Báo cáo Thực tập nhận thức công ty TNHH thương mại - Dịch vụ nhân Hòa Phá

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN KHOA KINH TẾ THƢƠNG MẠI BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC Tên cơ quan thực tập: Công ty TNHH TM - DV Nhân Hòa Phát Thời gian thực tập: Từ ngày 07/01/2013 đến ngày 09/03/2013 Ngƣời hƣớng dẫn: Lai Thục Hà Giảng viên hƣớng dẫn: Trần Trí Dũng Sinh viên thực hiện: Nguyễn Hoàng Phượng Các Mã số sinh viên: 100749 Lớp: TV101 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN KHOA KINH TẾ THƢƠNG MẠI BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC Tên cơ quan thực tập: Công ty TNHH TM - DV Nhân Hòa Phát Thời gian thực tập: Từ ngày 07/01/2013 đến ngày 09/03/2013 Ngƣời hƣớng dẫn: Lai Thục Hà Giảng viên hƣớng dẫn: Trần Trí Dũng Sinh viên thực hiện: Nguyễn Hoàng Phượng Các Mã số sinh viên: 100749 Lớp: TV101 Ngày nộp báo cáo: 07/03/2013 Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức i TRÍCH YẾU Để phù hợp với nhu cầu của các doanh nghiệp hiện nay, sinh viên ra trường phải am hiểu cách làm việc ở công ty cũng như cách cư xử với đồng nghiệp, cách mà công ty vận hành, cách giao tiếp với khách hàng và những kinh nghiệm thực tế mà đôi khi sách vở không thể đề cập hết được. Và để đáp ứng nhu cầu đó, đợt thực tập nhận thức là vô cùng cần thiết đối với sinh viên. Sinh viên có thể có được những va chạm thực tế và sau đó trở lại môi trường học tập, tự điều chỉnh bản thân sao cho phù hợp với những yêu cầu mà doanh nghiệp đưa ra. Sau khi thực hiện đợt thực tập nhận thức này, tôi mong muốn mình có thể hiểu được môi trường làm việc thực tế ở công ty. ên cạnh đ tôi cũng cần cải thiện cách giao tiếp và ứng xử với khách hàng và đối tác từ đó có thể gi p ản th n ngày càng hoàn thiện h n. Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức ii LỜI CẢM ƠN Trước tiên, tôi xin chân thành cảm n trường Đại học Hoa Sen đã tạo điều kiện thuận lợi cho tôi tham gia thực tập nhận thức tại công ty Nhân Hòa Phát. Từ đ tôi có thêm kinh nghiệm cho bản thân, rút ra những bài học thực tế và hòa nhập vào môi trường văn h a doanh nghiệp hiện nay. Tôi cũng gửi lời cảm n s u sắc đến giảng viên điều phối – thầy Lê Ngọc Đức đã tận tình chỉ bảo và hướng dẫn tôi trong giai đoạn chuẩn bị thực tập và trong quá trình làm đề án để đợt thực tập thực sự có ý nghĩa và thành công nhất. Bên cạnh đ , tôi cũng muốn thông qua quyển báo cáo này gửi lời cảm n đến thầy Trần Trí Dũng, giảng viên hướng dẫn đề án đã hướng dẫn cho tôi thực hiện quyển đề án này một cách đầy đủ và xuyên suốt quá trình thực tập. Cuối cùng, tôi xin gửi lời cảm n ch n thành đến bà Lai Thục Hà – giám đốc Công ty TNHH TM - DV Nhân Hòa Phát đã nhiệt tình chỉ bảo, hướng dẫn tôi mọi việc ở công ty, cảm n các anh chị trong công ty đã hỗ trợ tôi để tôi có thể hoàn thành đợt thực tập một cách thành công nhất. Xin chân thành cảm n. Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức iii NHẬP ĐỀ Trong thời gian ảy tuần thực tập tại công ty Nh n H a Phát, tôi đã học được cách sử dụng các thiết bị trong văn ph ng như cách gửi fax, scan, in và photocopy tài liệu. H n nữa, tôi cũng đã c c hội để t m hiểu thêm về các loại giấy, cách xử lí giấy cũng như g i lại chuẩn ị giao cho khách hàng. Được va chạm với những sự cố và thấy được cách giải quyết của các anh chị trong công ty đã phần nào làm cho tôi mở mang thêm nhiều kinh nghiệm mới. Tôi tin chắc r ng những kinh nghiệm qu áu này s là hành trang cho tôi trong tư ng lai. uối c ng, mục tiêu mà tôi c được vượt ngoài những mục tiêu của ản thân đề ra trước khi thực tập. Tuy nhiên v lần đầu tiên thực hiện việc thực t p nên ản th n tôi vẫn c n rất nhiều thiếu s t trong quá tr nh thực tập cũng như cách tr nh ày ài áo cáo này. ính mong qu thầy cô hướng dẫn, chỉ ra và giúp tôi sửa chữa những sai s t này để tôi có thể hoàn thành những cuốn báo cáo sau một cách hoàn thiện h n. Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức iv MỤC LỤC TRÍCH YẾU ................................................................................................................ i LỜI CẢM ƠN ............................................................................................................. ii NHẬP ĐỀ .................................................................................................................. iii MỤC LỤC ................................................................................................................. iv DANH MỤC HÌNH ẢNH ......................................................................................... vi DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT ................................................................................... vii 1. Giới thiệu chung về n i thực tập ............................................................................ 1 1.1 Tổng quan về công ty ..................................................................................... 1 1.2 Thời gian thành lập ........................................................................................ 2 1.3 Lĩnh vực kinh doanh: ..................................................................................... 4 1.4 cấu tổ chức ............................................................................................... 8 1.5 Định hướng phát triển trong tư ng lai ........................................................... 9 2 Công việc .......................................................................................................... 10 2.1 Công việc của các anh chị trong công ty ..................................................... 10 2.2 Công việc thực tập ....................................................................................... 12 2.2.1 Mục tiêu................................................................................................. 12 2.2.1.1 Mục tiêu đã đề ra ............................................................................ 12 2.2.1.2 Mục tiêu đạt được ........................................................................... 13 2.2.2 Mô tả công việc ..................................................................................... 14 2.2.2.1 ách thực hiện công việc fax công văn, giấy tờ cho đối tác ho c khách hàng: .................................................................................................... 14 2.2.2.2 ông việc in tài liệu và photocopy tài liệu: .................................... 15 2.2.2.3 Cắt mẫu giấy để đo định lượng ...................................................... 17 2.2.2.4 iao tiếp với khách hàng ho c đối tác qua điện thoại.................... 19 2.2.2.5 Công việc chuyên môn về giấy ...................................................... 21 2.2.2.6 Kinh nghiệm từ việc soạn thảo giấy tờ, công văn .......................... 27 Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức v 2.2.2.7 Kinh nghiệm trong việc nhận và giao hàng .................................... 28 2.2.2.8 Kiểm kho ........................................................................................ 30 3 Thuận lợi và kh khăn khi h a nhập vào môi trường làm việc của công ty .... 31 3.1 Thuận lợi ...................................................................................................... 31 3.2 h khăn ...................................................................................................... 31 3.3 Nhận xét bản thân sau khi thực tập .............................................................. 32 KẾT LUẬN .............................................................................................................. 34 PHỤ LỤC ................................................................................................................. 35 NHẬN XÉT CỦA CÔNG TY THỰC TẬP ............................................................. 39 NHẬN XÉT CỦA GIẢN VIÊN HƯỚNG DẪN .................................................. 40 NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN CHẤM BÁO CÁO ............................................ 41 TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................................................ 42 Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức vi DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 1 Tổng quan công ty Nhân Hòa Phát ................................................................. 1 Hình 2: Xe tải vào kho để giao hàng ........................................................................... 2 Hình 3: Logo công ty Nhân Hòa Phát ......................................................................... 3 Hình 4: Công ty giày Thái Bình – một trong những khách hàng chính của CT Nhân Hòa Phát ...................................................................................................................... 5 Hình 5 : Giấy nhét n u sau khi đã được giũ ụi .......................................................... 6 Hình 6: Giấy nhét trắng ............................................................................................... 7 Hình 7: Giấy bìa vàng .................................................................................................. 7 Hình 8: Giấy a trắng hai m t nhập khẩu (Bristol) .................................................... 8 H nh 9: cấu tổ chức trong công ty ......................................................................... 8 Hình 10: Lợi nhuận từ năm 2009 đến năm 2011 của công ty Nhân Hòa Phát ............ 9 Hình 11: Máy fax, scan, copy và in tài liệu ............................................................... 15 H nh 12: N i để tài liệu cần photo vào ...................................................................... 16 Hình 13: phần mềm d ng để scan ............................................................................. 17 H nh 14: n điện tử d ng để c n định lượng giấy................................................... 19 Hình 15: Nh n viên kho đang giũ giấy nhét nâu ....................................................... 22 Hình 16: Cây giấy nhét nâu ....................................................................................... 23 H nh 17: Nh n viên đang cắt giấy dầu hai lớp .......................................................... 24 Hình 18: Cột giấy sau khi cắt .................................................................................... 25 H nh 19: ách đếm giấy Duplex ............................................................................... 26 Hình 20: Canh chỉnh giấy Duplex sau đ g i lại ...................................................... 27 Hình 21: Chất hàng lên xe để đi giao ........................................................................ 29 Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức vii DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT CT Công ty TNHH Trách nhiệm hữu hạn TM - DV Thư ng mại – Dịch vụ DNTN Doanh nghiệp tư nh n Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 1 1. Giới thiệu chung về nơi thực tập 1.1 Tổng quan về công ty Tên công ty: Công ty trách nhiệm hữu hạn Thư ng mại - Dịch vụ Nhân Hòa Phát. Địa chỉ công ty: 45/19C quốc lộ 13, khu phố 3, phường Hiệp Bình Chánh, Quận Thủ Đức, Tp. Hồ Chí Minh. Số điện thoại liên lạc: 08 35033865. Số fax: 08 37271194. Hình 1 Tổng quan công ty Nhân Hòa Phát Diện tích m t ng hiện nay mà công ty đ t trụ sở là 204 m2 được công ty thuê từ năm 2011. Do công ty n m trên một trong những tuyến đường chính dẫn vào Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 2 thành phố nên việc giao và nhận hàng trở nên thuận lợi h n. M t ng của công ty rộng c thể cho phép xe tải từ 3.5 tấn trở xuống vào để thuận lợi h n cho việc lên và xuống hàng trên xe. Hình 2: Xe tải vào kho để giao hàng ên cạnh thuận tiện về m t giao thông th địa điểm này cũng c một số ất lợi như các xe lớn thường xuyên qua lại nên kh i ụi dày đ c h n ở những n i khác. H n nữa, mỗi khi xe c tải trọng lớn di chuyển qua lại th tiếng ồn từ động c và sự rung động của nền nhà làm