Chuyên đề Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương

LỜI NÓI ĐẦU Nền kinh tế Việt Nam đang dần phát triển theo xu hướng hội nhập với nền kinh tế khu vực và thế giới. Hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp ngày càng đa dạng, phong phú và sôi động đòi hỏi luật pháp và các biện pháp kinh tế của Nhà nước phải đổi mới để đáp ứng yêu cầu của nền kinh tế đang phát triển. Kế toán là một trong những công cụ quản lý kinh tế rất quan trọng phục vụ cho công tác quản lý kinh tế cũng phải ngày càng phát triển, hoàn thiện. Sự chuyển đổi nền kinh tế từ chế độ bao cấp sang cơ chế thị trường có sự tác động sâu sắc đến nền kinh tế nước ta nói chung và các doanh nghiệp nói riêng. Các doanh nghiệp đều phải tổ chức bộ máy quản lý cho phù hợp và tổ chức hạch toán kinh doanh, chịu trách nhiệm pháp luật về mọi hoạt động bản thân doanh nghiệp. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương là một công tác quan trọng trong toàn bộ công tác kế toán. Đây là một nhân tố gắn liền với hiệu quả hoạt động của Doanh nghệp, nó phản ánh sự trực tiếp đãi ngộ của doanh nghiệp đối với người lao động. Đồng thời, đây cũng là một thước đo thành quả lao động của người lao động. Tiền lương là một điều kiện đảm bảo cuộc sống cho người lao động. Từ đó người lao động sẽ toàn tâm toàn ý thực hiện nhiệm vụ của mình. Để hiểu rõ hơn tầm quan trọng của công tác kế toán này em xin đi vào chuyên đề "Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương". Nội dung báo cáo này gồm có 3 phần: Phần 1: Các vấn đề chung về chế độ tài chính, kế toán. Phần 2: Thực tế công tác kế toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng tại doanh nghiệp. Phần3: Nhận xét và kiến nghị hoàn thiện công tác kế toán. - 1 - CHƢƠNG I TỔNG QUAN VỀ TIỀN LƢƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƢƠNG I/ Vai trò của lao động trong doanh nghiệp Lao động là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất. Lao động sống là sự hao phí có mục đích về trí lực và thể lực của con người sử dụng các tư liệu lao động nhằm tác động, biến đổi các đối tượng lao động thành các vật phẩm có ích phục vụ cho nhu cầu sinh hoạt của mình. II/ Phân loại lao động trong doanh nghiệp. 1./. Phân loai lao động theo thời gian. * Lao động trong danh sách: Là lao động do doanh nghiệp quản lý và chi trả lương bao gồm: - Công nhân viên trực tiếp sản xuất: Bao gồm toàn bộ số lao động trực tiếp hoặc gián tiếp tham gia vào quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp: Công nhân sản xuất, nhân viên kỹ thuật, nhân viên quản lý kinh tế, nhân viên quản lý tài chính, học nghề… - Công nhân viên thuộc các hoạt động khác gồm số lao động hoạt động trong các lĩnh vực khác của doanh nghiệp như dịch vụ, căng tin, nhà ăn… * Lao động ngoài danh sách: bao gồm số lao động làm tại đơn vị nhưng do các ngành khác quản lý và trả lương như cán bộ chuyên trách công tác đoàn thể học sinh, sinh viên thực tập… 2./. Phân loại lao động theo quan hệ với quá trình sản xuất: - 2 - * Lao động trực tiếp sản xuất: là lao động tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm như công nhân sản xuất, những người điều khiển máy móc, những người phục vụ sản xuất như vận chuyển, bốc dỡ. * Lao động gián tiếp: là lao động tham gia một cách