Cải tiến hoạt động Phân tích công việc tại Công ty Cơ khí – Điện – Điện tử tàu thủy

MỤC LỤC Trang DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT iv DANH MỤC CÁC BẢNG v DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ v LỜI MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC 3 1.1 Khái niệm, mục đích Phân tích công việc 3 1.1.1 Một số khái niệm 3 1.1.2 Mục đích của Phân tích công việc 3 1.2 Mối quan hệ giữa phân tích công việc với các hoạt động quản trị nguồn nhân lực khác 4 1.3 Các nhân tố tác động và các phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc 7 1.3.1 Các nhân tố tác động đến Phân tích công việc 7 1.3.2 Các phương pháp thu thập thông tin Phân tích công việc 8 1.3.2.1 Phương pháp quan sát 9 1.3.2.2 Phương pháp phỏng vấn 9 1.3.2.3 Phương pháp bản câu hỏi 10 1.4 Tiến trình thực hiện phân tích công việc 11 1.4.1 Thông tin để thực hiện phân tích công việc 11 1.4.2 Tiến trình thực hiện phân tích công việc 12 1.5 Các văn bản kết quả của phân tích công việc 14 1.5.1 Bản mô tả công việc 14 1.5.2 Bản yêu cầu của công việc với người thực hiện 16 1.5.3 Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc 16 1.6 Sự cần thiết phải cải tiến hoạt động phân tích công việc trong doanh nghiệp 17 CHƯƠNG II: ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY CƠ KHÍ – ĐIỆN – ĐIỆN TỬ TÀU THỦY 19 2.1 Tổng quan về công ty 19 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 19 2.1.1.1 Lịch sử hình thành 19 2.1.1.2 Quá trình phát triển của công ty 22 2.1.2 Đánh giá kết quả hoạt động của công ty 23 2.1.2.1 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty từ năm 2006 – 2009 23 2.1.2.2 Hiệu quả sử dụng lao động của công ty 25 2.1.3 Các nhân tố và đặc điểm của công ty ảnh hưởng đến phân tích công việc 27 2.1.3.1 Các nhân tố ảnh hưởng đến phân tích công việc 27 2.1.3.2 Những đặc điểm của công ty ảnh hưởng tới phân tích công việc 28 2.2 Đánh giá thực trạng phân tích công việc tại công ty Cơ khí – Điện – Điện tử tàu thủy 32 2.2.1 Quy trình phân tích công việc và trách nhiệm của các bộ phận liên quan 32 2.2.1.1 Quy trình phân tích công việc 32 2.2.1.2 Trách nhiệm của phòng TC – HC 33 2.2.2 Các kết quả của PTCV 33 2.2.3 Ảnh hưởng của PTCV đến các hoạt động QTNL 35 CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM CẢI TIẾN HOẠT ĐỘNG PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY CƠ KHÍ – ĐIỆN – ĐIỆN TỬ TÀU THỦY 38 3.1 Định hướng phát triển của công ty trong thời gian tới 38 3.1.1 Kế hoạch sản xuất kinh doanh 2010 38 3.1.2 Những giải pháp chủ yếu của công ty nhằm hoàn thành nhiệm vụ kế hoạch năm 2010 38 3.2 Những giải pháp nhằm cải tiến công tác phân tích công việc tại công ty Cơ khí – Điện – Điện tử tàu thủy 39 3.2.1 Đào tạo cán bộ chuyên trách thực hiện chương trình PTCV 39 3.2.2 Nâng cao nhận thức của quản lý trực tiếp các phòng/ban và nhân viên thực hiện công việc 39 3.2.3 Cải tiến quy trình phân tích công việc tại công ty Vinamarel 40 3.2.4 Sử dụng các văn bản kết quả của phân tích công việc cho các hoạt động khác của QTNL 56 3.2.5 Kiến nghị với ban lãnh đạo 56 KẾT LUẬN 57 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 58 PHỤ LỤC 59 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT BHXH BHYT CB CNV CCTC CV DNNN ĐG THCV GTVT HĐQT LĐ – TBXH NNL PTCV QTNL TC – HC THCV  Bảo hiểm xã hội Bảo hiểm y tế Cán bô công nhân viên Cơ cấu tổ chức Công việc Doanh nghiệp nhà nước Đánh giá thực hiện công việc Giao thông vận tải Hội đồng quản trị Lao động – thương binh xã hội Nguồn nhân lực Phân tích công việc Quản trị nhân lực Tổ chức – hành chính Thực hiện công việc   DANH MỤC CÁC BẢNG Bảng 2.1 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty 25 Bảng 2.2 Qui mô cơ cấu lao động của Tổng công ty 26 Bảng 2.3 Quĩ lương thu nhập của lao động 27 Bảng 3.1 Sử dụng các văn bản kết quả của phân tích công việc cho các hoạt động khác của QTNL…………………………………………………………………….56 DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.2: Tiến trình thực hiện phân tích công việc 13 Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức phòng Tổ chức – Hành chính 29 Sơ đồ 2.2: Sơ đồ CCTC của công ty Vinamarel 31 Sơ đồ 3.1: Quy trình phân tích công việc kiến nghị 41 LỜI MỞ ĐẦU Tính cấp thiết của đề tài Trong thời đại công nghiệp hóa - hiện đại hóa đất nước, nguồn lực con người đóng vai trò rất quan trọng và là trung tâm quyết định đến sự tăng trưởng và phát triển của nền kinh tế. Con người được xem là một nguồn lực quý báu, một tổ chức dù có máy móc hiện đại, tài chính dồi dào, ban giám đốc đề ra chiến lược cạnh tranh năng động, nhưng nhân viên của công ty không có năng lực, không được bố trí vào những công việc phù hợp với khả năng thì công ty đó cũng khó thành công. Vì thế mà công tác quản trị nhân lực (QTNL) đã thực sự là vấn đề mà các doanh nghiệp đều rất quan tâm. Đây chính là thước đo, là nhân tố quyết định, thúc đẩy sự tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp. Hoạt động đầu tiên của QTNL đó chính là PTCV; có thể nói rằng đây chính là vấn đề then chốt, là kim chỉ nam soi đường cho các hoạt động khác của doanh nghiệp, bởi PTCV tác động và có ảnh hưởng sâu sắc đến các vấn đề khác của hoạt động QTNL; hay nói cách khác nó chính là cơ sở cho mọi vấn đề của QTNL. Một doanh nghiệp có một chương trình PTCV tốt nghĩa là đã nắm trong tay chìa khóa thành công của doanh nghiệp. Trong thời gian thực tập tại Công ty Cơ khí – Điện – Điện tử tàu thủy (Vinamrel) tôi nhận thấy công tác QTNL chưa thực sự được phát huy hết vai trò của mình do hoạt động PTCV chưa được quan tâm và đầu tư đúng mức, cho nên nó đã bộ lộ những tồn tại và hạn chế làm ảnh hưởng đến các hoạt động khác của QTNL cũng như đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Được sự giúp đỡ của công ty và giảng viên hướng dẫn cùng với sự hiểu biết của mình về PTCV em đã lựa chọn đề tài “Cải tiến hoạt động Phân tích công việc tại Công ty Cơ khí – Điện – Điện tử tàu thủy” làm chuyên đề tốt nghiệp nhằm luận giải vai trò, sự cần thiết của PTCV trong doanh nghiệp. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng: Đề tài nghiên cứu về Phân tích công việc tại Công ty Cơ khí – Điện – Điện tử tàu thủy trong giai đoạn 2007 – 2009. Phạm vi: Do thời gian và năng lực có hạn nên chuyên đề chỉ nghiên cứu tình hình PTCV của cán bộ quản lý làm việc tại văn phòng Công ty và xây dựng thí điểm hai chức danh công việc trong phòng Tổ chức – Hành chính. Mục đích nghiên cứu Đề tài xác định l‎ý luận phân tích công việc để làm cơ sở nghiên cứu, từ đó phân tích thực trạng PTCV tại Vinamrel rút ra được ưu điểm, những hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế đó của hoạt động PTCV tại công ty từ đó đưa ra những giải pháp nhằm cải tiến hoạt động PTCV tại vinamrel. Phương pháp nghiên cứu Các phương pháp chủ yếu được sử dụng trong nghiên cứu là phương pháp tra cứu tài liệu, quan sát, thống kê số liệu từ công ty, điều tra bằng bảng hỏi và phỏng vấn, phân tích - tổng hợp. Kết cấu của đề tài Ngoài lời mở đầu, lời kết luận, mục lục, phụ lục, danh mục tài liệu tham khảo, danh mục viết tắt và danh mục bảng biểu thì đề tài gồm 3 chương sau: Chương 1: Cơ sở lý