cho tôi cảm thấy ất an v chưa quen với môi trường tại đ y. 1.2 Thời gian thành lập Công ty thành lập vào năm 2008 với sự góp vốn của hai thành viên. Vốn điều lệ của công ty: 1 tỷ đồng Ngày thành lập: 25/08/2008 Giấy phép thành lập công ty: 0305934692 Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 3 Mã số thuế: 0305934692 P H N Hình 3: Logo công ty Nhân Hòa Phát Hiện nay, với phần vốn góp chiếm 70% số vốn điều lệ của công ty nên bà Lai Thục Hà hiện đang là giám đốc cũng như người điều hành chính của công ty. Tôi nhận thấy có rất nhiều điều tôi cần phải học hỏi ở à như cách mà à điều hành công ty, cách quản l nh n viên và các kĩ thuật chuyên môn về giấy. Nhưng điều mà tôi cảm thấy phục nhất ở à là cách mà à đếm số lượng giấy cả giấy khổ lớn (giấy Duplex) cũng như giấy khổ nhỏ (giấy nhét nâu, giấy nhét trắng, giấy bóng mờ,…). ách mà à đếm giấy không phải là đếm từng tờ mà là đếm mỗi lần năm tờ (gọi là một tay giấy). Ví dụ như cách đếm giấy Duplex như sau:  Nắm ch t một góc giấy nâng lên rồi bẻ cụp xuống làm cho giấy t i ra.  Sau đ tay c n lại tách mỗi lần năm tờ giấy.  Đếm theo tay giấy chứ không đếm số tờ, sau đ nh n lên. Việc này tránh sai s t trong quá tr nh đếm rất nhiều, v thông thường mỗi xấp giấy là một trăm tờ, mỗi lần giao hàng là mấy chục xấp giấy. Đếm theo cách này thì khó có thể nhầm lẫn là thiếu ho c dư một hai tờ. Nếu như không c kinh nghiệm trong việc đếm giấy thì rất dễ nhầm lẫn là thiếu ho c dư một hai tấm giấy. Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 4 1.3 Lĩnh vực kinh doanh: Công ty TNHH TM - DV Nhân Hòa Phát là công ty chuyên cung cấp giấy các loại, phục vụ cho ngành công nghiệp giày dép, quần áo, giấy lịch… iấy d ng cho các ngành công nghiệp giày dép thường là giấy nhét vào ên trong giày để giữ dáng giày không ị méo ho c ị iến dạng trong quá tr nh vận chuyển. iấy Duplex thường d ng để làm hộp ho c miếng độn trong giày. ên cạnh đ th giấy dầu (giấy bóng mờ) d ng để ép logo trên các sản phẩm giày dép, t i xách, quần áo,… để tránh làm trầy xước các logo trên sản phẩm. Dưới đ y là danh sách nhà cung cấp giấy cho Nh n H a Phát:  DNTN sản xuất giấy iến Thành Ấp mới 2, Xã M Hạnh Nam, Huyện Đức H a, Long n).  CT Hiệp Phong.  CT Hải Tín.  CT Trường S n  T giấy Hoa Nghị.  T giấy Hoa Đăng 130/8 Lê Đ nh ẩn, P.T n Tạo, Q. nh T n, Tp.HCM)  T giấy Thịnh Phát 353 Thoại Ngọc Hầu, P.H a Thọ, Q.T n Ph , Tp.HCM)  CT giấy An Ninh (174 Võ Thị Sáu, phường 7, quận3, Tp. Hồ Chí Minh)  CT TNHH Hà Linh (số 185 ấp T n Lư ng, xã Thạnh Phước, Huyện T n Uyên, nh Dư ng)  CT TNHH Hùng Phát ( Ấp 1A, xã An Phú, Thuận n, nh Dư ng)  CT Lâm Tiến Thành ( Ấp An Bình, xã An Tịnh, Huyện Trảng Bàng, Tây Ninh) Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 5 ác đối tác, khách hàng của công ty Nhân Hòa Phát:  Công ty giày Thái Bình (Thai Binh Group)  Công ty TNHH nh Tiên Đồng Nai (Dona Bitis)  Công ty O’leer.  CT TNHH Cao Su Màu.  CT TNHH TAIYANG.  ông ty T n im Hưng 222 Hải Thượng Lãn ng, P.14, Q.5, Tp.HCM).  ông ty TNHH Việt Hưng n 90 tổ 25 , P.2, P.Trảng Dài, Tp. iên H a, tỉnh Đồng Nai)  ông ty TNHH giấy T n Sanh 254 Hải Thượng Lãn ng, P.14, Q.5, Tp.HCM).  ông ty TNHH Hưng Hưng 233 Hải Thượng Lãn ng, P.13, Q.5, Tp.HCM). Hình 4: Công ty giày Thái Bình – một trong những khách hàng chính của CT Nhân Hòa Phát Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 6 Các sản phẩm hiện có của doanh nghiệp là giấy Duplex (hai m t, một m t), giấy nhét (nâu, trắng), giấy dầu (hai lớp, một lớp), giấy ristol, giấy g i, giấy da … nhưng được chia thành nhiều định lượng và khổ giấy khác nhau. Tùy theo yêu cầu của từng khách hàng, công ty s cắt theo khổ và định lượng mà khách hàng yêu cầu. Công ty kinh doanh cả giấy nhập khẩu từ nước ngoài và giấy nội địa. Dưới đ y là các loại sản phẩm của công ty: Hình 5 : Giấy nhét n u sau khi đã được giũ ụi Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 7 Hình 6: Giấy nhét trắng Hình 7: Giấy bìa vàng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 8 Hình 8: Giấy bìa trắng hai m t nhập khẩu (Bristol) 1.4 Cơ cấu tổ chức Hình 9: cấu tổ chức trong công ty (Nguồn: CT Nhân Hòa Phát) Vì công ty Nhân Hòa Phát là công ty với quy mô nhỏ, nên s đồ c cấu tổ chức của công ty cũng khá đ n giản. Công ty Nhân Hòa Phát hoạt động với một giám đốc, một kế toán trưởng, một kế toán và hai nhân viên phụ trách nhà kho. Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 9 iám đốc, kế toán trưởng và kế toán làm việc trong văn ph ng với diện tích 1.8*10 m 2. Tuy diện tích văn ph ng nhỏ nhưng l c nào cũng gọn gàng và ngăn nắp. hông gian h p được ố trí ộ ghế salon nhỏ gọn c thể gi p cho khách hàng tới công ty c chỗ để ngồi àn ạc, vừa lịch sự vừa làm cho khách hàng cảm thấy thoải mái h n. 1.5 Định hƣớng phát triển trong tƣơng lai Với mức tăng trưởng lợi nhuận tuy không cao nhưng ổn định từ khi thành lập đến nay là một sự nỗ lực và cố gắng hết mình của giám đốc công ty Nhân Hòa Phát nói riêng và các anh chị nhân viên trong công ty nói chung. Hình 10: Lợi nhuận từ năm 2009 đến năm 2011 của công ty Nhân Hòa Phát 0 10000000 20000000 30000000 400 0000 50000000 60000000 70000000 Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011 Lợi nhuận Nguồn: áo cáo tài chính của công ty Nhân Hòa Phát) Duy tr một mối quan hệ tốt với khách hàng và đối tác là mối quan t m hàng đầu đối với công ty. ên cạnh đ , công ty đang ch trọng đến việc giới thiệu, án hàng ra nước ngoài. Để thực hiện các việc trên th ưu tiên hàng đầu của công ty là bảo đảm chất lượng của sản phẩm, duy trì mức giá ổn định cũng như đ ng số lượng khi giao hàng để đảm ảo uy tín của công ty. Ví dụ như trong năm 2012 vừa rồi, thị trường giấy g p nhiều kh khăn do giá cả nguyên liệu đầu vào tăng cao, c ng với đ là sự tăng chi phí của các nhiên liệu như xăng, dầu, điện, nước,… nhưng công ty Nh n H a Phát không tăng giá án hàng mà vẫn duy tr mức giá như cũ. Đ y là một Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 10 trong những tiêu chí mà công ty Nh n H a Phát s cố gắng thực hiện để giảm tối đa chi phí phát sinh cho khách hàng và đối tác. Từ đ th c đẩy mối quan hệ hợp tác bền vững h n. Cuối c ng nhưng cũng không kém phần quan trọng trong việc góp phần vào việc đưa công ty ngày càng phát triển đ là tập trung vào nguồn nhân lực. Với tiêu chí không nhất thiết phải c đội ngũ nhân công nhiều, số lượng lớn mà chỉ cần nhân công có tay nghề, có nhiệt huyết và tận tâm trong công việc. hính v lí do đ , nếu như nh n viên c việc bận hay là gia đ nh c việc đột xuất thì có thể xin phép để về sớm ho c nghỉ bữa làm đ . Tuy nhiên, công việc được giao phải hoàn thành đ ng thời hạn. H n nữa, để cho nhân viên của mình có thể tập trung vào công việc cũng như ảo vệ sức khỏe. H ng ngày, giám đốc đều nấu c m trưa cho nh n viên để bảo vệ mối quan hệ tốt đ p giữa cấp trên và cấp dưới. H n nữa, đ y c n là điều kiện để mọi người cùng ngồi nói chuyện với nhau, hiểu được tích cách và sở thích của nhau từ đ c thể cùng nhau hợp tác làm việc một cách hiệu quả nhất. 2 Công việc 2.1 Công việc của các anh chị trong công ty iám đốc:  Tìm kiếm khách hàng tiềm năng và duy trì mối quan hệ làm ăn ền vững với các đối tác và khách hàng cũ.  Đưa ra quyết định và kí tên khi nhập hàng và xuất hàng.  Kiểm tra công việc của nhân viên trong công ty xem có diễn ra đ ng như yêu cầu không, chỉnh sửa sai sót (nếu có) về giấy tờ, công văn.  Hoạch định chiến lược cho công ty. Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 11  Quản lý về m t tài chính trong công ty.  Quản l về m t nh n sự của công ty. Kế toán trưởng:  Kiểm tra sổ sách kế toán.  Quản lí tài sản của công ty.  Lập báo cáo tài chính.  Chỉ đạo kế toán làm đ ng theo như pháp luật về các quy định hiện hành về thuế.  Quản lí công nợ.  Ghi nhận các thông tin để đối chiếu và kiểm tra sổ sách kế toán.  Phân tích các số liệu kế toán đã thu thập được để báo cáo với giám đốc tình hình hoạt động của công ty.  Hoạch định dựa trên những số liệu kế toán để đưa ra chiến lược phát triển tài chính ngắn hạn cho công ty. K