Chuyên đề Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị nhân sự tại công ty thương mại dịch vụ Nguyễn Danh

LỜI MỞ ĐẦU Để nước ta có thể thực hiện tốt quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước thì chúng ta cần chú trọng nhiều tới quản trị nhân sự, vì nhân sự là yếu tố quyết định trong quá trình phát triển đó. Một công ty hay tổ chức nào dù có nguồn tài chính dồi dào, máy móc thiết bị, kỹ thuật hiện đại đến đâu cũng khó có thể đứng vững trên thương trường nếu như không có một một công tác quản trị nhân sự tốt, chính công tác quản trị nhân sự là nhân tố dẫn dắt công ty đi đến thành công, là yếu tố hoạch định chiến lược phát triển của công ty. Để có được một đội ngũ nhân viên đắc lực hay một lực lượng lao động hùng hậu thì điều trước tiên doanh nghiệp hay tổ chức đó phải làm là phải có nghiệp vụ quản lý giỏi, phải có khoa học trong công tác quản trị nhân sự. Nắm được yếu tố con người là đã nắm trong tay được hơn nữa thành công. Tổ chức và quản lý để tối ưu hóa, năng suất lao động và nghiệp vụ chủ yếu của quản trị nhân sự và đồng thời quản trị nhân sự còn tạo ra được động lực thúc đẩy nhân viên nâng cao năng suất lao động, sáng tạo trong công việc.Chính vì cảm nhận thấy được tầm quan trọng và sự cần thiết phải có công tác quản trị nhân sự trong bất cứ một doanh nghiệp nào cho nên tôi đã chọn đề tài: “Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị nhân sự tại Công ty TNHH THƯƠNG MẠI – DỊCH VỤ NGUYỄN DANH” làm đề tài nghiên cứu. Trên cơ sở nghiên cứu và đánh giá công tác quản trị nguồn nhân sự ở công ty và vận dụng tầm hiểu biết của bản thân, nhận thức trong quá trình học tập với những tài liệu tham khảo. Chỉ ra được thực trạng cùng những ưu, khuyết điểm trong công tác quản lý nhân sự của công ty. Từ đó rút ra bài học thành công đồng thời cũng đề xuất ra biện pháp góp phần bổ sung, hoàn thiện công tác quản trị nhân sự ở công ty. Bố cục của bài báo cáo thì gồm 4 chương: CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ NHÂN SỰ VÀ GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH TM & DV NGUYỄN DANH. CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TNHH TM – DV NGUYỄN DANH. CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY. CHƯƠNG 4: ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ. CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ NHÂN SỰ VÀ GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH TM & DV NGUYỄN DANH CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ NHÂN SỰ Khái niệm và tầm quan trọng của quản trị nhân sự Khái niệm về quản trị nhân sự Nhân sự là một trong các nguồn lực quan trọng quyết định đến sự tồn tại và phát triển của bất kỳ một doanh nghiệp nào. Vì vậy vấn đề nhân sự luôn được quan tâm hàng đầu. Có rất nhiều cách phát biểu khác nhau về quản trị nhân sự: Theo giáo sư người Mỹ Dimock: “Quản trị nhân sự bao gồm toàn bộ các biện pháp và thủ tục áp dụng cho nhân viên của một tổ chức và giải quyết tất cả các trường hợp xảy ra có liên quan tới một loại công việc nào đó”. Còn giáo sư Felix Migro thì cho rằng: “Quản trị nhân sự là một nghệ thuật chọn lựa nhân viên mới và sử dụng nhân viên cũ sao cho năng suất và chất lượng công việc của mỗi người đạt mức tối đa có thể”. Như vậy quản trị nhân sự được hiểu là một trong các chức năng cơ bản của quá trình quản trị, giải quyết tất cả các vấn đề liên quan tới con người gắn với công việc của họ trong bất kỳ tổ chức nào. Quản trị nhân sự là một hoạt động vừa mang tính khoa học vừa mang tính