Báo cáo Thực tập nhận thức tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu Tiến Minh

Đi hc Hoa Sen Nguyn Hà Nh Uyên TV101 BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC Tên cơ quan thực tập: Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Tiến Minh Thời gian thực tập: Từ 07/01/2013 đến Người hướng dẫn: Ông Lưu Xuân Hạnh Giảng viên hướng dẫn: Thầy Dương Định Quốc Sinh viên thực hiện: Nguyễn Hà Như Uyên Mã số sinh viên: 100784 Lớp: TV101 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN KHOA KINH TẾ THƯƠNG MẠI Đi hc Hoa Sen Nguyn Hà Nh Uyên TV101 TRÍCH YẾU Nhà trường luôn trang bị cho sinh viên rất nhiều kiến thức để lấy đó làm nền tảng cho sau này. Nhưng chỉ kiến thức thôi thì không hề đủ, môi trường bên ngoài có rất nhiều điều mà nhà trường không thể dạy được cho sinh viên, chỉ có thể để bản thân các bạn sinh viên tự trải nghiệm và lấy đó làm bài học cho bản thân. Chính vì hiểu được điều này, trường Hoa Sen đã tạo điều kiện cho sinh viên được thực tập tại các doanh nghiệp, được làm việc trong môi trường chuyên nghiệp, để sinh viên có thể ứng dụng những điều đã học và rèn luyện thêm một số kĩ năng trong công việc. Sau 8 tuần thực tập tại Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Tiến Minh, tôi đã biết cách xử lí một đơn hàng cụ thể, biết cách giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình chuyển giao hàng hóa đến các nhà phân phối, biết cách ứng dụng những kĩ năng giao tiếp đã được học trong việc giao tiếp với khách hàng….Tôi đã tích lũy cho mình được rất nhiều kinh nghiệm, đó sẽ là những hành trang cực kì quý báu cho tương lai của tôi sau này. Đi hc Hoa Sen Nguyn Hà Nh Uyên TV101 MỤC LỤC TRÍCH YẾU ..................................................................................................................................... 2 MỤC LỤC ........................................................................................... Error! Bookmark not defined. LỜI CẢM ƠN ................................................................................................................................... 5 NHẬP ĐỀ ......................................................................................................................................... 6 I.giới thiệu tổng quan về công ty. ................................................................................................... 7 1.Lịch sử hình thành và phát triển .............................................................................................. 7 2.Chức năng và nhiệm vụ .............................................................................................................. 8 2.1 Chức năng............................................................................................................................ 8 2.2 Nhiệm vụ ....................................................................................................................... 8 3.Thực trạng kinh doanh của công ty ............................................................................................. 9 3.1 Các sản phẩm chính: .................................................................................................... 