Báo cáo Thực tập tại công ty tư vấn du học quốc tế ICED

TRÖÔØNG ÑAÏI HOÏC BAÙCH KHOA HAØ NOÄI Khoa Kinh teá vaø Quaûn lyù --------------- o0o ---------------- BAÙO CAÙO THÖÏC TAÄP TOÁT NGHIEÄP Ñòa ñieåm thöïc taäp: Coâng ty tö vaán du hoïc quoác teá ICED Hoï vaø teân sinh vieân : Hoaøng Tuøng Lôùp : K45-QTDN Ngöôøi höôùng daãn : ThS. Nguyeãn Tieán Duõng HAØ NOÄI - 2005 COÄNG HOAØ XAÕ HOÄI CHUÛ NGHÓA VIEÄT NAM Ñoäc laäp – Töï do – Haïnh phuùc ----- o0o ----- XAÙC NHAÄN CUÛA CÔ SÔÛ THÖÏC TAÄP Coâng ty tö vaán du hoïc quoác teá ICED coù truï sôû taïi: Soá nhaø ............. Phoá .................................................... Phöôøng .................. Quaän (Thò xaõ, TP) .................... Tænh (TP): ........................... Soá ñieän thoaïi: ...................................... .Soá fax: ..................................................... Trang web: .............................................................................................................. Ñòa chæ e-mail: ........................................................................................................ Xaùc nhaän Anh (chò ): Hoaøng Tuøng Sinh ngaøy: ........................................................... Soá CMT: .................................. Laø sinh vieân lôùp: ................................................. Soá hieäu SV: ............................. Coù thöïc taäp taïi coâng ty trong khoaûng thôøi gian töø ngaøy ........ ñeán ngaøy ............ Trong thôøi gian thöïc taäp taïi coâng ty, anh (chò) ñaõ chaáp haønh toát caùc quy ñònh cuûa coâng ty vaø theå hieän tinh thaàn laøm vieäc nghieâm tuùc, chaêm chæ vaø chòu khoù hoïc hoûi. Ngaøy ... thaùng ... naêm ....... Xaùc nhaän cuûa coâng ty (coù chöõ kyù cuûa ñaïi dieän coâng ty vaø daáu troøn cuûa coâng ty) TRÖÔØNG ÑAÏI HOÏC BAÙCH KHOA HAØ NOÄI Khoa Kinh teá vaø Quaûn lyù COÄNG HOAØ XAÕ HOÄI CHUÛ NGHÓA VIEÄT NAM Ñoäc laäp – Töï do – Haïnh phuùc PHIEÁU THEO DOÕI QUAÙ TRÌNH THÖÏC TAÄP CUÛA SINH VIEÂN Hoï vaø teân: ............................................................. ..................................................... Lôùp: .................................................. Ngaønh: ........................................................... Ñòa ñieåm thöïc taäp: .................................................................................................... Ngöôøi höôùng daãn: ...................................................................................................... TT Ngaøy thaùng Noäi dung coâng vieäc Xaùc nhaän cuûa GVHD 1 2 3 4 5 Ñaùnh giaù chung cuûa ngöôøi höôùng daãn: ........................................................................... ........................................................................................................................................... ............................................................................................................................................. Ngaøy ... Thaùng ... Naêm ...... Ngöôøi höôùng daãn (kyù vaø ghi roõ hoï teân) MỤC LỤC Nội dung Trang PHẦN 1: Giới thiệu khái quát chung về Công ty tư vấn du học quốc tế (ICED) 1 1.1 Quá trình hình thành và phát triển của trung tâm tư vấn du học quốc tế ICED 1 1.2 Chức năng và