Thống nhất việc đào tạo trung cấp, cao đẳng và trung tâm giáo
dục thường xuyên của tỉnh vào trường CĐCĐ. Đào tạo tất cả các ngành
nghề mà xã hội có nhu cầu (kể cả đào tạo giáo viên các cấp). Có thể
liên kết với đại học trong vùng đào tạo các ngành mà trường chưa đủ
khả năng, theo hình thức chính quy và không chính quy. Đảm nhận cả
việc bồi dưỡng tay nghề, xác định tay nghề bậc trung cấp và cao đẳng
cho công nhân đang lao động tại các doanh nghiệp. Trường CĐCĐ ở
vùng khó khăn nên phải liên kết đào tạo 2 năm đầu cho trường đại học
(đóng tại thành phố lớn) và sau đó thực hiện việc liên thông, chuyển
tiếp để sinh viên này hoàn tất khoá trình đại học.
42 trang |
Chia sẻ: lvbuiluyen | Lượt xem: 14408 | Lượt tải: 1
Bạn đang xem trước 20 trang tài liệu Báo cáo Thực tập tốt nghiệp ngành quản trị văn phòng, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
UBND TỈNH HẬU GIANG
TRƯỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG
NGUYỄN QUỐC THỂ
BÁO CÁO
THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
MSSV: D64K203067
Lớp: Quản trị Văn phòng
Khóa: 2007- 2010
Năm học 2009- 2010
Hậu Giang, năm 2010
LỜI NGỎ
TRANG THÔNG TIN CÁ NHÂN SINH VIÊN
I TÓM TẮT LỊCH SỬ BẢN THÂN:
1 Họ và tên sinh viên: Nguyễn Quốc Thể.
2 Ngày tháng năm sinh: ngày 15 tháng 10 năm 1989.
3 Quê quán: xã Phương Phú, huyện Phụng Hiệp, tỉnh Hậu Giang.
4 Nơi cư trú: ấp Phương An A, xã Phương Phú, huyện Phụng Hiệp,
tỉnh Hậu Giang.
5 Số chứng minh nhân dân: 363583823.
6 Số điện thoại: 0167.92.93.234
7 Địa chỉ liên lạc: ấp Phương An A, xã Phương Phú, huyện Phụng
Hiệp, tỉnh Hậu Giang.
II THÔNG TIN KHÁC:
1 Mã số sinh viên: D64K203067.
2 Lớp: Quản trị Văn phòng.
3 Khóa học: 2007- 2010.
4 Số điện thoại: 0167.92.93.234
5 Địa chỉ liên lạc: ấp Phương An A, xã Phương Phú, huyện Phụng
Hiệp, tỉnh Hậu Giang.
Rạch Gòi, ngày tháng năm 2010,
Người báo cáo
Nguyễn Quốc Thể
TRANG THÔNG TIN CƠ QUAN THỰC TẬP
I THÔNG TIN VỀ CƠ QUAN:
1 Tên cơ quan, đơn vị thực tập: Trường Cao đẳng Cộng đồng Hậu
Giang.
2 Thủ trưởng cơ quan, đơn vị thực tập:
- Hiệu trưởng: Hà Hồng Vân.
- Hiệu phó: Trần Thị Tư
3 Điện thoại: 0711.3930838
4 Địa chỉ cơ quan: Số 286, QL61, Thị trấn Rạch Gòi, Huyện Châu
Thành A, Tỉnh Hậu Giang.
II THÔNG TIN KHÁC:
1 Họ và tên cán bộ hướng dẫn:
2 Chức vụ:
3 Điện thoại: 0711.3930838
4 Địa chỉ liên hệ: phòng Hành chính Tổ chức Trường Cao đẳng Cộng
đồng Hậu Giang.