gián tiếp vào quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp như nhân viên kỹ thuật, nhân viên quản lý hành chính, nhân viên kinh tế… 3./. Phân loại chức năng lao động trong quá trình sản xuất: * Lao động thực hiện chức năng sản xuất chế biến: công nhân trực tiếp sản xuất, nhân viên quản lý phân xưởng… * Lao động thực hiện chức năng bán hàng: nhân viên bán hàng, nhân viên tiếp thị, nhân viên nghiên cứu thị trường. * Lao động thực hiện chức năng quản lý: Nhân viên quản lý kinh tế, nhân viên quản lý hành chính. III/ Khái niệm về tiền lƣơng và các Khoản trích theo lƣơng. 1./. Tiền lƣơng: Là phần thù lao lao động để tái sản xuất sức lao động, bù đắp hao phí lao động mà công nhân viên đã bỏ ra trong quá trình sản xuất kinh doanh. Tiền lương gắn liền với thời gian và kết quả lao động mà công nhân viên đã tham gia thực hiện trong quá trình sản xuất kinh doanh. 2./. Các Khoản trích theo lƣơng. * Bảo hiểm xã hội: được trích lập để tài trợ trong trường hợp công nhân viên tạm thời hay vĩnh viễn mất sức lao động (ốm đau, tai nạn nghề nghiệp, hưu trí…) * Bảo hiểm y tế:được trích lập để tài trợ trong trường hợp công nhân viên trong việc phòng và chữa bệnh, chăm sóc sức khoẻ cho người lao động. - 3 - * Kinh phí công đoàn: để phục vụ chi tiêu cho hoạt động của tổ chức nhằm chăm lo bảo vệ quyền lợi cho người lao động. Các loại bảo hiểm và kinh phí này được hình thành theo cơ chế tài chính nhất định. IV/ Ý nghĩa của việc quản lý lao động, tiền lƣơng và các Khoản trích theo lƣơng. - Tiền lương và các khoản trích theo lương hợp thành chi phí về lao động sống trong tổng thể chi phí của doanh nghiệp. - Việc quản lý lao động, tính toán, xác định chi phí về lao động sống trong tổng chi phí trên cơ sở quản lý và theo dõi quá trình huy động và sử dụng lao động, tính đúng thù lao cho người lao động và thanh toán đầy đủ kịp thời kích thích người lao động quan tâm đến thời gian, hiệu quả và chất lượng lao động, đồng thời góp phần tính đúng đủ chi phí và giá thành. V/ Các chế độ về tiền lƣơng, trích lập và sử dụng BHXH, BHYT, KPCĐ, tiền ăn giữa ca của Nhà nƣớc quY định. Chế độ tiền lƣơng Nhà nƣớc quy định: * NguYên tắc tính lƣơng: Phải tính cho từng người lao động (CNVC). - Việc tính lương, trợ cấp BHXH và các khoản khác phải trả cho người lao động được thực hiện tại phòng kế toán của doanh nghiệp. Hàng tháng căn cứ vào các tài liệu hạch toán về thời gian, kết quả lao động và chính sách xã hội về lao động, tiền lương và BHXH do Nhà nước ban hành, kế toán tính lương trợ cấp bảo hiểm xã hội và các khoản phải trả khác cho người lao động. - Căn cứ vào các chứng từ như "Bảng chấm công", "Phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành", "Hợp đồng giao khoán", kế toán tính lương thời gian, tiền lương sản phẩm, tiền ăn ca cho người lao động. Tiền lương được tính cho từng người và tổng hợp theo từng bộ phận sử dụng lao động và phản ánh vào "Bảng thanh toán tiền lương". - 4 - * Theo chế độ hiện hành tỷ lệ tính cho người ốm đau là 75% tiền lương tai nạn, thai sản 100% tiền lương đóng BHXH ( Nguyên tắc tính lương ca). - Căn cứ vào các chứng từ "Phiếu nghỉ hưởng BHXH MS 03 LĐTL", "Biên bản điều tra tai nạn lao động" (MS 09 LĐTL), kế toán tính ra trợ cấp BHXH phải trả CNV và phản ánh vào "Bảng thanh