Báo cáo Thực tập tại công ty TNHH thương mại kỹ thuật điện Hà Nội

Chương I Giới thiệu chung về công ty. 1.Lịch sử hình thành công ty. Công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại kỹ thuật điện Hà Nội là một doanh nghiệp tư nhân mới được thành lập từ năm 2000, do vậy đây là một doanh nghiệp trẻ mới đi vào hoạt động sản xuất kinh doanh. Công ty được thành lập bởi một nhóm thanh niên năng động và tuổi đời còn trẻ. Cùng với việc đây là một doanh nghiệp trẻ thêm vào đó lại hoạt động trong lĩnh vực xây lắp điện, một ngành mà nhà nước vẫn còn nắm giữ vị trí độc quyền trong sản xuất và phân phối điện năng nên các lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp còn rất hạn hẹp. Lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của công ty là xây dựng và lắp đặt các trạm biến áp, các đường dây tải điện và các công trình điện khác như hệ thống chiếu sáng đô thị, mạng lưới điện cho các khu chung cư… Bên cạnh đó doanh nghiệp cũng đi vào kinh doanh các thiết bị điện. Trải qua bảy năm đi vào hoạt động công ty đã đạt được những thành tựu nhất định. 2. Cơ cấu tổ chức của công ty. Trong thời gian thực tập tại công ty và được sắp xếp thực tập tại phòng kinh doanh của công ty, cùng với sự giới thiệu của người hướng dẫn ở công ty và sự tự tìm hiểu của bản thân về công ty thì bước đầu em có những hiểu biết sơ bộ về cơ cấu tổ chức của công ty và chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban. Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn thì cơ cấu tổ chức của công ty bao gồm. Hội đồng cổ đông của công ty. Ban kiểm sát Ban giám đốc Phòng nhân sự Phòng kinh doanh Phòng sản xuất kỹ thuật Phòng tài chính kế toán Kho hàng và vật tư Cơ cấu tổ chức của công ty. / Hội đồng cổ đông là nơi có trách nhiệm cao nhất trong công ty về các quyết định trong hoạt động của công ty, là nơi đưa ra các chính sách và các quyết định quan trọng của công ty. Ban giám sát là nơi thực hiện quyền giám sát với các hoạt động của hội đồng cổ đông cũng như các phòng ban trong công ty. Giám đốc là người chịu trách nhiệm trực tiếp trước hội đồng cổ đông về các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, là người chịu trách nhiệm chính trong các quyết định quản lý của công ty, là người thay mặt công ty ký các bản hợp đồng sản xuất kinh doanh. Phòng nhân sự là nơi chịu trách nhiệm tuyển dụng, quản lý và đào tạo nhân sự cho công ty, xác định số lượng lao động cần thiết cho công ty trong mỗi thời kỳ để cho công ty có thể được hoạt động một cách trôi chảy, xây dựng phương án điều động nhân sự sao cho hiệu quả. Do tính chất hoạt động của công ty là xây dựng và lắp đặt các mạng lưới hệ thống điện ở các tỉnh thành nên hoạt động sản xuất không phải diễn ra ở trong một địa điểm cụ cố định do đó việc điều động nhân sự càng trở lên phức tạp, vì vậy mà phòng nhân sự phải có trách nhiệm xây dựng được kế hoạch luân chuyển lao động sao cho hợp lý để các hoạt động sản xuất của công ty được tiến hành một cách hiệu quả, đáp ứng tốt nhất nhu cầu sản xuất. Phòng sản xuất do công ty thực hiện chức năng chủ yếu là xây dựng và lắp đặt các công trình điện nên phòng sản xuất là phòng phải thực hiện nhiệm vụ nặng nề nhất, thực hiện các công việc xây lắp các hạng mục của các công trình điện như trạm biến áp, kéo các đường dây tải điện. Do đó với điều