Quản lý thư viện trường cao đẳng văn hóa và du lịch Sài Gòn

Tiểu Luận môn học: Quản Lý Thư Viện Trường CĐVHNT&DLSG Nhóm {23} Hồ Minh Trung và Lê Văn Thanh - 1 - KHOA THƯ VIỆN THÔNG TIN BỘ MÔN QUẢN LÝ THƯ VIỆN Tiểu luận môn học Đề tài: QUẢN LÝ THƯ VIỆN TRƯỜNG CĐVHNT & DL SÀI GÒN Nhóm thực hiện: Họ và tên 1. Hồ Minh Trung 2. Lê Văn Thanh Tp.Hồ Chí Minh, năm 2009 Tiểu Luận môn học: Quản Lý Thư Viện Trường CĐVHNT&DLSG Nhóm {23} Hồ Minh Trung và Lê Văn Thanh - 2 - NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN ........................................................................................................................ ........................................................................................................................ ........................................................................................................................ ........................................................................................................................ ........................................................................................................................ ........................................................................................................................ ........................................................................................................................ ........................................................................................................................ ........................................................................................................................ ........................................................................................................................ ........................................................................................................................ ........................................................................................................................ ........................................................................................................................ ........................................................................................................................ ........................................................................................................................ ........................................................................................................................ ........................................................................................................................ ........................................................................................................................ ........................................................................................................................ ........................................................................................................................ ........................................................................................................................ ........................................................................................................................ ........................................................................................................................ ........................................................................................................................ ........................................................................................................................ ........................................................................................................................ ........................................................................................................................ ........................................................................................................................ ........................................................................................................................ ........................................................................................................................ TP. HCM, Ngày ……. Tháng ……. Năm 2009 Giáo viên hướng dẫn xác nhận …………………………….. Tiểu Luận môn học: Quản Lý Thư Viện Trường CĐVHNT&DLSG Nhóm {23} Hồ Minh Trung và Lê Văn Thanh - 3 - LỜI NÓI ĐẦU Trong xu thế phát triển ngày nay thì công nghệ thông tin đã và đang đóng vai trò vô cùng quan trọng trong mọi lĩnh vực. Tin học phát triển đã giải quyết được vấn đề quản lý, sử dụng, tìm kiếm, bảo mật, lưu trữ hiệu quả một khối lượng khổng lồ mà hằng ngày được tạo ra bởi thế giới luôn biến động. Vì thế việc ứng dụng tin học hóa vào thực tiễn đòi hỏi chúng ta phải liên tục học tập, nghiên cứu để tạo ra những sản phẩm công nghệ thông tin thiết thực, tính tương tác cao và đáp ứng được những đòi hỏi của đối tượng sử dụng. Công nghệ phần mềm một khái niệm khá mới mẽ tuy nhiên nó đã mang lại những lợi ích vô cùng to lớn cho con người. Do đó chúng ta cần đẩy mạnh việc sản xuất, thiết kế, thử nghiệm và phát triển phần mềm ứng dụng trong mọi lĩnh vực. Để góp phần tin học hóa quản lý, chúng em đã xây dựng phần mềm “Quản lý thư viện trường CĐVHNT&DL Sài Gòn” với mục tiêu có thể ứng dụng và thực sự mang lại hiệu quả công tác quản lý cho các thư viện trường Tiểu Luận môn học: Quản Lý Thư Viện Trường CĐVHNT&DLSG Nhóm {23} Hồ Minh Trung và Lê Văn Thanh - 4 - LỜI CẢM ƠN Qua một thời gian học tai trường Trung Cấp – Tư Thục – Kinh Tế - Kỹ Thuật – Tây Nam Á chúng em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giảng dạy tại trường Tây Nam Á Thành Phố Hồ Chí Minh, các thầy cô giảng dạy trong khoa Công Nghệ thông tin đã tận tình giảng dạy và dẫn dắt chúng em trong quá trình học tập tại trường và đã truyền đạt cho chúng em nhiều kiến thức, kinh nghiệm thực tế trong cuộc sống, giờ em đã hiểu biết những gì cần học và cần cho cuộc sống hiện nay, từ đó chúng em nhận thức được phương hướng tổ chức, quản lý, và cách giao tiếp với mọi người. Để xây dựng một đề tài thật khó khăn nhưng nhờ có sự hướng dẫn tận tình của thầy cô đã giúp đỡ em. Chúng em vô cùng biết ơn cha mẹ và gia đình đã sinh thành, nuôi dưỡng và tạo mọi điều kiện cho chúng em trong suốt quá trình học tập và tu dưỡng. Và cảm ơn đến trường CĐVHNT&DL Sài Gòn để chúng tôi được khảo sát, tìm hiểu và