Báo cáo Thực tập nhận thức ở công ty TNHH dịch vụ hàng hóa T.O.P

i BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN KHOA KINH TẾ THƯƠNG MẠI BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC Tên cơ quan thực tập : CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ HÀNG HÓA T.O.P Thời gian thực tập : 09/01/2012 – 02/03/2012 Người hướng dẫn : ThS Huỳnh Thiện Quốc Việt Sinh viên thực hiện : Nguyễn Song Nhì Lớp : NL091 Đại học Hoa Sen NL091 Báo cáo thực tập nhận thức Trang i NHẬN XÉT CỦA CÔNG TY THỰC TẬP .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. Ngày… tháng … năm 2012 Đại học Hoa Sen NL091 Báo cáo thực tập nhận thức Trang ii NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN CHẤM BÁO CÁO .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. Đại học Hoa Sen NL091 Báo cáo thực tập nhận thức Trang iii MỤC LỤC NHẬN XÉT CỦA CÔNG TY THỰC TẬP.................................................................... i NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN CHẤM BÁO CÁO ..................................................ii MỤC LỤC ...................................................................................................................... iii DANH SÁCH BẢNG BIỂU, HÌNH ẢNH ..................................................................... v LỊCH TRÌNH LÀM VIỆC ............................................................................................ vii TRÍCH YẾU ................................................................................................................... 1 I. GIỚI THIỆU CƠ QUAN THỰC TẬP .................................................................... 2 1. Lịch sử hình thành và phát triển .......................................................................... 2 2. Chức năng và nhiệm vụ: .................................................................................... 4 a) Sơ đồ tổ chức doanh nghiệp ............................................................................. 5 b) Phòng ban và chức năng .................................................................................. 6 I. THỰC TRẠNG QUÁ TRÌNH THỰC TẬP TẠI DOANH NGHIỆP..................... 7 1. Thực trạng tình hình nhân sự của doanh nghiệp ................................................. 7 a) Số lượng nhân viên: .......................................................................................... 7 b) Thời gian làm việc: ........................................................................................... 7 c) Đào tạo, thâm niên: .......................................................................................... 8 d) Các chính sách khác: ........................................................................................ 8 2. Các công việc được giao ...................................................................................... 8 a) Sử dụng các thiết bị văn phòng: ....................................................................... 8 b) Ra cảng kê khai, sắp xếp hàng lên container: .................................................. 9 c) Các công việc hỗ trợ khác: ............................................................................. 10 d) Kinh nghiệm: .................................................................................................. 10 3. Các công việc nghiên cứu thêm về doanh nghiệp (không được giao) ............... 13 Đại học Hoa Sen NL091 Báo cáo thực tập nhận thức Trang iv a) Tìm hiểu về Ergonomics đang được áp dụng tại doanh nghiệp ..................... 13 b) Tìm hiểu về hệ thống phòng cháy chữa cháy của tòa nhà Central Garden ... 14 c) Tìm hiểu hệ thống thoát hiểm khi có sự cố. .................................................... 14 d) Tìm hiểu về an toàn, bảo mật thông tin của doanh nghiệp. ........................... 15 e) Tìm hiểu đời sống của nhân viên doanh nghiệp. ............................................ 16 II. KẾT LUẬN ........................................................................................................... 17 TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................................ 