Tiểu luận Phân bố và đo lường công việc tại công ty cp sản xuất và xuất nhập khẩu Sài Gòn

PHÂN BỔ VÀ ĐO LƯỜNG CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY CP SẢN XUẤT VÀ XUẤT NHẬP KHẨU SÀI GÒN TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HỒ CHÍ MINH PHÒNG QUẢN LÝ ĐÀO TẠO SAU ĐẠI HỌC TIỂU LUẬN QUẢN TRỊ ĐIỀU HÀNH PHÂN BỐ VÀ ĐO LƯỜNG CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY CP SẢN XUẤT VÀ XUẤT NHẬP KHẨU SÀI GÒN GVHD: PGS. TS. HỒ TIẾN DŨNG LỚP : QTKD NGÀY 2 – K22 NHÓM: 3 TP HỒ CHÍ MINH 08/2013 1 PHÂN BỔ VÀ ĐO LƯỜNG CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY CP SẢN XUẤT VÀ XUẤT NHẬP KHẨU SÀI GÒN DANH SÁCH NHÓM 3 – K22 NGÀY 2 Họ tên MSHV 1. Nguyễn Thị Hồng Điệp 7701220169 2. Trần Thị Diệu 7701220173 3. Võ Thị Hoàng Dung 7701220203 4. Ngô Minh Hằng 7701221523 5. Bùi Hoàng Hiệp 7701220384 6. Đặng Nguyên Hạnh Nhung 7701221631 7. Nguyễn Văn Ninh 7701220850 8. Cao Văn On 7701220861 9. Nguyễn Ái Hà Phan 7701221635 10.Dương Hồng Quân 7701220924 11.Nguyễn Đức Thịnh 7701221105 12.Nguyễn Xuân Thịnh 7701221107 13.Nguyễn Phan Thảo Tiên 7701221187 14.Nguyễn Minh Tuấn 7701221308 2 PHÂN BỔ VÀ ĐO LƯỜNG CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY CP SẢN XUẤT VÀ XUẤT NHẬP KHẨU SÀI GÒN MỤC LỤC MỞ ĐẦU .......................................................................................................................... 1 Chương I/ LÝ THUYẾT VỀ PHÂN BỐ VÀ ĐO LƯỜNG CÔNG VIỆC 1. Phân bố công việc .................................................................................................... 2 1.1. Cách sắp đặt công việc theo lối cổ truyền ........................................................2 1.2. Ảnh hưởng của môi trường làm việc đến việc phân bố công việc.................6 1.3. Luân chuyển và mở rộng công việc ..................................................................6 1.4. Nâng cao chất lượng công việc ..........................................................................7 2. Tiêu chuẩn sản xuất và hoạt động Đo lường công việc ................................... 9 2.1. Các tiêu chuẩn cấp bộ phận.................................................................................9 2.2. Các tiêu chuẩn cấp nhà máy .............................................................................10 2.3. Cách sử dụng các tiêu chuẩn.............................................................................10 3. Đo lường công việc ................................................................................................. 10 3.1. Chọn người lao động trung bình .....................................................................11 3.2. Phạm vi thành thạo ............................................................................................12 3.3. Những kỹ thuật đo lường công việc ................................................................12 3.3.1. Không quan tâm đến tiêu chuẩn đo lường công việc ..........................13 3.3.2. Phương Pháp dữ liệu quá khứ ................................................................13 3.3.3. Phương pháp nghiên cứu thời gian trực tiếp ........................................13 3.3.4. Phương pháp tiếp cận nghiên cứu thời gian được định sẵn................14 3.3.5. Phương pháp lấy mẫu công việc ...........................................................14 