Trong thời đại ngày nay, không một doanh nghiệp nào bắt tay vào kinh doanh lại không muốn gắn kinh doanh của mình với thị trường. Do đó, để nâng cao hiệu quả kinh doanh, tăng cường khả năng cạnh tranh trong quá trình hội nhập vào hệ thống kinh doanh quốc tế và khu vực, các doanh nghiệp phải tìm mọi cách để quảng bá được mẫu mã sản phẩm của mình tới tay người tiêu dùng hay nói cách khác các nhà kinh doanh phải làm thế nào để có thể đưa sản phẩm của mình tiếp cận được với thị trường một cách nhanh nhất, hiệu quả nhất. Để trả lời cho câu hỏi này không một giải pháp nào tốt hơn là khi doanh nghiệp đó áp dụng Marketing vào hoạt động của doanh nghiệp.
Sau khoảng thời gian học tập và nghiên cứu các môn chuyên ngành, sinh viên năm cuối sẽ có một khoảng thời gian đi tìm hiểu thực tập tại cơ sở. Khoảng thời gian này tạo cơ hội để sinh viên củng cố và hệ thống lại những kiến thức mình được học trên ghế nhà trường, bổ sung những kiến thức còn thiếu, so sánh đối chiếu giữa lý thuyết được học với thực tế tại cơ sở. Từ đó rút ra những bài học kinh nghiệm cho bản thân phục vụ cho công việc và cuộc sống sau khi rời ghế nhà trường.
Được sự nhất trí của nhà trường và sự cho phép của công ty TNHH thương mại và dịch vụ kĩ thuật TS, em đã được thực tập tại công ty. Sau 3 tháng thực tập tại công ty em đã thu được nhiều kết quả và sẽ giúp ích rất nhiều cho em sau khi ra trường.
Báo cáo của em gồm 3 phần:
PHẦN 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT CHUNG VỀ DOANH NGHIỆP.
PHẦN 2: PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA DOANH NGHIỆP.
PHẦN 3: ĐÁNH GIÁ CHUNG VÀ ĐỊNH HƯỚNG ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP.
81 trang |
Chia sẻ: tuandn | Lượt xem: 96277 | Lượt tải: 5
Bạn đang xem trước 20 trang tài liệu Báo cáo Thực tập chuyên ngành quản trị kinh doanh tại công ty TNHH thương mại và dịch vụ kỹ thuật TS, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN
Họ và tên sinh viên:………………………………Lớp:………………
Địa điểm thực tập:…………………………………………………………
TIẾN ĐỘ THỰC TẬP CỦA SINH VIÊN
Mức độ liên hệ với giáo viên:…………………………………………
Thời gian thực tập và quan hệ với cơ sở:……………………………
Tiến độ thực hiện:……………………………………………………
NỘI DUNG BÁO CÁO:
Thực hiện các nội dung thực tập:………………………………………
Thu thập và xử lý số liệu: ……………………………………………
Khả năng hiểu biết thực tế và lý thuyết: ………………………………
HÌNH THỨC TRÌNH BÀY:
………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………
MỘT SỐ Ý KIẾN KHÁC
………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
ĐÁNH GIÁ CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN
……………………………………………………………………………
ĐIỂM:…..
