Bài thực hành tại công ty cổ phần chuyển phát nhanh TTC Kerry

NỘI DUNG KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY Giới thiệu chung Công ty cổ phần chuyển phát nhanh TTC Kerry Trụ sở TTC Hà Nội: 930-932 Bạch Đằng ĐT: 04.39.845.845 Hoặc 04.39.843.599 Fax: 0439.843.505 - Công ty Cổ phần chuyển phát nhanh Kerry TTC được thành lập vào năm 2001 mang tên công ty TNHH Tín Thành tại Hà Nội và Hồ Chí Minh. - Năm 2006 chính thức chuyển tên thành Công ty Cổ phần CPN Tín Thành. - Năm 2007 công ty đã nhận chuyển phát được trên 3500 lô hàng mỗi ngày. - Năm 2008 dịch vụ của đã nhận vận chuyển được hơn 7000 chuyến hàng mỗi ngày. - Năm 2009 hợp nhất dịch vụ Logistic thành Express với số lượng nhân viên lên đến khoảng 1500 nhân viên trên toàn quốc và nhận vận chuyển khoảng 9500 lô hàng cả trong nước và quốc tế. - Hiện tại TTC có 3 văn phòng chính tại Hà Nôi, Đà Nẵng, Hồ Chí Minh là đầu mối kết nối với các tỉnh còn lại trên toàn quốc. - Đến nay sau gần 10 năm hoạt động, TTC tự hào là một trong những công ty đứng đầu trong lĩnh vực Chuyển Phát Nhanh tại Việt nam. KHẢO SÁT THỰC TẾ Khảo sát phân tích công việc Quyền trưởng phòng kinh doanh ở Công ty Cổ phần chuyển phát nhanh Kerry TTC. Chuẩn bị phân tích công việc Xác định công việc cần phân tích Tên công việc: Quyền Trưởng phòng kinh doanh Số người cùng thực hiện công việc: 2 người. Trong công ty, hoạt động phân tích công việc chưa được thực hiện đầy đủ, cụ thể, mới chỉ xây dựng được bản mô tả công việc. Do vậy, cần tiến hành phân tích lại để thấy rõ được nhiệm vụ cấu thành nên công việc cùng với những kỹ năng đặc thù và trách nhiệm cần thiết để hoàn thành tốt công việc đó. Mục đích phân tích Xác định mục đích chính của phân tích công việc: Đối với cá nhân: + Để thực hành nội dung phân tích công việc cho môn Quản trị nhân lực và làm quen với các quá trình phân tích công việc trên thực tế, từ đó có thể hệ thống lượng kiến thức và kỹ năng đã được học ở trường Đại học thời gian qua để tiến hành phân tích công việc. Đối với người lao động: + Hiểu rõ công việc của mình, nắm vững quyền hạn nhiệm vụ bản thân trong công việc. + Thấy rõ vị trí bản thân trong tổ chức và mối liên hệ các bên. + Hiểu được kì vọng của tổ chức với bản thân, có tiêu chuẩn, mục đích rõ ràng hướng tới mục tiêu. + Có tài liệu, bằng chứng để bảo vệ quyền lợi cá nhân. Đối với tổ chức: + Các văn bản phân tích công việc là điều kiện cần để đảm bảo tính chuyên nghiệp trong triển khai hoạt động quản lí. Đảm bảo hiệu quả quản lí, tăng cường tính tự quản, tiết kiệm chi phí trong tổ chức sản xuất. + Từ việc phân tích công việc để làm rõ bản chất của công việc được lựa chọn phân tích, đồng thời xác định được nhiệm vụ, trách nhiệm mà người trưởng phòng kinh doanh phải đảm nhiệm. Trách nhiệm của người lao động trong hoạt động và đồng thời làm rõ hoạt động cụ thể của công việc đó là gì? Yêu cầu đặt ra về mặt kỹ năng mà người đó cần phải làm là gì? + Định hướng cho công tác tuyển mộ, tuyển chọn và hoàn thiện việc bố trí lao động; làm cơ sở cho việc bổ nhiệm, thuyên chuyển công tác cho cán bộ, nhân viên trong đơn vị. Cách thức lựa chọn Từ những mục đích đã đề ra ở trên, chúng em đã lựa chọn phân tích công