Các thủ thuật tính toán trong excel

Lêi nãi ®Çu Nãi ®Õn tin häc lµ nãi ®Õn mét ngµnh khoa häc trÎ ë ViÖt Nam. Ch­a bao giê nã l¹i g©y ®­îc Ên t­îng vµ søc hÊp dÉn m¹nh ®Æc biÖt lµ giíi trÎ nh­ ngµy nay. Bëi tin häc ®· trë thµnh chuÈn mÉu vÒ con ng­êi míi trong mäi lÜnh vùc cña cuéc sèng. MÆc dï ®­îc hoµ nhËp vµo ViÖt Nam kh¸ muén nh­ng THVP mét phÇn rÊt nhá trong bé m«n tin häc ®· mang l¹i lîi Ých to lín ®èi víi ng­êi sö dông. §Æc biÖt lµ trong lÜnh vùc v¨n phßng, tµi chÝnh, kÕ to¸n…t¹i c¸c c«ng së, c¬ quan, tr­êng häc… ChÝnh v× tÇm quan träng vµ th«ng dông cña THVP trong cuéc sèng còng nh­ c«ng viÖc. Em ®· tÝch luü vµ häc hái ®­îc rÊt nhiÒu ®iÒu bæ Ých vµ thiÕt thùc vÒ bé m«n THVP . §iÒu ®ã chÝnh lµ ®éng lùc thóc ®Èy t«i cã quyÕt t©m lµm bµi b¸o c¸o nµy. Giíi thiÖu chung 1.Tæng quan vÒ m¸y tÝnh. M¸y tÝnh ®iÖn tö ®­îc ra ®êi vµo nh÷ng n¨m1964 t¹i Hoa Kú vµ tõ ®ã nã ®­îc ph¸t triÓn rÊt nhanh, ngµy cµng ®­îc c¶i tiÕn gän nhÑ h¬n qua c¸c thÕ hÖ: +. M¸y tÝnh thÕ hÖ thø nhÊt:(nh÷ng n¨m 1950). Trong thêi kú nµy c¸c m¸y tÝnh chñ yÕu sö dông ®Ìn ®iÖn tö “bãng ®iÖn tö ch©n kh«ng” ,kÝch th­íc lín, tiªu hao n¨ng l­îng nhiÒu,tèc ®é xö lý d÷ liÖu rÊt chËm mµ gi¸ thµnh l¹i cùc ®¾t. +. M¸y tÝnh thÕ hÖ thø 2: (nh÷ng n¨m 1960). M¸y tÝnh thÕ hÖ nµy sö dông bãng ®Ìn b»ng “ chÊt b¸n dÉn” kÝch th­íc ®· gi¶m ®¸ng kÓ, ®iÖn n¨ng tiªu tèn Ýt h¬n, tèc ®é xö lý ®¹t kho¶ng vµi chôc ngµn phÐp tÝnh trªn mét gi©y. +. M¸y tÝnh thÕ hÖ thø 3: (nh÷ng n¨m 1970). ThÕ hÖ nµy m¸y tÝnh ®­îc x©y dùng dùa trªn nh÷ng m¹ch tæng hîp IC víi c«ng nghÖ “vi m¹ch tÝch hîp IC”. M¸y cã kÝch cì nhá gän h¬n nhiÒu, tiªu thô n¨ng l­îng Ýt h¬n, tèc ®é xö lý nhanh h¬n ®Õn vµi tr¨m ngµn phÐp tÝnh trªn mét gi©y. +. M¸y tÝnh thÕ hÖ thø 4: (nh÷ng n¨m 1980). M¸ytÝnh thÕ hÖ nµy sö dông nh÷ng m¹ch tæng hîp cì lín (VLSI – very large sale integation). Nh÷ng m¸y tÝnh sö dông c«ng nghÖ VLSI nµy lµm cho kÝch cì cña nã nhá ®Õn mùc tèi thiÓu. Tèc ®é xö lý cao h¬n nhê c«ng nghÖ Ðp vi m¹ch. Bëi thÕ nh÷ng m¸y tÝnh trong thÕ hÖ nµy ®­îc gäi lµ m¸y vi tÝnh. M¸y vi tÝnh cña thÕ hÖ thø 4 cã ba lo¹i ®­îc sö dông trªn thÞ tr­êng lóc ®ã. -. Siªu m¸y tÝnh -. M¸y mini -. M¸y vi tÝnh: Lo¹i m¸y nµy ra ®êi n¨m 1982 vµ cã rÊt nhiÒu ­u ®iÓm, gi¸ rÎ, kÝch th­íc nhá gän, dÔ dµng di chuyÓn, tiªu thô n¨ng l­îng Ýt vµ Ýt bÞ h­ háng h¬n. Nã b¾t ®Çu xuÊt hiÖn t¹i ViÖt Nam nh÷ng n¨m 1980. +. M¸y tÝnh thÕ hÖ thø 5: §ã lµ nh÷ng m¸y tÝnh ®ang cã mÆt trªn thÞ tr­êng vµ ®­îc sö dông kh¸ phæ biÕn hiÖn nay. Bëi nhiÒu ­u ®iÓm næi tréi nh­ nhá gän, tèc ®é xö lý d÷ liÖu cao hµng chôc tû phÐp tÝnh trªn mét gi©y. V× thÕ m¸y tÝnh tõ thÕ hÖ nµy ®­îc ph¸t triÓn vµ n©ng cÊp rÊt nhanh vÒ dung l­îng bé nhí vµ cÊu h×nh cña m¸y. 2.