Bài giảng Tin học ứng dụng trong kỹ thuật địa chất và dầu khí - Microsoft Word

MICROSOFT WORD GiỚI THIỆU VỀ MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC WINDOWS Là môi trường làm việc tiện lợi cho việc xây dựng, phát triển và ứng dụng các giao diện đồ họa – graphical interface: Cho phép nhúng & nối kết các đối tượng OLE (Object Linking & Embedding) Có nhiều tính năng đa vận tải – multi-tasking Cho phép di chuyển thông tin giữa các ứng dụng Tối ưu hóa về bộ nhớ và không gian đĩa. PHẦN MỀM MICROSOFT WORD Công dụng, vai trò và các yêu cầu cơ bản về WORD. Khởi động và thoát khỏi WORD Start\Programs\Microsoft Word Khởi động trong hệ điều hành win 98 PHẦN MỀM MICROSOFTWORD Khởi động trong Windows XP Professional PHẦN MỀM MICROSOFTWORD Title bar Menu bar Standard Toolbar Ruler bar Khu vực soạn thảo văn bản Horizontal Scroll bar Vertical Scroll bar Formating Toolbar Status bar PHẦN MỀM MICROSOFTWORD Hoặc cũng có thể khởi động MS-Word bằng cách click vào một trong các biểu tượng sau: Thoát MS-Word File\Exit Hoặc nhấn vào biểu tượng ở bên góc phải màn hình. Hoặc nhấn phím tắt Atl + F4 Ở bất kỳ nơi nào trong hệ điều hành Ở trên màn hình desktop, phía trên góc phải màn hình NHỮNG THAO TÁC CƠ BẢN Cách nhập văn bản: Trước khi nhập một đoạn văn bản bằng tiếng việt trong Word cần định dạng: Kiểu chữ (Font): Click vào khung Font chọn kiểu thích hợp cho văn bản. Cỡ chữ (Size): click vào khung chọn cỡ chữ thích hợp, văn bản thường dùng có cỡ chữ là 11, 12. Khi muốn xuống dòng dưới nhấn tổ hợp phím Shift + Enter. Để đánh đoạn mới nhấn Enter xuống dòng NHỮNG THAO TÁC CƠ BẢN Thao tác sử dụng chuột Click: Nhấn trái chuột Right Click: Nhấn phải chuột Double click: Nhấn trái hai lần chuột liên tiếp Click và Drag: Nhấn trái và giữ phím trái chuột và di chuyển đến vị trí khác. NHỮNG THAO TÁC CƠ BẢN Di chuyển dấu chèn trong văn bản Có thể di chuyển dầu chèn đến vị trí bất kỳ trong văn bản bằng cách dùng chuột hoặc bằng bàn phím: Chuột: Click vào vị trí mong muốn Bàn phím: ↑↓(lên/ xuống một dòng); →← (qua trái/phải một ký tự); Home (về đầu dòng); Ctrl Home (về đầu văn bản); Ctrl + End (về cuối văn bản) NHỮNG THAO TÁC CƠ BẢN Chọn khối văn bản Dùng chuột click và drag trên khối muốn chọn hoặc dùng bàn phím (nhấn và giữ phím Shift sau đó sử dụng các phím mũi tên để mở rộng khối chọn). Cũng có thể chọn bằng cách sau: Chọn một từ: Double click vào từ muốn chọn. Chọn một dòng: Double click vào khoảng trống bên trái của đoạn muốn chọn. Chọn cả hai văn bản: Nhấn phím Ctrl rồi Click chuột vào khoảng trống bên trái của văn bản. NHỮNG THAO TÁC CƠ BẢN Sao chép, di chuyển và xóa khối văn bản Chép một khối Chọn khối muốn chép Mở trình đơn Edit\Copy hoặc click vào biểu tượng trên thanh Standard hay nhấn tổ hợp phím Ctrl + C. Di chuyển điểm cần chèn đến vị trí cần chép Chọn trình đơn Edit\Paste hoặc click vào biểu tượng trên thanh Standard hay nhấn tổ hợp phím Ctrl + V. NHỮNG THAO TÁC CƠ BẢN Chuyển một khối