Báo cáo Thực tập nhận thức

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN KHOA KINH TẾ THƢƠNG MẠI BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC Tên cơ quan thực tập : Công ty TNHH Trƣờng Ngoại Ngữ Dƣơng Minh Thời gian thực tập : 07/01/2013 – 10/03/2013 Ngƣời hƣớng dẫn : Giảng viên Hồ Sỹ Tuy Đức Sinh viên thực hiện : Nguyễn Văn Hoàng Giang MSSV : 101486 Lớp : KT101 TP.HCM – Tháng 03/2013 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN KHOA KINH TẾ THƢƠNG MẠI BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC Tên cơ quan thực tập : Công ty TNHH Trƣờng Ngoại Ngữ Dƣơng Minh Thời gian thực tập : 07/01/2013 – 10/03/2013 Ngƣời hƣớng dẫn : Giảng viên Hồ Sỹ Tuy Đức Sinh viên thực hiện : Nguyễn Văn Hoàng Giang MSSV : 101486 Lớp : KT101 TP.HCM – Tháng 03/2013 GVHD: Thầy Hồ Sỹ Tuy Đức Nguyễn Văn Hoàng Giang_KT101 Báo cáo thực tập nhận thức 1 NHẬN XÉT CỦA CÔNG TY THỰC TẬP ................................................................................................................................ ................................................................................................................................ ................................................................................................................................ ................................................................................................................................ ................................................................................................................................ ................................................................................................................................ ................................................................................................................................ ................................................................................................................................ ................................................................................................................................ ................................................................................................................................ ................................................................................................................................ ................................................................................................................................ ................................................................................................................................ ................................................................................................................................ ................................................................................................................................ Tp.HCM, ngày tháng năm Ký tên GVHD: Thầy Hồ Sỹ Tuy Đức Nguyễn Văn Hoàng Giang_KT101 Báo cáo thực tập nhận thức 2 NHẬP ĐỀ Môi trƣờng doanh nghiệp nhƣ một xã hội thu nhỏ, nơi có nhìu sự đa dạng về nguồn gốc xuất thân của con ngƣời cũng nhƣ tính cách của họ. Việc nhận biết môi trƣờng doanh nghiệp ngay từ khi còn ngồi trên giảng đƣờng là một lợi thế lớn cho sinh viên để có một cái nhìn tổng quan về doanh