Báo cáo Hoàn thiện công tác Văn thư – lưu trữ tại văn phòng Trường ĐHBK Hà Nội

LỜI MỞ ĐẦU Cuộc cách mạng khoa học công nghệ với những thành tựu thần kỳ cùng với xu thế toàn cầu hoá kinh tế đang tác động mạnh mẽ tới hoạt động chính trị, văn hoá, xã hội ở từng cơ sở, từng vùng miền của mỗi quốc gia. Thông tin trong nền kinh tế hiện đại đã kịp thời đáp ứng để mỗi cơ sở, tổ chức hoạt động sáng tạo nhằm đạt được chất lượng, hiệu quả cao trong quá trình CNH, HĐH đất nước. Như vậy một trong các vấn đề bức xúc mà mà từng loại hình cơ sở: Cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp, xã, phường, các đơn vị lực lượng vũ trang phải giải quyết là nâng cao chất lượng hoạt động văn phòng, công tác thông tin ở đơn vị mình. Việc củng cố hoàn thiện tổ chức và hoạt động văn phòng để trợ giúp đắc lực về công tác thông tin cho quản lý đang trở thành nhu cầu bức thiết của xã hội. Nền kinh tế Việt Nam đang phát triển từng bước hội nhập nền kinh tế tri thức, công tác văn phòng đang là nhiệm vụ then chốt của các cơ quan, đơn vị để bảo đảm, cung cấp đầy đủ kịp thời thông tin có chất lượng cho quá trình quản lý. Để có thể thu nhận, xử lý, quản lý và sử dụng thông tin tốt nhất trong điều kiện hiện nay, các đơn vị cơ sở phải tăng cường đầu tư trang thiết bị công nghệ hiện đại, vừa phải thường xuyên bồi dưỡng kiến thức chuyên môn về nghiệp vụ văn phòng cho mỗi cán bộ nhân viên của văn phòng. Một trong những nhiệm vụ cơ bản và đặc biệt quan trọng của văn phòng đó là công tác Văn thư – lưu trữ , nhằm mục đích đảm bảo thông tin các chủ trương, đường lối của Đảng, quản lý và điều hành của Nhà nước. Các văn bản hình thành trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo và hoạt động của mỗi ngành, các đơn vị trong nghành và là phương tiện thiết yếu giúp cho hoạt động của mỗi ngành, các cơ quan đạt hiệu quả cao. Qua chuyến đi thực tập tại Trường ĐHBK Hà Nội đã giúp em có được những kiến thức thực tế và những cái nhìn mới về công tác văn phòng. Qua tìm hiểu tình hình thực tế công tác văn phòng tại Trường ĐHBK Hà Nội, em đã chọn đề tài “Hoàn thiện công tác Văn thư – lưu trữ tại văn phòng Trường ĐHBK Hà Nội” làm đề tài cho báo cáo chuyên đề của mình. Đây là một kiểu đề tài mà từ trước tới nay đã có nhiều công trình nghiên cứu. Song đối với Trường ĐHBK Hà Nội với những hoạt động mang tính chất đặc thù của mình thì chưa có ai đề cập đến. Do đó em mạnh dạn chọn để làm báo cáo chuyên đề cho mình, giải quyết vấn đề này em muốn đóng góp một phần nhỏ bé trong bước đầu nghiên cứu, tổ chức công tác Văn thư – lưu trữ tại Trường ĐHBK Hà Nội, đồng thời góp phần vào việc xem xét tổ chức hoạt động văn thư - lưu trữ ở các cơ quan khác nói chung. Hiện nay công tác Văn thư – lưu trữ trong văn phòng ĐHBK Hà Nội vẫn còn tồn tại những điểm bất cập, những bất cập này vừa do ý muốn chủ quan lẫn điều kiện khách quan mang lại. Nghiên cứu về công tác Văn thư – lưu trữ tại Trường ĐHBK Hà Nội nhằm đánh giá thực trạng hoạt động tại Trường ĐHBK Hà Nội và đưa ra một số kiến nghị, biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động công tác Văn thư – lưu trữ tại Trường cho phù hợp với đặc điểm và tình hình hoạt động chung. Qua đây em xin được bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới Thầy giáo Trần Văn Giá đã nhiệt tình giúp đỡ và động viên em để hoàn thành tốt Báo cáo chuyên đề này. Em xin trân trọng cảm ơn ban lãnh đạo