20 PHỤ LỤC ..................................................................................................................... 21 CÁC HÌNH ẢNH T.O.P VIỆT NAM (Nguồn: .................... 21 TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY: ................................. 24 1. Ngành nghề và lĩnh vực kinh doanh: .............................................................. 24 2. Mạng lưới phân bổ của các Đại Lý: ............................................................... 25 3. Quy trình hoạt động kinh doanh: .................................................................... 25 4. Kết quả hoạt động kinh doanh: ....................................................................... 26 THÔNG TIN VỀ CENTRAL GARDEN ..................................................................... 28 Đại học Hoa Sen NL091 Báo cáo thực tập nhận thức Trang v DANH SÁCH BẢNG BIỂU, HÌNH ẢNH Hình 1 - Logo công ty .................................................................................................... 2 Hình 2 - Nhân viên T.O.P TP.HCM .............................................................................. 4 Hình 3 - Sơ đồ tổ chức công ty - Nguồn: Công ty ........................................................ 5 Hình 4 - Một góc làm việc của nhân viên T.O.P ......................................................... 13 Hình 5 - Hệ thống phòng cháy chữa cháy tại tòa nhà .................................................. 14 Hình 6 - Tòa nhà Central Garden ................................................................................. 15 Hình 7 - Skype ............................................................................................................. 15 Hình 8 - Hoạt động ngoài trời của công ty ................................................................... 16 Hình 9 - Các hình tham khảo thêm về T.O.P ............................................................... 24 Hình 10 - Bảng mức độ tăng trưởng doanh thu ........................................................... 26 Hình 11 - Khối lượng hàng hóa xuất, nhập .................................................................. 27 Đại học Hoa Sen NL091 Báo cáo thực tập nhận thức Trang vi LỜI CẢM ƠN Tôi cho rằng tôi cần phải cám ơn rất nhiều người trong bài báo cáo này (nếu lời cảm ơn của tôi quá dong dài mong Ban giám khảo bỏ quá cho). Về phía Công ty TNHH Dịch vụ hàng hóa T.O.P tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến: chị Lương Tú Ngọc – là người cho tôi một cơ hội để đến thực tập tại doanh nghiệp; chị Cẩm Tú, phó giám đốc – là người chia sẻ và dạy tôi nhiều bài học tôi không/chưa có cơ hội biết đến; xin cám ơn chị Mỹ Trân, anh Phước, anh Long,… đã giúp đỡ tôi rất nhiều. Về phía trường ĐH Hoa Sen, tôi xin gửi lời cảm ơn đến giảng viên hướng dẫn, người thầy lớn của tôi Th.S Huỳnh Thiện Quốc Việt – người cho tôi những lời khuyên bổ ích và những hướng dẫn tận tình; xin cảm ơn thầy Phạm Văn Minh vì những kinh nghiệm Quản lý thời gian của thầy đã mang lại những thành công và hiệu quả nhất định khi làm việc. Lời cuối, tôi xin gửi lời cảm ơn đến anh Vương Hoàng Dương, sinh viên năm cuối ngành Quản trị nhân lực vì sự chia sẻ những kinh nghiệm thực tập của anh trong cuốn báo cáo của anh, tôi đã tiếp thu những điều hay và chia sẻ chúng tại trang web cá nhân của mình . Đại học Hoa Sen NL091 Báo cáo thực tập nhận thức Trang vii LỊCH TRÌNH LÀM VIỆC TUẦN CÔNG VIỆC 01  Tìm thông tin cơ quan thực tập  Họp nhóm thực tập với giảng viên hướng dẫn 02 03  Hoàn thành trích yếu, nhập đề, lời cảm ơn, phần I của báo cáo  Có cuộc gặp trao đổi với giảng viên hướng dẫn. 04 05  Hoàn thành phần II của báo cáo  Họp nhóm thực tập với giảng viên hướng dẫn  Thu thập phụ lục 06 07  Chỉnh sửa toàn bộ báo cáo  Thiết kế slide trình chiếu  Họp nhóm với giảng viên hướng dẫn 08  Kết thúc thực tập  Hoàn chỉnh báo cáo và slide trình chíếu Đại học Hoa Sen NL091 Báo cáo thực tập nhận thức Trang 1 TRÍCH YẾU Qua quá trình học tập dài ở môi trường đại học, tuy có đi thực tế ở các doanh nghiệp để phục vụ cho các đề án, viết tiểu luận nhưng tôi phải chấp nhận phần lớn doanh nghiệp đưa ra những khía cạnh tốt đẹp cho chúng tôi xem. Đã 7 học kỳ liên tiếp tôi học trong môi trường đại học, và học kỳ thực tập nhận thức lần này mang cho tôi những luồng gió mới; với tôi đó là cơ hội tuyệt vời mà trường (chương trình học) mang lại cho tôi. Trước khi đi vào thực tập, tôi có rất nhiều mục tiêu hướng tới:  Tôi muốn kiểm tra khả năng thích ứng, hòa nhập vào môi trường mới của bản thân.  