Bài dịch Động lực nhóm những hệ thống hoạt động phức tạp

ĐỘNG LỰC NHÓM Những hệ thống hoạt động phức tạp Joseph E. McGrath & Franziska Tschan Dịch bài: Nhóm 3 1 Chương này xem xét những thông tin nghiên cứu dựa trên lý thuyết và kinh nghiệm mới nhất về tính năng động, sự phát triển và thay đổi trong nhóm ở các tổ chức. Mục đích chính là để hợp nhất tầm nhìn lý thuyết và kiến thức theo lối kinh nghiệm về quy trình động trong các nhóm. Mục đích thứ hai là để tiến thêm một bước trong trong việc tích hợp các quan niệm về đội nhóm thông qua đồng thời ranh giới kỷ luật và địa lý, văn hoá. GIỚI THIỆU Trong phần giới thiệu, chúng ta bắt đầu bằng việc phân biệt ba phạm vi của quy trình trung gian bao gồm quan niệm về các quy trình động trong nhóm, là quy trình hoạt động, quy trình phát triển và quy trình thích nghi. Mặc dù có khá nhiều nghiên cứu trong lĩnh vực nghiên cứu nhóm nhỏ về “năng động nhóm”, hơn 100 năm, lịch sử của các nghiên cứu trên nhóm cho thấy tầm quan trọng của những quy trình động là “tôn trọng nhiều hơn là tuân thủ”. Ngược lại với quan điểm trên, chúng tôi ghi lại khá nhiều mô hình lý thuyết đã bắt đầu áp dụng một cách thích hợp quy trình động vào việc tính toán. Chúng tôi nhận thấy cả hai đều đặc biệt – một là lý thuyết hành động và còn lại là lý thuyết hệ thống phức tạp – mà chúng ta sẽ đề cập một cách chi tiết trong chương này. Sau đó, chúng tôi phác thảo kết cấu của chương. BA QUY TRÌNH TRUNG GIAN TRONG NHÓM CÔNG VIỆC: HOẠT ĐỘNG, PHÁT TRIỂN VÀ THÍCH NGHI. Đặc điểm của các nhóm là sự hoạt động đồng thời và liên tục của ít nhất một trong ba quy trình trung gian khác biệt sau 2 1. Quy trình hoạt động mô tả cách thức nhóm thực hiện các công việc của mình. Xét theo những chức năng thực chất chủ yếu, hành động nhóm gồm một dòng nhiều quy trình diễn ra đồng thời trong suốt thời gian hoạt động. Từng quy trình có cách thức vận hành riêng. Một vài quy trình là kết quả của quá trình thiết lập hành động một cách có chủ ý của nhóm. Các quy trình con của những quy trình trên có khuynh hướng sinh ra một quy trình khác, và/hoặc sinh ra những kết quả đáng chú ý nào đó (hệ tư tưởng), bên trong hoặc bên ngoài nhóm. Điều này tương tự như cách thức mà các hoạt động cơ thể khác nhau của con người thay đổi theo những điều kiện bên trong và bên ngoài khác nhau (thí dụ như cách thức mà cái gọi là nhịp sinh học được sinh ra bởi chu kỳ của ngày và đêm). Một vài quy trình phản ánh sự phản ứng của nhóm đối với những đòi hỏi công việc hay những yêu cầu thao tác bắt buộc. 2. Quy trình phát triển mô tả cách thức nhóm thay đổi trạng thái của mình trong suốt thời gian hoạt động. Mỗi nhóm có một lịch sử phát triển qua các thời kỳ trong các mối quan hệ có liên quan với sự thành lập và hoạt động của nhóm, và có thể là sự biến hoá, chuyển đổi hoàn toàn nhóm. Mỗi nhóm cũng có một tương lai đáng mong đợi, cả trong nhận thức của những thành động bên trong nhóm cũng như trong cái nhìn của những người ngoài nhóm. Lịch sử quá khứ và tương lai tươi sáng của nhóm có ảnh hưởng tới trạng thái và những hành động của nhóm ở hiện đại. Sự phát triển này bị ảnh hưởng lần lượt bởi đặc điểm của từng thành viên, kế hoạch, công nghệ, ngữ cảnh và sự tác động qua lại giữa chúng. Các quy trình phát triển này gây ảnh hưởng đến