toán BHXH" (MS 04 LĐTL). - Đối với các khoản tiền thưởng của CNV kế toán cần tính toán và lập bảng "Thanh toán tiền thưởng" để theo dõi và chi trả đúng quy định. Căn cứ vào "Bảng thanh toán tiền lương" của từng bộ phận để chi trả, thanh toán tiền lương cho CNV đồng thời tổng hợp tiền lương phải trả trong kỳ theo từng đối tượng sử dụng lao động, tính toán trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo tỷ lệ quy định. Kết quả tổng hợp, tính toán được phản ánh trong "Bảng phân bổ tiền lương và BHXH (MS 01 BPB). * Các chế độ quY định về tiền lƣơng làm đêm, làm thêm giờ, làm thêm ca, làm thêm trong các ngàY nghỉ theo chế độ quY định: - Trường hợp người lao động làm đêm, làm thêm giờ, hưởng lương sản phẩm thì căn cứ vào số lượng sản phẩm, chất lượng sản phẩm hoàn thành và đơn giá lương quy định để tính lương cho thời gian làm đêm, làm thêm giờ. - Trường hợp người lao động làm đêm, làm thêm giờ hưởng lương thời gian thì tiền lương phải trả thời gian làm đêm, làm thêm giờ bằng 100% lương cấp bậc và các khoản phụ cấp trong đó. Đối với thời gian làm đêm từ 22h - 6h sáng người làm đêm được hưởng khoản phụ cấp làm thêm (làm đêm thường xuyên mức lương hưởng tối thiểu 40% tiền lương, làm đêm không thường xuyên mức lương hưởng tối thiểu 35% tiền lương). * Chế độ về các Khoản trích theo tiền lƣơng của Nhà nƣớc quY định - Quỹ BHXH. - 5 - - Quỹ BHXH được hình thành do việc trích lập theo tỷ lệ quy định trên tiền lương phải trả cho CBCNV trong kỳ. Theo chế độ quy định hiện hành hàng tháng doanh nghiệp phải trích lập quỹ BHXH theo tỷ lệ 20% trên tổng số tiền lương thực tế phải trả CNV trong tháng. Trong đó 15% tính vào chi phí sản xuất, 5% tính trừ vào tiền lương của người lao động. - Nội dung chi quỹ BHXH bao gồm: + Trợ cấp cho CNV nghỉ ốm đau, sinh đẻ, mất sức lao động… + Trợ cấp cho CNV bị tai nạn lao động hay bệnh nghề nghiệp. + Trợ cấp cho CNV mất sức khoẻ phải thôi việc. + Trợ cấp chôn cất và tử tuất khi có CBCNV chết. + Chi công tác quản lý quỹ BHXH. Theo chế độ hiện hành toàn bộ số trích BHXH nộp lên cơ quan quản lý bảo hiểm để chi trả nghỉ hưu, mất sức… Ở tại doanh nghiệp hàng tháng doanh nghiệp trực tiếp chi trả BHXH cho công nhân ốm đau, thai sản… Trên cơ sở chứng từ hợp lý, hợp lệ, phiếu nghỉ BHXH, các chứng từ gốc khác. Cuối tháng (Quý) doanh nghiệp quyết toán với cơ quan quản lý BHXH. * Quỹ BHYT: - Qũi BHYT được hình thành từ việc trích lập theo tỷ lệ quy định trên tổng tiền lương phải trả cho CNV. - Theo chế độ hiện hành doanh nghiệp trích quỹ BHYT theo tỷ lệ 3% trên tổng số tiền lương thực tế phải trả cho CBCNV trong đó 2% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của các đối tượng sử dụng, 1% tính trừ vào lương của người lao động. - Quỹ BHYT được trích lập để tài trợ cho người lao động có tham gia đóng góp vào quỹ trong các hoạt động khám chữa bệnh. - 6 - - Theo chế độ hiện hành toàn bộ quỹ BHYT được nộp lên cơ quan chuyên môn chuyên trách để quản lý và trợ cấp cho người lao động qua mạng lưới y tế. * Kinh phí công đoàn: - Đựơc hình thành từ việc trích lập theo tỷ lệ quy định trên tiền lương phải trả cho công nhân viên trong kỳ. - Theo chế độ hiện hành hàng tháng doanh nghiệp tính 2% trên tổng số lương thực tế phải trả cho CNV trong tháng và tính hết vào chi