Chuyên đề Hoàn thiện công tác theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty cổ phần Đại La

CAM ĐOAN Tôi tên là : Khương Thị Tú Anh . Tôi xin cam đoan tất cả những nội dung viết trong chuyên đề “ Hoàn thiện công tác theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch SXKD của Công ty cổ phần Đại La” đều mang tính xác thực, đều do sự nghiên cứu tìm tòi, học hỏi của bản thân trong thời gian thực tập và tất cả các nhận định, giải pháp đều là quan điểm của cá nhân tôi trên cơ sở nhận thức về lý luận, thực trạng doanh nghiệp, sự đóng góp ý kiến của thầy giáo hướng dẫn và đơn vị thực tập. Người viết. Kí tên Khương Thị Tú Anh DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU Bảng 2-1: Hệ thống máy móc thiết bị của công ty Cổ phần Đại La năm 2007. 31 Bảng 2-2: Nguồn nhân lực của Công ty cổ phần Đại La năm 2007. 32 Bảng 2-3: Kết quả sản xuất kinh doanh qua các năm. 38 Bảng 2-4: Một số chỉ tiêu của Công ty Đại La năm 2007. 53 Bảng 2-5: Phân chia công việc nhằm đạt mục tiêu chất lượng năm 2007. 54 Bảng 2-6: Tổng hợp sản phẩm ra lò tháng 1 năm 2007 58 Bảng 3-1: Qui định cơ chế báo cáo tại công ty Cổ phần Đại La. 74 Bảng 3-2: Khung theo dõi, đánh giá về mặt nội dung. 81 Bảng 3-3: Phân chia công việc theo tiến độ về thời gian. 86 Bảng 3-4: Phân bổ ngân sách hoạt động 87 Bảng 3.5: Báo cáo của xí nghiệp I về tình hình sản xuất kinh doanh tháng n năm 2007 96 DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ Sơ đồ 1-1: Qui trình kế hoạch hóa trong doanh nghiệp (PDCA). 6 Sơ đồ 1-2: Qui trình soạn lập kế hoạch. 7 Sơ đồ 1-3: Nguồn thông tin của theo dõi, đánh giá thực hiện. 12 Sơ đồ 1-4: Nguồn thông tin của theo dõi, đánh giá kiểm chứng. 13 Sơ đồ 1-5: Sai lệch giữa mục tiêu và thực hiện kế hoạch. 19 Sơ đồ 1-6: Xây dựng chỉ số, chỉ tiêu dựa vào các cấp mục tiêu kế hoạch. 20 Sơ đồ 2-1: Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty cổ phần Đại La 26 Sơ đồ 2-2: Dây chuyền công nghệ sản xuất. 30 Sơ đồ 2-3: Các bước lập kế hoạch hàng năm của công ty Cổ phần Đại La 41 Sơ đồ 2-4: Qui trình theo dõi, đánh giá của Công ty cổ phần Đại La 51 Sơ đồ 3-1: Thực hiện theo dõi, đánh giá và ra quyết định 68 Sơ đồ 3-2: Qui trình theo dõi, đánh giá. 69 Sơ đồ 3-3: Chu kỳ thực hiện theo dõi, đánh giá. 72 Sơ đồ 3-4: Vai trò của các chức năng trong chia sẻ thông tin. 73 Sơ đồ 3-5: Cây mục tiêu kế hoạch 79 Sơ đồ 3-6: Các nhân tố ảnh hưởng đến việc xuất hiện đầu ra. 95 DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT BGĐ : Ban giám đốc. KH : Kế hoạch. MT PT : Mục tiêu phát triển. MT TG : Mục tiêu trung gian. P.KHTH : Phòng kế hoạch tổng hợp. P.TC- HC : Phòng Tổ chức – Hành chính QRM : Phó giám đốc phụ trách kĩ thuật. SXKD : Sản xuất kinh doanh . TD-ĐG : Theo dõi, đánh giá. XN1 : Xí nghiệp 1. XN2 : Xí nghiệp 2. MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 NỘI DUNG 3 Chương 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC THEO DÕI, THỰC HIỆN KẾ HOẠCH 3 I. Kế hoạch hóa doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường. 3 1. Khái niệm và vai trò của kế hoạch hóa. 3 1.1. Khái niệm. 3 1.2. Vai trò của kế hoạch hóa trong doanh nghiệp. 4 2. Qui trình kế hoạch hóa trong doanh nghiệp. 5 2.1. Lập kế hoạch. 6 2.2. Tổ chức thực hiện. 7 2.3. Theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch. 7 2.4. Điều chỉnh. 