Báo cáo thực tập Công tác Văn thư tại Báo Ảnh Việt Nam

LỜI NÓI ĐẦU Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hành công việc của các cơ quan, các tổ chức. Hiệu quả hoạt động quản lý của các cơ quan, các tổ chức một phần phụ thuộc vào công tác văn thư làm tốt hay không tốt. Cũng chính vì điều đó mà công tác văn thư trong các cơ quan, các tổ chức ngày càng được quan tâm nhiều hơn. Đặc biệt trong công cuộc cải cách hành chính Nhà nước, công tác văn thư là một trong 0những trọng tâm được tập trung đổi mới. Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung. Trong Văn phòng, công tác văn thư không thể thiếu được và là nội dung quan trọng, chiếm một phần rất lớn trong nội dung hoạt động của Văn phòng. Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động của các cơ quan, được xem như một bộ phận hoạt động quản lý Nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước. Công tác văn thư bảo đảm cung cấp kịp thời, đẩy đủ, chính xác những thông tin cấn thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị nói chung. Công tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đủ thông tin cần thiết. Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. Về mặt nội dung công việc, có thể xếp công tác văn thư vào hoạt động bảo đảm thông tin cho công tác quản lý Nhà nước mà văn bản chính là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến những thông tin mang tính pháp lý. Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước: hạn chế, được bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản của Nhà nước để làm những việc trái với Pháp luật. Công tác văn thư bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong cơ quan. Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan thì khi cần thiết, các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơ quan một cách chân thực. Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ. Nguồn bổ sung chủ yêu, thường xuyên cho tài liệu lưu trữ quốc gia là các hồ sơ, tài liệu có giá trị trong hoạt động của các cơ quan được giao nộp vào lưu trữ cơ quan. Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan cần phải tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ. Hồ sơ lập càng hoàn chỉnh, văn bản giữ càng đầy đủ bao nhiêu thì chất lượng tài liệu lưu trữ càng được tăng lên bấy nhiêu: đồng thời công tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi để triển khai các mặt nghiệp vụ. Ngược lại, nếu chất lượng hồ sơ lập không tốt, văn bản giữ lại không đầy đủ thì chất lượng hồ sơ tài liệu nộp vào lưu trữ không bảo đảm gây khó khăn cho lưu trữ trong việc tiến hành các hoạt động nghiệp vụ, làm cho tài liệu phông Lưu trữ Quốc gia không được hoàn chỉnh. Vì những lý do trên nên em chọn đề tài: “Công tác Văn thư” làm báo cáo tốt nghiệp. Đây là một lĩnh vực rất lớn nên em chỉ để cập đến công tác văn thư ở nơi em thực tập đó là Báo ảnh Việt Nam. Bố cục đề tài gồm 3 phần như sau: Phần A : Lý luận về công tác văn thư Phần B : Giới thiệu về Báo ảnh Việt Nam Phần C : Thực trạng công tác văn thư ở Báo ảnh Việt Nam PHẦN A: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ I. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ. Trong quá trình hoạt động của cơ quan, bất kể cơ quan đó là hành chính Nhà nước hay là hành chính sự nghiệp thì Văn phòng luôn giữ một vị trí đặc biệt quan trọng. Nó có chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc, quản trị hậu cần của một cơ quan tổ chức. Xây dựng Văn phòng mạnh là yếu tổ rất quan trọng giúp cho cơ quan, tổ chức đổi mới phương thức lãnh đạo và lề lối làm việc, nâng cao chất lượng của công tác lãnh đạo. Chính vì vây, việc tăng cường xây dựng và tổ chức cải cách hoạt động Văn phòng trong bất kỳ cơ quan nào cũng phải được đặc biệt quan tâm. Hoạt động của Văn phòng rất phong phú nó bao gồm các tác nghiệp và thủ tục hành chính liên quan đến các hoạt động quản trị công sở. Sự am hiểu thuần thục các kỹ thuật , nghiệp vụ hành chính Văn phòng là cơ sở để tiến hành có hiệu quả các hoạt động công vụ khác, trong đó hoạt động Văn thư được coi là một nội dung không kém phần quan trọng để tạo nên sự thành công trong hoạt động cho Văn phòng nói riêng và của cả cơ quan nói chung. 