CHẤT LƯỢNG BÁO CÁO: (Tốt – khá – trung bình)……………………
DANH MỤC BẢNG BIỂU
STT
NỘI DUNG
TRANG
Biểu số 01
Danh sách cán bộ chủ chốt
7
Biểu số 02
Cơ cấu nhân viên
7
Biểu số 03
Danh sách một số công trình tiêu biểu đã hoàn thành năm 2010
10
Biểu số 04
Số liệu tiêu thụ dịch vụ theo cơ cấu thị trường
21
Biểu số 05
So sánh kết quả kinh doanh các dịch vụ chủ yếu qua các năm 2008, 2009, 2010
24
Biểu số 06
Tóm tắt một bảng báo giá của công ty (Nguồn: Phòng dự án)
27
Biểu số 07
Kết quả tiêu thụ qua từng kênh phân phối
19
Biểu số 08
Cơ cấu lao động của công ty
32
Biểu số 09
Bảng phân tích năng suất lao động của công ty qua 2 năm
36
Biểu số 10
Bảng chấm công phòng kỹ thuật (Nguồn: phòng tài chính kế toán)
39
Biểu số 11
Bảng thanh toán tiền lương tháng 5 năm 2010
40
Biểu số 12
Bảng tập hợp chi phí của toàn công ty qua 2 năm 2009 và 2010
46
Biểu số 13
Bảng phân tích báo kết quả kinh doanh
48
Biểu số 14
Bảng cân đối kế toán (Năm 2010)
50
Biểu số 15
Chi tiết tình hình tài chính của công ty năm 2008, 2009, 2010
55
Biểu số 16
Bảng phân tích cơ cấu tài sản – nguồn vốn
57
Biểu số 17
Một số chỉ tiêu tài chính cơ bản
58
DANH MỤC ĐỒ THỊ
STT
NỘI DUNG
TRANG
Sơ đồ 01
Sơ đồ tổ chức hoạt động kinh doanh của công ty
4
Sơ đồ 02
Quy trình định giá đấu thầu của công ty
15
Sơ đồ 03
Sơ đồ kênh phân phối trực tiếp
17
Sơ đồ 04
Kênh phân phối gián tiếp (công ty là đối tượng trung gian)
17
Sơ đồ 05
Kênh phân phối gián tiếp (công ty không là trung gian)
18
MỤC LỤC
ĐẶT VẤN ĐỀ 5
PHẦN I: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT CHUNG VỀ DOANH NGHIỆP 6
1.1. Quá trình hình thành và phát triển của doanh nghiệp. 6
1.1.1. Tên, địa chỉ doanh nghiệp 6
1.1.2. Thời điểm thành lập, các mốc quan trọng trong quá trình phát triển 6
1.1.3. Quy mô hiện tại của công ty 7
1.2. Chức năng nhiệm vụ của doanh nghiệp 9
1.2.1. Các lĩnh vực hoạt động của công ty 9
1.2.2. Các loại hàng hóa dịch vụ chủ yếu 9
1.3. Giới thiệu quy trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp 12
1.4. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp 15
1.4.1. Sơ đồ tổ chức quản lý của doanh nghiệp 15
1.4.2. Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban 16
PHẦN 2: PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH 20
CỦA DOANH NGHIỆP 20
2.1. Phân tích các hoạt động marketing 20
2.1.1. Thị trường tiêu thụ hàng hóa và số liệu về kết quả tiêu thụ sản phẩm, dịch vụ …………………………………………………………………………………20
2.1.2. Số liệu về kết quả tiêu thụ hàng hóa dịch vụ của các mặt hàng qua các thời kì. …………………………………………………………………………………23
2.1.2. Phương pháp định giá hàng hóa dịch vụ 26
2.1.3. Hệ thống phân phối và số liệu tiêu thụ qua từng kênh phân phối 27
2.1.4. Các hình thức xúc tiến mà doanh nghiệp áp dụng 30
2.2. Phân tích tình hình lao động, tiền lương 31
2.2.1. Cơ cấu lao động của doanh nghiệp 31
2.2.2. Phương pháp xây dựng mức thời gian lao động 33
2.2.3. Tình hình sử dụng lao động 35
2.2.4. Năng suất lao động 36
2.2.5. Các hình thức trả lương của doanh nghiệp 37
2.2.6. Nhận xét tình hình lao động tiền lương của doanh nghiệp 41
2.3. Tình hình chi phí và giá thành 42
2.3.1. Phân loại chi phí của doanh nghiệp 42
2.3.2. Giá thành kế hoạch 43
2.3.3. Phương pháp tập hợp chi phí và tính giá thành toàn bộ 44
2.4. Phân tích tình hình tài chính của doanh nghiệp 47
2.4.1. Báo cáo kết quả kinh doanh 48
2.4.2. Bảng cân đối kế toán 50