kiện phải di chuyển thường xuyên từ nơi này sang nơi khác, từ công trình này sang công trình khác, do vậy khiến cho hoạt động sản xuất nhiều khi gặp phải những khó khăn. Không chỉ phải di chuyển con người mà thêm vào đó là phải di chuyển cả các trang thiết bị phục vụ cho hoạt động sản xuất nên phòng sản xuất phải xây dựng được cho mình một kế hoạch sản xuất cùng với kế hoạch tiến độ sao cho hợp lý để không làm chậm tiến độ của các công trình cũng như kế hoạch chung của toàn công ty gây thiệt hại cho công ty. Phòng kinh doanh với chức năng của mình là tiến hành tìm hiểu về thị trường, dự báo thị trường, làm việc với các đối tác về các điều kiện trong hợp đồng như thời gian thực hiện hợp đồng, chủng loại vật liệu được dùng để xây dựng các hạng mục công trình… Do công ty không chỉ hoạt động trong lĩnh vực xây lắp các công trình điện mà công ty còn kinh doanh các thiết bị điện nên phòng kinh doanh còn đảm nhiệm chức năng kinh doanh các sản phẩm ngành điện. Phòng kế toán tài chính, với chức năng chủ yếu là cân đối các khoản thu chi trong doanh nghiệp, bảo đảm cho doanh nghiệp có được lượng vốn lưu động cần thiết để cho doanh nghiệp có thể hoạt động một cách hiệu quả, bảo đảm cho việc lưu chuyển tiền tệ trong doanh nghiệp được thực hiện một cách trôi chảy, hiệu quả. Xây dựng bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh cho từng kỳ để trình lên giám đốc và hội đồng cổ đông xem xét và có những điều chỉnh cần thiết. Bên cạnh đó do công ty hoạt động trong lĩnh vực xây lắp các công trình điện nên có thể coi mỗi công trình là một dự án kinh doanh của công ty do đó phòng kế toán tài chính phải có trách nhiệm tính toán các chỉ tiêu tài chính cho các dự án đó cũng như số vốn cần thiết phải bỏ ra để đầu tư vào dự án… để từ đó có phương án huy động vốn có hiệu quả. Bên cạnh đó phòng kế toán tài chính cũng xây dựng các kế hoạch tài chính cho toàn công ty cũng như cho các phòng ban khác. Kho hàng và vật tư là bộ phận chịu trách nhiệm dự trữ các sản phẩm và trang thiết bị cần thiết cho hoạt động xây dựng của công ty, bên cạnh đó nó còn chịu trách nhiệm cung ứng các trang thiết bị cần thiết cho hoạt động xây lắp của công ty. Các vị trí lãnh đạo trong công ty. Nguyễn ngọc Đương: chủ tịch hội đồng quản trị Đặng văn Long: Giám đốc kiêm trưởng phòng kinh doanh Nguyễn thu Hoài: Trưởng phòng kế toán tài chính Nguyễn văn Tuân: Trưởng phòng sản xuất kỹ thuật Đỗ duy Đồng: thủ kho Với việc được thực tập tại phòng kinh doanh của công ty thì qua quá trình tìm hiểu thì em đã thấy được mối quan hệ giữa các phòng ban trong công ty và giữa các cấp trong công ty, qua đó có được cái nhìn sơ bộ về cung cách quản lý trong công ty. Trong các mối quan hệ đó thì chủ yếu là mối quan hệ dọc giữa các cấp trong công ty và mối quan hệ ngang giữa các phòng ban trong công ty. Mối quan hệ dọc là mối quan hệ giữa ban lãnh đạo công ty với các phòng ban giúp việc trong công ty, nó thể hiện sự trao đổi thông tin hai chiều từ trên xuống và từ dưới lên. Theo đó thì ban giám đốc là người có trách nhiệm và quyền hạn cao nhất trong các hoạt động quản lý và sản xuất kinh doanh của công ty sẽ là người đưa ra các quyết sách, các phương hướng hoạt động của doanh nghiệp cũng như các kế hoạch lớn của doanh nghiệp để giúp doanh nghiệp có được một tầm nhìn xa hơn trong tương