Báo cáo Thực tập nhận thức tại Công ty Cổ Phần Đầu tư và Xây dưng Lập Thành

i BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN KHOA KINH TẾ THƢƠNG MẠI BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC Tên cơ quan thực tập : Công ty Cổ Phần Đầu tư và Xây dưng Lập Thành Thời gian thực tập : 12/07/2010 – 04/09/2010 Người hướng dẫn : ThS Từ Minh Trị Sinh viên thực hiện : Vương Hoàng Dương Lớp : NL081 Đại học Hoa Sen NL081 Báo cáo thực tập nhận thức Trang i NHẬN XÉT CỦA CÔNG TY THỰC TẬP .................................................................................................................... .................................................................................................................... .................................................................................................................... .................................................................................................................... .................................................................................................................... .................................................................................................................... .................................................................................................................... .................................................................................................................... .................................................................................................................... .................................................................................................................... .................................................................................................................... .................................................................................................................... Ngày… tháng … năm 2010 Đại học Hoa Sen NL081 Báo cáo thực tập nhận thức Trang ii TRÍCH YẾU Trong suốt 02 tháng thực tập nhận thức (12/07/2010 – 04/09/2010) tại Công Ty Cổ Phần Đầu Tư và Xây Dựng Lập Thành, tôi muốn tìm hiểu và học hỏi về mô hình tổ chức, cách thức quản lý nhân sự của một doanh nghiệp và những yếu tố đặc thù, riêng biệt của ngành xây dựng so với các ngành kinh tế khác. Ngoài việc học hỏi kinh nghiệm từ những công việc được giao, tôi đã chủ động khai thác thông tin hữu ích từ các nhân viên của công ty, website và sách báo. Tôi nhận thấy rằng: để tạo nên các mối quan hệ xã hội, bản thân phải có những hành động thiết thực (giúp đỡ, thăm hỏi v.v…) nhằm tạo niềm tin cho người đối diện. Bên cạnh đó, việc có kiến thức xã hội sâu và rộng là một yếu tố không thể thiếu trong thời đại thông tin ngày nay. Cuối cùng, thông qua quan sát cách thức xử lý tình huống, công việc và áp lực nơi công sở, tôi đã nắm bắt rõ ràng hơn yếu tố cốt lõi của các môn học (tâm lý học, hành vi tổ chức v.v…). Từ đó, tôi đã tích lũy cho bản thân những kiến thức mới, kinh nghiệm góp phần định hướng trong học tập và phát triển khi tiếp tục hoàn tất chương trình học ở đại học Hoa Sen. Đại học Hoa Sen NL081 Báo cáo thực tập nhận thức Trang iii MỤC LỤC NHẬN XÉT CỦA CÔNG TY THỰC TẬP ......................................................................................... i TRÍCH YẾU .......................................................................................................................................... ii MỤC LỤC ............................................................................................................................................ iii DANH SÁCH BẢNG BIỂU, HÌNH ẢNH .......................................................................................... iv LỜI CẢM ƠN ....................................................................................................................................... v LỊCH TRÌNH LÀM VIỆC .................................................................................................................. vi NHẬP ĐỀ .............................................................................................................................................. 