Ngày: 04/04/2013 | Lượt xem: 714 | Lượt tải: 5download
Tóm tắt tài liệu Khóa luận Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại tổng công ty Sông Đà, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P LỜI CẢM ƠN Em xin gửi lời cảm ơn đến toàn thể các thầy cô giáo trong bộ môn Quản trị Kinh doanh trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng đã giúp đỡ em trong suốt 4 năm học vừa qua. Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Ông chánh Văn phòng Lê Duy Hiếu, và cô Phạm Thị Toan – phòng Văn thƣ và các cô chú nhân viên trong Văn phòng Tổng công ty Sông Đà đã giúp đỡ em rất nhiều trong thời gian thực tập tại công ty và đã cung cấp rất nhiều tài liệu để em có thể hoàn thành khóa luận này. Đặc biệt, em xin đƣợc gửi lời cảm ơn tới cô giáo - Tiến sỹ Trần Thị Thanh Thủy là ngƣời trực tiếp hƣớng dẫn em hoàn thành khóa luận này. Sinh viên Trần Thị Thanh Thúy Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P HỆ THỐNG CÁC TỪ VIẾT TẮT - TCT : Tổng công ty - BP : Bộ phận - CBCNV : Cán bộ công nhân viên - KHCN : Khoa học công nghệ - KHKT : Khoa học kỹ thuật - PL : pháp luật - VT – LT: Phòng văn thƣ – lƣu trữ - SXKD : Sản xuất kinh doanh - KHKT : Khoa học kỹ thuật - CNTT : Công nghệ thông tin - QĐ : Quy định - VP : Văn phòng - TT: Thông tin Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P HỆ THỐNG CÁC BẢNG BIỂU Tên bảng biểu Trang Hình 1.1 : Các yếu tố môi trƣờng bên ngoài ảnh hƣởng tới hiệu quả hoạt động VP 21 Hình 2.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của TCT Sông Đà 37 Hình 2.3 : Bảng thống kê số lƣợng công nhân viên TCT Sông Đà 40 Hình 2.4 : Bảng lƣơng TB của nhân viên TCT Sông Đà 41 Hình 2.5 : Bảng tổng hợp tình hình sản xuất kinh doanh 2007- 2009 42 Hình 2.6 : Sơ đồ cơ cấu tổ chức văn phòng TCT Sông Đà 45 Hình 2.7 : Quy trình thu thập và xử lý thông tin ở TCT Sông Đà 48 Hình 2.8 : Quy trình soạn thảo văn bản 55 Hình 2.9 : Tổng hợp văn bản TCT phát hành 2007 – 2009 56 Hình 2.10: Mẫu sổ công văn đi của TCT 58 Hình 2.11: Mẫu sổ công văn đến của TCT 59 Hình 2.12 : Tổng hợp văn bản đến và đi năm 2007 – 2009 60 Hình 2.13: Biểu đồ công văn đến và đi 2007 – 2009 60 Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lí do chọn đề tài Trong bối cạnh tranh ngày càng gay gắt nhƣ hiện nay, dù là kinh doanh trong lĩnh vực, nghành nghề nào thì mỗi doanh nghiệp đều phải tự vƣơn lên để khẳng định vị thế của mình: xây dựng uy tín thƣơng hiệu, củng cố và hiện đại hóa cơ cấu bên trong cũng nhƣ tăng cƣờng hiệu quả đầu tƣ, sản xuất kinh doanh bên ngoài… Để làm đƣợc điều đó, chúng ta không thể bỏ qua sự hỗ trợ đắc lực và hết sức quan trọng của công tác văn phòng. Hiện nay, công tác văn phòng đang là nhiệm vụ then chốt của nhiều cơ quan, đơn vị để bảo quản, cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin có chất lƣợng cho quá trình quản lý. Thắng lợi trong cạnh tranh phát triển của các tổ chức tuỳ thuộc vào nguồn lực thông tin về chính trị, kinh tế, văn hoá – xã hội, công nghệ - kỹ thuật tiên tiến…. Để tăng cƣờng nguồn lực thông tin phải khoa học - hợp lý, phải thu đƣợc chuyên môn hoá thành một bộ phận chức năng trong tổ chức. Vì thế việc củng cố, hoàn thiện tổ chức và hoạt động văn phòng để trợ giúp đắc lực về công tác thông tin cho quản lý đang trở thành nhu cầu bức thiết của xã hội. Trƣớc yêu cầu chung đó, việc nghiên cứu hoạt động văn phòng cần phải đạt đƣợc sự hiểu biết ở mức độ sâu sắc. Tổng công ty Sông Đà là một trong những doang nghiệp đứng đầu về xây dựng các công trình giao thông, dân dụng, công nghiệp của nƣớc ta và chịu sự quản lý trực tiếp của Bộ xây dựng. Với nhiều năm hoạt động, Tổng công ty đã tích lũy đƣợc nhiều kinh nghiệm trong sản xuất, và xây dựng đƣợc một thƣơng hiệu vững mạnh trên thị trƣờng. Hiện nay, Tổng công ty đã trang bị cho mình một hệ thống cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại cùng với một đội ngũ kỹ thuật, công nhân viên đông đảo có tay nghề và trình độ chuyên môn cao sẵn sàng đón nhận những thách thức, cơ hội mới. Do vậy, công tác quản lý, điều hành cũng nhƣ công tác văn phòng của Tổng công ty Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P đều phải hoạt động thống nhất và thông suốt đảm bảo cho Tổng công ty phát huy hết nội lực mang lại hiệu quả kinh doanh cao. Việc xây dựng văn phòng vững mạnh là một trong những yếu tố rất quan trọng để giúp doanh nghiệp đổi mới phƣơng thức lãnh đạo và đạt hiệu quả làm việc tốt nhất đồng thời nâng cao chất lƣợng và hiệu quả của công tác lãnh đạo. Đặc biệt trong thời gian thực tập tại Văn phòng Tổng công ty Sông Đà, đƣợc tiếp xúc với công việc thực tế, kết hợp với việc khảo cứu các lý luận làm nền tảng về công tác văn phòng, em càng nhận thức sâu sắc hơn về vị trí, vai trò quan trọng của văn phòng. Hiện nay, tuy có rất nhiều công trình nghiên cứu về văn phòng nói chung, nhƣng tài liệu nghiên cứu về văn phòng một cách chyên sâu và hệ thống về Tổng công ty Sông Đà và đặc biệt là về hoạt động văn phòng của Tổng công ty này thì hầu nhƣ chƣa có. Vì vậy, em chọn đề tài “Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà” để mạnh dạn đƣa ra một vài giải pháp hy vọng có thể giúp ích cho công tác văn phòng của Tổng công ty đạt hiệu quả cao hơn. 2. Mục đích nghiên cứu đề tài Đề tài của khóa luận nhằm đạt đƣợc những mục đích sau: - Khảo cứu lý luận về văn phòng và quản trị văn phòng - Đánh giá thực tiễn hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà - Đề xuất một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà 3. Phạm vi, đối tượng nghiên cứu Phạm vi, đối tƣợng nghiên cứu của khóa luận là thực tiễn hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà. Công tác quản trị văn phòng đƣợc đƣa ra ở đây chỉ nhằm mục đích để tham khảo, so sánh. Cụ thể nhƣ sau: - Cơ sở lý luận về văn phòng và nghiên cứu thực tiễn các hoạt động của văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P - Nghiên cứu lịch sử hình thành và phát triển của công ty. - Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, ngành nghề kinh doanh và đặc biệt là bộ phận văn phòng của công ty. - Nghiên cứu thực trạng công tác văn phòng của công ty nhƣ: công tác văn thƣ lƣu trữ, công tác tham mƣu tổng hợp, công tác hậu cần, ..... - Đánh giá hiệu quả các hoạt động văn phòng công ty nhƣ: Ƣu