7 3. Vai trò của theo dõi, đánh giá trong qui trình kế hoạch hóa. 8 II. Cơ sở lý luận về theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch. 9 1. Các khái niệm 9 1.1. Theo dõi (giám sát): 9 1.2. Đánh giá : 10 1.3. Sự bổ trợ lẫn nhau của theo dõi và đánh giá. 11 1.4. Phân loại theo dõi, đánh giá. 11 1.5. Khái niệm chỉ số, chỉ tiêu. 13 2. Nội dung, phương pháp theo dõi, đánh giá. 15 2.1. Nội dung. 15 2.2. Phương pháp theo dõi, đánh giá có sự tham gia. 18 3. Mối quan hệ giữa công tác kế hoạch và công tác theo dõi, đánh giá. 19 3.1. Hệ thống theo dõi, đánh giá là công cụ trung gian tạo xúc tác để mong muốn trở thành hiện thực. 19 3.2. Kế hoạch là cơ sở để xây dựng khung theo dõi, đánh giá. 20 3.3. Kế hoạch là mục tiêu của theo dõi, đánh giá. 21 4. Sự cần thiết phải có hệ thống theo dõi, đánh giá. 21 4.1. Chức năng cung cấp thông tin. 22 4.2. Theo dõi, đánh giá với chức năng là một công cụ quản lý. 22 4.3.Tăng cường tính minh bạch và tính trách nhiệm. 22 4.4.Thu hút đầu tư. 23 Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THEO DÕI, ĐÁNH GIÁ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẠI LA. 24 I. Giới thiệu chung về Công ty cổ phần Đại La. 24 1. Lịch sử hình thành và cơ cấu tổ chức. 24 1.1. Lịch sử hình thành. 24 1.2. Cơ cấu tổ chức. 26 2. Thực trạng hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty cổ phần Đại La. 28 2.1.Lĩnh vực kinh doanh. 28 2.2. Qui trình sản xuất các sản phẩm từ lò nung tuynel. 29 2.3 .Nguồn lực. 31 2.4.Thị trường tiêu thụ. 35 2.5. Kết quả kinh doanh. 36 II. Thực trạng công tác kế hoạch hóa trong công ty cổ phần Đại La. 40 1. Qui trình kế hoạch hóa trong doanh nghiệp. 40 1.1. Lập kế hoạch sản xuất kinh doanh. 40 1.2. Tổ chức thực hiện 41 1.3. Theo dõi, điều độ kế hoạch sản xuất kinh doanh. 41 1.4. Lưu trữ. 42 2. Nội dung của bản kế hoạch. 43 3. Phương pháp lập kế hoạch sản xuất. 43 3.1. Căn cứ lập kế hoạch sản xuất. 43 3.2. Phương pháp xác định chỉ tiêu kế hoạch. 44 4. Triển khai thực hiện kế hoạch. 47 5. Nhận xét về công tác kế hoạch hóa của công ty cổ phần Đại La. 48 III. Thực trạng công tác theo dõi, đánh giá tại Công ty cổ phần Đại La 49 1. Đặc điểm của công tác theo dõi, đánh giá tại Công ty Cổ phần Đại La. 49 2. Qui trình theo dõi, đánh giá. 51 3. Nội dung và phương pháp theo dõi, đánh giá. 51 3.1. Nội dung theo dõi, đánh giá. 51 3.2. Phương pháp theo dõi, đánh giá. 55 4. Tổ chức theo dõi, đánh giá. 55 4.1 Theo dõi thực hiện kế hoạch. 55 4.2 Đánh giá thực hiện kế hoạch. 57 5. Tổ chức thực hiện và báo cáo. 57 6. Nhận xét về công tác theo dõi, đánh giá. 59 6.1. Qui trình theo dõi, đánh giá. 60 6.2. Nội dung theo dõi, đánh giá. 61 6.3. Phương pháp theo dõi, đánh giá. 62 6.4. Tổ chức thực hiện theo dõi, đánh giá. 62 Chương 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC THEO DÕI, ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN KẾ HOẠCH SXKD CỦA CÔNG TY CP ĐẠI LA. 65 I. Mục tiêu hoàn thiện công tác theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch SXKD của Công ty cổ phần Đại La. 65 1. Hoàn thiện qui trình TD-ĐG thực hiện kế hoạch. 65 2. Hoàn thiện về mặt nội dung TD-ĐG thực hiện kế hoạch 66 2.1. Khung theo dõi, đánh giá. 66 2.2. Bảng tiến độ về thời gian. 67 2.3. Bảng tiến độ và phân bổ ngân sách 67 3. Hoàn thiện phương pháp TD-ĐG thực hiện kế hoạch. 