Chọn khối muốn di chuyển Mở trình đơn Edit\Cut hoặc click biểu tượng hay nhấn Ctrl + X. Di chuyển con trỏ đến vị trí cần chuyển Chọn trình đơn Edit \ Paste hoặc click biểu tượng trên thanh Standard hay nhấn tổ hợp phím Ctrl + V. NHỮNG THAO TÁC CƠ BẢN Xóa khối văn bản Chọn khối muốn xóa Nhấn Delete. NHỮNG THAO TÁC CƠ BẢN Xóa khối văn bản Chọn khối muốn xóa Nhấn Delete. Tạo một khối văn bản mới Có thể tạo một khối văn bản mới (Document) bằng một trong 3 cách sau: Cách 1: Từ trình đơn File\New, hộp thoại New xuất hiện. Chọn Blank Document trong mục Create New. Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + N. Cách 3: Click biểu tượng trên thanh Standard. NHỮNG THAO TÁC CƠ BẢN Mở một văn bản có sẵn Ta có thể mở tập tin văn bản có sẵn trên đĩa cứng bằng một trong các cách sau: Cách 1: Mở trình đơn File \ Open. Cách 2: Click biểu tượng trên thanh Standard. Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + O. NHỮNG THAO TÁC CƠ BẢN Lưu văn bản Có thể làm theo các cách sau: File \ Save (nếu file cần lưu đã được lưu trước đó), chọn File \ Save As (Nếu file cần lưu chưa được lưu trên đĩa trước đó) Chọn biểu tượng trên thanh Formating. Nhấn tổ hợp phím Ctrl + S NHỮNG THAO TÁC CƠ BẢN Có thể lưu tất cả các file được mở bằng cách chọn File\Save All Ta cũng có thể khai báo chế độ lưu tự động: Tools\Option chọn Save, đánh dấu vào ô Save Autorecover Info và nhập giá trị vào hộp Minutes. ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN Định dạng kí tự Chọn khối muốn định dạng Mở trình đơn Format \ Font hay click biểu tượng trên thanh công cụ, hay Click phải chuột chọn Font sẽ hiển thị cửa sổ sau: ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN Trong hộp thoại Font Font: xác định font chữ cần trình bày Size: xác định kích thước chữ Font Style: Kiễu chữ (Regular: bình thường, Bold: in đậm, Bold – Italic (chữ đậm nghiêng), Italic (chữ nghiêng). Underline: chữ dạng gạch chân Color: Màu chữ Effects: hiệu ứng cho chữ Preview: xem trước cách chọn lựa Sau đó, nhấn OK để thực hiện định dạng. Ngoài ra, công việc trên còn thực hiện bằng phím tắt. ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN Định dạng đoạn văn bản (Paragraph) Chọn đoạn văn bản muốn định dạng. Format\Paragraph hoặc click phải chuột sẽ hiện ra một menu context như sau: ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN Để hiệu chỉnh lề cho đoạn và khoảng cách giữa các dòng trong đoạn. Chỉnh lề cho đoạn. Xác định khoảng cách từ lề phải đến đoạn văn bản None: không thay đổi First line: dòng đầu tiên của đoạn văn thụt vào. Hanging: Tất cả các dòng trong đoạn thụt vào một khoảng xác định so với dòng đầu tiên. ĐỊNH DẠNG KHUNG VĂN BẢN Chọn các từ hay đoạn văn bản cần định dạng khung. Mở trình đơn Format \ Border and Shading, trong hộp thoại Border and Shading chọn Border. OK để hoàn tất việc định dạng. Ví dụ: ĐỊNH DẠNG KHUNG VĂN BẢN Chọn một khối văn bản hình bên dưới ĐỊNH DẠNG CỘT VĂN BẢN Là trình bày cách hiển