nghiệp cũng nhƣ nhận thức đƣợc những thiếu sót của bản thân, cả về kĩ năng chuyên môn cũng nhƣ kĩ năng giao tiếp nơi công sở nhằm kịp thời bổ sung và hoàn thiện bản thân mình hơn, tạo lợi thế cạnh tranh lớn khi ra trƣờng. Với mục tiêu là nhận biết môi trƣờng doanh nghiệp,trƣờng đại học Hoa Sen đã tạo cơ hội cho chúng tôi có cơ hội đƣợc học tập và trải nghiệm ngay trong chính mội trƣờng doanh nghiệp thực thụ qua đợt thực tập nhận thức này. Dù thời gian thực tập có ngắn ngủi, chỉ vỏn vẹn chƣa đầy 2 tháng, nhƣng tôi đã học đƣợc nhiều bài học hữu ích từ chính những nhân viên trong công ty nơi tôi đã có cơ hội thực tập và làm việc cùng. GVHD: Thầy Hồ Sỹ Tuy Đức Nguyễn Văn Hoàng Giang_KT101 Báo cáo thực tập nhận thức 3 TRÍCH YẾU Nội dung của bài báo cáo sẽ bao gồm phần giới thiệu công ty và những công việc mà tôi đã làm đƣợc trong kì thực tập nhận thức vừa qua. Báo cáo sẽ đi sâu vào phần mô tả những công việc mà tôi đã đƣợc giao nhiệm vụ để làm, những khó khăn trong lúc thực hiện, kết quả công việc cũng nhƣ những kinh nghiệm mà tôi đã đúc kết đƣợc qua các công việc đƣợc giao.Qua đó, tôi đƣa ra những cảm nhận cũng nhƣ nhận xét của tôi thông qua đợt thực tập nhận thức này. GVHD: Thầy Hồ Sỹ Tuy Đức Nguyễn Văn Hoàng Giang_KT101 Báo cáo thực tập nhận thức 4 LỜI CẢM ƠN Để có đƣợc đợt thực tập vô cùng hữu ích, tôi gửi lời cảm ơn thầy Phùng Thế Vinh- chủ nhiệm chƣơng trình kế toán đã hƣớng dẫn tôi tân tình về các quy định và hƣớng dẫn các thủ tục khi thực tập, và giảng viên hƣớng dẫn Hồ Sỹ Tuy Đức đã nhiệt tình giúp đỡ cũng nhƣ đƣa ra những lời khuyên hữu ích cho tôi trong quá trình làm báo cáo thực tập cũng nhƣ giải quyết những khó khăn trong khi thực tập. Cuối cùng, tôi chân thành cảm ơn Công ty TNHH Trƣờng Ngoại Ngữ Dƣơng Minh đã cho tôi cơ hội đƣợc trải nghiệm và học hỏi trong khoảng thời gian ngắn ngủi nhƣng vô cùng quý báu này. GVHD: Thầy Hồ Sỹ Tuy Đức Nguyễn Văn Hoàng Giang_KT101 Báo cáo thực tập nhận thức 5 MỤC LỤC NHẬP ĐỀ ...................................................................................................................... 2 TRÍCH YẾU .................................................................................................................. 3 LỜI CẢM ƠN ................................................................................................................ 4 MỤC LỤC ..................................................................................................................... 5 DANH MỤC BẢNG BIỂU ............................................................................................ 6 I. GIỚI THIỆU CÔNG TY ........................................................................................... 7 1. Giới thiệu tổng quan về công ty ............................................................................. 7 2. Mô tả sơ đồ hoạt động của công ty ....................................................................... 10 II. THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TY ........................................................................ 11 1. Sản phẩm của công ty .......................................................................................... 11 2. Đối thủ cạnh tranh ............................................................................................... 