hoàn thành khóa tiểu luận môn học “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin” Đặt biệt em chân thành cảm ơn Ban Giám Hiệu Trường TC-KT-KT-TÂY NAM Á, và lời cảm ơn sâu sắc đến thầy Hồ Ngọc Lưu tận tình giúp đỡ, góp ý cho chúng em thực hiện khóa tiểu luận “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin” thật sinh động và đã cho chúng em biết thêm một hướng mới. Mặc dù chúng em đã cố gắng hết sức để hoàn thiện khóa tiểu luận này nhưng không tránh khỏi những thiếu sót. Chúng em rất mong nhận được sự góp ý chân thành của quý thầy cô,mọi người để bài viết của chúng em hoàn thiện hơn. Sinh viên thực hiện Hồ Minh Trung Lê Văn Thanh Tiểu Luận môn học: Quản Lý Thư Viện Trường CĐVHNT&DLSG Nhóm {23} Hồ Minh Trung và Lê Văn Thanh - 5 - NHÓM (23) QUẢN LÝ THƯ VIỆN TRƯỜNG CĐVHNT&DL SÀI GÒN CHƯƠNG I. KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG HỆ THỐNG Sơ Đồ Tổ Chức Các Bộ Phận Thư Viện Trường CĐVHNT&DL Sài Gòn I.Cơ cấu tổ chức : Thư viện trường CĐVHNT&DL Sài Gòn là trung tâm văn hóa giáo dục của nhà trường, có chức năng cung cấp tri thức thông tin và tư liệu về các lĩnh vực kinh tế, văn hóa, nghệ thuật và du lịch. Trường đã xây dựng một hệ thống tổ chức các bộ phận với vai trò chuyên trách và có sự hỗ trợ lẫn nhau các nghiệp vụ liên quan trong toàn bộ hoạt động quản lý thư viện bao gồm: 1. Ban Giám Hiệu 2. Tổ Thư Viện 3. Bộ Phận Quản Lý Sách 4. Bộ Phận Quản Lý Mượn Trả Sách 5. Bộ Phận Quản Lý Đọc Giả II.Vai trò của từng bộ phận 1.1 Ban Giám Hiệu  Quản lý và điều hành các bộ phận trong thư viện  BGH có quyền thống kê và xem thống kê của các bộ phận trong thư viện : thống kê về sách trong thư viện thống kê về mượn trả đọc giả  Lên kế hoạch định hướng chiến lược đáp ứng nhu cầu sách giảng dạy cho giáo viên và đọc giả  Nhận báo cáo từ các bộ phận như: BP.quản lý sách, BP.mượn trả sách, BP.quản lý đọc giả, từ đó tổng kết lại tình hình thực tiễn và đưa ra các yêu cầu để điều chỉnh thích hợp tới từng bộ phận 1.2 Tổ Thư Viện BGH TỔ THƯ VIỆN BP.Quản lý sách BP.Quản lý mượn trả sách BP.Quản lý đọc giả NHÓM (23) Tiểu Luận môn học: Quản Lý Thư Viện Trường CĐVHNT&DLSG Nhóm {23} Hồ Minh Trung và Lê Văn Thanh - 6 -  Tổng kết về số lượng các đầu sách trong thư viện về việc sử dụng sách của sinh viên  Kiểm tra các bộ phận quản lý khác  Nhận báo cáo hàng tuần của các bộ phận  Gửi báo cáo hàng năm lên Ban Giám Hiệu 1.2.1 Bộ Phận Quản Lý Sách  Tiến hành phân loại sách sau khi tiến hành xử lý nghiệp vụ như: đóng bìa, gắn mã số cho sách theo quy ước cuối cùng cập nhật thông tin sách vào CSDL  Cập nhật và bổ sung sách mới theo yêu cầu của giáo viên và đọc giả  Khi sách đã củ nát không còn giá trị sử dụng bộ phận xử lý nghiệp vụ tiến hành tiêu hủy sách cập nhật lại CSDL  Kiểm tra và ghi báo cáo hằng ngày  Chuyễn giao sách cho các bộ phận khác 1.2.2 Bộ Phận Quản Lý Mượn Trả Sách  Kiểm tra thẻ sinh viên có phù hợp hay không nếu phù hợp thì có quyền mượn  Đưa phiếu yêu cầu mượn sách và hủy phiếu yêu cầu khi sinh viên trả sách  Phạt tiền và xử lý hành vi khi làm hỏng làm mất và trả sách trể  Giao sách cho người mượn và nhận lại sách của người trả  Kiểm kê và viết báo cáo về số lượng người mượn và người trả sách 