Trong 15 năm qua, Việt Nam thực hiện công cuộc đổi mới sang nền kinh tế thị trường định hướng XHCN đã tạo ra động lực mạnh mẽ phát triển kinh tế đất nước. Là một bộ phận của nền kinh tế, việc hình thành và phát triển thị trường dịch vụ kế toán – kiểm toán vừa là tất yếu khách quan của kinh tế thị trường vừa là bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống công cụ quản lý vĩ mô nền kinh tế – tài chính và đóng vai trò tích cực trong việc phát triển nền kinh tế xã hội.
Hoạt động dịch vụ kế toán – kiểm toán là nhu cầu cần thiết, trước hết là vì lợi ích của bản thân doanh nghiệp, của các nhà đầu tư trong và ngoài nước, lợi ích của chủ sở hữu vốn, các chủ nợ, lợi ích và yêu cầu của Nhà nước. Người sử dụng kết quả kiểm toán phải được đảm bảo rằng những thông tin họ được cung cấp là trung thực, khách quan, có độ tin cậy cao và phù hợp với các nguyên tắc kế toán chung đã được thừa nhận để làm căn cứ cho các quyết định kinh tế hoặc thực thi trách nhiệm quản lý, giám sát của mình.
Chất lượng cuộc kiểm toán mà xét đến ở đây là chất lượng kiểm toán báo cáo tài chính (BCTC) lại là sản phẩm tổng hợp do kết quả kiểm toán các chu trình nghiệp vụ riêng biệt mang lại. Trong đó, chất lượng của kiểm toán chu trình mua hàng- thanh toán có ảnh hưởng quyết định đến chất lượng của toàn bộ cuộc kiểm toán BCTC.
Ngoài lời mở đầu và kết luận, chuyên đề bao gồm 3 phần:
Phần I: Cơ sơ lý luận về kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán Báo cáo tài chính
Phần II: Thực tiễn kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán Báo cáo tài chính do VACO thực hiện
Phần III: Bài học kinh nghiệm và một số kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán Báo cáo tài chính do VACO thực hiện
107 trang |
Chia sẻ: dansaran | Lượt xem: 3592 | Lượt tải: 5
Bạn đang xem trước 20 trang tài liệu Báo cáo Thực tiễn kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán tài chính do công ty kiểm toán Việt Nam thực hiện, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
Mục lục
Lời mở đầu 3
phần I 5
Cơ sở lí luận về kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán 5
trong kiểm toán báo cáo tài chính 5
I. Chu trình mua hàng – thanh toán với vấn đề kiểm toán 5
1. Bản chất của chu trình mua hàng – thanh toán 5
2. Chức năng của chu trình mua hàng – thanh toán 6
2.1. Xử lý các đơn đặt mua hàng hoá hay dịch vụ 6
2.2. Nhận hàng hoá hay dịch vụ 8
2.3. Ghi nhận các khoản nợ người bán 8
2.4. Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán 9
3. Chứng từ, sổ sách và các tài khoản liên quan đến chu trình 10
II. Nội dung kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán 10
1. Mục tiêu kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán 10
2. Quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán 12
2.1. Lập kế hoạch và thiết kế phương pháp kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán 12
2.1.1. Thu thập thông tin cơ sở về khách hàng 14
2.1.2. Thu thập thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng 15
2.1.3. Thực hiện các thủ tục phân tích 15
2.1.4. Đánh giá trọng yếu và rủi ro kiểm toán 16
2.1.5. Nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng và đánh giá rủi ro kiểm soát 19
2.1.6. Lập kế hoạch kiểm toán toàn diện và soạn thảo chương trình kiểm toán 22