lai, có thể nói ban giám đốc như là người cầm lái để chèo chống con thuyền doanh nghiệp đi đúng hướng. Từ các quyết định của ban giám đốc để từ đó truyền đạt xuống tới các phòng ban chức năng. Để từ đó mà các phòng ban chức năng với quyền hạn và trách nhiệm của mình sẽ thực hiện những phần công việc được giao, cố gắng hoàn thành những nhiệm vụ mà ban giám đốc đặt ra để từ đó có được kết quả chung là làm cho doanh nghiệp không ngừng phát triển và mở rộng. Bên cạnh đó cũng có sự liên hệ ngược chiều khi các phòng ban chức năng sẽ có trách nhiệm cung cấp các thông tin về tình hình hoạt động của phòng ban mình, về tiến độ thực hiện các công trình, tình hình nhân sự của doanh nghiệp và tình hình luân chuyển vốn trong doanh nghiệp. Với các thông tin mà từ dưới đưa lên thì từ đó mà ban giám đốc sẽ có sự nghiên cứu đánh giá để có thể đưa ra những quyết định phù hợp và những sự điều chỉnh nếu thấy cần thiết về đương lối thực hiện, phương pháp thực hiện, để đưa doanh nghiệp đi theo đúng quỹ đạo. Bên cạnh mối quan hệ dọc còn có mối quan hệ ngang giữa các phòng ban chức năng. Theo đó giữa các phòng ban chức năng sẽ có sự liên lạc trao đổi thông tin lẫn nhau để từ đó mà có sự điều chỉnh cần thiết sao cho các kế hoạch tác nghiệp của các phòng ban không bị chồng chéo, kìm hãm nhau. Theo đó thì phòng kinh doanh với chức năng là tìm hiểu thị trường, đánh giá thị trường, tìm kiếm các hợp đồng xây lắp mới sẽ có vai trò quan trọng khi sẽ là người cung cấp thông tin về thị trường và các bản hợp đồng xây lắp có thể sẽ có trong tương lai để từ đó các phòng ban khác sẽ có sự điều chỉnh hợp lý làm căn cứ để xây dựng kế hoạch cho phòng ban mình. Với các thông tin mà phòng kinh doanh cung cấp thì phòng sản xuất sẽ xây dựng cho mình kế hoạch tiến độ sản xuất sao cho hợp lý để đảm bảo việc thực hiện các công trình sẽ không bị chồng chéo lên nhau, không kìm kẹp nhau trong quá trình thực hiện. Để từ đó có sự điều động máy móc thiết bị phục vụ cho quá trình sản xuất được được hợp lý kịp thời. Từ các thông tin từ phòng kinh doanh và phòng sản xuất từ đó phòng nhân sự sẽ có kế hoạch điều động nhân sự sao cho hợp lý, do việc xây lắp các công trình không phải là công việc đều đặn thường xuyên có lúc có ít công trình nên cần ít lao động nhưng lại có nhứng lúc có nhiều công trình được thực hiện cùng lúc do đó nhu cầu về nhân sự luôn thay đổi do vậy mà phòng nhân sự cần nắm chắc các thông tin từ phòng kinh doanh và phòng sản xuất để có kế hoạch điều động nhân sự sao cho hợp lý hiệu quả. Với các thông tin từ các phòng ban chức năng khác thì phòng kế toán tài chính sẽ xây dựng kế hoạch tài chính cho các công trình và các phòng ban để đảm bảo cho việc huy động vốn cho các công trình được thuận lợi. 3. Các lĩnh vực kinh doanh chủ yểu của công ty. Ngay từ tên gọi của công ty chúng ta đã có thể hình dung ra bước đầu các lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của công ty. Có thể nói rằng công ty tham gia vào hai lĩnh vực kinh doanh chủ yếu là. Thứ nhất là mảng xây lắp điện, đây là lĩnh vực kinh doanh chủ yếu và là quan trọng nhất của công ty, mảng hoạt động này đem lại lợi doanh thu cũng như lợi nhuận chủ yếu cho công ty. Trong mảng hoạt đông này thì công ty thực hiện các công việc chủ yếu là xây dựng các công trình điện và hệ thống điện. Trong đó thì công