phí SXKD của đối tượng sử dụng lao động. - KPCĐ được trích lập để phục vụ chi tiêu cho hoạt động của tổ chức công đoàn nhằm chăm lo, bảo vệ quyền lợi cho người lao động. * Chế độ về các Khoản trích theo tiền lƣơng của Nhà nƣớc quY định - Quỹ BHXH. - Các doanh nghiệp hiện nay thực hiện việc tuyển dụng lao động theo chế độ hợp đồng lao động. Người lao động phải tuân thủ những điều cam kết trong hợp đồng lao động, còn doanh nghiệp phải đảm bảo quyền lợi cho người lao động trong đó tiền lương và các khoản khác theo quy định trong hợp đồng. - Hiện nay thang bậc lương của Nhà nước quy định, Nhà nước khống chế mức lương tối thiểu, không khống chế mức lương tối đa mà điều tiết bằng thuế thu nhập. - Việc tính trả lương cho người lao động trong doanh nghiệp được thực hiện theo các hình thức trả lương sau 1./. Hình thức tiền lƣơng theo thời gian: * Khái niệm: Hình thức lương theo thời gian là hình thức tính lương theo thời gian làm việc, cấp bậc kỹ thuật hoặc chức danh và thang bậc lương theo quy định. - 7 - * Nội dung: Tuỳ theo yêu cầu, trình độ quản lý thời gian lao động của doanh nghiệp. Tính trả lương theo thời gian có thể thực hiện theo hai cách sau: Tiền lương theo thời gian đơn giản: Là tiền lương được tính theo thời gian làm việc và đơn giá lương thời gian. Công thức tính: Tiền lương Thời gian làm Đơn giá tiền = x thời gian việc thực tế lương thời gian Tiền lƣơng thời gian đơn giản bao gồm: - Tiền lương tháng: Là tiền lương trả cho người lao động theo thang bậc lương quy định gồm tiền lương cấp bậc và các khoản phụ cấp như phụ cấp độc hại, phụ cấp khu vực…(nếu có). - Tiền lương tháng được áp dụng cho CNV làm công tác quản lý hành chính, nhân viên quản lý kinh tế, nhân viên thuộc các ngành hoạt động không có tính chất sản xuất. Công thức: Mi = Mn x Hi Trong đó: Mi : Mức lương lao động bậc i Mn : Mức lương tối thiểu Hi : hệ số lương bậc i - Tiền lương tuần là: tiền lương trả cho một tuần làm việc: Tiền lương Tiền lương tháng x 12 tháng = tuần phải trả 52 tuần 2./. Hình thức tiền lƣơng sản phẩm: - 8 - * Khái niệm: Tiền lương sản phẩm là hình thức tiền lương trả cho người lao động tính theo số lượng sản phẩm hoàn thành nghiệm thu đảm bảo chất lượng quy định. - Để trả lương theo sản phẩm cần phải có định mức lao động đơn giá tiền lương hợp lý trả cho từng loại sản phẩm, công việc được cơ quan thẩm quyền duyệt, kiểm tra và nghiệm thu chặt chẽ. * Hình thức tiền lƣơng sản phẩm gồm: - Trả lương theo sản phẩm trực tiếp không hạn chế: Là hình thức trả lương cho người lao động được tính theo số lượng sản phẩm hoàn thành đúng quy cách phẩm chất và đơn giá tiền lương sản phẩm. Công thức tính: Tiền lương sản phẩm = Khối lượng SPHT x Đơn giá tiền lương sản phẩm - Lương sản phẩm gián tiếp: được áp dụng đối với các công nhân phục vụ cho công nhân chính như công nhân bảo dưỡng máy móc thiết bị… Công thức tính: Tiền lương Đơn giá tiền Số lượng sản phẩm sản phẩm = lương sản phẩm x hoàn thành của công gián tiếp gián tiếp nhân sản xuất chính - Lương sản phẩm có thưởng: Thực chất là sự kết hợp trả lương trực tiếp hoặc gián tiếp với chế độ tiền lương trong sản xuất (thường tiết kiệm vật tư tăng năng xuất lao động, nâng cao chất lượng sản phẩm). - 9 - - Lương sản phẩm luỹ tiến: Theo hình thức này tiền lương