Tiểu luận Ứng dụng ERP tại công ty vissan kháng cự, động lực và giải pháp

TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM VIỆN ĐÀO TẠO SAU ĐẠI HỌC  QUẢN TRỊ THAY ĐỔI VÀ PHÁT TRIỂN TỔ CHỨC Tiểu luận: ỨNG DỤNG ERP TẠI CÔNG TY VISSAN- KHÁNG CỰ, ĐỘNG LỰC VÀ GIẢI PHÁP GVHD: TS. Trƣơng Thị Lan Anh SVTH: Vũ Lê Kim Ngân TP.HCM, tháng 05/2014 Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN 1 MỤC LỤC Chƣơng 1: PHẦN MỞ ĐẦU .................................................................................................................. 2 1.1. Lý do chọn đề tài..................................................................................................................... 2 1.2. Mục tiêu nghiên cứu ............................................................................................................... 2 1.3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu .......................................................................................... 2 1.4. Phƣơng pháp nghiên cứu ........................................................................................................ 3 1.5. Kết cấu đề tài .......................................................................................................................... 3 Chƣơng 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT........................................................................................................... 4 2.1. Khái niệm ERP ....................................................................................................................... 4 2.2. Vai trò của ERP ...................................................................................................................... 4 2.3. Lý thuyết về chẩn đoán và mô hình nguyên nhân kết quả .................................................... 4 2.3.1. Lý thuyết về chẩn đoán .................................................................................................... 4 2.3.2. Mô hình nguyên nhân kết quả-mô hình xương cá ........................................................... 7 Chƣơng 3: ỨNG DỤNG ERP TẠI CÔNG TY VISSAN ....................................................................... 8 3.1. Giới thiệu công ty VISSAN ..................................................................................................... 8 3.2. Phân tích thực trạng ứng dụng phần mềm trong công ty VISSAN ....................................... 9 3.2.1. Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin tại công ty VISSAN ............................... 9 3.2.2. Những nhân tố tác động đến việc ứng dụng ERP .......................................................... 10 3.2.3 Đề xuất các bước triển khai ........................................................................................... 11 3.3. Phân tích động lực và kháng cự sự thay đổi triển khai phần mềm ERP............................. 12 3.3.1. Những cản trở đối với sự thay đổi .................................................................................. 12 3.3.2. Động lực cho sự thay đổi ............................................................................................... 13 3.4. Giải pháp để triển khai ERP tại VISSAN ............................................................................ 14 3.4.1. Quyền tự quyết định ....................................................................................................... 14 3.4.2. Sự nhất quán với tinh thần thay đổi để phát triển của lãnh đạo Công ty xuyên suốt trong quá trình ....................................................................................................................................... 14 3.4.3. Thay đổi về tổ chức hành chánh .................................................................................... 14 3.4.4. Tuyển dụng và đào tạo nhân viên .................................................................................. 14 3.4.5. Triển khai từng phần từng bộ phận- lập ban dự án của từng bộ phận .......................... 