67 4. Hoàn thiện hệ thống cung cấp thông tin. 67 5. Hoàn thiện việc triển khai thực hiện TD-ĐG. 68 II. Một số giải pháp hoàn thiện công tác theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch tại Công ty cổ phần Đại La. 69 1. Xây dựng lại qui trình theo dõi, đánh giá. 69 1.1. Lập kế hoạch Theo dõi, đánh giá. 69 1.2. Thực hiện theo dõi, đánh giá. 71 2. Hoàn thiện hệ thống cung cấp thông tin. 72 3. Bổ sung nội dung theo dõi, đánh giá. 77 3.1. Lập khung theo dõi, đánh giá về mặt nội dung. 77 3.2. Hoàn thiện bảng tiến độ về thời gian : 85 3.3. Bảng tiến độ và phân bổ ngân sách. 87 4. Đổi mới phương pháp theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch. 89 5. Triển khai kế hoạch TD-ĐG trong tổ chức thực hiện theo dõi, đánh giá tại công ty Cổ phần Đại La. 89 5.1.Thực hiện theo dõi, thu thập thông tin. 90 5.2. Tổ chức xử lý số liệu, thông tin. 93 5.3. Đánh giá, kết luận, rút ra bài học kinh nghiệm và chuẩn bị cho kỳ kế hoạch theo dõi, đánh giá tiếp theo. 95 III. Một số kiến nghị nhằm thực hiện tốt công tác theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch SXKD tại Công ty cổ phần Đại La. 100 1. Sử dụng hệ thống theo dõi, đánh giá như là một công cụ quản lý. 100 2. Tổ chức, sắp xếp lại nhân sự. 100 3. Đào tạo nâng cao năng lực cán bộ và năng lực thống kê. 101 4. Lưu trữ thông tin như một nguồn dữ liệu quan trọng giúp ích cho việc lập cũng như thực hiện kế hoạch SXKD. 101 KẾT LUẬN 102 TÀI LIỆU THAM KHẢO 103 PHỤ LỤC 104 LỜI MỞ ĐẦU Trong nền kinh tế thị trường công cụ kế hoạch vẫn tiếp tục và phát huy hơn nữa vai trò là công cụ quản lý hữu hiệu và hỗ trợ đắc lực cho các nhà quản lý trong quá trình ra quyết định.“Cũng như cây cọ là công cụ giúp người họa sĩ vẽ tranh, cây kim là công cụ giúp người thợ may may áo, kế hoạch là công cụ giúp các nhà quản lý thực hiện tốt hơn vai trò quản lý sự phát triển kinh tế - xã hội.” Tuy nhiên nội dung và phương pháp thực hiện kế hoạch không hoàn toàn giống nhau trong mọi nền kinh tế. Trong tình hình mới hiện nay đặt ra những yêu cầu đổi mới trong công tác kế hoạch. Một trong những nội dung đó là yêu cầu đổi mới công tác theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch. Công tác theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch là khâu rất quan trọng trong qui trình kế hoạch hóa, vừa có tác dụng điều phối, điều chỉnh kịp thời việc thực hiện kế hoạch, vừa có tác dụng rút ra kinh nghiệm và làm cơ sở cho việc lập và thực hiện kế hoạch cho giai đoạn sau. Trong thời gian thực tập tại Công ty cổ phần Đại La, được tìm hiểu về công ty và quá trình sản xuất kinh doanh của công ty, tôi nhận thấy công tác theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch được công ty thực hiện thường xuyên nhưng thực tế chưa phát huy hết hiệu quả. Do đó tôi chọn chuyên đề thực tập là : Hoàn thiện công tác theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty Cổ phần Đại La. Nội dung nghiên cứu gồm có ba phần chính là : Phần 1 : Cơ sở lý luận về công tác theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch. Phần 2 : Thực trạng công tác theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch tại Công ty Cổ phần Đại La. Phần 3 : Đề xuất một số giải pháp hoàn thiện công tác theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh tại Công ty Cổ phần Đại La. Trong thời gian hoàn thiện chuyên đề tôi được sự giúp đỡ hết sức tận tình của thầy giáo Th.S Bùi Đức Tuân và sự tạo điều kiện giúp đỡ của ông Nguyễn Hữu Khoát- Trưởng phòng kế hoạch và anh Nguyễn Văn Toàn- Phó giám đốc xí nghiệp 1- Công ty cổ phần Đại La. Đó là những lời nhận xét, sự chỉ bảo hết sức tận tình và quí báu giúp tôi có thể hoàn thành chuyên đề thực tập