việc thực nghiệm, học hỏi và thay đổi. 3. Quy trình thích nghi mô tả cách thức nhóm phản ứng lại đối với các sự kiện. Sự trao đổi liên tục giữa nhóm và hệ thống thêm vào (embedding system) thiết lập nên một hình mẫu mô phỏng. Quá trình thích nghi này gây ra không chỉ những thay đổi nảy sinh trong môi trường nhóm mà còn gây ra các phản ứng (và thúc đẩy) đến nhóm đối với những sự kiện đó. Trường hợp nhóm có 3 tổ chức thì những hệ thống đưa vào là các nhóm khác và các thực thể (cùng một mức độ trong tổ chức), các thực thể tại các cấp độ cao hơn trong tổ chức và các thực thể bên ngoài tổ chức mà nhóm hay những thành viên trong nhóm phải giao dịch. Cả ba quy trình trung gian hoạt động đồng thời và liên tục trong các nhóm. Chúng giống nhau và phụ thuộc lẫn nhau nhưng khác biệt bởi những mục đích phân tích khác nhau. Quy trình trung gian đầu tiên, quy trình hoạt động, thường nói về “nhóm cách thức giải quyết vấn đề” (hay, chung hơn, nhóm các kỹ năng hoạt động nhóm hay thực hiện kế hoạch). Phạm vi thứ hai, quy trình phát triển, thường được nói đến như “bề dài của sự phát triển nhóm”. Hơn nữa, trong các lý thuyết và nghiên cứu trước đây trên nhóm, cả hai phạm vi trên thường có sự trùng hợp khá chặt. Phạm vi thứ ba, quy trình thích nghi, thường bị phớt lờ. SỰ HỢP NHẤT LÝ THUYẾT Trong những năm gần đây, nhiều nghiên cứu mang tính lý thuyết đối với các nhóm nhỏ đã sử dụng một hay nhiều mức độ của động lực học, liên quan đến một loạt các nhân tố trung gian trong nhóm. Các nghiên cứu này bao gồm, ví dụ: Mô hình xã hội hoá của Moreland và Levine (1982); Nghiên cứu về quy trình nhóm của Hackman và các cộng sự (như là, Hackman, 1986, 1992; Hackman và Morris, 1975); Nghiên cứu của West (1996); của Walther và cộng sự (Walther, 1994; Walther và Burgoon, 1992); Lý thuyết phát triển của Worchel (Worchel, 1996; Worchel, Coutant-Sassic và Grossman, 1992); Nghiên cứu của Mantovani (1996); Nghiên cứu của Poole và cộng sự (Poole, 1981, 1983; Poole và DeSanctis, 1989, 1990; Poole và Roth 1989a và 1989b) về cấu trúc thích nghi trong nhóm; Nghiên cứu theo chức năng về tương tác nhóm của Hirokawa (1983,1985,1988); và Nghiên cứu của Ancona và Chong (1996) và của Kelly và McGrath (Kelly và McGrath, 1985; McGrath và Kelly, 1986) về quy trình sinh ra nhóm (entrainment process). Lợi ích đặc biệt của chương này là hai mô hình lý thuyết mới nhất tập trung một cách mạnh mẽ vào bản chất của động lực nhóm. 4 Một là lý thuyết hành động được áp dụng trong nhóm của Von Cranach, Tschan và những người khác (Tschan, 1995; Tschan và Von Cranach, 1996; Von Cranach, 1996; Von Cranach, Ochsenbein và Vallach, 1986). Lý thuyết còn lại là mô hình lý thuyết về nhóm như là những hệ thống phức tạp của Arrow, McGrath, và Berdahl (Arrow, McGrath, và Berdahl, 2000) Lý thuyết hành động (AT) là tập hợp những ý kiến được chỉ dẫn bởi các nhà tâm lý học xã hội Châu Âu (Frese và Sabini, 1985; Frese và Zapf, 1994; Hacker, 1985; Semmer và Frese, 1985). Trong khi hầu hết các nghiên cứu được thực hiện tại cấp độ cá nhân, lý thuyết hành động lại được áp dụng vào các nhóm nhỏ. Nó hoàn toàn phù hợp tại các cấp độ nhóm theo Von Cranach et al, 1986; Von Cranach, Ochsenbein và Tschan, 1987) Cùng lúc, các bài phê bình của các nhà tâm lý học xã hội trong