Bài thuyết trình Tuyển dụng

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH BÀI THUYẾT TRÌNH QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC ĐỀ TÀI: TUYỂN DỤNG   NGƯỜI THỰC HIỆN GVHD : TS. Nguyễn Thanh Hội LỚP : ĐÊM 2 – QTKD – K21 NHÓM : 04 1. Nguyễn Phú Ngọc 2. Lê Tiết Ngọc 3. Trần Thị Bích Ngọc 4. Phạm Tấn Nhật 5. Võ Thị Thu Trang TPHCM, Tháng 08/2012 MỤC LỤC I. Tổng quan về tuyển dụng ...................................................................................................3 1. Khái niệm ..............................................................................................................................3 2. Xác định nguồn tuyển dụng ...................................................................................................3 3. Quy trình tuyển dụng .............................................................................................................9 II. Thông báo tuyển dụng ........................................................................................................9 III. Tiếp nhận hồ sơ ................................................................................................................11 1. Hồ sơ ..................................................................................................................................11 2. Cách sàng lọc .....................................................................................................................12 IV. Trắc nghiệm trong tuyển chọn .........................................................................................13 1. Mục đích .............................................................................................................................13 2. Ưu và nhược điểm của phương pháp trắc nghiệm ..............................................................13 3. Thiết kế bài trắc nghiệm ......................................................................................................13 4. Các hình thức trắc nghiệm trong tuyển chọn nhân viên .......................................................13 V. Phỏng vấn tuyển dụng ......................................................................................................19 1. Mục đích của phỏng vấn .....................................................................................................19 2. Các hình thức phỏng vấn ....................................................................................................19 3. Ưu nhược điểm của các hình thức phỏng vấn ....................................................................19 4. Trình tự phỏng vấn ..............................................................................................................21 5. Kỹ năng cần thiết cho phỏng vấn viên .................................................................................23 6. Một số câu hỏi phỏng vấn mô thức và tình huống ...............................................................24 7. Thông báo kết quả phỏng vấn tuyển dụng ..........................................................................24 VI. Đánh giá hiệu quả tuyển dụng .........................................................................................25 VII. Xu hướng tuyển dụng hiện nay .......................................................................................26 1. Tuyển dụng nhân viên thời vụ .............................................................................................26 2. Tuyển dụng nhân tài ngay khi còn ở ghế nhà trường ..........................................................26 3. Đầu tư chiều sâu .................................................................................................................26 4. Không cần bằng cấp, kinh nghiệm ......................................................................................27 