øng dông cña tin häc v¨n phßng. Mçi khi nãi ®Õn THVP lµ ng­êi sö dông biÕt ngay ®©y lµ mét phÇn mÒm kh¸ tiÖn Ých vÒ v¨n phßng trong ®ã cã Word, excel…Nã gióp cho ng­êi sö dông cã thÓ tÝnh to¸n, ghi chÐp, l­u gi÷ th«ng tin d­íi sè l­îng lín. §©y lµ phÇn mÒm ®­îc sö dông phæ biÕn trong nhiÒu lÜnh vùc nh­ v¨n phßng, c¬ quan, c«ng së, tr­êng häc…vµ rÊt nhiÒu ngµnh nghÒ kh¸c trong ®êi sèng x· héi ngµy nay. ë ®©u còng cã bé m«n tinhäc ®­îc øng dông. Bëi v× nhê cã bé m«n THVP mµ nã ®· gãp phÇn lín cho sù ph¸t triÓn kinh tÕ, v¨n ho¸, khoa häc x· héi cña nh©n lo¹i. Kh«ng chØ cã vËy THVP cßn lµm thay ®æi h¼n quan niÖm, c¸ch thøc lµm viÖc, n¨ng suÊt vµ hiÖu qu¶ lao ®éng trong x· héi hiÖn ®¹i. Ngµy nay ë ViÖt Nam THVP thùc sù trë thµnh mét ph­¬ng tiÖn ®Ó giao dÞch cho nhiÒu lÜnh vùc. §ã lµ mét gi¶i ph¸p rÊt h÷u dông ®èi víi ng­êi sö dông, bëi nã tiÕt kiÖm thêi gian vµ c«ng søc cho c¸c ®¬n vÞ, c¬ quan hay c¸ nh©n m×nh. Tuy vËy ®Ó khai th¸c nh÷ng kh¶ n¨ng tuyÖt vêi cña THVP th× tr­íc hÕt b¹n cÇn cã kiÕn thøc thùc tÕ vÒ nã ®Ó cã thÓ sö dông nã sao cho cã hiÖu qu¶ cao nhÊt trong mét sè øng dông cô thÓ. +.T¹i c¸c v¨n phßng,THVP ®­îc sö dông rÊt phæ biÕn, v× nã gióp cho c¸c v¨n phßng tiÖn qu¶n lý c«ng viÖc chuyªn m«n còng nh­ c¸c c«ng t¸c giao dÞch giÊy tê kh¸c. THVP cã mét vai trß hÕt søc ®Æc biÖt bëi nã gióp c¸c v¨n phßng qu¶n lý nh©n sù, qu¶n lý danh s¸ch kh¸ch hµng cïng nhiÒu vÊn ®Ò mang tÝnh b¶o mËt cao. +.T¹i c¸c tr­êng häc th× THVP lµ mét thµnh phÇn kh«ng thÓ thiÕu. Nhê cã THVP mµ nhµ tr­êng cã thÓ l­u gi÷ nh÷ng th«ng tin vÒ häc sinh, sinh viªn,gi¸o viªn nh­ quª qu¸n, kÕt qu¶ häc tËp…cña tõng thµnh viªn mét c¸ch chi tiÕt. Kh«ng chØ cã vËy mµ mçi khi cÇn thiÕt, th«ng qua phÇn mÒm THVP mµ nhµ tr­êng cã thÓ t¹o ra nh÷ng giÊy tê liªn quan ®Õn tõng ng­êi. +.§èi víi c¸c c«ng së, c¬ quan, nha m¸y, xÝ nghiÖp…th× THVP gãp phÇn ®¸ng kÓ trong sù nghiÖp ph¸t triÓn cña hä. NÕu kh«ng cã THVP th× hä rrÊt khã qu¶n lý, l­u tr÷ th«ng tin vÒ nh©n viªn còng nh­ nh÷ng ho¹t ®éng giao dÞch tµi chÝnh kh¸c. +.T¹i c¸c c¬ quan qu©n sù th× THVP ®ãng gãp mét phÇn rÊt lín cho viÖc l­u gi÷ hå s¬ téi ph¹m mét c¸ch ®Çy ®ñ vµ chi tiÕt. +.Cßn t¹i c¸c ng©n hµng th× THVP lµ mét c«ng cô ®¾c lùc gióp hä qu¶n lý hå s¬ kh¸ch hµng vµ nh÷ng vÊn ®Ò mang tÝnh b¶o mËt kh¸c. +.Ngoµi ra cßn rÊt nhiÒu lÜnh vùc