2.4.3. Phân tích kết quả kinh doanh 55
2.4.4. Phân tích cơ cấu tài sản nguồn vốn 57
2.4.5. Tính toán một số chỉ tiêu tài chính cơ bản 58
2.4.6. Đánh giá, nhận xét tình hình tài chính của doanh nghiệp 63
PHẦN 3: ĐÁNH GIÁ CHUNG VÀ ĐỊNH HƯỚNG ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 64
3.1. Đánh giá, nhận xét chung về tình hình của doanh nghiệp 64
3.2. Định hướng đề tài nghiên cứu. 67
3.2.1. Tên đề tài. 67
3.2.2. Tính cấp thiết của đề tài. 67
KẾT LUẬN 69
ĐẶT VẤN ĐỀ
Trong thời đại ngày nay, không một doanh nghiệp nào bắt tay vào kinh doanh lại không muốn gắn kinh doanh của mình với thị trường. Do đó, để nâng cao hiệu quả kinh doanh, tăng cường khả năng cạnh tranh trong quá trình hội nhập vào hệ thống kinh doanh quốc tế và khu vực, các doanh nghiệp phải tìm mọi cách để quảng bá được mẫu mã sản phẩm của mình tới tay người tiêu dùng hay nói cách khác các nhà kinh doanh phải làm thế nào để có thể đưa sản phẩm của mình tiếp cận được với thị trường một cách nhanh nhất, hiệu quả nhất. Để trả lời cho câu hỏi này không một giải pháp nào tốt hơn là khi doanh nghiệp đó áp dụng Marketing vào hoạt động của doanh nghiệp.
Sau khoảng thời gian học tập và nghiên cứu các môn chuyên ngành, sinh viên năm cuối sẽ có một khoảng thời gian đi tìm hiểu thực tập tại cơ sở. Khoảng thời gian này tạo cơ hội để sinh viên củng cố và hệ thống lại những kiến thức mình được học trên ghế nhà trường, bổ sung những kiến thức còn thiếu, so sánh đối chiếu giữa lý thuyết được học với thực tế tại cơ sở. Từ đó rút ra những bài học kinh nghiệm cho bản thân phục vụ cho công việc và cuộc sống sau khi rời ghế nhà trường.
Được sự nhất trí của nhà trường và sự cho phép của công ty TNHH thương mại và dịch vụ kĩ thuật TS, em đã được thực tập tại công ty. Sau 3 tháng thực tập tại công ty em đã thu được nhiều kết quả và sẽ giúp ích rất nhiều cho em sau khi ra trường.
Báo cáo của em gồm 3 phần:
PHẦN 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT CHUNG VỀ DOANH NGHIỆP.
PHẦN 2: PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA DOANH NGHIỆP.
PHẦN 3: ĐÁNH GIÁ CHUNG VÀ ĐỊNH HƯỚNG ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP.
PHẦN I: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT CHUNG VỀ DOANH NGHIỆP
1.1. Quá trình hình thành và phát triển của doanh nghiệp.
1.1.1. Tên, địa chỉ doanh nghiệp
Tên công ty: Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Kỹ Thuật TS
Logo của công ty:
Địa chỉ:
- Địa chỉ đăng ký: B502, Toà nhà The Manor, Mỹ Đình, Mễ Trì, Huyện Từ Liêm, Hà Nội
- Địa chỉ liên hệ: Tầng 1, toà nhà F5, Đô thị Trung Yên, Trung Hoà, Cầu Giấy, Hà nội.
Email: tesengineering@tesvn.com / tesengineering@vnn.vn
Chi nhánh
Chi nhánh Hồ Chí Minh: Số 48, Đường D1, Phường 25, quận Bình Thạnh, TP Hồ Chí Minh.
Chi nhánh Hà Nội 2: La Dương, Dương Nội, Hà Đông
Thời điểm thành lập, các mốc quan trọng trong quá trình phát triển
Công ty TNHH thương mại dịch vụ kĩ thuật TS là công ty chuyên cung cấp các dịch vụ về thiết kế, lắp đặt kỹ thuật, hệ thống điện, nước… Công ty được thành lập vào ngày 12 tháng 3 năm 2004 theo luật doanh nghiệp với số vốn điều lệ là 30.000.000.000 VNĐ. Từ khi thành lập đến nay lĩnh vực hoạt động chính của công ty vẫn là cơ điện, công ty chuyên cung cấp các dịch vụ kỹ thuật ứng dụng khác nhau. Với sự lớn mạnh và phát triển không ngừng.
