Tiểu luận Quá trình áp dụng iso 9001-2008 tại phòng kế hoạch – cung tiêu tập đoàn Hoa Sen

Trang 1 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH VIỆN ĐÀO TẠO SAU ĐẠI HỌC - KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH TIỂU LUẬN MÔN QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG QUÁ TRÌNH ÁP DỤNG ISO 9001-2008 TẠI PHÒNG KẾ HOẠCH – CUNG TIÊU TẬP ĐOÀN HOA SEN Giảng viên: TS. Ngô Thị Ánh Nhóm thực hiện: Nhóm 4 1. Nguyễn Mạnh Hoài Bắc 2. Nguyễn Hoàng 3. Nguyễn Quang Hùng 4. Trần Phan Tú My 5. Võ Duy Hoàng 6. Phan Thành Tâm 7. Ngô Anh Tuấn 8. Nguyễn Phước Tuấn Tp. Hồ Chí Minh, 2013 Trang 2 LỜI MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Cuối năm 2006, Việt Nam đã chính thức trở thành thành viên của tổ chức thương mại thế giới WTO, điều này đem lại rất nhiều lợi ích, nhưng cũng mang lại nhiều thách thức cho các doanh nghiệp trong nước. Đòi hỏi các doanh nghiệp cần phải có những biện pháp đúng đắn để có thể đứng vững trên thị trường, đạt được những tiêu chuẩn phù hợp với yêu cầu của thị trường quốc tế. Và một trong các phương thức để doanh nghiệp tồn tại và phát triển, chính là triển khai hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 : 2008. Việc áp dụng thành công hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO 9001 : 2008 sẽ giúp cho doanh nghiệp quản lý hoạt động kinh doanh doanh một cách tốt nhất, tiết kiệm tối đa chi phí, tăng cường hiệu quả sản xuất, cải tiến chất lượng sản phẩm và môi trường làm việc; đem lại lợi thế cạnh tranh tốt nhất cho doanh nghiệp ở thị trường trong nước và quốc tế. Tuy nhiên, việc áp dụng các yêu cầu quản lý chất lượng theo ISO trong một doanh nghiệp luôn có những khó khăn nhất định. Để có thể hoàn thiện và nâng cao hiệu quả áp dụng ISO 9001 cho doanh nghiệp Việt Nam, nhóm đã chọn đề tài “Quá trình áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 : 2008 tại Phòng Kế hoạch Cung tiêu thuộc Tập đoàn Hoa Sen” để tìm hiểu, và từ đó, đề xuất các giải pháp không chỉ riêng cho Hoa Sen, mà có thể làm tham khảo cho các doanh nghiệp Việt Nam nói chung. 2. Mục tiêu Nêu một số quy trình quản lý chất lượng đang áp dụng tại Phòng Kế hoạch – Cung tiêu thuộc Tập đoàn Hoa Sen, những thuận lợi và khó khăn, từ đó đưa ra các giải pháp để hoàn thiện việc áp dụng ISO 9001 tại Phòng nói riêng và Tập đoàn Hoa Sen nói chung. 3. Đối tượng và Phạm vi nghiên cứu Tập đoàn Hoa Sen là một tập đoàn chiếm thị phần lớn (40%) về sản xuất, cung cấp tôn, thép, nhựa tại Việt Nam. Từ năm 2003, Tập đoàn đã tiến hành áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 và đã đạt được những thành quả nhất định. Và để cụ thể, nhóm đã chọn Phòng Kế hoạch - Cung tiêu thuộc Tập đoàn Hoa Sen để phân tích, đánh giá các Quy trình Quản lý chất lượng đang áp dụng tại phòng, và để ra các giải pháp để hoàn