điểm, mặt hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế đó. Trên cơ sở đó đƣa ra một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả và góp phần hoàn thiện công tác văn phòng tại công ty. 4.Giả thuyết nghiên cứu Giả thuyết nghiên cứu của khóa luận này là: Một là: Hoạt động văn phòng là một trong những nhân tố quyết định đến sự thành công của doanh nghiệp. Hai là: Vì quy mô tổ chức quá lớn cho nên trong công tác văn phòng của công ty vẫn còn những thiếu sót nhất định Ba là: Những giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng phải nhanh chóng, đồng bộ. 5. Phương pháp nghiên cứu Trong khóa luận sử dụng những phƣơng pháp luận duy vật biện chứng một số phƣơng pháp nghiên cứu cụ thể bao gồm phƣơng pháp phân tích, so sánh đối chiểu, tổng hợp và thống kê. 6. Bố cục của luận văn Ngoài phần Mở đầu và phần Kết luận, khóa luận đƣợc chia thành 3 chƣơng: Chƣơng I : Lý luận chung về văn phòng và hoạt động văn phòng Chƣơng II : Thực tiễn hoạt động Văn phòng tại TCT Sông Đà Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P Chƣơng III : Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại TCT Sông Đà Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P Chương I: Lý luận chung về văn phòng và hoạt động văn phòng Chƣơng này tập trung vào nghiên cứu lý luận về văn phòng và hoạt động văn phòng. Khái niệm, chức năng của văn phòng sẽ đƣợc trình bày để làm rõ vai trò của văn phòng trong cơ quan tổ chức. Tiếp theo đó, những nội dung chính của văn phòng và các yếu tố ảnh hƣởng sẽ đƣợc phân tích nhằm cung cấp cơ sở lý luận soi sáng cho việc đánh giá thực tiễn ở các chƣơng sau. 1.1 Lý luận chung về văn phòng 1.1.1 Khái niệm văn phòng Khi Việt Nam gia nhập vào WTO, bên cạnh việc đón nhận những thuận lợi, những cơ hội phát triển lớn, Việt Nam còn phải đƣơng đầu với không ít khó khăn, thử thách để tồn tại và phát triển. Vì thế muốn đứng vững đƣợc, đòi hỏi mỗi tổ chức, doanh nghiệp cần phải xây dựng cho mình một hệ thống văn phòng vững chắc, linh hoạt và hiện đại. Văn phòng là bộ phận phụ trách công việc giấy tờ, hành chính trong một cơ quan, văn phòng đƣợc hiểu nhƣ một bộ máy điều hành, tổng hợp giúp thủ trƣởng điều hành hoạt động của cơ quan đơn vị đó. Nhƣ vậy, văn phòng có thể đƣợc xem xét nhƣ là một hệ thống bao gồm các tác nghiệp có tính đặc thù nhất định nhƣ trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý, sử dụng toàn bộ thông tin về kinh tế, xã hội, hành chính… đồng thời phân phối, chuyển tải, thu thập, xử lý các thông tin phản hồi trong nội bộ và từ bên ngoài cơ quan, tổ chức theo yêu cầu của lãnh đạo. Toàn bộ những hoạt động đó góp phần và trợ giúp công tác điều hành thông tin trong cơ quan nhằm nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng thông tin trong quá trình quản lý, điều hành hoạt động cơ quan, tổ chức. Tùy theo quy mô của doanh nghiệp khác nhau mà hoạt động của văn phòng có cấp độ khác nhau với tên gọi khác nhau. Những doanh nghiệp có Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P thẩm quyền hoặc có quy mô lớn thì thành lập văn phòng, những doanh nghiệp nhỏ thì có phòng hành chính. Hiện nay, văn phòng đƣợc