nghệ thuật vì quản trị nhân sự là một lĩnh vực gắn bó nhiều đến văn hóa tổ chức và chứa đựng nhiều giá trị nhân văn hơn bất cứ một lĩnh vực quản trị nào khác. Tầm quan trọng của quản trị nhân sự Quản trị nhân sự là quản lý một tài sản lớn nhất của doanh nghiệp đó là con người. Không có nguồn nhân sự chất lượng của doanh nghiệp sẽ không thực thi được những chiến lược một cách hiệu quả và không đạt được các mục tiêu đề ra. Khi thực hiện tốt công tác quản trị nguồn nhân sự, doanh nghiệp sẽ có đội ngũ nhân viên giỏi, có kỹ năng, có kiến thức cũng như sự nhiệt tình.Họ sẽ làm việc hết khả năng của mình, có được nguồn nhân sự chất lượng, doanh nghiệp sẽ có lợi thế cạnh tranh hơn. Quản trị nhân sự gắn liền với mọi tổ chức, bất kỳ một cơ quan tổ chức nào, nó hiện diện ở khắp các phòng ban.Vì thế phong cách quản trị nhân sự có ảnh hưởng sâu sắc đến bầu không khí doanh nghiệp, đến tâm lý nhân viên.Đây cũng là một trong những yếu tố quyết định đến sự thành bại của một doanh nghiệp. Quản trị nhân sự có vai trò to lớn đối với hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp, nó là hoạt động bề sâu chìm bên trong doanh nghiệp nhưng lại quyết định kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Quản trị nhân sự góp phần vào việc giải quyết các mặt kinh tế xã hội của vấn đề lao động. Đó là một vấn đề chung của xã hội, mọi hoạt động kinh tế nói chung đều đi đến một mục đích là làm sao cho người lao động hưởng thành quả do họ làm ra. Các nội dung của quản trị nhân sự Phân tích công việc Phân tích công việc là việc tìm hiểu và xác định nội dung, đặc điểm của từng công việc, đo lường giá trị và tầm quan trọng của nó để đề ra các tiêu chuẩn về năng lực, phẩm chất mà người thực hiện công việc cần phải có. Phân tích công việc là một nhiệm vụ không thể thiếu được của một nhà quản trị, đó là khâu đầu tiên của quá trình tuyển dụng, phân tích công việc là cơ sở là nền tảng cho quá trình sử dụng nhân sự có hiệu quả sử dụng sau này. Phân tích công việc cung cấp cho các nhà quản trị tóm tắt về nhiệm vụ của công việc nào đó trong mối tương quan của công việc khác. Tiến trình công việc được phân tích thực hiện qua các bước cơ bản: mô tả công việc, xác định công việc, đề ra các tiêu chuẩn về nhân sự, đánh giá công việc và xét lại công việc. Tuyển dụng nhân sự Tuyển dụng lao động đóng vai trò đặc biệt quan trọng trong công tác quản trị nhân sự cũng như trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Bởi tuyển dụng lao động là quá trình lựa chọn những người lao động phù hợp, phát hiện tiềm năng lao động theo đúng yêu cầu của doanh nghiệp. Trong một doanh nghiệp, công tác tuyển dụng nhân sự thành công tức là tìm được một người thực sự phù hợp với công việc có ý nghĩa rất to lớn. Doanh nghiệp nhận được một nguồn nhân lực xứng đáng, hoàn thành tốt công việc được giao góp phần vào việc duy trì sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Bản thân những người được tuyển vào công việc phù hợp với năng lực và sở trường của mình sẽ rất an tâm và hứng thú với công việc. Ngược lại nếu việc tuyển dụng nhân sự không được thực hiện đúng thì sẽ gây ra những ảnh hưởng tiêu cực tác động trực tiếp tới công ty và người lao động. Trong tuyển dụng lao động cần phải làm tốt yêu cầu tuyển dụng, phải gắn với mục tiêu xuất phát từ kế hoạch lao động của người tuyển dụng. Cần phải tuyển chọn được những người phù hợp với công việc cả về chuyên môn nghiệp vụ, tư cách đạo đức, sở thích, cá tính của người lao động, yêu thích công việc mình làm. Qúa