Chuyên đề Hoàn thiện công tác phân tích công việc và đánh giá thực hiện công việc tại công ty cổ phần đầu tư và dịch vụ đô thị Việt Nam VINASINCO

LỜI MỞ ĐẦU Lý do chọn đề tài Trước kia các doanh nghiệp hoạt động theo sự bao cấp của nhà nước và đến nay đất nước đã mở cửa cùng với việc các doanh nghiệp phải tự đứng trên đôi chân của mình. Để tồn tại và phát triển, họ phải tìm ra con đường cho doanh nghiệp mình đi. Nhưng chắc chắn rằng khi doanh nghiệp có một đội ngũ nhân viên tài giỏi, biết sử dụng, giữ gìn và phát huy họ thì họ sẽ là nền tảng giúp doanh nghiệp phát triển và đi lên. Muốn vậy các doanh nghiệp phải biết quản lý nguồn lao động của mình để sử dụng có chất lượng, hiệu quả nguồn nhân lực đó. Hiện nay các doanh nghiệp cũng nghiên cứu và tìm cách sử dụng hiệu quả nguồn lực này thông qua việc sử dụng các công cụ quản trị nhân lực. Phân tích công việc và đánh giá thực hiện công việc chính là hai công tác cơ bản và quan trọng nhất giúp ích cho việc quản lý và sử dụng có chất lượng nhân lực, củng cố các hoạt động nhân lực khác. Tuy nhiên hiện nay ở các doanh nghiệp vẫn chưa thực sự chú ý tới hai hoạt động này. Trong quá trình thực tập một thời gian tại công ty Cổ phần Đầu tư và Dịch vụ Đô thị Việt Nam- VINASINCO, em cũng nhận thấy công ty vẫn chưa quan tâm đến hoạt động phân tích công việc và đánh giá thực hiện công việc nên không có hệ thống phân tích công việc rõ ràng và đánh giá thực hiện công việc còn sơ sài, chưa phát huy đúng tác dụng của hai hoạt động này .Vì vậy hiệu quả của các hoạt động quản lý nhân lực khác bị ảnh hưởng và tác động chưa tốt đến các hoạt động phát triển chung của công ty. Với mong muốn có thể góp phần phát triển công ty nên khi nghiên cứu các hoạt động nhân sự tại đây em quyết định chọn tên đề tài trong chuyên đề thực tập là:“ Hoàn thiện công tác phân tích công việc và đánh giá thực hiện công việc tại công ty Cổ phần Đầu tư và Dịch vụ Đô thị Việt Nam- VINASINCO ”. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu : Tìm hiểu tất cả các hoạt động quản trị nguồn nhân lực tại công ty VINASINCO Đồng thời đi sâu vào nghiên cứu thực trạng hai hoạt động phân tích công việc và đánh giá thực hiện công việc tại công ty VINASINCO. Đề suất các giải pháp và xây dựng thí điểm hai chương trình phân tích công việc và đánh giá thực hiện công việc cho nhân viên làm việc tại công ty VINASINCO. Phạm vi nghiên cứu: Khi thực hiện chuyên đề em đã đi sâu vào nghiên cứu tại tất cả các bộ phận của công ty bao gồm các bộ phận tác nghiệp và các bộ phận quản lý của công ty VINASINCO. Phương pháp nghiên cứu Trong quá trình hoàn thành chuyên đề em đã thu thập nguồn số liệu sơ cấp bằng cách sử dụng các phương pháp thu thập thông tin như bản hỏi, phỏng vấn, quan sát, ghi chép. Đồng thời em cũng thu thập và sử dụng các văn bản, tài liệu của công ty theo sự đồng ý của công ty và các sách, tài liệu tham khảo chuyên ngành. Sau đó để hoàn thành các số liệu thì em tiến hành xử lý, phân tích và tổng hợp các thông tin đó lại. Kết cấu đề tài Đề tài bao gồm có 3 phần sau: Chương 1: Phân tích công việc và đánh giá thực hiện công việc là hai công tác cơ bản của quản lý nguồn nhân lực trong tổ chức. Chương 2: Thực trạng phân tích công việc và đánh giá thực hiện công việc tại công ty Cổ phần Đầu tư và Dịch vụ Đô thị Việt Nam- VINASINCO. Chương 3: Giải pháp nhằm hoàn thiện công tác phân