5. Sẵn sàng trả lương cao .......................................................................................................27 6. Sử dụng tiếp những người đến tuổi về hưu ........................................................................28 7. Khuyến khích sự đa dạng....................................................................................................28 8. Cởi mở và linh hoạt trong công việc ....................................................................................28 9. Rút ngắn quá trình tuyển dụng ............................................................................................28 10. Yêu cầu những điều kiện tiêu chuẩn ...................................................................................28 2 I. Tổng quan về tuyển dụng 1. Khái niệm Tuyển dụng là quá trình tìm kiếm và lựa chọn đúng người để thỏa mãn các nhu cầu lao động và bổ sung cho lực lượng lao động hiện có. 2. Xác định nguồn tuyển dụng a. Tuyển dụng nội bộ  Nguồn nội bộ: Biện pháp này thường giúp tìm ra các ứng cử viên tốt nhất phù hợp với một vị trí cần tuyển, khuyến khích phát triển nghề nghiệp, phát triển chuyên môn, và quá trình đào tạo chéo giữa các nhân viên giúp họ thấy rằng họ có tiềm năng phát triển, họ sẽ không dễ dàng rời bỏ doanh nhgiệp để tìm đến chỗ làm việc khác.  Nhân viên giới thiệu: Đây là nguồn ứng cử viên từ bên ngoài doanh nghiệp. Nhân viên của doanh nghiệp có thể biết được nhiều người khác trong cùng lĩnh vực thông qua các hiệp hội chuyên môn hoặc đã cùng họ làm việc cho các doanh nghiệp trước đó. Biện pháp này có tác dụng rất cao khi các nhân viên có bạn bè sẽ nhiệt tình với công việc. Thuận lợi: Về bản chất, tuyển dụng nội bộ chính là thăng chức cho nhân viên. Có 5 lý do khiến bạn muốn nghĩ đến các nhân viên xuất sắc, mỗi khi cần cân nhắc về vấn đề tuyển dụng: - Thứ nhất, dường như việc này đã trở thành tiền lệ. Tất cả nhân viên đều nghĩ rằng họ có quyền được cất nhắc lên vị trí cao hơn sau một thời gian nỗ lực làm việc tại công ty và điều này hoàn toàn phù hợp với năng lực cũng như kinh nghiệm họ tích lũy được trong quá trình làm việc. - Thứ hai, việc này có tác dụng thúc đẩy tinh thần của toàn thể nhân viên. Nhân viên thường cảm thấy vui vẻ, phấn khởi khi “một người trong số họ” được đưa lên vị trí quản lý và giữ trọng trách trong công ty. Và khi tinh thần làm việc được nâng cao, năng suất công việc cũng tăng theo, đặc biệt khi nhân viên yêu mến và kính trọng nhân cách nhà quản lý mới này. 3 - Thứ ba, nhân viên thường có lối suy nghĩ rằng: “Nếu may mắn đến với anh ta, thì cũng có thể đến với tôi”, nên họ coi việc thăng cấp hay tuyển dụng trong nội bộ công ty là một mục tiêu hữu hình và có thể vươn tới được. Bất kỳ nhà tâm lý nào cũng đều nói với bạn rằng việc tạo ra hoặc duy trì những mục tiêu rõ ràng, cũng như những nỗ lực lao động hiệu quả hơn để có thể hiện thực hóa mục tiêu đó, là nguồn gốc và nền tảng của động cơ làm việc. Kết quả là với tinh thần hăng hái và nhiệt tình như vậy, nhân viên sẽ làm việc năng suất hơn và họ cũng cảm thấy thỏa mãn với công việc của mình hơn. - Thứ tư, các ứng viên từ trong nội bộ công ty gần như đã được làm quen với mọi khía cạnh chuyên môn của công việc mới. Họ biết khá rõ về văn hoá của doanh nghiệp, về thủ tục, các chính sách, phong cách làm việc, nhân viên, khách hàng của công ty mà họ đã từng giao dịch. - Có thể nói họ hiểu rõ nguyên nhân các sự kiện bên trong và bên ngoài liên quan đến công ty và hoạt động sản xuất tại đây, họ biết cách giải quyết khó khăn vướng mắc, biết điều tiết sao cho mọi việc diễn ra nhịp nhàng và thuận lợi nhất. - Bên cạnh đó, việc thăng cấp cho nhân viên trong nội bộ công ty cũng giảm đi rất nhiều, thậm chí có thể xóa bỏ hoàn toàn, các chi phí dành cho việc đăng quảng cáo tìm vị trí mới, phỏng vấn, sàng lọc, đào tạo