nhiêm vụ của ICED 2 1.3 Công nghệ dịch vụ tư vấn du học 3 1.4 Kết cấu sản xuât của ICED 3 1.5 Hình thức tổ chức của ICED 13 PHẦN 2: Phân tích hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp 15 2.1 Phân tích tình hình tiêu thụ và hoạt động marketing của doanh nghiệp 15 2.2 Phân tích công tác lao động và tiền lương 26 2.3 Phân tích quản lý vật tư và tài sản cố định 29 2.4 Phân tích chi phí giá thành 30 2.5 Phân tích tình hình tài chính của doanh nghiệp 30 PHẦN 3: Đánh giá chung và định hướng đề tài tốt nghiệp 34 3.1 Đánh giá chung về các mặt quản lý của doanh nghiệp 34 3.2 Định hướng đề tài tốt nghiệp 35 Kết luận 36 Tài liệu tham khảo BCTTTN Hoàng Tùng K45-QTDN 1 PHẦN 1 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TƯ VẤN DU HỌC (ICED) 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của trung tâm tư vấn du học quốc tế ICED - Hiện nay ICED đặt văn phòng chính của trung tâm tại khu K làng quốc tế Thăng Long - quận Cầu Giấy – Hà Nội. - ICED thành lập năm 2001, theo quyết định số 217/QĐ/KHVN của trung ương Hội Khuyến học Viêt Nam. - Thời điểm ban đầu thành lập ICED chỉ gồm 3 thành viên và đặt văn phòng tại số 5 Quốc Tử Giám – Hà Nội, sau một thời gian phát triển ICED đã có thêm một văn phòng đại diện tại thành phố Hồ Chí Minh vào tháng 4 năm 2003 với 2 nhân viên làm việc tại văn phòng đại diện này. - Giám đốc sáng lập ICED là bà Lê Thị Yên Bình – Phó tổng thư ký Liên hiệp Tư vấn du học Viêt Nam viêt tắt là VIECA. Do vậy ICED có một đội ngũ nhân viên cũng như công tác viên của ICED tập hợp được khá những người có nhiều năm kinh nghiệm trong việc tổ chức tuyển sinh tư vấn du học và đào tạo quốc tế. - Tháng 11 năm 2002 ICED chính thức gia nhập VIECA sau hai năm hoạt động, với việc gia nhập tổ chức này ICED có điều kiện tham gia các hoạt động của VIECA như hội thảo triển lãm du học quốc tế với vai trò thành viên chính thức và có các quyền lợi và nghĩa vụ cụ thể. - Tháng 5 năm 2003 ICED bắt đầu có các quan hệ hợp tác chính thức với các sở giáo dục các tỉnh để triển khai các chương trình giáo dục và du học của trung tâm đến các tình khác ngoài Hà Nội. - Cho đến thời điểm hiện nay ICED đã có trên 100 học sinh đi du học thông qua ICED với nhiều hình thức trong đó có trên 30 người đi học tại các cấp bậc PTTH, Đại học, Cao học và tiến sĩ (bao gồm cả học bổng và du học tự túc). Số còn lại là đi học theo các chương trình như các tour du lich hè thăm quan cắm trại hay đi theo hình thức giáo lưu văn hoá bậc PTTH. Quy mô hiện tại của doanh nghiệp: - Bắt đầu từ ngày thành lập với 3 nhân viên và có thể đưa học sinh đi du học tới 40 trường tại 7 quốc gia trên thế giới hiện nay với một văn phòng chính tại Hà Nội và một văn phòng đại diện tại thành phố Hồ Chí Minh cùng các quan hệ sâu rộng tại các sở giáo dục các tỉnh, đội ngũ nhân viên của ICED đã lên tới 6 người cùng với trên 15 cộng tác viên trong đó có 3 tại Hà Nội, 2 tại thành phố Hồ Chí Minh số còn lại tập chung tại các tình thành ngoài bắc, ICED đã có thể đưa học sinh tới trên 200 trường tại hơn 26 quốc gia trên thế giới. Hiện nay với tổng nguồn vốn vào khoảng 1 tỷ và thu BCTTTN Hoàng Tùng K45-QTDN 2 nhập 200 triệu mỗi năm có thể nói quy mô hiên tại của ICED là quy mô của một doanh nghiếp sản xuất dịch vụ nhỏ. 1.2. Chức năng