1.2.3 Bộ Phận Quản Lý Đọc Giả  Kiểm tra sinh viên ra vào thư viện  Giữ đồ cho sinh viên  Hỗ trợ tìm kiếm sách cho đọc giả  Xử lý và phạt các hành vi gây mất trật tự trong phòng III.Quy Trình Công Việc Của Từng Bộ Phận Sơ đồ mối quan hệ giữa các bộ phận Ghi chú: - Tương quan chỉ đạo: - Tương quan hổ trợ: BGH TỔ THƯ VIỆN BP.Quản lý sách BP.Quản lý mượn trả sách BP.Quản lý đọc giả Đọc giả Nhà Cung Cấp Tiểu Luận môn học: Quản Lý Thư Viện Trường CĐVHNT&DLSG Nhóm {23} Hồ Minh Trung và Lê Văn Thanh - 7 - 2.1 Nhập sách mới  Nghiệp vụ này xuất hiện khi cần nhập sách mới  Bộ phận quản lý sách thường xuyên kiểm tra tất cả các loại sách cần nhập rồi viết báo cáo số lượng cho tổ thư viện. Tổ thư viện sẽ đặt hàng cho các nhà sách  Nhận sách về kiểm tra số lượng của từng loại sách và xử lý các công đoạn như đóng bìa, gắn nhãn và đưa lên kệ sách cho từng loại sách  Chi tiết phiếu đặt hàng bao gồm:  Tên cơ quan cá nhân  Người liên hệ  Địa chỉ  Điện thoại FAX  Tên sách  Thể loại  Cước phí bưu điện  Số lượng đặt mua  Thành tiền Mẫu (1) PHIẾU ĐẶT MUA SÁCH Tên cơ quan, cá nhân: .............................................................................................. Người liên hệ: .......................................................................................................... Địa chỉ: ..................................................................................................................... Điện thoại: Fax: .............................................................................................................. STT Tên sách Thể loại Cước phí bưu điện Số lượng đặt mua Thành tiền 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 Ngày tháng năm 200 Đơn vị đặt mua (Họ tên, chữ ký, đóng dấu) Tiểu Luận môn học: Quản Lý Thư Viện Trường CĐVHNT&DLSG Nhóm {23} Hồ Minh Trung và Lê Văn Thanh - 8 - 2.2 Quản lý đọc giả  Nghiệp vụ này xuất hiện khi sinh viên vào thư viện  Trước khi đọc giả vào trong thư viện nếu có mang theo cặp sách hay vật dụng nào đó của đọc giả thì phải qua bộ phận quản lý ra vào gửi đồ tại các tủ đồ có các mã số và chìa khóa đọc giả giữ sau khi ra khỏi thư viên thì nhận lại đồ  Xuất trình thẻ tại bộ phận quản lý phòng đọc kiểm tra có bị mất quyền sử dụng thẻ hay không  Vào phòng đọc, đọc giả có thể xem tất cả các loại sách tùy ý, nếu đọc giả cần tìm một quyễn sách nào thì bộ phận tìm kiếm sẽ hổ trợ bằng cách xem trong CSDL thư viện có loại sách đọc giả cần tìm hay không nếu có nằm ở vị trí nào trên kệ sách  Nếu đọc giả nào làm hư hại đến tài liệu hay gây mất trật tự trong phòng đọc sẽ bị bộ phận xử lý vi phạm phạt 2.3 Quản lý trả mượn  Nghiệp vụ này xuất hiện khi đọc giả cần mang sách về nhà tham khảo kỹ  Đọc giả muốn mượn sách mang về đầu tiên nhận giấy yêu cầu điền đầy đủ thông tin vào như: mã đọc giả, tên đọc giả, tên sách, tên tác giả  Phiếu mượn sách sẽ được người quản lý giữ và đọc giả nhận sách mang về  Sinh viên chỉ mượn được 1 quyễn sách trong vòng 3 ngày  Trong vòng 3 ngày đọc giả phải mang sách đến trả cho thư viên  Nếu đọc giả nào trả sách trễ, làm mất, hay hư hỏng thì bị phạt tiền là 1000/ngày  Sau khi đọc giả mang sách đến trả bộ phận mượn trả sách nhận sách lại kiểm