tốt nghiệp. Tôi xin chân thành cảm ơn. NỘI DUNG Chương 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC THEO DÕI, THỰC HIỆN KẾ HOẠCH I. Kế hoạch hóa doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường. Peter Drucker, một trong những chuyên gia quản lý hàng đầu đương đại, tác giả của “Quản lý cho tương lai; thập kỷ 90 và xa hơn nữa” đã đề xuất tiêu chuẩn về tính hiệu nghiệm (effectiveness)- tức là khả năng làm những việc “đúng” (do “right” things ) và tính hiệu quả (efficiency) – tức là khả năng làm đúng việc (do things “right”). Ông cho rằng tính hiệu nghiệm là quan trọng hơn, bởi vẫn có thể đạt được tính hiệu quả khi chọn sai mục tiêu. Hai tiêu chuẩn nói trên song hành cùng với hai khía cạnh của kế hoạch hóa: Xác định các mục tiêu “đúng” và chọn lựa những biện pháp “đúng” để đạt được các mục tiêu này. Cả hai khía cạnh đó đều có ý nghĩa sống còn đối với doanh nghiệp. 1. Khái niệm và vai trò của kế hoạch hóa. 1.1. Khái niệm. Kế hoạch là sự thể hiện ý đồ phát triển của chủ thể quản lý với đối tượng quản lý thông qua các giải pháp . “Kế hoạch nằm trong những chức năng cơ bản của qui trình quản lý, là thể hiện ý đồ của chủ thể về sự phát triển trong tương lai của đối tượng quản lý và các giải pháp để thực hiện. Nó xác định xem một quá trình phải làm gì? Làm như thế nào? Khi nào làm và ai sẽ làm?”. Như vậy kế hoạch là một văn bản định hướng phát triển gồm hai phần chính là mục tiêu (ý đồ) và giải pháp. Theo đó thì làm kế hoạch là phải xác định được các mục tiêu cần đạt tới và đưa ra những cách thức để có thể đạt đựơc những mục tiêu đó. Theo “Từ điển bách khoa Việt Nam 2” thì: Kế hoạch hóa là hoạt động của con người trên cơ sở nhận thức và vận dụng các qui luật của xã hội và tự nhiên, đặc biệt là các qui luật kinh tế để tổ chức quản lý các đơn vị kinh tế - kĩ thuật, các ngành, các lĩnh vực hoặc toàn bộ nền sản xuất xã hội theo những mục tiêu thống nhất. Theo cách hiểu đó thì rõ ràng kế hoạch đựơc lập trên mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Kế hoạch hóa là một chức năng quản lý. Kế hoạch hóa có nghĩa là xác định mục tiêu, mục đích đối với thành tựu tương lai của tổ chức và các con đường, biện pháp, cách thức để đạt được mục tiêu, mục đích đó. Theo đó, có ba nội dung chủ yếu của kế hoạch hóa là: (1) Xác định, hình thành mục tiêu (phương hướng) đối với tổ chức, doanh nghiệp; (2) Xác định và bảo đảm (mang tính chắc chắn, cam kết) về các nguồn lực cần thiết để có thể đạt được những mục tiêu đó; (3) Quyết định xem những hoạt động nào là cần thiết để đạt được các mục tiêu đã đề ra. Kế hoạch hóa trong doanh nghiệp cũng không nằm ngoài những ý nghĩa đó. “Kế hoạch hóa doanh nghiệp là một qui trình ra quyết định cho phép xây dựng một hình ảnh mong muốn về trạng thái tương lai của doanh nghiệp và quá trình tổ chức triển khai thực hiện mong muốn đó”. 1.2. Vai trò của kế hoạch hóa trong doanh nghiệp. Kế hoạch đã tỏ ra rất hiệu quả trong nền kinh tế kế hoạch hóa tập trung nhưng không phải là khi chuyển sang nền kinh tế thị trường thì kế hoạch không còn là công cụ quản lý hữu hiệu. Bản thân hoạt động sản xuất kinh doanh là hoạt động có mục tiêu, đó là lợi nhuận. Thông qua một loạt hoạt động đầu tư, sản xuất, phân phối, trao đổi trên thị trường nhằm tạo ra của cải vật chất cho xã hội, tạo việc làm và tạo giá trị. Mà hoạt động có mục tiêu đã bao hàm trong đó tính chất kế hoạch: Biết mục đích hành động là gì và vạch ra được con đường