Báo cáo Hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán tài chính do AASC thực hien

Lời mở đầu Mọi hoạt động xuất hiện trong thực tế đều là kết quả của những nhu cầu nảy sinh. Chân lý ấy đã được thực tiễn chứng minh. Kiểm toán độc lập ra đời là kết quả của xu thế quốc tế hoá, xu thế hội nhập hóa nền kinh tế mà trong đó việc công khai các thông tin tài chính đòi hỏi phải thực sự trung thực và hợp lý. Theo đó, chất lượng cuộc kiểm toán lại là kết quả của sự tồn tại và phát triển của hoạt động kiểm toán độc lập này. Nó là yêu cầu đòi hỏi tất yếu của đối tượng sử dụng dịch vụ kiểm toán và cũng là mục tiêu phấn đấu của các tổ chức cung cấp dịch vụ kiểm toán. Chân lý trên một lần nữa lại được chứng minh, chất lượng cuộc kiểm toán mà xét đến ở đây là chất lượng của một cuộc kiểm toán Báo cáo tài chính lại là sản phẩm tổng hợp do chất lượng kiểm toán các chu trình nghiệp vụ riêng biệt mang lại. Trong đó, chất lượng của chu trình mua hàng và thanh toán có ảnh hưởng quyết định đến chất lượng của toàn bộ cuộc kiểm toán Báo cáo tài chính này. Hiện nay ở Việt Nam, mặc dù các Công ty kiểm toán đều đã xây dựng một chương trình kiểm toán mẫu quy trình kiểm toán chu trình này, song hầu hết các chương trình kiểm toán này chỉ có ý nghĩa như một tài liệu tham khảo do không đảm bảo được sự đầy đủ và thuận tiện cho kiểm toán viên khi tiến hành kiểm toán. Hơn nữa mức độ chi tiết của các chương trình này chưa cao, chưa được vi tính hoá. Với những lý do trên, trong thời gian tại Công ty Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán-AASC, em đã chọn đề tài “Hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán Báo cáo tài chính do AASC thực hiện” cho luận văn tốt nghiệp của mình. Việc nghiên cứu đề tài này là hết sức cần thiết nhằm hệ thống hoá và đưa ra các quan điểm mới cho quy trình kiểm toán chu trình này. Dựa trên phương pháp luận: duy vật biện chứng, duy vật lịch sử, logic, nghiên cứu các chương trình kiểm toán mẫu của các công ty kiểm toán có uy tín trong và ngoài nước, kết hợp với phương pháp thu thập tài liệu: phỏng vấn, quan sát trực tiếp, phân tích và tổng hợp luận văn tập trung nghiên cứu: cơ sở lý luận về quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán, tìm hiểu và đánh giá thực trạng công tác kiểm toán chu trình này do AASC thực hiện tại hai đơn vị khách hàng là Công ty MBS và Công ty TNHH Vega, từ đó đưa ra một số phương hướng, giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao chất lượng kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán BCTC của AASC. Để thể hiện được các nội dung trên, ngoài lời mở đầu và kết luận, kết cấu luận văn bao gồm 3 phần: Phần I: Cơ sơ lý luận về kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán Báo cáo tài chính Phần II: Thực tiễn kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán Báo cáo tài chính do AASC thực hiện Phần III: Phương hướng hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán Báo cáo tài chính do AASC thực hiện Phần I Cơ sở lý luận về kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính I. Chu trình mua hàng và thanh toán với vấn đề kiểm toán 1. Vị trí, vai trò chu trình mua hàng và thanh toán Theo dòng lịch sử phát triển của kiểm toán, khái niệm về kiểm toán luôn có những quan điểm khác nhau. Tuy nhiên, nếu xét về bản chất, ở một mức tổng hợp toàn diện các quan điểm, có thể định