kh¸c còng sö dông tin häc v¨n phßng phôc vô c«ng viÖc cña hä… 3.Quan ®iÓm chän ®Ò tµi. Nhê tÇm quan träng vµ th«ng dông cña THVP trong c«ng viÖc còng nh­ trong cuéc sèng mµ b¶n th©n em thÊy r»ng nã lµ mét phÇn kh«ng thÓ thiÕu ®­îc trong cuéc sèng cña chóng ta. §Æc biÖt lµ thêi ®¹i ngµy nay, thêi ®¹i cña c«ng nghÖ th«ng tin vµ m¸y tÝnh. Cã thÓ nãi THVP lµ mét ngµnh mòi nhän cña thÕ kû 21 vµ lµ mét c«ng cô kh«ng thÓ thiÕu ®­îc trong ®êi sèng còng nh­ mäi ho¹t ®éng cña con ng­êi. V× ë bÊt cø lÜnh vùc g× dï lín hay nhá ®Òu cÇn sù cã mÆt cña THVH. T¹i ViÖt Nam cña chóng ta cã ®Õn 80% nh©n viªn v¨n phßng sö dông tin häc phôc vô cho c«ng viÖc cña m×nh. V× thÕ mµ trong thêi gian häc tËp còng nh­ thùc hµnh ë tr­êng em nhËn thÊy trong THVP cã mét phÇn ®Æc biÖt hay vµ thiÕt thùc trong cuéc sèng cña chóng ta. Nã tiÕt kiÖm ®­îc rÊt nhiÒu thêi gian vµ c«ng søc cña ng­êi sö dông. “C¸c ph­¬ng ph¸p sao chÐp d÷ liÖu trong word”, vµ “ c¸c thñ thuËt tÝnh to¸n trong excel” lµ mét phÇn nh­ vËy. Nhê “c¸c ph­¬ng ph¸p sao chÐp d÷ liÖu cña word” mµ ng­êi sö dông cã thÓ tèi ­u ho¸ c«ng viÖc cña m×nh mét c¸ch nhanh gän. §©y lµ mét ch­¬ng tr×nh tiÖn Ých rÊt hay vµ th«ng dông bëi nã cã thÓ sao chÐp th«ng tin tõ mét c¬ së d÷ liÖu mÉu ®Ó t¹o ra nhiÒu b¶n sao cña tµi liÖu ®ã. Gióp cho ng­êi sö dùng cã thÓ lµm c«ng viÖc cña m×nh ®­îc nhanh h¬n vµ ®ì nhµm tr¸n ®ã lµ ph­¬ng ph¸p tiÕt kiÖm thêi gian còng nh­ c«ng søc cña hä. ChÝnh vi vËy mµ em thÊy nã rÊt phï hîp víi thêi ®¹i ngµy nay. Cßn víi “c¸c thñ thuËt tÝnh to¸n trong excel”. Vi vËy ®©y lµ viÖc lµm th­êng xuyªn cña nh÷ng ng­êi kÕ to¸n, v¨n th­, thèng kª…..nhê cã ch­¬ng tr×nh nµy mµ ng­êi sö dông cã thÓ tÝnh to¸n mäi viÖc theo nhu cÇu sö dông b»ng c¸c hµm tÝnh to¸n ®· cã s½n. ChÝnh v× lÏ ®ã em thÊy ®Ò tµi nµy rÊt hay vµ thiÕt thùc, em muèn giíi thiÖu nã cho mäi ng­êi quan t©m cïng tham kh¶o thªm. A.Néi dung I.Windows lµ g×? Windows lµ hÖ ®iÒu hµnh giao diÖn ®å ho¹, nã lµ s¶n phÈm cña Microsoft. §©y lµ phÇn mÒm cho phÐp chóng ta sö dông m¸y tÝnh mét c¸ch dÔ dµng nhê vµo giao diÖn ®å ho¹ tr×nh bÇy ®Ñp m¾t, hÊp dÉn, gän gµng vµ phong phó víi nhiÒu biÓu t­îng (icon). Trong m«i tr­êng Windows chóng ta ch¹y tÊt c¶ c¸c ch­¬ng tr×nh øng dông cña nã (windows applications) nh­ so¹n th¶o v¨n b¶n, t¹o h×nh ¶nh, ch­¬ng tr×nh ®å ho¹, ch­¬ng tr×nh qu¶n lý file, th­ môc…vµ c¸c øng dông kh¸ch bªn ngoµi Windows. §Æc biÖt lµ nã cã thÓ trao ®æi th«ng tin gi÷a c¸c øng dông. Mçi øng dông cña Windows ®­îc ch¹y trªn mét phÇn cña mµn h×nh