ty trực tiếp tiến hành các hoạt đông xây lắp bằng đội ngũ nhân viên của công ty. Thứ hai là mảng kinh doanh các thiết bị điện như áp to mát, rơle từ, dây cáp điện, biến thế điện… trong mảng kinh doanh này thì không như phần xây lắp là công ty trực tiếp tiến hành sản xuất còn trong mảng kinh doanh các thiết bị điện thì công ty tiến hành nhập hàng và bán hành thực hiện nghiệp vụ mua bán, mảng kinh doanh này cũng đem lại một phần doanh thu cho công ty và tạo việc làm cho một số nhân viên bán hàng. Ở đây công ty tiến hành nhập hàng về có thể là để cung cấp cho chính hoạt động xây lắp của công ty hay đem cung ứng ra thị trường cho các khách hàng là các công ty điện khác. Chương II Thực trạng hoạt động của công ty trong những năm vừa qua. Công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại kỹ thuật điện Hà Nội là một công ty mới được thành lập từ năm 2000 nên quá trình hoạt động của công ty là chưa lâu. Trong những năm qua thực trạng hoạt động của công ty là tương đối tốt và có một số kết quả nhất định. 1.Năm đầu tiên đi vào hoạt động năm 2000. Bước vào năm đầu tiên khi công ty mới được thành lập và bước đầu đi vào hoạt động thì với một công ty còn non trẻ chưa có nhiều kinh nghiệm nên công ty gặp rất nhiều khó khăn trong quá trình hoạt động. Bộ máy quản lý thì chưa ổn định vẫn còn nhiều lộn xộn bất hợp lý, đội ngũ nhân viên thì còn thiếu với nòng cốt là đội ngũ nhân viên trẻ đã từng hoạt động ở các công ty khác nay về với công ty để làm việc, thêm vào đó là thị trường hoạt động chưa nhiều. Công ty chưa có nhiều công trình thi công do vậy mà trong năm đầu tiên thì doanh thu của công ty là chưa nhiều. Với năm đầu tiên đi vào hoạt động thì công ty cũng chưa có nhiều công trình được ký kết do vậy mà công ty chỉ có thể tập trung vào khai thác thị trường, giới thiệu công ty tạo mối quan hệ với các đối tác trong ngành đặc biệt là các công ty nhà nước. Thêm vào đó là công ty tập trung đi vào ổn định bộ máy quản lý cũng như cách thức quản lý công ty. Sắp xếp bố trí đội ngũ nhân sự, tuyển dụng đào tạo đội ngũ công nhân. Do vậy mà trong năm đầu tiên thì công ty đạt được một số kết quả sau. Chỉ tiêu   Đơn vị tính    Doanh thu  Xây lắp  Triệu đồng  1000    Bán hàng  Triệu đồng  100   Lợi nhuận   Triệu đồng  100   Vốn hoạt động  Vốn điều lệ  Triệu đồng  500    Vốn đi vay  Triệu đồng  200   Số lao động   Người  110   Số công trình thực hiện   Công trình  10   2. Năm 2001. Sau năm thứ nhất gặp nhiều khó khăn trong hoạt động như hạn hep về thị trường, bộ máy quản lý chưa ổn định. Đến năm thứ hai thì hoạt động của công ty đã đi vào quỹ đạo và dần ổn định. Với bộ máy quản lý đã được thiết lập ổn định cùng phương pháp quản lý đã được xác lập nên công ty đã có được nhiều bước phát triển so với năm trước. Thị trường hoạt động của công ty đã được mở rộng ra các tỉnh thành phía bắc, công ty bước đầu đã có những bản hợp đồng xây lắp ở các tỉnh ngoài như hợp đồng xây dựng các công trình điện ở các tỉnh Thái Nguyên, Bắc Ninh… Nhờ đó mà tạo được thêm việc làm cho công nhân viên trong công ty, quảng bá được hình ảnh của công ty tới các đối tác. Cùng với việc thị trường xây lắp được mở rộng hơn thì kéo theo đó thị trường bán hàng cũng được mở rộng nhờ đó mà doanh thu từ hoạt động xây lắp cũng như hoạt động bán hàng đã được tăng lên đáng kể. Nhờ có