nghĩa: Kiểm toán là xác minh và bày tỏ ý kiến về thực trạng hoạt động được kiểm toán bằng hệ thống phương pháp kỹ thuật của kiểm toán chứng từ và ngoài chứng từ do các KTV có trình độ nghiệp vụ tương xứng thực hiện trên cơ sở hệ thống pháp lý đang có hiệu lực (13, 49). Trong đó, kiểm toán tài chính là hoạt động đặc trưng nhất của kiểm toán bởi nó chứa đựng đầy đủ "sắc thái kiểm toán" ngay từ khi ra đời cũng như trong quá trình phát triển, được thực hiện chủ yếu bởi kiểm toán độc lập (14,9). ở Việt Nam, theo Quy chế về kiểm toán độc lập trong nền kinh tế quốc dân (Nghị định số 07/CP ngày 29/01/1994 của Chính phủ), kiểm toán độc lập là việc kiểm tra, xác nhận của KTV chuyên nghiệp thuộc các tổ chức kiểm toán độc lập về tính đúng đắn hợp lý của các số liệu, tài liệu kế toán và báo cáo quyết toán của các đơn vị. Như vậy, kiểm toán độc lập là hoạt động dịch vụ, tư vấn được pháp luật thừa nhận và bảo trợ, được quản lý chặt chẽ bởi các hiệp hội chuyên ngành về kế toán. Do sự độc lập, khách quan trong hoạt động nên kết quả kiểm toán được sự tin cậy của những người sử dụng. Trong nền kinh tế thị trường thì vai trò của kiểm toán độc lập càng trở nên cần thiết và khó có thể thay thế được. Mục đích của kiểm toán độc lập, trước hết và cơ bản không phải là lợi nhuận mà là giúp các doanh nghiệp thực hiện đúng chế độ pháp luật, chấn chỉnh, sửa chữa sai sót, phòng ngừa vi phạm và góp phần tăng cường quản lý tài chính ở đơn vị được kiểm toán. Và do đó, có thể khẳng định rằng kiểm toán độc lập là chỗ dựa quan trọng cho các cơ quan nhà nước trong việc kiểm tra, kiểm soát hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp. Theo IFAC (Liên đoàn kế toán quốc tế): Kiểm toán là việc các KTV độc lập xác minh và bày tỏ ý kiến của mình về BCTC. Tuy nhiên, để có thể xác minh và bày tỏ ý kiến của mình về BCTC thì KTV trước hết phải là người giỏi kế toán, có kỹ năng nghề nghiệp và đạo đức, cũng như để thực hiện một cuộc kiểm toán BCTC trước hết phải nắm vững những nguyên tắc kế toán để lập nên BCTC đó. Báo cáo tài chính là bảng tổng hợp kết quả kinh doanh của đơn vị giúp cho người lãnh đạo đưa ra quyết định đúng đắn mà trong đó quá trình kinh doanh là một chuỗi các nghiệp vụ kinh tế kế tiếp nhau. Vì vậy, khi tiến hành kiểm toán BCTC, KTV cần phải chia BCTC thành các phần hành để kiểm toán. Thông thường có hai cách phân chia: - Phân chia theo khoản mục (tài khoản): Ví dụ như kiểm toán TK doanh thu, TK chi phí, TK tiền, TK nợ phải trả... - Phân chia theo chu trình: Các nghiệp vụ và các tài khoản có liên quan chặt chẽ với nhau được tiến hành kiểm toán đồng thời. Chẳng hạn, các nghiệp vụ về mua hàng và thanh toán, nghiệp vụ chi tiêu và số dư các khoản phải trả người bán... đều nằm trong chu trình mua hàng và thanh toán. Cách chia thứ nhất tuy đơn giản song không hiệu quả do tách biệt những khoản mục ở vị trí khác nhau nhưng có liên hệ chặt chẽ với nhau gây trùng lặp chẳng hạn như hàng tồn kho và giá vốn hàng bán. Trong thực tiễn kiểm toán, cách phân chia thứ hai được ứng dụng thông dụng hơn cả bởi phương thức tiếp cận kiểm toán này logic và tránh trùng lặp, căn cứ vào mối liên hệ chặt chẽ lẫn nhau giữa các khoản mục, các quá trình cấu thành, các yếu tố trong một chu trình chung của hoạt động tài chính. Với cách phân chia như vậy, một chu trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp có thể coi là sự