Báo cáo thực tập hành chính tại Trung tâm Y tế huyện Hoài Ân

LỜI NÓI ĐẦU Như chúng ta đã biết phòng hành chính – văn thư giữ một vị trí quan trọng trong các cơ quan doanh nghiệp, tổ chức sự nghiệp nhà nước dù lớn hay nhỏ. Công tác văn phòng, văn thư đóng góp một phần không nhỏ vào sự thành bại của cơ quan, doanh nghiệp. Vì vậy, phòng hành chính – văn thư phải được tổ chức, quản lý một cách khoa học và hiệu quả. Làm tốt công tác văn phòng – văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan, đơn vị được nhanh chóng, chính xác, năng suất và hiệu quả. Vì vậy, người làm công tác văn phòng – văn thư cần nắm vững kiến thức lý luận và các phương pháp thực hiện nghiệp vụ như: công tác soạn thảo; công tác quản lý văn bản đến, văn bản đi; quản lý con dấu; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Nhằm củng cố kiến thức đã học, nâng cao năng lực vận dụng lý luận vào thực tiễn và rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp. Được sự đồng ý của nhà Trường, Bộ môn và sự tiếp nhận của Quý cơ quan Trung tâm Y tế huyện Hoài Ân, em đã hoàn thành đợt thực tập theo đúng thời gian và cũng như thực hiện đủ các nội dung mà bản đề cương thực tập nêu ra. Trong quá trình tập, em đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình, tận tâm và tạo điều kiện tốt nhất của Ban lãnh đạo và các cô chú, anh chị trong Trung tâm, đặc biệt là anh chị trong phòng Văn thư để em hoàn thành đợt thực tập. Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến các cô chú, anh chị cán bộ, nhân viên Phòng Tổ chức - Hành chính thuộc Trung tâm Y tế huyện Hoài Ân và các thầy cô đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em giúp em xây dựng bài báo cáo này. Tuy nhiên kiến thức còn hạn chế, nên trong quá trình em làm báo cáo chắc chắn vẫn còn thiếu sót nhiều, kính mong Quý cơ quan và các thầy cô hướng dẫn giúp đỡ để em hoàn thành bài báo cáo được tốt hơn. Em xin chân thành cảm ơn./. TP.HCM, ngày 01 tháng 09 năm 2015 Sinh viên thực hiện Hồ Thị Mỹ Duyên NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN NƠI THỰC TẬP NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN ................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................PHẦN I: KHẢO SÁT TÌNH HÌNH THỰC TẾ Khái quát về Trung tâm Y tế huyện Hoài Ân 1.1.Bối cảnh lịch sử, thời gian thành lập của Trung tâm Y tế Hoài Ân. Quyết định số 292/QĐ-UB ngày 9/9/1992 của UBND huyện Hoài Ân về việc sát nhập phòng y tế và bệnh viện đa khoa thành Trung tâm Y tế; 1.2.Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn. + Chức năng: Thực hiện khám bệnh, chữa bệnh đa khoa kết hợp y học cổ truyền với y học hiện đại; đào tạo, chỉ đạo tuyến và chuyên môn kỹ thuật và là cơ sở thực hành về Y, Dược của các cơ sở đào tạo y, dược và các đơn vị có nhu cầu. + Nhiệm vụ và quyền hạn: 1. Khám bệnh, chữa bệnh, phục hồi chức năng: a. Tổ chức cấp cứu, khám bệnh, điều trị ngoại trú, nội trú; chăm sóc kết hợp Y học hiện đại với Y học cổ truyền theo quy định và các phương pháp điều trị khác theo đúng quy chế chuyên môn. b. Tổ chức khám và chứng nhận sức khỏe theo quy định tại Thông tư số 13/2007/TT-BYT ngày 21/11/2007 của Bộ Y tế hướng dẫn khám sức khỏe. 2. Nghiên cứu khoa học, bảo tồn và phát triển Y, Dược: a. Triển khai nghiên cứu