trả cho người lao động gồm tiền lương theo sản phẩm trực tiếp và tiền lương tính theo tỷ lệ luỹ tiến căn cứ vào mức độ vượt định mức lao động của họ. Lương sản phẩm luỹ tiến kích thích mạnh mẽ việc tăng nhanh năng xuất lao động nó áp dụng ở nơi cần thiết phải đẩy mạnh tốc độ sản xuất để đảm bảo sản xuất cân đối. - Lương khoán khối lượng, khoán công việc: Là hình thức lương trả cho người lao động theo sản phẩm được áp dụng cho những công việc lao động đơn giản, công việc có tính chất đột xuất như khoán bốc vác, vận chuyển nguyên liệu, vật liệu, thành phẩm… - Trả lương khoán gọn theo sản phẩm cuối cùng: Là tiền lương được tính theo đơn giá tổng hợp cho sản phẩm hoàn thành đến công việc cuối cùng. Hình thức tiền lương này được áp dụng cho từng bộ phận sản xuất.` - Trả lương theo sản phẩm tập thể: Được áp dụng đối với các doanh nghiệp mà kết quả là của cả tập thể công nhân. Theo phương pháp này trước hết tính tiền lương cho cả tập thể, sau đó tiến hành chia lương cho từng người theo các phương pháp sau: +Phƣơng pháp 1: Chia lương sản phẩm tập thể theo hệ số lương cấp bậc của người lao động và thời gian làm việc thực tế của từng người: Lt Li = x TiHi TiHi Công thức: Trong đó: Li : Tiền lương sản phẩm của lao động i Ti : Thời gian làm việc thực tế của lao động i - 10 - Hi : Hệ số lương cấp bậc của lao động i Lt : Tổng tiền lương sản phẩm tập thể + Phƣơng pháp 2: Chia lương theo cấp bậc công việc, thời gian làm việc kết hợp với bình quân chấm điểm. Điều kiện áp dụng: Cấp bậc công nhân không phù hợp với cấp bậc công việc do điều kiện sản xuất có dự chênh lệch rõ rệt về năng suất lao động trong tổ hoặc trong nhóm sản xuất. Toàn bộ lao động được chia thành 2 phần:  Chia theo cấp bậc công việc và thời gian làm việc của mỗi người.  Chia theo thành tích trên cơ sở bình công chấm điểm mỗi người.  Ngoài ra để động viên công nhân bậc cao nhưng phải làm việc với thợ bậc thấp hơn, công nhân thợ bậc cao còn có thể được hưởng một khoản chênh lệch theo chế độ do yêu cầu làm việc của thợ bậc thấp hơn. + Phƣơng pháp 3: Chia lương bình công điểm. Điều kiện áp dụng: Phương pháp này áp dụng trong trường hợp công nhân làm việc ổn định, kỹ thuật đơn giản, công cụ thô sơ, cấp bậc công nhân viên không phản ánh tiền kết qủa lao động. Sự chênh lệch về năng suất lao động chủ yếu do sức khoẻ và thái độ lao động của từng người. Áp dụng phương pháp này sau mỗi ngày làm việc, tổ trưởng phải tổ chức bình công điểm cho từng người. Cuối tháng căn cứ vào sổ công đó để chia lương. Công thức tính: Tiền công cho Tổng số tiền công = 1 công nhân Tổng số điểm - 11 - + Tác dụng của tiền lương sản phẩm: Quán triệt nguyên tắc phân phối theo lao động, tiền lương gắn liền với số lượng, chất lượng sản phẩm và kết quả lao động do đó kích thích người lao động nâng cao năng suất lao động, tăng chất lượng sản phẩm. VII/ Khái niệm quỹ tiền lƣơng, nội dung quỹ tiền lƣơng và phân loại quỹ tiền lƣơng. 1./. Khái niệm: Quỹ tiền lương của doanh nghiệp là toàn bộ số tiền lương trả cho CNV của doanh nghiệp, do doanh nghiệp quản lý, sử dụng và chi trả lương. 