luần về phân tích công việc Chương 2: Đánh giá thực trạng Phân tích công việc tại Công ty Cơ khí – Điện – Điện tử tàu thủy Chương 3: Một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện hoạt động Phân tích công việc tại Công ty Cơ khí – Điện – Điện tử tàu thủy CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC Khái niệm, mục đích Phân tích công việc Một số khái niệm Nhiệm vụ: “Biểu thị từng hoạt động lao động riêng biệt với tính mục đích cụ thể mà mỗi người lao động phải thực hiện”. Vị trí (Vị trí làm việc): “Biểu thị tất cả các nhiệm vụ được thực hiện bởi cùng một người lao động”. Công việc: “Là tất cả những nhiệm vụ được thực hiện bởi một người lao động hoặc là tất cả những nhiệm vụ giống nhau được thực hiện bởi một số người lao động”. “ Phân tích công việc là quá trình thu thập các tư liệu và đánh giá một cách có hệ thống các thông tin quan trọng có liên quan đến các công việc cụ thể trong tổ chức nhằm làm rõ bản chất của từng công việc đó”. Mục đích của Phân tích công việc Mục đích chủ yếu của PTCV là cung cấp thông tin về yêu cầu, đặc điểm công việc cho các hoạt động quản lý khác. Một người quản lý hiểu được những yêu cầu này là người có khả năng tốt nhất trong việc lựa chọn đúng người vào đúng vị trí làm việc của công ty vào thời điểm hiện tại và trong tương lai dài hạn. Mục đích của PTCV là để trả lời các câu hỏi sau đây: Nhân viên thực hiện những nhiệm vụ, công việc và trách nhiệm gì? Khi nào công việc được hoàn tất? Công việc được thực hiện ở đâu? Nhân viên làm công việc đó như thế nào? Tại sao phải thực hiện công việc đó? Để thực hiện công việc đó cần có những tiêu chuẩn trình độ nào cho nhân viên? Những máy móc, thiết bị,công cụ nào được sử dụng? Những mối quan hệ nào được thực hiện? Như vậy PTCV có ý nghĩa quan trọng, nó cung cấp cho nhà quản trị một bản tóm tắt các nhiệm vụ và trách nhiệm của một công việc nào đó, mối tương quan của công việc đó với các công việc khác cũng như các kỹ năng cần thiết và điều kiện làm việc. Các yếu tố liên quan đến công việc đều được thu thập, phân tích và ghi chép lại như nó đang hiện hữu trong thực tế, chứ không phải mơ hồ là công việc đó như thế nào. Ta thấy rằng PTCV mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích nhưng cũng tiêu tốn của doanhnghiệp những khoản chi phí nhất định (gồm những chi phí về tài chính, nhân lực, thời gian). Do đó khi doanh nghiệp tiến hành PTCV cần cân nhắc thật kỹ lưỡng giữa chi phí của chương trình PTCV và lợi ích mà chương trình này sẽ mang lại. Vậy khi nào doanh nghiệp cần tiến hành PTCv? Sau đây là một số trường hợp thực tế doanh nghiệp thường tiến hành PTCV: Trường hợp thứ nhất: Doanh nghiệp mới được thành lập khi đó hình thành cơ cấu tổ chức, ta cần tiến hành PTCV từng công việc của từng vị trí trong tổ chức nhằm làm rõ bản chất của các công việc đó để tiến hành mọi hoạt động khác của tổ chức. Trường hợp thứ hai: Khi doanh nghiệp có các công việc mới, ta tiến hành PTCV làm rõ bản chất của công việc đó – đây có thể coi là cơ sở quan trọng để tuyển dụng đúng người cho công việc mới đó. Trường hợp thứ ba: Công việc trong doanh nghiệp bị thay đổi do thay đổi chiến lược sản xuất kinh doanh, doanhnghiệp tiến hành rà soát lại tất cả công việc hoặc do ảnh hưởng của nền khoa học kỹ thuật. Vì vậy cần tiến hành lại PTCV đó cho phù hợp với tình hình thực tế để cạnh tranh với các doanh nghiệp khác. Mối quan hệ giữa phân tích công việc với các hoạt động quản trị nguồn nhân lực khác PTCV là công cụ cơ bản nhất của Quản trị nhân lực, vì vậy nó có tác động qua lại chặt chẽ với tất cả