những việc thị trường được mở rộng số công trình xây lắp được tăng lên do vậy mà số lượng lao động trong công ty cũng được tăng lên nếu như năm trước số lượng lao động của công ty là 110 thì đến năm 2001 số lao động trong công ty đã tăng lên là 130 người, trong đó số lượng công nhân là 100 người. Nếu như trong năm 2000 công ty chỉ có được 10 bản hợp đồng xây lắp thì đến năm 2001 công ty đã ký kết được 15 bản hợp đồng xây lắp với các đối tác trong đó có các hợp đồng xây dựng trạm biến áp cho các tỉnh thành và những hợp đồng lắp đặt tủ điện cho các công trình công cộng. Nhờ đó mà trong năm 2001 doanh thu từ hoạt động xây lắp đã lên tới 2 tỷ đồng và doanh thu từ hoạt động bán hàng thì đạt 200 triệu đồng. Trong năm 2001 này thì số vốn hoạt động của công ty cũng đã được tăng lên trong khi số vốn điều lệ vẫn là 500 triệu thì lượng vốn đi vay là 600 triệu đồng nhờ đó mà tổng số vốn của công ty đạt 1,1 tỷ đồng. Nhưng so với yêu cầu phát triển của công ty thì số vốn ấy còn rất nhỏ bé. Công ty đang mong muốn có thể vay thêm được nhiều vốn hơn nữa để có thể mở rộng khả năng sản xuất trang bị máy móc thiết bị. Trong quá trình tìm hiểu tại công ty thì em thấy rằng việc lập kế hoạch trong công ty đã không được coi trọng khi mà kế hoạch tổng thể của công ty chưa được xây dựng hợp lý, còn các kế hoạch tác nghiệp thì hầu như chưa có. Chỉ tiêu   Đơn vị tính    Doanh thu  Xây lắp  Triệu đồng  2000    Bán hàng  Triệu đồng  200   Lợi nhuận   Triệu đồng  300   Vốn hoạt động  Vốn điều lệ  Triệu đồng  500    Vốn đi vay  Triệu đồng  600   Số lao động   Người  130   Số công trình thực hiện   Công trình  15   3. Năm 2002. Sau năm thứ nhất gặp nhiều khó khăn trong hoạt động như hạn hep về thị trường, bộ máy quản lý chưa ổn định. Đến năm 2002 thì hoạt động của công ty đã đi vào quỹ đạo và ổn định. Với bộ máy quản lý đã được thiết lập ổn định cùng phương pháp quản lý đã được xác lập nên công ty đã có được nhiều bước phát triển so với năm trước. Thị trường hoạt động của công ty đã được mở rộng ra các tỉnh thành phía bắc, công ty đã có những bản hợp đồng xây lắp ở các tỉnh ngoài như hợp đồng xây dựng các công trình điện ở các tỉnh Thái Nguyên, Bắc Ninh, Hải Dương… Nhờ đó mà tạo được thêm việc làm cho công nhân viên trong công ty, quảng bá được hình ảnh của công ty tới các đối tác. Cùng với việc thị trường xây lắp được mở rộng hơn thì kéo theo đó thị trường bán hàng cũng được mở rộng nhờ đó mà doanh thu từ hoạt động xây lắp cũng như hoạt động bán hàng đã được tăng lên đáng kể. Nhờ có những việc thị trường được mở rộng số công trình xây lắp được tăng lên do vậy mà số lượng lao động trong công ty cũng được tăng lên nếu như năm trước số lượng lao động của công ty là 130 thì đến năm 2002 số lao động trong công ty vẫn giữ ở mức là 130 người, trong đó số lượng công nhân là 100 người. Nếu như trong năm 2001 công ty chỉ có được 15 bản hợp đồng xây lắp thì đến năm 2002 công ty đã ký kết được 20 bản hợp đồng xây lắp với các đối tác trong đó có các hợp đồng xây dựng trạm biến áp cho các tỉnh thành và những hợp đồng lắp đặt tủ điện cho các công trình công cộng. Nhờ đó mà trong năm 2001 doanh thu từ hoạt động xây lắp đã lên tới 3,1 tỷ đồng và doanh thu từ hoạt động bán hàng thì đạt 300 triệu đồng. Với việc quy mô lao động không tăng trong năm 2002 mà khối lượng công