12 III. NỘI DUNG CHI TIẾT CÁC CÔNG VIỆC ĐƢỢC PHÂN CÔNG ...................... 12 1. Photocopy ............................................................................................................ 12 2. In tài liệu ............................................................................................................. 12 3. Nhận biên lai, ghi thẻ học phí .............................................................................. 13 4. Hƣớng dẫn học viên mới ...................................................................................... 14 5. Điểm danh ........................................................................................................... 14 6. Chấm bài test của học viên .................................................................................. 14 IV. NHỮNG CÔNG VIỆC TỰ NGHIÊN CỨU ......................................................... 15 1. Về quy chế - quy trình của công ty....................................................................... 15 2. Quan sát nhân viên .............................................................................................. 15 3. Tìm hiểu về giáo trình dạy học............................................................................. 16 4. Quy chế chấm công – trả lƣơng ........................................................................... 17 V. KẾT QUẢ ĐẠT ĐƢỢC ...................................................................................... 18 VI. NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ BẢN THÂN ................................................................ 20 PHỤ LỤC .................................................................................................................... 21 NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN ................................................................................... 22 GVHD: Thầy Hồ Sỹ Tuy Đức Nguyễn Văn Hoàng Giang_KT101 Báo cáo thực tập nhận thức 6 DANH MỤC BẢNG BIỂU Hình 1. Cơ sở chính của công ty ..................................................................................... 7 Hình 2. Logo của công ty ............................................................................................... 7 Hình 3. Sơ đồ tổ chức chi nhánh 1B Cộng Hoà .............................................................. 9 Hình 4. Cách tính học phí ............................................................................................. 13 Hình 5. Quy trình đăng kí học ...................................................................................... 15 Hình 6. Các loại sách dành cho học viên thiếu niên ...................................................... 17 Hình 7. Mẫu giấy chấm công ........................................................................................ 17 GVHD: Thầy Hồ Sỹ Tuy Đức Nguyễn Văn Hoàng Giang_KT101 Báo cáo thực tập nhận thức 7 I. GIỚI THIỆU CÔNG TY 1. Giới thiệu tổng quan về công ty  Tên công ty: Công ty TNHH Trƣờng Ngoại Ngữ Dƣơng Minh. Hình 1. Cơ sở chính của công ty  Logo của công ty: Hình 2. Logo của công ty GVHD: Thầy Hồ Sỹ Tuy Đức Nguyễn Văn Hoàng Giang_KT101 Báo cáo thực tập nhận thức 8  Địa chỉ 208 Trần Quang Khải, P.Tân Định, Q.1, Tp.HCM.  