việc của quyền trưởng phòng kinh doanh Nguyễn Đỗ Hoàng. Để quá trình phân tích công việc đạt được hiệu quả cao thì việc xác định các phương pháp thu thập thông tin có ý nghĩa rất quan trọng, điều này càng có ý nghĩa hơn khi đối tượng thu thập thông tin là trưởng phòng kinh doanh là người trực tiếp chịu trách nhiệm khảo sát, tìm kiếm và mở rộng thị trường tiêu thụ trong nước và quốc tế về các loại hình dich vụ đang cung ứng; xây dựng phương án tiêu thụ và mạng lưới đại lý bán hàng trình tổng giám đốc phê duyệt. Từ việc phân tích tính chất công việc, điều kiện tiến hành phân tích công việc và mức độ hiểu biết về công việc, chúng em đã lựa chọn các phương pháp chính: Phương pháp thu thập thông tin thứ cấp: dùng phương pháp này để tránh nguồn thông tin sai lệch, vì các thông tin đã được thu thập từ các văn bản có tính pháp lí, đã được ban hành và áp dụng. Phương pháp phỏng vấn chuyên sâu để thu thập thông tin chuẩn bị thiết lập ba bản phác thảo của quá trình phân tích công việc. Phương pháp quan sát - trao đổi để chỉ ra đầy đủ các nhiệm vụ, trách nhiệm khi thực hiện công việc. Kế hoạch cụ thể tiến hành phân tích công việc: Cách thức tiến hành thu thập thông tin Đối với phương pháp thu thập thông tin thứ cấp: Tập hợp thông tin thứ cấp có sẵn từ các văn bản hiện hành về công việc. Phân tích thông tin thứ cấp, lựa chọn và thiết kế phương pháp thu thập thông tin bổ sung, lấy thêm nguồn thông tin từ internet, báo chí. Đối với phương pháp phỏng vấn: Bước 1: Xác định đối tượng sẽ phỏng vấn: Nghiên cứu công việc trước khi thực hiện phỏng vấn sao cho có thể đưa ra đúng các câu hỏi cần thiết. Nhanh chóng thiết lập mối quan hệ với đối tượng phỏng vấn đồng thời giải thích rõ cho họ hiểu mục đích của cuộc phỏng vấn. Bước 2: Thiết lập bộ câu hỏi phỏng vấn Yêu cầu: + Chuẩn bị kỹ lưỡng từ trước, + Các câu hỏi đưa ra phải mang tính chính xác, cô đọng, đơn giản, dễ hiểu, dễ trả lời. Bước 3: Kiểm tra lại các thông tin mà đối tượng phỏng vấn cung cấp để không nhầm lẫn các thông tin mang lại. Bộ câu hỏi phỏng vấn như sau: “Chào bác! Rất vui được gặp bác. bác có thể bớt chút thời gian cho cuộc phỏng vấn của chúng cháu được không?” “Xin bác vui lòng cho biết công việc thường ngày của bác là gì?” “bác phân công công việc cho các nhân viên trong phòng và quản lý họ như thế nào?” “bác có thường xuyên phải tham gia các cuộc họp và tham mưu cho ban giám đốc không?” “Quyền hạn và trách nhiệm trong công việc của bác là gì?” “Để thực hiện tốt nhiệm vụ của mình, bác có cần phải phối hợp với những người khác không? Nếu có thì họ là những ai?” “Công việc mà bác đang đảm nhiệm đòi hỏi những kỹ năng gì?” “Việc đánh giá mức độ hoàn thành công việc của bác được dựa trên những tiêu chí nào?” “Bác có hay gặp phải áp lực trong công việc không? Nếu có ông thường vượt qua chúng như thế nào?” “Cảm ơn bác về cuộc phỏng vấn này. Chúc bác một ngày làm việc hiệu quả!” Đối với phương pháp quan sát, trao đổi Bắt đầu quan sát từ ngày 7/10/2013 đến 21/10/2013. Tiến hành quan sát và ghi chép đầy đủ các hoạt động của ông Nguyễn Đỗ Hoàng. Trực tiếp trao đổi với ông Nguyễn Đỗ Hoàng và các nhân viên trong phòng để làm rõ thêm nội dung công việc. Chỉ ra các