Nhà trường, toàn thể các cô chú trong phòng Hành chính – Tổng hợp Trường ĐHBK Hà Nội đã nhiệt tình chỉ dẫn và tạo điều kiện thuận lợi trong suốt thời gian thời gian em thực tập tại Trường. Em xin chân thành cảm ơn. Nội dung nghiên cứu của đề tài ngoài lời mở đầu và kết luận báo cáo này được trình bày theo 3 chương sau: Chương I: Một số lý luận cơ bản về công tác Văn thư – lưu trữ Chương II: Thực trạng công tác Văn thư – lưu trữ tại Trường ĐHBK Hà Nội Chương III: một số kiến nghị và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động công tác Văn thư – lưu trữ tại Trường ĐHBK Hà Nội Do tính chất là một đề tài nghiên cứu, ứng dụng vào thực tiễn cho nên trong đề tài này, ngoài việc quan sát thực tế quá trình hoạt động của Trường ĐHBK Hà Nội, các mặt hoạt động của văn phòng Trường, em còn sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau: - Phương pháp tổng hợp và thống kê - Phương pháp phân tích minh hoạ lý luận bằng các số liệu - Phương pháp quan sát thực tế quá trình hoạt động của Trường ĐHBK Hà Nội Từ đó đem so sánh lý luận đã được học với thực tiễn và đưa ra một số đề xuất với hy vọng nó sẽ là tài liệu tham khảo của Trường ĐHBK Hà Nội. CHƯƠNG I MỘT SỐ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ I. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 1. Khái niệm công tác văn phòng Công tác văn phòng là một thuật ngữ có liên quan đến nhiều nội dung hoạt động của một tổ chức. Xem xét theo quan điểm hệ thông thì: ở đầu vào bao gồm các hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý, sử dụng toàn bộ hoạt động thông tin kinh tế, chính trị xã hội, hành chính, môi trường v.v…Theo các phương án sử dụng khác nhau nhằm thu được kết quả tối ưu trong từng hoạt động của đơn vị. Còn ở đầu ra thì công tác văn phòng là những hoạt động phân phối, truyền tải, thu và xử lý thông tin phản hồi trong nội bộ và bên ngoài đơn vị theo yêu cầu của lãnh đạo. Toàn bộ những hoạt động này sẽ góp phần hoàn thiện từng bước công tác tổ chức điều hành trong đơn vị, giúp lãnh đạo ra những quyết định chính xác có hiệu quả cao nhất cho đơn vị. 2. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng 2.1. Chức năng văn phòng Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan bởi vậy nó tồn tại như bất kỳ một thực thể nào, thông qua mối quan hệ đặc trưng với môi trường mà nó tồn tại. Hay nói cách khác văn phòng cũng có những lý do tồn tại độc lập tương đối như các tổ chức, các đơn vị khác cả về phương diện tự nhiên và phương diện xã hội. Theo khái niệm về văn phòng thì văn phòng có 3 chức năng cơ bản sau đây . Chức năng tham mưu . Chức năng tổng hợp . Chức năng hậu cần 2.2. Nhiệm vụ của công tác văn phòng Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan, đơn vị Xây dựng và quản lý chương trình kế hoạch hoạt động của cơ quan đơn vị Thu, nhập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin Trợ giúp về văn bản Bảo đảm các yếu tố vật chất, tài chính cho hoạt động của cơ quan, đơn vị Củng cố tổ chức bộ máy văn phòng Duy trì hoạt động thường nhật của văn phòng áp dụng các tiến bộ khoa học – kỹ thuật để luôn đổi mới và hoàn thiện các nghiệp vụ văn phòng và toàn bộ hoạt động của tổ chức. II. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ 1. Công tác văn thư 1.1. Khái niệm công tác văn thư Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho công tác quản lý của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, kinh tế, xã hội, các đợn vị vũ trang. Là toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và ban hành văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan. Các văn bản hình thành của công tác văn thư là phương tiện thiết yếu cho hoạt động của cơ quan đạt hiệu quả. 1.2. Nội dung và nhiệm vụ của công tác văn thư a. Nội dung của công tác văn thư Nội dung của công tác văn thư là những công tác liên quan đến công tác quản lý và giải quyết về văn bản trong các cơ quan, đơn vị và thường bao gồm 5 nội dung cơ bản sau: - Tiếp nhận và giải quyết văn bản đến - Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi - Tổ chức và quản lý văn bản mật trong cơ quan - Tổ chức và quản lý các tài liệu hồ sơ trong cơ quan - Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu * Tiếp nhận giải quyết văn bản đến: Văn bản, tài liệu, thư từ mà cơ quan nhận được từ các nơi khác gửi đến gọi tắ là “Văn bản đến”. Công tác tổ chức, giải quyết quản lý văn bản đến được thực hiện theo nguyên tắc: Mọi văn bản, giấy tờ đến cơ quan đều phải qua bộ phận văn thư, bộ phận này có nhiệm vụ vào sổ, quản lý thống nhất yêu cầu xử lý nhanh chóng, chính xác, giữ bí mật. Văn bản đến cơ quan, đơn vị đều phải qua văn phòng hoặc trưởng phòng hnàh chính xem xét trước khi phân phối cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Việc tổ chức, tiếp nhận giải quyết văn bản đến được thực hiện theo 5 bước sau: Bước 1: Sơ bộ phân loại văn bản. Bước 2: Bóc bì văn bản. Bước 3: Đóng dấu đến, ghi sổ đến và ngày đến vào văn bản Bước 4: Vào sổ và chuyển giao văn bản đến Bước 5: Giải quyết và theo dõi việc giải quyết văn bản đến Văn bản được vào sổ theo mẫu sau Số văn bản đến Ngày đến Nơi gửi văn VB Số, ký hiệu VB Ngày, tháng VB trích yếu nội dung VB Lưu hồ sơ Nơi nhận văn bản Ký nhận Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 ……… …….. ………. ……. ……. ………. …….. ……… …… …….. Mẫu chuyển văn bản đến Số, ký hiệu văn bản Ngày chuyển văn bản Số lượng bì văn bản Nơi nhận (người nhận) Ký nhận và đóng dấu 1 2 3 4 5 ……… ………… ………… ………… ……….. * Tổ chức quản lý giải quyết văn bản đi: Tất cả những văn bản giấy tờ, tài liệu do cơ quan. đơn vị gửi đi chung là “văn bản đi”. Việc tổ chức quản lý văn bản đi cũng được thực hiện theo nguyên tắc: Các văn bản giấy tờ của cơ quan, đơn vị để gửi ra ngoài nhất thiết phải qua bộ phận văn thư, cán bộ văn thư phải có trách nhiệm đăng ký vào sổ, đóng dấu và có trách nhiệm gửi đi. Thủ tục quản lý gửi văn bản đi bao gồm 6 bước sau: Bước 1: Đánh máy, in văn bản Bước 2: Ký và đóng dấu văn bản Bước 3: Đăng ký văn bản đi Bước 4: Chuyển giao văn bản đi Bước 5: Kiểm tra việc quản lý giải quyết văn bản đi Bước 6: Sắp xếp các bản lưu văn bản Mẫu sổ chuyển văn bản qua bưu điện hoặc đến các cơ quan Ngày tháng Số ký hiệu văn bản Số lượng bì văn bản Nơi nhận văn bản Ký nhận và đóng dấu văn bản 1 2 3 5 ............. …………. ……….. ……….. ................ Mẫu sổ chuyển văn bản trong nội bộ Ngày tháng Số ký hiệu văn bản (phiếugửi, chuyển) Số lượng văn bản hoặc bì văn bản Người nhận hoặc đơn vị nhận Ghi chú 1 2 3 4 5 …………. …………. ………….. ……………. ………… * Tổ chức quản lý giải quyết các văn bản mật trong cơ quan. Đối với những văn bản “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật” chỉ có thủ trưởng cơ quan hoặc người được uỷ quyền bóc văn bản trực tiếp làm nhiệm vụ đăng ký văn bản. Văn bản có dấu “khẩn”, “thượng khẩn”, “hoả tốc” thì phải đóng dấu vào văn bản và cả phong bì văn bản. Riêng văn bản mật, tối mật, tuyệt mật chỉ được đánh dấu vào văn bản, người chịu trách nhiệm làm phong bì, trong ghi đầy đủ số, ký hiệu, nơi nhận và đóng dấu “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật” lên phong bì trong rồi chuyển cho văn thư làm phiếu chuyển và phong bì ngoài. Phong bì ngoài chỉ ghi nơi gửi, nơi nhận, và số phiếu chuyển, không đóng dấu chỉ mức độ “mật”. Sau đó các văn bản được chuyển đi theo thủ tục như các văn bản bình thường. * Tổ chức quản lý các tài liệu, hồ sơ trong cơ quan Công tác lập hồ sơ là một khâu quan trọng, là khâu cuối cùng của công tác văn thư và là khâu bản lề của công tác lưu trữ. Việc lập hồ sơ có ý nghĩa rất cần thiết cho việc phân loại sắp xếp tài liệu trong cơ quan, đơn vị được chủ động khoa học và thuận tiện. + Lập danh mục hồ sơ: Được tiến hành theo 6 bước Bước 1: Xác định danh mục hồ sơ Bước 2: Xây dựng đề cương phân loại hồ sơ, có thể phân loại theo vấn đề hoặc theo đơn vị, tổ chức. Bước 3: Dự kiến các tiêu đề hồ sơ Bước 4: Quy định ký hiệu hồ sơ Bước 5: Quy định người lập hồ sơ Bước 6: Thời hạn bảo quản hồ sơ + Mở hồ sơ: Đầu năm, cán bộ được giao nhiệm vụ lập hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ cần viết bìa hồ sơ gọi là mở hồ sơ. + Căn cứ vào đặc trưng của văn bản tài liệu để chia thành các hồ sơ: Các đặc trưng cơ bản để lập hồ sơ bao gồm: Tên gọi, vấn đề, tác giả, thời gian, giao dich, địa dư. + Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ + Biên mục hồ sơ + Đóng quyển * Tổ chức và sử dụng con dấu Nguyên tắc đóng dấu: Người giữ con dấu phải tự tay đóng vào các văn bản, không được cho ai mượn. Dấu phải đóng bên trái trùm lên 1/3 đến 1/4 của chữ ký, dấu đóng phải rõ ràng ngay ngay ngắn. Chỉ được đóng dấu vào văn bản giấy tờ khi đã có chữ ký hợp lệ, không được đóng dấu vào giấy trắng, giấy in sẵn có tiêu đề, giấy giới thiệu chưa ghi rõ tên người và việc cụ thể. Những tài liệu gửi kèm theo văn bản như đề án, chương trình, dự thảo, báo cáo … cần đóng dấu vào góc trái ở phía trên trang. Dấu đóng trùm khoảng 1/4 mặt dấu lên chỗ có chữ để đảm bảo độ tin cậy của tài liệu. Việc sử dụng các loại dấu ở cơ quan Trong các cơ quan thường có 2 loại dấu: Dấu quốc huy và dấu ghi chữ văn phòng. Hai loại dấu này đóng như sau: - Đối với văn bản thuộc quyền hạn của thủ trưởng thì thủ trưởng hoặc cấp phó ký thay hoặc người được quyền ký thừa lệnh thủ trưởng thì đóng dấu quốc huy. - Những văn bản thuộc nhiệm vụ của văn phòng lấy danh nghĩa là văn phòng để làm ra văn bản thì đóng dấu văn phòng. Dấu ghi “mật” và “khẩn” thì phải đóng dấu đúng với loại văn bản đó và phải do thủ trưởng cơ quan, người được uỷ quyền quyết định. Dấu “mật” phải được đóng vào trước khi ký chính thức. Ngoài ra còn sử dụng con dấu đề chữ khẩn cấp như “hoả tốc”, “thượng khẩn” theo quy định với từng loại văn bản. Các cơ quan còn có: Dấu chức vụ, dấu tên người, dấu chữ ký... Căn cứ vào đó đóng dấu theo đúng Nhà nước quy định về việc quản lý các loại con dấu. Của cơ quan ghi trong Nghị định 56 của HĐCP. - Người giữ con dấu vì lý do nào đó mà vắng mặt phải bàn giao con dấu cho người khác do thủ trưởng cơ quan chỉ định. Ngày nghỉ lễ, chủ nhật phải cho con dấu vào hòm, tủ khoá chắc chắn. Theo Nghị định số 62/CP ngày 22 tháng 9 năm 1993 của Chính Phủ quy định về việc quản lý và sử dụng con dấu như