Tôi muốn biết với kiến thức của mình, tôi có thật sự thành công trong 7 học kỳ vừa qua khi ra làm việc ở môi trường thực tế.  Tôi muốn quan sát và dành thời gian suy ngẫm về việc lựa chọn nghề nghiệp, cũng như định hướng tương lai mà tôi đã tự vạch ra cho mình có phù hợp với thực tế, hoặc có cần điều chỉnh gì không?  Tôi muốn rèn luyện thái độ của bản thân với công việc, với môi trường doanh nghiệp thực tế.  Tôi muốn học hỏi những điều hay dù nhỏ nhất từ những người tôi tiếp xúc trong doanh nghiệp. Đại học Hoa Sen NL091 Báo cáo thực tập nhận thức Trang 2 I. GIỚI THIỆU CƠ QUAN THỰC TẬP  Tên công ty viết bằng tiếng Việt: CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ HÀNG HÓA T.O.P  Tên công ty viết bằng tiếng Anh: T.O.P CARGO SERVICES CO.,LTD  Tên công ty viết tắt: T.O.P CO.,LTD  Địa chỉ trụ sở chính: 225 Bến Chương Dương, Phường Cô Giang, Quận 1, TP.HCM  Điện thoại: 0838360499 - Fax: 0838360490  Vốn điều lệ: 3.000.000.000 đ (Ba tỷ đồng)  Website: Hình 1 - Logo công ty1 1. Lịch sử hình thành và phát triển Công ty TNHH dịch vụ hàng hóa T.O.P tiền thân là công ty TNHH Liên Quốc (BCL WORLD LINK INTERNATIONAL CO.,LTD) được thành lập vào năm 1998 tại thành phố Hồ Chí Minh, chuyên cung cấp các dịch vụ về thủ tục hàng hóa xuất nhập khẩu. Trước năm 2002, tất cả mọi hoạt động kinh doanh của công ty được giao dịch với tên BCL WORLD LINK INTERNATIONAL CO.,LTD. Và từ sau năm 2002, để tạo thuận lợi cho hoạt động kinh doanh, nên công ty đã tách ra thành công ty TNHH DỊCH VỤ HÀNG HÓA T.O.P và công ty TNHH LIÊN QUỐC.. Mặc dù với 1 Logo được chụp từ logo đăng tải trên website công ty Đại học Hoa Sen NL091 Báo cáo thực tập nhận thức Trang 3 tên công ty khác nhau nhưng 2 công ty hoạt động liên kết và quan hệ chặt chẽ với nhau. Công ty TNHH dịch vụ hàng hóa T.O.P được thành lập vào ngày 8 tháng 7 năm 2002, mặc dù chỉ mới thành lập được vài năm, nhưng công ty đã từng bước phát triển trong ngành nghề của mình. Hiện nay trên thị trường dịch vụ giao nhận hàng hóa, sự cạnh tranh diễn ra rất khốc liệt, nhưng công ty luôn giành được lợi thế trong hoạt động kinh doanh, đặc biệt là trong việc tìm kiếm khách hàng của mình. Quá trình phát triển: BCL World Link International được thiết lập từ năm 1998 và T.O.P Cargo Services co.,ltd được đưa vào hoạt động từ tháng 7 năm 2002 để thay thế tên nhóm sao cho phù hợp với mạng lưới của Tổ chức Dịch vụ Vận tải chuyên nghiệp T.O.P.S ( Transport Oriented Professional Services). Và hai văn phòng chi nhánh tại Hà Nội và thành phố Hải Phòng đã được thiết lập trong một thời gian ngắn sau đó, cung cấp một mạng lưới toàn diện cho khách hàng và các đối tác nước ngoài. Đóng vai trò là đại lý giao nhận quốc tế với hơn 35 nhân viên tại 3 văn phòng, tại thời điểm hiện nay, T.O.P CO.,LTD có thể phục vụ khách hàng ở khắp mọi miền của nước Việt Nam. Và với phạm vi rộng rãi của các đại lý nước ngoài, T.O.P CO.,LTD còn có thể cung cấp những dịch vụ vận chuyển hàng hải giữa Việt Nam và mọi nơi trên thế giới. Đại học Hoa Sen NL091 Báo cáo thực tập nhận thức Trang 4 Hình 2 - Nhân viên T.O.P TP.HCM2 Để tham gia vào T.O.P.S, năm 2001, T.O.P CO.,LTD đã trở thành 1 trong những đại lý giao nhận hàng hóa lớn nhất Việt Nam, có thể cung cấp những dịch vụ xuất sắc từ Việt Nam và các quốc gia Đông Nam Á khác tới mọi nơi của châu Âu. Trên nền tảng lưu lượng vận tải khổng lồ và mối quan hệ tốt với các hãng tàu lớn, T.O.P CO.,LTD có thể đưa ra mức phí vận tải cạnh tranh nhất mà khách hàng có thể tiết kiệm được khá nhiều khi sử dụng dịch vụ của công ty. 2. Chức năng và nhiệm vụ:  Công ty TNHH DVHH T.O.P được thành lập để phục vụ hoạt động trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa, đặc biệt là trong lĩnh vực vận chuyển bằng tàu biển. Công ty thực hiện chức năng nối liền giữa sản xuất và tiêu dùng.  