tích công việc và đánh giá thực hiện công việc tại công ty VINASINCO. Chương 1- Phân tích công việc, đánh giá thực hiện công việc là hai công tác cơ bản của quản lý nguồn nhân lực trong tổ chức 1.1 Vai trò của quản trị nhân lực trong một tổ chức 1.1.1 Quản trị nhân lực Từ trước đến nay có rất nhiều người quan niệm rằng quản lý nhân sự chỉ đơn thuần là hoạt động tuyển dụng, đào tạo và chi trả tiền lương, nhưng thực chất không phải vậy. Khi xã hội càng phát triển, người ta đã dần có cái nhìn toàn diện và chính xác hơn về quản trị nhân lực theo quan điểm: “Quản trị nhân lực là tất cả các hoạt động của một tổ chức để thu hút, xây dựng, phát triển, sử dụng, đánh giá, bảo toàn và giữ gìn một lực lượng lao động phù hợp với yêu cầu công việc của tổ chức cả về mặt số lượng và chất lượng”. Thực chất quản trị nhân lực là quản lý con người trong phạm vi nội bộ một tổ chức, là sự đối xử của tổ chức với người lao động. Mục tiêu của quản trị nhân lực là nhằm cung cấp, củng cố và duy trì cho tổ chức một lực lượng lao động đầy đủ cả về số lượng và chất lượng, để người lao động đóng góp được nhiều nhất cho doanh nghiệp, đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp và cũng đồng thời tạo các cơ hội để phát triển không ngừng chính bản thân người lao động. Các hoạt động của quản trị nhân lực Trong quản trị nhân lực có rất nhiều các hoạt động nhân sự khác nhau nhưng có thể được phân chia thành 3 nhóm chức năng như sau: Nhóm chức năng thu hút nguồn nhân lực Nhóm chức năng này đảm bảo cho tổ chức có đủ nhân viên về số lượng và chất lượng. Vì vậy, để thực hiện chức năng này tổ chức phải có các hoạt động như kế hoạch hoá nguồn nhân lực; phân tích, thiết kế công việc; biên chế nhân lực; tuyển mộ, tuyển chọn, bố trí nhân lực “ Kế hoạch hoá nhân lực là quá trình đánh giá và xác định nhu cầu về nguồn nhân lực để đáp ứng mục tiêu công việc của tổ chức và xây dựng các kế hoạch lao động để đáp ứng các nhu cầu đó ” “ Thiết kế và phân tích công việc là quá trình xác định, xem xét, khảo sát những nhiệm vụ và những hành vi liên quan đến một công việc cụ thể. Thiết kế và phân tích công việc thường được sử dụng để xây dựng chức năng nhiệm vụ và yêu cầu về trình độ kỹ thuật của công việc làm cơ sở cho công tác tuyển mộ, tuyển chọn, đào tạo, thù lao…” “ Biên chế nhân lực là quá trình thu hút người có trình độ vào tổ chức, lựa chọn người có khả năng đáp ứng yêu cầu công việc trong những ứng viên xin việc rồi sắp xếp hợp lý nhân viên vào các vị trí khác nhau trong tổ chức ” Nhóm chức năng đào tạo và phát triển nguồn nhân lực Nhóm chức năng này quan tâm đến các hoạt động nhằm nâng cao năng lực nhân viên, đảm bảo cho nhân viên có các kỹ năng, trình độ cần thiết để hoàn thành công việc được giao và tạo điều kiện cho nhân viên phát huy được tối đa năng lực cá nhân. Hoạt động này phân chia làm 3 hoạt động nhỏ là: giáo dục, đào tạo, phát triển. “ Giáo dục là các hoạt động học tập để chuẩn bị cho con người vào một nghề nghiệp hoặc chuyển sang một nghề mới, thích hợp hơn trong tương lai ” “ Đào tạo là các hoạt động học tập nhằm giúp cho người lao động có thể thực hiện có hiệu quả hơn chức năng nhiệm vụ của mình ” “ Phát triển là các hoạt động học tập vượt ra khỏi phạm vi công việc trước mắt của người lao động, nhằm mở ra cho họ những công việc mới dựa trên cơ sở định hướng tương lai của tổ chức ”  Nhóm chức năng duy