9 3.1 Tình hình tăng trưởng qua các năm gần đây........................................................................ 10 II.Cơ cấu tổ chức- Hoạt động kinh doanh ..................................................................................... 11 1.Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lí ................................................................................................ 11 2.Các phòng ban và chức năng ................................................................................................. 11 3.Phân tích SWOT ................................................................................................................... 13 III.Công việc thực tập .................................................................................................................. 14 1.Công việc tại văn phòng ........................................................................................................ 14 1.1Phân phối lượng hàng tồn kho ............................................................................................. 14 1.2 Nhận đơn đặt hàng ............................................................................................................. 15 1.3.Chăm sóc khách hàng......................................................................................................... 16 1.4 Tìm kiếm khách hàng mới. ................................................................................................. 17 2.Công việc hỗ trợ: .................................................................................................................. 17 2.1Nhập bảng báo giá và soạn thảo công văn ........................................................................... 17 IV. Kết quả đạt được qua đợt thực tập .......................................................................................... 17 1. Tác phong làm việc chuyên nghiệp trong một môi trường doanh nghiệp ............................... 17 2. Hoàn thiện các kĩ năng ......................................................................................................... 18 2.1Kĩ năng giao tiếp ................................................................................................................. 18 2.2 Kĩ năng làm việc nhóm ...................................................................................................... 18 2.3 Kinh nghiệm khác .............................................................................................................. 18 NHẬN XÉT CỦA CÔNG TY THỰC TẬP...................................................................................... 19 NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN .............................................................................. 20 Đi hc Hoa Sen Nguyn Hà Nh Uyên TV101 THÔNG TIN LIÊN HỆ SINH VIÊN ............................................................................................... 