nÒn (Desktop) cßn ®­îc gäi lµ cö sæ. Kh«ng chØ cã vËy Windows cßn lµ hÖ ®iÒu hµnh hç trî rÊt tèt cho c¸c thiÕt bÞ ngo¹i vi, m¸y in, mµn h×nh, æ ®Üa, modem…vµ kÕt nèi m¹ng m¸y tÝnh. Tr¶i qua thêi gian vµ n¨m th¸ng hÖ ®iÒu hµnh Windows lu«n lu«n ®­îc c¶i tiÕn vµ hoµn thiÖn. Tõ phiªn b¶n (version) ®Çu tiªn lµ Microsoft 1.0 ®Õn nay ®· cã rÊt nhiÒu version ®­îc ®­a ra nh­ Win3.1, Win3.11, Win95, Win97, Win98, WinXP, Win2000. 1.Khëi ®éng Windows. Sau khi bËt c«ng t¾c nguån th× Windows tù ®éng khëi ®éng vµ mµn hÝnh nÒn giao diÖn cña Windows xuÊt hiÖn. Trªn mµn h×nh nÒn (Desktop) lµ tÊt c¶ c¸c biÓu t­îng cña ch­¬ng ch×nh tuú theo sù cµi ®Æt cña ng­êi sö dông. Chóng ta cã thÓ thªm hoÆc xo¸ icon nÕu chóng kh«ng cÇn thiÕt. Mµn h×nh nÒn cña Windows cã hai lo¹i biÓu t­îng, biÓu t­îng mÆc nhiªn (lµ lo¹i biÓu t­îng cã s½n ngay sau khi cµi ®Æt), lo¹i biÓu t­îng nµy ng­êi sö dông kh«ng ®­îc xo¸ bá.BiÓu t­îng ®­êng t¾t lµ nh÷ng biÓu t­îng do ng­êi sö dông t¹o ra. 2.Mét vµi biÓu t­îng quan träng cña mµn h×nh. +. Mycomputer lµ biÓu t­îng xem tµi nguyªn cã trong m¸y tÝnh ®ang dïng. Nã qu¶n lý c¸c tÖp tin, th­ môc vµ ®­îc më b»ng c¸ch nhÊn ®óp chuét vµo biÓu t­îng cña nã. +. Recycle Bin (thïng gi¸c) sö dông ®Ó l­u tr÷ t¹m thêi c¸c tÖp d÷ liÖu bÞ xo¸ vµ cã thÓ dïng nã ®Ó phôc håi c¸c tÖp d÷ liÖu bÞ xo¸ nhÇm. +. Internet explorer biÓu t­îng sö dông kÕt nèi víi Internet. +. Microsoft Outlook biÓu t­îng dïng ®Ó göi vµ nhËn th­ ®iÖn tö. +. Network Neighborhood biÓu t­îng xem tµi nguyªn ®ang cã trªn m¹ng nÕu m¸y tÝnh ®ang hay cã thÓ g¾n vµo mét m¹ng. +.Ngoµi ra cßn cã c¸c biÓu t­îng Shortcut (cã dÊu mòi tªn) ®©y lµ nh÷ng biÓu t­îng dïng ®Ó truy nhËp nhanh mét biÓu t­îng nµo ®ã do ng­êi sö dông t¹o ra. +.Menu Start lµ Menu mµ tõ cöa sæ Windows ng­êi sö dông cã thÓ khëi ®éng ®Ó më mét ch­¬ng tr×nh øng dông nµo ®ã nh­ Word, excel, paint… 3.C¸c thao t¸c c¬ b¶n cña chuét. Chuét lµ mét thiÕt bÞ kh«ng thÓ thiÕu khi lµm viÖc víi trong m«i tr­êng Windows. Nã ®­îc cÊu t¹o bëi hai nót ®iÒu khiÓn, nót chuét tr¸i vµ nót chuét ph¶i. C¸c thao t¸c c¬ b¶n cña chuét. -NhÊn chuét (Click): nhÊn mét lÇn råi nh¶ chuét, thao t¸c nµy dïng ®Ó lùa chän mét th«ng sè, mét c©u lÖnh… -NhÊn ®óp chuét (Double click): nhÊn nhanh nót chuét hai lÇn liªn tiÕp, thao t¸c nµy ®Ó më mét cöa sæ cña mét ch­¬ng tr×nh øng dông. -KÐo chuét (Drag): nhÊn vµ gi÷ chuét trong khi di chuyÓn chuét, thao t¸c nµy dïng ®Ó chän mét khèi v¨n b¶n, hay di chuyÓn mét ®èi t­îng trªn mµn h×nh. 4.Tho¸t khái Windows vµ t¾t