trì nguồn nhân lực Sau khi thu hút được người lao động vào doanh nghiệp, để tồn tại và phát triển doanh nghiệp cũng cần phải tìm cách để duy trì và sử dụng hiệu quả nguồn lực đó. Nhóm chức năng này làm việc đó theo các hoạt động sau: đánh giá thực hiện công việc, thù lao lao động, duy trì và phát triển các mối quan hệ lao động tốt đẹp trong doanh nghiệp. “ Theo nghĩa hẹp thì thù lao lao động là tất cả các khoản mà người lao động nhận được thông qua mối quan hệ thuê mướn giữa họ với tổ chức ”. Trong phần này sẽ có các vấn đề về xây dựng và quản lý hệ thống thù lao, thiết lập và áp dụng các chính sách phúc lợi, phụ cấp, bảo hiểm xã hội,… Duy trì và phát triển các mối quan hệ tốt đẹp là tạo ra bầu không khí tâm lý xã hội tập thể lành mạnh và giúp cho nhân viên thoả mãn với công việc. Các hoạt động nhỏ hơn bao gồm việc ký kết hợp đồng lao động, thoả ước lao động, giải quyết tranh chấp bất bình, an toàn lao động,… 1.1.3 Tầm quan trọng của quản trị nhân lực Tầm quan trọng của quản trị nhân lực thực chất xuất phát từ vai trò to lớn của con người. Con người góp sức lao động của mình vào trong các hoạt động của xã hội cũng như các tổ chức mà con người là thành viên. Chính vì thế việc quản lý nguồn nhân lực là yếu tố mà các nhà kinh doanh đều phải quan tâm để đảm bảo cho sự tồn tại và phát triển bền vững của doanh nghiệp mình. Trong quản trị kinh doanh, các nhà kinh doanh đã coi quản trị nhân lực là một trong bốn nhánh của quản trị kinh doanh tồn tại song song với nhau bao gồm có tài chính, tác nghiệp, marketing, quản trị nhân lực. Mà quản trị nhân lực thực chất là quản lý con người trong nội bộ một tổ chức. Vì vậy quản trị nhân lực là bộ phận cấu thành và không thể thiếu của quản trị kinh doanh, có con người là cần đến quản trị. Quản trị nhân lực là một nguyên nhân quan trọng dẫn đến sự thành công hay thất bại của các hoạt động sản xuất kinh doanh nên khi mà sự cạnh tranh trên thị trường ngày càng gay gắt thì tổ chức càng phải quan tâm nhiều hơn nữa đến hoạt động này. Và khi khoa học tiến bộ, việc sử dụng các tiến bộ này vào sản xuất tăng lên, hoạt động lao động của con người được mở rộng ra bằng cả các hoạt động lao động trí óc, không đơn thuần là hoạt động chân tay như trước thì cách thức quản lý con người cũng cần phải thay đổi, phải chú trọng nhiều hơn đến tính nhân văn, tăng khả năng kích thích sự sáng tạo hay nói ngắn gọn là các nhà quản trị phải nhận thức và đối xử với quản lý nguồn nhân lực trên một tầm cao chiến lược mới. 1.2 Phân tích công việc và lợi ích của phân tích công việc 1.2.1 Khái niệm và nội dung của phân tích công việc Phân tích công việc là hoạt động cơ sở đầu tiên cho các hoạt động quản lý nhân sự khác được thực hiện. Vì vậy chú trọng đến phân tích công việc là có tầm nhìn chiến lược trong việc thực hiện có hiệu quả quản lý nguồn nhân lực. “Phân tích công việc là quá trình thu thập các tư liệu và đánh giá một cách có hệ thống các thông tin quan trọng có liên quan đến các công việc cụ thể trong tổ chức nhằm làm rõ bản chất của từng công việc” Phân tích công việc đóng vai trò quan trọng vì nó tác động đến cả người quản lý và người lao động. Khi phân tích công việc người quản lý sẽ hiểu rõ hơn về các công việc mà các nhân viên của mình phải làm để có hướng quản lý và biết những người nhân viên đó cần có yêu cầu gì để làm được công việc đó từ đó xác định các kỳ vọng của mình với người lao động, làm cho họ hiểu các kỳ vọng đó. Người lao động một mặt cũng hiểu rõ hơn các công việc mình cần làm, mặt khác hiểu được các nghĩa vụ, quyền hạn và trách nhiệm của mình khi làm việc trong một tổ chức. Ngoài ra tất cả các hoạt động quản lý nhân sự khác cũng sẽ được thực hiện tốt hơn khi tổ chức xây dựng được các văn bản làm rõ bản chất các công việc. * Nội dung của phân tích công việc Phân tích công việc có nội dụng như sau: - Những người quản lý nhân sự sẽ cộng tác với những người cán bộ quản lý bộ phận khác, các nhân viên khác để thu thập các thông tin về các công việc có liên quan đến công tác phân tích công việc. - Các cán bộ phân tích công việc sẽ tiến hành xử lý thông tin thu thập được, sau đó tiến hành viết các văn bản của phân tích công việc bao gồm bản mô tả công việc, bản yêu cầu công việc với người thực hiện, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc: Bản mô tả công việc: Người phân tích công việc viết bản mô tả công việc để giải thích về trách nhiệm, nhiệm vụ, điều kiện làm việc và những vấn đề có liên quan đến một công việc cụ thể với những nội dung chính sau: 1. Phần giới thiệu công việc: bao gồm những thông tin cơ bản về công việc như tên công việc, tên địa điểm thực hiện công việc, chức danh lãnh đạo, số người lãnh đạo dưới quyền…Các thông tin này sẽ cho cái nhìn tổng quát về bất cứ một công việc nào mà không chỉ người trong lĩnh vực chuyên môn mới có thể hiểu được. 2. Phần trình bày các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc công việc: các vấn đề này sẽ được trình bày tóm tắt, chính xác bằng các câu mô tả ngắn gọn để mô tả rõ xem người lao động phải làm gì, làm như thế nào, tại sao phải làm và trách nhiệm ra sao. 3. Các điều kiện làm việc là các yếu tố thuộc môi trường lao động trong đó công việc được thực hiện, tác động đến như các điều kiện về môi trường vật chất, thời gian làm, điều kiện vệ sinh và an toàn lao động…Các yếu tố này thường tuân theo các quy định của pháp luật nằm trong các quyết định, nghị quyết, luật…. Bản yêu cầu của công việc với người thực hiện Trong bản này người phân tích sẽ liệt kê các yêu cầu của công việc với người thực hiện về kiến thức kỹ năng, kinh nghiệm cần phải có, trình độ giáo dục và đào tạo cần thiết, các đặc trưng về tinh thần và thể lực…và các yêu cầu khác cần thiết đối với từng công việc cụ thể. Điều cần thiết với văn bản này là chỉ nên có yêu cầu về chuyên môn có liên quan rõ ràng đến thực hiện công việc, đặc biệt là tránh sự phân biệt đối xử đối với người lao động về các vấn đề thuộc về riêng tư như giới tính, dân tộc, tôn giáo,…và các yêu cầu đó cũng không được quá cao mà lại không cần thiết. Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc “ Tiêu chuẩn thực hiện công việc là một hệ thống các chỉ tiêu/ tiêu chí phản ánh các yêu cầu về số lượng, chất lượng của sự hoàn thành các nhiệm vụ được quy định trong bản mô tả công việc ” Các tiêu chuẩn này có thể được xây dựng bằng văn bản hoặc chỉ đơn giản là sự giao hẹn bằng miệng hoặc các điều khoản của công ty và có thể được xây dựng bằng các chỉ tiêu định lượng hoặc chỉ tiêu định tính. Mỗi doanh nghiệp sẽ tự xây dựng cho mỗi một công việc một loạt các tiêu chuẩn phù hợp theo các tiêu chí mà doanh nghiệp đề ra. Các tiêu chuẩn trong công việc quản lý và chuyên môn nghiệp vụ thường được xây dựng hơn và đòi hỏi hơn