và nhiêm vụ của ICED - ICED là một thành viên của tổ chức liên hiệp tư vấn du học Việt Nam hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực du học quốc tế ( cả du học tự túc và học bổng). Với phương châm “ hết sức nghiêm túc trong việc đem lại thành công cho các bạn” ICED là nơi để những người muốn đi du học có thể tin tưởng khi có ý muốn du học tại một quốc gia trên thế giới. - ICED được thành lập với mục đích chính là giúp các bạn học sinh, sinh viên có nhu cầu đi du học để trau dồi kiến thức và nâng cao hiểu biết của bản thân từ đấy các bạn có thể tự tạo lấp được cho mình môt tương lai theo ý muốn thông qua con đương du học. Lĩnh vực hoạt động chính của ICED là : 9 Tổ chức du học quốc tế cho các đối tượng học sinh, sinh viên tại các quốc gia trên thế giới với các cấp bậc : PTTH, Đại học và sau Đại học… VD: đưa các học sinh học hết lớp 12 đi học theo bậc đại học, các sinh viên đã có chứng chỉ tốt nghiệp đại học có thể làm thạc sĩ tại các quốc gia trên thế giới thông qua ICED. 9 Tổ chức các Tour du lich và cắm trại hè cho các học sinh cấp bậc PTCS nhằm giúp các em làm quen với lối sống tự lập và tăng cường khả năng ngoại ngữ cho các em. VD: Hàng năm các trường tại các nước như Canada, Singapore đều có các chương trình cắm trại hè kéo dài từ 2 đến 4 tuần dành cho các học sinh PTCS, đây là dịp tốt để các em có điều kiện hoà nhập với một nền văn hoá khác, có ý thức về một cuộc song tự lập và nâng cao khả năng ngoại ngữ. - Ngoài ra ICED còn có nhiều hình thức liên kết đào tạo ngắn hạn trong nước được kết hợp giữa các trường nước ngoài với các tổ chức trong nước nhằm tạo điều kiện cho những người không có khả năng nâng cao trình độ của mình tại nước ngoài. - Với khả năng của mình ICED hoàn toàn có thể giúp cho các học sinh, sinh viên tìm được các trường thích hợp tại các quốc gia mà họ muốn du học. Tại đây với sự giúp đỡ của ICED học sinh có thể nhanh tróng hoàn thành các thủ tục để ổn đinh cuộc sống và bắt đầu việc học tập của mình. - Trong suốt quá trình học tại nước ngoài các học dinh này đều nhận được sự theo dõi sát sao của ICED về tình hình học tập cũng như ăn ở, nếu học sinh có những vấn đề trong quá trình học thì hoàn toàn có thể liên hệ với IECD để có được sự giúp đỡ cần thiết về mọi mặt, như chương trình học điều kiện ăn ở nếu cảm thấy không hợp lý có thể có ý kiến với nhà trường thông qua ICED để cải BCTTTN Hoàng Tùng K45-QTDN 3 thiện tình hình sao cho hợp lý nhất, kể cả việc nếu khoá học không đúng với yêu cầu đặt ra ban đầu học sinh có quyền thay đổi khoá học hay đòi bồi hoàn tiền học để có thể học tại một trường khác nhưng tất cả các việc trên đều phải được giải quyết thông qua ICED. 1.3. Công nghệ dịch vu tư vấn du học - Dịch vụ du học là một dịch vụ đặc biệt do mỗi cá nhân đều có các yêu cầu riêng khác nhau cho các nhu cầu của mình nên các dịch vụ đều được tạo ra dưới hình thức đơn chiếc. - Dịch vụ du học là việc ICED tư vấn và kết nối cho các đối tượng muốn đi du học với các trường trến thế giới. - Trong quá trình này người muốn được đi du học sẽ thông qua ICED để có được các thông tin cần thiết về nơi họ sẽ đến như: 9 Văn hóa. 9 Mức sống. 9 Điều kiện sinh hoạt, học tập, 9 Giá cả. từ đó đưa ra các quyết định cho việc du học của mình. - Ngược lại về phía trường nước ngoài học cũng thông qua ICED để biết các thông tin về đối tượng sẽ tham gia học tập và đào tạo tại trường như: 9 Trình độ học vấn. 9 Khả năng ngoại ngữ. 9 Điều kiện tài chính. 