14 3.5 Sự chuẩn bị cho việc triển khai dự án thành công: ........................................................... 15 3.6 Kế hoạch quản trị sự thay đổi ............................................................................................ 15 KẾT LUẬN .......................................................................................................................................... 17 GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Vũ Lê Kim Ngân Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN 2 Chƣơng 1: PHẦN MỞ ĐẦU 1.1. Lý do chọn đề tài Chấp nhận sự thay đổi để bắt đầu lại công việc kinh doanh và chờ đợi sự thành công là châm ngôn của nhiều nhà lãnh đạo trẻ. Điều đó xuất phát từ môi trường hội nhập kinh tế toàn cầu như hiện nay, mỗi doanh nghiệp đều không ngừng làm mới mình, cải tiến công nghệ, tiếp thu những khoa học kĩ thuật mới tránh rơi vào tình trạng tụt hậu. Trong số các thay đổi, thay đổi được các doanh nghiệp ưu tiên hàng đầu đó là sự cải cách trong hệ thống quản lý công tác hành chính, kế toán mà phần mềm ERP (Enterprise Resources Planning) đã nhanh chóng trở thành giải pháp được nhiều công ty quan tâm do những lợi ích to lớn mà nó mang lại. Tuy nhiên ở nước ta trình độ quản l doanh nghiệp nói chung đó là manh m n, chưa có cái nhìn toàn diện và tổng thể trong việc thu thập, x l và ph n t ch dữ liệu các quy trình hoạt đ ng v n mang t nh đơn lẻ, rời rạc và lập kế hoạch mang t nh chắp vá nên việc ứng dụng, triển khai ERP còn chưa được rộng rãi. Xuất thân từ doanh nghiệp nhà nước, ra đời ngày từ rất sớm, được nhà nước bảo trợ về nhiều mặt, hiện tại công ty TNHH MTV Việt Nam Kỹ Nghệ Súc Sản (VISSAN) đang gặp nhiều khó khăn trong thay đổi công tác quản l , điều hành sản xuất kinh doanh và đặc biệt là thay đổi trong khâu kế toán – tài chính. Việc ứng dụng phần mềm ERP tại công ty VISSAN gặp rất nhiều sự không đ ng tình nếu không muốn nói là chống đối trong nội bộ công ty. Xuất phát từ l do đề tài này xin được đưa ra một số giải pháp cho những chống đối bên cạnh những động lực để vận dụng phần mềm ERP nhằm thay đổi và phát triển công ty. 1.2. Mục tiêu nghiên cứu Kiến nghị giải pháp trong việc ứng dụng ERP tại Công ty VISSAN. 1.3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng phân tích của nghiên cứu là việc s dụng phần mềm tại VISSAN. Phạm vi nghiên cứu là ứng dụng ERP tại các phòng ban, đơn vị trực thuộc tại VISSAN. GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Vũ Lê Kim Ngân Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN 3 1.4. Phƣơng pháp nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu, thu thập tài liệu thông qua các ngu n sách, báo, các báo cáo hội thảo về việc ứng dụng ERP tại Việt Nam. Các báo cáo về việc s dụng phần mềm ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc tại VISSAN. Dựa trên tham vấn ý kiến của các nhà quản lý phòng ban để đưa ra giải pháp ứng dụng ERP tại VISSAN. 1.5. Kết cấu đề tài Bài nghiên cứu được trình bày thông qua các nội dung chính như sau: - Giới thiệu vấn đề và cơ sở lý thuyết. - Phân tích thực trạng ứng dụng phần mềm tại công ty. Sự kháng cự và những động lực cho sự thay đổi. - Đề xuất những biện pháp nhằm thúc đẩy triển khai phần mềm ERP tại công ty. GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Vũ Lê Kim Ngân Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN 4 Chƣơng 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 2.1. Khái niệm ERP ERP là phần mềm máy tính tự động hoá các tác nghiệp của đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp nhằm mục đ ch nâng cao hiệu quả hoạt động và hiệu quả quản lý toàn diện của doanh nghiệp. Khái niệm ERP một cách đơn giản nhất: ERP là Phần Mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp, trong đó phần hoạch định ngu n lực là phần cơ bản. Những gì quan trọng nhất trong hoạt động của doanh nghiệp đều được ERP quản lý, và với mỗi ngành nghề kinh doanh, mỗi doanh nghiệp thì kiến trúc module hay chức năng của hệ thống ERP có thể rất khác nhau. 2.2. Vai trò của ERP  Kiểm soát thông tin khách hàng  Tăng tốc quá trình sản xuất, cung cấp hàng hóa, dịch vụ  Kiểm tra chất lượng, quản lý dự án  Kiểm soát thông tin tài chính  Kiểm soát lượng t n kho.  