m¸y. §Ó tho¸t khái Windows tr­íc hÕt chóng ta tho¸t khái hoµn toµn nh÷ng ch­¬ng tr×nh øng dông cña nã nhÊn (Alt+F4) råi sau ®ã nhÊn vµo Start/Shut down/Shut down/Ok ho¨c Ên Ctrl+U). NÕu b¹n chän Restart lµ khëi ®éng l¹i m¸y. 5.C¸c phiªn b¶n cña Windows ®ang ®­îc sö dông hiÖn nay. Ms-Windows cã rÊt nhiÒu phiªn b¶n nh­ng hiÖn nay ng­êi sö dông ®ang sö dông phæ biÕn lµ c¸c phiªn b¶n sau: *.Win98 Win98 lµ mét hÖ ®iÒu hµnh ®ang ®­îc sö dông kh¸ phæ biÕn ngµy nay t¹i c¸c c¬ quan, tr­êng häc, nhµ m¸y, xÝ nghiªp…Nã lµ mét hÖ ®iÒu hµnh ®­îc ch¾t läc kh¸ cÈn thËn víi nhiÒu tÝnh n¨ng tèt ®Æc biÖt lµ rÊt Ýt m¾c lçi trong khi sö dung, do ®ã ng­êi sö dông rÊt tÝn nhiÖm nã. -Win98 lµ hÖ ®iÒu hµnh cã dung l­îng bé nhí tõ 16MB ®Õn 32MB, bé cµi cña nã lµ bé office97. *.WinXP WinXP lµ mét hÖ ®iÒu hµnh cã giao diÖn ®å ho¹ kh¸ ®Ñp m¾t vµ Ên t­îng. §©y lµ mét hÖ ®iÒu hµnh cã cÊu h×nh rÊt cao hç trî kh¸ tèt vÒ phÇn m¹ng. Nh­ng nã lµ mét hÖ ®iÒu hµnh kh«ng ®­îc æn ®Þnh, do ®ã kh«ng ®­îc sù tÝn nhiÖm cña ng­êi sö dông. *Win2000 Win2000 lµ mét hÖ ®iÒu hµnh cã nhiÒu ­u ®iÓm v­ît tréi so víi c¸c hÖ ®iÒu hµnh tr­íc bëi tÝnh n¨ng (Pnp-plug and play) giao diÖn cã nhiÒu thay ®æi gióp cho dÔ sö dông h¬n. C¸c hép tho¹i cã nhiÒu c¶i tiÕn víi nhiÒu chøc n¨ng míi. -§©y lµ hÖ ®iÒu hµnh cã hai bé cµi lµ Ms-Win2000 Server lµ hÖ ®iÒu hµnh m¹ng dµnh cho m¸y chñ, Ms-Win2000 Professional dµnh cho m¸y tr¹m vµ m¸y s¸ch tay. Dung l­îng bé nhí trong cña hÖ ®iÒu hµnh nµy lµ tõ 64MB trë nªn. kh«ng chØ cã vËy Win2000 cßn lµ mét hÖ ®iÒu hµnh cã ®ä tin cËy kh¸ cao bëi nh÷ng c¶i tiÕn trong thiÕt kÕ. HÖ ®iÒu hµnh nµy cã kh¶ n¨ng ng¨n ngõa ng­êi sö dông hay c¸c øng dông lµm thay ®æi c¸c tÖp c¬ b¶n cña hÖ thèng. Ngoµi ra Win2000 cßn cã tÝnh n¨ng b¶o mËt tèt nh»m b¶o vÖ th«ng tin cho ng­êi sö dông. -Win2000 cßn cho phÐp ng­êi sö dông cã thÓ cµi ®Æt, söa ch÷a, cËp nhËt, kiÓm tra c¸c øng dông mét c¸ch dÔ dµng. Nã cho phÐp ng­êi sö dông cã thÓ di ®éng lµm viÖc ë bÊt cø n¬i ®©u, khi nµo. Hä cã thÓ lµm viÖc víi c¸c tÖp cña hä khi hä kh«ng kÕt nèi vµo m¹ng vµ sau ®ã ®ång bé d÷ liÖu khi hä kÕt nèi vµo m¹ng. §©y cßn lµ mét hÖ ®iÒu hµnh tù ®éng cÊu h×nh hÖ thèng, t¨ng c­êng chøc n¨ng tiÕt kiÖm n¨ng l­îng vµ qu¶n lý pin. II.Ch­¬ng tr×nh Microsoft Word. 1.Vµi nÐt vÒ Ms-Word. Ms-Word lµ phÇn mÒm so¹n th¶o v¨n b¶n cÊp cao ch¹y trong m«i tr­êng Windows. Nã lµ phÇn mÒm chuyªn dïng cho c¸c c«ng t¸c so¹n th¶o c¸c lo¹i v¨n b¶n, giÊy tê, s¸ch b¸o…nh»m phôc vô cho c¸c c«ng t¸c v¨n phßng t¹i c¸c c«ng së, tr­êng