Chương II/ ÁP DỤNG PHÂN BỔ VÀ ĐO LƯỜNG CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY CP SẢN XUẤT VÀ XUẤT NHẬP KHẨU SÀI GÒN 1. Khái quát về công ty CP sản xuất và xuất nhập khẩu SG ....................................17 2. Hoạt động của công ty sản xuất và xuất nhập khẩu SG........................................17 2.1 Phân bố công việc .............................................................................................18 2.2 Nhóm yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng công việc ......................................20 3. Đo lường công việc ...................................................................................................23 3.1 Tính toán bù trừ các yếu tố ảnh hưởng tới thời gian sản xuất.....................23 3.2 Qui trình gia công sản phẩm ...........................................................................29 3.3 Thời gian gia công kỹ thuật của sản phẩm ...................................................31 3.4 Thời gian gia công sau khi hiệu chỉnh và bù trừ...........................................33 3.5 Bảng kết quả tính toán thời gian của 1 lô hàng.............................................38 Chương III/ KẾT LUẬN VÀ TÀI LIỆU THAM KHẢO 3 PHÂN BỔ VÀ ĐO LƯỜNG CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY CP SẢN XUẤT VÀ XUẤT NHẬP KHẨU SÀI GÒN MỞ ĐẦU Quản trị điều hành là những hoạt động liên quan đến quá trình tạo ra hàng hóa và dịch vụ thông qua việc sử dụng nguyên vật liệu đầu vào để cho ra đời những sản phẩm hoàn chỉnh. Quản trị điều hành là hoạt động động cần thiết cho hệ thống sản xuất và dịch vụ, nó sẽ giúp cho doanh nghiệp sản xuất ra những hàng hóa chất lượng tốt và cung ứng các dịch vụ hoàn hảo cũng như hướng đến việc tăng năng suất, giảm chi phí nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh và tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Trong Quản trị điều hành thì việc Phân bổ và đo lường công việc là hết sức quan trọng. Đặc biệt là trong thời kỳ Công nghiệp hóa và chuyên môn hóa cao như hiện nay, thì việc phân bổ và đo lường công việc một cách chi tiết, chính xác sẽ giúp hợp lý hóa sản xuất, nâng cao hiệu quả lao động sản xuất. Trong tương lai với trình độ ngày càng phát triển, các sản phẩm tạo ra có tính phức tạp và tinh vi hơn thì công việc phải được phân công rõ ràng, phải xác định cụ thể những tiêu chuẩn và phương thức đo lường. Để làm việc này đòi hỏi phải dựa vào hệ thống tự động hóa và những cách đo lường khác về năng suất, tỷ lệ công nhân trực tiếp sản xuất… 4 PHÂN BỔ VÀ ĐO LƯỜNG CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY CP SẢN XUẤT VÀ XUẤT NHẬP KHẨU SÀI GÒN LÝ THUYẾT VỀ PHÂN BỐ VÀ ĐO LƯỜNG CÔNG VIỆC 1. Phân bố công việc Mỗi mô hình cho sản xuất và quản lý ở mỗi doanh nghiệp và cách ứng xử đối với nó là vấn đề sống còn của doanh nghiệp. Khi chúng ta dùng mô hình để nghiên cứu những khái niệm và những kỹ thuật làm ăn khớp với nhau những công việc trong một tổ chức chúng ta sẽ bàn đến hệ thống cổ truyền đề ra tiêu chuẩn công việc, cách đo lường công việc và phân bố công việc, và những đóng góp của nó trong cách ứng xử nhằm cải thiện công việc. Nền tảng trong sản xuất hay dịch vụ là công việc, một nhóm công việc hay sinh hoạt có liên đới với nhau cần phải được thực hiện để gặp các đối tượng trong tổ chức. Những công việc được hợp thành những đơn vị rộng lớn gọi là tổ. Những tổ được họp thành nhóm dựa vào những chức năng cơ bản như tiếp thị, cơ khí, và sản xuất … Sự chuyên môn hóa lao động sẽ dẫn đến thành lập phân bố công việc hợp lý nhất dựa trên tiêu chuẩn cá nhân, nhóm để thực hiện và tiêu chuẩn để đo lường công việc. Sự phát triển tốt nền kỹ nghệ cơ khí cho thấy tầm quan trọng của phân tích công việc một cách hợp lý, khoa học và logic nhất. Mở rộng mối quan hệ với nhau có thể điều tiết mối quan hệ hợp lý hóa, khoa học hơn. Đối với nền sản xuất hiện đại và sự thực hành của người quản lý phải am hiểu về người công nhân và chịu trách nhiệm về họ như chính cá nhân mình. Người quản lý cần phải điều tiết sự gần gũi sao cho hợp lý và luân phiên nhau. Sau khi công việc được phân bố, một tiêu chuẩn khác được nêu lên là phải đảm bảo những công việc phải được thực hiện bởi chính cá nhân đó. Việc thiết lập một tiêu chuẩn đòi hỏi phải am tường về cách đo lường công việc. Việc triển khai công việc theo sau những phương pháp phân tích chỉ có sau khi phân tích và đề ra một phương pháp riêng biệt để phân bố công việc đã định, chúng ta mới có thể dựa vào cách đo lường nó. Trong sản xuất và cách đo lường, phân bổ công việc đi sau phân bố sản phẩm, phương pháp và trang thiết bị. Phân bố công việc định rõ nội dung của từng công việc và xác định cách chia công việc trong phạm vi một tổ chức. 1.1. Cách sắp đặt công việc theo lối cổ truyền Những nhà quản lý phải chịu trách nhiệm về nhân công và trang thiết bị, nên thường cảm thấy quá tải bởi những công việc quá chi tiết. Để đối phó với tình trạng trên, những nhà quản lý cần phải : - Khám phá cho được lĩnh vực thực hành tổng quát và những công việc chung. 5 PHÂN BỔ VÀ ĐO LƯỜNG CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY CP SẢN XUẤT VÀ XUẤT NHẬP KHẨU SÀI GÒN - Phân tích cẩn thận và dẫn chứng làm thế nào công việc đang được thực hiện ( những kỹ thuật trong cách sắp xếp của nền kỹ nghệ rất có ích trong việc phân tích dẫn chứng ). - Phân tích nội dung của từng công việc một và những yếu tố của từng công việc. - Phải biết triển khai và bổ sung những phương pháp mới cho công việc thường những công tác có thể chia ra từng yếu tố một. Những yếu tố này được giao cho những bậc công nhân khác nhau, thì mỗi công nhân chỉ thực hiện một số yếu tố nhưng họ phải hoàn tất nhanh hơn nhất là có những điều kiện chuyên môn. Khái niệm cơ bản này, chuyên môn hóa lao động này đã mang lại nhiều hiệu quả trong công việc tăng hiệu quả điều hành trong sản xuất, song nó lại ít có hiệu quả trong dịch vụ kỹ nghệ. Mỗi lần giúp một nhà quản lý hay một bộ phận tham mưu phân tích nghiên cứu một công việc, thì một vấn đề mới lại nảy sinh ra, một số kỹ thuật được triển khai thêm. Sơ đồ hoạt động chia hai sự vận hành thành những công việc quan trọng nhỏ thực hiện bởi công nhân và máy móc và chia chúng bằng một đường thẳng đúng theo tỷ lệ thời gian. Theo phương cách này, nhà phân tích có thể đánh giá dễ dàng tỷ lệ sản xuất và thời gian chết và tập trung vào những phương pháp nhằm giảm bớt thời gian chết cho công nhân và máy móc. Sơ đồ dùng vận hành: Phân tích các hoạt động giữa những trục nhằm mô tả những hình tượng ra tổng sản lượng, nắm bắt được dòng chảy này, những nhà phân tích phân loại từng hoạt động sản xuất bằng nguyên