liên kết của các chu trình bán hàng và thu tiền, chu trình huy động và hoàn trả vốn, chu trình mua hàng và thanh toán, chu trình tiền lương và nhân viên, chu trình hàng tồn kho. Các chu trình đó có mối quan hệ mật thiết với nhau, do xuất phát từ mối liên hệ vốn có của các nghiệp vụ kinh tế và từ đó thu gom được các đầu mối của các mối liên hệ trong kinh tế và trong ghi sổ kế toán chứa đựng trong BCTC. Mối quan hệ này được thể hiện qua sơ đồ số 1.1 [Trích hình 5-6: Các mối quan hệ giữa các chu trình nghiệp vụ kinh tế, (3, 117)] dưới đây: Sơ đồ 1.1: Mối quan hệ giữa các chu trình kiểm toán Sơ đồ trên cho thấy, chu trình mua hàng và thanh toán cùng với bốn chu trình khác là một khâu quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh với cách phân loại theo vòng quay, vòng tuần hoàn của vốn. Đối với các đơn vị sản xuất kinh doanh, quá trình kinh doanh bao gồm 3 giai đoạn: Cung ứng, sản xuất và tiêu thụ. Còn ở các doanh nghiệp thương mại, quá trình kinh doanh bao gồm 2 giai đoạn: mua hàng và bán hàng. Việc xem xét hai loại hình doanh nghiệp trên cho thấy, dù là loại hình doanh nghiệp nào thì quá trình “mua hàng”, nghĩa là cung cấp các yếu tố đầu vào đều hết sức quan trọng, có ảnh hưởng quyết định đến các yếu tố đầu ra. Chi phí cho việc mua hàng chiếm một tỉ lệ lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh. Hơn thế, số tài khoản chịu ảnh hưởng của chu trình mua hàng và thanh toán nhiều hơn tất cả các chu trình khác kết hợp lại. Do đó không có gì đáng ngạc nhiên khi phải mất nhiều thời gian để kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán hơn là đối với các chu trình khác. 2. Bản chất chu trình mua hàng và thanh toán Chu trình mua hàng và thanh toán bao gồm các quyết định và các quá trình cần thiết để có hàng hoá, dịch vụ cho quá trình hoạt động, sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Chu trình thường được bắt đầu bằng việc lập một đơn đặt mua của người có trách nhiệm tại bộ phận cần hàng hoá hay dịch vụ và kết thúc bằng việc thanh toán cho nhà cung cấp về hàng hoá hay dịch vụ nhận được (14, 201). Quá trình mua vào của hàng hoá hay dịch vụ bao gồm những khoản mục như nguyên vật liệu, máy móc thiết bị, vật tư, điện nước, sửa chữa và bảo trì. Chu trình này không bao gồm quá trình mua vào và thanh toán các dịch vụ lao động hoặc những sự chuyển nhượng và phân bổ của chi phí ở bên trong tổ chức. Sơ đồ 1.2: Các tài khoản trong chu trình mua hàng và thanh toán Kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán thực chất là việc kiểm tra, đánh giá số dư của các tài khoản trên Bảng cân đối kế toán. Như đã phân tích ở trên, chu trình mua hàng và thanh toán liên quan đến rất nhiều tài khoản trên bảng cân đối kế toán như: các tài khoản trong các khoản mục vốn bằng tiền, hàng tồn kho, nợ phải trả. Số lượng các tài khoản liên quan và chịu ảnh hưởng bởi chu trình mua hàng và thanh toán được thể hiện qua sơ đồ 1.2. Tuy nhiên, quá trình mua hàng trong chu trình mua hàng và thanh toán có hai loại: Mua hàng trả tiền ngay và mua hàng trả chậm. Sơ đồ 1.2 chỉ minh hoạ cho trường hợp mua hàng trả chậm. 3. Chức năng chu trình mua hàng và thanh toán Đối với bất kì doanh nghiệp nào có nhu cầu cung cấp hàng hoá và dịch vụ với quy mô lớn hay nhỏ, đơn giản hay phức tạp, về cơ bản, chu trình mua hàng và thanh toán bao gồm các chức năng cơ bản sau: 3.1. Xử lý các đơn đặt