PHẦN MỘT
NỘI DUNG THỰC TẬP
LỊCH SỬ HÌNH THÀNH, TÌNH HÌNH HOẠT VÀ PHÁT
TRIỂN CỦA CƠ QUAN
A. GIỚI THIỆU VỀ TRƯỜNG:
Thủ tướng Chính phủ chỉ đạo tổng kết mô hình trường cao đẳng
đẳng cộng đồng sau 5 năm thí điểm đã rút ra được một mô hình tối ưu,
có thể là mục tiêu phấn đấu cho nhiều địa phương trong việc đào tạo
nguồn nhân lực tại chỗ, đa cấp, đa ngành như các Nghị Quyết Hội Nghị
Ban Chấp hành Trung Ương Đảng lần hai (Khoá VIII) và lần sáu (khoá
IX) đề ra. Đồng thời là giải pháp hữu hiệu cho các địa phương còn
nghèo nhưng muốn có trường cho con em mình học đại học ít tốn kém,
đồng thời tăng số lượng nữ ở nông thôn vào đại học. Hy vọng Trường
CĐCĐ là giải pháp quan trọng để bản quy hoạch mạng lưới trường CĐ,
ĐH của Bộ giáo dục và Đào tạo trở nên khả thi hơn.
Vì vậy nhằm đáp ứng nhu cầu về phát triển về kinh tế và xã hội
của tỉnh nhà sau khi mới chia tách nên ngày 01 tháng 8 năm 2005 Bộ
Trưởng Bộ GD & ĐT đã ký Quyết định số 4128/QĐ-BGD&ĐT thành
lập Trường CĐ Cộng đồng Hậu Giang. Trường ra đời nhằm mục đích
đào tạo nguồn nhân lực có tay nghề và trình độ để phục vụ công cuộc
xây dựng quê hương ngày càng giàu đẹp và phát triển sánh vai cùng
các tỉnh bạn trong khu vực miền Tây và cả nước.
Trường là cơ sở giáo dục công lập, thuộc hệ thống giáo dục quốc
dân, trực thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh Hậu Giang, chịu sự quản lý nhà
nước về giáo dục và đào tạo của Bộ Giáo dục và Đào tạo; Trường có tư
cách pháp nhân, con dấu, tài khoản riêng.
Về cơ sở vật chất, Trường đang có 02 cơ sở: Cơ sở 1 tại thị xã Vị
Thanh, có Trung tâm Tin học – Ngoại ngữ đang hoạt động giảng dạy,
thi và cấp chứng chỉ Tin học, Ngoại ngữ các trình độ A, B, C; Cơ sở 2
tại huyện Châu Thành A là cơ sở chính của Trường, nơi tập trung các
lớp học, phòng máy vi tính, khu nhà làm việc…Hiện nay, Trường kết
hợp với các cơ quan chức năng triển khai thiết kế công trình xây dựng
mới trên diện tích 49 ha đã được UBND Tỉnh cấp tại thị xã Vị Thanh.
Trường Cao đẳng Cộng đồng Hậu Giang có chức năng đào tạo
cán bộ trình độ cao đẳng và các trình độ thấp hơn; bồi dưỡng nâng cao
trình độ văn hóa học vấn, chuyên môn, nghiệp vụ cho người lao động
nhằm tạo điều kiện cho người lao động có thêm cơ hội tìm kiếm việc
làm. Đồng thời, Trường còn liên kết, liên thông với các trường Đại học
đào tạo Cử nhân, Kỹ sư các ngành kinh tế, kỹ thuật, nông nghiệp phục
vụ cho nhu cầu nhân lực đa dạng của tỉnh Hậu Giang cũng như khu vực
Đồng bằng sông Cửu Long.
Trường có 3 chức năng chính: dạy nghề, liên thông và giáo dục
thường xuyên.
Chức năng đào tạo nghề:
Thống nhất việc đào tạo trung cấp, cao đẳng và trung tâm giáo
dục thường xuyên của tỉnh vào trường CĐCĐ. Đào tạo tất cả các ngành
nghề mà xã hội có nhu cầu (kể cả đào tạo giáo viên các cấp). Có thể
liên kết với đại học trong vùng đào tạo các ngành mà trường chưa đủ
khả năng, theo hình thức chính quy và không chính quy. Đảm nhận cả
việc bồi dưỡng tay nghề, xác định tay nghề bậc trung cấp và cao đẳng
cho công nhân đang lao động tại các doanh nghiệp. Trường CĐCĐ ở
vùng khó khăn nên phải liên kết đào tạo 2 năm đầu cho trường đại học
(đóng tại thành phố lớn) và sau đó thực hiện việc liên thông, chuyển
tiếp để sinh viên này hoàn tất khoá trình đại học.