khoa học, nghiên cứu kế thừa, nghiên cứu ứng dụng và kết hợp Y học cổ truyền với Y học hiện đại. b. Chuyển giao các kết quả nghiên cứu khoa học, bảo tồn, thừa kế, ứng dụng theo quy định của pháp luật. 3. Đào tạo: a. Tiếp nhận, tạo điều kiện và hướng dẫn cho học sinh, sinh viên của các cơ sở đào tạo và các đơn vị có nhu cầu đến thực hành lâm sàn tại bệnh viện. b. Cử công chức, viên chức đủ năng lực tham gia giảng dạy và hướng dẫn thực hành lâm sàn. c. Tổ chức đào tạo liên tục cho cán bộ y tế theo quy định. 4. Chỉ đạo tuyến: a. Tổ chức tiếp nhận, triển khai các kỹ thuật được tuyến trên chuyển giao. b. Lập kế hoạch chỉ đạo, triển khai công tác chỉ đạo tuyến về y, dược, kết hợp Y học cổ truyền với Y học hiện đại cho các trạm y tế xã, thị trấn; tham gia kiểm tra việc thực hiện các quy chế chuyên môn kỹ thuật về y, dược đối với các cơ sở y tế trong huyện. c. Phối hợp với các đơn vị liên quan chỉ đạo xây dựng vườn thuốc nam trong các cơ sở y tế và thực hiện công tác chăm sóc sức khỏe cộng đồng bằng y, dược cổ truyền. 5. Phòng, chống dịch bệnh: a. Chủ động hướng dẫn người bệnh và người dân phòng bệnh bằng các phương pháp y học. b. Phối hợp với các đơn vị liên quan trong công tác phòng, chống dịch bệnh khi có dịch bệnh xảy ra trên địa bàn theo quy định. 6. Công tác tuyên truyền giáo dục sức khỏe: a. Tổ chức tuyên truyền các chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước về công tác y, dược. b. Tuyên truyền ứng dựng các biện pháp y, dược hợp lý, an toàn, hiệu quả trong bảo vệ, chăm sóc và nâng cao sức khỏe nhân dân. 7. Công tác dược và vật tư y tế: a. Cung ứng đầy đủ, kịp thời, bảo đảm chất lượng thuốc, hóa chất, vật tư y tế cho công tác khám, chữa bệnh nội, ngoại trú. b. Hướng dẫn sử dụng dược liệu, thuốc đông y, thuốc từ dược liệu và các vị thuốc Y học cổ truyền hợp lý, an toàn, hiệu quả. c. Bố trí trang thiết bị theo danh mục tiêu chuẩn trang thiết bị y tế theo quy định của Bộ Y tế. 8. Quản lý bệnh viện: a. Quản lý, sử dụng có hiệu quả ngân sách nhà nước và các nguồn kinh phí hợp pháp khác theo quy định của pháp luật. b. Thực hiện công tác xã hội hóa công tác bảo vệ, chăm sóc và nâng cao sức khỏe nhân dân trong lĩnh vực y, dược học. c. Quản lý nhân lực, cơ sở vật chất của bệnh viện theo quy định. 9. Thực hiện các nhiệm vụ, quyển hạn khác cho giám đốc Sở Y tế giao. 1.3.Cơ cấu tổ chức của Bệnh viện: 1. Lãnh đạo: Trung tâm Y tế Hoài Ân có Giám đốc và các Phó Giám đốc; Giám đốc chịu trách nhiệm trước Sở Y tế và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Trung tâm; Phó Giám đốc được Giám đốc phân công phụ trách từng lĩnh vực công tác và chịu trách nhiệm trước Giám đốc và trước pháp luật về những lĩnh vực được phân công. Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức chức danh Giám đốc, các Phó Giám đốc thực hiện theo phân cấp quản lý cán bộ của tỉnh và theo quy định của pháp luật. 2. Các Phòng chức năng: - Phòng Tổ chức – Hành chính; - Phòng Kế hoạch tổng hợp – Công nghệ thông tin; - Phòng Tài chính – Kế toán; - Phòng Điều dưỡng; - Các khoa chuyên môn. 1.4.Nguyên tắc làm việc: - Trung tâm Y tế Hoài Ân làm việc theo chế độ thủ trưởng. - Giám đốc là người đứng đầu chịu trách nhiệm về tổ chức quản lý và điều hành mọi hoạt động của cơ quan theo chức năng, nhiệm vụ được giao. - Các Phó Giám là người giúp việc cho Giám đốc, chịu trách nhiệm trước Giám đốc và trước pháp luật về nhiệm vụ được Giám đốc phân công. - Mỗi cán bộ công viên chức nghiệp vụ của Phòng, khoa được Trưởng phòng phân công phụ trách từng lĩnh vực công việc cụ thể. 1.5.Chế độ hội họp: - Họp giao ban hàng ngày để báo cáo nhanh kết quả, số lượng điều trị trong ngày và những diễn biến nổi bật trong ngày. - Hàng tuần Ban Giám đốc, Lãnh đạo Phòng họp một lần vào chiều thứ 6 để giải quyết các vấn đề hành chính phát sinh trong tuần, đồng thời thông qua các vấn đề nổi cộm trong tuần. - Hàng tháng cơ quan họp giao ban y tế xã ngày 03 hàng tháng để từng trạm báo cáo kết quả công tác tháng trước và triển khai nhiệm vụ tháng tới của mình, những vấn đề cần giải quyết, Giám đốc đánh giá tình hình thực hiện công việc, định ra chương trình công tác tháng tới cần giải quyết. Đề ra biện pháp cụ thể và phân công công việc cho các bộ phận có liên quan cơ quan, phấn đấu hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. 1.6.Mối quan hệ công tác: Trung tâm Y tế Hoài Ân chịu sự quản lý trực tiếp và toàn diện của Giám đốc Sở Y tế. Trung tâm Y tế Hoài Ân chịu sự quản lý về chuyên môn nghiệp vụ trước Sở Y tế. Trung tâm Y tế Hoài Ân có trách nhiệm chỉ đạo về chuyên môn kỷ thuật về Y, Dược đối với các khoa, phòng, đội, trạm y tế xã, thị trấn. Phối hợp với các cơ sở đào tạo y, dược và các đơn vị có nhu cầu tham gia đào tạo, bồi dưỡng kiến thức về Y, Dược. Phối hợp với các tổ chức chính trị - xã hội khác có liên quan trên địa bàn thực hiện chức năng nhiệm vụ được giao. 1.7.Công tác Văn thư Lưu trữ: - Toàn bộ công văn giấy tờ đều tập trung Phòng Tổ chức - Hành chính để văn thư đăng ký vào sổ sau đó chuyển ngay đến Giám đốc để Giám đốc xem xét xử lý. - Mỗi cán bộ công viên chức phải chủ động sưu tầm, lập hồ sơ công việc, thu thập và mở hồ sơ theo danh mục hồ sơ đã được Giám đốc ký ban hành. Như vậy, căn cứ vào thời gian lịch sử thành lập và hoạt động của Trung tâm Y tế Hoài Ân thì tài liệu sản sinh ra trong quá trình hoạt động đã được hình thành 01 phông lưu trữ: - Phông Lưu trữ Trung tâm Y tế Hoài Ân 2. Quản trị hành chính văn phòng 2.1. Tình hình chung của văn phòng Trung tâm Y tế huyện Hoài Ân Phòng Tổ chức - Hành chính là phòng nghiệp vụ chịu sự lãnh đạo trực tiếp của giám đốc Trung tâm và chịu trách nhiệm trước giám đốc về toàn bộ công tác hành chính quản trị trong Trung tâm. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức của văn phòng Chức năng Phòng Tổ chức - Hành chính có chức năng tham mưu tổng hợp cho Trung tâm về hoạt động của Trung tâm ; tham mưu cho Giám đốc Trung tâm về chỉ đạo, điều hành của Giám đốc Trung tâm; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của Trung tâm; bảo đảm cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Trung tâm, giúp Trung tâm thực hiện chức năng quản lý. Nhiệm vụ - Căn cứ kế hoạch công tác của Trung tâm, lập kế hoạch công tác của phòng để trình giám đốc phê duyệt và tổ chức thực hiện. - Lập kế hoạch cung ứng vật tư, trang thiết bị thông dụng cho các khoa, phòng trong Trung tâm theo kế hoạch đã được duyệt, đảm bảo đầy đủ đúng chủng loại, đúng quy định về quản lý tài chính. - Tổ chức tót công tác quản lý có hệ thống công văn đi và đến của