tra và hủy phiếu mượn sách, nhập lại sách vào CSDL  Chi tiết phiếu mượn sách bao gồm:  Họ và tên  Lớp  MSĐG  Tên T.Liệu  Số môn loại  Số ĐKCB  Tình trạng  Ngày mượn, Ngày trả Mẫu (2.0) Thư Viện PHIẾU MƯỢN SÁCH CĐVHNT&DLSG Họ và tên:…………………………………………………………………... Lớp:………………………………MSĐG………………………………. Tên T.Liệu:………………………………………………………………… Số môn loại:………………………………Số ĐKCB:……………………. Tình Trang:………………………………………………………………… Ngày mượn: / / -- Ngày trả: / / Tiểu Luận môn học: Quản Lý Thư Viện Trường CĐVHNT&DLSG Nhóm {23} Hồ Minh Trung và Lê Văn Thanh - 9 -  Chi tiết phiếu phạt trễ bao gồm:  Ngày phạt  Họ và tên đọc giả  Lớp  MSĐG  Số ngày trả sách trễ  Số lần vi phạm  Số tiền phạt  Chữ ký đọc giả  Phó trưởng thư viện Mẫu (2.1)  Chi tiết phiếu biên nhận bao gồm:  Số phiếu  Ngày biên nhận  Họ và tên đọc giả mượn sách  Lớp  MSĐG  Chữ ký và đóng dấu Mẫu (2.2) Thư Viện PHIẾU PHẠT TRỄ CĐVHNT&DLSG Ngày:…………..Tháng:……….Năm…… Họ và tên:……………………………………………………………… Lớp:………………………………MSĐG…………………………….. Số ngày trả sách trễ……………………………………………………. Số lần vi phạm………………………………………………………… Số tiền phạt……………………………………………………………. PT.THƯ VIỆN ĐG KÝ TÊN Thư Viện PHIẾU BIÊN NHẬN CĐVHNT&DLSG DÀNH CHO ĐỌC GIẢ Số:……………… Ngày:…………..Tháng:……….Năm…… Họ và tên đọc giả mượn sách:………………………………………… Lớp:………………………………MSĐG…………………………… Thư viện sẽ trả lại thẻ cho SV trả sách đã mượn cho thư viện CB GIỮ THẺ THƯ VIỆN TRƯỜNG CĐTTVHNT SÀI GÒN Tiểu Luận môn học: Quản Lý Thư Viện Trường CĐVHNT&DLSG Nhóm {23} Hồ Minh Trung và Lê Văn Thanh - 10 - 2.4 Báo cáo  Thứ sáu hàng tuần tất cả các bộ phận quản lý kiểm tra và viết báo cáo tình hình trong thư viện gửi về tổ thư viện như: tình hình đọc giả, thống kê từng loại sách, tình hình mượn trả, thống kê sách cũ nát.  Cuối năm học tổ thư viện tổng kết các báo cáo gửi về Ban Giám Hiệu về tất cả các số liệu trong năm và tình hình sách nào cần bổ sung, tình hình sử dụng sách trong thư viện  Đầu năm học mới thư viện sẽ gửi thông tin đến các khoa ghi vào các đầu sách mà các khoa cần. Dựa vào đó thư viện đưa ra danh sách cần bổ sung CÁC BIỄU MẪU Bộ Giáo Dục & Đào Tạo KIỂM KÊ KHO SÁCH Thư Viện CĐVHNT&DLSG Ngày……..Tháng……..Năm……. STT Tên Sách Tác Giả Nhà XB Năm XB Giá Mới Hỏng Mượn Tồn Kho Thành Tiền 1 2 3 Tổng số có…….. đầu sách Trị giá………………….đ Cán Bộ Phụ Trách Thư Viện Bộ Giáo Dục & Đào Tạo KIỂM KÊ SÁCH ĐANG ĐƯỢC MƯỢN Thư Viện CĐVHNT&DLSG Ngày……..Tháng……..Năm……. STT Tên Sách Thể loại Ngày Mượn Số Lượng Người Mượn 1 2 3 Tổng số có…….. đầu sách Trị giá………………….đ Cán Bộ Phụ Trách Thư Viện Tiểu Luận môn học: Quản Lý Thư Viện Trường CĐVHNT&DLSG Nhóm {23} Hồ Minh Trung và Lê Văn Thanh - 11 - Bộ Giáo Dục & Đào Tạo THEO DÕI MƯỢN TRẢ SÁCH Thư Viện CĐVHNT&DLSG Ngày……..Tháng……..Năm……. STT Tên Sách Kí Hiệu Ngày Mượn Số Lượng Ngày Trả Số Lượng 1 2 3 Tổng số có…….. người mượn Cán Bộ Phụ Trách Thư Viện IV. Hiện Trang Về Mặt Tin Học  Có 3 máy tính để bàn  Tất cả đều nối mạng INTERNET và LAN để gửi mail cho các nhà sách lớn  Cấu hình pentium  Máy in  Hệ điều hành Windows XP  Sử dụng WORD, EXCEL, ACCSESS  Biết tin học và sử dụng các tín năng khác CHƯƠNG II. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN I. XÂY DỰNG BFD VÀ DFD THEO PHƯƠNG THỨC CHỨC NĂNG A) Xác định các chức năng  Quản trị hệ thống  Quản lý sách  Quản lý mượn trả  Quản lý đọc giả  Báo cáo thống kê Sơ đồ các chức năng chính trong hệ thống quản lý thư viện HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN 1. Quản trị hệ thống 2. Quản lý sách 5. Báo cáo thống kê 3. Quản lý mượn trả 4. Quản lý đọc giả Tiểu Luận môn học: Quản Lý Thư Viện Trường CĐVHNT&DLSG Nhóm {23} Hồ Minh Trung và Lê Văn Thanh - 12 - 1. Quản trị hệ thống: 1. Đăng nhập 2. Đổi thông tin đăng nhập 3. Backup dữ liệu 4. Restore dữ liệu 5. Tìm kiếm sách 6. Thoát 2. Quản lý sách 1. Nhập mới 2. Thanh lý sách 3. Tìm kiếm 4. Tra cứu sách 3. Quản lý đọc giả 1. Nhập mới 2. Tìm kiếm 3. Xóa đọc giả 4. Tra cứu đọc giả 4. Quản lý mượn trả sách 1. Lập phiếu mượn sách 2. Sách quá hạn trả 3. Sách đang mượn 4. Trả sách 5. Các quy định 5.1 Quy định mượn sách 5.2 Quy định phạt 5.3 Quy định thẻ đọc 5. Báo cáo thống kê: 5.1 Thống kê sách 5.1.1 Sách nhập mới/ ngày 5.1.2 Sách thanh lý/ ngày 5.2 Thống kê mượn trả 5.2.1 T.K sách đang mượn/ thể loại/ năm 5.2.2 T.K số lược trả sách trễ/ tháng 5.3 Thống kê đọc giả 5.3.1 T.K đăng ký gia hạng thẻ đọc giả/ tháng/ năm B) Mô hình BFD Tiểu Luận môn học: Quản Lý Thư Viện Trường CĐVHNT&DLSG Nhóm {23} Hồ Minh Trung và Lê Văn Thanh - 13 - 5. Báo cáo thống kê 5.1 Thống kê sách 5.2 Thống kê mượn trả sách 5.1.1 TK Sách nhập mới/ tháng 5.1.2 TK Sách thanh lý/ năm 5.2.1 TK sách đang mượn/ thể loại/ tuần 5.2.2 TK số lượt trả sách trễ/ tháng 5.3 Thống kê đọc giả 5.3.1 Thống kê đăng ký gia hạng thẻ đọc giả/tháng/ năm HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN 1. Quản trị hệ thống 1.1 Đăng nhập 1.2 Đổi thông tin đăng nhập 1.3 Backup dữ liệu 1.4 Restore dữ liệu 2. Quản lý sách 2.1 Nhập mới 2.2 Hiệu chỉnh thông tin 2.3 Thanh lý sách 2.4 Tìm kiếm 3. Quản lý đọc giả 3.1 Nhập mới 3.2 Tìm kiếm đọc giả 3.3 Hiệu chỉnh thông tin 3.4 Xóa đọc giả 4. Quản lý mượn trả sách 4.1 Lập phiếu mượn sách 4.2 Sách quá hạn trả 4.3 Sách đang mượn 4.4 Trả sách 4.5 Các quy định 4.5.1 Quy định mượn sách 4.5.3 Quy định thẻ đọc 4.5.2 Quy định phạt 1.5 Thoát Tiểu Luận môn học: Quản Lý Thư Viện Trường CĐVHNT&DLSG Nhóm {23} Hồ Minh Trung và Lê Văn Thanh - 14 - C) Mô Hình Quan Niệm Xử Lý 1. Mô hình dòng dữ liệu: STT Khái niệm Hình biểu diễn Ý nghĩa 1 Ô xử lý Một trong những hoạt động của hệ thống xử lý thông tin 2 Dòng dữ liệu Dòng dữ liệu giữa các ô xử lý 3 Kho dữ liệu Kho dữ liệu 4 Tác nhân Tác nhân bên ngoài nhưng có sự tương tác với hệ thống 2. Sơ đồ DFD mức tổng quát Quản lý hệ thống chương trình HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN Tổ thư viện Bộ phận bạn đọc Bạn đọc Ban Giám Hiệu Nhà cung cấp Bộ phận quản lý Tiểu Luận môn học: Quản Lý Thư Viện Trường CĐVHNT&DLSG Nhóm {23} Hồ Minh Trung và Lê Văn Thanh - 15 - 3. Sơ đồ DFD mức 0 1 Quản trị hệ thống 2 Quản lý sách 3 Quản đọc giả 4 Quản mượn trả sách 5 Báo cáo thống kê Quản lý hệ thống chương trình Bạn đọc Ban Giám Hiệu Tổ thư viện Tổ thư viện Tổ thư viện Bộ phận bạn đọc Bộ phận bạn đọc Nhà cung cấp Nhà cung cấp Bộ phận quản lý Bộ phận quản lý Kho Dữ liệu Tiểu Luận môn học: Quản Lý Thư Viện Trường CĐVHNT&DLSG Nhóm {23} Hồ Minh Trung và Lê Văn Thanh - 16 - 4. Sơ