tắc chuyển đổi thành một trong năm loại chuẩn thi hành, chuyên chở lưu trữ, kiểm tra hay trì hoãn. Sơ đồ vận hành được thích nghi nhất nhằm nhắc lại những giai đoạn kế tiếp của nguyên tắc chuyển đổi. Nó giúp phát hiện những hoạt động sản xuất không cần thiết hay cố gắng gấp đôi để loại bỏ chúng để cải thiện năng suất. Sơ đồ dùng vận hành cung cấp một trình độ phân tích rộng rãi hơn những phương pháp trước đây, tất cả mọi công việc đều được quan sát nhưng không có công việc nào được xem xét sâu: Năm loại hoạt động sản xuất là: Thi hành : Công việc được hoàn tất trong ngành sản xuất chế tạo, thường được giao cho một trục làm một công việc đơn giản. Chuyên chở : Tất cả những hoạt động trong sản xuất hay những phần của hoạt động đó giữa những vị trí khác nhau trong sản xuất. 6 PHÂN BỔ VÀ ĐO LƯỜNG CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY CP SẢN XUẤT VÀ XUẤT NHẬP KHẨU SÀI GÒN Lưu trữ : những khoản cách trong dây chuyền sản xuất, đợi hay nghỉ thường chữ T trong một hình tam giác được dùng để chỉ sự lưu trữ vĩnh viễn. Khi một sản phẩm bổ sung chở được lưu trữ dễ dàng hơn một ngày hay hai ngày. Kiểm tra : tất cả những hoạt động được thực hiện để kiểm soát xem những sản phẩm phản đối đầu với những đòi hỏi về cơ khí, kích thước và thi hành. Trì hoãn : lưu trữ tạm thời trước khi hay sau khi sản xuất, khi biểu tượng của lưu trữ tạm thời được dùng, loại lưu trữ này thường bị bỏ quên Ba kỹ thuật cổ truyền : sơ đồ thực hành, sơ đồ hoạt động và sơ đồ phát triển làm dễ dàng việc phân tích bên trong công việc ( từ vị trí của từng cá nhân một ) và những công việc liên đới ( từ vị trí này sang vị trí khác). Sau khi nghiên cứu một cách có hệ thống nội dung của một công việc, những kỹ sư và những chuyên viên có thể tìm ra phương cách để trao đổi những công việc mà trước đây thường những nhà quản lý hoặc giám thị bỏ qua. Một khi giảm được thời gian chết, những kỹ sư và những chuyên viên này mới có thể khuyến cáo loại bỏ những yếu tố không cần thiết hay thay đổi cách phối hợp những yếu tố. Phương pháp sắp đặt cổ truyền – tóm tắt cách áp dụng những kỹ thuật cho những hoạt động khác nhau Hoạt động Phương pháp phân tích Những việc lặp đi, lặp lại trong một chu kỳ Sơ đồ thi hành, những nguyên tắc tiết ngắn và chậm để điều tiết lượng hàng sản kiệm động tác. xuất, đặt công nhân ở một chổ cố định Những công việc lặp đi lặp lại thường nhật Sơ đồ hoạt động. Sơ đồ công nhân trong một chu kì và điều tiết số lượng hàng máy móc – sơ đồ phát triển ngang hóa cao, người công nhân làm việc chung với nhóm hay những công nhân khác. Tất cả sự chuyển đổi những động tác hỗ Sơ đồ phát triển của những đồ thị tương những công nhân, vị trí của từng công việc; mỗi chuỗi công việc Những nguyên tắc để tiết kiệm động tác – liệt kê các nguyên tắc có thể áp dụng cho các cửa hiệu và cho cả công việc của một cơ quan. Cách sắp xếp chổ Cách dùng máy Cách sử dụng thân thể để làm việc tốt ngồi như thế nào để móc để giảm nhất trợ lực công việc sức người 1. Công việc nên được sắp xếp thế nào 1. Nên có một chỗ 1. Những con 7 PHÂN BỔ VÀ ĐO LƯỜNG CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY CP SẢN XUẤT VÀ XUẤT NHẬP KHẨU SÀI GÒN cho có một nhịp điệu tự nhiên và có thể nhất định nào cho “vít” và móc sắt trở thành tự động. từng dụng cụ, từng có thể giữ cho vật liệu. công việc nên