sau: “ Con dấu được sử dụng trong các cơ quan, các đơn vi kinh tế, các tổ chức xã hội, các đơn vị vũ trang và một số chức danh (gọi tắt là các cơ quan tổ chức) khẳng định giá trị pháp lý của các văn bản, thủ tục hành chính trong quan hệ giao dịch giữa các cơ quan, tổ chức và các công dân phải được quản lý thống nhất theo quy định của Nghị Định Chính Phủ”. Đồng thời Chính phủ cũng quy định người đứng đầu các cơ quan tổ chức có trách nhiệm quản lý sử dụng con dấu, mỗi cơ quan tổ chức chỉ được dùng một con dấu cùng loại giống nhau, con dấu chỉ đựợc đóng lên các văn bản giấy tờ sau khi đã có chữ ký của cấp có thẩm quyền. Nghiêm cấm việc đóng dấu khống chỉ, không được tuỳ tiện mang con dấu theo người. Con dấu của cơ quan tổ chức phải được lại cho người có trách nhiệm, có trình độ chuyên môn về văn thư để bảo quản và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc giữ và đóng dấu. b. Nhiệm vụ của công tác văn thư - Nhận và bóc bì văn bản đến - Đóng dấu văn bản đến, ghi số, vào sổ đăng ký - Phân loại và trình lãnh đạo - Chuyển giao và theo dõi việc giải quyết văn bản đến của các phòng ban chức năng - Đánh máy, rà soát văn bản, in văn bản tài liệu - Gửi văn bản đi (vào sổ, ghi số, ghi ngày phát hành). - Chuyển giao văn bản, tài liệu thư từ trong nội bộ cơ quan - Cấp giấy giới thiệu, sử dụng và bảo quản dấu cơ quan 1.3. Tổ chức công tác văn thư Khi xem xét tổ chức công tác văn thư có thể nghiên cứu 2 vấn đề sau: a. Biên chế công tác văn thư Để nghiên cứu bố trí hợp lý biên chế công tác văn thư phải dựa vào 3 yếu tố chủ yếu: Cơ cấu tổ chức của cơ quan, khối lượng công việc công tác văn thư và số lượng văn bản, tài liệu cơ quan. Trong đó bao gồm văn bản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ. Trong công tác văn thư ngoài việc xây dựng cơ cấu tổ chức hợp lý, việc bố trí cán bộ cũng có ý nghĩa rất lớn trong việc nâng cao năng suất và chất lượng hoạt động của cơ quan. Những cán bộ có trình độ cao, có năng lực thì bố trí những công việc khó, phức tạp như: Dự thảo văn bản, đọc soát văn bản, lập hồ sơ… Các cán bộ có trình độ thấp hơn thì đảm nhận những công việc đơn giản như: Vào sổ văn bản, viết phong bì. Nhân viên văn thư ngoài yêu cầu về trình độ chuyên môn, trình độ văn hoá, phải có những phẩm chất như: Trung thực, điềm đạm, cẩn thận, lịch sự và giữ luôn bí mật trong công việc, năng suất và chất lượng công tác không cao và ảnh hưởng đến việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan nói chung. b. Hình thức tổ chức công tác văn thư Tuỳ thuộc vào cơ cấu tổ chức của cơ quan, số lượng văn bản đi, văn bản đến và chức năng, nhiệm vụ của cơ quan để có thể tổ chức công tác văn thư theo một hình thức phù hợp. Các hình thức này bao gồm: + Hình thức văn thư tập trung: Theo hình thức này, hầu hết các tác nghiệp chuyên môn văn thư được tập trung giải quyết ở một đơn vị chuyên môn. Hình thức này thường được áp dụng ở các cơ quan, xí nghiệp, đơn vị nhỏ, cơ cấu tổ chức ít phức tạp, số lượng văn bản ít. + Hình thức văn thư phân tán: Theo hình thức này, hầu hết các khâu nghiệp vụ công tác văn thư được giải quyết ở các đơn vị cơ sở, tổ chức trực thuộc. Hình thức này được áp dụng ở các cơ quan, đơn vị, tổ chức có cơ cấu phức tạp, nhiều văn bản đi, đến có nhiều cơ sở ở cách xa nhau. + Hình thức văn thư hỗn hợp: Đây là hình thức tổ chức mà trong đó có một số khâu nghiệp vụ chủ yếu của công tác văn thư