Giảm đốc/Đại diện pháp luật: Cô Võ Kim Thoa.  Giấy phép kinh doanh: 0304829864. Ngày cấp: 23/01/2007.  Mã số thuế: 0304829864.  Ngày hoạt động: 01/02/2007.  Hoạt động chính: đào tạo ngoại ngữ, tƣ vấn du học, dịch thuật….  Cơ cấu tổ chức công ty: TNHH Trƣờng Ngoại Ngữ Dƣơng Minh gồm 2 Ban chính:  Ban giáo vụ  Ban giám đốc Hiệu Trƣởng Giám Đốc Học Vụ Hiệu Phó Ban Điều Hành Giáo Viên Giáo Viên Ngƣời Lớn Giáo Viên Thiếu Nhi Giám Đốc Phó Giám Đốc Quản Lý NV Văn Phòng NV Tạp Vụ NV Bảo Vệ Thủ Quỹ GVHD: Thầy Hồ Sỹ Tuy Đức Nguyễn Văn Hoàng Giang_KT101 Báo cáo thực tập nhận thức 9  Cơ cấu tổ chức: Hình 3. Sơ đồ tổ chức chi nhánh 1B Cộng Hoà  Số lƣợng nhân viên:  Nhân viên hành chánh: 15  Giáo viên bản ngữ: 20  Giáo viên Việt Nam: 35  Nhân viên thử việc: 5-6  Thông tin liên hệ:  Địa chỉ: 1B Cộng Hoà, Q.Tân Bình, TP.HCM  Điện thoại: : (08) 3811 0204 Ms. Pha Trƣởng cơ sở Ms. Pha TP. Đào Tạo Ms. Trang NV Đào Tạo Mr. Châu NV Đào Tạo Ms. Dung NV Đào Tạo Ms. Tiên TP. Hành Chính Mr. Quý Kế Toán Ms. Pha TP. Tƣ Vấn Ms. Vân NV Tƣ Vấn Ms. Diệp NV Tƣ Vấn Ms. Yến NV Tƣ Vấn Ms. Đào Tƣ vấn du học GVHD: Thầy Hồ Sỹ Tuy Đức Nguyễn Văn Hoàng Giang_KT101 Báo cáo thực tập nhận thức 10 2. Mô tả sơ đồ hoạt động của công ty a. Mô tả các bộ phận ở công ty  Phòng Đào Tạo: chuẩn bị giáo án (course outline) cho các chƣơng trình học, quản lí giáo trình, tài liệu, cập nhật các giáo trình mới nhất cho các khóa học, sắp xếp lịch dạy và liên lạc với các giáo viên, lên danh sách và liên lạc với học viên, khai giảng lớp mới, phụ trách tổ chức các buổi liên hoan cuối khóa cho học viên.  Phòng Hành Chính: quản lí nhân sự, kế toán, mua hàng.  Phòng Tƣ Vấn: tƣ vấn các khóa học, tƣ vấn du học, chuẩn bị giáo cụ cho giáo viên dạy, kiểm tra trình độ đầu vào cho các học viên…  Phòng giám thị: lƣu giữ biên lai học phí, quản lý danh sách các lớp… b. Mô tả công việc của các chức danh  Trƣởng phòng đào tạo:  Quản lý nhân viên phòng đào tạo  Xem xét giáo trính dạy học phù hợp với khóa học, duyệt lại giáo án dạy học cho các khóa  Duyệt số lƣợng tài liệu , giáo trình cần mua để báo cho phòng Hành Chính  Tuyển dụng giáo viên…  Nhân viên phòng đào tạo:  Hỗ trợ sắp xếp lịch học, chấm công giáo viên  Xem xét đề xuất mở lớp học của phòng tƣ vấn  Đề xuất xuất sách cho tƣ vấn đề bán vào các ngày khai giảng khóa học  Quản lý xuất, nhập sách….  Kế toán:  Trình các đề xuất mua hàng cho trƣờng phòng Hành Chính  Liên hệ đặt hàng  Kê khai thuế và các công việc khác của kế toán. GVHD: Thầy Hồ Sỹ Tuy Đức Nguyễn Văn Hoàng Giang_KT101 Báo cáo thực tập nhận thức 11  Trƣởng phòng Hành Chính:  Duyệt các đề xuất mua hàng  Quản lí các vấn đề về tài chính  Giám thị:  Thu nhận các biên lại đóng tiền của học viên  Làm thẻ học phí  Điểm danh  Kiểm tra các thiết bị của phòng học  Phân phối dụng cụ giảng dạy cho lớp học  Tƣ vấn:  Giới thiệu các khóa học cho học viên, cho học viên làm bài kiểm tra đầu vào  Bán sách, thông báo các tin tức cho học viên  Đề xuất khai giảng lớp khi đủ số lƣợng học viên  Phân phối tài liệu giảng dạy cho giáo viên.  