1 1. GIỚI THIỆU CƠ QUAN THỰC TẬP ........................................................................................ 2 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển ............................................................................................. 2 1.2 Sơ đồ tổ chức doanh nghiệp .................................................................................................... 3 1.3 Phòng ban và chức năng ......................................................................................................... 3 1.4 Mô tả phòng ban tiếp nhận thực tập – phòng hành chánh ...................................................... 5 2. THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH NHÂN SỰ CỦA DOANH NGHIỆP VÀ CÁC CÔNG VIỆC ĐƢỢC GIAO ......................................................................................................................................... 6 2.1 Thực trạng tình hình nhân sự của doanh nghiệp ..................................................................... 6 2.1.1 Xây dựng văn hoá làm việc tích cực ............................................................................... 6 2.1.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến tâm lý nhân viên ................................................................... 6 2.1.3 Tái quy trình công việc ................................................................................................... 8 2.1.4 Tuyển thêm nhân viên nhằm đáp ứng nhu cầu phòng ban .............................................. 8 2.2 Các công việc được giao ......................................................................................................... 9 2.1.1 Sử dụng các thiết bị văn phòng ....................................................................................... 9 2.1.2 Kiểm tra hoá đơn điện thoại di động cho nhân viên ....................................................... 9 2.1.3 Lễ tân .............................................................................................................................. 9 2.1.4 Hỗ trợ quá trình tuyển dụng của phòng nhân sự ........................................................... 10 2.1.5 Hỗ trợ cho các phòng ban khác ..................................................................................... 10 3. GIẢI PHÁP ................................................................................................................................. 11 3.1 Bãi giữ xe cho nhân viên quá tải ........................................................................................... 11 3.2 Xây dựng các khoá đào tạo cho nhân viên ........................................................................... 11 3.3 Củng cố sự liên kết nội bộ trong doanh nghiệp .................................................................... 12 KẾT LUẬN.......................................................................................................................................... 15 TÀI LIỆU THAM KHẢO .................................................................................................................. 16 PHỤ LỤC ............................................................................................................................................ 17 Đại học Hoa Sen NL081 Báo cáo thực tập nhận thức Trang iv DANH SÁCH BẢNG BIỂU, HÌNH ẢNH Hình 1.1: Sơ đồ tổ chức công ty cổ phần đầu tư và xây dựng Lập Thành ........................... 2 Hình 3.1: Trang chính blog công ty ..................................................................................... 13 Hình 3.2: Bản tin Lập Thành................................................................................................ 