hoạt động nào được thực hiện, tại sao phải thực hiện và được thực hiện như thế nào để hoàn thành các bộ phận của công việc. Qua các phương pháp trên chúng em đã thu thập được thêm các thông tin cần thiết phục vụ cho quá trình phân tích công việc. PHÁC THẢO KẾT QUẢ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC (Phụ lục 1) HOÀN THIỆN KẾT QUẢ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC Từ những thông tin thu thập và bản sơ lược ở trên, chúng em xây dựng cụ thể 3 bản: Bản mô tả công việc, Bản yêu cầu đối với người thực hiện công việc, Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc. BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC Chức danh công việc: Quyền trưởng phòng kinh doanh Người giám sát: Giám đốc Bộ phận: Kinh doanh Mã số: MTCV.TTC Ngày: Cập nhật: 28/10/2013 Sửa đổi: Ngày ban hành: Trách nhiệm Tham mưu cho Ban giám đốc trong các quyết định về các chính sách bán phù hợp. Định hướng xây dựng và lên các kế hoạch kinh doanh và các phương án, hành động phù hợp với công ty theo từng thời kỳ, từng giai đoạn. Báo cáo cho Ban giám đốc về tình hình hoạt động kinh doanh của công ty và tình hình thị trường theo định kỳ và khi có biến động. Tham gia vào các chương trình bán hàng và marketing của công ty. Tìm kiếm và phát triển quan hệ với khách hàng và đối tác tiềm năng, đam phán và ký kết các hợp đồng. Kinh doanh các dịch vụ của công ty, góp phần nâng cao doanh số. Phổ biến và triển khai kịp thời các chỉ thị của ban giám đốc. Chịu trách nhiệm chính về kết quả hoạt động của bộ phận kinh doanh. Quản lý chung, kiểm soát mọi hoạt động liên quan đến lĩnh vực kinh doanh. Tổ chức công tác quản lý và điều hành bộ phận kinh doanh thực hiện các công việc liên quan đến lĩnh vực nghiệp vụ, thẩm quyền, chức năng nhiệm vụ và trách nhiệm của bộ phận mình. Thường xuyên kiểm tra, kiểm soát và giám sát toàn bộ công việc của bộ phận để kịp thời giải quyết các vướng mắc, khó khăn, đảm bảo thực hiện nhiệm vụ của bộ phận và mỗi thành viên đạt hiệu quả cao nhất, nhận xét, đánh giá kết quả thực hiện công việc và năng lực làm việc của từng cán bộ, nhân viên trong bộ phận để khen thưởng, động viên và kỷ luật kịp thời. Đề xuất các phương pháp khen thưởng nhân viên có thành tích vượt trội. Chủ trì các cuộc họp hội ý, định kỳ, họp đột xuất để thảo luận và giải quyết các vấn đề liên quan đến công tác của bộ phận, của từng thành viên. Tham gia các cuộc họp giao ban của Công ty, họp chuyên đề có liên quan đến nhiệm vụ của bộ phận hoặc cần sự phối hợp của phòng kinh doanh. Khuyến khích, khích lệ tinh thần và giúp đỡ nhân viên. Xây dựng, phát triển đội nhóm kinh doanh. Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của cấp trên. Nhiệm vụ Chịu trách nhiệm, khảo sát, tìm kiếm và mở rộng thị trường tiêu thụ trong nước và quốc tế về các loại hình dịch vụ đang cung ứng. Xây dựng phương án tiêu thụ và mạng lưới đại lý bán hàng trình Tổng Giám đốc phê duyệt. Tổ chức thực hiện bán dịch vụ hiệu quả. Tham gia nghiên cứu, thiết kế và bạn hành sản phẩm, dịch vụ mới. Tổ chức tham gia các hoạt động xúc tiến thương mại theo kế hoạch được Tổng Giám đốc phê duyệt. Căn cứ kế hoạch kinh doanh hàng tháng của Tổng Công ty, nhu