Năm 2006 công ty mở chi nhánh thứ nhất tại tỉnh Hà Tây
Năm 2007 công ty mở tiếp chi nhánh thứ hai tại TP Hồ Chí Minh và bắt bầu mở rộng lĩnh vực hoạt động sang ngành xây dựng và phát triển các dự án.
Chỉ trong 7 năm thành lập nhưng công ty đã đạt được những thành tự đáng kể góp phần và sự phát triển của nền kinh tế nước nhà. Từ một doanh nghiệp mới thành lập có số vốn ban đầu là 10.000.000.000 đồng và 50 công nhân viên năm 2004 đến năm 2010 công ty đã mở rộng quy mô với số vồn điều lệ là 30.000.000.000 đồng và nguồn nhân lực là 220 người.
1.1.3. Quy mô hiện tại của công ty
Số lượng nhân viên 220 người
Số vốn điều lệ 30.000.000.000 VNĐ
Tổng tài sản hiện có năm 2010 là 52.128.542.048 đồng
Công ty TNHH thương mại và dịch vụ kĩ thuật TS thuộc công ty nhỏ và vừa
Biểu số 01: Danh sách cán bộ chủ chốt
STT
Họ và tên
Chức danh
1
Phạm Khánh Sơn
Giám đốc điều hành
2
Trần Minh Mẫn
Phó giám đốc, giám đốc chi nhánh
3
Khương Hương Thủy
Giám đốc
4
Lê Uy Anh
Giám đốc chi nhánh
5
Nguyễn Trần Vũ
Phó giám đốc chi nhánh
( Nguồn: phòng Nhân sự)
Biểu số 02: Cơ cấu nhân viên
Manpower
Trình độ
Số lượng
I
Kĩ sư/ Quản lý kĩ thuật
Đại học
32
Kĩ sư cơ điện
10
Kĩ sư điện
10
Kĩ sư điện lạnh
8
Kĩ sư xây dựng
2
Manpower
Trình độ
Số lượng
Kĩ sư tin học
2
II
Phòng chức năng
Đại học
21
Cử nhân kế toán
3
Cử nhân quản trị kinh doanh
1
Cử nhân luật
1
Cử nhân kinh tế
10
Cử nhân quản trị nhân lực
2
Cử nhân ngoại ngữ
4
III
Phòng kĩ thuật
Cao đẳng
2
Kĩ sư cơ điện
1
Kĩ sư điện
1
IV
Nhân viên kĩ thuật
Học nghề
140
Nhân viên văn phòng
5
Công nhân điện
30
Công nhân điện lạnh
45
Công nhân lắp đặt hệ thống nước
50
Nhân viên IT
10
V
Nhân viên khác
Trung học phổ thông
25
( nguồn: phòng nhân sự)
Chức năng nhiệm vụ của doanh nghiệp
1.2.1. Các lĩnh vực hoạt động của công ty
Sản xuất, Thương Mại, Sửa chữa, hoàn thiện, tư vấn kỹ thuật các thiết bị trong các lĩnh vực như điện, điện tử, điện lạnh, cứu hoả, hệ thống báo động, an ninh.
Cơ cấu xây dựng thương mại
Cung cấp và lắp đặt hệ thống cơ điện
Cung cấp và lắp đặt hệ thống nước
Cung cấp và lắp đặt hệ thống thông hơi và điều hoà không khí
Cung cấp và lắp đặt hệ thống dữ liệu, mạng máy tính
Cung cấp và lắp đặt hệ thống tự động hoá
Đồ dùng/trang trí nội thất.
Các loại hàng hóa dịch vụ chủ yếu
Sản phẩm chủ yếu của công ty là các công trình công nghiệp, công trình dân dụng, công trình giao thông thủy lợi, hạ tầng kĩ thuật. Các bản báo giá, bản vẽ, thiết kế công trình...