2.2. Thực hiện kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán 25
2.2.1. Khảo sát các quá trình kiểm soát và khảo sát nghiệp vụ chu trình mua hàng – thanh toán 25
2.2.2. Khảo sát chi tiết số dư tài khoản trong chu trình mua hàng – thanh toán 29
2.3. Kết thúc công việc kiểm toán 31
2.3.1. Bình luận về nợ ngoài ý muốn 31
2.3.2. Đánh giá kết quả 32
phần II 33
thực tiễn kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty kiểm toán việt nam thực hiện 33
I. Giới thiệu công ty kiểm toán Việt nam (vaco) 33
1. Đặc điểm quá trình hoạt động của VACO 33
2. Qui trình hoạt động của công ty 36
II. Kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính do vaco thực hiện 39
1. Kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán do VACO thực hiện tại Nhà máy thuốc lá Thắng Lợi 39
1.1. Công việc thực hiện trước khi kiểm toán 39
1.2. Lập kế hoạch kiểm toán tổng quát 42
1.3. Lập kế hoạch kiểm toán cụ thể 48
1.4. Thực hiện kế hoạch kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán 53
1.5. Kết thúc công việc kiểm toán và lập báo cáo 62
1.6. Công việc thực hiện sau kiểm toán 63
2. Kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán do VACO thực hiện tại Công ty Viko 64
2.1. Kiểm tra hệ thống đối với chu trình mua hàng và thanh toán 64
2.2. Kiểm tra chi tiết đối với chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Viko 66
phần Iii 74
bài học kinh nghiệm và một số kiến nghị 74
nhằm hoàn thiện kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán bctc do vaco thực hiện 74
I. bài học kinh nghiệm từ thực tiễn công tác kiểm toán tại vaco 74
II. Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán BCTC tại VACO 78
1. Vấn đề kiểm tra hệ thống KSNB đối với chu trình mua hàng và thanh toán 78
1.1. Nhận xét 78
1.2. Kiến nghị 79
2. áp dụng các thủ tục phân tích trong kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán 79
2.1. Nhận xét 79
2.2. Kiến nghị 80
Kết luận 81
Lời mở đầu
Trong 15 năm qua, Việt Nam thực hiện công cuộc đổi mới sang nền kinh tế thị trường định hướng XHCN đã tạo ra động lực mạnh mẽ phát triển kinh tế đất nước. Là một bộ phận của nền kinh tế, việc hình thành và phát triển thị trường dịch vụ kế toán – kiểm toán vừa là tất yếu khách quan của kinh tế thị trường vừa là bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống công cụ quản lý vĩ mô nền kinh tế – tài chính và đóng vai trò tích cực trong việc phát triển nền kinh tế xã hội.
Hoạt động dịch vụ kế toán – kiểm toán là nhu cầu cần thiết, trước hết là vì lợi ích của bản thân doanh nghiệp, của các nhà đầu tư trong và ngoài nước, lợi ích của chủ sở hữu vốn, các chủ nợ, lợi ích và yêu cầu của Nhà nước. Người sử dụng kết quả kiểm toán phải được đảm bảo rằng những thông tin họ được cung cấp là trung thực, khách quan, có độ tin cậy cao và phù hợp với các nguyên tắc kế toán chung đã được thừa nhận để làm căn cứ cho các quyết định kinh tế hoặc thực thi trách nhiệm quản lý, giám sát của mình.
Chất lượng cuộc kiểm toán mà xét đến ở đây là chất lượng kiểm toán báo cáo tài chính (BCTC) lại là sản phẩm tổng hợp do kết quả kiểm toán các chu trình nghiệp vụ riêng biệt mang lại. Trong đó, chất lượng của kiểm toán chu trình mua hàng- thanh toán có ảnh hưởng quyết định đến chất lượng của toàn bộ cuộc kiểm toán BCTC.