1. Khái niệm về công tác Văn thư: Công tác Văn thư là toàn bộ các công việc xây dựng và ban hành văn bản ( sọan thảo và ban hành văn bản) trong các cơ quan và việc xây dựng, quản lý, giải quyết văn bản trong các cơ quan đó. 2. Vị trí, ý nghĩa của công tác Văn thư. 2.1. Vị trí: Công tác Văn thư là một mặt gắn liền với bộ máy quản lý và là một nội dung quan trọng trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. Như vậy công tác Văn thư có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý cũng như hiệu quả hoạt động của cơ quan, do đó công tác Văn thư có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan. 2.2. Ý nghĩa: Công tác Văn thư Giúp cho việc giải quýêt công việc của cơ quan được nhanh chóng và chính xác, có năng xuất và chất lượng, đúng đường lối, chính sách, nguyên tắc và chế độ, đồng thời bảo đảm quản lý công việc của cơ quan đựoc chính xác và chặt chẽ, góp phần nâng cao hiệu quả và thành tích hoạt động của cơ quan. Đảm bảo cho việc cung cấp các thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động của cơ quan một cách đầy đủ, kịp thời và chính xác, đồng thời giữ gìn được bí mật của cơ quan, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, góp phần cải cách thủ tục hành chính phục vụ cho công cuộc đổi mới. Làm tốt công tác này, Góp phần tiết kiệm được công sức, nguyên, vật liệu chế tác các trang thiết bị dùng trong quá trình ban hành văn bản. Góp phần giữ lại các giấy tờ, bằng chứng về hoạt động của các cơ quan, của các cá nhân, tập thể phục vụ tho hoạt động Thanh tra, kiểm tra. Góp phần giữ gìn những tài liệu giá trị về mọi lĩnh vực phục vụ cho công tác tra cứu thông tin quá khứ. 3. Những yêu cầu đối với công tác Văn thư. Xuất phát từ vai trò, vị trí, ý nghĩa của công tác Văn thư đối với cơ quan, tổ chức, văn thư giúp cho quản lý công việc của cơ quan nhanh chóng, đảm bảo cho việc cung cấp thông tin cho hoạt động của các cơ quan được đầy đủ. Từ đó giúp cho Văn phòng làm nhanh chóng công việc của mình, giúp cho quá trình tham mưu cho lãnh đạo, quản lý hậu cần được tốt hơn. Do đó, công tác Văn thư đòi hỏi những yêu cầu rất chặt chẽ sau: 3.1. Nhanh chóng. Trong bất kỳ một lĩnh vực hoạt động nào thì yêu cầu nhanh chóng có ý nghĩa quan trọng trong quyết định sự thành công của cơ quan, tổ chức. Nhưng đối với công tác Văn thư thì yêu cầu nhanh chóng được coi như là một nguyên tắc trong hoạt động của cơ quan. Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc rất nhiều vào hoạt động của công tác Văn thư, nếu quá trình này diễn ra nhanh chóng thì thông tin sẽ đến kịp thời với các đơn vị giải quyết văn bản và nó sẽ tạo điều kiện nâng cao hiệu quả giải quyết công việc của cơ quan. 3.2. Chính xác. Cùng với yêu cầu nhanh chóng trong quá trình hoạt động Văn thư của cơ quan, tổ chức thì yêu cầu chính xác cũng không kém phần quan trọng. Nội dung của văn bản phải chính xác tuyệt đối theo yêu cầu giải quyết công việc không trái với các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan, văn bản ban hành phải có đầy đủ các thành phần thể thức do Nhà nước quy định. Về quy trình kỹ thuật, nghiệp vụ, tất cả các khâu kỹ thuật nghiệp vụ của công tác Văn thư phải đảm bảo chính xác từ viêc soạn thảo, đánh máy, đăng ký, chuyển giao đến tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đều phải theo những quy định của pháp luật. 3.3. Bí mật. Do xuất phát từ đặc thù của một số lĩnh vực hoạt động nhất định, nên trong hoạt động của mình công tác Văn thư đòi hỏi phải đảm bảo yêu cầu bí mật để cho hoạt động của cơ quan được hiệu quả và giữ gìn được bí mật Nhà nước. Trong quá trình xây dựng văn bản của cơ quan, tổ chức việc giải quyết văn bản, bố trí làm việc của các cán bộ Văn thư của cơ quan phải đảm bảo yêu cầu đã quy định trong bí mật Nhà nước. Giữ gìn bí mật của cơ quan tổ chức là sự thàng công của mỗi cơ quan đó 4. Hình thức tổ chức Văn thư. Hình thức tổ chức Văn thư có tầm ảnh hưởng không nhỏ đến toàn bộ quá trình xử lý văn bản, giấy tờ cơ quan đến kết quả hoạt động của cơ quan đến kết quả hoạt động của cơ quan, do đó trong từng cơ quan, tổ chức phải lựa chọn hình thức công tác Văn thư cho phù hợp trên cơ sở phân tích cơ cấu tổ chức, số lượng văn bản đi và đến, chức năng, nhiệm vụ của từng cơ quan. Có rất nhiều hình thức tổ chức công tác Văn thư nhưng thông thường người ta áp dụng ba hình thức tổ chức là hình thưc tổ chức tập trung, hình thức tổ chức phân tán và hình thức tổ chức hỗn hợp. Hình thức Văn thư tập trung: được áp dụng hầu hết các tác nghiệp chuyên môn, công tác Văn thư được tập trung giải quyết ở một đơn vị, hình thức này thông thường được áp dụng tại một cơ quan, đơn vị có cơ cấu ít phức tạp, có quy mô nhỏ, số lượng văn bản ít. Hình thức Văn thư phân tán: được áp dụng khi hầu hết các khâu nghiệp vụ được giải quyết ở các sở đơn vị, tổ chức trực thuộc cơ quan, đơn vị có cơ cấu phức tạp, nhiều văn bản đi và đến có nhiều cơ sở cách xa nhau. Hình thức Văn thư hỗn hợp: được áp dụng khi một số khâu nghiệp vụ chủ yếu nhưu đánh máy, sao, in, đăng ký văn bản, tổ chức thực hiện ở một số nơi, còn các khâu nghiệp vụ như theo dõi, giải quyết văn bản lưu trong quá trình thực hiện ở các đơn vị, bộ phận khác của cơ quan, hình thức này thông thường được áp dụng tại các cơ quan, tổ chức trong hệ thống hành pháp quản lý hành chính Nhà nước. Ở đơn vị Báo Thanh tra qua tìm hiểu về công tác văn thư cũng như tiếp cận với công việc ở đây, thì tôi thấy Báo Thanh tra đã áp dụng hình thưc tổ chức Văn thư tập trung, hình thức tổ chức công tác Văn thư này có nhiều phù hợp với đặc thù hoạt động của Báo Thanh tra, nó đã đem lại nhiều thành công trong hoạt động của Báo Thanh tra nói riêng và đóng góp vào thành tích chung của Thanh tra Chính phủ nói chung LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÁC KHÂU NGHIỆP VỤ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ. Nội dung công tác Văn thư bao gồm các nội dung sau: Xây dựng và ban hành văn bản, tổ chức giải quyết Văn bản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ, tổ chức và sử dụng, quản lý con dấu và công tác lập hồ sơ. 1. Nghiệp vụ quản lý văn bản đến a ) Tíêp nhận văn bản Văn bản đến là tất cả văn bản (kể cả văn bản mật),bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành, văn bản khác và các đơn thư do các cá nhân gửi đến cơ quan, tổ chức gọi là văn bản đến. Theo điều 13 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công tác văn thư quy định: “văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải tập trung tại văn thư cơ quan, tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký. Những văn bản không được đăng ký tại văn thư, các đơnvị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết”. Khi tiếp nhận văn bản do bưu điện, giao liên hoặc do cán bộ trong cơ quan trực tiếp gửi đến văn thư phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì…đối với văn bản mang bí mật Nhà nước phải kiểm tra đối chiếu với nơi gửi nhằm phát hiện những sai sót, hư hỏng trước khi nhận và ký nhận. Nếu bì văn bản bị bóc, bị rách, bị mất bì, bị mất hoặc bị tráo đổi văn bản bên trong thì phải báo ngay với Chánh Văn phòng và Trưởng phòng Hành chính. ở những nơi cơ quan tổ chức không có văn phòng hoặc người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm, trong trường hợp cần thiết phải lập biên bản với người đưa văn bản. Đối với văn bản được chuyển qua máy fax hoặc qua mạng, văn thư cũng phải kiẻm tra sơ bộ về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản và nơi nhận… Trường hợp phát hiện sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết. b) Phân loại sơ bộ. Sau khi tiếp nhận văn bản các bì văn bản được phân loại sơ bộ như sau: Loại không bóc bì bao gồm: Các văn bản đến trên có đóng dấu, ký hiệu các độ mật theo quy định tại Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13/9/2002 hướng dẫn thi