9 Các thông tin cá nhân. từ đó có quyết địng nhận hay không nhận đối tượng này. - Tuy nhiên đóng vai trò quan trọng nhất là ICED, ICED phài làm sao để đáp ứng được đòi hỏi của cả hai bên, tức là phải làm sao để nhà trường và học sinh có thể chấp nhận các điều kiện của nhau từ đó mới có thể bắt đầu một quá trình tư vấn du học. 1.3.1. Kêt cấu sản xuất của dịch vụ du học - Trong dịch vụ tư vấn du học thì bộ phận chính là các công việc tìm kiếm học sinh sau đó nhận tư vấn giúp cho học sinh có thể lựa chọn chính sác các môn học, ngành học, trường học và quốc gia đến học sau đó thông qua dịch vụ du học ICED sẽ Đối tượng muốn đi du học ICED Các trường trên thế giới H×nh 1.1 Vai trß cña ICED BCTTTN Hoàng Tùng K45-QTDN 4 đưa các học sinh này đến đúng nơi mà học sinh yêu cầu để bắt đầu ổn định cuộc sống và học tập. - Ngoài ra còn có các bộ phận phụ khác như làm các thủ tục VISA, học ngoại ngữ, dịch hồ sơ, công chứng hồ sơ.... là các bộ phận phụ, còn sau đó là các bộ phận kèm theo như mua vé máy bay, chuyển tiền.... là các bộ phận kèm theo. - Để làm được tất các các công việc như đưa học sinh đi du học, chăm sóc học sinh tại nước ngoài... ICED đều phải thông qua mối quan hệ chặt chẽ với các trường tại nhiều quốc gia trên thế giới. - Ngoài ra còn có các quan hệ với các đại sứ quán cho việc xin VISA , các trung tâm Tiếng để giúp học sinh trong việc nâng cao trình độ ngoại ngữ trong nước cũng như sau khỉa nước ngoài. - Và còn nhiều mối quan hệ với các ngân hàng trong nước cũng như quốc tế để phục vụ cho các hoạt động chuyển tiền qua lại giữa gia đình học sinh với nhà trường. - Để thực hiện được tất cả các công việc trên đòi hỏi ICED phải có các mối quan hệ chặt chẽ với các trường tại nhiều quốc gia trên thế giới, ngoài ra kèm theo đó là các quan hệ với các đại sứ quán của Việt Nam tại nước ngoài, có các cộng tác viên (Có thể là các học sinh đã đi du học với ICED) tại nơi mà ICED muốn đưa học sinh đến du học. BCTTTN Hoàng Tùng K45-QTDN 5 H×nh 1.2 KÕt cÊu dÞch vô du học cña ICED Tư vấn du học Nhận hồ sơ Hoàn tất hồ sơ Đưa học sinh đi du học tại nước ngoài Chăm sóc học sinh tại nước ngoài Chuyển hồ sơ sang trường quốc tế Các hoạt động tìm  kiếm học sinh Kết thúc quá trình dịch vụ khi học sinh trở về nược và có chứng chỉ quốc tế về khoá học mà học sinh theo học. BCTTTN Hoàng Tùng K45-QTDN 6 1.3.2. Hoạt động tìm kiếm học sinh - Đây là khâu đóng vai trò vô cùng quan trọng trong thành công hay thất bại của một văn phòng. Việc tìm kiếm học sinh thực chất là việc thực hiện các hoạt động MARKETING. H×nh 1.3 C¸c ho¹t ®éng t×m kiÕm häc sinh a.Tạo mối quan hệ với các trường và trung tâm ngoại ngữ: đây là thị trường chính nơi ICED có thể tìm được các học sinh - sinh viên có nhu cầu du học tự túc và học bổng. Tìm kiếm học sinh Xây dựng các chương trình du học Xây dựng các hoạt động quảng cáo Xây dựng các mối quan hệ với các sở giáo dục Tạo các mối quan hệ với các trường và các trung tâm ngoại ngữ Tạo mối quan hệ với các trường và trung tâm ngoại ngữ: Xây dựng các câu lạc bộ ngoại ngữ giưới sự bảo hộ của ICED Đưa các