cầu của thị trường để cung ứng kịp thời nhu cầu sử dụng dịch vụ chuyển phát. Xây dựng và theo dõi thực hiện kế hoạch. Các mối quan hệ Trực tiếp nhận chỉ thị từ Giám đốc. Phối hợp với cấp trên, các phòng ban liên quan, các đơn vị chi nhánh Phối hợp với các cơ quan chức năng: Cơ quan quản lý thị trường, giao thông, công an… Giao tiếp với khách hàng, đối tác: người có nhu cầu sử dụng dịch vụ của TTC Express. Báo cáo tình hình hoạt động của phòng, các bộ phận cho giám đốc. Phạm vi, quyền hạn Có quyền ký duyệt các văn bản, hồ sơ thuộc phạm vi, trách nhiệm được giao. Có quyền đề xuất, khen thưởng và kỷ luật đối với nhân viên trong phòng để thúc đẩy hiệu quả công tác chung. Đề xuất các phương án kinh doanh của công ty. Trực tiếp chỉ đạo, phân công nhân viên dưới quyền thực hiện công việc. Được phân quyền một cách hợp lý để chủ động thực hiện công việc. Các điều kiện làm việc Môi trường làm việc trong văn phòng, có phòng làm việc riêng. Có các phương tiện, thiết bị làm việc như máy tính, máy fax, điện thoại, bàn làm việc, ghế tựa, tủ đựng tài liệu,... BẢN YÊU CẦU ĐỐI VỚI NGƯỜI THỰC HIỆN CÔNG VIỆC Chức danh công việc: Quyền trưởng phòng kinh doanh Người giám sát: Giám đốc Bộ phận: Kinh doanh Mã số: MTCV.TTC Ngày: Cập nhật: 28/10/2013 Sửa đổi: Ngày ban hành: Yêu cầu về trình độ học vấn Trình độ học vấn cần thiết Tốt nghiệp Đại học chính quy chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Quản trị nhân lực, Tài chính, Kinh tế trở lên. Kiểm tra trình độ do công ty tổ chức Yêu cầu về kiến thức và kỹ năng: Kiến thức chuyên môn Có kiến thức chuyên sâu về Quản trị kinh doanh, Marketing và các kiến thức chuyên ngành liên quan. Kỹ năng tổng hợp và lập kế hoạch Lập kế hoạch và thực hiện các công việc của phòng. Kỹ năng phỏng vấn, hướng dẫn và đánh giá nhân viên Có khả năng hướng dẫn được nhân viên dưới quyền thực hiện các công việc của phòng. Tổng hợp, giao việc và đánh giá thực hiện công việc của nhân viên. Kỹ năng giao tiếp Ngoại giao tốt với khách hàng và các đối tác. Quan hệ tốt với các nhân viên trong phòng. Khả năng thuyết trình tốt, dễ hiểu. Kỹ năng viết Soạn thảo được các báo cáo Kỹ năng hỗ trợ Sử dụng được các thành mềm tin học phục vụ cho công việc: Thành thạo Word, Exell và các phần mềm đồ họa. Sử dụng thành thạo tiếng Anh, có chứng chỉ TOEIC. Yêu cầu về kinh nghiệm làm việc Có ít nhất 5 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí kinh doanh Yêu cầu về thể chất Sức khỏe tốt để đảm bảo làm việc ở công ty và đi công tác . Có thể chịu được áp lực công việc cao Một số yêu cầu khác Chu đáo, tin cậy, nhanh nhạy Trung thành, khách quan, có đạo đức trong nghề nghiệp, chủ động cải tiến công việc Biết cách bảo vệ bí mật của công ty 4. Say mê công việc, sáng tạo và cầu tiến, biết làm mới mình. 5. Có quan điểm làm việc và định hướng công việc rõ ràng. BẢN TIÊU CHUẨN THỰC HIỆN CÔNG VIỆC Chức danh công việc: Quyền trưởng phòng kinh doanh Người giám sát: Giám đốc Bộ phận: Phòng kinh doanh Mã số: MTCV.TTC Ngày: Các nhiệm vụ Tiêu chuẩn kết quả 1 Chịu trách nhiệm, khảo sát, tìm kiếm và mở rộng thị trường tiêu thụ trong nước và quốc tế về các loại hình dịch vụ đang cung ứng. Xây dựng phương án tiêu thụ và mạng lưới đại lý bán hàng trình Tổng Giám đốc phê duyệt. Tìm kiếm và mở rộng các thị trường tiềm năng trên toàn quốc và vươn ra các nước trong khu vực. Nộp các bản phương án tiêu thụ theo đúng thời hạn theo yêu cầu của Tổng Giám đốc 2 Tổ chức thực hiện bán dịch vụ hiệu quả. Đạt chỉ tiêu doanh số do công ty đề ra 3 Tham gia nghiên cứu, thiết kế và ban hành sản phẩm, dịch vụ mới. Tổ chức tham gia các hoạt động xúc tiến thương mại theo kế hoạch được Tổng Giám đốc phê duyệt. Xây dựng các chính sách bán, loại hình dịch vụ phù hợp với nhu cầu thị trường và định hướng phát triển của công ty. Thiết kế và tham gia các hoạt động xúc tiến thương mại của công ty. 4 Xây dựng và theo dõi thực hiện kế hoạch. Trình bản báo cáo cho ban giám đốc mỗi tháng 1 lần Đôn đốc, giám sát nhân viên thực hiện kế hoạch theo đúng quy trình sắp xếp. 5 Căn cứ kế hoạch kinh doanh hàng tháng của Tổng Công ty, nhu cầu của thị trường để cung ứng kịp thời nhu cầu sử dụng dịch vụ chuyển phát. Các phương án kinh doanh hợp lý để bắt kịp với nhu cầu của thị trường III. Giải trình ý nghĩa và cách thức sử dụng - phát huy hiệu quả của phân tích công việc Trong định mức lao động Kết hợp khảo sát, điều tra tần suất lặp lại từng nhiệm vụ chi tiết để đánh giá khối lượng công việc mà mỗi người phải thực hiện so với mỗi nhiệm vụ. Từ đó có thể xây dựng mức định biên. Hoặc thông qua bảng mô tả nhiệm vụ và khảo sát thực tế để nghiên cứu, hợp lí hóa nội dung, kết cấu bước công việc, cơ sở khảo sát xây dựng mức sản lượng. Trong đánh giá thực hiện công việc. Sử dụng mọi thông tin trong kết quả phân tích công việc đặc biệt sử dụng thông tin từ bảng tiêu chuẩn thực hiện công việc để chi tiết hóa làm cơ sở xây dựng các tiêu chí đánh giá thực hiện công việc. Trong hoạch định nguồn nhân lực, xây dựng chiến lược phát triển nguồn nhân lực. Các thông tin từ phần định nghĩa công việc, các nhiệm vụ trong công việc, các thông tin về tiêu chuẩn đối với người thực hiện công việc sẽ được sử dụng đối với việc kết hợp đánh giá xu hướng biến động của công việc, xu hướng phát triển của tổ chức, những thông tin từ năng lực thực tế thực hiện công việc sử dụng làm cơ sở cho hoạch định nhân lực, xây dựng chiến lược phát triển nguồn nhân lực cho tổ chức. Trong tuyển mộ, lựa chọn. Sử dụng những thông tin từ bản mô tả công việc làm cơ sở cho công tác tuyển mộ nhân lực: những thông tin về nhiệm vụ chính , nhiệm vụ cụ thể và các yêu cầu cụ thể đối với người thực hiện trên bản mô tả công việc chính là những thông tin cơ bản của các thông báo tuyển mộ. Sử dụng thông tin từ bản mô tả công việc cho tuyển chọn nhân lực: Hoàn thiện quy trình tuyển chọn: từ những nhiệm vụ chính, nhiệm vụ cụ thể và các yêu cầu cụ thể đối với người thực hiện công việc, đơn vị nên phân nhóm công việc theo đặc thù về công nghệ( cách thức thực hiện), phân nhóm công việc theo đặc thù yêu cầu công việc đối với người thực hiện. Từ đó, hoàn thiện quy trình của tuyển chọn, cũng như thiết kế riêng một khâu phù hợp với từng nhóm công việc đặc thù. Hoàn thiện hệ thống thông tin hỗ trợ cho tuyển chọn: lấy những thông tin hiện có về công việc trong bản mô tả công việc kết hợp kinh nghiệm hiện có của cán bộ quản lí