Trung tâm, hệ thống bảo quản, lưu trữ hồ sơ thoe quy định. Đảm bảo hệ thống tin liên lạc của Trung tâm. - Đảm bảo công tác tiếp khách, phục vụ các buổi hội nghị toàn Trung tâm. - Tham gia kiểm tra chế độ bảo quản, sử dụng, vận hành các máy,thiết bị thông dụng của các khoa,phòng trong Trung tâm. - Quản lý nhà của, kho tàng, vật tư, thiết bị thông dụng của Trung tâm. - Quản lý các phương tiện vận tải của Trung tâm. Điều động xe ô tô đi công tác và cấp cứu thoe quy định. - Tổ chức, thực hiện việc sửa chữa nhà cửa, duy tu, bảo dưỡng các máy thông dụng thoe kế hoạch. - Đảm bảo cung cấp đầy đủ nước sạch, cung ứng điện, hơi để sấy, hấp tiệt trùng và xử lý chất thải bệnh viện. - Đảm bảo vệ sinh ngoại cảnh sạch, đẹp (vườn hoa, cây cảnh), hệ thống cống rãnh thông thoát trong bệnh viện. Định kỳ tổ chức kiểm tra vệ sinh chung trong bệnh viện. - Đảm công tác trật tự trị an chung. Tham gia kiểm tra công tác bảo hộ lao động trong Trung tâm. - Định kỳ tổng kết công tác cung cấp, mua sắm vật liệu, trang thiết bị thông dụng, báo cáo giám đốc Trung tâm. - Nghiên cứu xây dựng định mức tiêu hao vật tư thông dụng để trình giám đốc Trung tâm duyệt và tổ chức thực hiện. Kiểm tra đôn đóc việc sử dụng hợp lý, có hiệu quả; chống lãng phí, thâm ô. - Định kỳ báo cáo giám đốc về nhận xét việc sử dụng hợp lý vật tư tiêu hao ở các khoa, phòng trong Trung tâm để giám đốc xem xét quyết định việc khen thưởng, kỷ luật. Quyền hạn Văn phòng được tổ chức và hoạt động theo chế độ Thủ trưởng; Văn phòng chịu trách nhiệm trước Trung tâm Y tế Hoài Ân, Giám đốc Trung tâm và trsớc pháp luật về toàn bộ hoạt động của Văn phòng. Khi Trưởng Văn phòng vắng mặt, phó Văn phòng được Trưởng Văn phòng ủy nhiệm điều hành các hoạt động của Văn phòng; Phó Văn phòng là người giúp việc cho Trưởng Văn phòng, được Trưởng Văn phòng phân công phụ trách một số lĩnh vực công tác và chịu trách nhiệm trước Trưởng Văn phòng, trước pháp luật và liên đới chịu trách nhiệm trước cấp trên về lĩnh vực, nhiệm vụ được phân công phụ trách. Văn phòng Trung tâm Y tế Hoài Ân gồm có Trưởng phòng, 1-2 phó trưởng phòng. Tổ chức - Hành chính, công văn đi, đến, lưu trữ hồ sơ. - Tiếp khách. - Cung ứng vật tư thông dụng. - Sửa chữa nhà của, vườn hoa cây cảnh. - Điện, nước sạch, nước thải, lò hơi chât đốt. 2.2. Nghiệp vụ văn phòng Lập kế hoạch, chương trình công tác Hoạt động lập kế hoạch, chương trình công tác tại Trung tâm Y tế Hoài Ân được quy định cụ thể trong chương III, Quy chế làm việc của Trung tâm Y tế Hoài Ân trong đó có những nội dung quan trong sau: Lập kế hoạch và chương trình công tác là những công việc quan trọng, thường xuyên của Văn phòng Trung tâm. Kế hoạch là dự định của lãnh đạo Văn phòng cho công việc tương lai của Trung tâm nói chung và cho Văn phòng Trung tâm nói riêng về mục tiêu, nội dung, phương thức quản lý và các nguồn lực đƣợc chương trình hóa. Chương trình là một dạng kế hoạch đặc biệt. Một chương trình lớn được chi tiết hóa thành nhiều chương trình nhỏ và kế hoạch cụ thể. Các chương trình công tác của Trung tâm không tồn tại độc lập mà nó có liên hệ với nhiều chương trình khác. Vì thế việc lập chương trình công tác là một dạng lập kế hoạch đặc biệt. Các kế hoạch của Văn phòng Trung tâm phân làm 2 loại kế hoạch: Thứ nhất, theo tính chất