Chức năng liên thông:
Trên thế giới, việc liên thông (articulation) giữa các cơ sở đào
tạo bậc đại học được ghi nhận ở một số nước phát triển như Anh, Đài
Loan, Nhật Bản, New Zealand, Australia,…, và Hoa Kỳ. Ban đầu liên
thông được thực hiện giữa đại học nhỏ (có chương trình đào tạo 2 năm)
và đại học lớn (có chương trình đào tạo 4 năm, hay nhiều hơn) là tạo
điều kiện cho người học, đã xong một chương trình đào tạo 2 năm, sau
đó chuyển tiếp (transfer) đến một trường khác hoàn tất chương trình
đào tạo khác cao hơn, cùng ngành hoặc khác ngành, để đạt văn bằng
cao hơn như cử nhân (bachelor) hay kỹ sư (engineering), và được
trường này thừa nhận một số kinh nghiệm học tập (quy thành các tín
chỉ) có kết quả tốt, đã tích lũy trong quá trình học tập trước. Hiện nay,
liên thông được thực hiện rộng rãi và đa dạng, coi như một phương
cách đào tạo hữu hiệu và tiết kiệm nhằm giúp người học thực hiện
nguyện vọng học tập suốt đời, và giúp cho các quốc gia muốn mở rộng
cánh cửa đại học cho số đông, đẩy nhanh tiến độ xây dựng xã hội học
tập.
Thực hiện các hình thức liên thông sau:
Liên thông“lên”: để nhận một văn bằng cao hơn. Trường hợp
liên thông cùng ngành nghề xin tạm gọi là liên thông “dọc”. Không
cùng ngành nghề tạm gọi là liên thông “xiên”. Thời gian đào tạo liên
thông “xiên- lên” hiển nhiên là dài hơn thời gian đào tạo liên thông
“dọc-lên” vì cần học chuyển đổi. Liên thông lên để lấy bằng cử nhân,
bằng cao đẳng, để học tiếp 2-3 năm còn lại với trường liên kết đào tạo
bậc đại học, để chuẩn hoá trình độ đại học cho giáo viên. Các trường
Sư phạm kỹ thuật cũng có thể đào tạo giáo viên dạy nghề cho các địa
phương từ người có trình độ cao đẳng nghề hoặc kỹ sư từ hình thức
liên thông này.
Liên thông“ngang”: để nhận bằng cấp thứ hai cùng bậc. Trường
hợp này chỉ cần học thêm các học phần còn thiếu để nhận bằng cấp
mới.
Liên thông“xuống”: để nhận bằng cấp dù thấp hơn nhưng hữu
dụng hơn đối với người học. Cũng chia ra liên thông “dọc- xuống”
(cùng ngành nghề) và liên thông “xiên- xuống” (trái ngành nghề).
Thường diễn ra đối với sinh viên không thể theo đuổi việc học đang đại
học hoặc cao đẳng.
Liên thông ngang và xuống rất cần cho người lao động muốn
chuyển đổi nhanh các ngành nghề theo yêu cầu thu nhập hay hoàn
cảnh.
Chức năng giáo dục thường xuyên:
Trường là một cơ sở đào tạo nghề hợp nhất từ nhiều cơ sở đào
tạo của địa phương nên có trang thiết bị tốt và được tiếp tục đầu tư tập
trung. Cùng với chức năng liên thông, trường đảm trách công việc của
trung tâm giáo dục thường xuyên. Từ nay có thể đảm trách cả việc dạy
nghề thuộc lĩnh vực khoa học- công nghệ. Một lĩnh vực mà các địa
phương đang rất cần. Học trong giờ hành chính hay ngoài giờ hành
chính, nhất là ban đêm. Sinh viên của trường CĐCĐ cò thể là học sinh
vừa tốt nghiệp THPT, họ vào để học nghề bậc trung cấp, cao đẳng,
hoặc học chương trình liên kết để chuyển tiếp lên đại học. Ngoài ra,
sinh viên của trường CĐCĐ còn có cả những người đang làm việc (tại
chức), họ thường theo học các lớp ban đêm về ngoại ngữ, tin học; học
liên thông nhận bằng cấp mới để chuyển ngành hay chuẩn hoá, nâng
cao tay nghề. Sinh viên trường CĐCĐ có thể là người lớn tuổi, người
đã có bằng đại học… Trường vận hành theo hướng thực hành- ứng
dụng. Việc mở ngành đào tạo phải theo nhu cầu xã hội và đáp ứng thị
trường lao động. Mục tiêu đào tạo chú trọng nhiều vào sự thuần thục kỹ
năng và đáp ứng sự tiến bộ của công nghệ.