các hoạt động nhân sự khác. Đối với hoạt động kế hoạch hóa nguồn nhân lực Kế hoạch hóa nguồn nhân lực là quá trình đánh giá, xác định nhu cầu về nguồn nhân lực để đáp ứng mục tiêu công việc của tổ chức. Mục đích của hoạt động này chính là đảm bảo đủ số lượng và chất lượng lao động cho từng vị trí công việc của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nào đó để đạt được hiệu quả kinh tế cao nhất. Khi lập kế hoạch nguồn nhân lực phải xác định rõ: những loại công việc gì sẽ được thực hiện trong tổ chức; những chỗ trống trong tổ chức cần được thay thế và bổ sung do các nguyên nhân: thuyên chuyển lao động, đề bạt, về hưu và những công việc mới phát sinh. Nguồn lực sẽ được thu hút từ đâu? Khả năng đào tạo và phát triển người lao động hiện có trong tổ chức để hoàn thành công việc như thế nào? Nhân lực tuyển mới ra sao? …khi đó tiến hành PTCV sẽ là có sở để xác định ra các yếu tố trên. Đối với hoạt động tuyển dụng Có thể nói PTCV chính là hoạt động tiên quyết góp phần vào thành công của tuyển dụng. Việc có tuyển dụng đúng người phù hợp với công việc là mục đích cao nhất của công tác tuyển mộ, tuyển chọn. Để đạt được mục đích đó thì các thông tin về công việc được đăng tuyển mộ phải đầy đủ, cụ thể, rõ ràng; các yêu cầu với người thực hiện công việc phải sát với thực tế phù hợp với tính chất công việc. Muốn như vậy thì hoạt động PTCV của doanh nghiệp cần đượcquan tâm sâu sắc và tiến hành một cách tốt nhất. Bản mô tả công việc sẽ đưa các thông tin đầu vào cho cán bộ tuyển dụng đăng quảng cáo về các vị trí mà doanh nghiệp đang cần tuyển nhân viên; bản yêu cầu với người thực hiện công việc là căn cứ để chọn ra ứng viên, và cũng là căn cứ để ứng viên quyết định xem có nên gửi hồ sơ sự tuyển cho nhà tuyển dụng hay không. Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc giúp ứng viên định hình kết quả mà nhà tuyển dụng mong đợi ở họ, đây cũng là cơ sở để đánh giá nhân viên mới trong thời gian thử việc. Đối với hoạt động đào tạo và phát triển nguồn nhân lực Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực nhằm mục đích sử dụng tối đa nguồn lực hiện có và nâng cao tính hiệu quả của tổ chức thông qua việc giúp cho người lao động hiểu rõ hơn về công việc, nâng cao khả năng đáp ứng những công việc phức tạp hơn, đáp ứng những nhu cầu thăng tiến của nhân viên… Do đó khi xây dựng và tiến hành chương trình đào tạo và phát triển cần phải xác định rõ rằng sau khi kết thúc chường trình người lao động có đủ khả năng hoàn thành nhiệm vụ, trách nhiệm… ghi trong bản mô tả công việc. Nội dung của chương trình đào tạo và phát triển phải là những kĩ năng, kiến thức ghi trong bản yêu cầu của công việc với người thực hiện. Kết quả của chương trình đào tạo và phát triển cũng phải đảm bảo là người lao động đạt được các tiêu chuẩn ghi trong bản tiêu chuẩn THCV. Tóm lại, PTCV là cơ sở để xác định ra nhu cầu đào tạo, hình thức đào tạo, nội dung của chương trình đào tạo cũng như đánh giá hiệu quả của chương trình đào tạo mang lại. Đối với hoạt động đánh giá thực hiện công việc Đánh giá thực hiện công việc (ĐGTHCV) được hiểu là sự đánh giá có hệ thống và chính thức tình hình thực hiện công việc của người lao động trong quan hệ so sánh với các tiêu chuẩn đã được xây dựng và thảo luận về sự đánh giá đó với người lao động. Mục tiêu của ĐGTHCV là cải tiến sự thực hiện công việc của người lao động và giúp cho những người quản lý có thể đưa ra các quyết định đúng đắn như đào tạo và phát triển, thù lao, thăng tiến, kỷ luật. Một hệ thống đánh giá thường 3 bộ phận là: các tiêu chuẩn thực hiện công