học sinh của ICED học ngoại ngữ tại các trung tâm này Tạo đội ngũ công tác viên tại các trường hoặc các trung tâm ngoại ngữ Hình 1.4 Các hoạt động tại các trường và trung tâm ngoại ngữ BCTTTN Hoàng Tùng K45-QTDN 7 - Việc đưa các học sinh – sinh viên của ICED vào học ngoại ngữ tại các trung tâm sẽ tạo dươc các quan hệ có lợi cho cả hai bên, về phía các trung tâm ngoại ngữ họ sẽ có thêm học sinh còn ICED sẽ có thể thông báo các chương trình du học và triển lãm, hội thảo của minh tới dược các đối tượng muốn đi du học một các nhanh chóng. - Tạo đội ngũ cộng tác viên tại các trường và các trung tâm ngoại ngữ (đây sẽ là những người quản lý các câu lạc bộ ngoại ngữ có sự bảo hộ của ICED) giúp ICED có được các thông tin cần thiết về các đối tượng tiềm năng và đội ngũ này cũng là những người chuyền đạt các thông tin của ICED đến học sinh – sinh viên tham gia trong câu lạc bộ và trong toàn trường. b.Xây dựng các hoạt động quảng cáo: các hoạt động quảng cáo chủ yếu nhằm nâng cao uy tín của ICED và khuyếch chương hình ảnh của ICED đến được với các đối tựng co nhu cầu du học. - Việc tổ chức hội thảo và tổ chức triển lãm là việc lam quan trọng nhằm nâng cao hình ảnh của ICED. Đây là một hoạt động cần thiết và hết sức quan trọng, vì thông qua đây ICED có thể tiếp xúc được với các đối tượng có mong muốn trực tiếp và cũng có thể giới thiệu được các chương trình du học của mình tới mọi người. - Phát tờ rơi, quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng, treo bron thực chất là các hoạt động để thu hút học sinh – sinh viên đến với các triển lãm, hội thảo của ICED. Hoạt động này cũng nhằm vai trò đưa các chương trình mới của ICED đến được với học sinh. c.Xây dựng các chương trình du học: từ các chương trình này mà ICED có thể phân chia các đối tượng một cách cụ thể để từ đó có các hoạt động MARKETING hợp lý và hiệu quả cho từng chương trình cụ thể. Thực hiện các hoạt động quảng cáo Tổ chức hội thảo Quảng cáo trên các phương tiện thông tin Tổ chức triển lãm Phát tờ rơi Treo bron Hình 1.5 Các hoạt động quảng cáo BCTTTN Hoàng Tùng K45-QTDN 8 Các chương trình du học tự túc Các chương trình học bổng Hội đàm với các trường đối tác Các học bổng chính phủ Các học bổng của các tổ chức, công ty Ký các hợp đồng trách nhiệm với các trường tại các nước Xây dựng các chương trình du học - Các chương trình du học tự túc dành cho các đối tượng có nguyện vọng và khả năng kinh tế có thể đi du học tự túc, việc du học này hoàn toàn do ICED đảm nhận từ lúc bắt đầu nhận hồ sơ của học sinh cho đến khi học sinh hoàn thành khoá học đã đănh ký với ICED. ICED pahỉ có trách nhiệm trong việc học tập của học sinh này trong suốt quá trình học, chính vì vậy mà việc ký các hợp đồng trách nhiệm là một việc làm không thể thiếu nó đảm bảo cho việc hoàn thành quá trình học tập của mỗi học sinh tại nơi mà học đến du học thông qua sự liên hệ của ICED. Học sinh – sinh viên đi theo chế độ học bổng chính phủ thì ICED chỉ giúp hoàn thành thủ tục hồ sơ tại Việt Nam và không thu phí dịch vụ vì vậy sẽ không chịu trách nhiệm về việc học tập của các đối tượng này. Còn các đối tượng đi theo học bổng của ICED hoặc của các tổ chức, công ty thì sẽ tương tự như học sinh đi du học tự túc, chỉ khác họ sẽ có lợi hơn về mặt tài chính. d.Xây