häc, c«ng ty,…§©y lµ mét phÇn mÒm rÊt ®­îc ­a chuéng bëi mét sè tÝnh n¨ng sau: +.Giao diÖn ®å ho¹ th«ng qua hÖ thèng Menu ®Ñp, cïng c¸c hép tho¹i mang tÝnh thÈm mÜ cao, kh¶ n¨ng giao tiÕp d÷ liÖu chuÈn vµ nhanh. +.Cã bé ch­¬ng tr×nh tiÖn Ých trî gióp ng­êi sö dông cã thÓ t¹o c¸c c«ng v¨n giÊy tê ®Æc biÖt, tiÕt kiÖm thêi gian vµ c«ng søc. Kh«ng chØ cã vËy Word cßn cung cÊp ch­¬ng tr×nh kiÓm tra, söa lçi chÝnh t¶, gâ t¾t vµ mét sè trî gióp kh¸c. Nã gióp ng­êi sö dông kh«ng chØ so¹n th¶o v¨n b¶n b»ng tiÕng viÖt mµ cßn b»ng c¶ tiÕng n­íc ngoµi víi tèc ®é nhanh. +.cho phÐp ng­êi sö dông kh«ng chØ cã so¹n th¶o v¨n b¶n mµ cßn dÔ dµng lËp b¶ng biÓu, tÝnh tæng, ®¸nh c«ng thøc to¸n häc. §iÒu ®Æc biÖt cña Word lµ ng­êi sö dông cã thÓ thiÕt kÕ trang Web trªn nã mét c¸ch dÔ dµng vµ thuËn tiÖn. ChÝnh v× nh÷ng ­u ®iÓm tiÖn dông nh­ vËy mµ Word ngµy cµng ®­îc ng­êi sö dông tin dïng trong nhiªï lÜnh vùc cña ®êi sèng x· héi ngµy nay. 2.øng dông cña Microsoft Word. Nãi ®Õn Word th× ai còng biÕt ®Õn v« vµn øng dông cña nã trong ®êi sèng hµng ngµy. §Æc biÖt lµ thêi ®¹i ngµy nay, thêi ®¹i cña c«ng nghÖ th«ng tin vµ m¸y tÝnh. Nh­ng em xin ®­a ra mét vµi tÝnh n¨ng cña Word mµ em thÊy rÊt hay vµ tiÖn dông trong c«ng viÖc cña ng­êi lµm c«ng t¸c v¨n phßng. Sau ®©y lµ mét sè tÝnh n¨ng mµ em rÊt t©m ®¾c . Em muèn ®­a nã ra ®Ó mäi ng­êi cã thÓ tham kh¶o thªm. *.§Ó lµm viÖc víi ch­¬ng tr×nh Microsoft Word c¸c b¹n ph¶i thùc hiÖn c¸c thao t¸c sau: C¸ch 1: KÝch chuét vµo Start/Programs/ Microsoft Word. C¸ch 2: KÝch ®óp chuét vµo biÓu t­îng Microsoft Word trªn mµn h×nh nÒn Desktop cña cöa sæ Windows. C¸ch 3: Ên ®ång thêi hai phÝm Ctrl+ESC chän Programs/ Microsoft Word. C¶ ba c¸ch trªn chän trªn ®Òu xuÊt hiÖn mµn h×nh so¹n th¶o Microsoft Word. Tables and Borders Thanh Formatting Thanh Scroll Thanh Drawing Thanh Standard Mµn h×nh so¹n th¶o Mµn h×nh so¹n th¶o cña Word víi ®Çy ®ñ c¸c chøc n¨ng vµ c«ng cô ®Ó ng­êi sö dông cã thÓ dïng nã. 2.1.Ph­¬ng ph¸p kÕt hîp th­ (Mail Merge). Mail Merge lµ mét ph­¬ng ph¸p kÕt hîp th­, nã gióp cho ng­êi sö dông cã thÓ tèi ­u ho¸ c«ng viÖc cña m×nh mét c¸ch nhanh nhÊt. §©y lµ mét tr×nh tiÖn Ých trong Word v× nã lÊy th«ng tin tõ mét c¬ së d÷ liÖu gèc sao chÐp ®Ó t¹o ra nhiÒu b¶n sao cña tµi liÖu ®ã. Mçi b¶n sao sÏ cã nh÷ng th«ng tin trong c¬ së d÷ liÖu gèc. Chøc n¨ng cña Mail Merge tá ra rÊt h÷u dông trong nhiÒu lÜnh vùc, cô thÓ lµ nh÷ng lÜnh vùc sau. +.So¹n th­ mêi, th­ hiÕu hû…cho b¹n bÌ, ng­êi th©n. +.So¹n th­ tõ, b¸o c¸o gi÷a c¸c bé phËn