việc, đo lường sự thực hiện công việc theo các tiêu thức có trong tiêu chuẩn, thông tin phản hồi đến người lao động và bộ phận quản lý nguồn nhân lực. Như vậy hai trong ba bộ phận của hệ thống đánh giá liên quan trực tiếp tới PTCV. Phần lớn các tiêu chuẩn THCV của hệ thống đánh giá đều lấy trong bản tiêu chuẩn THCV – một trong ba văn bản kết quả của PTCV, đồng thời các tiêu chuẩn này trở thành các mốc chuẩn làm cơ sở đo lường sự THCV thực tế của người lao động. Vậy bản tiêu chuẩn THCV quyết định hiệu quả của hệ thống đánh giá. Tóm lại, PTCV là một trong những cơ sở quan trọng để doanh nghiệp xây dựng hệ thống đánh giá THCV. Đánh giá THCV đo lường các nhiệm vụ, trách nhiệm ghi trong bản mô tả công việc. Cơ sở để đo lường các nhiệm vụ, trách nhiệm đó được cụ thể hóa trong bản tiêu chuẩn THCV. Đối với thù lao lao động Thù lao lao động có ảnh hưởng rất lớn đến sự thực hiện công việc của người lao động, chất lượng sản phẩm, hiệu quả hoạt động của tổ chức. Vì vậy chính sách thù lao của tổ chức phải đáp ứng được các mục tiêu: hợp pháp, kích thích, thỏa đáng, công bằng, bảo đảm và hiệu suất nhằm thu hút và gìn giữ những người lao động giỏi, nâng cao sự hài lòng của người lao động khi thực hiện công việc. Để đạt được mục tiêu trên, hệ thống thù lao phải xây dựng dựa trên kết quả đánh giá công việc và kết quả đánh giá THCV. Ta thấy rằng PTCV là một trong những cơ sở quan trọng để xây dựng hệ thống đánh giá THCV cũng như kết quả đánh giá THCV. Các nhiệm vụ, trách nhiệm có trong bản mô tả công việc là căn cứ để đánh giá giá trị công việc, xây dựng mức lương, hay bản tiêu chuẩn THCV là căn cứ để đánh giá THCV. Tóm lại, cả hai cơ sở quan trọng của hệ thống thù lao (đánh giá giá trị công việc và đánh giá THCV) đều chịu sự tác động của PTCV, điều đó chứng minh rằng cơ sở sâu xa nhất để xây dựng một hệ thống thù lao hiệu quả là PTCV. Đối với hoạt động thiết kế lại công việc Mục tiêu của thiết kế lại công việc chính là đổi mới nội dung công việc cho phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp cũng như của thị trường. Do đó, PTCV đóng vai trò chính trong các chương trình thiết kế lại công việc đối với những công việc cần phải thay đổi. Gần như là ta tiến hành phân tích lại công việc đó trên cơ sở lần phân tích trước đó sao cho phù hợp. Đối với quan hệ lao động và an toàn lao động Quan hệ lao động là toàn bộ những quan hệ có liên quan đến quyền, nghĩa vụ, quyền lợi giữa các bên tham gia quá trình lao động. Bản tiêu chuẩn THCV là cơ sở quan trọng để xác định người lao động có hoàn thành đúng công việc theo những quy trình công nghệ… hay nói cách khác là có hoàn thành trách nhiệm của mình không từ đó quyết định khen thưởng hay kỷ luật. An toàn lao động: mục tiêu của an toàn lao động là cung cấp môi trường làm việc an toàn và sức khỏe cho người lao động; tiếp cận từng bước để ngăn ngừa tai nạn lao động, các yếu tố độc hại và bệnh nghề nghiệp; tiến hành đào tạo cho người lao động về an toàn sức khỏe, trang bị những phương tiện kỹ thuật đảm bảo an toàn và sức khỏe. Để đạt được mục tiêu trên thì ngay từ đầu, trong bản mô tả công việc cần ghi rõ về điều kiện làm việc. Người sử dụng lao động phải có trách nhiệm cung cấp các thiết bị máy móc làm việc cho người lao động. Các văn bản kết quả của PTCV là cơ sở pháp lý bảo vệ người lao động hoặc người sử dụng lao động khi có tranh chấp xảy ra, đồng thời giúp giảm tị nạnh và bất bình xảy ra ở doanh nghiệp. Các nhân tố tác động và các phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc Các nhân tố tác động đến Phân tích công việc Có th