Các hình thức trắc nghiệm trong quản trị nhân sự

QUẢN TRỊ NHÂN SỰ Các hình thức trắc nghiệm (Lịch sử ra đời Trắc nghiệm được áp dụng trong tuyển chọn nhân viên lần đầu tiên ở Mỹ năm 1918. Đây là kỹ năng tuyển chọn rất hữu hiệu, có thể giúp cho các nhà quản trị chọn được đúng người cho đúng việc và giúp cho mỗi người có cơ hội tìm hiểu rõ hơn về năng lực của mình, chọn được một nghề, một công việc phù hợp. Các bài trắc nghiệm cho phép đánh giá định lượng nhiều vấn đề khác nhau như tri thức hiểu biết, sự khéo léo… Do đó sẽ thuận lợi, dễ dàng cho việc so sánh một người với tiêu chuẩn mẫu hoặc so sánh với những người khác trong quá trình tuyển chọn. Để thấy rỏ hiệu quả của việc tuyển chọn bằng hình thức trắc nghiệm, các nhà quản trị đã tiến hành nghiên cứu tại một công ty Hoa Kỳ và cho kết quả như sau:
 (Lợi ích của phương pháp trắc nghiệm Phương pháp trắc nghiệm đem lại cho công ty nhiều lợi ích như sau: Tiên đoán ứng viên có thể thành công trong việc làm tới mức độ nào. Khám phá được những khả năng hay tài năng đặc biệt của ứng viên, mà đôi lúc ứng viên cũng không hề hay biết. Kết quả chính xác hơn phương pháp phỏng vấn vì sẽ giới hạn phần nào, thành kiến hay khuynh hướng của người phỏng vấn. Giúp cho công ty hay bất cứ tổ chức nào tìm được các sắc thái đặc biệt về cá tính, cũng như năng khiếu tiềm ẩn của từng ứng viên. Giúp tìm ra những ứng viên có những đặc điểm giống nhau hoặc ít ra không dị biệt quá để xếp họ làm việc chung cùng một lãnh vực. Và chính việc sắp xếp này, các nhân viên có dịp phát triển nhanh mối quan hệ. Nguyên tắc làm việc thành nhóm – gọi là nhóm năng động (Dynamic Groups) – càng ngày càng được các nhà quản trị lưu tâm và phát triển. Tiết kiệm chi phí sản xuất vì công ty tuyển được người có năng suất lao động cao. (Mục đích của phương pháp trắc nghiệm Phương pháp này có rất nhiều mục đích tùy theo người sử dụng vạch ra. Riêng trong lãnh vực quản trị nhân viên, việc áp dụng phương pháp này không ngoài mục đích tuyển dụng người thích hợp với công tác được giao và nhờ thế công ty sẽ đạt được kết quả như: Giảm bớt chi phí về huấn luyện vì khi biết năng khiếu của họ, công ty chỉ việc phát triển khả năng đó lên chứ không phải huấn luyện người mà ta không biết họ có năng khiếu gì. Giảm thiểu những rủi ro trong kinh doanh do sơ sót, yếu kém của nhân viên. Rút ngắn thời gian tập sự của nhân viên. Nhân viên được thăng thưởng một cách hợp lí. Nhân viên được giao cho việc đúng khả năng. Giảm bớt được tình trạng nhân viên tự nghỉ việc hoặc buộc thôi việc do không thích hợp với công việc. (Những hạn chế của phương pháp trắc nghiệm Mặc dù phương pháp trắc nghiệm đã thực sự được ứng dụng hơn một thế kỉ nay, nhưng hiện nay cũng chưa cũng có một loại trắc nghiệm nào hay một chương trình trắc nghiệm nào được xem là hoàn hảo. Một bài thi trắc nghiệm của bất