Bảo quản và tiếp cận khai thác tài liệu điện tử

Lược dịch từ “Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử” TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997 www.vanthuluutru.com 32 4. 4. Bảo quản tiếp cận khai thác tài liệu Nguyên tắc thứ tư trong khung cấu trúc để quản lý tài liệu điện tử là: “Lưu trữ phảI đặt ra các yêu cầu về bảo quản và tiếp cận khai thác nhằm đảm bảo rằng tài liệu lưu trữ điện tử ở trạng thái luôn sẵn sàng, có thể tiếp cận khai thác và có thể hiểu được”. Nguyên tắc này đề cập đến những vấn đề đặc biệt chưa rõ và còn nhiều tranh cãi đối với tài liệu điện tử do sự phụ thuộc của chúng vào công nghệ mà công nghệ thì thay đổi liên tục. Việc xem xét nguyên tắc này không bao gồm (ngoại trừ là một cách gián tiếp) các yêu cầu bảo quản mang tính chất chung nhất đối với tất cả các loại tài liệu, chẳng hạn như yêu cầu cơ bản là tài liệu lưu trữ phải bảo đảm tính xác thực. Việc bảo quản và tiếp cận khai thác tài liệu lưu trữ điện tử là những vấn đề phụ thuộc lẫn nhau: - Những tài liệu có sẵn phải là tài liệu còn nguyên vẹn về khía cạnh vật lý, có thể nhận diện và đọc được; - Những tài liệu có thể tiếp cận khai thác được có thể được lựa chọn trong phạm vi các chiến lược tra tìm phù hợp với cách thức mà cơ quan, tổ chức sản sinh ra tài liệu đã tổ chức sắp xếp tài liệu và chúng được thể hiện ở một dạng xác thực về mặt lịch sử; và - Tài liệu có thể hiểu được là những tài liệu có thể được sử dụng như là những bằng chứng lịch sử. Điều này đòi hỏi việc xác định nguồn gốc xuất xứ của tài liệu, việc duy trì trật tự ban đầu của tài liệu và sự có sẵn của các tài liệu liên quan cũng như những thông tin bối cảnh khác. Do sự lạc hậu về công nghệ, tài liệu lưu trữ điện tử không thể được bảo quản bằng cách duy trì chúng ở dạng tĩnh. Thậm chí những tài liệu được ghi trên những phương tiện mang tin có thể tồn tại vĩnh viễn thì cuối cùng, người ta cũng không thể tra cứu hay cung cấp được cái gì ngoại trừ những dạng đơn giản nhất của tài liệu điện tử được lưu giữ ở dạng tĩnh như đã trình bày ở chương 2.2. Cùng với thời gian, việc chuyển đổi tài liệu nhằm di trú chúng từ nền công nghệ lạc hậu sang các dạng hiện hành sẽ là điều cần thiết. Bảo quản lưu trữ đòi hỏi rằng những chuyển đổi đó phải tôn trọng tính xác thực của tài liệu và rằng những thay đổi như vậy phải tạo điều kiện cho tài liệu có thể truy nhập và hiểu được. Tuy nhiên, việc chuyển đổi như vậy cần phải được ghi chép một cách tỷ mỷ. 4.4.1. Bảo quản Một tài liệu điện tử được bảo quản an toàn khi và chỉ khi nó tiếp tục tồn tại ở dạng cho phép người ta có thể truy nhập và một khi truy nhập được thì nó sẽ cung cấp bằng chứng xác thực và đáng tin cậy về hoạt động đã tạo ra tài liệu. Có nhiều trường hợp khi mà việc tiếp tục bảo quản tài liệu điện tử sẽ đòi hỏi phải có những Lược dịch từ “Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử” TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997 www.vanthuluutru.com 33 giải pháp có thể làm suy giảm độ tin cậy và tính xác thực của tài liệu hoặc có thể ảnh hưởng tới khả năng tiếp cận khai thác hay hiểu tài liệu. Lưu trữ cần xác định rõ khi nào thì những tình huống như vậy có thể xảy ra và khuyến nghị các cơ quan, tổ chức hay cá nhân sản sinh ra tài liệu về những phương án lựa chọn thích hợp cho tài liệu trong kho của mình và thực hiện những bước đi cần thiết để bảo đảm duy trì tính xác thực và độ tin cậy tiếp nối của tài liệu trong lưu trữ. Cho dù lưu trữ có trực tiếp bảo quản tại kho của mình hay không thì lưu trữ cũng phải chịu trách nhiệm nêu rõ ảnh hưởng của các phương án lựa chọn sẵn có đối với việc tiếp tục bảo quản và quyết định phương án nào là phù hợp. Lưu trữ cần phải thực hiện trách nhiệm này một cách tổng thể, thông qua việc ban hành các văn bản hướng dẫn về việc bảo quản tài liệu điện tử và cụ thể, thông qua việc xác định các vấn đề bảo quản liên quan tới một hệ thống quản lý tài liệu cụ thể và xác định các bước đi thích hợp. Nếu lưu trữ chịu trách nhiệm về việc bảo quản tài liệu thì lưu trữ phải có những hành động bảo quản thích hợp. Nếu như một tổ chức khác thực hiện việc bảo quản tài liệu thì lưu trữ cần phải đưa ra khuyến nghị về những hành động phù hợp và trợ giúp trong việc thực thi chúng. Câu hỏi về nơi bảo quản tài liệu lưu trữ cần được xem xét trên cơ sở xác định xem cơ quan, tổ chức nào có khả năng bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng những tài liệu xác thực một cách tốt nhất qua thời gian. Các yếu tố cần tính đến khi xem xét, lựa chọn phương án tốt nhất bao gồm: cơ quan, tổ chức sản sinh ra tài liệu có nhiệm vụ giữ gìn và bảo đảm tiếp cận khai thác sử dụng những tài liệu xác thực trong một thời gian dài hay không và các nguồn lực cần thiết cho việc bảo quản và tiếp cận khai thác tài liệu lưu trữ có sẵn có hay không. 