2./. Nội dung: Tiền lương trả cho người lao động trong thời gian làm việc thực tế (lương thời gian và lương sản phẩm). - Các khoản phụ cấp thƣờng xuyên: Phụ học nghề phụ cấp thâm niên, phụ cấp làm đêm làm thêm giờ, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp khu vực, phụ cấp dạy nghề, phụ cấp công tác lưu động, phụ cấp cho những người công tác khoa học có tài năng. Tiền lương trả cho công nhân làm ra sản phẩm hỏng trong phạm vi chế độ quy định. 3./. Phân loại quỹ tiền lƣơng: Về phương diện kế toán quỹ tiền lương của doanh nghiệp được chia thành hai loại: Tiền lương chính và tiền lương phụ. - Tiền lương chính là khoản tiền lương trả cho người lao động trong thời gian họ thực hiện nhiệm vụ chính của họ, thời gian lao động nghỉ phép, nghỉ tết, nghỉ lễ, hội họp và nghỉ vì ngừng sản xuất … được hưởng lương theo chế độ. - Trong công tác hạch toán kế toán, tiền lương chính của công nhân sản xuất được hạch toán trực tiếp vào chi phí sản xuất từng loại sản phẩm. Tiền lương phụ của công nhân sản xuất được hạch toán và phân bổ gián tiếp vào chi phí sản xuất các loại sản phẩm có liên quan theo tiêu thức phân bổ. - 12 - VIII/ Nhiệm vụ Kế toán tiền lƣơng và các Khoản trích theo lƣơng. Để phục vụ điều hành và quản lý lao động tiền lương trong doanh nghiệp sản xuất phải thực hiện các nhiệm vụ sau: - Tổ chức ghi chép phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ số lượng, chất lượng, thời gian và kết quả lao động. Tính đúng, thanh toán kịp thời đầy đủ tiền lương và các khoản khác có liên quan cho người lao động trong doanh nghiệp. Kiểm tra tình hình huy động và sử dụng lao động trong doanh nghiệp, việc chấp hành chính sách và chế độ lao động tiền lương, tình hình sử dụng quỹ tiền lương. - Hướng dẫn kiểm tra các bộ phận trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ, đúng chế độ ghi chép ban đầu về lao động tiền lương đúng chế độ, đúng phương pháp. - Tính khấu hao phân bổ chính xác, đúng đối tượng chi phí tiền lương, các khoản trích theo lương vào chi phí sản xuất kinh doanh của các bộ phận của các đơn vị sử dụng lao động. - Lập báo cáo kế toán và phân tích tình hình sử dụng lao động, quỹ lương, đề xuất biện pháp khai thác có hiệu qủa tiềm năng lao động trong doanh nghiệp, ngăn chặn các hành vi vi phạm chế độ chính sách về lao động tiền lương. IX/ Kế toán tổng hợp tiền lƣơng, các Khoản trích theo lƣơng. 1./. Các tài Khoản Kế toán chủ Yếu sử dụng:  Tài Khoản 334 - Phải trả công nhân viên - TK 334 "Phải trả công nhân viên": Dùng để phản ánh các khoản thanh toán cho công nhân viên của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của công nhân viên. Nội dung Kết cấu: - 13 - + Các khoản tiền lương, tiền + Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng, BHXH và các công, tiền thưởng, BHXH và các khoản khác đã trả, đã chi, đã ứng trước khoản khác phải trả, phải chi cho công cho công nhân viên. nhân viên. + Các khoản khấu trừ vào tiền lương, tiền công của công nhân viên. Số dư (nếu có): Số tiền đã trả Số dư: Các khoản tiền lương, lớn hơn số phải trả về tiền lương, tiền tiền công, tiền thưởng và các khoản công, tiền thưởng và các khoản khác khác phải trả cho công nhân viên. cho công nhân viên.  Tài Khoản 338 - Phải trả phải nộp khác. - TK 338 "Phải trả phải nộp khác": được dùng để phản ánh tình hình thanh toán các khoản phải trả phải nộp khác ngoài nội dung đã được phản ánh ở các tài khoản khác (Từ TK 331 đến TK 336). Nội dung Kết cấu: - 14