nhân viên mới để họ có thể bắt nhịp được với công việc và môi trường văn hóa trong công ty. - Lý do cuối cùng khiến các doanh nghiệp phải cân nhắc phương án chọn nhà quản lý từ trong số các nhân viên là bởi năng lực của các ứng viên này đã được thử thách và kiểm nghiệm thông qua quá trình làm việc tại công ty. Không chỉ có cấp lãnh đạo nhìn thấy, mà toàn thể nhân viên trong công ty đều biết rõ, về điểm mạnh và điểm yếu của những người này trong vấn đề trình độ chuyên môn, kỹ năng xử lý công việc cũng như đặc điểm tính cách. 4 Như vậy, chúng ta có thể thấy rằng tuyển dụng nội bộ là biện pháp khá an toàn, hiệu quả, lại không mất nhiều thời gian và công sức của các công ty mỗi khi có một vị trí quản lý còn trống. Tuy nhiên, có một cách làm khác mà các doanh nghiệp cũng thường áp dụng là lựa chọn trong số các ứng viên bên ngoài công ty. Vậy hình thức tuyển dụng từ bên ngoài này có những ưu điểm nào đáng chú ý? Khó khăn: - Đây là ý kiến chủ quan của người quản lý khi tuyển dụng nhân sự từ nguồn nội bộ. - Không tạo được sự sáng tạo, sự đổi mới, sự đột phá trong phong cách lãnh đạo, quản lý, và làm việc. Điều này sẽ rất nguy hiểm đối với các doanh nghiệp đang trì trệ và cần có sự thay đổi. - Trong doanh nghiệp sẽ dễ hình thành lên nhóm “ứng viên không thành công”, họ là những người ứng cử vào chức vụ nào đó còn trống nhưng không được tuyển chọn, từ đó hình thành lên tâm lý không phục lãnh đạo, bất hợp tác với lãnh đạo mới, dễ chia bè phái, mất đoàn kết và khó hợp tác trong làm việc. - Và nếu như việc tuyển dụng nội bộ không minh bạch, công tâm, mang tính cá nhân nhiều thì sẽ dẫn đến những người giỏi họ bất mãn với kết quả tuyển dụng và dứt áo ra đi khiến cho đội ngũ công nhân viên trong doanh nghiệp ngày càng èo ọp về chất lượng. b. Tuyển dụng từ bên ngoài  Quảng cáo: Các quảng cáo trên các phương tiện truyền thông đại chúng (báo chí, tạp chí ngành, truyền hình…) Nói chung thu hút một số lượng lớn ứng cử viên tham gia. Thiết kế một mẫu quảng cáo có thể ảnh hưởng đến công ty và tới các ứng cử viên. Mẫu quảng cáo cần phải đạt được những điều sau đây:  Đầu đề quảng cáo nổi bật sẽ thu hút, chú ý của người xin việc  Giới thiệu thông tin về tuyển dụng (chức năng gì ?).  Những tiêu chuẩn liên quan được xác định một cách rõ ràng (tính đặc trưng của công việc) 5  Nhấn mạnh đến khế ước và cơ hội ngang nhau.  Những khía cạnh pháp luật về quảng cáo: Nếu có liên quan đến phân biệt đối xử về giới tính, chủng tộc và độ tuổi, đừng sử dụng những từ ngữ liên quan đến “Anh/Ông” trong suốt mẫu quảng cáo..  Hình thức: • Quảng cáo trên báo, đài, tivi • Thông qua các trung tâm dịch vụ lao động • Yết thị trước cổng cơ quan, doanh nghiệp  Chất lượng: • Quảng cáo về uy tín của Công ty • Yêu cầu cơ bản của công việc • Tiêu chuẩn nhân viên cần áp ứng (ví dụ yêu cầu về trình độ văn hóa, ngoại ngữ, khả năng sử dụng máy tính, tuổi đời, sức khỏe v.v..)  Quyền lợi của ứng viên khi được nhận vào làm việc trong doanh nghiệp  Tổ chức cung cấp dịch vụ tuyển dụng: Các công ty này thường sử dụng các vị trí có chọn lọc và cung cấp các ứng cử viên một cách tương đối nhanh chóng (dựa vào quy mô ứng cử viên sẵn có của họ). Một cty giới thiệu sẽ giúp bạn thiết lập các tiêu chuẩn lựa chọn và kiểm tra các ứng cử viên không phù hợp. Tuy nhiên, chi phí thường rất lớn.  