Cơ cấu của Nhà trường bao gồm:
Chi bộ
Công đoàn
Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh
Ban Giám hiệu
Khoa Sư phạm
Khoa Kinh tế, Công nghệ, Kỹ thuật
Khoa Khoa học cơ bản
Trung Tâm Tin học Ngoại ngữ
Tổ chính trị
Phòng Hành chính Tổ chức
Phòng Đào tạo
Phòng Khảo thí
Phòng Kế hoạch Tài vụ
Phòng Nghiên cứu Khoa học- hợp tác quốc tế
Phòng Quản trị, Thiết bị, Thư viện
Phòng Công tác chính trị, pháp luật, y tế.
B. QUY MÔ ĐÀO TẠO
I. HỆ CHÍNH QUY
1/ Bậc đại học:
Đào tạo Đại học tại cơ sở 1 tỉnh Hậu Giang do Trường Đại học
Cần Thơ giảng dạy và cấp phát bằng tốt nghiệp.
STT KHỐI
THI
MÃ
ĐKTS
NGÀNH/ CHUYÊN NGÀNH
CHỈ
TIÊU
1 A
130 Xây dựng Dân dụng và Công
nghiệp
60
2
A, D1420 Kế toán tổng hợp
60
3
A, D1
421 Tài chính ( TC – NH, TC –
Doanh nghiệp)
100
4
A, D1422 Ngoại thương
60
5
A, C
520 Luật ( Hành chính, Tư pháp,
Thương mại)
160
6
D1
756 Anh văn
60
2/ Bậc cao đẳng:
Trường đào tạo, tuyển sinh trong cả nước, riêng ngành Sư phạm
Giáo dục Mầm non chỉ tuyển thí sinh có hộ khẩu thường trú trong tỉnh
Hậu Giang.
STT KHỐI
THI
MÃ
ĐKTS
NGÀNH/ CHUYÊN
NGÀNH
CHỈ
TIÊU
1
2
3
4
5
6
7
8
A
D1
C, D1
A, D1
B
M,C,
D1
A, D1
A, D1
01
02
03
04
05
06
07
08
Tin học ứng dụng
Tiếng Anh
Quản trị văn phòng
Kế toán
Dịch vụ Thú y
Sư phạm Giáo dục Mầm non
Quản trị kinh doanh
Tài chính – Ngân
hàng
50
50
100
80
80
80
100
100
3/ Bậc trung cấp chuyên nghiệp:
1. Kế toán
2. Dịch vụ Thú y
4/ Đào tạo liên thông cao đẳng:
1.Kế toán
2.Dịch vụ thú y
3.Sư phạm Giáo dục Mầm non
4.Tin học
5/ Bậc cao đẳng vừa làm vừa học:
1.Kế toán
2.Sư phạm Giáo dục Mầm non
6/ Bậc trung cấp chuyên nghiệp vừa làm vừa học:
1. Kế toán
2. Dịch vụ Thú y
II. LIÊN KẾT ĐÀO TẠO HỆ VỪA LÀM VỪA HỌC
1/ Bậc đại học:
- Liên kết đào tạo với Trường Đại học Cần thơ, học tại Trường
Cao đẳng Cộng đồng Hậu Giang.