thiện. Trang 3 Chương 1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ ISO 9001 : 2008 1.1 Tổ chức Tiêu chuẩn hóa quốc tế - ISO Tổ chức Tiêu chuẩn hóa quốc tế (ISO - International Organization for Standardization) được thành lập từ năm 1947, có trụ sở đặt tại Geneva - Thụy Sĩ. ISO là một hội đoàn toàn cầu của hơn 150 các các cơ quan tiêu chuẩn quốc gia (mỗi thành viên của ISO là đại diện cho mỗi quốc gia của mình), Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng là thành viên chính thức của ISO từ năm 1977 Tổ chức ISO chịu trách nhiệm ban hành các tiêu chuẩn quốc tế (ISO) khuyến nghị áp dụng nhằm thuận lợi hóa thương mại tòan cầu và bảo vệ an toàn, sức khỏe và môi trường cho cộng đồng. Hiện nay, ISO với gần 3000 tổ chức kỹ thuật với hệ thống các Ban Kỹ thuật (TC-Technical committee); Tiểu ban kỹ thuật (STC); Nhóm công tác (WG) và Nhóm đặc trách có nhiệm vụ soạn thảo các tiêu chuẩn quốc tế. Tiêu chuẩn quốc tế ISO được ban hành sau khi được thông qua theo nguyên tắc đa số đồng thuận của các thành viên chính thức của ISO. Hiện nay ISO đã soạn thảo và ban hành gần 16.000 tiêu chuẩn cho sản phẩm, dịch vụ, hệ thống quản lý, thuật ngữ, phương pháp… Hiện ISO có các bộ tiêu chuẩn: - Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 (gồm ISO 9000, ISO 9001, ISO 9004…): Hệ thống quản lý chất lượng. - Bộ tiêu chuẩn ISO 14000 (gồm ISO 14001, ISO 14004…): Hệ thống quản lý môi trường. - Bộ tiêu chuẩn ISO 22000 (gồm ISO 22000, ISO 22002, ISO 22003, ISO 22004, ISO 22005, ISO 22006…): Hệ thống quản lý an toàn thực phẩm. - ISO/TS 22003:2007: Quản lý hoạt động đánh giá hệ thống an toàn thực phẩm theo tiêu chuẩn ISO 22000. - ISO/IEC 17021:2006: Hệ thống tiêu chuẩn cho các tổ chức chứng nhận. - ISO/TS 19649: quy định kỹ thuật phù hợp với tiêu chuẩn HTQLCL ngành công nghiệp ôtô toàn cầu - ISO 15189: Hệ thống quản lý phòng thí nghiệm y tế Trang 4 1.2 Hệ thống tiêu chuẩn ISO 9001 : 2008 Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 do Bộ Tiêu chuẩn Quốc tế hóa (ISO) ban hành, nhằm cung cấp các hướng dẫn quản lý chất lượng, và xác định các yếu tố cần thiết của 1 hệ thống chất lượng để đảm bảo chất lượng của sản phẩm hay dịch vụ mà 1 tổ chức cung cấp. Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 gồm: - ISO 9000 - 2005: Cơ sở và từ vựng, - ISO 9001 - 2008: Các yêu cầu, - ISO 9004 - 2009: Quản lý sự thành công lâu dài của tổ chức – phương pháp tiếp cận quản lý chất lượng, - ISO 19011 - 2011: Hướng dẫn đánh giá các hệ thống quản lý. Các phiên bản của Tiêu chuẩn Việt Nam ISO 9001 tại Việt Nam: ISO 9001:1987; ISO 9001:1994; ISO 9001:2000; ISO 9001:2008. 