trong cïng c¬ quan. +.So¹n b¸o c¸o cho nhiÒu ®Þa chØ kh¸c nhau. +.So¹n c¸c lo¹i giÊy tê, v¨n b»ng, giÊy chøng nhËn cña c¸c c¬ quan, tr­êng häc. VÝ dô: B¹n cÇn t¹o mét mÉu giÊy mêi ®Ó göi cho 10 ng­êi kh¸c nhau. §óng tr×nh tù th× b¹n ph¶i ngåi t¹o 10 giÊy mêi víi néi dung lµ gièng nhau nh­ng chØ kh¸c nhau lµ tªn ng­êi nhËn. ViÖc ph¶i lµm ®i lµm l¹i mét c«ng viÖc th× thËt lµ nhµm ch¸n v× vËy Mail Merge sÏ gióp b¹n thùc hiÖn c«ng viÖc nµy mét c¸ch nhanh trong mµ kh«ng lµm b¹n nhµm ch¸n. C«ng viÖc mµ ban cÇn ph¶i lµm lµ: +.B­íc1:Më mét v¨n b¶n míi,chän kiÓu ch÷ VnTime, cì ch÷ 12. T¹o mét danh s¸ch kh¸ch mêi (v¨n b¶n phô) gåm c¸c th«ng tin nh­ “hä vµ tªn, chøc vô, ®Þa chØ…”®Ó chÌn vµo v¨n b¶n chÝnh. Trªn v¨n b¶n phô b¾t buéc ph¶i t¹o ë d¹ng b¶nh biÓu. Sau ®ã ghi lai vµ ®Æt tªn cho nã. VD: Mang tªn “anhoat2”.§ãng v¨n b¶n anhoat2 l¹i. Hä vµ tªn Chøc vô §Þa chØ Phan ThÞ Thiªn Anh TP C«ng ty thiÕt kÕ Néi ThÊt Anna TrÇn §¨ng Linh G§ C«ng ty l¾p m¸y sè 3 Hµ Gia Du TP C«ng ty TNHH Hoµng Long Nghiªn Thiªn Gi· PG§ C«ng ty x©y dùng Hµ Néi Tr­¬ng V¨n Kh­íc G§ C«ng ty thÇu x©y dùng sè 7 TrÇn Thu Trang TP C«ng ty May 10 TrÇn V¨n Lùc PP C«ng ty du lÞch Hµ Néi TriÖu Gia Linh PG§ C«ng ty thiÕt kÕ thêi trang Hµ Huy Hoµng TP C«ng ty xuÊt nhËp khÈu T©n Thanh NguyÔn ThÞ H­êng PP C«ng ty TNHH Anh Anh +.B­íc 2: Më mét v¨n b¶n míi thø hai NhËp ®oan v¨n b¶n chÝnh vµo (néi dung cña giÊy mêi). §o¹n v¨n b¶n chÝnh nµy kh«ng ®¸nh tªn, ®Þa chØ cña ng­êi nh©n. B¹n c¨n chØnh cho thËt ®ep råi ghi v¨n b¶n chÝnh l¹i vµ ®Æt tªn cho nã. VD: Mang tªn “anhoat1”. §ãng v¨n b¶n anhoat1 l¹i. Chó ý: Hai v¨n b¶n nµy c¸c b¹n kh«ng ®­îc ghi d­íi cïng mét tªn mµ ph¶i ghi b»ng hai tªn kh¸c nhau. B­íc 3: C¸ch kÕt hîp th­ (Mail merge). Më v¨n b¶n chÝnh anhoat1 ra. --Vµo Tools chän Mail merge hép tho¹i Mail merge helper xuÊt hiÖn cã d¹ng sau: NhÊn Greate NhÊn vµo Greate mét danh s¸ch ®æ xuèng cã d¹ng: Chän Form letters xuÊt hiÖn mét hép tho¹i . NhÊn vµo Active Windows NhÊn chän Actice Windows mµn h×nh trë l¹i víi hép tho¹i Mail merge helper. NhÊn Get data chän Open a data source (më v¨n b¶n phô-anhoat2). Hép tho¹i Open data source xuÊt hiÖn, chän v¨n b¶n anhoat2 råi nhÊn Open . XuÊt hiÖn mét hép tho¹i. NhÊn Edit Main Document NhÊn Edit Main Document.KÕt qu¶ mµn h×nh cña tµi liÖu mÉu xu©t hiÖn thªm thanh c«ng cô Mail Merge. Thanh c«ng cô Mail Merge B­íc 4: C¸ch chÌn d÷ liÖu: -Khi mµn h×nh xuÊt hiÖn thanh c«ng cô Mail Merge th× c«ng viÖc cña b¹n lóc nµy lµ chÌn ®Çy ®ñ th«ng tin cßn thiÕu trong