STT
1
2
3
4
5
KHỐI
THI
D
A
A
B
B
NGÀNH/ CHUYÊN
NGÀNH
Cử nhân Anh Văn
Kinh tế Kế toán
Xây dựng công trình
Chăn nuôi – Thú y
Nuôi trồng thủy sản
CHỈ TIÊU
50
100
70
70
70
- Liên kết đào tạo với Trường Đại học Cửu Long:
STT KHỐI NGÀNH/ CHUYÊN
CHỈ
1
THI
A
Kế toán
NGÀNH
TIÊU
240
2
A
Công nghệ thông tin
240
2/ Liên thông đào tạo đại học:
Liên kết với trường Đại học Trà Vinh đào tạo liên thông trình độ
Cao đẳng liên thông lên Đại học:
Kế toán
Công nghệ thông tin
3/ Trung cấp chuyên nghiệp:
- Liên kết đào tạo với Trường Cao đẳng Y tế Cần Thơ: Trung
cấp Điều dưỡng
- Liên kết đào tạo với Trường Đại học Trà Vinh: Trung cấp
Pháp lý
III. LIÊN KẾT ĐÀO TẠO TỪ XA CÁC NGÀNH HỆ ĐẠI HỌC
Liên kết với trường Đại học Bình Dương, Đại học Huế, Đại học
Cần Thơ đào tạo một số ngành học:
Đại học Bình Dương:
- Quản trị Doanh nghiệp
- Quản trị Luật Kinh doanh
- Quản trị Du lịch
Đại học Huế: Luật
Đại học Cần Thơ: Cử nhân Du lịch
C. GIỚI THIỆU VỀ PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔ CHỨC
Phòng hành chính tổ chức là một bộ phận vô cùng quan trọng
của cơ quan trong việc thực hiện chức năng của trường. Do đó phòng
hành hích tổ chức có hai chức năng chính để phục vụ cho nhu cầu làm
việc và giải quyết các vấn đề của Nhà trường đó là: tham mưu, tổng
hợp và hậu cần.
Chức năng tham mưu, tổng hợp:
Nội dung của công tác tham mưu chỉ rõ hoạt động tham vấn của
công tác văn phòng; còn nội dung tổng hợp nghiêng nhiều về khía
cạnh thống kê, xử lý thông tin dữ liệu phục vụ thiết thực cho hoạt
động quản lý. Thực chất cả hai nội dung trên cùng nhằm một mục tiêu
chung là hỗ trợ tích cực cho hoạt động quản lý của thủ trưởng cơ
quan, đơn vị. Nếu tách rời nhau, hoạt động quản lý sẽ không tránh
khỏi sự phiến diện, chủ quan và thiếu những căn cứ khoa học chính
xác.
Ta biết rằng hoạt động của cơ quan phụ thuộc vào nhiều yếu tố,
trong đó có yếu tố chủ quan (thuộc về người thủ trưởng), bởi vậy
muốn có những quyết định đúng đắn, mang tính khoa học, người thủ
trưởng cần căn cứ vào những yếu tố khách quan như những ý kiến
tham gia của các cấp quản lý, những người trợ giúp. Những ý kiến đó
được tổng hợp, phân tích, chọn lọc để đưa ra những kết luận chung
nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, những phương án
phán quyết kịp thời và đúng đắn. Hoạt động này rất cần thiết và luôn
tỏ ra hữu hiệu vì nó vừa mang tính tham vấn (ít bị sức ép, gò bó) và
tính chuyên sâu trong các trường hợp trợ giúp lãnh đạo (tiếp xúc với
nhiều vấn đề nảy sinh trong thực tế) để lựa chọn một quyết định tối
ưu. Đây chính là nội dung tham mưu của công việc văn phòng.
Nhưng mặt khác, kết quả tham vấn trên đây phải xuất phát từ
những thông tin ở cả đầu vào, đầu ra và những thông tin ngược trên
mọi lĩnh vực của nhiều đối tượng mà Văn phòng thu thập được.
Những thông tin ấy cần phải được sàng lọc, phân tích, tổng hợp, lưu
giữ và sử dụng theo yêu cầu của người quản lý trong từng lĩnh vực cụ
thể. Hoạt động như trên thuộc về nội dung công tác tổng hợp của hoạt
động văn phòng.
Như vậy hai nội dung tham mưu và tổng hợp của hoạt động thì
phòng hành chính tổ chức có nhiệm vụ là trợ giúp cho thủ trưởng cơ
quan, đơn vị có cơ sở khoa học để lựa chọn quyết định quản lý tối ưu
nhất phục vụ cho mục tiêu hoạt động của Nhà trường.
Chức năng hậu cần
Hoạt động của cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật
chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ, tài chính... Các điều
kiện và phương tiện ấy phải được quản lý, sắp xếp, phân phối và
không ngừng được bổ sung để cung cấp kịp thời, đầy đủ cho mọi nhu
cầu hoạt động của cơ quan.