1.2.1 Mục đích áp dụng: Chứng tỏ khả năng cung cấp sản phẩm đồng nhất đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và các yêu cầu pháp lý khác. Nâng cao sự thoả mãn khách hàng qua việc áp dụng có hiệu lực hệ thống này, xây dựng các quá trình để cải tiến thường xuyên và phòng ngừa các sai lỗi. 1.2.2 Nguyên tắc áp dụng: – Nguyên tắc 1: Hướng vào khách hàng Doanh nghiệp phụ thuộc vào khách hàng của mình và vì thế cần hiểu các nhu cầu hiện tại và tương lai của khách hàng, để không chỉ đáp ứng mà còn phấn đấu vượt cao hơn sự mong đợi của họ. – Nguyên tắc 2: Sự lãnh đạo Lãnh đạo thiết lập sự thống nhất đồng bộ giữa mục đích và đường lối của doanh nghiệp. Lãnh đạo cần tạo ra và duy trì môi trường nội bộ trong doanh nghiệp để hoàn toàn lôi cuốn mọi người trong việc đạt được cắc mục tiêu của doanh nghiệp – Nguyên tắc 3: Sự tham gia của mọi người Con người là nguồn lực quan trọng nhất của một doanh nghiệp và sự tham gia đầy đủ với những hiểu biết và kinh nghiệm của họ rất có ích cho doanh nghiệp – Nguyên tắc 4: Tiếp cận theo quá trình Kết quả mong muốn sẽ đạt được một cách hiệu quả khi các nguồn và các hoạt động có liên quan được quản lý như một quá trình. Trang 5 – Nguyên tắc 5: Tiếp cận theo hệ thống để quản lý Việc xác định, hiểu biết và quản lý một hệ thống các quá trình có liên quan lẫn nhau đối với mục tiêu đề ra sẽ đem lại hiệu quả của doanh nghiệp. – Nguyên tắc 6: Cải tiến thường xuyên Cải tiến liên tục là mục tiêu, đồng thời cũng là phương pháp của mọi doanh nghiệp. Muốn có được khả năng cạnh tranh và mức độ chất lượng cao nhất, doanh nghiệp phải liên tục cải tiến. – Nguyên tắc 7: Tiếp cận sự kiện để ra quyết định Mọi quyết định và hành động của hệ thống quản lý hoạt động kinh doanh muốn có hiệu quả phải được xây đựng dựa trên việc phân tích dữ liệu và thông tin. – Nguyên tắc 8: Quan hệ cùng có lợi với người cung ứng Doanh nghiệp và người cung ứng phụ thuộc lẫn nhau, và mối quan hệ tương hỗ cùng có lợi sẽ nâng cao năng lực của cả hai bên để tạo ra giá trị. 1.2.3 Các yêu cầu của ISO 9001 : 2008 Yêu cầu 4 - Hệ thống quản lý chất lượng Yêu cầu 5 - Trách nhiệm của lãnh đạo Yêu cầu 6 - Quản lý nguồn lực Yêu cầu 7 - Tạo ra sản phẩm Trang 6 Yêu cầu 8 - Đo lường, phân tích và cải tiến Chương 2 THỰC TẾ ÁP DỤNG HỆ THỐNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TẠI PHÒNG KẾ HOẠCH – CUNG TIÊU TẬP ĐOÀN HOA SEN 2.1 Giới thiệu về Tập Đoàn Hoa Sen và Phòng Kế hoạch – Cung tiêu 2.1.1 Tập Đoàn Hoa Sen Tập Đoàn Hoa Sen được thành lập ngày 08/08/2001, với thương hiệu “Tôn Hoa Sen”, “Nhựa Hoa Sen”, “Ống Thép Hoa Sen” chuyên sản xuất các loại thép ống, thép mạ, tôn màu, tôn kẽm, tôn lạnh, xà gồ, trần nhựa, ống nhựa... hàng đầu tại Việt Nam, có hệ thống phân phối khắp cả nước hơn 108 chi nhánh từ Lạng Sơn đến Cà Mau. - Tên doanh nghiệp (tiếng Việt): CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN HOA SEN - Tên doanh nghiệp (tiếng Anh): HOA SEN GROUP - Trụ sở chính: Số 9 Đại lộ Thống Nhất, KCN Sóng Thần 2, P.Dĩ An, TX. Dĩ An, T.Bình