Biểu số 03: Danh sách một số công trình tiêu biểu đã hoàn thành năm 2010
STT
Chủ đầu tư
Loại hình nhà thầu
Tên dự án
Phạm vi công việc
Ngày bắt đầu
Ngày hoàn thành
Giá trị HĐ (usd)
1
Công ty TNHH Saigon Pearl Việt Nam
Thầu phụ
Saigon Pearl Development - Phase 1,2A, 2B
Cung cấp và lắp đặt hệ thống tự động trong nhà
8-Mar-10
11-Apr-10
1.960.000
2
Công ty Dược Phẩm Nam Hà
Thầu phụ
Nhà máy Dược Phẩm Nam Hà
Phòng sạch
8-Mar-10
1-Aug-10
770.000
Hệ thống thông gió
3
Euro Auto Corp.
Thầu chính
BMW show room Hà Nội
Hệ thống khoá thoát hiểm
1-Mar-10
29-May-10
185.625
Hệ thống thông gió
Hệ thống báo cháy & hệ thống báo động
4
Nhà máy May Mascot
Thầu chính
Nhà máy may Mascot
Cung cấp và lắp đặt hệ thống cơ điện
2-Apr-10
15-May-10
120.000
5
Công ty Inax Việt Nam
Thầu chính
Nhà máy Inax VN
Hệ thống điều hoà không khí và thông gió
10-May-10
30-Oct-11
143.750
6
D'Annam SPA
Thầu chính
D'annam
Phòng sạch
15-Jun-10
9-Jul-10
96.500
7
D'Annam Villa
Thầu Phụ
D'annam
Hệ thống CDA
10-Jul-10
30-Oct-10
195.000
8
Nhà máy Molex
Thầu Phụ
Nhà máy Molex
Hệ thống điều hoà KK và thông gió
2-Aug-10
13-Sep-10
747.313
STT
Chủ đầu tư
Loại hình nhà thầu
Tên dự án
Phạm vi công việc
Ngày bắt đầu
Ngày hoàn thành
Giá trị HĐ (USD)
9
Khách sạn Moevenpick
Thầu phụ
Khách sạn Moevenpick
Hệ thống ĐHKK và Thông gió cho giai đoạn 2B
2-Aug-10
15-Sep-10
75.473
10
Công ty TNHH Saigon Pearl Việt Nam
Thầu chính
Dự án Sàigòn Pearl - Pha 2B
Xây Dựng và Hệ thống cơ điện
15-Aug-10
20-Nov-10
50.000
11
Công ty Openasian Thiết bị nặng Việt Nam
Thầu chính
Nhà xưởng VolvoBinh Duong
Hệ thống cơ điện và nội thất
Sep-10
Nov-10
2.775.132
( Nguồn: phòng dự án)
Giới thiệu quy trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
Là công ty dịch vụ do vậy công ty TNHH thương mại dịch vụ TS không sản xuất mà chỉ cung cấp dịch vụ. Quá trình cung cấp dịch vụ được thực hiện qua các bước sau:
Bước 1: Đăng ký dự thầu
Tất cả hồ sơ dự thầu mang tên Công ty TNHH thương mại và dịch vụ TS đều do Phòng dự án phát hành.
Phòng dự án có trách nhiệm theo dõi, cấp phát và thu thập các tài liệu có liên quan nhằm mục đích hoàn thiện hồ sơ xin tham dự thầu (Sơ tuyển) đạt kết quả. Sau khi Giám đốc chấp thuận đăng ký được tham gia dự thầu với danh nghĩa Công ty.
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ dự thầu
- Sau khi nhận được thông báo mời thầu, hồ sơ tài liệu đấu thầu từ Chủ đầu tư, Giám đốc Công ty quyết định giao nhiệm vụ cho Phòng Dự án làm hồ sơ dự thầu.
- Căn cứ để chuẩn bị hồ sơ dự thầu:
Thư mời thầu
Hướng dẫn cho các nhà thầu
Điều kiện hợp đồng
Đặc tính kỹ thuật
Bảng kê chất lượng
Các bản vẽ
Số liệu thông tin đấu thầu
Lịch biểu các yêu cầu
Mẫu Đơn dự thầu và các phụ lục
Trưởng phòng Dự án lập kế hoạch, phiếu giao nhiệm vụ cho các thành viên tham gia hồ sơ thầu, tiến độ hoàn thành và trình Giám đốc duyệt.