cứ một ứng viên nào dù đạt được ở mức độ cao điểm nhất cũng chưa chắc đưa đến một sự suy đoán chính xác hoàn toàn về khả năng tài khéo léo, bản tính… của ứng viên đó. Phương pháp trắc nghiệm không cho biết tại sao ứng viên đã đạt được một số điểm nào đó nhưng phương pháp này chỉ cho biết rằng ứng viên đã đạt được số điểm đó thôi. Phương pháp trắc nghiệm chỉ mang lại kết quả tốt khi nào những dữ kiện mà ứng viên cung cấp phải rõ ràng và tương đối chính xác. Cần phải hoạch định chính xác và tạo ra hiệu năng cao, vô hiệu là do áp dụng vô ý thức. Chuyên viên trắc nghiêm cần biết, và yêu cầu: Vấn đề công ty; Tình hình và cách điều hành của chỉ huy; Khung cảnh công ty; Mối tương quan các nhóm làm việc trong công ty; Những dữ kiện liên quan đến chức vụ công ty đang tuyển; Có chứng chỉ chuyên môn để chứng minh lý thuyết và thực hành; Hiểu con người khá vững chắc; Có uy tín thanh danh; Tình tình phù hợp công việc. Cuối cùng trắc nghiệm cũng chỉ có tính tương đối mà thôi. (Trắc nghiệm tâm lý trong tuyển dụng - liệu có đáng tin? Để tiết kiệm thời gian và công sức, trong khi vẫn nhận được đầy đủ thông tin về các ứng viên, không ít các công ty lớn trên thế giới đã chọn giải pháp trắc nghiệm tâm lý bằng máy tính. Tuy nhiên, việc áp dụng cách làm của họ một cách máy móc đôi khi có thể dẫn tới những sai lầm đắt giá.  Thông thường, các trắc nghiệm được sử dụng khi các công ty cần chọn ra từ đám đông một số ít người sẽ được mời đến để phỏng vấn trực tiếp. Hiển nhiên là giám đốc nhân sự không thể gặp gỡ với tất cả các ứng viên gửi hồ sơ: anh ta không có thời gian và cũng không đủ sức làm việc đó. Sớm hay muộn anh ta cũng để lộ ra những điểm yếu rất con người như mệt mỏi, chán nản, thành kiến cá nhân… Còn máy tính lại có thể đánh giá tất cả ứng viên cùng lúc mà không hề thiên vị một ai, đảm bảo tính hợp lý và trình tự của các quyết định. Kết quả là hơn 90% ứng viên bị loại mà chưa kịp tiếp xúc với nhà tuyển dụng. Ngoài ra, hệ thống kiểm tra bằng máy tính cho phép ứng viên lập tức vượt qua một nhóm các bài trắc nghiệm khác nhau. Chỉ sau một cuộc kiểm tra, nhà tuyển dụng đã có trong tay bức chân dung khá rõ nét về trình độ, trí tuệ của ứng viên, từ đó có thể đánh giá khả năng của anh ta. Những chương trình máy tính với các bài trắc nghiệm tâm lý tiện lợi đến nỗi các công ty ngày càng ưa chuộng và do đó mức độ phổ biến của nó ngày càng lan rộng. Thế nhưng các chương trình mang lại hiệu quả mong đợi thật sự không nhiều, do các công ty thiếu sự điều chỉnh cho phù hợp với tình hình thực tế. Người ta không chỉ dựa hoàn toàn vào các kết quả trắc nghiệm khi đưa ra các quyết định tuyển dụng. Một phương pháp lựa chọn được coi là lý tưởng phải kết hợp được các kết quả trắc nghiệm với phỏng vấn trực tiếp và một số trò chơi với các vai diễn cụ thể, với trình tự ưu tiên hàng đầu dành cho