thị văn bản theo dạng cột. Để thực hiện định dạng cột: Chọn khối văn bản cần chia cột. Mở trình đơn Format \ Columns trong hộp thoại Columns có thể chọn cách chia cột theo: Presets: Xác định dạng chia cột theo mẫu có sẵn. Number of Columns: Xác định số cột cần chia theo ý muốn. Width And Spacing: định lề rộng và khoảng cách giữa các cột. Col: độ rộng của cột tương ứng Width: khoảng cách giữa các cột Line Between: Xác định đường kẻ thẳng đứng giữa các cột. Click OK để hoàn tất việc chia cột. Ví dụ Ta có đoạn văn bản sau Chọn khối văn bản cần chia cột Ví dụ chia đoạn văn bản thành 2 cột ĐỊNH DẠNG TAB STOP Mỗi khi gõ tab, điểm chèn sẽ đưa đến vị trí mới. Vị trí mới này còn gọi là điểm dừng của tab(tab stop). Khoảng cách mặc định tab là 0.5inch. Để thiết lập và bày khoảng tab có thể thực hiện: Chọn đoạn hay dòng cần xác định vị trí tab. Mở trình đơn Format \ Tabs. Màn hình hình hiển thị hộp thoại Tab gồm có: Tab Stop position: Xác định khoảng cách của điểm tab mới. Alignment (kiểu trình bày): Left: Điểm tab nằm bên trái các kí tự kế tiếp Center: Điểm tab nằm giữa các kí tự kế tiếp Right: Điểm tab nằm bên phải các kí tự kế tiếp VÍ DỤ Ta có một ĐƠN XIN VIỆC chưa định dạng sau: Sau khi nhấn phím tab sẽ có định dạng Di chuyển dấu chèn tới điểm cần tab Sau khi định tab, nhấn phím tab ta sẽ có 1 đường mong muốn Định dạng BULLETS AND NUMBERING Để định dạng đoạn văn bản có các kí hiệu có các kí hiệu đầu văn bản đoạn bằng kí số hay kí tự, dùng định dạng BULLETS và NUMBERING ta thực hiện: Chọn đoạn văn bản cần định dạng. Mở trình đơn Format \ Bullets And Numbering gồm: Bullets: Trình bày dấu kí hiệu đặc biệt ở đầu mỗi đoạn văn bản. Có thể trình bày lại dấu kí hiệu này bằng cách click Customize và chọn các kí hiệu cần thay đổi trong hộp thoại Customize hoặc click vào Bullets trong hộp thoại customize Bulleted List để chọn các kí hiệu khác. Để qui định màu, kích cỡ cho hoa thị click chọn Font. Numbered: trình bày dạng kí số hay mẫu tự Alphalet vào đầu mỗi đoạn. Định dạng BULLETS AND NUMBERING (tt) Cửa sổ Bullets and Numbering chứa các hoa thị đầu dòng. Customize Bulleted Lish Chứa các kí hiệu khác TẠO KHUÔN DẠNG Để các đoạn văn có chung tính chất như kiểu chữ (Font), kích cỡ (Size), kiểu (style) ta thực hiện: Tạo mới khuôn dạng Format \ Styles and Formating. Trong hộp thoại này chọn New Style. Đặt tên khuôn dạng Style Base on: Chọn khuôn dạng mẫu cho khuôn dạng cần tạo, nếu muốn tự tạo ra khuôn dạng, chọn normal. TẠO KHUÔN DẠNG (tt) Sử dụng khuôn dạng Cách đơn giản nhất là chọn khuôn dạng trực tiếp trên thanh công cụ bằng cách click trong khung Style and Formating. Chọn tên khuôn dạng cần dùng hoặc nhập tên khuôn dạng cần dùng. Ví dụ, ở trên ta đã tạo một khuôn dạng tên là chuong, thì ta chọn khuôn dạng này để sử dụng TRANG TRÍ VĂN BẢN Chèn kí tự đặc biệt (Symbol) Chèn hình vào văn bản Thay đổi kích thước và di chuyển Các công cụ hình vẽ Tô màu cho đối tượng Tạo hiệu ứng hình nổi Chèn WordArt