Trưởng phòng Dự án có trách nhiệm tổ chức, điều hành và theo dõi các công việc chuẩn bị hồ sơ dự thầu, cập nhật, phân phối các thông tin, tài liệu bổ sung của hồ sơ dự thầu tới các thành viên và bộ phận liên quan và trả lời các yêu cầu của Chủ đầu tư.
Bước 3: Lập hồ sơ dự thầu
- Sau khi nhận được hồ sơ mời thầu của Chủ đầu tư, Trưởng phòng Dự án lập đề cương nội dung hồ sơ dự thầu, kế hoạch và tiến độ thực hiện từng nội dung của hồ sơ mời thầu, phối hợp thực hiện với Các phòng ban liên quan (nếu cần) hoặc các nhà thầu trong trường hợp hợp tác/Liên danh đấu thầu.
- Căn cứ vào yêu cầu và tiến độ của hồ sơ mời thầu, Trưởng phòng Dự án triển khai lập hồ sơ dự thầu cùng các thành viên trong Phòng và các phòng ban liên quan dưới sự giám sát thực hiện của Giám đốc Công ty.
- Đối với các dự án có yêu cầu cao về kỹ thuật, Trưởng phòng Dự án đề xuất với Giám đốc mời hoặc thuê chuyên gia từ các đơn vị ngoài (từ các Trường đại học, Viện nghiên cứu và Công ty chuyên ngành...) cùng tham gia lập hồ sơ dự thầu hoặc hình thức hợp tác, liên doanh với các nhà thầu có năng lực phù hợp.
- Trưởng phòng Dự án chịu trách nhiệm về chất lượng hồ sơ đấu thầu của Công ty, kiểm tra nội dung, hình thức, tiến độ và giá của hồ sơ dự thầu trước khi trình Giám đốc/người được uỷ quyền ký để nộp Chủ đầu tư.
- Các hồ sơ dự thầu hoàn chỉnh xong Trưởng phòng Dự án trình Giám đốc Công ty sớm hơn thời hạn nộp hồ sơ thầu 02 ngày để có thời gian xem xét lại toàn bộ hồ sơ dự thầu lần cuối.
- Hồ sơ dự thầu được lập đủ số bộ theo yêu cầu của Chủ đầu tư (Bản chính và bản sao), niêm phong và nộp đúng thời gian yêu cầu của hồ sơ mời thầu. Trường hợp hồ sơ dự thầu được gửi bằng E-mail cho Chủ đầu tư hồ sơ gốc được đóng dấu và lưu theo đúng quy định.
Bước 4: Quản lý hồ sơ dự thầu
Phòng Kinh doanh có trách nhiệm theo dõi và quản lý hồ sơ dự thầu cùng các tài liệu có liên quan khác (Bản Fax, thư từ giao dịch, E-mail, kết quả đấu thầu v.v...) ghi vào sổ theo dõi hồ sơ do khách hàng cung cấp.
Bước 5: Ký kết hợp đồng
Sau khi Khách hàng/Chủ đầu tư nhất trí với Công ty về các điều khoản thực hiện, Phòng Dự án soạn thảo hợp đồng kinh tế trình Giám đốc ký duyệt và chuyển cho Khách hàng/Chủ đầu tư. Hợp đồng kinh tế phải tuân thủ các quy định của pháp luật hiện hành của Nhà nước.
Phòng dự án đánh số hợp đồng theo quy định: xxx/HĐ/yy
Trong đó: xxx: Số thứ tự của Hợp đồng chạy trong năm bắt đầu từ 01. HĐ: Viết tắt của Hợp đồng. yy: 2 số cuối của năm ký hợp đồng, ví dụ 02 là năm 2002
Tuy nhiên nếu Khách hàng/Chủ đầu tư yêu cầu lấy số hợp đồng của Khách hàng/Chủ đầu tư thì Nhân viên Phòng dự án đánh số hợp đồng theo quy định của Công ty bằng bút chì phía dưới của số hợp đồng khách hàng/Chủ đầu tư lưu để theo dõi.
Nhân viên Phòng Dự án cập nhật hợp đồng đã ký vào trong Sổ theo dõi hợp đồng . Đối với những hợp đồng đã đủ 2 chữ ký thì tích “V” bằng bút màu đỏ vào cột ghi chú.