Chuẩn hóa hoạt động về nhân sự:  Giao tiếp, xã hội hóa việc liên lạc trong công ty 2.3. Lý thuyết về chẩn đoán và mô hình nguyên nhân kết quả 2.3.1. Lý thuyết về chẩn đoán Khái niệm chẩn đoán tổ chức Là quá trình cộng tác giữa các thành viên của tổ chức/nhóm có dự án OD với nhà tư vấn OD để thu thập thông tin cần thiết, phân tích, xác định mục tiêu thay đổi. Cung cấp thông tin đầu vào về những hiểu biết về tổ chức phục vụ cho quá trình hoạch định kế hoạch hành động cho các can thiệp OD. Đ y là đặc tính khác biệt và rõ ràng của một dự GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Vũ Lê Kim Ngân Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN 5 án OD so với các dự án thay đổi ứng phó khác: phải chẩn đoán tổ chức trước khi can thiệp => Thay đổi có hoạch định Mục đích của chẩn đoán  Problem-solving approach: Xác định các nguyên nhân của những vấn đề cần giải quyết. Giống như bác sĩ chẩn đoán bệnh (Clinical diagnosis)  Positive approach (AI): Xác định các thế mạnh giúp vươn tới tầm nhìn của tổ chức. Xem tổ chức là hệ thống mở (opensystem)  Xác định ranh giới của tổ chức => mức độ kiểm soát được của dự án OD  Nhận dạng các bộ phận của hệ thống (subsystems) => giảm bớt sự phức tạp của hệ thống lớn  Xác định các yếu tố môi trường tác động  Xác định các tương tác hệ thống Phân tích vấn đề  Đầu ra của việc chẩn đoán (outputs): vấn đề cần cải thiện, điểm yếu cần khắc phục, điểm mạnh cần phát huy  Đề xuất căn cứ từ chẩn đoán  Mô hình (model) hay khung hướng d n (framework) thay đổi giúp có cái nhìn hệ thống, kiểm tra các tiêu chí thay đổi, bảo đảm không bị sơ sót  Các can thiệp (interventions) cần thiết để phát triển tổ chức Các vấn đề nghiên cứu trong OD liên quan đến chẩn đoán tổ chức  Sự phát triển của các mô hình chẩn đoán (development of organizational diagnostic models);  Việc lựa chọn quy trình và phương pháp thu thập thông tin trong chẩn đoán (the choice of procedures and methods for data collecting in diagnosis); GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Vũ Lê Kim Ngân Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN 6  Phương pháp và kỹ thuật x lý dữ liệu và kết luận (methods and techniques of data processing and making conclusions) Đối tượng chẩn đoán  Hai khía cạnh cơ bản nhất của tổ chức: • Khía cạnh “cứng” (hard, formal): cấu trúc tổ chức và hệ thống • Khía cạnh “mềm” (soft, informal): con người và hành vi của họ đối với người khác  Cân bằng giữa 2 khía cạnh này khi chẩn đoán để tránh sai lệch Các cấp độ chẩn đoán: 3 cấp độ: Tổ chức, Nhóm, Cá nhân  Có thể thực hiện ở một cấp độ hoặc cả ba cấp độ  Thường thì chẩn đoán ở cấp độ cá nhân sẽ đi sau cấp độ tổ chức hoặc nhóm Mô hình chẩn đoán ở cấp độ tổ chức Mô hình chẩn đoán ở cấp độ nhóm h c h nh ch ẩn oán tổ chức o khung phân tích – mô h nh ch ẩn đoán GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Vũ Lê Kim Ngân Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN 7 iện nay có nhiều mô hình chuẩn đoán trên thế giới, tuy nhiên với mục tiêu ban đầu, nhóm thực hiện sẽ s dụng mô hình nguyên nhân – kết quả là phù hợp nhất để áp dụng trong nghiên cứu này nhằm ứng dụng ERP tại Công ty VISSAN. 2.3.2. Mô hình nguyên nhân kết quả-mô hình xương cá Phân tích nguyên nhân gốc rễ là một kỹ thuật trong công tác bảo dưỡng thiết bị, áp dụng để tìm ra nguyên nhân gốc rễ gây ra hư hỏng và từ đó khắc phục triệt để tránh lặp lại hoặc làm giảm hậu quả sau này. Thông thường khi xảy ra một vấn đề thì nguyên nhân thường được đổ lỗi lòng vòng. Điều này gây ra sự m u thu n trong nội bộ, cũng như sự thiếu trung thực, đổ lỗi l n cho nhau d n tới việc mối quan hệ giữa các bên thất bại d n tới hoạt động hoặc dự án có thể bị đổ vỡ. Cách tốt nhất giải quyết việc này là cần xác định được nguyên nhân cốt lõi (root cause) của vấn đề thay vì chỉ quan sát bề ngoài của vấn đề (mà chúng ta gọi là hiện tượng). Cách thức mang tính hệ thống