Săn đầu người: đây là nguồn thu hút nhân sự cao cấp, các vị trí quản lý cấp trung đến các vị trí đứng đầu của doanh nghiệp  Nguồn ở trường:Là nơi cung cấp những sinh viên mới ra trường, học là những dễ tiếp thu cái mới. Biện pháp thường áp dụng hiện nay mà các công ty thường hay áp dụng là những chương trình quản trị viên tập sự…  Internet và những trang giới thiệu việc làm: Mạng Internet đã trở thành một phương tiện phổ biến để quảng cáo việc làm. Những người sử dụng lao động đăng tải việc tuyển dụng trên một số trang Web việc làm hoặc trên chính trang Web của riêng họ. 6  Mạng xã hội: Khủng hoảng, với hệ lụy là tỷ lệ thất nghiệp tăng cao, đã mở ra cơ hội giúp các nhà tuyển dụng tiếp cận và thu hút được nguồn nhân lực có chất lượng với mức chi phí thấp hơn trước. Một mặt, bối cảnh kinh tế hiện tại có thể trao cho bạn cơ hội ngàn vàng để củng cố nhân sự cho nhóm làm việc của mình nhưng xét về phương diện nào đó, nó cũng có thể khiến bạn phải bỏ ra chi phí cao tuyển dụng cao hơn khi không thể tận dụng triệt để cơ hội do nó đem lại. Bởi sau khi đăng thông tin tuyển dụng, bạn có thể bị ngập trong hàng núi hồ sơ của các ứng viên tiềm năng nhưng với ngân sách dành cho tuyển dụng bị hạn chế, bạn chẳng thể tiến hành tuyển chọn thật sự kỹ càng. Ví dụ: Facebook, Blog…  Hội chợ việc làm. Thuận lợi: 5 lợi thế của việc xem xét khả năng tuyển dụng từ bên ngoài: - Thứ nhất, mặc dù các nhân viên cũ trong công ty có kiến thức về kỹ thuật và khá thành thục trong công việc của mình, nhưng có thể họ không có năng lực quản lý hay trình độ quản lý chưa đạt yêu cầu. Một ứng viên bên ngoài có thể đem tới những kỹ năng quản lý sẵn có của họ mà công ty đang tìm kiếm. Và chuyện gì sẽ xảy ra nếu như chúng ta nghĩ rằng khi một nhân viên có thể làm tốt nhiệm vụ được giao (công việc hàng ngày của họ), thì sẽ có thể hoàn thành những đòi hỏi cao hơn ở trình độ cao hơn, và đặt họ vào vị trí quản lý. Thế nhưng công tác quản lý phải đối mặt với nhiều thách thức mới, đồng thời đòi hỏi nhiều kỹ năng tổng hợp khác mà không phải ai cũng có được. Nhân viên trong công ty bạn có thể là chuyên viên kỹ thuật cao cấp, nhưng giữa những kỹ năng chuyên môn và kỹ năng quản lý lại hiếm khi có điểm tương đồng. Đáng buồn là trong khá nhiều trường hợp, nhân viên được thăng chức lại không chịu tham gia các khóa huấn luyện về năng lực lãnh đạo mà họ buộc phải trải qua trước khi bắt đầu công việc tại vị trí mới, vì thế họ không thể đảm nhiệm tốt công việc này. 7 - Thứ hai, những ứng viên tìm đến bạn là những người đã có sẵn các kỹ năng quản lý, và đấy cũng chính là lý do tại sao bạn lại muốn tuyển dụng họ vào công ty. Mặc dù các nhà quản lý mới được tuyển dụng từ bên ngoài này chưa quen thuộc lắm với văn hóa và phong cách làm việc tại công ty, nhưng họ có kinh nghiệm trong việc điều hành các hoạt động thường nhật, biết chu trình làm việc, chính sách…và hoàn toàn chủ động, tự tin trong vai trò quản lý. Do đó, việc tuyển dụng một người đã được trang bị đầy đủ các kỹ năng quản lý cần thiết sẽ là ưu thế hiển nhiên trong việc lựa chọn giữa một ứng viên bên ngoài có kinh nghiệm quản lý với một nhân viên trong nội bộ chưa qua đào tạo. - Thứ ba, chính là các kỹ năng tạo ra và điều hành môi trường lao động. Họ biết khuyến khích nhân viên, biết thúc đẩy tinh thần làm việc của họ, có khả năng dẫn dắt và biết ủy thác, giao phó nhiệm vụ cho nhân viên dưới quyền. Họ biết rõ đâu là những việc làm tốt và đáng được chú ý khen thưởng, biết đòi hỏi nhân viên làm việc thế nào, cũng như biết cách giao tiếp với cấp trên hay những người giữ trọng trách khác… - Thứ tư, người mới đến không mang theo mình những ấn tượng hay hình ảnh tiêu cực nào về công ty bạn, trong khi các ứng viên nội bộ có thể không được thoải mái lắm về một số sai phạm của họ trong quá khứ, né tránh trách nhiệm nào đó hay xích mích với đồng nghiệp… Vì thế, khi ở cương vị lãnh đạo, bạn có thể hình dung được các nhân viên đó sẽ khó khăn thế nào trong việc quản lý những người đồng cấp cũ và bào chữa cho những hành động trước đây. Nhà quản lý đến từ bên ngoài không bao giờ gặp phải những vấn đề rắc rối như vậy. - Cuối cùng, dường như đã có kinh nghiệm tiến hành những việc tương tự ở các công ty họ từng làm việc trước đây, những người mới này thường đem lại cho công ty một nguồn năng lượng mới, những ý tưởng mới, tinh thần lạc quan và hy vọng về một tương lai mới. Ngược lại, các