14 Đại học Hoa Sen NL081 Báo cáo thực tập nhận thức Trang v LỜI CẢM ƠN Trước tiên, tôi xin trân trọng cảm ơn đại học Hoa Sen đã tạo điều kiện cho tôi tham gia kỳ thực tập này, giúp tôi tiếp cận môi trường làm việc thực tế và hình thành nhận thức về ngành học của mình. Bên cạnh đó, tôi chân thành cảm ơn bà Phan Khánh Vân – Trưởng phòng Hành chánh – đã tiếp nhận và hỗ trợ tôi trong quá trình thực tập, bà Lê Thị Kiều Hương và bà Đặng Thúy An – nhân viên hành chánh – đã hướng dẫn công việc và ông Nguyễn Đăng Hạt – Trưởng phòng Quản trị hệ thống – đã hỗ trợ các kiến thức về hành chánh – nhân sự, cơ cấu tổ chức và các kiến thức liên quan đến kỹ năng – phương pháp quản lý cần thiết. Đại học Hoa Sen NL081 Báo cáo thực tập nhận thức Trang vi LỊCH TRÌNH LÀM VIỆC TUẦN CÔNG VIỆC 01  Tìm thông tin cơ quan thực tập 02  Họp nhóm thực tập với giảng viên hướng dẫn 03  Hoàn thành trích yếu, nhập đề, lời cảm ơn, phần 01 của báo cáo  Họp nhóm thực tập với giảng viên hướng dẫn 04  Hoàn thành mục 2.1: “Thực trạng doanh nghiệp” 05  Hoàn thành phần 02 của báo cáo  Họp nhóm thực tập với giảng viên hướng dẫn 06  Hoàn thành phần 03 báo cáo  Thu thập phụ lục: biểu mẫu nghỉ phép, đề nghị đào tạo v.v…  Họp nhóm với giảng viên hướng dẫn 07  Chỉnh sửa toàn bộ báo cáo  Thiết kế slide trình chiếu  Họp nhóm với giảng viên hướng dẫn 08  Kết thúc thực tập  Hoàn chỉnh báo cáo và slide trình chíếu Đại học Hoa Sen NL081 Báo cáo thực tập nhận thức Trang 1 NHẬP ĐỀ Với mục tiêu hình thành nhận thức về nghề nghiệp cho sinh viên, đại học Hoa Sen đã tạo điều kiện cho sinh viên tham gia môi trường doanh nghiệp trước khi bắt đầu học các môn chuyên ngành. Từ đó, sinh viên sẽ có được sự nhìn nhận và định hướng đúng đắn hơn cho sự phát triển trong tương lai. Để tận dụng tối đa cơ hội tiếp cận công việc thực tế này, tôi đã đặt ra 04 mục tiêu sau:  Mục tiêu 01: Xây dựng mối quan hệ tốt với nhân viên của doanh nghiệp.  Mục tiêu 02: Nắm bắt được thực trạng của doanh nghiệp và đặc thù của ngành xây dựng.  Mục tiêu 03: Mô tả được các công việc cụ thể của bộ phận hành chánh và nhân sự.  Mục tiêu 04: Tìm những sự không logic trong công việc, đưa ra giải pháp và tiến hành thực hiện giải pháp đó. Khi hoà nhập vào môi trường doanh nghiệp, tôi nhận thấy rằng các mối quan hệ giữa nhân viên với nhân viên, nhân viên với lãnh đạo là cực kỳ quan trọng. Một nhà quản trị nhân sự không chỉ biết tuyển dụng đúng người, lên lịch đào tạo, phát triển mà còn phải biết dung hoà các mối quan hệ kể trên, hình thành một môi trường văn hoá cho doanh nghiệp. Một người quản lý không thể chỉ căn cứ vào các quy tắc, quy định mà còn cần uyển chuyển theo từng trường hợp, vì nhân viên – nguồn nhân lực – chính là lợi thế cạnh tranh của bản thân công ty với đối thủ của mình. Qua đợt thực tập, tôi đã hoàn thành các mục tiêu đã đề ra. Tuy chưa thoả mãn với kết quả đạt được, nhưng đợt thực tập đã góp phần không nhỏ vào việc định hình con đường học tập của tôi trong tương lai. Đại học Hoa Sen NL081 Báo cáo thực tập nhận thức Trang 2 1. GIỚI THIỆU CƠ QUAN THỰC TẬP  Tên doanh nghiệp: Công Ty Cổ Phần Đầu Tư Và Xây Dựng Lập Thành  Logo:  Địa chỉ: 134/29 Đào Duy Anh, phường 09, quận Phú Nhuận, Tp. Hồ Chí Minh  Điện thoại: (08)39979871 - 72  Fax: (08)29979873  Mã số thuế: 0310045321  Website: 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển  Được hình thành từ tiền thân của Công ty TNHH Thương Mại và Xây Dựng Lập Thành (được sáng lập bởi bà Phan Thị Minh Trang và ông Nguyễn Anh Tuấn vào đầu năm 2000).  Công ty TNHH TM & XD Lập Thành đã hoạt động thành công tại khu công nghiệp Việt Nam – Singapore trong lĩnh vực xây dựng, sửa chữa và cải tạo các dự án có quy mô trung bình và lớn.  Đến năm 2009, Công ty TNHH TM & XD Lập Thành chính thức chuyển thành Công Ty Cổ Phần Đầu Tư và Xây Dựng Lập Thành, đồng thời có thêm sự tham gia của ông Vũ Đức Dũng trong vai trò chuyên gia về lĩnh vực xây dựng.  