Dương Điện thoại: +84 650 3790 955 Fax: +84 650 3790 888 - Văn phòng đại diện: 94 – 96 Nguyễn Du, Bến Thành, Q.1, TP.HCM Điện thoại: +84 8 3910 6910 Fax: +84 8 3910 6913 - Website : www.hoasengroup.vn Trang 7 Cơ cấu tổ chức Tập Đoàn Hoa Sen Tập đoàn có 03 Công ty con, 02 nhà máy sản xuất do Công ty mẹ quản lý và hơn 108 Chi nhánh trải dài khắp cả nước. - Công ty TNHH Một Thành viên Tôn Hoa Sen: Số 09 ĐL Thống Nhất, KCN Sóng Thần 2, P.Dĩ An, TX. Dĩ A n, T.Bình Dương - Công ty TNHH Một Thành viên Vật liệu Xây dựng Hoa Sen: KCN Phú Mỹ 1, TT. Phú Mỹ, H.Tân Thành, T.Bà Rịa – Vũng Tàu - Công ty TNHH Một Thành viên Vận tải & Cơ khí Hoa Sen: Số 09 ĐL Thống Nhất, KCN Sóng Thần 2, P.Dĩ An, TX. Dĩ An, T.Bình Dương - Nhà máy Sản xuất tại Bình Dương: Số 09 Đại lộ Thống Nhất, KCN Sóng Thần 2, P.Dĩ An, TX. Dĩ An, T.Bình Dương - Nhà máy Tôn Hoa Sen Phú Mỹ: Đường số 1B, KCN Phú Mỹ 1, TT. Phú Mỹ, H.Tân Thành, T.Bà Rịa – Vũng Tàu Xây dựng thành công chuỗi lợi thế cạnh tranh cốt lõi - Quy trình sản xuất kinh doanh khép kín từ nhập khẩu thép cán nóng, sản xuất ra thành phẩm, và bán hàng đến tận tay người tiêu dùng; - Hệ thống hơn 108 chi nhánh phân phối, bán lẻ trên khắp cả nước; Trang 8 - Hệ thống quản trị và văn hóa doanh nghiệp đặc thù theo triết lý "Trung Thực – Cộng Đồng – Phát Triển"; - Hệ thống thương hiệu hướng về cộng đồng; - Hệ thống máy móc thiết bị hiện đại được liên tục đầu tư theo công nghệ mới. Chính những lợi thế này đã giúp Tập đoàn Hoa Sen xác lập và giữ vững vị thế số 1 về sản xuất kinh doanh Tôn - Thép ở Việt Nam, chiếm trên 40% thị phần cả nước (theo số liệu của Hiệp hội thép Việt Nam tháng 6/2012), trở thành nhà xuất khẩu tôn đứng đầu ở Đông Nam Á với tốc độ tăng trưởng sản lượng tiêu thụ, doanh thu bình quân trên 47%/năm trong 5 niên độ tài chính gần nhất (2008, 2008-2009, 2009-2010, 2010-2011, 2011-2012); vinh dự nhận Bằng khen của Thủ tướng Chính phủ năm 2011; liên tục đạt Giải thưởng Sao Vàng Đất Việt năm 2005, 2007, 2008, 2009, 2010, 2011 (Top 10 Sao Vàng Đất Việt 2009, Top 10 doanh nghiệp tiêu biểu trách nhiệm xã hội năm 2011); liên tục góp mặt trong danh sách 500 Doanh Nghiệp lớn nhất Việt Nam (năm 2007, 2008, 2009, 2010, 2011); và nhiều giải thưởng, danh hiệu khác trong và ngoài nước. Tập đoàn Hoa Sen lấy Hoa Sen - đã được chọn làm quốc hoa - làm tên gọi và biểu tượng của mình. Điều đó có ý nghĩa triết lý: Vô nhiễm, trừng thanh, kiên nhẫn, viên dung, thanh lương, hành trực, ngẫu không và bồng thực. Ngoài ra, với triết lý hoạt động: TRUNG THỰC - CỘNG ĐỒNG - PHÁT TRIỂN, văn hóa doanh nghiệp của Tập đoàn Hoa Sen là sự khác biệt, khẳng định sứ mệnh của một doanh nghiệp vì cộng đồng và vì sự phát triển của đất nước, mà cụ thể Tập đoàn Hoa Sen đã đóng góp cho nền kinh tế quốc gia nhiều sản phẩm chủ lực có giá trị cao, giải quyết công ăn việc làm cho hàng ngàn lao động, tham gia và tài trợ cho các hoạt động từ thiện và xã hội. Với nền tảng vững chắc được gầy dựng trong 11 năm qua, Tập đoàn Hoa Sen đang từng bước khẳng định tầm vóc của một doanh nghiệp Việt Nam năng động trong hội nhập kinh tế, khẳng định thương hiệu Việt mang đẳng cấp quốc tế. 2.1.2 Phòng Kế hoạch – Cung tiêu Phòng Kế hoạch Cung tiêu là đơn vị trực thuộc Khối Sản xuất Cung ứng, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Phó Tổng giám đốc Sản xuất Cung ứng. Phòng Kế hoạch Cung tiêu được điều hành trực tiếp bởi Giám đốc Cung tiêu. Phòng Kế hoạch Cung tiêu trực thuộc Khối Sản xuất Cung ứng và có các chức năng, nhiệm vụ chính như sau:  Phối hợp với Phòng Kế hoạch Tổng hợp, các đơn vị kinh doanh lên kế hoạch sản xuất, gia công. Trang 9  Tính giá thành nguyên vật liệu, giá thành sản xuất và giá thành xuất bán, tính giá vốn hàng xuất bán.  Quản lý, phân phối và cung ứng hàng hóa cho các đơn vị kinh doanh (Hệ thống phân phối, Kinh doanh nội địa, Kinh doanh dự án, Xuất khẩu, Công ty con,…).  Quản lý việc xuất nhập hàng hóa và các chứng từ liên quan, quản lý kho bãi khoa học, hiệu quả.  Phối hợp với Bộ phận Nhập khẩu lên kế hoạch mua hàng, thực hiện tính giá thành nguyên vật liệu nhập kho, giá thành sản xuất và giá thành xuất bán.  Tổng hợp và phân tích tình hình hoạt động của Phòng Kế hoạch Cung tiêu trong từng thời kỳ cho Ban Tổng giám đốc. Qua đó đánh giá việc thực hiện mục tiêu và chính sách chất lượng tại công ty, đánh giá hiệu quả hoạt động tại Phòng Kế hoạch Cung tiêu. Thực hiện báo cáo theo quy định của công ty.  Phối hợp với các đơn vị trực thuộc công ty theo dõi kế hoạch sản xuất, hàng tồn, phế phẩm và vận chuyển giao hàng. 2.1.3 Cam kết về Chính sách chất lượng, môi trường, an toàn và sức khỏe nghề nghiệp. “Không ngừng nâng cao chất lượng các hoạt động: sản xuất - kinh doanh, bảo vệ môi trường đảm bào an toàn và sức khỏe cho người lao động, nhằm hướng tới sự phát triển bền vững.” 1. Truyền đạt chính sách nay bằng mọi hình thức đến từng cán bộ công nhân viên trong tập đòan và các bên liên quan để mọi người thấu hiểu và thực hiện. 2. Cam kết người lao động thường xuyên được đào tạo và huấn luyện về nghiệp vụ chuyên môn, về các yêu cầu, tiêu chuẩn, qui định của nhà nước về an toàn và sức khỏe nghề nghiệp, môi trường và các nội quy, chính sách Của tập đòan. 3. Mọi họat động sản xuất - kinh doanh đều được thực hiện theo một hệ thống quản lý chất lượng chặt chẽ, thường xuyên được xem xét, đánh giá, cải tiến. 4. Xây dựng và thực hiện các qui trình, hướng dẫn, thiết kế, lắp đặt các hệ thống an toan lao động, xử lý môi trường đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn qui định pháp lý của nhà nước vá phù hợp với các mục tiêu của tập đòan. 5. Á p dụng các tiêu chuẩn chất lượng của Quốc tế để đa