mÉu giÊy mêi. -§­a con trá vÒ ch÷ “Tr©n träng kÝnh mêi ¤ng (ba):”trong v¨n b¶n råi nhÊn insert Merge Field trªn thanh c«ng cô Mail Merge. NhÊn vµo ®©y chän d÷ liÖu chÌn vµo chç con trá Chän môc “Ho-va-ten”. KÕt qu¶ môc d÷ liÖu “Hä vµ tªn” sÏ ®­îc chÌn vµo vÞ trÝ con trá. D÷ liÖu ®­îc chÌn vµo vÞ trÝ con trá -Lµm t­¬ng tù nh­ trªn ®Ó chÌn môc d÷ liÖu cho: Dßng “Chøc vô” vµo sau ch÷ “Chøc vô”. Dßng “§Þa chØ” vµo sau ch÷ “§Þa chØ”. *KÕt qu¶ v¨n b¶n cña chóng ta cã d¹ng nh­ sau: B­íc 5: C¸ch kÕt hîp th­ (Meil Merge): Chóng ta nhÊn vµo Merge to new document trªn thanh c«ng cô Mail Merge. NhÊn chän Merge to new document -B¹n t¹o khung cho giÊy mêi b»ng c¸ch: KÝch vµo biÓu t­îng h×nh ch÷ nhËt trªn thanh c«ng cô Drawing ®Ó vÏ khung. -KÕt qu¶ mµn h×nh xuÊt hiÖn toµn bé néi dung giÊy mêi cña c¸c vÞ kh¸ch mµ ban ®· t¹o, mçi mÉu giÊy mêi lµ mét trang v¨n b¶n. VÝ dô trang sè 1 lµ giÊy mêi cña bµ Phan ThÞ Thiªn Anh, chøc vô TP, ®Þa chØ C«ng ty thiÕt kÕ néi thÊt Anna. Trang sè 1 cña danh s¸ch kh¸ch mêi. Trang cuèi cïng cña danh s¸ch kh¸ch mêi. Cuèi cïng lµ toµn bé c«ng viÖc mµ b¹n ph¶i lµm. B¹n l­u tËp tin d­íi mét tªn thÝch hîp. VD anhoat3. L­u ý: Ngoµi c¸ch kÕt hîp th­ t«i ®· tr×nh bÇy ë trªn ra cßn co mét c¸ch kh¸c n÷a. 2.2.Ph­¬ng ph¸p sao chÐp khèi. §Ó sao chÐp khèi th× tr­íc hÕt b¹n ph¶i lùa chän ®­îc khèi v¨n b¶n vËy: 2.2.1.Khèi v¨n b¶n lµ g×? Khèi v¨n b¶n lµ mét phÇn v¨n b¶n ®­îc lùa chän (trªn mµn h×nh nÒn cña v¨n b¶n thuéc khèi cã nÒn mÇu ®en). §Ó lùa chän mét khèi v¨n b¶n ta cã thÓ sö dông mét trong hai c¸ch sau: *C¸ch 1: Dïng chuét. +.Nh¸y chuét vµo vÞ trÝ ®Çu cña khèi v¨n b¶n, kÐo chuét ®Õn vÞ trÝ cuèi khèi v¨n b¶n. +. Nh¸y chuét vµo vÞ trÝ ®Çu cña khèi v¨n b¶n, gi÷ Shift vµ ®­a con trá ®Õn vÞ trÝ cuèi cïng cña khèi. +.Chän toµn bé v¨n b¶n, gi÷ Ctrl vµ nh¸y chuét vµo kho¶ng trèng bªn tr¸i v¨n b¶n. +.Chän mét c©u gi÷ Ctrl vµ nh¸y vµo c©u ®ã. +.Chän mét sè dßng, rª chuét ë kho¶ng tr«ng bªn tr¸i c¸c dßng. +.Chän mét ®o¹n (Paragraph) nh¸y ®óp chuét vµo kho¶ng trèng bªn tr¸i ®o¹n. *C¸ch 2: Dïng bµn phÝm. +.Chän toµn bé v¨n b¶n Ên Ctrl+A. +.Chän tõ vÞ trÝ con trá ®Õn cuèi v¨n b¶n Ên Shift+Ctrl+End. +.Chän tõ vÞ trÝ con trá ®Õn ®Çu v¨n b¶n Ên Shift+Ctrl+Home. +.Chän tõ vÞ trÝ con trá ®Õn ®Çu dßng v¨n b¶n Shift+Home. +.Chän tõ vÞ trÝ con trá ®Õn cuèi dßng v¨n b¶n Shift+End. +.Chän mét khèi v¨n b¶n gi÷ phÝm Shift, bÊm c¸c phÝm ,PgUp, PgDn, Home, End ®Õn vÞ trÝ cuèi khèi. +.Chän khèi h×nh ch÷ nhËt Ên Ctrl+Shift+F8 vµ th¶. 2.2.2.Sao chÐp mét khèi. §Ó