21 Đi hc Hoa Sen Nguyn Hà Nh Uyên TV101 LỜI CẢM ƠN Tôi xin chân thành cảm ơn: -Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu TIẾN MINH đã tạo điều kiện cho tôi có cơ hội được thực tập tại công ty - Giám đốc kinh doanh toàn quốc Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu TIẾN MINH-ông Lưu Xuân Hạnh đã tận tình hướng dẫn tôi trong quá trình thực tập, đã cho tôi những thông tin về công ty để tôi có thể hoàn thành cuốn báo cáo này Về phía nhà trường Đại học Hoa Sen, tôi xin gửi lời cảm ơn đến -Ban giám hiệu trường Đại học Hoa Sen -Phòng Hỗ trợ sinh viên và Cộng đồng -Giảng viên điều phối, thầy Lê Ngọc Đức đã hướng dẫn thông tin về cuốn báo cáo; chuẩn báo cáo; nhật kí để tôi có thể làm đúng như yêu cầu của nhà trường -Giáo viên hướng dẫn, thầy đã cho tôi những lời khuyên để tôi có thể hòa nhập vaò môi trường doanh nghiệp một cách nhanh chóng. Đi hc Hoa Sen Nguyn Hà Nh Uyên TV101 NHẬP ĐỀ Bánh kẹo, nước giải khát đang là những nhu yếu phẩm hằng ngày của con người. Nhưng trong tình trạng hàng giả, sản phẩm không rõ nguồn gốc đang lan tràn như hiện nay thì người dân thường tìm đến những sản phẩm ngoại nhập, có chất lượng tốt, có xuất xứ rõ ràng để bảo đảm sức khỏe cho mình và người thân. Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Tiến Minh là công ty thương mại- dịch vụ chuyên phân phối mặt hàng này trên cả toàn quốc. Và đây là công ty tôi có cơ hội thực tập trong vòng 8 tuần. Khi bước chân vào môi trường làm việc chuyên nghiệp như thế này, tôi đã đặt ra các mục tiêu cho mình như sau: Mục tiêu 1: Hoàn thành tốt đợt thực tập nhận thức Mục tiêu 2: Học hỏi tác phong làm việc nghiêm túc, cách xử lí công việc chuyên nghiệp từ các anh chị đi trước. Mục tiêu 3: áp dụng được nhưng kiến thức và kĩ năng đã học tại nhà trường vào công việc cũng như học hỏi thêm được những kiến thức mới để tự đúc kết những kinh nghiệm quý báu cho bản thân sau này Mục tiêu 4: Thu thập được nhiều thông tin để có thể hoàn thành tốt báo cáo về thực tập nhận thức. Mục tiêu 5: Tạo mối quan hệ thân thiết giữa Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Tiến Minh và trường Đại học Hoa Sen để tạo điều kiện cho các bạn khóa sau được thực tập tại đây. Đi hc Hoa Sen Nguyn Hà Nh Uyên TV101 I.giới thiệu tổng quan về công ty. 1.Lịch sử hình thành và phát triển - Tên công ty: Công ty Cổ Phần Xuất Nhập Khẩu Tiến Minh - Tên viết tắt: Timiex Corp - Người đại diện trước pháp luật: ông Nguyễn Ngọc Vinh - Hình thức sở hữu vốn: Cổ phần - Vốn điều lệ: 800 triệu đồng - Địa chỉ: 380/13B Nam Kỳ Khởi Nghĩa, Phường 8, Quận 3, Thành phố Hồ Chí Minh - Điện thoại: (84-8)38484042 – 38436459 - Fax: (84-8)38484170 - Email: timiex-corp@vnn.vn tienminhcorp@vnn.vn _Logo công ty: Công Ty Cổ Phần Xuất Nhập Khẩu Tiến Minh được thành lập năm 2005 với số vốn ban đầu là 800 triệu đồng. Hiện nay, Công Ty Cổ Phần Xuất Nhập Khẩu Tiến Minh là một doanh nghiệp vừa và nhỏ, chuyên nhập khẩu, xuất khẩu và phân phối các mặt hàng bánh kẹo, nước giải khát, sản phẩm dinh dưỡng từ các nhà sản xuất Indonesia, Malaysia như: Julie’s, Wonder food, Gizita,… Công ty luôn cố gắng tìm kiếm và phát triển các thị trường tiềm năng. Cho đến nay, công ty đã hợp tác với nhà sản xuất Malaysia để sản xuất các sản phẩm dinh dưỡng thích hợp cho trẻ em và phụ nữ mang thai. Đặc biệt, Tiến Minh hiện thời là một trong những nhà phân phối các sản phẩm có chất lượng dành cho người bệnh tiểu đường, ăn kiêng,… Tất cả các sản phẩm trên đều đã được kiểm nghiệm ở Viện Dinh Dưỡng Việt Nam. Đi hc Hoa Sen Nguyn Hà Nh Uyên TV101 Hình thức sở hữu vốn: vốn cổ phần, mỗi cổ phiếu trị giá: 100.000 đồng. Mỗi sáng lập viên và cổ đông của công ty có trách nhiệm pháp lý và bổn phận trong vốn góp của công ty. Tổ chức kinh doanh của công ty: mọi hoạt động mua bán của công ty đều xảy ra tại trụ sở