và có cơ cấu này người ta gọi là Root Cause Analysis. Có nhiều công cụ ứng dụng để phát triển Root Cause Analysis thì cách phổ biến nhất được nhiều công ty s dụng là mô hình 5 TẠI SAO? (5 WHY?). Cơ bản công cụ này được hiểu là việc s dụng câu hỏi TẠI SAO nhiều lần cho đến khi tìm ra được yếu tố cốt lõi nhất (atomic-yếu tố hạt nhân) nhưng phải đảm bảo có thể x lý được (actionable). Để mô hình hóa quy trình “5-W Y?” người ta áp dụng mô hình xương cá (Fishbone Diagram hay Ishikawa diagram). GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Vũ Lê Kim Ngân Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN 8 Chƣơng 3: ỨNG DỤNG ERP TẠI CÔNG TY VISSAN 3.1. Giới thiệu công ty VISSAN Tổng quan về Công ty VISSAN Công ty TNHH MTV Việt Nam Kỹ Nghệ Súc Sản (VISSAN) là Công ty thành viên của Tổng Công ty Thương Mại Sài Gòn, được thành lập từ những ngày đầu giải phóng Miền Nam và thống nhất đất nước. Công ty TNHH MTV Việt Nam Kỹ Nghệ Súc Sản hoạt động trong lĩnh vực công nghệ giết mổ gia súc, đảm bảo các tiêu chuẩn vệ sinh, cung cấp thịt tươi sống cho nhu cầu của nhân dân Thành phố trong thời kỳ nền kinh tế còn theo cơ chế bao cấp. Sau đó, Công ty đã tham gia xuất khẩu thịt đông lạnh sang thị trường Liên Xô và các nước Đông Âu chủ yếu là dưới hình thức Nghị định thư. Ngành nghề kinh doanh Hoạt động của công ty chuyên về sản xuất, chế biến và kinh doanh các sản phẩm thịt heo, trâu, bò, thịt gia cầm tươi sống và đông lạnh, hải sản, sản phẩm thịt nguội cao cấp theo công nghệ của Pháp, sản phẩm xúc xích thanh trùng theo công nghệ của Nhật Bản, sản phẩm chế biến theo truyền thống Việt Nam, sản phẩm đóng hộp, trứng gà, vịt; kinh doanh các mặt hàng công nghệ phẩm và tiêu dùng khác; sản xuất kinh doanh heo giống, heo thịt, bò giống, bò thịt; sản xuất, kinh doanh thức ăn gia súc; dịch vụ kỹ thuật về chăn nuôi heo, bò; kinh doanh ăn uống; kinh doanh nước trái cây, lương thực chế biến; sản xuất kinh doanh rau củ quả các loại, rau quả chế biến, các loại gia vị và hàng nông sản. Phương hướng tương lai Trong thời gian tới công ty sẽ tiếp tục phát triển thị trường nội địa, đưa sản phẩm tiếp cận thị trường thế giới và sẵn sàng hợp tác với các đối tác trong và ngoài nước trong các lĩnh vực:  Thương mại và phát triển xuất nhập khẩu.  Sản xuất và kinh doanh các sản phẩm chế biến từ thịt, rau củ quả; thực phẩm đóng hộp; thủy hải sản… GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Vũ Lê Kim Ngân Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN 9  Nhập khẩu và kinh doanh hương liệu, phụ gia, phụ liệu cho ngành thực phẩm chế biến.  Sản xuất và kinh doanh heo giống, heo hậu bị, heo thịt.  Sản xuất, chế biến và kinh doanh thức ăn gia súc, các chế phẩm phục vụ chăn nuôi, dịch vụ, kỹ thuật về chăn nuôi heo.  Định hướng tìm kiếm thị trường giai đoạn hội nhập kinh tế thế giới trong đó đặc biệt chú trọng đến những thị trường tiềm năng như Campuchia, Lào, Myanmar và một thị trường của đông đảo kiều bào tại Mỹ, châu Âu hết sức gắn bó với những sản phẩm mang hương vị của quê hương như chả giò, giò lụa, lạp xưởng… 3.2. Phân tích thực trạng ứng dụng phần mềm trong công ty VISSAN 3.2.1. Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin tại công ty VISSAN Trong thời gian qua, Phòng TC-KT Công ty VISSAN v n s dụng công cụ thủ công Excel là chủ yếu trong việc ghi chép, hạch toán và báo cáo tài chính – kế toán. Điều này gây ra khó khăn trong quá trình thu thập, tổng hợp số liệu, lập các báo cáo nhanh về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, tình hình tài chính của công ty. Cụ thể:  Có sự ch ng chéo công việc trong nhân viên giữa các Phòng ban hoặc trong cùng một Phòng ban, không có sự kế thừa dữ liệu.;  Kế toán thủ công thường mắc phải những sai sót trong quá trình tính toán hay hạch toán;  Cần nhiều nhân lực trong công tác quản lý khi hệ thống c a hàng giới thiệu sản phẩm ngày càng mở rộng;  Khó khăn trong việc kiểm soát và lưu trữ chứng từ với khối lượng lớn;  Khó quản lý Tiền - Hàng – Công nợ;  Khả năng hỗ trợ ra quyết định, hoạch định thấp: không cập