dạng hóa, nâng cao chất lượng sản phẩm của Hoa Sen Group. Trang 10 6. Đảm bảo cung cấp cho khách hàng sản phẩm ổn định và chất lượng,hợp lý về giá cả, nhanh chóng trong giao nhận và thuận lợi trong thanh toán. 7. Cam kết tuân thủ các yêu cầu luật định và yêu cầu khác của các bên hữu quan về môi trường, an toàn sức khỏe và nghề nghiệp. Bảo vệ môi trường, ngăn ngừa các thương tổn, bệnh tật, và cải thiện thường xuyên hệ thống quản lý tích hợp ISO 9001, 14001, 18001. 2.1.4 Mục tiêu Công ty  Mục tiêu chất lượng  Các đơn vị kinh doanh đảm bảo đạt 100% chỉ tiêu kế hoạch kinh doanh do Ban TGĐ giao.  Đảm bảo 100% hàng hóa mua vào đáp ứng đúng thời gian yêu cầu của các đơn vị có nhu cầu mua hàng.  Đảm bảo 100% hàng hóa mua vào đáp ứng đúng yêu cầu chất lượng sử dụng.  Tỉ lệ thành phẩm loại 1, loại 2 và phế phẩm đạt theo định mức công ty đề ra  Đảm bảo 98% đơn hàng được đáp ứng đúng thời hạn giao hàng mà khách hàng yêu cầu.  Đảm bảo 100% khiếu nại của khách hàng được giải quyết.  Mục tiêu môi trường  Sử dụng nguyên vật liệu trong giới hạn định mức đề ra.  Giảm 3% chi phí văn phòng phẩm so với định mức.  100% các thông số môi trường khi thuê đơn vị ngoài đo đạc đều đạt tiêu chuẩn theo yêu cầu của pháp luật.  Mục tiêu an toàn sức khỏe lao động và nghề nghiệp  Không để xảy ra tai nạn lao động với tỉ lệ giám định thương tật lớn hơn 20%.  Đảm bảo 100% máy móc thiết bị có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn lao động được kiểm định và đăng ký sử dụng theo yêu cầu của pháp luật.  Đảm bảo 100% nhân viên vận hành máy móc thiết bị có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn lao động được đào tạo , tái đào tạo về an toàn, có chứng chỉ vận hành theo quy định của pháp luật. 2.1.5 Mục tiêu Phòng kế hoạch – Cung ứng  Đảm bảo chất lượng hàng hóa trong quá trình bốc dỡ và lưu kho.  100% nhân viên mới của Bộ phận được đào tạo nhận thức về hệ thống quản lý tích hợp trong tháng thử việc đầu tiên.  Không để xảy ra tai nạn lao động. Trang 11 2.2 Thực tế áp dụng Hệ thống tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại Phòng Kế Hoạch – Cung tiêu 2.2.1 Các Quy trình ISO 9001:2008 đang áp dụng Tổng số Quy trình, quy định, quy chế, hướng dẫn ISO 9001:2008 tại Tập đoàn Hoa Sen là 163 bộ tài liệu. Phân theo các mục của hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008: Mục 4 – hệ thống quản lý chất lượng: 3 quy trình Mục 5 – Trách nhiệm lãnh đạo: 5 quy trình Mục 6 – Quản lý nguồn lực: 6 quy trình Mục 7 – Tạo sản phẩm: 33 quy trình Mục 8 – Đo lường, phân tích và cải tiến: 4 quy trình Quy trình ISO 9001:2008 tại Phòng Kế hoạch- Cung tiêu bao gồm: Quy định xếp dỡ, lưu kho, bao gói và bảo quản hàng hóa, nguyên vật liệu Quy trình triển khai sản xuất Quy chế tổ chức hoạt động phòng Kế hoạch- Cung tiêu Quy trình xác nhận đơn đặt hàng Quy trình