Xuất phát từ lý do trên, trong thời gian thực tập tại Công ty kiểm toán Việt Nam (VACO), Được sự giúp đỡ nhiệt tình của các anh chị trong phòng nghiệp vụ IV, đặc biệt là kiểm toán viên (KTV) Hoàng Thanh Loan, em đã lựa chọn đề tài “Tìm hiểu qui trình kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính do VACO thực hiện” cho chuyên đề tốt nghiệp của mình. Việc nghiên cứu đề tài này là hết sức cần thiết nhằm hệ thống hoá và đưa ra các quan điểm mới cho quy trình kiểm toán chu trình này.
Dựa trên kiến thức đã học và quan sát thực tế trong thời gian thực tập, chuyên đề tập trung nghiên cứu: cơ sở lý luận về quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán, tìm hiểu và đánh giá thực trạng công tác kiểm toán chu trình này do VACO thực hiện tại hai đơn vị khách hàng là Công ty đá quý Việt Nhật Viko và Nhà máy thuốc lá Thắng Lợi, từ đó rút ra một số bài học kinh nghiệm và đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao chất lượng kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán BCTC của VACO.
Để thể hiện được các nội dung trên, ngoài lời mở đầu và kết luận, chuyên đề bao gồm 3 phần:
Phần I: Cơ sơ lý luận về kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán Báo cáo tài chính
Phần II: Thực tiễn kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán Báo cáo tài chính do VACO thực hiện
Phần III: Bài học kinh nghiệm và một số kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán Báo cáo tài chính do VACO thực hiện
phần I
Cơ sở lí luận về kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán
trong kiểm toán báo cáo tài chính
I. Chu trình mua hàng – thanh toán với vấn đề kiểm toán
1. Bản chất của chu trình mua hàng – thanh toán
Chu trình mua hàng – thanh toán bao gồm các quyết định và các quá trình cần thiết để có hàng hoá, dịch vụ cho quá trình hoạt động, sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Chu trình thường được bắt đầu bằng việc lập một đơn đặt mua của người có trách nhiệm tại bộ phận cần hàng hoá hay dịch vụ và kết thúc bằng việc thanh toán cho nhà cung cấp về hàng hoá hay dịch vụ nhận được.
Quá trình mua vào của hàng hoá hay dịch vụ bao gồm những khoản mục như nguyên vật liệu, máy móc thiết bị, vật tư, điện nước, sửa chữa và bảo trì. Chu trình này không bao gồm quá trình mua vào và thanh toán các dịch vụ lao động hoặc những sự chuyển nhượng và phân bổ của chi phí ở bên trong tổ chức.
Sơ đồ 1.1: Các tài khoản trong chu trình mua hàng và thanh toán
Kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán thực chất là việc kiểm tra, đánh giá số dư của các tài khoản trên Bảng cân đối kế toán. Như đã phân tích ở trên, chu trình mua hàng và thanh toán liên quan đến rất nhiều tài khoản trên bảng cân đối kế toán như: các tài khoản trong các khoản mục vốn bằng tiền, hàng tồn kho, nợ phải trả. Số lượng các tài khoản liên quan và chịu ảnh hưởng bởi chu trình mua hàng và thanh toán được thể hiện qua sơ đồ 1.1 . Tuy nhiên, quá trình mua hàng trong chu trình mua hàng và thanh toán có hai loại: Mua hàng trả tiền ngay và mua hàng trả chậm. Sơ đồ 1.1 chỉ minh hoạ cho trường hợp mua hàng trả chậm.
2. Chức năng của chu trình mua hàng – thanh toán
2.1. Xử lý các đơn đặt mua hàng hoá hay dịch vụ
Đây là chức năng quan trọng trong chu trình mua hàng và thanh toán. Các bước công việc cần thực hiện trong chức năng này bao gồm:
Xác định nhu cầu hàng hoá, dịch vụ cần cung cấp: Thông thường mỗi doanh nghiệp thường có một bộ phận chuyên nghiên cứu nhu cầu nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ cần thiết cho sản xuất gọi là bộ phận kế hoạch. Bộ phận này có nhiệm vụ lên kế hoạch, cung ứng đảm bảo cung cấp đầy đủ các yếu tố đầu vào để quá trình sản xuất được liên tục nhưng đồng thời cũng không quá nhiều gây ứ đọng vốn ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Lập đơn yêu cầu mua hàng: Sau khi đã lên kế hoạch cung ứng, bộ phận kế hoạch sẽ lập đơn yêu cầu mua hàng để trình Giám đốc hoặc người có thẩm quyền ký duyệt. Sau đó, đơn yêu cầu mua hàng này sẽ được chuyển cho bộ phận mua hàng.