dùng chổ nào một cách rõ ràng. 2. Sự cân xứng của thân thể cần được 2. Tất cả những dụng 2. Những máy quan sát. cụ vật liệu và tay lái điều chỉnh có a) Hai cánh tay nên cử động cùng một nên đặt để sao cho thể tham gia vào lúc bắt đầu, bổ túc những động tác dùng tiêu dùng. việc mà không một lúc. cần đến sự quan b) Hai cánh tay nên cử động tương phản tâm của người nhau. thợ máy. 3. Thân thể là một cổ máy cuối cùng và 3. Tất cả dụng cụ vật 3. Tay lái và tất cả năng lực của nó phải được sử liệu và tay lái nên đặt cách để chân khi dụng. để sao cho ăn khớp làm việc có thể a) Không một bàn tay nào bị bỏ quên. nhau. nhẹ bớt công b) Công việc được chia cho từng bộ việc cho đôi tay. phận của thân thể tùy theo khả năng. c) Phải quan sát những hạn chế của thân thể để đạt mục đích chắc chắn. d) Thân thể phải được tận dụng tối đa.. 4. Cánh tay và bàn tay là chính của của 4. Quan trọng hơn cả 4. Máy móc có định luật vật lý và nghị lực cần được bảo những thùng đựng thể giúp người quản: thức ăn và những nhận khả năng a) Sức xung kích nên thực hiện cho con thùng đựng hàng hóa của mình lâu. người chứ không phải chống lại con đưa đến nơi tiêu người. dùng. b) Lằn đạn cong vút sẽ đem lại hiệu quả hơn. c) Khoảng cách giữa những tiếng động tác nên được giảm tối đa. d) Phải giao công việc cho máy móc. 5. Những công việc nên được đơn giản : 5. Chổ làm việc nên 5. Hệ thống máy a) Nên tiếp cận với mắt ít và nên sử được đặt sao cho móc nên thích dụng 2 con. thích hợp với công hợp với người 8 PHÂN BỔ VÀ ĐO LƯỜNG CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY CP SẢN XUẤT VÀ XUẤT NHẬP KHẨU SÀI GÒN b) Những động tác không cần thiết trì việc và với con người dùng. hoãn và thời gian chết nên được hũy bỏ. c) Chi tiết và kiểm tra nên hạn chế. d) Số lần xê dịch cá nhân nên được làm tối đa song song với số lần các cơ bắp tham gia. 1.2. Ảnh hưởng của môi trường làm việc đến việc phân bố công việc Môi trường làm việc cực kỳ quan trọng đến việc phân bố công việc như nhiệt độ, độ ẩm và không khí hít thở đểu ảnh hưởng đến công việc. Chúng có thể tác hại đến năng suất, sức khỏe và sự an toàn của người lao động. Chính vì vậy ta cũng nên chú trọng đến môi trường làm việc: bầu không khí làm việc, hình thức giải lao sao hợp lý để năng suất lao động đạt hiệu quả. Ví Dụ: Đối với môi trường quá ồn ào không thích hợp với những việc làm cần phải suy nghĩ nhiều. Nhiệt độ quá nóng cũng ảnh hưởng đến năng suất làm việc của những người lao động chân tay…. 1.3. Luân chuyển và mở rộng công việc Luân chuyển công việc: là di chuyển của người lao động vào công việc nào đó trong thời gian ngắn hạn và đưa họ về vị trí ban đầu. Luân chuyển công việc là biện pháp giúp các doanh nghiệp (DN) phát huy hết khả năng của nhân viên. Biện pháp này đang được DN trong lĩnh vực bán lẻ áp dụng hiệu quả. Luân chuyển giúp họ học hỏi được nhiều điều từ những người quản lý khác nhau. Và đây cũng là biện pháp giúp họ thích nghi dù làm việc trong bất cứ môi trường nào. Xét từ góc độ tâm lý, nhân viên bao giờ cũng muốn cố gắng hoàn thành tốt để khẳng định bản thân. Với việc mở rộng kiến thức và khả năng như vậy sẽ giúp nhân viên cảm thấy mình thật sự thành công. Các chuyên gia nhân sự cho rằng, làm một công việc thường xuyên sẽ giúp người lao động “thuần việc” hơn nhưng cũng là nguyên nhân khiến họ không còn hứng thú với công việc nữa. Khi ấy, luân chuyển nhân viên là biện pháp hết sức cần thiết, khơi gợi tinh thần làm việc, phát huy khả năng sáng tạo cho nhân viên. Lợi ích từ việc luân chuyển nhân viên là một thực tế được chứng minh, nhưng không phải trường hợp nào cũng mang lại hiệu quả vì với những nhân sự thiên về kỹ thuật như kiến trúc sư, quản lý dự án..., việc luân chuyển sẽ có tác dụng ngược. 