mua hàng hoá hay dịch vụ Đây là chức năng quan trọng trong chu trình mua hàng và thanh toán. Các bước công việc cần thực hiện trong chức năng này bao gồm: - Xác định nhu cầu hàng hoá, dịch vụ cần cung cấp: Thông thường mỗi doanh nghiệp thường có một bộ phận chuyên nghiên cứu nhu cầu nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ cần thiết cho sản xuất gọi là bộ phận kế hoạch. Bộ phận này có nhiệm vụ lên kế hoạch, cung ứng đảm bảo cung cấp đầy đủ các yếu tố đầu vào để quá trình sản xuất được liên tục nhưng đồng thời cũng không quá nhiều gây ứ đọng vốn ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. ở những doanh nghiệp có hệ thống KSNB tốt sẽ có những quy chế cụ thể về việc cung cấp hàng. - Lập đơn yêu cầu mua hàng: Sau khi đã lên kế hoạch cung ứng, bộ phận kế hoạch sẽ lập đơn yêu cầu mua hàng để trình Giám đốc hoặc người có thẩm quyền ký duyệt (đơn yêu cầu mua hàng là một bản yêu cầu về khối lượng cũng như chủng loại hàng hoá cần cung cấp). Sau đó, đơn yêu cầu mua hàng này sẽ được chuyển cho bộ phận mua hàng. - Tìm nhà cung cấp: Bộ phận mua hàng căn cứ vào đơn yêu cầu mua hàng này để xem xét, tìm kiếm nhà cung cấp. Về nguyên tắc, trước khi quyết định mua một mặt hàng nào thì cũng phải tìm hiểu đơn chào hàng của nhiều nhà cung cấp khác nhau để lựa chọn nhà cung cấp thích hợp nhất. - Lựa chọn nhà cung cấp: Sau khi đã xem xét đơn chào hàng của các nhà cung cấp khác nhau, đơn vị sẽ chọn ra một nhà cung cấp phù hợp nhất. Sự lựa chọn này căn cứ vào giá cả, chất lượng của hàng hoá, các điều kiện ưu đãi như chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán, phương thức thanh toán... - Giao đơn đặt hàng: Đơn đặt hàng là một loại chứng từ trong đó ghi rõ loại hàng, số lượng, các thông tin liên quan đến hàng hoá mà doanh nghiệp có ý định mua vào. Tất cả các đơn đặt hàng đều phải đánh số trước, có đầy đủ chữ ký của những người có thẩm quyền. Tất cả các đơn đặt hàng phải bao gồm vừa đủ số cột và diện tích để hạn chế tối đa khả năng có gian lận trên đơn đặt mua hàng này. Các bước công việc trên cho thấy đơn đặt hàng (yêu cầu về sản phẩm hoặc dịch vụ) được lập bởi công ty khách hàng là điểm khởi đầu của chu trình. Nó là một chứng từ hợp pháp và được xem như một đề nghị để mua hàng hoá dịch vụ. Trong một số trường hợp khác, nếu người mua và người bán lần đầu có quan hệ giao dịch hoặc thực hiện những giao dịch lớn và phức tạp thì đòi hỏi phải ký hợp đồng cung ứng hàng hoá hay dịch vụ nhằm đảm bảo việc thực hiện các quyền lợi và nghĩa vụ của các bên tham gia hợp đồng. Mẫu của bản yêu cầu và sự phê chuẩn quy định phụ thuộc vào bản chất của hàng hoá dịch vụ và quy định của công ty. Trong đó sự phê chuẩn đúng đắn nghiệp vụ mua hàng là phần chính của chức năng này vì nó đảm bảo hàng hoá và dịch vụ được mua theo các mục đích đã được phê chuẩn của công ty và tránh cho việc mua quá nhiều hoặc mua các mặt hàng không cần thiết. Hầu hết các công ty cho phép một sự phê chuẩn chung cho việc mua phục vụ các nhu cầu hoạt động thường xuyên như hàng tồn kho ở mức cho phép (phù hợp định mức hàng tồn kho). Thí dụ, các lần mua tài sản thường xuyên vượt quá một giới hạn tiền nhất định nào đó có thể yêu cầu sự phê chuẩn của Hội đồng quản trị, các mặt hàng được mua tương đối không thường xuyên, như các hợp đồng dịch vụ dài hạn thì được phê chuẩn bằng các viên chức nhất định, vật tư và những dịch