Tìm nhà cung cấp: Bộ phận mua hàng căn cứ vào đơn yêu cầu mua hàng này để xem xét, tìm kiếm nhà cung cấp. Về nguyên tắc, trước khi quyết định mua một mặt hàng nào thì cũng phải tìm hiểu đơn chào hàng của nhiều nhà cung cấp khác nhau để lựa chọn nhà cung cấp thích hợp nhất.
Lựa chọn nhà cung cấp: Sau khi đã xem xét đơn chào hàng của các nhà cung cấp khác nhau, đơn vị sẽ chọn ra một nhà cung cấp phù hợp nhất. Sự lựa chọn này căn cứ vào giá cả, chất lượng của hàng hoá, các điều kiện ưu đãi như chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán, phương thức thanh toán...
Giao đơn đặt hàng: Đơn đặt hàng là một loại chứng từ trong đó ghi rõ loại hàng, số lượng, các thông tin liên quan đến hàng hoá mà doanh nghiệp có ý định mua vào. Tất cả các đơn đặt hàng đều phải đánh số trước, có đầy đủ chữ ký của những người có thẩm quyền. Tất cả các đơn đặt hàng phải bao gồm vừa đủ số cột và diện tích để hạn chế tối đa khả năng có gian lận trên đơn đặt mua hàng này.
Các bước công việc trên cho thấy đơn đặt hàng (yêu cầu về sản phẩm hoặc dịch vụ) được lập bởi người mua hàng là điểm khởi đầu của chu trình. Nó là một chứng từ hợp pháp và được xem như một đề nghị để mua hàng hoá dịch vụ. Trong một số trường hợp khác, nếu người mua và người bán lần đầu có quan hệ giao dịch hoặc thực hiện những giao dịch lớn và phức tạp thì đòi hỏi phải ký hợp đồng cung ứng hàng hoá hay dịch vụ nhằm đảm bảo việc thực hiện các quyền lợi và nghĩa vụ của các bên tham gia hợp đồng.
Mẫu của bản yêu cầu và sự phê chuẩn quy định phụ thuộc vào bản chất của hàng hoá dịch vụ và quy định của công ty. Trong đó việc phê chuẩn đúng đắn nghiệp vụ mua hàng chức năng chính vì nó đảm bảo hàng hoá và dịch vụ được mua theo đúng mục đích đã được phê chuẩn và tránh cho việc mua quá nhiều hoặc mua các mặt hàng không cần thiết. Hầu hết các công ty cho phép một sự phê chuẩn chung cho việc mua phục vụ các nhu cầu hoạt động thường xuyên như hàng tồn kho ở mức cho phép (phù hợp định mức hàng tồn kho). Thí dụ, các lần mua tài sản thường xuyên vượt quá một giới hạn tiền nhất định nào đó có thể yêu cầu sự phê chuẩn của Hội đồng quản trị, các mặt hàng được mua tương đối không thường xuyên, như các hợp đồng dịch vụ dài hạn thì được phê chuẩn bởi các nhân viên nhất định, vật tư và những dịch vụ có giá trị thấp hơn một giá trị quy định thì được phê chuẩn bởi quản đốc và trưởng phòng, và một số loại nguyên vật liệu và vật tư được tự động tái đặt hàng bất cứ lúc nào chúng ở mức giới hạn ấn định trước.