các công việc tác nghiệp, thực hiện sản xuất khi có sử dụng các chỉ tiêu định tính nhiều hơn. - Sau khi đã viết được ba bản trên là kết quả của công tác phân tích công việc thì công việc tiếp theo là việc đưa các văn bản này vào thực hiện tại các bộ phận sản xuất và tác nghiệp đồng thời sử dụng trong việc quản lý nhân sự. - Song hành với việc đưa vào sử dụng các văn bản trên, tổ chức cần quản lý, lưu trữ và cập nhật thường xuyên các văn bản này. 1.2.2 Lợi ích của phân tích công việc 1.2.2.1 Phân tích công việc ảnh hưởng đến sự thực hiện công việc của người lao động Khi doanh nghiệp xây dựng và đưa vào thực hiện chương trình phân tích công việc thì sự thực hiện công việc của người lao động sẽ tốt lên rất nhiều. Đơn giản bởi vì khi phân tích công việc thì tất cả các yếu tố có liên quan đến công việc đã được thể hiện ra nên mỗi người đều biết các công việc của mình và của những người khác, họ ý thức được nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của mình trong công việc, mọi sự phân công và công việc đều trở nên rõ ràng nên trách xảy ra tình trạng chồng chéo, đan xen trong thực hiện công việc, mỗi người đều có công việc của riêng mình đồng thời cũng có trách nhiệm với chính những công việc thuộc phạm vi quyền hạn của mình. Ngoài ra người quản lý trực tiếp cũng góp phần làm sự thực hiện công việc của nhân viên mình tốt lên khi đóng vai trò quản lý, hướng dẫn, giúp đỡ đúng người đúng lúc và đúng chỗ. 1.2.2.2 Phân tích công việc ảnh hưởng đến các công tác quản lý nhân sự khác * Với công tác kế hoạch hoá nhân lực Kế hoạch hoá nhân lực là quá trình đánh giá, xác định nhu cầu nhân lực. Hoạt động này giữ vai trò làm cơ sở cho các hoạt động quản trị nhân sự khác. Khi có kết quả của phân tích công việc, công ty sẽ biết chỗ nào đang thừa lao động hoặc thiếu lao động, mỗi công việc sẽ cần lao động như thế nào, phân bổ cán bộ như thế đã hợp lý chưa,…từ đó các cán bộ nhân sự đưa ra kế hoạch nhân sự hợp lý như đào tạo, bố trí lại người bằng cách thuyên chuyển,…Qua phân tích công việc, kế hoạch hoá nhân lực trở nên chính xác hơn. Vì vậy muốn thực hiện được kế hoạch hoá nhân lực tốt thì tất yếu cần một chương trình phân tích công việc hoàn thiện. * Với công tác tuyển dụng và bố trí nhân sự Kết quả của phân tích công việc phục vụ rất nhiều cho công tác tuyển dụng vì hai bản mô tả công việc và yêu cầu của công việc với người thực hiện đóng vai trò quan trọng trong quá trình này. Hiện nay hầu hết các công ty khi đăng mục thông báo tuyển người đều soạn thảo ra bản quảng cáo mà nội dung chính lấy ra từ bản mô tả công việc và bản yêu cầu công việc với vị trí dự tuyển. Xuyên suốt quá trình tuyển chọn, các cán bộ tuyển dụng cũng lấy hai văn bản này như là căn cứ để soạn thảo ra các tiêu chí, tiêu chuẩn tuyển chọn, lựa chọn các bài kiểm tra, trắc nghiệm, phỏng vấn tuyển chọn nhằm loại bớt dần các ứng viên qua các vòng loại sao cho cuối cùng sẽ chọn được người phù hợp với vị trí công việc đang tìm kiếm. Hai bản kết quả của phân tích công việc trên sẽ giúp cho quá trình tuyển dụng được thực hiện dễ hơn do cán bộ tuyển dụng đã xác định được rõ ràng họ cần gì ở người ứng viên, luôn đứng ở phía chủ động trong quá trình tìm kiếm và có cái nhìn sáng suốt trong tuyển lựa lao động. Phân tích công việc chính là việc xác định tất cả các yếu tố có liên quan đến công việc và những yêu cầu của công việc