Lĩnh vựa hoạt động: o Tư vấn, xây dựng o Thiết kế xây dựng nhà xưởng công nghiệp o Tổng thầu xây dựng các nhà máy công nghiệp o Quản lý dự án xây dựng o Thi công cơ điện o Trang trí nội thất  Triết lý kinh doanh: XÂY DỰNG VỚI SỰ TRUNG THỰC. Đại học Hoa Sen NL081 Báo cáo thực tập nhận thức Trang 3 Hình 1.1: Sơ đồ tổ chức Công ty Cổ Phần Đầu Tư và Xây Dựng Lập Thành Nguồn: ông Nguyễn Đăng Hạt – Trưởng phòng Quản trị hệ thống 1.2 Sơ đồ tổ chức doanh nghiệp 1.3 Phòng ban và chức năng  Bộ phận thiết kế  Thiết kế kiến trúc nhà xưởng công nghiệp  Thiết kế hệ thống điện, nước, phòng cháy chữa cháy  Thiết kế nội thất  Bộ phận nhân sự  Tham mưu, giúp việc và chịu trách nhiệm toàn diện trước Ban lãnh đạo công ty về kết quả công tác tổ chức, nhân sự theo đúng quy định của Nhà nước và nội quy, quy chế của Công ty  Phân tích nguồn nhân lực  Tuyển dụng, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực  Chính sách lương bổng, đãi ngộ, y tế  Bộ phận hành chánh  Chấp hành, tổ chức các chủ trương, quy định của Ban Giám Đốc  Phục vụ công tác Hành chánh nhằm giúp lãnh đạo và các bộ phận khác thuận lợi trong công tác Đại học Hoa Sen NL081 Báo cáo thực tập nhận thức Trang 4  Quản lý, bảo vệ các loại tài sản của công ty, đảm bảo an ninh trật tự, an toàn la động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ.  Tham mưu, đề xuất cho Ban Giám Đốc để xử lý các vấn đề thuộc Hành chánh  An toàn lao động, phòng cháy chữa cháy, quan hệ chính quyền  Bộ phận quản lý thi công  Quản lý chất lượng công trình  Nghiên cứu cải tiến các biện pháp kỹ thuật, áp dụng các biện pháp kỹ thuật vào sản xuất kinh doanh  Bộ phận Marketing  Tạo năng lực thực hiện các gói thầu  Tìm chỗ đứng cho thương hiệu  Truyền thông cho công ty  Bộ phận kế toán  Tổ chức quản lý kế toán. Kiểm tra hạch toán, kế toán đúng theo chế độ nhà nước  Định kỳ tập hợp phản ánh cung cấp các thông tin cho cho lãnh đạo về tình hình biến động của các nguồn vốn, vốn, hiệu quả sử dụng tài sản vật tư v.v…  Phối hợp các phòng ban chức năng trong công ty nhằm phục vụ tốt công tác sản xuất kinh doanh.  Tham mưu cho lãnh đạo Tổng công ty trong lĩnh vực quản lý các hoạt động tài chính - kế toán, trong đánh giá sử dụng tài sản, tiền vốn theo đúng chế độ quản lý tài chính của Nhà nước.  Bộ phận vật tƣ  Mua – bán, chịu trách nhiệm về chất lượng vật tư  Tham mưu cho lãnh đạo về tình hình vật tư, nhà cung cấp  Đấu thầu  Xác định giá cả gói thầu  Dự trù chi phí phát sinh Đại học Hoa Sen NL081 Báo cáo thực tập nhận thức Trang 5 1.4 Mô tả phòng ban tiếp nhận thực tập – phòng hành chánh  Lƣu trữ, xử lý văn thƣ  Tiếp nhận văn thư đến, lưu vào sổ nhật ký văn thư đến (sổ và file excel). Sau đó, chuyển đến bộ phận liên quan.  Đối với văn thư đi: bộ phận cần chuyển thư liên hệ lễ tân, lễ tân sử dụng dịch vụ chuyển phát nhanh EMS đưa văn thư đến cơ quan theo yêu cầu (dịch vụ EMS sẽ chuyển thư đi hai chuyến một ngày: 9h00 và 17h30).  Tất cả các văn thư liên quan đến nội bộ tổ chức (biên bản, quyết định v.v…) đều phải photo và lưu lại bản photo.  Lễ tân  Khách đến liên hệ công việc: xin thông tin cá nhân, mời khách ngồi chờ và liên hệ bộ phận liên quan.  Đối với khác gọi điện thoại đến công ty: hỏi thông tin cá nhân, gọi điện hỏi ý kiến của phòng ban liên quan, chuyển máy cho khách hoặc hẹn khách gọi lại khi khác.  Tiếp nhận văn thư đến và đi.  Tổ chức sự kiện, hội nghị  Thực hiện theo yêu cầu của lãnh đạo  Hoạch định chương trình, trình lãnh đạo xét duyệt  Tiến hành thực hiện, giữ vai trò hậu cần trong quá trình diễn ra hội nghị, sự kiện  An toàn lao động, phòng cháy chữa cháy, quan hệ chính quyền  Viết quy trình về an toàn lao động,  Thành lập đội phòng cháy chữa cháy cấp cơ sở  Tổ chức huấn luyện phòng cháy chữa cháy và an toàn lao động  Tiếp nhận và xem xét các yêu cầu tự chính quyền sở tại  Quản lý tài sản công ty  Tiến hành kiểm kê tài sản theo từng quý.  