giao hàng nội địa Quy trình nhận hàng Quy trình gia công ngoài Quy trình triển khai cán tôn tại công trình Quy trình cán, cắt thành phẩm Quy định quản lý trạm cân Quy trình tính giá thành Quy trình điều hàng kho trung chuyển Quy trình quản lý kho 2.2.1.1 Quy trình xác nhận đơn đặt hàng 2.2.1.1.1 Mục đích Nhằm hệ thống hóa một cách hợp lý và có khoa học quá trình tiếp nhận, xác nhận và phản hồi Phiếu hỏi hàng, Tờ trình Đề nghị bán hàng, Đơn đặt hàng của BP kế hoạch cung tiêu một cách hợp lý và nhanh chóng để hỗ trợ cho các đơn vị bán hàng. Trang 12 Phân công trách nhiệm thực hiện rõ ràng, các đơn vị hỗ trợ nhau để rút ngắn thời gian xác nhận đơn hàng. Đánh giá và kiểm soát việc thực hiện tiếp nhận, xác nhận và phản hồi đơn đặt hàng. 2.2.1.1.2 Phạm vi áp dụng Quy trình này được áp dụng tại phòng Kế Hoạch-Cung Tiêu Hoa Sen Group, Cty TNHH MTV Tôn Hoa Sen, Chi nhánh Cty CPTĐ Hoa Sen tại Phú Mỹ, và các đơn vị kinh doanh của Tập đoàn 2.2.1.1.3 Định nghĩa, thuật ngữ và viết tắt - KHCT: Kế hoạch cung tiêu - ĐĐH: Đơn đặt hàng - PHH : Phiếu hỏi hàng - TT ĐNBH: Tờ trình Đề nghị bán hàng - TBP: Trưởng BP - BP: BP - TGĐ: Tổng giám đốc - KHSX: Kế hoạch sản xuất - SX: Sản xuất - NVL: Nguyên vật liệu 2.2.1.1.4 Trách nhiệm - GĐ Cung tiêu chỉ đạo thực hiện quy trình này - Các đơn vị/BP liên quan có trách nhiệm thực hiện theo đúng quy trình này 2.2.1.1.5 Nội dung Lưu đồ thực hiện Bước CV Lưu đồ Trách nhiệm thực hiện Biểu mẫu, tài liệu liên quan 01 NV Tiếp nhận (BP Kế hoạch) QT.BHNĐ.B M02 Tiếp nhận phiếu hỏi hàng Không SX, không đáp ứng Phh khôn g đúng Trang 13 02 NV Tiếp nhận (BP Kế hoạch) Trưởng BP kế hoạch 03 BP kế hoạch 04 BP kế hoạch Phụ lục về việc phối hợp xác nhận đơn hàng cung tiêu Bình Dương và Phú Mỹ (QT.XNĐH. PL01) 05 BP kế hoạch Giám đốc cung tiêu QT mua hàng nội địa QT mua hàng ngoài nước 06 Ban TGĐ Giám đốc cung tiêu 07 BP kế hoạch 08 BP kế hoạch BP gia công Có hàng tồn kho Không có Không có tồn Đủ Không đủ NVL đủ Khôn g đủ NVL khôn Đồng Kiểm tra phiếu hỏi hàng Kiểm tra hàng tồn kho Cân đối nguyên vật liệu tồn kho Đề xuất mua nguyên vật liệu Phê duyệt Cân đối kế hoạch sản xuất Đề xuất mua ngoài hoặc gia công ngoài Không Đồng ý Trang 14 2.2.1.1.6 Diễn giải Nội dung công việc Thời gian thực hiện B1: Tiếp nhận phiếu hỏi hàng -NV kế hoạch sẽ tiếp nhận nhận trực tiếp Phiếu hỏi hàng có đủ chữ ký của thủ trưởng đơn vị hoặc người có ủy quyền từ các đơn vị thông qua bảng in, fax hoặc scan qua email. - Đối với các đơn hàng định kỳ: ngày 20 hàng tháng các đơn vị gởi phiếu hỏi hàng về phòng cung tiêu và Phòng cung tiêu có trách nhiệm phản hồi vào ngày 30 hàng tháng. - Đối với các đơn hàng phát sinh: nhân viên kế hoạch chịu trách nhiệm chuyển qua trưởng BP kế hoạch để xem xét. 09 Ban TGĐ Giám đốc cung tiêu QT mua hàng nội địa QT mua hàng ngoài nước QT gia công