phỏng vấn trực tiếp. Tuy vậy, các nhà tuyển dụng cũng thừa nhận tác dụng trợ giúp tích cực của trắc nghiệm, khi nó luôn cho kết quả chính xác về một số đặc điểm và yêu cầu chủ yếu của ứng viên. Đã có không ít trường hợp ứng viên gây được ấn tượng rất tốt trong thời gian phỏng vấn, nhưng nhà tuyển dụng lại có một chút nghi ngờ về khả năng tập trung chú ý của anh ta. Và điều này được khẳng định bằng trắc nghiệm với máy tính. Kết quả là ứng viên được xếp vào một vị trí công việc khác không đòi hỏi phải liên tục tập trung dưới áp lực cao.  Cùng với thời gian, các công ty nhận ra rằng trắc nghiệm tâm lý chỉ là một công cụ trong tuyển dụng: nó không thể thay thế các công cụ truyền thống khác, mà chỉ có tác dụng phụ trợ làm tăng thêm tính hiệu quả của chúng. Chỉ với kinh nghiệm chuyên môn và sự hiểu biết đầy đủ, họ mới có thể đưa ra những lời khuyên thích hợp cho ứng viên, cũng như đưa ra những quyết định tuyển dụng có lợi nhất cho công ty. (Quá trình thực hiện trắc nghiệm:Bước một: Nghiên cứu kết quả của phân tích công vịêc; xác định rõ các yêu cầu của công việc đối với ứng viên.Bước hai: Lựa chọn bài trắc nghiệm:- Lựa chọn các bài trắc nghiệm có yêu cầu và nội dung phù hợp nhất với yêu cầu của công việc.- Bổ sung nội dung cho các bài trắc nghiệm để có thể cho kết quả tổng hợp về nhiều tiêu chí cần lựa chọn.Bước ba: Tổ chức thực hiện bài trắc nghiệm.- Tổ chức thực hiên thử bài trắc nghiệm: Trong thực tiễn có nhiều bài trắc nghiệm chưa được triển khai trong thực tế nên cần phải thực hiện thử.- Áp dụng bài trắc nghiệm đối với các ứng viên: tùy theo theo yêu cầu có thể tổ chức trắc nghiệm cá nhân hoặc tập thể theo nhóm.Bước bốn: Đánh giá kết quả trắc nghiệm, rút kinh nghiệm, hoàn chỉnh. (Các trắc nghiệm có thể chia làm những loại sau đây:  Trắc nghiệm về kiến thức tổng quát. Trắc nghiệm tâm lý. Trắc nghiêm IQ (chỉ số thông minh). Trắc nghiệm về cá tính. Trắc nghiệm về khả năng chuyên môn và năng khiếu. Trắc nghiệm khả năng vận dụng đầu óc vào cơ bắp. Trắc nghiệm khả năng nhận thức. Trắc nghiệm sở thích về nghề nghiệp. Trắc nghiệm sử dụng thuốc. Trắc nghiệm công việc mẫu cụ thể. *Trắc nghiệm kiến thức tổng quát ( Bao hàm nhiều lĩnh vực kinh tế, địa lý, sử, giáo dục, triết, toán văn, khoa học khác, nghệ thuật. Mục đích của loại trắc nghiệm này là tìm xem trình độ hiểu biết tổng quát của một cá nhân hay một ứng viên có thể đạt đến trình độ nào. Nhà quản trị chỉ áp dụng loại trắc nghiệm này khi cần phải tuyển chọn những nhân viên thuộc cấp quản trị. *Trắc nghiệm tâm lí ( Quan trọng, biết tâm sinh lý, bản chất người. Có thể trắc nghiệm cá nhân sau đó nhóm. Trắc nghiệm tâm lí giúp nhà quản trị hiểu được động thái và thái độ ứng xử của ứng viên như hướng nội – hướng ngoại, rụt rè, nhút nhát, ích kỉ, ít nói… *Trắc nghiêm IQ (chỉ số thông minh) ( Cổ điển, tìm hiểu óc suy luận, tuổi