Tổng hợp thông tin chi phí và xác định định mức chi phí hằng tháng của công ty.  Cố vấn cho lãnh đạo để lãnh đạo hoạch định nguồn tiền phù hợp. Đại học Hoa Sen NL081 Báo cáo thực tập nhận thức Trang 6 2. THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH NHÂN SỰ CỦA DOANH NGHIỆP VÀ CÁC CÔNG VIỆC ĐƢỢC GIAO 2.1 Thực trạng tình hình nhân sự của doanh nghiệp 2.1.1 Xây dựng văn hoá làm việc tích cực  Tinh thần tiết kiệm khi sử dụng văn phòng phẩm: tận dụng các bản vẽ vào việc photo giấy tờ, chứng từ lưu trữ (01 mặt), v.v…  Duy trì không khí vui vẻ, thoải mái trong thời gian làm việc  Công ty có các hoạt động (đi ăn trưa, dã ngoại, đi hát karaoke…) sau khi hoàn thành một giai đoạn làm việc căng thẳng  Khoảng cách quyền lực thấp  Không gian rộng kết hợp với trang trí nội thất (hồ cá treo tường, hòn non bộ v.v…) giúp giảm stress  Sử dụng thiết kế không gian mở để tăng cường tương tác giữa các nhân viên 2.1.2 Các yếu tố ảnh hƣởng đến tâm lý nhân viên  Ảnh hƣởng từ tình hình tài chính của doanh nghiệp o Công nợ (chủ nợ là các công ty kinh doanh vật tƣ, thầu phụ)  Nguyên nhân  Khủng hoảng kinh tế thế giới vào năm 2008  giá vật liệu xây dựng tăng từ 100-200%, nằm ngoài dự kiến (30-50%)  Thu hồi công nợ không đủ  không đủ sức xoay dòng tiền  Ảnh hƣởng đến doanh nghiệp  Không hoàn trả được công nợ đúng thời hạn dự kiến  Đối tác tiến hành các thủ tục kiện tụng  làm ảnh hưởng đến uy tín công ty và mất thời gian rất nhiều vào các thủ tục kiện tụng  Nhà cung cấp vật tư mới yêu cầu thanh toán ngay, không cho kéo dài thời gian thanh toán (thông thường khi mua vật tư, các nhà cung cho phép thanh toán trong 01 tháng)  Ảnh hƣởng đến tâm lý nhân viên  Nhân viên kế toán: thường xuyên nhận các cuộc gọi và tiếp trực tiếp từ các đối tác về tình hình chậm thanh toán công nợ của công ty, thậm chí có thể lên đến 09-10 đối tác 01 ngày  luôn trong trạng thái căng thẳng, áp lực và không có đủ thời gian làm việc. Đại học Hoa Sen NL081 Báo cáo thực tập nhận thức Trang 7  Nhân viên lễ tân: người nhận cuộc gọi đầu tiên và chuyển tiếp lên các phòng ban. Đôi khi đối tác nóng tính dẫn đến lời nói không còn tự chủ, mang tính xúc phạm. Đối với các đối tác đến trực tiếp, không khí phòng khách luôn căng thẳng và thường xuyên nghe những lời nói không hay  làm việc trong môi trường căng thẳng, khó tập trung hoàn toàn vào công việc hành chánh khác.  Nhân viên phòng vật tƣ: các nhà cung cấp cũ không đồng ý cung cấp vật tư nếu không thanh toán đầy đủ công nợ, các nhà cung cấp mới yêu cầu thanh toán ngay khi nhận vật tư  chịu áp lực từ bộ phận quản lý thi công và nhà cung cấp. o Lƣơng – thƣởng – phụ cấp  Vào tháng 8/2010, công ty trả lương cho nhân viên vào ngày 10/8 (trễ 07 ngày so với quy định). Trong 03 ngày đầu, rất nhiều nhân viên gọi điện thoại trực tiếp lên phòng kế toán, dẫn đến phòng này quá tải trong công việc.  Hỗ trợ chi tiêu: tiền điện thoại, tiền xăng dầu v.v…  Ảnh hƣởng do dịch bệnh (cúm siêu vi)  Vào giữa tháng 7/2010, văn phòng chi nhánh của công ty (phòng 903 toà nhà Central Point) xảy ra dịch cúm siêu vi. Toàn bộ nhân viên ở văn phòng chi nhánh đó và cả khách hàng đến liên hệ công việc đều mắc bệnh.  Trong suốt 02 tuần làm việc, mỗi ngày chỉ có khoảng 04 – 05 nhân viên đến công sở.  Hậu quả  Công việc phần nào bị đình trệ  Tâm lý nhân viên ở chi nhánh không ổn định: khó chịu, hoang mang và luôn mệt mỏi  Tâm lý nhân viên ở trụ sở chính: lo sợ và đề phòng khi có nhân viên từ chi nhánh về.  Ảnh hƣởng do mâu thuẫn nội bộ  Nguyên nhân  Chồng chéo trong chức năng phòng ban  Trách nhiệm không được xác định rõ ràng, cụ thể  Hậu quả  Trạng thái thờ ơ đối với các công việc không xác định rõ trách nhiệm  Nảy sinh mâu thuẫn khi có vấn đề phát sinh Đại học Hoa Sen NL081 Báo cáo thực tập nhận thức Trang 8 2.1.3 Tái quy trình công việc  Thuận lợi  Tinh gọn bộ máy và quy trình làm việc  Xác định cụ thể trách nhiệm từng cá nhân  Giảm thiểu sự chồng chéo trong công tác giữa các phòng ban  Được