nhân viên cũ của bạn, do là người đã quá quen thuộc với bạn, có thể sẽ không tạo ra được hình ảnh mới 8 trong mắt các đối tác, đối thủ và thị trường nói chung về sự phát triển và lớn mạnh của công ty bạn. Khó khăn: - Tốn kém và mất nhiều thời gian. - Các ứng viên sẽ cần thời gian để làm quen với văn hóa của công ty khi được nhận vào làm việc. 3. Quy trình tuyển dụng Thông thường, quy trình tuyển dụng trong các doanh nghiệp thường được tiến hành theo 10 bước sau : Nguồn : Giáo trình Quản trị nguồn nhân lực – TS. Trần Kim Dung II. Thông báo tuyển dụng Nội dung đăng tuyển dụng trên bất kỳ phương tiện truyền thông nào cũng cần phải bảo đảm các nội dung như sau: 9  Tựa đề và tóm lược cơ cấu tổ chức công ty  Tính rõ ràng và sáng tạo  Xác định rõ đối tượng tuyển  Đặc trưng của công việc và tiêu chuẩn công việc  Quyền lợi của ứng viên  Tính trung thực và địa điểm làm việc  Hình thức đẹp, hấp dẫn và tính pháp lý  Nơi đăng ký quảng cáo phù hợp 10 III. Tiếp nhận hồ sơ 1. Hồ sơ Lý lịch dự tuyển: bao gồm các thông tin cơ bản sau :  Nguồn gốc: họ tên, tuổi tác, giới tính, địa chỉ, email và số điện thoại liên lạc  Vị trí mong muốn dự tuyển  Đào tạo chuyên môn: nêu rõ bằng cấp, thời gian và nơi đào tạo  Kinh nghiệm: đây là phần các ứng viên phải nêu bật được vai trò nhiệm vụ và những thành tích đóng góp của từng vị trí cụ thể trong quá trình làm việc. Lưu ý rằng ứng viên phải nêu chính xác 11 thời gian và cơ quan làm việc cụ thể trong từng giai đoạn của quá trình công tác.  Các kỹ năng khác: bao gồm trình độ ngoại ngữ, các khóa nghiệp vụ chuyên môn và các kỹ năng mềm.  Người làm chứng: có thể là người quản lý trực tiếp hoặc gián tiếp, đồng nghiệp hoặc một người hiểu rõ quá trình làm việc của ứng viên. Người làm chứng cần phải là người cung cấp những thông tin khách quan lien quan đến công việc của ứng viên Đơn dự tuyển: là lời chào đầu tiên của ứng viên đến các doanh nghiệp. Vì vậy, nội dung của đơn dự tuyển phải bao gồm các thông tin sau:  Lời chào cụ thể đến doanh nghiệp mà ứng viên muốn dự tuyển  Giới thiệu sơ bộ ngắn gọn về chuyên môn và kinh nghiệm của ứng viên  Lý do ứng viên chú ý đến thông báo tuyển dụng của doanh nghiệp  Động cơ, lý do tại sao ứng viên quan tâm đến vị trí này. 2. Cách sàng lọc Nghiên cứu hồ sơ  Nghiên cứu lý lịch và đơn dự tuyển so sánh với bản tiêu chuẩn công việc để đảm bảo ứng viên đáp ứng các yêu cầu tối thiểu. Nghĩa là giúp ta loại bỏ các ứng viên không đáp ứng được các yêu cầu tối thiểu.  Khi xem xét lý lịch, đơn dự tuyển hãy tìm những điểm không rõ ràng hay không nhất quán để tìm hiểu kỹ hơn .Những điểm cần xem xét là: o Các khoảng cách về trình tự thời gian trong lý lịch. o Ước lượng khoảng thời gian trung bình cho mỗi lần chuyển đổi công việc o Thay đổi liên tục định hướng nghề nghiệp: Điều này cho thấy ứng viên là người thiếu định hướng, thiếu tính kiên định và các mục tiêu không rõ ràng 12 Phân loại hồ sơ Hồ sơ sẽ được phân chia làm 3 loại:  Hồ sơ loại bỏ ngay (Không đáp ứng được các tiêu chuẩn quan trọng, không rõ về các thông tin).  Hồ sơ còn nghi ngờ  Hồ sơ tạm chấp nhận. Sau khi phân loại, các hồ sơ còn nghi ngờ và hồ sơ tạm chấp nhận sẽ được mời để tham dự giai đoạn kế tiếp. IV. Trắc nghiệm trong tuyển chọn 1. Mục đích Các bài kiểm tra, trắc nghiệm sẽ nâng cao tính khách quan trong quá trình tuyển dụng. Giúp nhà tuyển dụng đánh giá ứng viên về các kiến thức cơ bản, khả năng thực hành, khả năng đặc biệt như trí nhớ, mức độ khéo léo,… Giúp tìm hiểu những đặc tính về cá tính của ứng viên để quản lý, tổ chức và bố trí công việc phù hợp. 2. Ưu và nhược điểm của phương pháp trắc nghiệm  Ưu điểm: Đơn giản, tiết kiệm chi phí, không tốn nhiều thời gian cho quá trình đánh giá.  Nhược điểm: Chưa thật chính xác. 3. Thiết kế bài trắc nghiệm Một bài trắc nghiệm cần được thiết kế thông qua các bước sau:  Phân tích công việc, xá