Quá trình kiểm soát đối với các bước công việc nêu trên là phải đảm bảo trả lời được các câu hỏi sau:
+ Được phê duyệt bởi ai?
+ Bộ phận nào đưa ra đơn đặt hàng?
+ Tại thời điểm nào?
+ Số lượng đặt hàng là bao nhiêu?
+ Đặt hàng ở nhà cung cấp nào?
+ Đơn đặt hàng có được theo dõi không?
Khi một đơn đặt hàng đã vượt quá một thời hạn nhất định nào đó mà hàng vẫn chưa được giao thì bộ phận mua hàng phải liên hệ với nhà cung cấp hàng để xem xét có vấn đề gì xảy ra không.
2.2. Nhận hàng hoá hay dịch vụ
Bước công việc thực hiện trong chức năng này là nhận hàng hoá hay dịch vụ do nhà cung cấp chuyển đến. Việc nhận hàng hoá từ người bán hàng là một điểm quyết định trong chu trình này vì đây là thời điểm mà tại đó bên mua thừa nhận khoản nợ liên quan đối với bên bán trên sổ sách của họ. Khi hàng hoá nhận được, quá trình kiểm soát thích hợp đòi hỏi phải có sự kiểm tra mẫu mã, số lượng, thời gian đến và các điều kiện khác.
Hầu hết các công ty có phòng (bộ phận) tiếp nhận để đưa ra một báo cáo nhận hàng (được đánh số từ trước) như một bằng chứng của sự nhận hàng và sự kiểm tra hàng hoá. Một bản sao thường được gửi cho thủ kho và một bản khác gửi cho kế toán các khoản phải trả để thông báo. Báo cáo nhận hàng có thể được thay thế bằng phiếu xuất kho của nhà cung cấp.
Để ngăn ngừa sự mất mát, sự lạm dụng thì điều quan trọng là hàng hoá phải được kiểm soát chặt chẽ từ lúc nhận chúng cho đến khi chúng được chuyển đi. Nhân viên trong phòng tiếp nhận phải độc lập với thủ kho và phòng kế toán (nguyên tắc phân công và phân nhiệm rõ ràng). Hàng hoá trước khi nhập kho sẽ được kiểm tra số lượng, chất lượng... so sánh với đơn đặt hàng để xem có chênh lệch không. Việc kiểm tra này nên được đánh dấu trên báo cáo nhận hàng để thuận tiện cho việc kiểm soát sau này.
Đơn đặt hàng và báo cáo nhận hàng sau đó phải được lưu giữ ở kho. Một bản sao phải được gửi cho bộ phận kế toán (để xử lý những hoá đơn liên quan đến hàng hoá đã nhận) và một bản sao khác cho bộ phận mua (để đảm bảo rằng tất cả các yêu cầu đặt hàng đưa ra đều được thực hiện tốt).
2.3. Ghi nhận các khoản nợ người bán
Bước công việc thực hiện trong chức năng này là việc kế toán ghi nhận các khoản nợ phải trả nhà cung cấp vào sổ kế toán từ các hoá đơn và phiếu nhập kho. Công việc này đòi hỏi sự đúng đắn, chính xác và nhanh chóng. Việc ghi sổ ban đầu có ảnh hưởng quan trọng đến các BCTC được lập và đến khoản thanh toán thực tế, do đó kế toán chỉ được phép ghi vào các lần mua có cơ sở hợp lý theo số tiền đúng. Đối với các hoá đơn đã được ghi sổ nên được đề “đã hạch toán” hoặc đánh dấu để tránh ghi 2 lần. Các phần hành kế toán được thực hiện trên máy vi tính sẽ hạn chế tối đa việc ghi trùng lặp các khoản nợ.