chính và không có chi nhánh nào khác. Bảng 1.1: Danh sách sở hữu cổ phần của công ty khi thành lập. (ĐVT: triệu đồng) STT Tên của sáng lập viên Số lượng Giá trị (triệu đồng) 1 Ông Hà Minh Duy Hưng 4000 400 2 Ông Trần Văn Thanh 400 40 3 Ông Trần Tuấn Kiệt 3600 360 TỔNG CỘNG 8000 800 (Nguồn: Luật Kinh Doanh và Giấy Phép Kinh Doanh của Công ty Cổ Phần Xuất Nhập Khẩu Tiến Minh – 2005) 2.Chức năng và nhiệm vụ 2.1 Chức năng - Tổ chức mua bán, ký gửi hàng hóa trong và ngoài nước. - Giao dịch, ký kết các hợp đồng mua bán trong và ngoài nước. 2.2 Nhiệm vụ - Củng cố mở rộng kinh doanh trong nước, phát triển hoạt động kinh doanh - Tổ chức xây dựng và thực hiện kế hoạch kinh doanh, chịu trách nhiệm trước khách hàng trong và ngoài nước về những hoạt động kinh doanh do công ty ký kết. - Bảo toàn và phát triển vốn tạo ra hiệu quả kinh tế cho xã hội, tăng cường cơ sở vật chất cho công ty xây dựng nền tảng cho công ty ngày càng phát triển vững mạnh. - Nộp thuế cho nhà nước đầy đủ và kịp thời - Thực hiện nghiêm túc chế độ chính sách đối với người lao động, không ngừng tổ chức đào tạo nhân lực, nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ công nhân viên trong công ty. Đi hc Hoa Sen Nguyn Hà Nh Uyên TV101 3.Thực trạng kinh doanh của công ty 3.1 Các sản phẩm chính: Xuất phát từ nhu cầu tiêu dùng ngày càng cao của thị trường, sản phẩm công ty kinh doanh là các loại bánh kẹo cao cấp với thương hiện uy tín trên thị trường thế giới. Công ty đã không ngừng tìm kiếm các sản phẩm chất lượng cao, đảm bảo tiêu chuẩn vệ sinh ..nhằm cung cấp cho người tiêu dùng những sản phẩm tốt nhất.Mục tiêu của công ty là trở thành nhà phân phối bánh kẹo lớn nhất…  Bánh xốp Win Win ( Malaysia)  Socola dù CHOKOKU ( Indonesia) Hình 2: Socola dù CHOKOKU Đi hc Hoa Sen Nguyn Hà Nh Uyên TV101  Sữa đậu nành SOY MASTER. ( Malaysia) Hình 3: Sữa đậu nành SOY MASTER ( Nguồn: công ty cung cấp) 3.1 Tình hình tăng trưởng qua các năm gần đây. Bảng 1: tình hình tăng trưởng qua các năm của công ty ( Nguồn: phòng tài chính kế toán của công ty)  Năm 2009: thời gian này công ty đang phát triển rất ổn định, sản phẩm của công ty được khách hàng tin dùng nên tình hình kinh doanh của công ty rất tốt, đem lại nguồn lợi nhuận cao.  Năm 2010: trong năm này công ty đang cho ra mắt sản phẩm mới, phải chịu rất nhiều chi phí ban đầu và tình hình kinh tế của nước ta trong giai đoạn này cũng không được ổn định lắm nên nguồn lợi nhuận tăng không nhiều  Năm 2011: thời gian này sản phẩm mới của công ty đã được nhiều khách hàng biết đến và ưa chuộng nên nguồn lợi nhuận đã tăng lên rất nhiều Năm 2009 2010 2011 Doanh thu thuần Lợi nhuận sau thuế Doanh thu thuần Lợi nhuận sau thuế Doanh thu thuần Lợi nhuận sau thuế 16,262,000,000 706,000,000 18,200,000,000 791,000,000 19,165,000,000 833,000,000 Đi hc Hoa Sen Nguyn Hà Nh Uyên TV101 Từ trước đến nay, nguồn đem lại lợi nhuận cho công ty chủ yếu là nhập khẩu sản phẩm và phân phối lại trong nước, mảng xuất khẩu vẫn chưa được thực hiện nên trong năm nay công ty sẽ thực hiện kế hoạch đặt nhà máy sản xuất tại TPHCM để đẩy mạnh khâu xuất khẩu, mở rộng quy mô cuả công ty, mang sản phẩm của Việt Nam phủ sóng đến các nước trên thế giới. Bên cạnh đó, công ty cũng muốn mở rộng mặt hàng kinh doanh của mình. Sắp tới đây, công ty đã có kế hoạch phát triển bên lĩnh vực mỹ phẩm và sữa. II.Cơ cấu tổ chức- Hoạt động kinh doanh 1.Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lí Hình 4: Sơ đồ bộ máy quản lý của Công ty Cổ Phần Xuất Nhập Khẩu Tiến Minh 2.Các phòng ban và chức năng  Hội đồng quản trị: Có đủ quyền thay mặt để ra các quyết định liên quan đến mục tiêu và quyền lợi của Công ty. Hội đồng quản trị có quyền bổ nhiệm, hủy bỏ Giám Đốc và các thành viên khác, ra quyết định kế hoạch kinh doanh, cân đối ngân sách và hệ thống quản lý của Công ty…  Ban Giám đốc: Giám đốc: Là chủ tài khoản và người đại diện trước pháp luật, chịu trách nhiệm về mọi mặt của công ty. Ra quyết định kinh doanh, kế hoạch đầu tư BAN GIÁM ĐỐC HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ PHÒNG TỔ CHỨC NHÂN SỰ PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN PHÒNG KINH DOANH ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG PHÒNG XUẤT NHẬP KHẨU Đi hc Hoa Sen Nguyn Hà Nh Uyên TV101 của Công ty, ký kết hợp đồng kinh tế. Quản lý lĩnh vực Nhập khẩu và có trách nhiệm trong mọi hoạt động kinh doanh liên quan việc Nhập khẩu – Xuất khẩu và phát triển sản phẩm mới của Công ty. Hướng dẫn, quản lý bộ phận nhân sự, hệ thống kinh doanh và các hoạt động kế toán, lập ra cơ cấu tổ chức phù hợp với mục đích đề ra. Phó giám đốc: Là người giúp cho giám đốc điều hành các hoạt động sản xuất trong công ty và thay mặt điều hành công ty khi giám đốc đi vắng; tham mưu cho giám đốc lựa chọn khách hàng, đàm phán với đối tác; giúp giám đốc tuyển chọn củng cố và phát triển nguồn nhân lực có trình dộ tay nghề cao. Ngoài ra, phó giám đốc còn được ủy quyền ký thay các văn bản nghiệp vụ.  Phòng tổ chức nhân sự: có trách nhiệm quản lý hồ sơ của cán bộ, công nhân viên và văn thư, hồ sơ liên quan; tổ chức cán bộ, điều động nhân sự theo quyết định của Giám Đốc; tham mưu cho ban lãnh đạo kế hoạch đào tạo nhân sự; tổ chức các hoạt động của công ty như hội họp, tiếp khách…; nhận lệnh thay mặt ban lãnh đạo ký các văn bản hành chính, giấy giới thiệu…ra văn bản về nội quy khen thưởng,kỷ luật,mức luơng của cán bộ công nhân viên  Phòng tài chính kế toán: Có chức năng tổ chức, lập kế hoạch tài chính và quyết toán hàng tháng,quý, năm của công ty, giúp Ban Giám Đốc xây dựng các kế hoạch về tài chính của doanh nghiệp. Tổng hợp phân tích tình hình thu chi của doanh nghiệp,phân tích dòng chảy tiền mặt để lập kế hoạch về tài chính phục vụ kịp thời cho các Quyết định kinh doanh,quản lý theo dõi các nguồn vốn, chấp hành sự kiểm tra và kiểm sóat của ban giám đốc,lưu trữ, theo dõi, quản lý chặt chẽ toàn bộ hồ sơ sổ sách, chứng từ, tài liệu, tài sản và các phương tiện làm việc thuộc phạm vi phòng đang sử dụng. Thực hiện việc thanh toán lương cho cán bộ công nhân viên trong công ty theo đánh giá được duyệt và khoản bảo hiểm xã hội, trợ cấp thôi việc theo chế độ.  Phòng kinh doanh: Thành lập hệ thống phân phối sản phẩm bánh kẹo,nước ép trái cây, chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh, tiếp thị, tư vấn cho khách Đi hc Hoa Sen Nguyn Hà Nh Uyên TV101 hàng, mở rộng thị trường phân phối. Thực hiện các báo cáo giá, kế hoạch dự toán mua sắm hàng hóa hàng tháng, quý, năm nhằm phục vụ cho hoạt động kinh doanh của công ty. Báo cáo tình hình hoạt động cho cấp lãnh đạo chính xác và đúng thời hạn. Lập kế hoạch và đưa ra kế hoạch phát triển.  Phòng xuất nhập khẩu: Bộ phận giao hàng nhận đơn hàng từ kế toán bán hàng phối hợp với thủ kho để xuất hàng theo đúng số lượng,sản phẩm và giao đến đúng địa chỉ trên toa hàng,nếu khách hàng trả tiền mặt thì lập phiếu thu tiền,nếu nợ thì nhân viên giao hàng sẽ cho khách hàng ký nhận nợ,khách giử 1 liên,liên còn lại đem về giao lại cho kế toán công nợ theo dõi để thu. 3.Phân tích SWOT  Điểm mạnh:  Uy tín với khách hàng.  Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp  Hệ thống phân phối rộng khắp cả nước  Sản phẩm có chất lượng tốt  Ban lãnh đạo có năng lực và nhiều kinh nghiệm  Mức giá sản phẩm tương đối cạnh tranh.  Tình hình tài chính ổn định  Điểm yếu:  Chưa đầu tư nhiều cho việc quảng bá thương hiệu của công ty  Chưa có bộ phận chuyên trách về marketing  Cơ hội  Các chính sách ưu đãi của chính phủ về ngành xuất nhập khẩu  Nguồn cung cấp hàng ổn định  Bánh kẹo, nước giải khát là nhu yếu phẩm hằng ngày của người dân  Việt Nam đã gia nhập WTO nên có nhiều cơ hội phân phối những chủng loại hàng hóa đa dạng Đi hc Hoa Sen Nguyn Hà Nh Uyên TV101  Thách thức:  Tỷ lệ lạm phát cao  Sự cạnh tranh của các đối thủ khác III.Công việc thực tập 1.Công việc tại văn phòng 1.1Phân phối lượng hàng tồn kho -Nhận thông báo số lượng hàng tồn kho mỗi ngày từ sell admin -Lên kế hoạch thúc đẩy phân phối lượng hàng tồn kho đến khách hàng.  Kĩ năng: sử dụng phần mềm excel  Kinh nghiệm: Phải theo dõi lượng hàng xuất nhập tồn hằng ngày mới có thể giải quyết các đơn hàng trong ngày của khách hàng hoặc để lập kế hoạch phân phối lượng hàng tồn đến các nhà phân phối  Nhận xét: đây là công việc tương đối đơn giản vì thủ kho đã thực hiện bảng báo cáo rất chi tiết, giúp tôi dễ dàng theo dõi để thực hiện công việc của mình. Hình 5: Bảng xuất nhập tồn hằng ngày của công ty ( Nguồn: tự chụp trong quá trình làm việc) Đi hc Hoa Sen Nguyn Hà Nh Uyên TV101 1.2 Nhận đơn đặt hàng  Cách thực hiện: -Nghe điện thoại của khách hàng ghi lại đơn đặt hàng, xem số lượng hàng tồn kho có đủ để đáp ứng nhu cầu của khách hàng hay không, sau đó chuyển đơn đặt hàng cho sell admin để lên đơn hàng. -Nếu là khách hàng mới, tôi sẽ tư vấn cho khách hàng những sản phẩm của công ty, giá cả, chính sách của công ty.  Kĩ năng: kĩ năng giao tiếp  Kinh nghiệm: Biết cách làm việc như một nhân viên ở phòng kinh doanh,biết cách trao đổi thông tin với khách hàng và đặc biệt là biết cách xử lí một đơn hàng mới và đơn hàng cũ.  Nhận xét: tuy đã học qua môn kĩ năng giao tiếp tại trường, cũng đã hiểu sơ qua về cách nói chuyện với khách hàng, nhưng khi bước vào công việc tưởng chừng như đơn giản này tôi đã thiếu sót rất nhiều. Sau 8 tuần thực tập, công ty đã rèn luyện cho tôi kĩ năng nói chuyện điện thoại thành thạo, trôi chảy, không vấp váp Hình 6: Nghe điện thoại của khách hàng ( Nguồn:tự chụp lại trong quá trình trình thực tập ) Đi hc Hoa Sen Nguyn Hà Nh Uyên TV101 1.3.Chăm sóc khách hàng  Cách thực hiện: -Nghe điện thoại của khách hàng, lắng nghe những thắc mắc, những khiếu nại của khách hàng về sản phẩm. -Gọi điện thoại đến khách hàng, thăm hỏi tình hình buôn bán và số lượng hàng tồn kho của khách hàng để có thể tư vấn số lượng hàng cần đặt cho khách hàng.  Kĩ năng: kĩ năng giao tiếp qua điện thoại  Kinh nghiệm: Biết được cách giao tiếp với khách hàng, bên cạnh đó phải biết nắm bắt được ý muốn của khách