dựng các mối quan hệ với các sở giáo dục: việc này nhằm thu hút các đối tượng có nguyện vọng đi du học tại các tỉnh khác thông qua các sở giáo dục địa phương. Ngoài ra có thể phối hợp cùng các sở giáo dục các tỉnh tôt chức hội thảo hoặc triển lãm nhằm giới thiệu cho các đối tượng co nhu cầu du học có thêm các hiểu biết cần thiết về vấn đề du học, cũng như hiểu biết về các trường hay các quốc gia mà học sinh – sinh viên có mong muốn được học tập. Đây là một hoạt động nhằm phát triển thị trường nâng cao khả năng hoạt động của ICED. Hình 1.6 Các bước xây dựng các chương trình du học BCTTTN Hoàng Tùng K45-QTDN 9 1.3.3. Nhận và hoàn tất thủ tục cho người du học Hình 1.7 Thủ tục cho một học sinh đi du học - Thông qua công đoạn này ta có thể thấy được khả năng của ICED vì việc hoàn tất hồ sơ đóng vai trò vô cùng quan trọng cho việc phỏng vấn xin VISA, hồ sơ được chuẩn bị tốt thì cơ hội được đi VISA của học sinh sẽ càng cao (việc này lại càng quan trrọng hơn với các học sinh đi du học tự túc) - ICED sẽ nhận hồ sơ của sinh viên bản gốc băng tiến việt sau đó sẽ dịch thuật và gửi sang trường đối tác của ICED, nếu được trường chấp nhận học sinh sẽ có được giấp gội học và hóa đơn thanh toán tiền học của kỳ đầu tiên (nếu cần có thể thêm giai đoạn học ngoại ngữ tại trường hoặc các trường ngoại ngữ ở nước ngoài). Tổ chức học ngoại ngữ Nhận và hoàn tất thủ tục du học Dịch thuật hồ sơ Nhận và hoàn tất hồ sơ Gửi hồ sơ sang trường Liên hệ với trường Phỏng vấn xin VISA Mua vé máy bay Ổn định sinh hoạt và học tập Giữ liên lạc với học sinh và nhà trường để có được tình hình học tập và sinh hoạt của học sinh một cách cụ thể và nhanh nhất BCTTTN Hoàng Tùng K45-QTDN 10 - Song song với quá trình này ICED sẽ tổ chức học ngoại cho các học sinh có hồ sơ nộp sang trường để tạo điều kiên thuận lợi cho học sinh trong việc phỏng vấn xin VISA. - Sau khi có được giấy gọi học và giấy thu tiền học, thì các giấy tờ này sẽ được nộp cùng với hồ sơ của học sinh (đã được dịch thuật) vào đại sứ quán của quốc gia mà sinh viên sẽ đi du học để xin phỏng vấn lấy VISA. - Sau khi có được VISA, ICED sẽ giúp các học sinh hoàn tất nốt các công việc chuẩn bị ở Việt Nam như: mua vé máy bay, chuẩn bị đón ở xân bay bên kia, ổn định cuộc song mới, nhanh chóng hoà nhập và bắt đầu học tập. - Sau khi ổn định cuôc sống và học tập cho học sinh tại nước ngoài ICED vẫn tiếp tục giữ liên lạc viới học sinh và nhà trường để có thể theo dõi tình hình học tập của học sinh sau đó ICED sẽ có trách nhiệm thông báo các tình hình này với gia đinh học sinh, ngoài ra ICED còn chịu trách nhiệm chuyển tiền của gia đình sang sang cho học sinh. Vì vậy ICED co thể phối hợp với gia đình và nhà trường trong việc quản lý học sinh rất cụ thể và chính sác. Đây là việc không thể thiếu trong quá trình cung cấp dịch vụ tư vấn du học của ICED, vì điều này có thể đảm bảo 100% vêh sự thành công của khoá học mà học sinh đi du học thông qua ICED nhận được và cũng là thước đo đánh giá về tính trách nhiệm cũng như uy tín của ICED. 1.3.4. Xây dựng các mối quan hệ hợp tác với các trường trên thế giới - Công việc này đòi hỏi ICED phải hết sức thận trọng và thường thì việc nãy sẽ nhân được sự hỗ trợ của đại sứ quán hai nước để đảm bảo cho sự thành công của việc du học (c