Kế toán các khoản nợ phải trả có trách nhiệm kiểm tra tính đúng đắn của các lần mua vào và ghi chúng vào sổ nhật ký mua hàng và sổ hạch toán chi tiết các khoản phải trả. Khi kế toán các khoản phải trả nhận được hoá đơn của người bán thì phải so sánh mẫu mã, giá, số lượng, phương thức thanh toán và chi phí vận chuyển ghi trên hoá đơn với thông tin trên đơn đặt mua (hoặc hợp đồng) và báo cáo nhận hàng nếu hàng đã về. Thường thì các phép nhân và phép cộng tổng được kiểm tra lại và được ghi vào hoá đơn. Sau đó, số tiền được chuyển vào sổ hạch toán chi tiết các khoản phải trả.
2.4. Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán
Việc xét duyệt chi quỹ để thanh toán cho người bán sẽ do bộ phận tài vụ thực hiện. Chứng từ thanh toán cho nghiệp vụ mua hàng khi kỳ thanh toán đến hạn là các phiếu chi, séc, uỷ nhiệm chi. Trước khi thực hiện thanh toán, các chứng từ này phải có sự phê chuẩn của Giám đốc hoặc người được uỷ quyền. Các chứng từ thanh toán này sau đó được sao làm nhiều bản mà bản gốc được gửi cho người được thanh toán, bản sao được lưu lại trong hồ sơ theo người được thanh toán.
Các quá trình kiểm soát quan trọng đối với chức năng này là việc ký phiếu chi phải do đúng cá nhân có trách nhiệm (phù hợp với nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn). Trước khi ký phiếu chi phải xem xét kỹ lưỡng các chứng từ minh chứng cho nghiệp vụ mua hàng đã phát sinh và có sự tách biệt giữa người ký phiếu chi với người chi tiền (nguyên tắc bất kiêm nhiệm). Các phiếu chi đều phải được đánh số thứ tự từ trước và được in sẵn trên loại giấy đặc biệt để gây khó khăn cho việc thay đổi người nhận tiền hoặc số tiền. Cần phải thận trọng khi kiểm soát các phiếu chi đã ký, phiếu chi trắng và phiếu chi không còn hiệu lực. Có một phương pháp để huỷ bỏ các chứng từ chứng minh nhằm ngăn ngừa việc sử dụng lại chúng để chứng minh cho phiếu chi khác sau này cũng là một điều quan trọng. Phương pháp thường dùng là viết số của phiếu chi lên các chứng từ chứng minh.
Đó là toàn bộ tám bước công việc nằm trong bốn chức năng cơ bản mà doanh nghiệp cần tiến hành đối với chu trình mua hàng và thanh toán. Mỗi một chức năng trong chu trình sẽ phải tuân theo những quy tắc nhất định và có những biện pháp kiểm soát riêng. Nắm chắc các chức năng của chu trình mua hàng và thanh toán nêu trên sẽ là cơ sở để KTV tiến hành cuộc kiểm toán một cách có hiệu quả.
3. Chứng từ, sổ sách và các tài khoản liên quan đến chu trình
Trong chu trình mua hàng – thanh toán, hầu hết các doanh nghiệp sử dụng các loại chứng từ, sổ sách sau:
Yêu cầu mua: được lập bởi bộ phận kế hoạch để đề nghị mua hàng hoá và dịch vụ. Trong một số trường hợp, các bộ phận trong doanh nghiệp có thể trực tiếp lập đơn đặt hàng, trình phê duyệt và gửi cho nhà cung cấp.
Đơn đặt hàng: ghi rõ loại hàng, số lượng và các thông tin liên quan của hàng hoá và dịch vụ mà công ty có ý định mua.
Phiếu giao hàng (Biên bản giao nhận hàng hoá hoặc nghiệm thu dịch vụ): tài liệu này được chuẩn bị bởi nhà cung cấp. Phiếu giao nhận phải được ký nhận bởi khách hàng để chứng minh sự chuyển giao hàng hoá (hay dịch vụ) thực tế.