để đạt mục tiêu. Doanh nghiệp hoạt động là một qui trình kết hợp giữa các yếu tố sản xuất (yếu tố đầu vào): Tài lực, nhân lực, vật lực, thông tin nhằm tạo ra đầu ra và đạt mục tiêu lợi nhuận. Và quá trình phối kết hợp đó để hiệu quả cần phải có nhân tố quan trọng là quản lý. Quản lý là chức năng không thể thiếu trong doanh nghiệp và lần đầu tiên đã được nhà kinh tế học H.Fayol nghiên cứu và khẳng định với 14 nguyên tắc trong kinh doanh, trong đó có nguyên tắc kế hoạch. F.W.Taylor – cha đẻ của thuyết quản lý khoa học đã nói: “Quản lý là biết chính xác điều bạn muốn, người khác làm và sau đó là hoàn thành công việc một cách tốt nhất và rẻ nhất.”. Gulich và Urwich cũng đã nói, công tác quản trị có 6 chức năng chủ yếu đó là: Kế hoạch, tổ chức, nhân sự, phối hợp, tài chính. Tính chất của nền kinh tế thị trường là không có chỉ tiêu pháp lệnh, không có sự phân bổ nguồn lực nhưng lại có qui luật thị trường: Qui luật cạnh tranh và sự biến động không ngừng đòi hỏi các nhà quản lý phải có sự dự báo, lường trước để phản ứng, xử lý kịp thời. 2. Qui trình kế hoạch hóa trong doanh nghiệp. Qui trình kế hoạch hóa hay nói cách khác đó là các bước cho phép vạch ra các mục tiêu, dự tính các phương tiện cần thiết, tổ chức triển khai thực hiện nhằm đạt được các mục tiêu đã định. Trong nền kinh tế thị trường kế hoạch được sử dụng linh hoạt hơn nhằm thích nghi với điều kiện thị trường biến động không ngừng. Kế hoạch không chỉ là một văn bản duy nhất mà theo nó là cả một quá trình hoạt động khoa học của doanh nghiệp. Một trong những qui trình được áp dụng rộng rãi là Qui trình PDCA. Trong đó các hoạt động liên quan đến kế hoạch hóa doanh nghiệp chia làm một số giai đoạn cơ bản và được thể hiện qua sơ đồ sau. Sơ đồ 1-1: Qui trình kế hoạch hóa trong doanh nghiệp (PDCA). (Nguồn : Giáo trình kế hoạch kinh doanh) 2.1. Lập kế hoạch. Quá trình soạn lập kế hoạch là giai đoạn đầu tiên trong qui trình kế hoạch hóa mà nội dung chủ yếu là: Xác định mục tiêu và soạn lập giải pháp. Đây là cơ sở giúp doanh nghiệp định hướng được họ cần phải làm những gì và làm như thế nào? Có thể tóm tắt qui trình tổng quát để soạn lập kế hoạch bằng sơ đồ sau: Sơ đồ 1-2: Qui trình soạn lập kế hoạch. (Nguồn: Bài giảng kế hoạch hóa phát triển kinh kế xã hội) Bước 4 và 5 có thể gộp lại thành một bước: Xây dựng các phương án kế hoạch, đánh giá và lựa chọn phương án. 2.2. Tổ chức thực hiện. Là bước tổ chức triển khai các hoạt động thực hiện kế hoạch. Khi đó doanh nghiệp đã thực sự hành động nhằm đạt được các chỉ tiêu kế hoạch, đảm bảo các yêu cầu cả về tiến độ, hiệu quả sử dụng nguồn lực, qui mô, chất lượng công việc… 2.3. Theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch. Tổ chức công tác theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch. Đây là bước cần thiết vì giữa mục tiêu đề ra (P) và thực hiện (D) tồn tại những sai lệch. Việc thực hiện có thể bằng, có thể cao hơn hoặc thấp hơn kế hoạch doanh nghiệp đã đặt ra. Những sai lệch đó có thể có hại hoặc vô hại, có thể phù hợp hoặc không phù hợp với mục tiêu đề ra và thực trạng phát triển của doanh nghiệp. Do đó doanh nghiệp cần phải tổ chức theo dõi nhằm phát hiện những phát sinh bất lợi, cần phải kịp thời nắm bắt những sai lệch đó và quan trọng là phải tìm ra những nguyên nhân để có những hành động kịp thời, phù hợp. 2.4. Điều chỉnh. Cần phải điều chỉnh thực hiện các qui trình, thủ tục, hành động… nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra. Muốn