vụ có giá trị thấp hơn một giá trị quy định thì được phê chuẩn bởi quản đốc và trưởng phòng, và một số loại nguyên vật liệu và vật tư được tự động tái đặt hàng bất cứ lúc nào chúng ở mức giới hạn ấn định trước. Quá trình kiểm soát đối với các bước công việc nêu trên là phải đảm bảo trả lời được các câu hỏi sau: + Bộ phận nào đưa ra đơn đặt hàng? +Tại thời điểm nào? + Được phê duyệt bởi ai? + Số lượng đặt hàng là bao nhiêu? + Đặt hàng ở nhà cung cấp nào? + Đơn đặt hàng có được theo dõi không? Khi một đơn đặt hàng đã vượt quá một thời hạn nhất định nào đó mà hàng vẫn chưa được giao thì bộ phận mua hàng phải liên hệ với nhà cung cấp hàng để xem xét có vấn đề gì xảy ra không. 3.2. Nhận hàng hoá hay dịch vụ Bước công việc thực hiện trong chức năng này là nhận hàng hoá hay dịch vụ do nhà cung cấp chuyển đến. Việc nhận hàng hoá từ người bán hàng là một điểm quyết định trong chu trình này vì đây là thời điểm mà tại đó bên mua thừa nhận khoản nợ liên quan đối với bên bán trên sổ sách của họ. Khi hàng hoá nhận được, quá trình kiểm soát thích hợp đòi hỏi phải có sự kiểm tra mẫu mã, số lượng, thời gian đến và các điều kiện khác. Hầu hết các công ty có phòng (bộ phận) tiếp nhận để đưa ra một báo cáo nhận hàng (được đánh số từ trước) như một bằng chứng của sự nhận hàng và sự kiểm tra hàng hoá. Một bản sao thường được gửi cho thủ kho và một bản khác gửi cho kế toán các khoản phải trả để thông báo. Báo cáo nhận hàng có thể được thay thế bằng phiếu xuất kho của nhà cung cấp. Để ngăn ngừa sự mất mát, sự lạm dụng thì điều quan trọng là hàng hoá phải được kiểm soát chặt chẽ từ lúc nhận chúng cho đến khi chúng được chuyển đi. Nhân viên trong phòng tiếp nhận phải độc lập với thủ kho và phòng kế toán (nguyên tắc phân công và phân nhiệm rõ ràng). Hàng hoá trước khi nhập kho sẽ được kiểm tra số lượng, chất lượng... so sánh với đơn đặt hàng để xem có chênh lệch không. Việc kiểm tra này nên được đánh dấu trên báo cáo nhận hàng để thuận tiện cho việc kiểm soát sau này. Đơn đặt hàng và báo cáo nhận hàng sau đó phải được lưu giữ ở kho. Một bản sao phải được gửi cho bộ phận kế toán (để xử lý những hoá đơn liên quan đến hàng hoá đã nhận) và một bản sao khác cho bộ phận mua (để đảm bảo rằng tất cả các yêu cầu đặt hàng đưa ra đều được thực hiện tốt). 3.3. Ghi nhận các khoản nợ người bán Bước công việc thực hiện trong chức năng này là việc kế toán ghi nhận các khoản nợ phải trả nhà cung cấp vào sổ kế toán từ các hoá đơn và phiếu nhập kho. Công việc này đòi hỏi sự đúng đắn, chính xác và nhanh chóng. Việc ghi sổ ban đầu có ảnh hưởng quan trọng đến các BCTC được lập và đến khoản thanh toán thực tế, do đó kế toán chỉ được phép ghi vào các lần mua có cơ sở hợp lý theo số tiền đúng. Đối với các hoá đơn đã được ghi sổ nên được đề "đã hạch toán" hoặc đánh dấu để tránh ghi 2 lần. Các phần hành kế toán được thực hiện trên máy vi tính sẽ hạn chế tối đa việc ghi trùng lặp các khoản nợ. Kế toán các khoản nợ phải trả có trách nhiệm kiểm tra tính đúng đắn của các lần mua vào và ghi chúng vào sổ nhật ký mua hàng và sổ hạch toán chi tiết các khoản phải trả. Khi kế toán các khoản phải trả nhận được hoá đơn của người bán thì phải so sánh mẫu mã, giá, số lượng, phương thức thanh toán và chi phí vận chuyển ghi trên hoá đơn với thông tin trên đơn đặt mua (hoặc hợp đồng) và báo cáo nhận hàng nếu hàng đã về. Thường thì các phép nhân và phép cộng tổng được kiểm tra lại và được ghi vào hoá đơn. Sau đó, số tiền được chuyển vào sổ hạch toán chi tiết các khoản phải trả. 3.4. Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán Việc xét duyệt chi quỹ để thanh toán cho người bán sẽ do bộ phận tài vụ thực hiện. Chứng từ thanh toán cho nghiệp vụ mua hàng khi kỳ thanh toán đến hạn là các phiếu chi, séc, uỷ nhiệm chi. Trước khi thực hiện thanh toán, các chứng từ này phải có sự phê chuẩn của Giám đốc hoặc người được uỷ quyền. Các chứng từ thanh toán này sau đó được sao làm nhiều bản mà bản gốc được gửi cho người được thanh toán, bản sao được lưu lại trong hồ sơ theo người được thanh toán. Các quá trình kiểm soát quan trọng đối với chức năng này là việc ký phiếu chi phải do đúng cá nhân có trách nhiệm (phù hợp với nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn). Trước khi ký phiếu chi phải xem xét kỹ lưỡng các chứng từ minh chứng cho nghiệp vụ mua hàng đã phát sinh và có sự tách biệt giữa người ký phiếu chi với người chi tiền (nguyên tắc bất kiêm nhiệm). Các phiếu chi đều phải được đánh số thứ tự từ trước và được in sẵn trên loại giấy đặc biệt để gây khó khăn cho việc thay đổi người nhận tiền hoặc số tiền. Cần phải thận trọng khi kiểm soát các phiếu chi đã ký, phiếu chi trắng và phiếu chi không còn hiệu lực. Có một phương pháp để huỷ bỏ các chứng từ chứng minh nhằm ngăn ngừa việc sử dụng lại chúng để chứng minh cho phiếu chi khác sau này cũng là một điều quan trọng. Phương pháp thường dùng là viết số của phiếu chi lên các chứng từ chứng minh. Đó là toàn bộ tám bước công việc nằm trong bốn chức năng cơ bản mà doanh nghiệp cần tiến hành đối với chu trình mua hàng và thanh toán. Mỗi một chức năng trong chu trình sẽ phải tuân theo những quy tắc nhất định và có những biện pháp kiểm soát riêng. Nắm chắc các chức năng của chu trình mua hàng và thanh toán nêu trên sẽ là cơ sở để KTV tiến hành cuộc kiểm toán một cách có hiệu quả. Các bước công việc cần thực hiện nêu trên chính là dòng vận động của nghiệp vụ mua hàng và thanh toán được thể hiện qua sơ đồ 1.3. 4. Chứng từ, sổ sách và các tài khoản liên quan đến chu trình Trong chu trình mua hàng và thanh toán, hầu hết các doanh nghiệp sử dụng các loại chứng từ, sổ sách sau: - Yêu cầu mua: được lập bởi bộ phận kế hoạch để đề nghị mua hàng hoá và dịch vụ. Trong một số trường hợp, các bộ phận trong doanh nghiệp có thể trực tiếp lập đơn đặt hàng, trình phê duyệt và gửi cho nhà cung cấp. - Đơn đặt hàng: ghi rõ loại hàng, số lượng và các thông tin liên quan của hàng hoá và dịch vụ mà công ty có ý định mua. - Phiếu giao hàng (Biên bản giao nhận hàng hoá hoặc nghiệm thu dịch vụ): tài liệu này được chuẩn bị bởi nhà cung cấp. Phiếu giao nhận phải được ký nhận bởi khách hàng để chứng minh sự chuyển giao hàng hoá (hay dịch vụ) thực tế. - Báo cáo nhận hàng: được bộ phận nhận hàng lập như một bằng chứng của việc nhận hàng và sự kiểm tra hàng hoá (dấu hiệu của một thủ tục kiểm soát). - Hoá đơn của nhà cung cấp: chứng từ nhận được từ nhà cung cấp hàng, đề nghị thanh toán cho các hàng hoá hoặc dịch vụ đã được chuyển giao. - Nhật ký mua hàng: Đây là những ghi chép đầu tiên trong hệ thống kế toán để ghi lại các khoản mua. Nhật ký phải liệt kê danh sách các hoá đơn (từng cái một), cùng với việc chỉ ra tên nhà cung cấp hàng, ngày của hoá đơn và khoản tiền của các hoá đơn đó. - Sổ hạch toán chi tiết