tác hiểu biết nên chỉ có giá trị tương đối mà thôi. Dạng test này giúp đánh giá mức độ phát triển trí tuệ và trình độ học vấn, khả năng hiểu biết và lý luận lôgic của người xin việc. Ví dụ minh họa: (Trong loạt số này, số kế tiếp là số nào? 21, 20, 18, 15, 11,… *Trắc nghiệm cá tính ( Nguyên nhân thất bại của ứng cử viên khi làm việc bắt nguồn từ cá tính thì nguy hiểm. Giúp xác định những phẩm chất, đặc đIểm cá tính đặc trưng của từng người. Thông thường, các test này cung cấp một số thông tin tương đối rõ nét về những đặc điểm trong biểu hiện của từng người, khả năng thích nghi của anh ta... (Ví dụ minh họa: 1. Trong giao tiếp, bạn là người
Rất cởi mở và thấy thoải mái
Thường giữ khoảng cách, dè dặt, kín đáo 2. Bạn có xu hướng
Quan tâm đến cuộc sống hiện tại là chính
Thường nghĩ nhiều đến tương lai 3. Để giải quyết nhiều việc, bạn thường
Làm nhiều việc cùng lúc
Làm từng công đoạn, từng việc một 4. Khi gặp một người, bạn thường
Chú ý nhiều đến vẻ bề ngoài Để tâm đến những biểu hiện bản chất 5. Bạn thường cảm thấy vui, buồn cùng với những người xung quanh
Rất đúng
Không đúng lắm 6. Trong công việc, bạn thường
Chọn các giải pháp có sẵn, đơn giản, dễ áp dụng
Tìm tòi những giải pháp mới để vận dụng dài lâu 7. Trong cuộc sống, bạn thường
Lập kế hoạch, thời gian biểu để thực hiện công việc
Việc gì đến thì làm, bạn không có thói quen lập kế hoạch (Nếu ứng cử viên đã từng có kinh nghiệm làm việc với các test rồi thì sao? Anh ta có thể đánh dấu những câu trả lời được coi là tốt trong các test về cá tính hay không? K.Toroshina, chuyên viên về tâm lý cho rằng, điều này không có ảnh hưởng gì đặc biệt. Những test về trí tuệ thường giống như một kỳ thi, và vì vậy nhiều người thường hoang mang, lúng túng, trong khi những test này đòi hỏi phải tập trung, ngay cả khi đã biết trước câu trả lời đúng. Tất cả các test dạng này đều có giới hạn thời gian, nghĩa là cần phải thể hiện năng suất làm việc trong thời gian ngắn. Ngoài việc cho thấy các đặc điểm về tư duy, test còn cho phép nhận xét về khả năng làm việc và tốc độ xử lý thông tin. Một anh chàng đần độn chắc chắn sẽ không thể đạt được chỉ số thông minh cao một cách ấn tượng và có sức thuyết phục, cũng như anh ta khó mà nhớ được tất cả những câu trả lời đúng trong tất cả các test. Dù sao thì từ khía cạnh nào đó, cũng có thể đánh giá được con người: nếu một người đã biết trước câu trả lời, có nghĩa là anh ta đã bỏ thời gian và công sức để chuẩn bị, thu thập thông tin, tìm hiểu về chỉ số thông minh của mình. *Trắc nghiệm khả năng chuyên môn và năng khiếu ( Năng khiếu từ bẩm sinh, chuyên môn từ thực tiễn. Nhiều trắc nghiệm viên thường nhầm lẫn giữa năng khiếu và khả năng chuyên môn. Năng khiếu thì có tính cách bẩm sinh, trong khi khả năng chuyên môn thì được cấu tạo do sự tích lũy của thực nghiệm. ٭Trắc nghiệm về khả năng