nhìn nhận ở nhiều góc độ khác nhau (Trần Thị Ngà, 2008): Theo phương diện tổ chức: văn phòng là một đơn vị cấu thành tổ chức. Theo tiêu chí chức năng: văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện các hoạt động tham mƣu tổng hợp hậu cần theo yêu cầu của các nhà quản lý. Theo tính chất hoạt động: văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện việc quản lý thông tin phục vụ cho công tác điều hành của nhà quản trị. Khi thực hiện hoạt động hậu cần với cơ sở vật chất và tài chính, văn phòng còn đƣợc hiểu nhƣ một “thủ kho” thu nhỏ về tài chính, tài sản. Ngoài ra văn phòng còn đƣợc hiểu: văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan, là địa điểm giao tiếp đối nội đối ngoại của cơ quan. Văn phòng cũng đƣợc dùng để gọi các tổ chức đƣợc pháp luật thừa nhận với tên gọi nhƣ : văn phòng luật sƣ, văn phòng tƣ vấn, văn phòng nghị sĩ, văn phòng kiến trúc sƣ… Trong thực tế, Văn phòng còn đƣợc xem nhƣ nhƣ là một cơ quan hoàn chỉnh, là hình bóng thu nhỏ của cơ quan chính nhƣ các văn phòng đại diện của các tổ chức, doanh nghiệp tại các vùng, khu vực hay ở nƣớc ngoài. Tóm lại: Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan trong mỗi đơn vị, là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, là nơi thu thập và xử lý thông tin nhằm hỗ trợ cho hoạt động quản lý của các nhà lãnh đạo, là nơi chăm lo mọi vấn đề về hậu cần và đảm bảo các điều kiện về vật chất cho hoạt động của cơ quan đƣợc thông suốt và hiệu quả (Trần Thị Ngà, 2008) 1.1.2 Chức năng của văn phòng Mỗi doanh nghiệp, tổ chức dù lớn hay nhỏ, đều xem văn phòng là bộ máy trung tâm đầu não, là “cửa ngõ thông tin” liên kết mọi mối quan hệ trong công ty hay với bên ngoài. Văn phòng có hai nhóm chức năng chính sau: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P a. Chức năng tham mưu – tổng hợp Để đƣa ra đƣợc những quyết định đúng đắn, nếu chỉ dựa vào cá nhân mình là điều vƣợt quá khả năng của ngƣời quản lý. Khi đó chính là lúc văn phòng thực hiện chức năng của mình đó là tham mƣu – tổng hợp giúp nhà quản lý giảm bớt gánh nặng công việc và đƣa ra những quyết định kịp thời, nhanh chóng và chính xác. Tham mƣu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những hoạt động tối ƣu cho quá trình quản lý để đạt hiệu quả cao nhất. Chủ thể là công tác tham mƣu trong doanh nghiệp có thể là cá nhân hay tập thể tồn tại độc lập tƣơng đối với chủ thể quản lý. Thực tế các doanh nghiệp thƣờng đặt bộ phận tham mƣu tại văn phòng. Để có ý kiến tham mƣu văn phòng phải tổng hợp các thông tin bên trong và bên ngoài doanh nghiệp từ đó phân tích, quản lý, sử dụng thông tin theo quy tắc trình tự nhất định. Ngoài bộ phận tham mƣu tại văn phòng còn có các bộ phận nghiệp vụ cụ thể làm tham mƣu cho lãnh đạo từng vấn đề mang tính chuyên sâu nhƣ: Công nghệ, tiếp thị, tài chính, kế toán… Để có đƣợc những thông tin chuyên sâu này thì bộ phận tham mƣu là đầu mối tiếp nhận các phƣơng án tham mƣu từ phòng ban chuyên môn nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống nhất đề xuất với lãnh đạo những phƣơng án hành động tổng hợp. Nhƣ vậy, văn phòng vừa là nơi thực hiện công tác tham mƣu vừa