hành Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước, văn thư không được giao nhiệm vụ bóc bì văn bản mật Những bì văn bản gửi cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức. Bì văn bản, giấy tờ gửi cho tổ chức Đảng, gửi cho các đoàn thể như Công đoàn, Đoàn Thanh niên của các cơ quan, tổ chức và thư riêng. Loại bóc bì bao gồm tất cả các văn bản giấy tờ gửi cơ quan, tổ chức(ngoài bì ghi tên cơ quan, tổ chức hoặc ghi chức danh người đứng đầu cơ quan, tổ chức), kể cả các bì văn bản có đóng dấu chữ ký độ “mật” và “tối mật”, nếu văn thư được giao nhiệm vụ bóc bì, đăng ký loại văn bản đó. c) Đăng ký văn bản đến Văn bản đến có thể được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc các công cụ khác như thẻ đăng ký hoặc các cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy vi tính. Đăng ký văn bản đến bằng sổ. Lập sổ đăng ký văn bản đến. Tuỳ theo số lượng văn bản mỗi nhóm văn bản đến hàng năm mà quyết định lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp. Đối với những cơ quan tổ chức có số lượng văn bản đến dưới 2000 văn bản một năm cần lập ít nhất hai sổ sau là sổ đăng ký văn bản đến loại thường và sổ đăng ký văn bản loại mật. Những cơ quan có số lượng văn bản đến có số lượng 2000 đến 5000 văn bản một năm cần lập các sổ sau: sổ đăng ký văn bản đến ( loại thường) của các bộ, ngành, cơ quan Trung ương; sổ đăng ký văn bản đến( loại thường) của các cơ quan khác; sổ đăng ký văn bản đến (loại mật) Đăng ký văn bản bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn bản: yêu cầu chung đối với việc xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến thực hiện theo bản hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư lưu trữ ban hành kèm theo công văn số 608/LTNN-TTNC ngày19/11/1999 của Cục Lưu trữ Nhà Nước ( nay là Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước). Việc đăng ký (cập nhập) thông tin đầu vào của văn bản đến vào cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến được sử dụng theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm của cơ quan tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó. d) Trình và chuyển giao văn bản đến. Trình văn bản đến. Sau khi đăng ký văn bản đến phải được kip thời trình cho cơ quan, tổ chức, cấp Phó của người đứng đầu, Chánh Văn phòng hoặc người đựơc người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm xem xét cho ý kiến phân phối giải quyết văn bản. Người có thẩm quyền, căn cứ nội dung của văn bản đến, quy chế làm việc cơ quan tổ chức, chức năng, nhiệm vụ kế hoạch công tác được giao cho đơn vị, cá nhân … Đối với văn bản liên quan đến nhiều đơn vị, cá nhân cần xác định rõ đơn vị cá nhân chủ trì cần giải quyết, những đơn vị cá nhân tham gia và thời hạn giải quyết của mỗi đơn vị, cá nhân. ý kiến phân phối giải quyết được ghi vào khoảng giấy trống phía trên lề trái của văn bản, hoặc cập nhật trực tiếp vào cơ sở dữ liệu quản lý văn bản. Trong trường hợp cần thiết ý kiến phân phối được ghi cập nhật hoặc ghi vào phiếu riêng. Chuyển văn bản đến. Văn bản đến được chuyển giao cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết căn cứ ý kiến của người có thẩm quyền. Việc chuyển giao văn bản đến trong cơ quan, tổ chức cũng như các đơn vị khác phải bảo đảm các yêu cầu sau: Nhanh chóng: văn bản đến( loại khẩn) phải chuyển giao ngay cho đơn vị cá nhân có trách nhiệm giải quyết. Đúng đối tượng: văn bản đến (loại mật) phải chuyển đến tận tay người nhận. Chặt chẽ.: khi chuyển giao văn bản đến phải tiến hành kiểm tra đối chiếu và người nhận văn bản phải ký nhận, đối với văn bản đến có đóng dấu thượng khẩn và hoả tốc thì phải ghi rõ thời gian nhận. Văn thư của đơn vị hoặc người được Thủ trưởng đơn vị giao trách nhiệm, sau khi tiếp nhận phải vào sổ đăng ký văn bản đến của đơn vị, trình Thủ trưởng đơn vị xem xét cho ý kiến phân phối giải quyết. Căn cứ vào ý kiến phân phối của Thủ trưởng đơn vị văn bản chuyển cho cá nhân trực tiếp phân phối giải quyết. e) Giải quyết văn bản đến Sau khi tiếp nhận văn bản đến các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu giải quyết kịp thời theo dõi thời hạn pháp luật quy định hoặc theo quy định cụ thể của cơ quan tổ chức; đối với các văn bản có đóng dấu các đô khẩn phải giải quyết khẩn trương không chậm trễ. Khi giải quyết liên quan đến các đơn vị cá nhân khác đơn vị hoặc cá nhân chủ trì giải quyết phải gửi văn bản, bản sao văn bản đó kèm phiếu giải quyết văn bản để tham khảo ý kiến của đơn vị cá nhân. Theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến. Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết theo quy định của pháp luật hoặc của cơ quan tổ chức đều phải theo dõi đôn đốc về thời gian giải quyết. Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi, giải quyết văn bản đến và thường xuyên tổng hợp số liệu về văn bản đến. Đối với tài liệu văn bản đến có đóng dấu “tài liệu thu hồi”, văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng quy định. 2. Nghiệp vụ quản lý văn bản đi a) Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày tháng của văn bản Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày. Căn cứ theo quy định của pháp luật Văn thư có nhiệm vụ kiểm tra lại thể thức, hình thức trình bày văn bản trước khi thực hiện các thủ tục tiếp theo để phát hành văn bản; trường hợp phát hiện có sai sót, kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét giải quyết. Ghi số, ngày tháng văn bản. Việc đánh số văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo quy định của Pháp luật hiện hành. Số của văn bản hành chính là số thứ tự đăng ký văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm hoặc một nhiệm kỳ được đánh riêng cho từng loại hoặc đánh chung một số loại văn bản hành chính. Tuỳ theo tổng số văn bản và số lượng của mỗi loại văn bản của cơ quan tổ chức ban hành hàng năm mà lựa chọn các phương pháp đăng ký và đánh số văn bản cho phù hợp Ngày, tháng của Văn bản quy phạm pháp luật do Quốc Hội, Uỷ ban Thường vụ Quốc Hội, Hội đồng nhân dân ban hành là ngày, tháng, năm văn bản được thông qua. Ngày, tháng của văn bản quy phạm pháp luật khác và văn bản hành chính là ngày, tháng, năm văn bản được ký ban hành và vào sổ đăng ký. b) Đóng dấu cơ quan và mức độ khẩn, mật. Đóng dấu cơ quan: Việc đóng dấu cơ quan lên chữ ký trên văn bản và đóng dấu cơ quan trên phụ lục kèm theo văn bản được thực hiện theo quy định tại điều6 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 củâ Chính phủ về công tác văn thư. Việc đóng dấu giáp lai trên văn bản và phụ lục theo văn bản chính do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định. Dấu được đóng vào khoảng giữa, mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi lần đóng dấu lên không quá 05 tờ giấy liền kề. Đóng dấu độ khẩn, Mật. Việc đóng dấu các độ khẩn ( “Hoả tốc”, “ thượng khẩn” và “ khẩn”) trên văn bản được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành. Việc đánh dấu các độ mật (“ tuyệt mật”, “ tối mật” và “ mật”), dấu của tài liệu thu hồi trên văn bản được thực hiện theo quy định tại khoản 2 của Thông tư 12/2002/TT-BCA ngày 13/9/2002 của Bộ Công an. c) Đăng ký văn bản đi. Đăng ký văn bản đi bằng sổ. Lập sổ đăng ký văn bản đi. Căn cứ tổng số và số lượng của mỗi văn bản đi hàng năm của các cơ quan, tổ chưc, Quyết định việc lập sổ đăng kỹ cho phù hợp. Tuy nhiên, không nên lập nhiều sổ mà có thể sử dụng một hoặc một số loại sổ đăng ký chung trong đó được chia ra nhiều phần để đăng ký, các loại văn bản khác nhau. Đăng ký văn bản đi bằng máy vi tính, sử dụng chương trình quản lý văn bản. Yêu cầu chung đối với việc xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi thực hiện theo bản hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác Văn thư- Lưu trữ ban hành kèm theo công văn số 608/LTNN-TTNC ngày 19/11/1999 của Cục Lưu trữ Nhà nứơc ( nay là Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nứơc). Việc đăng ký cập nhật thông tin đầu vào của Văn bản đi vào cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi đượ thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ qua