vận dụng đầu óc vào cơ bắp ( Đo lường sức mạnh sự khéo léo phối hợp tay chân. Mục đích là đo lường sức mạnh, sự phối hợp và sự khéo léo tay chân. Ngày nay các chuyên gia tăng cường việc kiểm tra loại trắc nghiệm nhằm xác định ra những khả năng này bằng cách thu nhỏ các hoạt động trong dây chuyền sản xuất. Loại trắc nghiệm này không có sẵn nhưng chúng ta có thể đo lường được các khả năng này đối với các công việc sản xuất thường ngày cũng như một số công việc hành chánh hàng ngày như: Trắc nghiệm sự khéo léo của ngón tay Trắc nghiệm sự khéo léo của tay Trắc nghiệm sự khéo léo tốc độ ngón tay và cổ tay Trắc nghiệm khéo léo ngắm đúng vị trí *Trắc nghiệm khả năng nhận thức ( Phương pháp đo lường khả năng học hỏi, lựa chọn ứng cử viên chư có kinh nghiệm. Đây là phương pháp đo lường khả năng học hỏi cũng như khả năng hoàn thành một công việc nào đó. Loại trắc nghiệm này đặc biệt phù hợp với việc lựa chọn ứng viên chưa có kinh nghiệm. Người ta chia các khả năng này ra làm nhiều loại như tốc độ nói, tính toán bằng con số, tốc độ nhận thức và khả năng lý luận. *Trắc nghiệm sở thích về nghề nghiệp ( Cho biết khả năng thoả mãn nghề nghiệp. So sánh sở thích cá nhân với những người thành công công việc. Trắc nghiệm này cho biết nghề nghiệp mà một người yêu thích nhất và khả năng người đó thỏa mãn với nghề. Loại trắc nghiệm này so sánh sở thích của cá nhân nào đó với sở thích của những người thành công đối với một công việc nào đó. (Ví dụ minh họa: Trắc nghiệm sở thích nghề nghiệp Nếu bạn có một buổi tối rảnh thì bạn sẽ muốn làm gì hơn?   A. Tiệc tùng. B. Ở nhà và “lướt” net. C. Làm những việc mình yêu thích như cắm đầu vào sách hoặc thiết kế mô hình. D. Đi xem phim.2. Mục nào sau đây của tờ báo mà bạn thường “nghía” qua đầu tiên?  A. Mục lời khuyên hoặc thư tòa soạn. B. Tin tức. C. Thể thao. D. Giải trí.  3. Bạn thích làm gì nhất khi đi dự tiệc?  A. Chào hỏi và làm quen với mọi người. B. Tranh luận về một sự kiện đang “nóng”. C. Dùng món đồ nguội khai vị. D. Vui chơi.  4. Nếu được tặng sách, bạn thích được tặng loại sách nào sau đây?  A. “Món soup cho tâm hồn”. B. “Lịch sử vắn tắt của các thời đại”. C. “Nguyên lý vạn vật”. D. Một quyển sách về nghệ thuật có nhiều hình ảnh “độc”.  5. Bạn muốn làm gì nhất trong thời gian rảnh rỗi?  A. Hẹn lũ bạn đi uống cà phê. B. Ngồi lỳ trong phòng riêng. C. Làm vườn hoặc “đại tu” lại nhà cửa. D. Làm thơ.  6. Nếu được chọn xem một bộ phim, bạn sẽ chọn loại phim nào sau đây?  