là nơi thu nhận, tiếp nhận, tổng hợp thông tin, ý kiến của các phòng ban khác cung cấp cho lãnh đạo doanh nghiệp. Văn phòng còn là bộ phận trực tiếp giúp cho bộ phận điều hành quản lý của lãnh đạo doanh nghiệp thông qua các nghiệp vụ nhƣ: Xây dựng chƣơng trình, kế hoạch công tác năm, tháng, quý, tuần, ngày cho lãnh đạo doanh nghiệp. Đồng thời văn phòng cũng thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P hội nghị, tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo, tƣ vấn cho lãnh đạo về công tác soạn thảo văn bản… b. Chức năng hậu cần. Chức năng hậu cần là đảm bảo mọi điều kiện để hoạt động của doanh nghiệp diễn ra bình thƣờng, tạo cơ sở vật chất cho các phòng ban đơn vị và cá nhân trong công ty, để thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ, chƣơng trình, kế hoạch đề ra, hỗ trợ trang thiết bị, phƣơng tiện điều kiện cần thiết cho lao động để nâng cao hiệu quả năng suất làm việc của công nhân viên. Đây là hoạt động mang tính chất đặc thù của văn phòng, có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Không chỉ thế, chức năng này của văn phòng còn bảo đảm môi trƣờng sinh thái của công ty lành mạnh, tạo lên diện mạo đoàng hoàng, khang trang, góp phần xây dựng cơ quan theo hƣớng hiện đại. Nội dung của công tác hậu cần bao gồm: Quản lý chi tiêu kinh phí, lƣơng chính, phụ cấp lƣơng, bảo hiểm xã hội, tiền thƣởng, công tác phí, sửa chữa lớn, xây dựng các công trình phụ, phúc lợi tập thể. Công tác hậu cần nhằm thực hiện nhiệm vụ cụ thể sau đây: - Cung cấp các điều kiện, phƣơng tiện, cơ sở vật chất cho cán bộ, nhân viên thực hiện nhiệm vụ. - Mua sắm, quản lý, bảo vệ, bảo dƣỡng các trang thiết bị trong cơ quan, đảm bảo cho hoạt động của cơ quan đƣợc tiến hành liên tục. - Quản lý chi tiêu tài chính theo đúng chế độ, chính sách do nhà nƣớc quy định. - Đảm bảo an ninh trật tự an toàn lao động trong cơ quan. - Tổ chức công tác lễ tân, giao tiếp, giữ vai trò là chiếc cầu nối của đơn Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P vị với các cơ quan cấp trên, cấp dƣới, ngang cấp và với nhân dân. Tóm lại, Văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện các chức năng tham mƣu, tổng hợp, hậu cần. Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ, bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết, khách quan tồn tại, duy trì và phát triển công tác văn phòng. 1.1.3 Nhiệm vụ của văn phòng Để thực hiện tốt các chức năng trên của mình, văn phòng có những nhiệm vụ chủ yếu nhƣ sau: - Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan, đơn vị - Thu thập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin - Soạn thảo và ban hành văn bản - Bảo đảm các yếu tố vật chất, tài chính cho hoạt động cơ quan - Củng cố tổ chức bộ máy văn phòng: Đây là việc làm thiết thực mang tính khá ổn định của bộ máy văn phòng nhằm thực hiện tốt những nhiệm vụ nêu ra trên đây. Việc tổ chức bộ máy văn phòng cũng cần tuân thủ những nguyên tắc chung của đơn vị để đảm bảo tính thống nhất trong hệ thống. Tuy nhiên cũng phải thấy đƣợc tính thống nhất đa dạng, phong phú trong công tác văn phòng để tổ chức bộ máy sao cho đáp ứng đƣợc cao nhất yêu cầu, nhiệm vụ đặt ra với công tác văn phòng. Không những thế trong thời đại bùng nổ thông tin này đòi hỏi các cơ quan, đơn vị phải hết sức cố gắng theo kịp với tốc độ phát triển chung, trong đó sự nỗ lực lớn nhất nằm ở khối văn phòng. Yêu cầu đó đặt ra với văn phòng rất cao về mặt tổ chức và quản lý, điều hành công việc. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P - Duy trì hoạt động thƣờng nhật của văn phòng: Khác với các hoạt động khác trong cơ quan, đơn vị, văn phòng phải hoạt động thƣờng xuyên, liên tục trong cả lĩnh vực đối nội, đối ngoại, vừa lập quy, vừa thực thi, vừa kiểm tra, giám sát. Đặc tính này xuất phát từ chức năng của văn phòng để đảm bảo tiếp nhận mọi nguồn tin của mọi đối tƣợng với hoạt động của cơ quan, đơn vị. Theo cách đó, văn phòng bao gồm một bộ phận làm việc trong giờ hoạt động chung của đơn vị còn một bộ phận không lớn làm việc liên tục ngày đêm ngay cả lúc đơn vị ngừng hoạt động để đảm bảo trật tự, an ninh và thông tin thông suốt. Hoạt động của văn phòng vừa gắn liền với hoạt động của lãnh đạo và đơn vị thông qua các nhiệm vụ trợ giúp, tham mƣu, vừa gắn với các bộ phận khác bằng các nhiệm vụ kiểm tra, đôn đốc, lại vừa tổ chức, quản lý lấy các hoạt động của chính mình cho phù hợp với các hoạt động trên. Vì thế duy trì đƣợc hoạt động của văn phòng cần có sự phối hợp chặt chẽ, đồng bộ của các bộ phận, các cấp quản lý trong cơ quan, đơn vị. - Đảm bảo công tác an ninh trật tự và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khỏe cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp: Văn phòng thực hiện nhiệm vụ tổ chức của công tác bảo vệ trật tự, an toàn vệ sinh môi trƣờng trong và ngoài cơ quan. An ninh trật tự là điều kiện để doanh nghiệp có thể hoạt động diễn ra suôn sẻ, bền vững. Điều này có ảnh hƣởng trực tiếp tới năng suất lao động, tinh thần làm việc của cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp. Đảm bảo an toàn doanh nghiệp nhƣ: Đảm bảo an toàn cho ngƣời lao động; Đảm bảo tiêu chuẩn vệ sinh, môi trƣờng làm việc, đảm bảo điều kiện y tế cho nhân viên; Đảm bảo an toàn về tài sản, cháy nổ trong cơ quan; Đảm bảo an ninh trật tự: triển khai hệ thống bảo vệ, thƣờng trực, bảo vệ, tuần tra canh gác trong cơ quan; Phối hợp, liên kết với địa phƣơng và các cơ quan để giữ gìn an ninh trật tự 1.1.4 Vai trò của văn phòng Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P Văn phòng là cửa ngõ, đầu vào của mọi cơ quan, có vai trò rất quan trọng trong hoạt động điều hành, quản lý của cơ quan. Vai trò của văn phòng đƣợc thể hiện nhƣ sau: - Hoạt động của văn phòng là khâu nối quan trọng trong dây chuyền của cả hệ thống cơ quan nhằm thực hiện các chủ trƣơng chính sách của đảng và nhà nƣớc trong cuộc sống. Với nhiệm vụ là đầu mối thu thập và xử lý thông tin phục vụ lãnh đạo văn phòng, cung cấp những căn cứ khoa học cho việc ban hành quyết định quản lý nhà nƣớc bảo đảm cho hoạt động thống nhất liên tục kịp thời của cơ quan, đơn vị, theo đúng chức năng quyền hạn, nhiệm vụ nhà nƣớc giao. Thông tin xét về mặt hiệu quả sử dụng, luôn gắn liền với hiệu quả quản lý. Mặt khác thông tin cũng bổ su
Luận văn liên quan