như: Đánh máy, in, đăng ký văn bản được tổ chức chung ở một nơi. Còn khâu nghiệp vụ khác như: theo dõi giải quyết văn bản, lưu văn bản được thực hiện ở các bộ phận, các đơn vị nhỏ. Hình thức văn thư hỗn hợp thường được áp dụng ở các cơ quan trong hệ thống hành pháp và quản lý hành chính Nhà nước. 1.4. Yêu cầu của công tác văn thư Trong quá trình thực hiện những nội dung trên cần phải đảm bảo những yêu cầu sau: . Nhanh chóng, kịp thời, đúng kỳ hạn . Phải đảm bảo tính chính xác cao . Mức độ bí mật của văn bản . Sử dụng trang thiết bị hiện đại 1.5. Vị trí ý nghĩa của công tác văn thư a. Vị trí của công tác văn thư Công tác văn thư gắn liền với bộ máy quản lý và là nội dung quan trọng trong hoạt động của cơ quan. Như vậy công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý của cơ quan. Trong quá trình hoạt động của cơ quan Nhà nước việc soạn thảo các loại văn bản và sử dụng chúng để làm phương tiện mọi hoạt động của cơ quan. Vì vậy việc tổ chức quản lý các loại văn bản bằng phương pháp khoa học trên cơ sở những quy định chung của Nhà nước là công tác quan trọng và có tính tất yếu nhằm gắn liền với hoạt động của cơ quan. b. ý nghĩa của công tác văn thư Công tác văn thư đảm bảo việc cung cấp những thông tin cần thiết, phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan đơn vị nói chung. Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. Về mặt nội dung có thể xếp công tác văn thư vào hoạt động đảm bảo thông tin cho công tác quản lý mà văn bản chính là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến những thông tin mang tính pháp lý của Nhà nước. Thực hiện tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, vừa nâng cao năng suất vừa đảm bảo chất lượng, đúng chế độ, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế những vi phạm trong việc sử dụng các văn bản giấy tờ để làm trái pháp luật. Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ thông tin về mọi hoạt động của cơ quan. Nội dung các văn bản phản ánh hoạt động của cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong cơ quan, bên cạnh đó nó sẽ là những bằng chứng quan trọng khi có những vi phạm xảy ra trong quá trình hoạt động. Công tác văn thư nề nếp sẽ lưu giữ được toàn bộ hồ sơ tài liệu bằng văn bản tạo điều kiện tốt nhất cho công tác lưu trữ của cơ quan. Đây là nguồn bổ sung chủ yếu, thưòng xuyên cho tài liệu lưu trữ quốc gia là các hồ sơ tài liệu có giá trị. Trong các quá trình hoạt động của mình các cơ quan cần phải tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quốc gia. Nếu chất lượng hồ sơ không tốt, văn bản giữ lại không đầy đủ thì chất lượng hồ sơ nộp vào lưu trữ cơ quan thấp, nếu không sẽ gây khó khăn rất nhiều cho công tác lưu trữ. Công tác văn thư góp phần làm giảm bớt các giấy tờ vô dụng, tiết kiệm được công sức và tiền của cho cơ quan. Đồng thời công tác này giữ gìn đầy đủ những hồ sơ, tài liệu cần thiết có giá trị để phục vụ cho việc tra cứu, giải quyết công việc trước mắt và nộp vào lưu trữ để nghiên cứu và sử dụng lâu dài. 2. Công tác lưu trữ 2.1. Khái niệm Lưu trữ là khâu cuối cùng của úa trình xử lý thông tin bằng văn bản. Tất cả những văn bản đến đã qua xử lý, bản lưu của văn bản đi (bản chính) và những hồ sơ, tài liệu liên quan đều phải được chuyển vào lưu trữ qua chọn lọc. 2.2. Nhiệm vụ và nội dung của công tác lưu trữ a. Công tác lưu trữ gồm những nhiệm vụ sau: . Thu thập, xử lý