A. Hài kịch lãng mạn B. Kịch kích, ma quái, nặng về suy nghĩC. Phim hành động và phiêu lưu D. Các loại phim “chẳng giống ai”, khó hiểu, ít người ngó.  7. Nếu tham gia vào một công tác xã hội, bạn sẽ chọn… A. Một nhóm thật đông và càng vui càng tốt. B. Nhóm nhỏ, nhưng sôi nổi và có thể tranh luận với nhau. C. Nhóm có người biết chơi thể thao.D. Nhóm có một vài người thật thú vị   8. Nếu bạn có cơ hội tham gia vào một chương trình thực tế, bạn sẽ chọn…A. Một chương trình mà những kỹ năng cá nhân có thể giúp bạn chiến thắng như chương trình “Người sống sót”, “Nhân viên tập sự”, “Người độc thân” B. Không chú ý, bạn nghĩ rằng những chương trình như vậy chỉ tốn thời gian mà thôi C. Một chương trình có thể mang lại cho bạn nhiều cơ hội để thực hành và cải thiện mọi thứ như “Thương trường”. D. Một chương trình mà bạn có thể chiến thắng bằng tài năng cá nhân. 9. Bạn bè thường nói về bạn bằng cụm từ nào sau đây?  A. Hòa đồng B. Thông minh C. Khéo tay D. Sáng tạo  Và nghề của bạn đây Nếu bạn chọn “A” nhiều nhất, công việc của bạn chắc chắn liên quan đến việc giao tiếp với nhiều người. Đó có thể là một việc liên quan đến các hoạt động như dạy bảo, đàm phán, chỉ dẫn, cố vấn, quản lý, thuyết phục, cung cấp, nói, trợ lý. Nghề phù hợp với bạn: giáo viên, quản lý nhân sự, tiếp viên hàng không, giáo viên mầm non, nhân viên bán hàng, tư vấn nghề nghiệp…  Nếu bạn chọn “B” nhiều nhất, chắc chắn bạn sẽ làm công việc liên quan đến tin tức, tài liệu: tổng hợp, phân tích, biên tập, sử dụng máy tính, sao chép hoặc so sánh. Nghề phù hợp với bạn: nhân viên thư viện, biên tập viên, chuyên viên thiết kế web, kế toán, điều tra viên, nhà tổ chức chuyên nghiệp…  Nếu bạn chọn “C” nhiều nhất, bạn sẽ làm các công việc liên quan đến máy móc, đồ vật liên quan đến các hoạt động: điều chỉnh, những công việc đòi hỏi có tính chính xác, quản lý, lái xe, điều khiển máy móc, bán hàng, bảo trì máy móc, đóng gói hàng hoá. Nghề phù hợp với bạn: bếp trưởng, nhân viên sửa chữa, thợ mộc, buôn bán, bác sỹ thú y, công nhân cơ khí…  Nếu bạn chọn câu “D” nhiều nhất, công việc của bạn chắc chắn liên quan đến sự sáng tạo. Nghề phù hợp với bạn: nhà văn, nhiếp ảnh, ca sỹ, trang trí nội thất, họa sỹ đồ hoạ, thiết kế thời trang… *Trắc nghiệm sử dụng thuốc (Trong tương lai gần chúng ta chưa sử dụng loại này, do đó chúng tôi sẽ không đề cập một cách chi tiết và chỉ nêu tên phương pháp để có một khái niệm. *Trắc nghiệm công việc mẫu cụ thể ( Dùng cho công việc cụ thể, hiệu quả tin cậy và có giá trị. Nhằm đánh giá kinh nghiệm khả năng thực hành của ứng viên. Loại trắc nghiệm này có độ tin cậy và chính xác cao. Để phương pháp trắc nghiệm đạt được hiệu quả, đáng tin cậy, có giá trị khách quan, cần phải thiết lập những bài trắc nghiệm chuyên môn cho từng loại nghề nghiệp nhất là khi tuyển chọn công nhân hay những nhân viên thực hành ở cấp bậc thấp. Nhận xét: không có giá trị tuyệt đối, tuỳ vào bản chất khách quan, biên soạn. Phải biết mục đích, lĩnh vực gì mình tìm hiểu, có sẵn hay sáng tạo, kết quả thực nghiệm phải khách quan. Giá trị trắc nghiệm phải chú ý chưa có bài nào đạt 100% cả.
Võ Thị Thúy Ngân Trần Thị Kim Oanh Nguyễn Thị Thùy Phương Nguyễn Thị Trúc Phương Phan Thị Bích Phượng