cộng đồng Hoa Kỳ đã thúc đẩy sự chú ý đối với những khái niệm về lý thuyết hệ thống động và lý thuyết phức tạp. Quan điểm đó đã được làm khớp với khái niệm tâm lý học xã hội bởi Vallacher và Nowak (1994), và đặc biệt cho những nhóm nhỏ bởi Baron và cộng sự (Baron, Amazeen, và Beek, 1994), Latané và cộng sự (Latané và Nowak, 1994), và khái niệm mới nhất bởi Arrow, McGrath, và Berdahl (Arrow et al., 2000; McGrath et al., 2000). Chúng tôi thật sự ấn tượng bởi sự giống nhau giữa lý thuyết hành động và lý thuyết những hệ thống phức tạp, khi được áp dụng vào các nhóm nhỏ trong các ấn phẩm đã xuất bản ở trên. Chúng tôi nghĩ có nhiều điểm kết nối giữa nghiên cứu của Von Cranach và Tschan và nghiên cứu của Arrow, McGrath, và Berdahl. Thêm nữa, chúng tôi cũng tìm thấy một vài sự khác biệt chủ yếu, vì vậy một sự hợp nhất có thể mở rộng đồng thời cả hai lý thuyết. Chúng tôi tin rằng sự nâng cao kiến thức của mình ở tương lai về bản chất và quy trình của những nhóm nhỏ, trong các tổ chức công việc và ở một nơi nào khác, đặc biệt là hiểu biết về sự hoạt động của quy trình trung gian động trong các nhóm, có thể dễ dàng hơn bởi sự pha trộn thành công của hai lý thuyết này. 5 KẾT CẤU CHƯƠNG Phần tiếp theo trình bày tóm tắt sơ lược những quan điểm chủ yếu về cách áp dụng lý thuyết hành động vào nhóm của Von Cranach và Tschan, và mô hình nhóm như là những hệ thống phức tạp, thích nghi, năng động của Arrow, McGrath và Berdahl, bằng việc lặp lại một cách ngắn gọn những điểm tương đồng và khác biệt chủ yếu giữa hai lý thuyết. Sau đó, chúng tôi sẽ áp dụng mô hình đã được tổng hợp để thảo luận lần lượt trong từng quá trình trung gian đã được bàn ở trên. Ba phạm vi được đề cập lần lượt đến (a) Bản chất tôn ti thứ tự, liên tục và tuần hoàn của quá trình hoạt động khi nhóm thực hiện kế hoạch hay công việc mà nó đòi hỏi sự hợp tác trong hành động và trong liên lạc; (b) Mô hình phát triển khi nhóm rèn luyện và thay đổi theo thời gian như là một cách tự học hỏi từ chính kinh nghiệm của mình; và (c) Mô hình thích nghi khi nhóm tiến hành sự trao đổi hai chiều với các nhóm đưa vào (embedding contexts) hay với môi trường. Trong mô hình của Arrow, McGrath và Berdahl ba quá trình (hợp tác, phát triển và thích nghi) phản ánh sự năng động cục bộ, toàn thể và theo tình huống của nhóm như là hệ thống động phức tạp. Đồng thời, chúng tôi cũng sẽ dựa trên các ý kiến và các khái niệm hoá lý thuyết khác ở Châu Âu và Bắc Mỹ có đề cập sâu sắc đến quy trình động . Một trong số đó đã được nói đến ở trên (ví dụ, Mantovani, 1996; Moreland và Levine, 1982; Poole và DeSanctis, 1989, 1990; West, 1996; Worchel, 1996). Tuy nhiên, chúng tôi sẽ chọn lọc một số điểm cần thiết hơn là bao quát hết tất cả các lý thuyết này. Chúng tôi kết thúc chương với một bảng tóm tắt ngắn gọn những chủ đề chính, và một vài nhận xét cho hướng nghiên cứu trong tương lai về lĩnh vực này. TỔNG QUAN LÝ THUYẾT HỢP NHẤT VỀ NHÓM NHƯ LÀ HỆ THỐNG HÀNH ĐỘNG PHỨC TẠP Sơ lược về lý thuyết hành động (AT) Việc áp dụng lý thuyết hành động vào nhóm được chúng tôi tóm tắt theo nghiên cứu của Von Cranach. Trong chương đó, ông trình bày bốn giả thuyết cơ bản và mô 6 hình hoá ba nguyên lý, được xem như là các trụ cột thuộc về nhận thức của lý thuyết hành động đồng thời được xem