vào văn bản Chèn Textbox vào văn bản CHÈN KÍ TỰ ĐẶC BIỆT Việc chèn các hoa tự (Bullets) hoặc thêm mới các kí tự đặc biêt (Symbol) gọi là chèn kí tự đặc biệt (Insert Symbol), để thực hiện: Đưa dấu chèn đến vị trí cần chèn. Từ trình đơn Insert \ Symbol, trong hộp thoại Symbol, chọn kí tự cần chèn có thể chọn các kí tự khác trong khung Font. Click Insert để chấp nhận chèn kí tự. Click Close để đóng hộp thoại Symbol. Ngoài ra, nếu muốn chèn kí tự đặc biệt trong symbol thì ta có thể nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + Shift + Q. Ví dụ: Ta muốn chèn kí tự  thì ta gõ chữ a trên bàn phím, tương tự cho các kí tự: b= , c = , p = , d = , q = , f = … CHÈN HÌNH VÀO VĂN BẢN Chèn Clip Art Đưa dấu chèn đến vị trí cần chèn Insert \ Picture\Clip Art chọn Clip Organzer… Sau đó, đòng hộp thoại này và Paste vào nơi ta muốn chèn. CHÈN HÌNH VÀO VĂN BẢN (tt) Chèn tập tin hình vào văn bản Insert \Picture \ From File… Chọn ổ đĩa nơi lưu trữ hình ảnh trong Look in. Chọn tập tin hình xong. Chọn Insert. THAY ĐỔI KÍCH THƯỚC VÀ DI CHUYỂN Thay đổi kích thước hình ảnh Chọn đối tượng (hình ảnh) cần thay đổi kích thước khi đó các nút hiệu chỉnh được xuất hiện trên đối tượng đó. Đưa con trỏ đến nút hiệu chỉnh kích thước, click and drag để phóng to hay thu nhỏ. Xóa hình ảnh Chọn hình ảnh cần xóa, sau đó nhấn phím delete, hoặc phải chuột, chọn Delete… CÁC CÔNG CỤ VẼ TRONG MS-WORD Nếu trên màn hình chưa xuất hiện thành Drawing thì ta làm một trong các cách sau: Di chuyển chuột đến thanh Menu bar, phải chuột, chọn Drawing. Menu bar\ View \ Toolbars \ Drawing. Khi thanh Drawing xuất hiện, để chọn các công cụ vẽ click vào công cụ đó. Các công cụ vẽ bao gồm: Hình Ellipe, hình chũ nhật…, AutoShape (các hình có sẵn)… TÔ MÀU CHO ĐỐI TƯỢNG Tô màu khung Chọn đối tượng cần tô, click biểu tượng (line Color) trên thanh Drawing. Chọn màu tô. Tô màu nền Chọn đối tượng cần tô, click vào biểu tượng (Fill Color) trên thanh Drawing. Chọn màu tô. Có thể chọn Fill Effects để thay đổi hiệu ứng màu tô. Trong hộp Fill Effects: Gradient: Phối hợp 2 màu cho hình nền Texture: Chọn hoa văn được định sẵn. Pattern: chọn dạng mẫu cần tô. Picture: Chọn hình tô màu nền. TẠO HIỆU ỨNG HÌNH NỔI Tạo hình bóng Chọn biểu tượng (shadow style) ở thanh Drawing. Tạo hình nổi (3-D) Chọn biểu tượng (3-D Style) ở thanh Drawing. CHÈN WORDART VÀO VĂN BẢN Để tạo tiêu đề cho văn bản bằng những cách sau: Chọn biểu tượng trên thanh Drawing. Menu Bar \ Insert \ Picture \ WordArt… CHÈN TEXTBOX VÀO VĂN BẢN Để tạo Textbox ta thực hiện bằng một trong những cách sau: Insert \ Text Box… Chọn biểu tượng trên thanh Drawing. TABLE TRONG MS-WORD Di chuyển dấu chèn đến vị trí muốn chèn bảng. Chèn Table (bảng) vào văn bản: Table \ Insert \ Table Hoặc chọn biểu tượng trên thanh Standard. Một hộp thoại sẽ hiện ra: Số cột của bảng: Số hàng của bảng: Xác định bề rộng cho các cột, nếu muốn cho Word định lề tự động định lề thì chọn Auto. TABLE TRONG MS-WORD (tt) Thao tác trong Table Di chuyển dấu chèn trong bảng Dùng các phím mũi tên trên bàn phím để di chuyển dấu đến các ô. Phím Tab: Di chuyển dấu chèn sang ô bên phải. Khi gặp ô cuối cùng của bảng, nếu nhấn Tab sẽ tạo thêm dòng mới. Shift + Tab: Định dạng Tab Stop trong ô. Phím Enter: Đưa dấu chèn xuống dòng của ô tương ứng. Chọn bảng: Chọn một ô (cell): đưa dấu chèn vào ô cần chọn, sau đó click chuột vào đầu dòng. Sau cùng click OK để thực hiện hiệu chỉnh. TABLE TRONG MS-WORD (tt) Nhập dữ liệu trong bảng Cách nhập dữ liệu trên bảng Đặt dấu chèn vào ô nhập liệu, sau đó nhập nội dung vào ô. TABLE TRONG MS-WORD (tt) Trình bày dữ liệu trên bảng Trong ô có thể trình bày dữ liệu theo chiều ngang, đứng, hoặc đổi hướng dữ liệu bằng cách: Chọn ô cần thay đổi. Format \ Text Cell \Text Direction. Trong hộp thoại Text Direction – Text Cell, chọn kiểu trình bày trong Orientation. Sau đó, Click OK để thực hiện trình bày. TABLE TRONG MS-WORD (tt) Chèn thêm dòng hoặc cột Chọn dòng hay cột muốn chèn thêm vào Table\Insert Column để chèn thêm cột hay Table\Insert Row để chèn thêm dòng. Hoặc chọn các biểu tượng (hình bên dưới) để thực hiện thao tác này. Ghi chú: Cột mới sẽ nằm bên phía trên dòng cần chèn. TABLE TRONG MS-WORD (tt) Nối và tách ô trong bảng Việc nối (merge) hay tách (split) các ô sẽ tạo cho bảng biểu được trình bày rõ hơn. Nối (merge) nhiều ô thành một ô: Chọn các ô muốn nhập chung, trên cùng dòng, cùng cột hay trên nhiều dòng nhiều cột bằng nhau. Mở trình đơn Table\Merge Cells (hay ) TABLE TRONG MS-WORD (tt) Tách một ô thành nhiều ô: Chọn ô muốn tách. Mở trình đơn Table \ Split Cells (hay ). Trong hộp thoại Split Cells: Number of Row: Xác định số cột cần tách. Hộp thoại Split Cells TABLE TRONG MS-WORD (tt) Kẻ khung trong bảng Chọn các ô muốn kẻ khung. Mở trình đơn Format \ Borders And Shading (Hay phải chuột chọn Borders And Shading) sẽ hiện ra hộp thoại sau: TABLE TRONG MS-WORD (tt) Định dạng màu nền cho bảng Chọn các ô hay chọn cả bảng muốn tạo hình nền Format \Borders And Shading (hay phải chuột chọn Borders And Shading), chọn tiếp Shading. Sẽ hiển thị hộp thoại sau: TABLE TRONG MS-WORD (tt) Sắp xếp nội dung trên bảng Khi muốn sắp dữ liệu trên bảng theo một thứ tự nào đó thực hiện như sau: Chọn vùng dữ liệu cần sắp xếp Mở trình đơn Table \ Sort. (hay chọn ) Chọn khóa chính Chọn khóa phụ Sắp theo thứ tự tăng Sắp theo thứ tự giảm Xác định dữ liệu cần sắp xếp theo kiểu nào (kí tự-Text; số-number hay kiểu –data.) TABLE TRONG MS-WORD (tt) Tính tổng cuối cột hay hàng trên bảng Tính tổng trên cột Đưa dấu chèn đến ô cần tính tổng trên cột tương ứng. Mở trình đơn Table \ Formula. Trong hộp thoại Formula. Mặc nhiên Word tự gọi hàm SUM(ABOVE) trong khung Formula, có thể định dạng lại kiểu trình bày dạng số trong khung Number Format. Click OK để thực hiện tính tổng. Hộp thoại Formula TABLE TRONG MS-WORD (tt) Tính tổng trên hàng Đưa dấu chèn đến ô cần tính tổng trên cột tương ứng. Mở trình đơn