trực tiếp, đơn vị cần xây dựng ngân hàng câu hỏi kiểm tra, câu hỏi trắc nghiệm phỏng vấ nhằm hỗ trợ cho việc tìm kiếm những điểm phù hợp giữa ứng viên và những yêu cầu công viêc đặt ra. Đặc biệt phải nhấn mạnh yêu cầu khác biệt của công việc này so với công việc khác trong toàn bộ hệ thống chức danh công việc. Thông tin về mối quan hệ trực tiếp trong công việc có thể cung cấp ý tưởng về những người tham gia hỗ trợ vào khâu tuyển chọn nhân lực. Sử dụng thông tin từ bản mô tả công việc đã chuẩn hóa và có hệ thống sẽ góp phần đảm bảo cho việc tuyển chọn đúng người đúng việc. Đảm bảo cơ sở cho sử dụng hiệu quả nhân lực đơn vị. Trong đào tạo nhân lực. Hỗ trợ xác định nhu cầu đào tạo nhân lực: Từ những thông tin có trong bản mô tả công việc, đơn vị có thể xác định khung năng lực cần có đối với người thực hiện( liệt kê những kiến thức cụ thể cần có, những kĩ năng thái độ, phẩm chất cần có để thực hiện được từng nhiệm vụ cụ thể và toàn bộ công việc, xác định mức độ cần có của từng yếu tố) theo từng chức danh công việc hoặc nhóm chức danh công việc. Thông qua thông tin từ hồ sơ nhân lực, kết quả đánh giá thực hiện công việc(đánh giá dựa trên hệ thống tiêu chí được xây dựng chi tiết từ tiêu chuẩn thực hiện các nhiệm vụ cụ thể ở bản mô tả công việc), thông tin từ điều tra để xác định năng lực hiện có. Nhu cầu đào tạo được xác định từ khoảng cách năng lực của đội ngũ nhân viên hiện tại (khoảng cách năng lực= năng lực cần có-năng lực hiện có) Hỗ trợ xây dựng nội dung, phương pháp hình thức đào tạo: Từ khoảng cách năng lực cụ thể gắn với từng nhiệm vụ, gắn với từng công việc và thống kê khoảng cách năng lực theo từng thành phần cấu thành năng lực của toàn đơn vị ta sẽ có nội dung đào tạo cụ thể ứng với từng nhóm đối tượng, từng nhóm công việc đặc thù. nội dung cần đào tạo, phương pháp và hình thức đào tạo ứng với từng trường hợp. Trong xây dựng hệ thống thù lao lao động Sử dụng thông tin ở phần nhiệm vụ cụ thể trong bản mô tả công việc để đánh giá mức độ phức tạp công việc, đánh giá vai trò của việc hoàn thành công việc này trong việc đạt được mục tiêu chung của tổ chức. Kết hợp sử dụng thông tin của bản tiêu chuẩn đối với người thực hiện công việc để đánh giá và so sánh giá trị của các công việc với nhau. Từ đó, có cơ sở xây dựng các thang bảng lương. Trong sử dụng nhân lực. Sử dụng bản mô tả công việc cho định hướng nhân viên mới. Giúp người lao động nhanh chóng làm quen với tổ chức, hòa nhập với đơn vị, thành thạo trong công việc. Hợp thức hóa từng bước việc bố trí và bố trí lại nhân lực căn cứ vào năng lực hiện có của người lao động năng lực cần có của từng công việc yêu cầu Sử dụng các thông tin về nhiệm vụ cụ thể và các tiêu chuẩn đánh giá trong bản mô tả công việc cũng như các văn bản cụ thể khác quy định về số lượng, chất lượng và thời hạn của sự thực hiện công việc để làm căn cứ hoàn thiện biểu mẫu đánh giá thực hiện công việc( đánh giá thi đua). Đảm bảo đánh giá định lượng, cụ thẻ và sát đặc thù công việc, đánh giá chính xác, công bằng, khách quan, làm điều kiện tiền đề cho thực hiện các hoạt động khác như thù lao phúc lợi, bổ nhiệm, miễn nhiễm tạo đông lực lam việc cho đội ngũ người lao động của đơn vị.