Đây là hoạt động mang tính đặc thù của công tác của phòng
hành chính tổ chức có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu
quả hoạt động của Nhà trường. phòng phải chăm lo về cơ sở vật chất
của nhà trường, phục vụ cho hoạt động của các cơ quan trong nhà
trường, phục vụ cho công tác giảng dạy và đào tạo của nhà trường.
Tóm lại, phòng hành chính tổ chức là đầu mối giúp lãnh đạo
thực hiện các chức năng trên: Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ
trợ bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan và sự
tồn tại của phòng hành chính tổ chức trong bộ máy của nhà trường.
Nhiệm vụ của phòng Hành chính và Tổ chức:
Lập kế hoạch công tác của nh à trường. Tham mưu cho Ban
Giám hiệu sắp xếp tổ chức bộ máy hoạt động trong nhà trường. Thực
hiện công tác bảo vệ chính trị nội bộ.
Tham mưu cho Ban giám hiệu trong công tác quy hoạch, đào tạo
bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, công chức, bổ nhiệm miễn nhiệm cán bộ
lãnh đạo các đơn vị thuộc trường.
Tổ chức thực hiện các chế độ chính sách đối với cán bộ, công
chức; Tổ chức thực hiện công tác đánh giá, thi đua, khen thưởng, kỷ
luật; hướng dẫn thủ tục xét các chức danh, danh hiệu của ngành.
Lập kế hoạch về lao động, biên chế; Quản lý hồ sơ nhân sự, theo
dõi, kiểm tra việc tổ chức quản lý lao động và sử dụng lao động.
Tổng hợp kết quả hoạt động của các đơn vị trong nhà trường.
Giúp Ban giám hiệu điều hành các mối quan hệ trong và ngoài trường.
Tổ chức hội nghị đại biểu cán bộ công chức hằng năm và các đại hội,
hội nghị của nhà trường.
Thực hiện công tác: hành chính,văn thư, lưu trữ; quản lý các con
dấu theo qui định hiện hành.
Quản lý hệ thống y tế học đường, thực hiện việc chăm sóc sức
khỏe của cán bộ, giáo viên, nhân viên, học sinh, sinh viên của nhà
trường.
Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác bảo vệ, trật tự
an ninh, phòng cháy chữa cháy. Đề xuất và thực hiện phối hợp với các
đơn vị trong trường và các địa phương trong công tác giữ gìn an ninh,
trật tự trong khuôn viên trường
Quản lý và điều phối sử dụng xe ôtô phục vụ công tác của
trường. Lập kế hoạch và thực hiện việc bảo dưỡng, sửa chữa xe.
Thống kê và báo cáo theo yêu cầu của nhà trường.
Cơ cấu nhân sự phòng Tổ chức Hành chính:
Phó phòng: Nguyễn Văn Diệp
Chuyên viên: Trịnh Diễm Hương
Chuyên viên kiêm trợ lý BGH: Kim Hồng Phượng
Văn thư: Trương Thị Hằng.
PHẦN HAI
KẾT QUẢ THU HOẠCH QUA ĐỢT THỰC TẬP
TỐT NGHIỆP
A. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHÒNG:
Chức năng:
Văn phòng có 2 chức năng cơ bản: đó là chức năng thông tin và
chức năng hậu cần.
Chức năng thông tin: thu thập, phân tích, xử lý, lưu trữ, tham
mưu, cung cấp thông tin cho cơ quan đơn vị để hoạch định kế hoạch,
chiến lược phát triển.
Chức năng hậu cần: phục vụ các khâu từ chăm sóc lợi ích, đời
sống cho công nhân viên, đến cơ sở vật chất của cơ quan, đơn vị, phục
vụ các chương trình, hội họp….
Nhiệm vụ của văn phòng:
Xây dựng kế hoạch cho bộ máy quản lý và chương trình hành
động cho các nhà quản trị.
Thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho nhà quản trị
và quá trình quản trị.
Theo dõi việc thực hiện các quyết định, tham mưu cho các cấp
quản lý giải quyết các vấn đề phát sinh.
Tổ chức công tác văn thư, biên soạn và ban hành văn bản.
Tổ chức công tác lưu trữ, bảo quản, hủy bỏ hồ sơ tài liệu.