nhật kịp thời doanh thu, chi phí, lợi nhuận, dòng tiền theo từng đơn vị trực thuộc cũng như toàn công ty GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Vũ Lê Kim Ngân Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN 10 Bên cạnh đó, với quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh như hiện nay và những vấn đề ví dụ như hệ thống phần cứng hiện có của Công ty chưa đủ đáp ứng, trình độ công nghệ thông tin của nhân viên còn thấp và bảo mật thông tin sau khi triển khai thì ứng dụng công nghệ thông tin không phải là vấn đề có thể thực hiện một cách nhanh chóng mà cần có thời gian cũng như kế hoạch cụ thể để triển khai. 3.2.2. Những nhân tố tác động đến việc ứng dụng ERP 3.2.2.1. Đặc điểm môi trường bên ngoài S hỗ trợ từ bên ngoài: Công ty VISSAN là công ty 100% vốn nhà nước nên chịu sức ép về các thủ tục hành chính nặng nề, phải trải qua quá nhiều cấp phê duyệt khi muốn triển khai ứng dụng từ khâu lựa chọn nhà cung cấp đến khâu thương thảo hợp đ ng và ngay cả quá trình ứng dụng. Điều này gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến tiến độ dự án trong khi chủ trương là phải triển khai nhanh. Sức ép cạnh tranh: công ty ngày càng mở rộng kinh doanh thì việc cạnh tranh ngày càng trở nên gay gắt. Cố gắng ứng dụng ERP để quản trị hệ thống đ ng bộ, tránh việc cập nhật thông tin không kịp thời, ảnh hưởng đến các quyết định kinh doanh GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Vũ Lê Kim Ngân Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN 11 Các liên kết theo chiề ngang: Nhà cung cấp và khách hàng luôn đòi hỏi phải cập nhật số liệu, đối chiếu kịp thời trong khâu thanh toán. Tránh việc ch ng chéo các chính sách bán hàng của công ty. 3.2.2.2. Đặc điểm của tổ chức- nhân s Quy mô công ty: Khi triển khai ERP, một phần do năng lực của đơn vị triển khai còn hạn chế, một phần do quy mô quản lý của công ty quá phức tạp làm tốn rất nhiều thời gian để giải quyết từng sự việc, đặc biệt là khi đề cập đến qui tắc đặt mã, liên kết dữ liệu giữa các phòng ban. Chuyên gia công nghệ thông tin: bản thân trình độ công nghệ thông tin của nhân viên còn yếu kém gây nhiều khó khăn khi triển khai. Thái độ nhân viên: Đa phần nhân viên tại Công ty do quen biết nên được tuyền dụng, hầu hết đều là nhân viên lớn tuổi, ít chịu thay đổi, nhất là đối với việc ứng dụng các công nghệ thông tin. ọ thờ ơ, hoặc chống đối rất nhiều trong quá trình triển khai 3.2.2.3. Đặc điểm của đổi mới Chi phí: triển khai ERP tốn chi phí rất lớn khiến ban lãnh đạo phải cân nhắc rất kỹ khi quyết định thực hiện. Đến khi triển khai lại phát sinh quá nhiều chi phí tăng thêm, cộng thêm các thủ tục hành chính phê duyệt khó khăn, gây chậm tiến độ dự án. Lợi ích liên quan: chi ph phải chi ra để áp dụng phần mềm mới phải đảm bảo một khoản doanh thu mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp. S phức tạp: Ứng dụng công nghệ mới, phức tạp là điều không hề dễ dàng và đó là một trong những khó khăn chính mà công ty VISSAN đang gặp phải. 3.2.3 Đề xuất các bước triển khai Do công ty VISSAN quá lớn, qui trình quản lý phức tạp nên không thể triển khai cùng một lúc tất cả các bộ phận, điều này sẽ gây rối loạn, ảnh hưởng đến sự thành công của dự án, nhóm nghiên cứu đề xuất triển khai tại khu vực văn phòng công ty: Vì công ty còn quản lý hệ thống các đơn vị trực thuộc là các c a hàng thực phẩm quận, trạm, chi nhánh, xí nghiệp, nên không thể triển khai cùng lúc toàn bộ hệ thống. Công ty nên triển GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Vũ Lê Kim Ngân Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN 12 khai tại văn phòng công ty trước, mà cốt lõi là triển khai các khâu nhập liệu đầu vào theo sơ đ sau: 3.3. Phân tích động lực và kháng cự sự thay đổi triển khai phần mềm ERP 3.3.1. Những cản trở đối với sự thay đổi Những cản trở cá nhân đối với s th y đổi của VISSAN: - Lo sợ về tương lai cá nh n: Một thay đổi to lớn trong các tổ chức đặc biệt ở đ y là triển khai một phần mềm quản lý mới giúp giảm tải bớt những công việc bàn giấy và các công việc không tên