Công ty trực tiếp giao nhận xuất nhập khẩu hàng hóa trong nước và quốc tế, và được phép xuất nhập khẩu tất cả các mặt hàng trong phạm vi cho phép của Nhà nước.  Tổ chức hoạt động kinh doanh dịch vụ đại lý, môi giới vận tải, và các dịch vụ liên quan đến thủ tục hải quan. 2 - Nguồn: xem thêm tại PHỤC LỤC Đại học Hoa Sen NL091 Báo cáo thực tập nhận thức Trang 5 a) Sơ đồ tổ chức doanh nghiệp Hình 3 - Sơ đồ tổ chức công ty - Nguồn: Công ty Đại học Hoa Sen NL091 Báo cáo thực tập nhận thức Trang 6 b) Phòng ban và chức năng Để tiện lợi trong công tác quản lý, Ban giám đốc đã đề ra các nhiệm vụ sau:  Đối với bộ phận kinh doanh: + Có nhiệm vụ tìm kiếm và tạo mối quan hệ tốt với khách hàng. + Tổ chức đội ngũ nhân viên năng động trong công tác tìm kiếm thị trường. + Xây dựng mối quan hệ tốt và rộng rãi với các hãng tàu để tranh thủ được các sự ưu đãi, sự đãi ngộ nhằm tạo thêm sự thuận lợi trong việc kinh doanh của công ty. + Tổ chức tiếp thị quảng cáo để tạo thương hiệu, cũng như quảng bá thương hiệu để nhằm hỗ trợ cho việc tìm kiếm khách hàng và tăng sức cạnh trạnh với các công ty khác trong cùng lĩnh vực.  Đối với bộ phận đại lý chứng từ: + Liên hệ với đại lý đối tác nước ngoài để kiểm soát việc giao nhận hàng hóa cho khách hàng đúng lịch trình như đã định. + Kiểm tra tính chính xác và xử lý kịp thời các lỗi trong bộ chứng từ, để việc giao nhận hàng diễn ra nhanh chóng.  Đối với bộ phận tài chính – kế toán: + Thực hiện tốt công tác hạch toán theo đúng quy định của pháp luật. + Giúp ban giám đốc phát huy hiệu quả của việc xoay chuyển vốn có hiệu quả trong kinh doanh.  Đối với bộ phận nhân sự:  Hoạch định kế hoạch nhân sự, cũng như phát triển nguồn nhân lực trong công ty.  Chăm lo đời sống vật chất, tinh thần của toàn thể nhân viên.  Tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên hoàn thành tốt công việc được giao.  Đối với bộ phận xuất nhập khẩu, logistics: Đại học Hoa Sen NL091 Báo cáo thực tập nhận thức Trang 7  Đảm bảo quá trình vận chuyển hàng hóa thong suốt.  Thực hiện kê khai, nghĩa vụ nộp thuế,… đúng pháp luật.  Kiểm tra tính chính xác và xử lý kịp thời các lỗi trong bộ chứng từ, để việc giao nhận hàng diễn ra nhanh chóng. I. THỰC TRẠNG QUÁ TRÌNH THỰC TẬP TẠI DOANH NGHIỆP Có nhiều điểm tôi thiết nghĩ một cá nhân khi hoàn thành thực tập sẽ ít đề cập, đó là điều chắc chắn vì nếu những điều còn mang ý “tranh cãi” sẽ không mang “lợi thế về điểm số” cho sinh viên, tôi xin được doanh nghiệp này thực tập là do tôi có quen biết với chị trưởng bộ phận “Vận hành” (Operation Manager – chị Lương Tú Ngọc) nên đây là cơ hội cho tôi tiếp cận doanh nghiệp dễ dàng. Đây cũng là lợi điểm ban đầu khi thực tập với danh nghĩa bạn của chị Ngọc. Công ty không có bộ phận quản lý nhân sự rõ ràng , tuy nhiên tôi rất ấn tượng với doanh nghiệp khi lần đầu đến làm môi trường làm việc (T.O.P là thành viên của T.O.P.S): môi trường làm việc thân thiện, gần gũi và có cảm giác như gia đình… nên tôi quyết tìm hiểu về những điều thú vị ở doanh nghiệp trong quá trình thực tập. 1. Thực trạng tình hình nhân sự của doanh nghiệp a) Số lượng nhân viên: Công ty có 20 nhân viên, trong đó 14 nữ và 6 nam, xét về góc độ giới tính công ty có sự chênh lệch giới tính khá lớn 14 nữ so với 6 nam. Nhân viên ở công ty có quê ở các tỉnh miền Tây (Vĩnh Long, Cần Thơ,...) b) Thời gian làm việc: Giờ làm việc của nhân viên buổi sáng từ 8h – 12h; buổi chiều từ 13h30 đến 17h (7,5 giờ/ngày). Nhân viên làm việc 5 ngày/tuần (từ thứ 2 đến thứ 6). Tuy nhiên, một số vị trí có thể linh hoạt giờ làm; chẳng hạn bộ phận bán hàng có thể linh động đến trễ hơn, hoặc về sớm hơn (làm việc theo khối lượng công việc). Một số nhân viên của công ty thường xuyên ra ngoài theo nhiệm vụ công việc như kê khai chứng từ bên hải quan, đi lấy chứng từ ở các công ty đối tác,… Đại học Hoa Sen NL091 Báo cáo thực tập nhận thức Trang 8 c) Đào tạo, thâm niên: Nhân viên hiện tại đều có thâm niên trên 2 năm (không có nhân viên được tuyển gần đây, người làm việc ít nhất cũng 2 năm