điều chỉnh phải dựa vào bước theo dõi và đánh giá ở trước đó. Sự điều chỉnh chỉ cần thiết khi: Có những chênh lệch dương, chênh lệch âm hoặc không có chênh lệch nhưng xuất hiện các nhân tố mới tác động. Khi nhận thấy tồn tại những sai lệch đủ lớn để ảnh hưởng tới việc thực hiện mục tiêu thì nhất thiết phải có những điều chỉnh kịp thời . Nếu sai lệch quá lớn hoặc đánh giá khả năng về nguồn lực không thể đạt được kế hoạch thì có thể thay đổi mục tiêu. Khi xuất hiện các yếu tố mới cần nắm bắt và cảnh báo. Điều chỉnh hay chính là quá trình ra quyết định của người quản lý. Khi đã ra quyết định đương nhiên không chỉ dựa vào kết quả theo dõi thực hiện kế hoạch, so sánh với kế hoạch và rút ra kết luận mà phải dựa vào thực trạng khách quan của môi trường như chính trị, pháp luật, kinh tế, thị trường… 3. Vai trò của theo dõi, đánh giá trong qui trình kế hoạch hóa. Trong qui trình kế hoạch hóa thì bước kiểm tra hay theo dõi, đánh giá là bước thứ ba, sau bước lập kế hoạch và tổ chức thực hiện kế hoạch. Sau khi theo dõi, đánh giá là bước ra quyết định của nhà quản lý. Có thể nói theo dõi, đánh giá lấy kế hoạch làm cơ sở, thực trạng làm đối tượng và nhiệm vụ chủ yếu là hỗ trợ quá trình ra quyết định của nhà quản lý và góp phần chuẩn bị cho bản kế hoạch tiếp theo. Theo dõi, đánh giá là trung gian, là cầu nối giữa kế hoạch và thực tiễn. Nếu không có theo dõi, đánh giá mà chỉ có kế hoạch và tổ chức các hoạt động thực hiện thì sẽ có hai trường hợp xảy ra. Hoặc là các hoạt động đó làm giống như con đường và biện pháp mà bản kế hoạch đã vạch ra mà không cần quan tâm tới sự khác biệt giữa dự báo, mong muốn và thực tế, điều này có thể tạo ra kết quả là thực hiện đúng hành động mà có thể vẫn không đạt được mục tiêu. Hoặc là kế hoạch và hoạt động tổ chức kế hoạch và hai việc làm hoàn toàn tách rời nhau, khi đó kế hoạch chỉ mang tính hình thức, không thực sự trở thành một công cụ phục vụ đắc lực cho công tác quản lý. Theo dõi, đánh giá là một trong những công cụ để thực hiện kế hoạch, phát huy tính thực tiễn của kế hoạch, làm cho kế hoạch không chỉ là bản kế hoạch duy nhất mà đó là một quá trình hay còn gọi là qui trình kế hoạch hóa. Nếu như không có bước theo dõi, đánh giá ta chỉ thấy được kết quả thực hiện cuối cùng mà không thấy được con đường, biện pháp, qui trình để đạt được mục tiêu đó. Như vậy không khác gì hành động không có kế hoạch vì bản chất của kế hoạch là xác định mục tiêu và vạch ra con đường để đạt được mục tiêu đó. Có thể nói nếu không có theo dõi, đánh giá đồng nghĩa với không có kế hoạch và đã là qui trình kế hoạch hóa thì nhất thiết phải có theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch. Theo dõi, đánh giá là cơ sở cho quá trình ra quyết định của nhà quản lý. Nhà quản lý muốn có quyết định hợp lý cần phải dựa trên cơ sở thực trạng SXKD của doanh nghiệp. Theo dõi để thu thập thông tin và đánh giá chính là để xử lý thông tin. Khi đó thông tin đã trở thành dữ liệu, là cơ sở cho việc nhận định tình hình và ra quyết định. II. Cơ sở lý luận về theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch. 1. Các khái niệm 1.1. Theo dõi (giám sát): Là một chức năng liên tục sử dụng việc thu thập, tổng hợp thông tin một cách có hệ thống để cung cấp số liệu và tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh cho các nhà lãnh đạo, các nhà quản lý về một kế hoạch đang và đã được triển khai . Trong khâu theo dõi (giám sá