việc lại tăng lên thì công ty đã phải trang bị thêm máy móc thiết bị để có thể tăng năng suất lao động, nhờ có máy móc thiết bị mới mà chất lượng các công trình đã được nâng lên rõ rệt thêm vào đó là nó góp phần đẩy nhanh tiến độ hoàn thành các công trình. Trong năm 2002 này thì số vốn hoạt động của công ty cũng đã được tăng lên trong khi số vốn điều lệ vẫn là 500 triệu thì lượng vốn đi vay là 700 triệu đồng nhờ đó mà tổng số vốn của công ty đạt 1,2 tỷ đồng. Nhưng so với yêu cầu phát triển của công ty thì số vốn ấy còn rất nhỏ bé. Công ty đang mong muốn có thể vay thêm được nhiều vốn hơn nữa để có thể mở rộng khả năng sản xuất trang bị máy móc thiết bị. Trong quá trình tìm hiểu tại công ty thì em thấy rằng việc lập kế hoạch trong công ty trong năm 2002 này tuy đã có nhiều cải thiện nhưng vẫn chưa được coi trọng khi mà kế hoạch tổng thể của công ty chưa được xây dựng hợp lý, còn các kế hoạch tác nghiệp thì hầu như chưa có. Chỉ tiêu   Đơn vị tính    Doanh thu  Xây lắp  Triệu đồng  3100    Bán hàng  Triệu đồng  300   Lợi nhuận   Triệu đồng  500   Vốn hoạt động  Vốn điều lệ  Triệu đồng  500    Vốn đi vay  Triệu đồng  700   Số lao động   Người  130   Số công trình thực hiện   Công trình  20   4. Năm 2003. Cùng với đà phát triển của năm 2002 thì đến năm 2003 này công ty cũng vẫn duy trì được mức tăng trưởng và phát triển. Thị trường hoạt động của công ty đã được mở rộng ra các tỉnh thành phía bắc, công ty đã có những bản hợp đồng xây lắp ở các tỉnh ngoài như hợp đồng xây dựng các công trình điện ở các tỉnh Thái Nguyên, Bắc Ninh… Nhờ đó mà tạo được thêm việc làm cho công nhân viên trong công ty, quảng bá được hình ảnh của công ty tới các đối tác. Cùng với việc thị trường xây lắp được mở rộng hơn thì kéo theo đó thị trường bán hàng cũng được mở rộng nhờ đó mà doanh thu từ hoạt động xây lắp cũng như hoạt động bán hàng đã được tăng lên đáng kể. Nếu như trong năm 2002 công ty chỉ có được 20 bản hợp đồng xây lắp thì đến năm 2003 công ty đã ký kết được 20 bản hợp đồng xây lắp với các đối tác trong đó có các hợp đồng xây dựng trạm biến áp cho các tỉnh thành và những hợp đồng lắp đặt tủ điện cho các công trình công cộng. Nhờ đó mà trong năm 2003 doanh thu từ hoạt động xây lắp đã lên tới 4 tỷ đồng và doanh thu từ hoạt động bán hàng thì đạt 310 triệu đồng. Trong năm 2003 này thì số vốn hoạt động của công ty cũng đã được tăng lên trong khi số vốn điều lệ vẫn là 500 triệu thì lượng vốn đi vay là 900 triệu đồng nhờ đó mà tổng số vốn của công ty đạt 1,4 tỷ đồng. Nhưng so với yêu cầu phát triển của công ty thì số vốn ấy còn rất nhỏ bé. Công ty đang mong muốn có thể vay thêm được nhiều vốn hơn nữa để có thể mở rộng khả năng sản xuất trang bị máy móc thiết bị. Chỉ tiêu   Đơn vị tính    Doanh thu  Xây lắp  Triệu đồng  4000    Bán hàng  Triệu đồng  310   Lợi nhuận   Triệu đồng  600   Vốn hoạt động  Vốn điều lệ  Triệu đồng  500    Vốn đi vay  Triệu đồng  900   Số lao động   Người  130   Số công trình thực hiện   Công trình  20   5. Năm 2004. Cùng với đà phát triển của năm 2003 thì đến năm 2004 này công ty cũng vẫn duy trì được mức tăng trưởng và phát triển. Thị trường hoạt động của công ty đã được mở rộng ra các tỉnh thành phía bắc, công ty đã có những bản hợp đồng xây lắp ở các tỉnh ngoài như hợp đồng xây dựng các công trình điện ở các tỉnh Thái Nguy