của kế hoạch gồm có: Kế hoạch chiến lược: Là kế hoạch đưa ra những mục tiêu tổng thể, dài hạn dùng cho toàn bộ tổ chức. Kế hoạch chiến thuật: Là kế hoạch được xây dựng trên cơ sở chiến lược, là chương trình hành động chi tiết của kế hoạch chiến lược. Thứ hai, theo thời gian thực hiện kế hoạch: Các kế hoạch được phân ra thành kế hoạch dài hạn, ngắn hạn: Kế hoạch dài hạn: Là kế hoạch cụ thể hóa kế hoạch chiến lược trong thời gian trên một năm cho tới năm năm. Kế hoạch ngắn hạn : Là kế hoạch cho thời kỳ dưới 1 năm. Kế hoạch này được xây dựng trên cơ sở sự thay đổi trong môi trường hoạt động của cơ quan. Hoạt động thu thập, xử lý thông tin Văn phòng Trung tâm được coi là “ cửa ngõ thông tin” của cơ quan, mọi nguồn thông tin đến và đi đều được thu thập, xử lý và truyền tải tại đây. Khi nhận được thông tin đến, Văn phòng phải thu thập kịp thời, chính xác. Sau khi phân loại, xử lý phải truyển tải đến từng cấp lãnh đạo theo đúng chức năng, nhiệm vụ để lãnh đạo nắm được tình hình và giải quyết kịp thời. Hằng ngày lãnh đạo cơ quan phải tiếp nhận thông tin đến bằng nhiều nguồn khác nhau, dưới những hình thức khác nhau và họ sẽ không đủ thời gian để xử lý hết khối lượng thông tin khổng lồ nếu không có sự hỗ trợ đắc lực của Văn phòng. Ví dụ để lập kế hoạch hoạt động trong năm của cơ quan, Văn phòng phải tổng hợp kế hoạch hoạt động của các đơn vị để có được bản kế hoạch hợp lý, sau đó tổ chức lấy ý kiến từ các phòng, ban để đảm bảo công việc không bị chồng chéo về mặt thời gian, nhân lực cũng như các nguồn lực khác rồi mới trình lên lãnh đạo xin ý kiến phê duyệt. Hoạt động thu thập thông tin: Để tiến thu thập thông tin được nhanh chóng, chính xác cần thực hiện 3 hoạt động nhỏ sau: Cách thức tiếp nhận thông tin: Tiếp nhận thông tin là sự tập hợp thông tin từ nhiều nguồn về một nơi một cách chủ động hoặc bị động. - Thông tin mang ý nghĩa pháp lý: Thông tin Văn phòng Trung tâm được thu thập từ các quy định của Đảng, Nhà nước, của cơ quan cấp trên có liên quan đến lĩnh vực quản lý của Trung tâm; Tình hình triển khai các quyết định, những phản ánh, yêu cầu, nguyện vọng của cấp dưới. - Thông tin thực tiễn: Là thông tin liên quan đến vấn đề, nội dung cần giải quyết. Công cụ thu thập thông tin: Thông qua các văn bản pháp luật hoặc văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của cấp trên, các thông tin số liệu, số liệu tổng hợp từ báo cáo của các đơn vị cấp dưới hoặc qua theo dõi, kiểm tra thực tế; Các thông tin từ phương tiện thông tin đại chúng như báo chí, đài phát thanh Nhân lực thu thập thông tin: Đây là nhiệm vụ chung của Văn phòng Trung tâm. Tuy nhiên, Trưởng phòng là người trực tiếp phân công nhiệm vụ cụ thể cho tổ hay cá nhân có chuyên môn về công việc được giao. Bên cạnh đó thì các khoa, phòng chuyên môn của trung tâm cũng là nguồn nhân lực quan trọng, hỗ trợ Văn phòng Ủy ban hoàn thành nhiệm vụ. Hoạt động xử lý thông tin Thông tin tự nó không có giá trị, giá trị của nó là do việc sử dụng nó như thế nào. Vì vậy, trong quản lý hành chính, Văn phòng trung tâm đã có quy trình và những phương pháp hiệu quả trong xử lý thông tin như: tập hợp và phân loại thông tin; tóm tắt thông tin; tổng hợp thông tin; phân tích thông tin; xác định độ tin cậy của thông tin; lựa chọn thông tin. Kiểm tra