như là “lý thuyết cấu trúc” cho việc tìm hiểu về các nhóm. Các giả định cơ bản: (a) các nhóm con người là những hệ thống sống được phát triển ở mức độ cao; (b) họ tồn tại trong những bối cảnh xã hội khác nhau và trong những môi trường khác nhau; (c) họ tồn tại trên quy mô lớn thông qua những hành động của chính bản thân, và (d) con người phát triển không ngừng cho nên trạng thái bộc lộ của con người phải được giải thích thông qua lịch sử của họ. Ba nguyên lý của Von Cranach là: (1) Nguyên lý về tổ chức đa cấp, quy định công việc của con người được tổ chức dưới nhiều mức độ – cá nhân và xã hội; (2) Nguyên lý về hoạt động tự phát nói rằng hệ thống hành động cá nhân và xã hội của con người có ảnh hưởng đến chính họ, trong nền tảng của nội lực tiềm ẩn và thông tin tích luỹ bên trong, trong sự tác động qua lại với môi trường xung quanh; và (3) Nguyên lý về tính chất lịch sử, định ra những vấn đề quan trọng của con người bao gồm cấu trúc, quy trình cá nhân và xã hội, và sự phát triển tương lai, chỉ có thể hiểu được trong những bối cảnh được gắn với lịch sử (historical embeddedness) – hiện tại và tương lai được hiểu từ quá khứ. Với những giả định và những nguyên lý được xem là nền tảng, Von Cranach tiếp tục giải nghĩa lý thuyết hành động của nhóm thông qua 28 luận điểm. Chúng tôi sẽ diễn giải những luận điểm đó theo từng nhóm có liên quan. Bảy luận điểm đầu tiên liên quan đến vấn đề định nghĩa và bản chất của nhóm. Khái niệm nhóm là để chỉ loại đặc biệt của những hệ thống xã hội nhỏ với các đặc tính đặc trưng. Có nhiều loại nhóm khác nhau được mô tả bởi nhóm các đặc tính đó. Nhóm thường đi liền với cộng đồng xã hội to lớn và gắn liền với các cộng đồng xã hội nhỏ hơn trong chính các nhóm. Chúng tồn tại trong sự tác động qua lại một cách liên tục với các hệ thống gắn vào và được gắn vào (embedding system, embedded system). Các nhóm hoạt động như các đơn vị và ngừng tồn tại khi nhóm ngừng hoạt động. Quá trình tạo thành nhóm xảy ra ở mỗi mức độ nhóm và cá nhân, và thường trong sự tác động qua lại của nhóm với các hệ thống gắn vào và được gắn vào. Các cấp độ lịch 7 sử của nhóm thì cần thiết để hiểu chức năng của nhóm, cấu trúc và quá trình. Nhóm phát triển theo một quy trình đồng phát triển đa cấp độ (multilevel coevolution). Năm luận điểm tiếp theo liên quan tới những đặc điểm chung và các loại hành động theo nhóm. Một nhóm có bốn chức năng: (a) Thực hiện những tác động vào môi trường của nó và các siêu hệ thống (suprasystem); (b) Tạo ra, duy trì và thích nghi cấu trúc và quy trình của chính nó; (c) đáp ứng nhu cầu của các siêu hệ thống của nhóm; và (d) đáp ứng nhu cầu của các hệ thống phụ (subsystem) của nhóm và các thành viên. Các hành động ở những mức độ khác nhau cho thấy đồng thời những điểm giống nhau (tính tương đồng và tính tương tự) và những điểm khác nhau. Những hoạt động dài hạn bao gồm: (a) những hành động tái diễn định kỳ và (b) các kế hoạch dài hạn. Những hoạt động nhóm ở tầm ngắn và trung hạn là những hoạt động có mục tiêu có thể nhận biết được là những hoạt động nhóm; và những hoạt động đó ở trong những tình huống được xác định có tính chất xã hội có thể được gọi là hành vi. Sáu loại hành động nhóm là: (a) hành động nhóm có mục tiêu căn bản; (b) hành động nhóm có mục tiêu hàng