Table \ Formula. Trong hộp thoại Formula. Mặc nhiên Word tự gọi hàm SUM(LEFT) trong khung Formula, có thể định dạng lại kiểu trình bày dạng số trong khung Number Format. Click OK để thực hiện tính tổng. Hộp thoại Formula CÁC CHỨC NĂNG KHÁC Tìm kiếm Trong quá trình soạn văn bản, có một vài từ cần sửa hay cần xem lại. Ta có thể làm như sau: Chọn Edit \ Find (hay Ctrl + H) Nhập từ cần tìm vào Find What. Click Find Next để bắt đầu tìm. Sau khi tìm xong, nếu muốn tìm tiếp thì ta chọn Find Next tiếp. CÁC CHỨC NĂNG KHÁC Tương tự như việc tìm kiếm, Word có thể thay thế từ tìm được bằng từ mới do người dùng quy định: Chọn Edit \ Replace (Hay Ctrl + H) Nhập từ cần thay thế vào Replace With. Để thay thế từ vừa tìm được, ta chọn Replace để thay thế 1 lân, chọn Replace All để thay thế hàng loạt. CÁC CHỨC NĂNG KHÁC Chèn kí tự toán học vào văn bản Đưa dấu chèn tới vị trí cần thực hiện. Chọn trình đơn Insert \ Object. Trong hôp thoại Object Type chọn Microsoft Equation 3.0 (hay chọn ) Click OK. Hộp công cụ chèn kí tự toán học hiện ra: Điểm chèn dữ liệu hay kí tự CÁC CHỨC NĂNG KHÁC Chèn biểu đồ vào văn bản Đưa dấu chèn đến vị trí cần chèn. Insert \ Picture \ Chart Click vào màn hình biểu đồ để trở về màn hình Word, khi đó biểu đồ sẽ được chèn vào văn bản ĐỊNH DẠNG TRANG Tạo tiêu đề cho trang Một số văn bản được trình bày tiêu đề ở đầu hay cuối mỗi trang cho rõ ràng và dễ đọc hơn. Ta làm như sau: View \ Header And Footer, cửa sổ văn bản thể hiện như hình bên. Nhập nội dung vào khung Header(đầu) hay Footer(cuối). Tuy nhiên có thể sử dụng thêm các nút công cụ để chèn vào header hay Footer. ĐÁNH SỐ TRANG Insert \ Page Numbers Position: xác định vị trí của số trang có hai lựa chọn: Top of Page (header): đặt ở đầu trang Bottom of Page (footer): đặt cuối tran Alignment: chỉnh vị trí đặt số trang, left, right, center. ĐÁNH SỐ TRANG Show number on first page: hiện số trang cho trang đầu tiên. Format: định dạng số trang Number Format: định dạng số có thể chọn kiểu đếm (1,2,3), (I, II, III) hay (a.b.c) Start at: trang đầu được đánh số từ thứ tự bao nhiêu cần qui định trong khung của hộp thoại Page Number Format. ĐỊNH LỀ TRANG IN File\Page Setup: màn hình xuất hiện hộp thoại page setup để định dạng lề cho trang. Xác lập lề cho trang gồm các cách tùy chọn: Top: lề trên (khoảng cách từ mép trên giấy đến dòng đầu tiên của nội dung) Bottom: lề dưới. Left: lề trái. Right: lề phải. Gutter: điều khiển khoảng cách dư trên các trang để đóng sách. ĐỊNH GIẤY KHỔ IN Trước khi in cần xác định khổ giấy in cho phù hợp với kích cỡ trang văn bản. Trong hộp thoại Page setup (chọn trình đơn File \Page setup) click chọn Pape. Click mở khung paper để chọn các khổ giấy định sẵn cỡ khổ giấy trong khung. ĐỊNH GIẤY KHỔ IN Khung Width: cho phép người dùng co giãn chiều rộng trang giấy. Khung Height: cho phép người dùng co giãn chiều cao trang giấy. Orientation: chọn hướng in Portrait: in theo chiều dọc Landscape: in theo chiều ngang.