Báo cáo nhận hàng: được bộ phận nhận hàng lập như một bằng chứng của việc nhận hàng và sự kiểm tra hàng hoá (dấu hiệu của một thủ tục kiểm soát).
Hoá đơn của nhà cung cấp: chứng từ nhận được từ nhà cung cấp hàng, đề nghị thanh toán cho các hàng hoá hoặc dịch vụ đã được chuyển giao.
Nhật ký mua hàng: Đây là những ghi chép đầu tiên trong hệ thống kế toán để ghi lại các khoản mua. Nhật ký phải liệt kê danh sách các hoá đơn (từng cái một), cùng với việc chỉ ra tên nhà cung cấp hàng, ngày của hoá đơn và khoản tiền của các hoá đơn đó.
Sổ hạch toán chi tiết nợ phải trả nhà cung cấp: ghi chép các khoản tiền phải trả cho mỗi nhà cung cấp hàng. Tổng số của tài khoản nhà cung cấp trong sổ hạch toán chi tiết phải trả người bán bằng khoản tiền ghi trên khoản mục phải trả người bán.
Bảng đối chiếu của nhà cung cấp: đây là báo cáo nhận được của nhà cung cấp hàng (thường là hàng tháng) chỉ ra các hoá đơn chưa thanh toán vào một ngày đối chiếu nhất định.
II. Nội dung kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán
1. Mục tiêu kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán
Để thực hiện đúng hướng và có hiệu quả hoạt động kiểm toán thì KTV phải xác định được các mục tiêu kiểm toán trên cơ sở các mối quan hệ vốn có của đối tượng và của khách thể kiểm toán. Vì vậy, khi tiến hành kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán, KTV cũng phải xác định hệ thống mục tiêu kiểm toán của chu trình này.
Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VSA) Số 200 – Mục tiêu và nguyên tắc cơ bản chi phối kiểm toán BCTC, Khoản 11 đã xác định: “Mục tiêu của kiểm toán BCTC là giúp cho KTV và công ty kiểm toán đưa ra ý kiến xác nhận rằng BCTC có được lập trên cơ sở chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành hoặc được chấp nhận, có tuân thủ pháp luật liên quan và có phản ánh trung thực và hợp lý trên các khía cạnh trọng yếu hay không”. Theo đó, mục đích chung của kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán là đánh giá xem liệu số dư các tài khoản có liên quan có được trình bày trung thực và phù hợp với các nguyên tắc kế toán hiện hành hoặc được thừa nhận hay không? Từ mục tiêu chung này cụ thể hoá thành các mục tiêu đặc thù đối với chu trình.
Các mục tiêu kiểm toán đặc thù đối với chu trình mua hàng và thanh toán đã xác định được bao gồm 7 mục tiêu, cụ thể là:
Tính có thực của hàng hoá hay dịch vụ mua vào cũng như các khoản nợ người bán với ý nghĩa các thông tin phản ánh tài sản hoặc công nợ phải được đảm bảo bằng sự tồn tại của các tài sản cũng như công nợ đó.
Tính đầy đủ của việc ghi nhận các hàng hoá hay dịch vụ mua vào và các khoản phải trả người bán với ý nghĩa thông tin phản ánh trên sổ sách, tài liệu kế toán không bị bỏ sót trong quá trình xử lý.
Tính đúng đắn trong việc tính giá vốn thực tế hàng nhập kho được tính theo chi phí thực tế thực hiện nghiệp vụ, việc tính toán các khoản phải trả người bán phù hợp với hợp đồng mua bán, phù hợp với hoá đơn người bán và biên bản giao nhận hàng hoá hay dịch vụ.
Tính đúng đắn trong việc phản ánh quyền và nghĩa vụ với ý nghĩa tài sản mua vào phản ánh trên BCTC phải thuộc quyền sở hữu của đơn vị và nợ phải trả người bán thể hiện đúng nghĩa vụ của đơn vị này.
Tính chính xác về số học trong việc tính toán, cộ