trình tuyển dụng lao động sẽ giúp cho tổ chức tránh được những rủi ro,khi tuyển người không đúng việc sẽ gặp những khó khăn trong hoạt động tổ chức kinh doanh. Từ đó là điều kiện để thực hiện có hiệu quả trong các hoạt động quản lý nhân sự khác. Quy trình tuyển dụng nhân sự được tiến hành qua các bước: Chuẩn bị tuyển dụng: xác định các tiêu chuẩn tuyển chọn, nghiên cứu các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan đến tuyển dụng như: Bộ luật lao động, pháp lệnh về hợp đồng lao động… Thông báo tuyển dụng: thông qua các kênh thu hút ứng viên qua nguồn nội bộ và bên ngoài. Thu nhận nghiên cứu hồ sơ. Nghiên cứu hồ sơ để loại bỏ một số ứng viên không đáp ứng các tiêu chuẩn đã đưa ra. Phỏng vấn sơ bộ: loại bỏ những hồ sơ không đạt tiêu chuẩn hoặc quá yếu kém so với các ứng cử viên khác mà khi nghiên cứu hồ sơ chưa phát hiện ra. Kiểm tra trắc nghiệm. Phỏng vấn lần hai: Đánh giá các ứng viên về nhiều phương diện: kinh nghiệm, trình độ và các khả năng cá nhân: tính cách, khả năng hòa nhập với môi trường mới… Xác minh điều tra: nhằm làm sáng tỏ những điều chưa biết hoặc chưa rõ đối với ứng cử viên có triển vọng. Khám sức khỏe. Ra quyết định tuyển dụng. Bố trí công việc và hướng dẫn hội nhập. Việc tuyền dụng nhân lực của doanh nghiệp dựa vào 2 nguồn, nguồn bên trong và nguồn bên ngoài. Nguồn bên trong: + Tuyển các nhân viên đang làm việc cho công ty sang một vị trí khác. + Khác với đề bạt, bổ nhiệm nội bộ, hình thức tuyển dụng nội bộ được thực hiện một cách công khai, so với tiêu chuẩn rõ ràng đối với tất cả các ứng viên từ bên trong cơ quan, doanh nghiệp. + Hình thức này được áp dụng ưu tiên cho các vị trí quản lý. Nguồn bên ngoài: Doanh nghiệp có thể áp dụng kết hợp một hoặc nhiều hình thức ứng viên từ bên ngoài: thông qua quảng cáo tuyển dụng; các trung tâm dịch vụ giới thiệu việc làm; tuyển nhân viên từ các trường đại học, cao đẳng; qua mạng internet… Đào tạo và phát triển nhân sự Đào tạo nhân sự là quá trình học tập làm cho người lao động có thể thực hiện được chức năng, nhiệm vụ có hiệu quả hơn trong công tác của họ. Phát triển nhân sự là quá trình học tập nhằm mở ra cho các cá nhân những công việc mới dựa trên những định hướng tương lai của tổ chức, của doanh nghiệp. Vai trò của đào tạo và phát triển nhân sự: Là một trong những biện pháp tích cực tăng khả năng thích ứng của doanh nghiệp trước sự thay đổi của môi trường. Cung cấp cho doanh nghiệp nguồn vốn nhân sự chất lượng cao góp phần nâng cao khả năng cạnh tranh Góp phần thực hiện tốt chiến lược chung về nhân sự của một doanh nghiệp và cao hơn là chiến lược chung về nhân sự của quốc gia. Sự cần thiết phải đào tạo và phát triển nhân sự: Là một tất yếu khách quan do sự phát triển của Khoa học – kỹ thuật. Sự biến đổi của xã hội diễn ra nhanh chóng. Nền kinh tế thi trường đòi hỏi phải có nguồn nhân sự có chất lượng cao mới tồn tại và phát triển được. Đánh giá và đãi ngộ nhân sự Đánh giá hiệu quả công việc Đánh giá nhân viên là một trong những vấn đề quan trọng hàng đầu của quản trị nhân sự. Nó là chìa khóa cho doanh nghiệp hoạch định, tuyển dụng cũng như phát triển nhân sự và đãi ngộ nhân sự. Đánh giá nhằm thu thập thông tin về khả năng nghề nghiệp, kết quả công tác, nguyện vọng cá nhân và phát triển của mỗi người. Việc đánh giá được thực hiện đúng đắn sẽ cải thiện được bầu không khí trong tập thể, mỗi người đều cố gắng làm việc tốt hơn để trở thành người tích cực hơn, để đón nhận những đánh giá tốt về mình. Các giai đoạn của công tác đánh giá hiệu quả