Bước 6: theo dõi và thực hiện hợp đồng
Sau khi hợp đồng đã được kí kết phòng dự án cùng các phòng ban khác tiến hành thực hiện hợp đồng. Thông thường phòng kỹ thuật chịu trách nhiệm thiết kế các hệ thống mạng điện, hệ thống cấp thoát nước,… sau đó bộ phận kế toán chịu trách nhiệm xuất vật tư cho đội thi công thực hiện.
Trong quá trình thực hiện hợp đồng nếu Khách hàng/Chủ đầu tư có bất kỳ sự thay đổi nào so với hợp đồng thì Phòng Dự án phải báo cáo ngay với Giám đốc Công ty xem xét và quyết định. Các thay đổi này Nhân viên Phòng Dự án phải cập nhật vào trong sổ theo dõi hợp đồng theo (BM 08 - 03) và thông báo ngay cho các bộ phận liên quan bằng văn bản.
Bước 7: kết thúc hợp đồng
Sau khi hợp đồng hoàn thành sẽ được trao lại cho chủ đầu tư nghiệm thu và đưa vào sử dụng và bảo trì khi có sự cố xảy ra
1.4 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp
1.4.1 Sơ đồ tổ chức quản lý của doanh nghiệp
1.4.2 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban
Các cấp quản lý gồm có:
Giám đốc điều hành: Phạm Khánh Sơn
Giám đốc: Trương Hương Thủy
Phó giám đốc: Trần Minh Mẫn
Các phòng ban trong công ty
- Phòng hành chính nhân sự
- Phòng kế toán
- Phòng dự án
- Phòng kỹ thuật
- Phòng giám sát
Các chi nhánh
- Chi nhánh Hà Tây: Giám đốc Trần Minh Mẫn
- Chi nhánh HCM : Giám đốc Lê Uy Anh
Công ty tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình trực tuyến chức năng, giám đốc trực tiếp chỉ đạo các phòng chức năng và đội sản xuất. Dưới các phòng ban được chia thành các bộ phận nhỏ hơn chịu trách nhiệm với công việc của mình. Các chi nhánh hoạt động độc lập với các phòng ban, có các phòng chức năng riêng.
Chức năng của các phòng ban
Phòng hành chính nhân sự
Thực hiện công tác tuyển dụng nhận sự đảm bảo chất lượng theo yêu cầu, chiến lược của công ty.
- Tổ chức và phối hợp với các đơn vị khác thực hiện quản lý nhân sự, đào tạo và tái đào tạo.
- Tổ chưc việc quản lý nhân sự toàn công ty.
- Xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích – kích thích người lao động làm việc, thực hiện các chế độ cho người lao động.
- Chấp hành và tổ chức thực hiện các chủ trương, qui định, chỉ thị của Ban Giám đốc.
- Nghiên cứu, soạn thảo và trình duyệt các qui định áp dụng trong Công ty, xây dựng cơ cấu tổ chức của công ty - các bộ phận và tổ chức thực hiện.
- Phục vụ các công tác hành chánh để BGĐ thuận tiện trong chỉ đạo – điều hành, phục vụ hành chánh để các bộ phận khác có điều kiện hoạt động tốt.
- Quản lý việc sử dụng và bảo vệ các loại tài sản của Công ty, đảm bảo an ninh trật tự, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ trong công ty.
- Tham mưu đề xuất cho BGĐ để xử lý các vấn đề thuộc lãnh vực Tổ chức-Hành chánh-Nhân sự.
- Hỗ trợ Bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự và là cầu nối giữa BGĐ, người lao động và nhân viên trong công ty.
Phòng kế toán
- Tham mưu cho lãnh đạo công ty trong lĩnh vực quản lý các hoạt động tài chính
- Kế toán trong đánh giá sử dụng tài sản, tiền vốn theo đúng chế độ quản lý tài chính của Nhà nước.
- Trên cơ sở các kế hoạch tài chính và kế hoạch sản xuất kinh doanh của các đơn vị thành viên xây dựng kế hoạch tài chính của toàn công ty. Tổ chức theo dõi và đôn đốc các đơn vị thực hiện kế hoạch tài chính được giao.