đó đối với người thực hiện công việc. Vì vậy khi có kết quả phân tích công việc trong tay công ty sẽ có cơ sở để tìm được những người phù hợp với công việc đó trong hiện tại, bố trí họ phù hợp để sự thực hiện công việc của người đó có hiệu quả nhất, đem lại hiệu quả tối đa cho công ty, đồng thời giúp cho người lao động tự phát triển nâng cao bản thân mình. Đó thực chất chính là công tác bố trí lao động. Như vậy phân tích công việc là một công cụ hữu hiệu để bố trí lao động hợp lý, phù hợp vơí người lao động và doanh nghiệp. * Với công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực Doanh nghiệp sẽ dựa vào bản mô tả công việc và bản yêu cầu của công việc với người thực hiện ở từng công việc để nhận định xem liệu các nhân viên làm các công việc đó đã đáp ứng đủ các yêu cầu để thực hiện công việc hay chưa, còn thiếu những yếu tố gì, từ đó doanh nghiệp xem xét có nên thực hiện đào tạo hay không bằng các chương trình đào tạo khác nhau, nên được tiến hành như thế nào, cho những ai, thời gian tiến hành ra sao. Cán bộ nhân sự sẽ sử dụng bản mô tả công việc để xây dựng chương trình đào tạo như thế nào cho phù hợp từng người lao động và với yêu cầu của công ty, dưới sự giúp đỡ của những người lao động có trình độ chuyên môn cao, có nhiều kinh nghiệm. Như vậy phân tích công việc là cơ sở giúp cho công tác đào tạo và phát triển nhân lực được thực hiện thành công. * Với công tác thù lao lao động Với một tổ chức việc cần thiết là phải trả lương cho người lao động phù hợp với năng lực của họ và tổ chức đó vẫn có lợi nhuận để tồn tại và phát triển. Sau khi xây dựng và sử dụng chương trình phân tích công việc, hai bản kết quả của phân tích công việc là bản mô tả công việc, yêu cầu của công việc với người thực hiện sẽ góp phần xác định được giá trị của một công việc và có cái nhìn cụ thể về công việc đó so với các công việc khác trong tổ chức. Căn cứ trên bản mô tả công việc của mỗi công việc để thấy được mức độ phức tạp của công việc, kết hợp với bản yêu cầu công việc với người thực hiện, tổ chức sẽ xác định được giá trị của từng công việc, với mục đích chính là xác định cấu trúc công việc trong tổ chức, từ đó làm cơ sở để xác định cấu trúc tiền công, tiền lương của các công việc trong doanh nghiệp. Từ đó xây dựng nên chế độ trả công tương ứng với những giá trị công việc của công việc đó. Điều này tránh được sự thắc mắc nghi hoặc của người lao động vì có sự trả công công bằng, tương xứng với từng công việc. * Với quan hệ lao động Hiện nay trong các doanh nghiệp vấn đề về mối quan hệ giữa người lãnh đạo, người quản lý với người lao động đang rất được quan tâm. Các quy định trong bản mô tả công việc là rất rõ ràng, bản phân tích công việc sẽ giúp người lãnh đạo cải tiến các mối quan hệ, cải thiện các vấn đề có liên quan đến quan hệ lao động, điều kiện làm việc, kỷ luật lao động, sẵn sàng xử lý các vướng mắc khi cần. Về mặt pháp luật, kết quả của phân tích công việc được coi như là bằng chứng cho các vụ tranh chấp, kiện tụng trước toà. 1.2.3 Các bước tiến hành phân tích công việc Để tiến hành phân tích công việc, các bước cần thực hiện như sau: Bước 1: Xác định mục đích và lên danh mục các công việc cần phân tích Xác định các công việc cần phân tích Việc xác định này gắn chặt với mục đính của phân tích công việc, vì khi chú trọng vào những mục đích khác nhau như tuyển dụng, đào tạo…thì c