công việc: Xác định mục đích và mục tiêu cần đánh giá. Đưa ra các tiêu chuẩn về đánh giá. Đánh giá nhân viên thông qua việc so sánh các thông tin thu nhập được các tiêu chuẩn đã được đề ra. Đánh giá về năng lực, phẩm chất của các nhân viên. Đánh giá mức độ hoàn thiện công việc. Đãi ngộ nhân sự Đãi ngộ vật chất Là một động lực quan trọng thúc đẩy nhân viên làm việc nhiệt tình với tinh thần trách nhiệm, phấn đấu nâng cao hiệu quả công việc được giao. Bao gồm: Tiền lương: là số tiền được hình thành qua thỏa thuận giữa người có sức lao động và người sử dụng lao động phù hợp với quan hệ trong nền kinh tế thị trường. Có 2 hình thức trả lương chủ yếu trong doanh nghiệp: + Trả lương theo thời gian + Trả lương theo sản phẩm Phụ cấp: là những khoản thu nhập them nhằm mục đích đền bù cho các công việc chịu thiệt thòi hoặc ưu đãi cho một số công việc có tính chất đặc biệt. Trợ cấp: cũng là những khoản tiền thu nhập them nhưng không mang tính chất thường xuyên như phụ cấp mà chỉ có khi xảy ra một sự kiện nào đó. Tiền thưởng: là những khoản tiền bổ xung nhằm quán triệt nguyên tắc phân phối theo lao động. Các khoản thu khác: nghỉ phép có lương, bồi dưỡng thêm… Đãi ngộ tinh thần Sử dụng đúng khả năng, bố trí công việc phù hợp với khả năng và nguyện vọng của mỗi con người, tạo điều kiện để họ nâng cao trình độ. Tỏ thái độ quan tâm chân thành: nắm vững tên tuổi, hoàn cảnh gia đình, thường xuyên thăm hỏi động viên cấp dưới… Không ngừng cải thiện điều kiện làm việc để đảm bảo sức khỏe và tinh thần thoải mái cho người lao động. Áp dụng thời gian làm việc linh hoạt và chế độ nghỉ ngơi hợp lí. Các nhân tố ảnh hưởng và sự cần thiết của việc hoàn thiện công tác quản trị nhân sự Các nhân tố ảnh hưởng Môi trường kinh doanh: + Bên ngoài: kinh tế, dân số - lực lượng lao động, văn hóa – xã hội, đối thủ cạnh tranh, khoa học – kỹ thuật, khách hàng + Bên trong: mục tiêu, chính sách chiến lược, bầu không khí - văn hóa của doanh nghiệp Con người: Trong doanh nghiệp mỗi người lao động là một thế giới riêng biệt, họ khác nhau về năng lực quản trị, về nguyện vọng, sở thích. Vì vậy họ có những nhu cầu ham muốn khác nhau cho nên quản trị nhân sự phải nghiên cứu kỹ vấn đề này để đề ra các biện pháp quản trị phù hợp nhất. Cùng với sự phát triển của khoa học – kỹ thuật thì trình độ của người lao động cũng được nâng cao, khả năng nhận thức cũng tốt hơn. Điều này ảnh hưởng tới cách nhìn nhận của họ với công việc, nó cũng làm thay đổi những đòi hỏi, thỏa mãn, hài lòng với công việc và phần thưởng của họ. Sự cần thiết của việc hoàn thiện công tác quản trị nhân sự Quản trị nhân sự bao gồm toàn bộ các biện pháp áp dụng cho nhân viên nhằm giải quyết tất cả các trường hợp xảy ra liên quan tới công việc đó. Quản trị nhân sự có bất kì trong một tổ chức hay doanh nghiệp nào, có mặt ở tất cả các phòng ban, đơn vị. Nếu không có quản trị nhân sự mọi việc sẽ trở nên vô tổ chức, vô kỷ luật. Như vậy việc hoàn thiện công tác quản trị nhân sự sẽ rất cần thiết trong việc phát triển của doanh nghiệp, nó tạo ra một đội ngũ lao động nhiệt tình hăng hái, gắn bó với doanh nghiệp. Giới thiệu về công ty TNHH TM & DV Nguyễn Danh Quá trình hình thành và phát triển của công ty Công ty TNHH Thương Mại – Dịch Vụ Nguyễn Danh là một công ty có tư cách pháp nhân và có con dấu riêng, công ty hoạt động trong lĩnh vực thương mại và dịch vụ, được đăng kí lần đầu theo giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh công ty TNHH có hai thành viên trở lên số: 4102052405 ngày 25 tháng 