Trƣởng phòng tƣ vấn: quản lý, kiểm tra công việc của tƣ vấn. II. THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TY 1. Sản phẩm của công ty  Chƣơng trình anh ngữ cho thiếu nhi: chƣơng trình giúp các bé thực hành nghe nói tiếng Anh với phƣơng pháp hiện đại. Ngoài ra, các em còn đƣợc rèn luyện tiếng Anh qua các họat động múa, hát, kể chuyện, diễn kịch, chơi game…  Chƣơng trình anh ngữ cho thiếu niên: Xây dựng nền tảng tiếng Anh vững chắc từ cấp độ Starters, Movers, Flyers, Ket, Pet, Toefl. Rèn luyện tiếng Anh cho học viên trung học và phổ thông.  Chƣơng trình luyện thi Toeic, Ielts  Chƣơng trình Anh ngữ tổng quát: rèn luyện 4 kĩ năng Nghe-Nói-Đọc-Viết  Chƣơng trình đàm thoại: giúp học viên nghe nói theo ngữ cảnh trực quan, rèn luyện phản xạ trong giao tiếp, rèn luyện ngữ âm, nói chuẩn… GVHD: Thầy Hồ Sỹ Tuy Đức Nguyễn Văn Hoàng Giang_KT101 Báo cáo thực tập nhận thức 12 2. Đối thủ cạnh tranh  Đối với chƣơng trình anh văn thiếu nhi, luyện thi IELTS: các trung tâm anh ngữ nhƣ VUS ( Hội Việt Mỹ), AMA ( trƣớc đây là Cleverlearn), ILA,ACET…..  Đối với chƣơng trình anh văn giao tiếp: trung tâm anh ngữ phản xạ Không Gian, ILA,…  Đối với chƣơng trình TOEIC: các trung tâm anh ngữ Đại học Sƣ Phạm, Đại học Sài Gòn, Bộ Ngoại giao, … III. NỘI DUNG CHI TIẾT CÁC CÔNG VIỆC ĐƢỢC PHÂN CÔNG 1. Photocopy Công việc này khá dễ dàng, vì chỉ cần photo một mặt giấy mà không cần chỉnh sửa kích cỡ của các loại giấy.Và qua công việc này, những anh chị trong công ty cũng đã cho tôi biết đƣợc những điều lƣu ý khi sử dụng máy để cho máy có thể sử dụng đƣợc tốt và lâu dài hơn.  Phải đặt máy trên mặt bằng vững chắc, ở gần ổ cắm để tiện sử dụng.  Khi máy không sử dụng nhiều ngày nên rút dây nguồn khỏi ổ điện.  Khi di chuyển máy sang nơi có nhiệt độ cao hơn ban đầu thì nên để máy ngƣng sử dụng ít nhất 2 tiếng.  Luôn giữ hộp mực, giấy ở nơi khô ráo, thoáng mát, tránh ánh sáng trực tiếp.  Không đƣợc để vật lạ rơi vào máy.  Không để các vật dụng lên nắp máy.  Đảm bảo khoảng cách 50cm của máy với tƣờng nhà và các đồ vật xung quanh. 2. In tài liệu In tài liệu theo số lƣợng yêu cầu, bao gồm đề thi cuối khóa, các bài tập trong lớp, các bài hát tiếng Anh phục vụ cho việc học của học viên….Đây là công việc tƣơng đối đơn giản nhƣng máy in thƣờng gặp sự cố nhƣ kẹt giấy, mực ra không đều. Cách xử lý đơn giản của sự cố kẹt giấy là gỡ bình mực trong máy in, kéo giấy bị kẹt ra khỏi GVHD: Thầy Hồ Sỹ Tuy Đức Nguyễn Văn Hoàng Giang_KT101 Báo cáo thực tập nhận thức 13 máy.Nếu máy bị kẹt giấy nhiều lần, sau khi gỡ giấy ra, nên chùi lại bên trong máy để máy sạch sẽ hơn.Đối với sự cố mực ra không đều thì lấy hộp mực ra và lắc mạnh vài lần là mực sẽ đều lại. 3. Nhận biên lai, ghi thẻ học phí Trƣớc giờ học viên vào học, tôi đƣợc giao công việc là thu nhận những biên lai học phí khi phụ huynh học sinh vào đóng tiền học.Sau khi reng chuông vào học, tôi cùng với những giám thị khác cùng làm thẻ học phí cho những biên lai đó, cuối cùng là khi đi điểm danh sẽ gửi trả biên lai kèm với thẻ học phí cho học viên ở trên lớp. Công việc này tuy nhẹ nhàng, nhƣng vẫn có một số vấn đề xảy ra và cứ lặp đi lặp lại. Đa số phụ huynh luôn thắc mắc về số buổi học của con mình.