9 PHÂN BỔ VÀ ĐO LƯỜNG CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY CP SẢN XUẤT VÀ XUẤT NHẬP KHẨU SÀI GÒN Sự khái niệm hóa về một công việc được mở rộng đưa ra 4 cơ hội cho người lao động: - Tính đa dạng: cơ hội sử dụng nhiều kỹ năng - Sự tự quản: cơ hội để có thể kiểm soát tốt - Sự nhận biết nhiệm vụ được giao: cơ hội để chịu trách nhiệm trong công việc - Sự phản hồi: Cơ hội nhận được thông tin nóng Theo kinh nghiệm chung của nhiều DN, để việc luân chuyển nhân việc đạt hiệu quả tối ưu, các chuyên gia khuyên rằng: “đừng bao giờ xem luân chuyển là là cách hạ cấp nhân viên mà phải là cơ hội thăng cấp cho họ. Đó chính là động lực để họ hoàn thành hơn nữa công việc được giao” 1.4. Nâng cao chất lượng công việc Nâng cao chất lượng công việc là thiết kế lại nội dung công việc để công việc có ý nhĩa hơn và đem lại sự phấn khởi hơn cho công nhân khi thực hiện công việc của mình. Bằng cách tạo điều kiện cho họ tham gia vào việc hoạch định, tổ chức, điều khiển công việc của chính họ. Như vậy, công nhân có thể nhìn bao quát được vấn đề, hiểu được mục đích của từng công việc mà có ý thức làm việc hiệi quả hơn. Nâng cao chất lượng công việc không những mang lại sự hài lòng về kết quả đạt được mà nó còn làm cho việc tổ chức thêm hiệu quả. Hai điều kiện cần cho việc thiết lập nâng cao hiệu quả công việc: Quản lý phải nêu ra thực trạng, đưa ra những điểm chưa phù hợp về mục tiêu, hiệu suất công việc. Tạo không khí cởi mở để các cá nhân đóng góp ý kiến cho việc cải tiến chất lượng công việc. Đặc biệt tránh gợi ý quá đáng đến việc kiểm tra cách cư xử riêng của từng người trong cơ cấu tổ chức. Hai điều kiện có thể được định hướng bởi quan điểm quản lý truyền thống: Mỗi công nhân điều được xem là nhà quản lý. Họ phải kết nối các hoạt động như: quản lý kế hoạch, tổ chức, kiểm tra để làm chủ công việc của mình. Đây là mục tiêu cơ bản của việc nâng cao chất lượng công việc. Cơ cấu tổ chức phải cố gắng làm cho công việc trở nên vui vẻ và thú vị hơn. Mỗi công nhân tham gia vào công việc và được nhận thành quả từ những hoạt động của mình. Sự tương tác, liên kết nhóm nảy sinh và họ sẽ phấn khởi với công việc của mình. Ngoài ra, chúng ta nên phân bố một số công việc nhằm kích thích động viên người lao động. Thiết kế công việc là định rõ nội dung của từng công việc và phân bố công việc trong phạm vi tổ chức. 10 PHÂN BỔ VÀ ĐO LƯỜNG CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY CP SẢN XUẤT VÀ XUẤT NHẬP KHẨU SÀI GÒN Không phải công việc nào cũng có thể nâng cao chất lượng. Đối với những công việc khó nâng cao chất lượng như: Công việc thường nhật, buồn chán thì ta có những giải pháp từng phần cho nó. Việc nghiên cứu nâng cao chất lượng công việc bằng cách mở rộng công việc, thêm vào những công việc vào để nâng cao chất lượng sẽ gặp thất bại. Một vài công nhân không chấp nhận những chất lượng trung bình từ công việc và mục tiêu công việc của họ gắn liền với