ngày; (c) hành động nhóm có mục tiêu thử nghiệm; (d) hành động nhóm định hướng ý nghĩa; (e) hành động nhóm định hướng theo quy trình và (f) những hành động xúi giục. Chín luận điểm tiếp theo liên quan tới hành động nhóm có mục tiêu trực tiếp. Hành động có mục tiêu trực tiếp được dựa trên công việc được đưa vào bởi hệ thống bên ngoài (external system) hay bởi chính bản thân của nhóm. Chức năng hướng dẫn đưa ra những chỉ dẫn cho hành động; chức năng kích thích mang lại hành động tích cực. Hành động nhóm được tổ chức một cách liên tục và thứ tự thông qua việc đặt ra cấu trúc công việc trong nhóm. Hành động nhóm bao gồm hai quy trình – thông tin - lên kế hoạch và thực hiện – và mỗi quy trình được tổ chức ít nhất tại 2 mức độ. Đối với quy trình thông tin - lên kế hoạch. Những mức độ này là nhận thức và cảm xúc cá nhân và truyền thông trong nhóm. Kiến thức được tổng hợp giữa cấp độ cá nhân và cấp độ nhóm và chức năng cơ bản của nó là tổ chức hành động. Sự giao thiệp là sự thông tin và lên kế hoạch một cách kỹ lưỡng tại mỗi cấp độ nhóm. 8 Giả định rằng các thành phần của hành động nhóm tại mỗi mức độ khác nhau được thực hiện bởi chức năng chỉ dẫn (steering function): định hướng tình huống, xác định mục tiêu, chọn lựa kế hoạch, sản xuất, kiểm soát quá trình sản xuất, ngừng hoạt động và đánh giá và tiêu dùng sản phẩm. Những hoạt động này vận động có tính định kỳ. Giao tiếp theo nhóm biến đổi trong tình trạng mở như là chức năng nhận thức sự khó khăn của công việc, nhu cầu chuyển đổi thông tin công việc thích hợp giữa các thành độngên, nhận thức và cảm xúc liên quan đến hành động cá nhân mang tính đối lập. Nhóm tạo ra và duy trì những cấm kỵ đối với việc truyền bá những thông tin gây nguy hiểm nghiêm trọng cho cấu trúc và đặc tính của nhóm. Nhóm gợi ra, duy trì và hạn chế quá trình kích thích cá nhân qua việc sử dụng ảnh hưởng và quyền lực xã hội, một cách trực tiếp và gián tiếp. Bảy luận điểm cuối cùng phải được thực hiện với mối liên hệ của hành động nhóm tới cấu trúc và quá trình tạo nhóm. Cấu trúc nhóm là kết quả từ sự tác động qua lại của công việc, những nhân tố siêu hệ thống, đặc điểm của các thành viên, truyền thống và lịch sử của nhóm, và những hạn chế của môi trường. Vai trò là một phần của cấu trúc hành động nhóm, chúng tạo thành nền tảng cho việc phân chia công việc trong hành động nhóm và phụ thuộc vào cấu trúc công việc. Thứ bậc và trạng thái bắt nguồn từ toàn bộ những hoạt động nhóm dài hạn và ảnh hưởng đến sự phân bổ công việc. Lãnh đạo là một chức năng của hành động nhóm, và quyền lực là một chức năng không thể thiếu của lãnh đạo. Các mối quan hệ cá nhân và cấu trúc hành động nhóm có sự tác động qua lại. Các thoả thuận, luật lệ, và chỉ tiêu, hệ thống tri thức mệnh lệnh nhóm và những siêu hệ thống xã hội, ảnh hưởng và kiểm soát hành động nhóm và các thành độngên và có thể bị thay đổi bởi hành động nhóm. Và rõ ràng là, hầu hết những nguyên lý này và các luận điểm thì rất tương đồng với những tuyên bố và quan niệm cơ bản về lý thuyết nhóm như là một hệ thống phức tạp được mô hình hoá bởi Arrow, McGrath, và Berdahl (2000; McGrath et al., 2000), đã được trình bày tương đối ngắn gọn bên dưới. Một vài chỗ mà ở đó hai lý thuyết có sự khác biệt giữa mong đợi và thực tế cũng được chỉ rõ. 9 TÓM TẮT VỀ LÝ THUYẾT NHÓM NHƯ LÀ HỆ THỐNG PHỨC TẠP1 (CST) Arrow, McGrath và Berdahl (2000) gần đây đã đưa ra một công thức lý thuyết xây dựng những khái niệm từ lý thuyết phức và hệ thống động. Lý thuyết này đưa ra một lý thuyết khung của các nhóm, mà không phải là một tập hợp các giả thuyết lý thuyết. Công thức này xem các nhóm như một hệ thống phức và mở; tương tác với những hệ thống nhỏ hơn (đó là các thành phần) nằm bên trong chúng và tương tác với những hệ thống lớn hơn (thí dụ là các tổ chức) mà các nhóm nằm bên trong chúng. Các nhóm có biên giới mờ để phân biệt chúng với nhau, chúng với các thành phần và với ngữ cảnh mà chúng nằm bên trong. Arrow, McGrath, Berdahl (2000) đề nghị một công thức nhân quả về các nhóm có khác nhau về một đặc tính mang yếu tố quyết định cho mô hình lý thuyết đó. Họ lập luận rằng, qua đời sống của các nhóm có 3 cấp nhân quả liên tục tạo hình nhóm: động lực cục bộ2 bao gồm các hoạt động của các phần tử cấu thành nhóm. Động lực toàn thể3 bao gồm hành vi của các biến cấp hệ thống pha trộn từ các động lực cục bộ nhằm tạo hình và ràng buộc các động lực cục bộ. Động lực ngữ cảnh4 bao gồm các mặt của của các thành phần của một nhóm, những điều kiện hoạt động và những hoạt động được tạo hình bằng những hoạt động và sự kiện của các ngữ cảnh lồng trong nhóm, và bằng những phản ứng của nhóm. Động lực nhóm tạo hình và ràng buộc các động lực toàn thể và cục bộ của nhóm. Tất cả các nhóm hoạt động trong dịch vụ với 2 chức năng chung: (a) hoàn tất các dự án của nhóm và (b) thỏa mãn các yêu cầu của các thành viên. Sự thành công của một nhóm trong việc theo đuổi hai chức năng này sẽ ảnh hưởng và tùy thuộc khả năng toàn vẹn và tồn tại của nhóm như là một hệ thống. Điều này dẫn đến việc duy trì tính toàn vẹn của hệ thống như là chức năng thứ ba (c) chức năng này được xem như là công cụ 1 Theory of Groups as Complex System (CST) 2 Local dynamics 3 Global dynamics 4 Contextual Dynamics 10 để thực hiện 2 chức năng còn lại. Tính toàn vẹn hệ thống của nhóm sẽ ảnh hưởng đến khả năng hoàn thành dự án và thỏa mãn các yêu cầu cúa các thành viên. Các nhóm bao gồm 3 loại thành phần: (a) những người là thành viên nhóm; mục tiêu lồng vào trong các dự án nhóm; tài nguyên đã được chuyển hóa thành công nghệ của nhóm. Những thành viên nhóm thay đổi những cái gì mà họ có thể cung cấp cho nhóm như giao tiếp, công việc, kỹ năng quy trình, giá trị,niềm tin và thái độ, tính cách, nhận thức và phong cách cư xử. Các thành viên nhóm cũng khác nhau về các thuộc tính nhân khẩu như giới tính, chủng tộc, tuổi và những nhu cầu họ tìm kiếm để thỏa mãn qua giao tiếp nhóm. Những dự án nhóm thay đổi trong các cơ hội chúng yêu cầu và các đòi hỏi mà chúng đặt trong các thành viên trong giao tiếp, công việc và các hoạt động trong tiến trình. Các dự án cũng khác trong các yêu cầu của chúng cho các chức năng công cụ như xứ lý thông tin, quản lý sự xung đột hay thống nhất, và đồng bộ các hành vi. Công nghệ khác trong mức độ chúng tạo điều kiện hay hạn chế các hoạt động giao tiếp cá nhân, hoạt động công việc hay các hoạt động quy trình và cũng trong cách thức chúng hỗ trợ cho các chức năng công cụ (như xử lý thông tin, quản trị xung đột, đồng thuận, khích lệ, điều độ và đồng bộ hành vi của các thành v