Tổ chức các cuộc họp, hội nghị, chuyến công tác, đàm phán…
Bảo đảm cơ sở vật chất kỹ thuật cho bộ máy quản lý và quá
trình quản lý của cơ quan, đơn vị.
Quản lý tài sản, kiểm kê, đánh giá tài sản.
B. CÁC NGHIỆP VỤ CỦA NHÂN VIÊN VĂN PHÒNG:
I/ Kỹ năng giao tiếp:
1/ Tiếp khách:
Tiếp khách qua điện thoại:
Tiếp khách qua điện thoại là một nghiệp vụ mà nhân viên văn
phòng thường xuyên sử dụng để giải quyết các công việc ở văn phòng.
Giao tiếp bằng điện thoại ngày càng trở nên tiện dụng do tính phổ biến
và tiện lợi của nó. Công việc kinh doanh của cuộc sống hiện đại đòi
hỏi con người phải tiết kiệm thời gian do đó sử dụng điện thoại là một
phương tiện được ưa thích. Giao tiếp bằng điện thoại tuy dễ mà khó,
và người thư ký và nhân viên văn phòng cần phải học để biết cách
giao tiếp. Do đó, người nhân viên văn phòng cần phải nắm vững các
vấn đề sau:
Đừng để người gọi chờ quá ba hồi chuông. Bạn phải ngưng công
việc đang làm và nhanh chóng nhấc máy.
Khi nghe điện thoại cần tập trung chú ý, tránh vừa làm việc khác
vừa nghe.
Bạn cần có một tư thế thoải mái, đừng dùng đầu kẹp vào điện
thoại để nói chuyện. Như vậy cổ bị gập xuống, tiếng nói sẽ không được
tự nhiên. Người đối thoại sẽ không vui vì biết Bạn phải tiếp chuyện họ
trong tác phong quá bận rộn. Có người cho rằng nghe điện thoại theo
cách này mới là hiện đại, văn minh. Ngược lại khi nói chuyện với
người khác, chúng ta tập trung chú ý vào cuộc nói chuyện, như thế mới
đúng là người lịch sự.
Bạn phải ngưng ngay nội dung cuộc nói chuyện với người cùng
phòng trước khi nhấc máy. Đừng để người nghe phát hiện đoạn cuối
của câu chuyện trước khi họ nghe Bạn A lô, khách sẽ cho rằng họ đã
gọi điện vào một lúc không phù hợp.
Bạn phải thể hiện trạng thái vui vẻ, sẵn sàng giúp đỡ và giọng
nói thân thiện.
Nếu nghe không rõ, Bạn đừng ngại khi yêu cầu người gọi nói
chậm lại hoặc xin phát âm rõ hơn.
Khi nghe của tên người nước ngoài, tốt nhất Bạn nên nhờ họ
đánh vần chậm rãi để ghi lại cho chính xác
Nếu câu nói quá dài hoặc có nhiều ẩn ý khiến Bạn không hiểu
rõ, cần yêu cầu người gọi nhắc lại hoặc nói rõ ý hơn
Nếu khi đang nói chuyện có những tiếng ồn đột xuất (như tiếng
đóng đinh, tiếng động cơ do các bộ phận sửa chữa), Bạn nên xin lỗi và
giải thích cho người gọi được rõ.
Nếu khách hàng gọi cho Bạn, Bạn không đuợc phép gác máy
truớc.
Đừng trả lời điện thoại khi đang ăn. Người bên kia có thể nghe
rõ tiếng nhai của bạn.
Trước khi gọi điện thoại bạn phải chuẩn bị:
Khi gọi điện thoại, hãy luôn biết rõ mình muốn nói gì: Có thể
gạch đầu dòng trước những điều định nói và cần nói. Như thế bạn sẽ
tiết kiệm được thời gian cho bạn và cho cả người nghe.
Điều chỉnh cách nói chuyện cho thích hợp với từng đối tượng:
Những người bận rộn thường thích cách tiếp cận trực tiếp, nói ngắn
gọn và hạn chế nói chuyện phiếm. Những người dễ hoà đồng thì thích
nói chuyện thân mật hơn.
Hạn chế nói chuyện riêng: Nói chuyện phiếm thì vui đấy nhưng
nó làm mất thời gian và gây khó chịu cho người bên kia đầu dây khi h