07 năm 2007 do Sở kế hoạch và đầu tư TP.HCM cấp. Tên gọi đầy đủ của công ty: Công ty TNHH Thương Mại – Dịch Vụ Nguyễn Danh Tên giao dịch quốc tế: Nguyen Danh Trading – Service Company Limited Giám đốc công ty: Ông Nguyễn Văn Thành Trụ sở chính: 909/3 Trường Chinh, phường Tây Thạnh, quận Tân Phú. Với sự lãnh đạo và điều hành của ban giám đốc cùng đội ngũ nhân viên nhiều kinh nghiệm, từng bước công ty hòa nhập và ngày càng phát triển trên thị trường có nhiều biến động như hiện nay. Thời gian những năm đầu khi mới thành lập, công ty đã không ít khó khăn nhưng với sự nỗ lực, phấn đấu không ngừng của tập thể nhân viên nên công ty đã từng bước vượt qua khó khăn đó, nắm bắt được thị trường tốt hơn và đã tạo được thế chủ động trên thi trường. Trải qua những năm hoạt động cho đến nay, công ty đã chiếm được vị trí không nhỏ trên thị trường thành phố Hồ Chí Minh và các tỉnh lân cận như: Bình Dương, Đồng Nai… Với tình hình kinh tế mà thi trường luôn có những chuyển biến không ngừng như hiện nay, cùng với việc nước ta trở thành một trong những thành viên của tổ chức Thương mại Thế giới WTO thì một yêu cầu tất yếu đặt ra đối với công ty là phải cố gắng cạnh tranh hơn để giữ được chỗ đứng và tiếng nói của mình trên thị trường. Nhiệm vụ và chức năng của công ty Chức năng Công ty TNHH Thương Mại – Dịch Vụ Nguyễn Danh là một doanh nghiệp tư nhân, công ty có chức năng trao đổi mua bán và kinh doanh các mặt hàng với các tổ chức và doanh nghiệp khác. Nhiệm vụ Xây dựng và thực hiện kế hoạch kinh doanh dựa trên cơ sở kế hoạch công ty đặt ra và thích ứng với nhu cầu thị trường về các mặt hàng ma công ty kinh doanh. Tăng cường đầu tư cơ sở, vật chất kinh tế, áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật vào kinh doanh. Phải thực hiện đúng quy định của pháp luật về nghành nghề Nhà nước đề ra,an toàn lao động, bảo vệ môi trường. Thực hiện đầy đủ các quyền lợi nhân viên theo lao động và tham gia với các hoạt động có ích cho xã hội. Ngành nghề kinh doanh của công ty Công ty mua bán hàng gia dụng, văn phòng phẩm. Mua bán, gia công hàng may mặc (không gia công hàng đã qua sử dụng; không tẩy nhuộm, hồ in tại trụ sở). Xúc tiến thương mại. Tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại. Tổ chức biểu diễn nghệ thuật chuyên nghiệp (không hoạt động tại trụ sở). Mua bán, lắp ráp linh kiện máy vi tính, máy vi tính. Mua bán đồ dùng các nhân và gia đình, thực phẩm (không mua bán thực phẩm tại trụ sở). Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí của công ty *Ban Giám Đốc: - Một giám đốc phụ trách chung và công tác tài chính kinh doanh - Một phó giám đốc phụ trách kinh doanh *Các phòng ban chức năng - Phòng kế toán: + Kế toán trưởng: là người có trách nhiệm tổ chức, hướng dẫn các kế toán viên hoàn thành công việc và tuân thủ các quy định của Nhà nước về kế toán. + Kế toán viên: chịu sự điều hành chỉ đạo các công tác kế toán do kế toán trưởng đề ra, phản ánh và ghi chép đầy đủ, chính xác, kịp thời, thường xuyên và liên tục các nghiệp vụ kế toán phát sinh. - Phòng kinh doanh: + Trưởng phòng kinh doanh: chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh đạt được dưới sự giám sát của Ban Gíam đốc. Là người thực hiện các mục tiêu chiến lược cho từng sản phẩm cũng như từng khu vực, thường xuyên tìm hiểu về các đối thủ cạnh tranh qua nhân viên cấp dưới cuả mình. + Nhân viên kinh doanh: đây là bộ phận then chốt, góp phần vào sự thành bại của công ty. Nhiệm vụ của họ là phải có kế hoạch chào hàng theo kế hoạch của công ty đề