Ở đây học phí có 2 mức đóng là 8 tuần và 16 tuần, đối với các học viên học 2-4-6 và 3-5-7 thì học phí sẽ kéo dài lần lƣợt là 24 buổi học và 48 buổi học, đối với học viên học T7-CN thì học phí sẽ là 16 buổi và 32 buổi. Ngày học Tuần 8 tuần 16 tuần 2-4-6 24 buổi học 48 buổi học 3-5-7 24 buổi học 48 buổi học T7-CN 16 buổi học 32 buổi học Hình 4. Cách tính học phí Vì học phí đƣợc tính theo số buổi học nên thời gian học phí của học viên sẽ ko kéo dài nhƣ phụ huynh thƣờng nghĩ. Phụ huynh cứ nghĩ rằng là 8 tuần sẽ là 2 tháng, và tƣơng tự nhƣ vậy với 16 tuần là 4 tháng.Nên cứ lâu lâu lại có phụ huynh phàn nàn về vấn đề này.Vì tôi đã đƣợc các anh giám thị hƣớng dẫn trƣớc các tình huống này, nên khi gặp phụ huynh nào hỏi về vấn đề này, tôi đều giải quyết đƣợc. Đối với một vài phụ huynh khó tính thì mấy anh giám thị có dặn rằng là phải bình tĩnh, nhẫn nhịn, giải thích rõ ràng cho phụ huynh hiểu, không đƣợc lớn tiếng hoặc tỏ thái độ khó chịu trƣớc mặt phụ huynh. Vì làm vậy sẽ khiến cho phụ huynh đó có ác cảm với trƣờng và những phụ huynh xung quanh cũng sẽ không dám cho con em mình vào trƣờng học. GVHD: Thầy Hồ Sỹ Tuy Đức Nguyễn Văn Hoàng Giang_KT101 Báo cáo thực tập nhận thức 14 4. Hƣớng dẫn học viên mới Khi có học viên mới nào vào đăng kí học bữa đầu tiên, thì tôi sẽ có nhiệm vụ là dẫn học viên đó lại quầy sách để mua giáo trình học, sau đó sẽ dẫn học viên đến tận lớp học.Công việc này cũng không khó khăn lắm, nhƣng đôi khi nó khiến tôi phải chạy đôn chạy đáo để hƣớng dẫn các học viên mới, nhất là khoảng thời gian có lớp mới đƣợc khai giảng. 5. Điểm danh Sau khi hoàn tất các thẻ học phí cho học viên, công việc cuối cùng trong ngày của tôi là đi điểm danh sĩ số học viên những lớp học tôi đƣợc giao.Đồng thời tôi cũng sẽ gửi thẻ học phí và giấy nhắc nhở đóng học phí của những học viên nào hết hạn học phí.Khó khăn nhất là điểm danh những lớp Early Start, đa số những lớp này là những học viên bé, độ tuổi từ 4-7 tuổi. Vì là những bé nhỏ nên rất hiếu động, tinh nghịch nên thƣờng hay gây ồn ào trong lúc tôi đang điểm danh. Và công việc đòi học phí cũng không dễ dàng gì nếu nhƣ mình không biết cách nói.Đối những học viên tầm tuổi từ 10-15 tuổi thì chỉ cần gửi giấy nhắc nhở, khi nào quá 5 buổi không đóng học phí thì sẽ gọi điện thoại về cho phụ huynh biết. Còn đối với những bé nhỏ tuổi hơn thì sẽ nhờ giáo viên nhắc nhở dùm phụ huynh của bé. Tuyệt đối không đƣợc sử dụng những ngôn từ nặng nề, doạ nạt đối với những bé nhỏ. 6. Chấm bài test của học viên Thời gian đầu khi tôi học ở trƣờng thì cũng đã qua vài lớp học anh văn nên kiến thức ngoại ngữ cũng đƣợc nắm kĩ nên những bài test này cũng không khó khăn gì đối với tôi. Đa số những bài test tôi chấm thƣờng là về ngữ pháp, viết câu.Đôi khi có những câu từ tôi không hiểu kĩ thì tôi hay mƣợn từ điển của công ty để sử dụng.Qua công việc này tôi có thể rèn luyện thêm đƣợc vốn từ vựng mà tôi chƣa biết và nắm vững thêm đƣợc những ngữ pháp đã học. GVHD: Thầy Hồ Sỹ Tuy Đức Nguyễn Văn Hoàng Giang_KT101 Báo cáo thực tập nhận thức 15 IV. NHỮNG CÔNG VIỆC TỰ NGHIÊN CỨU 1. Về quy chế - quy trình của công ty Hình 5. Quy trình đăng kí học  Test trình độ: tất cả các học viên khi đi đăng kí học đều phải test trình độ trƣớc khi chọn lớp học. Đối với những học viên ngƣời lớn thì họ sẽ đƣợc làm những bài test trên máy tính. Học viên muốn học chƣơng trình nào thì sẽ có bài test tƣơng ứng với chƣơng trình mà học viên đã chọn. Còn đối với những học viên nhỏ tuổi thì sẽ đƣợc test bằng cách đối thoại với 1 trong 2 giáo viên ( 1 giáo viên ngƣời Việt - 1 giáo viên ngƣời nƣớc ngoài ).  Qua những bà