4.4.2. Tiếp cận khai thác và sử dụng Tiếp cận khai thác tài liệu lưu trữ điện tử bao gồm cả hai phía cung và cầu. Tài liệu lưu trữ tạo nên phần cung còn các yêu cầu tiếp cận khai thác tài liệu là phần cầu. Công nghệ máy tính chính là phương tiện để cung cấp tài liệu cho những người yêu cầu khai thác sử dụng tài liệu. Phía cung của chức năng tiếp cận khai thác tài liệu có tính chất xác định và cố định. Tài liệu lưu trữ phải được giữ lại nguyên trạng như nó được sản sinh bởi cơ quan, tổ chức hay cá nhân sản sinh ra chúng và được lựa chọn bởi cơ quan lưu trữ thông qua quá trình đánh giá. Việc cung cấp bị giới hạn bởi những nhu cầu hoạt động của cơ quan, tổ chức hay cá nhân sản sinh tài liệu và được quyết định bởi mô hình tổ chức, các quy trình và các hoạt động mà cơ quan sản sinh ra tài liệu sử dụng để thực hiện chức năng và nhiệm vụ của mình. Nhu cầu tiếp cận khai thác tài liệu lưu trữ điện tử hiển nhiên là rất đa dạng, phong phú. Vào bất kỳ thời điểm xác định nào cũng có thể có nhiều loại yêu cầu và tính chất của các yêu cầu cũng có thể thay đổi theo thời gian. Những yêu cầu tiếp cận khai thác tài liệu phục vụ cho mục đích ký ức lịch sử của cơ quan, tổ chức hay yêu cầu trách nhiệm lâu dài sẽ nảy sinh từ các quá trình đã tạo ra tài liệu; tuy nhiên, đa số các yêu cầu, về thực chất độc lập với các mục đích Lược dịch từ “Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử” TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997 www.vanthuluutru.com 34 ban đầu mà vì chúng tài liệu được tạo lập và giữ gìn. Mục tiêu cụ thể của những yêu cầu tiếp cận khai thác tài liệu lưu trữ điện tử sẽ không phải là vì những bằng chứng về tổ chức hay hoạt động của cơ quan, tổ chức là nguồn sản sinh mà là vì những thông tin chứa đựng trong tài liệu. Tính chất bằng chứng của tài liệu vẫn là yếu tố quyết định trong những trường hợp như vậy bởi lẽ việc giải nghĩa một cách đúng đắn những thông tin chứa đựng trong tài liệu có thể là điều bất khả thi nếu như không hiểu được tính chất của các thông tin tài liệu như những tài liệu đích thực. Công nghệ thông tin - phương tiện để tiếp cận khai thác tài liệu sẽ thay đổi theo thời gian và những thay đổi của công nghệ thông tin sẽ tác động tới cả khả năng có thể tiếp cận khai thác được của tài liệu cũng như nhu cầu khai thác. Tài liệu điện tử sẽ trở nên không thể tiếp cận khai thác được nếu như chúng lệ thuộc vào công nghệ lỗi thời. Hơn nữa, khi mà công nghệ thông tin cung cấp những phương tiện tiếp cận khai thác và truy nhập ngày càng mạnh và linh hoạt hơn thì người nghiên cứu sẽ muốn sử dụng các công cụ đó để tiếp cận khai thác tài liệu lưu trữ. Có thể tin rằng số lượng các nhà nghiên cứu sẽ tăng khi công nghệ làm cho khả năng tiếp cận khai thác tài liệu từ xa ngày càng trở nên phổ biến và hiệu quả về mặt chi phí. Cuối cùng, có thể hy vọng rằng yêu cầu ngày càng cao của các nhà nghiên cứu muốn nắm lấy cơ hội mà công nghệ thông tin đem lại trong việc tiếp cận khai thác tài liệu sẽ làm thay đổi vai trò của lưu trữ như là một nơi trung gian hay đại lý cho việc tiếp cận khai thác tài liệu. Như vậy, chức năng bảo đảm cho việc tiếp cận khai thác tài liệu lưu trữ điện tử có thể được nhìn nhận như là một chức năng cung ứng những đối tượng cố định cho một thị trường luôn thay đổi và hết sức đa dạng. Để có thể đáp ứng ngày càng nhanh nhu cầu khai thác tài liệu, chức năng tiếp cận khai thác sẽ phải thích ứng với những thay đổi về nhu cầu và tận dụng được những ưu điểm và lợi thế của tiến bộ công nghệ. Đồng thời, chức năng này còn phải có khả năng bảo đảm được tính xác thực của những sản phẩm mà nó cung cấp. Để giải quyết tình trạng căng thẳng trên đòi hỏi phải có sự kiểm soát tri thức thích hợp đối với tài liệu, các phương pháp bảo đảm tiếp cận khai thác và sự phản ứng kịp thời trước những thay đổi về nhu cầu và về công nghệ.