Chuyên đề Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán chi hành chính sự nghiệp tại phòng kế toán - tài chính - thương mại - khoa học huyện Ninh Giang

BỘ GIÁO DỤC ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP PHƯƠNG ĐÔNG KHOA TÀI - CHÍNH KẾ TOÁN .........oOo ........ CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán chi HCSN tại phòng Kế hoạch- Tài chính- Thương mại- Khoa học huyện Ninh giang Giáo viên hướng dẫn : Phạm Mạnh Thường Sinh viên thực hiện : Hà Trung Kiên Mã Số : 643050 HAIDUONG: 3/2003 MỞ ĐẦU Kế toán hành chính sự nghiệp với tư cách là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống các công cụ quản lý, bộ phận cấu thành của hệ thống kế toán Nhà nước cố chức năng tổ chức hệ thống thông tin toàn diện, liên tục có hệ thống về tình hình tiếp nhận và sử dụng kinh phí, quỹ, tài sản công ở các đơn vị thụ hưởng ngân quỹ Nhà nước, ngân quỹ công cộng. Thông qua đó. Thủ trưởng các tổ chức hành chính sự nghiệp nắm được tình hình hoạt động của tổ chức mình, phát huy mặt tích cực, ngăn chặn kịp thời các khuyết điểm, các cơ quan chức năng của nhà nước kiểm soát, đánh giá chính xác hiệu quả của việc sử dụng công quỹ. Thực hiện phương châm “ học đi đôi với hành, lý luận gắn liền với thực tiễn “Nhà trường đã tạo điều kiện cho tất cả các sinh viên trong trường nói chung và bản thân em nói riêng đi thực tập tại các cơ sở trong thời gian hơn ba tháng. Để hiểu thêm và hiểu sâu về thực tiễn công tác kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp. Em đã quyết định về phòng Kế hoạch- Tài chính- Thương mại- Khoa học huyện Ninh giang- Tỉnh Hải dương thực tập. Qua một thời gian tìm hiểu về phòng cũng như công tác tổ chức kế toán của phòng, thì việc tổ chức công tác kế toán Chi hành chính sự nghiệp là một công việc hết sức quan trọng trong công tác kế toán của phòng, và đó cũng chính là đề tài mà em chọn trong chuyên đề tốt nghiệp lần này. Trên cơ sở lý thuyết đã được học ở trường và qua một thời gian đi thực tập tại cơ sở cùng với sự hướng dẫn của thầy Phạm Mạnh Thường và được sự hướng dẫn nhiệt tình của cán bộ, công nhân viên phòng Kế hoạch- Tài chính- Thương mại- Khoa học huyện Ninh giang- Hải dương. Em đã nắm được những công việc cơ bản của một cán bộ kế toán. Nhiệm vụ công việc của kế toán phòng Kế hoạch- Tài chính- Thương mại- Khoa học còn nhiều. Song chuyên đề này em chỉ phản ánh một phần công việc của phòng về “Tổ chức công tác chi hành chính sự nghiệp“ Với thời gian thực tập hơn hai tháng chưa nhiều lắm so với suốt quá trình thực tập nhưng nó thực sự giúp em hiểu biết sâu sắc hơn giữa lý luận với thực tiễn về chuyên ngành mà em đã chọn. MỤC LỤC Phần I:Một số vấn đề về tổ chức công tác kế toán tiếp nhận các nguồn kinh phí và chi HCSN trong các đơn vị hành chính cấp huyện...................................................................3 I: Nhiệm vụ kế toán và nội dung kế toán các khoản tiếp nhận các nguồn kinh phí và chi ở đơn vị hành chính cấp huyện..............................................................................................3 1.Nhiệm vụ kế toán và nội dung cáckhoản tiếp nhận nguồn kinh phí ở sơn vị HCSN.......3 2.Nhiệm vụ kế toán và các khoản chi ở đơn vị HCSN.......................................................5 3. Nhiệm vụ kế toánvà nội dung kế toán các khoản tiếp nhận các nguồn kinh phí và chi HCSN.................................................................................................................................7 Phần II: Tình hình tổ chức công tác kế toán tiếp nhận kinh phí và chi HCSN ở phòng Kế hoạch- Tài chính- Thương mại- Khoa học huyện Ninh giang..........................................23 I: Đặc điểm và cơ cấu tổ chức..........................................................................................23 1. Đặc điểm......................................................................................................................23 2.Về tổ chức kế toán........................................................................................................26 II. Thực trạng tổ chức kế toán và các khoản chi HCSN ở phòng Kế hoạch- Tài chính- Thương mại- Khoa học huyện Ninh giang .....................................................................28 Bước 1:Lập dự toán chi....................................................................................................28 1. Nhiệm vụ quyền hạn, quản lý của phòng Kế hoạch- Tài chính- Thương mại- Khoa học huyện Ninh giang ...........................................................................................................28 2.Căn cứ lập.....................................................................................................................28 3. Yêu cầu đối với lập dự toán ........................................................................................29 4. Các bước lập................................................................................................................29 5. Cách lập một số mục chủ yếu......................................................................................30 Bước 2: 1: Kế toán vốn bằng tiền .................................................................................................37 2.Kế toán TSCĐ...............................................................................................................40 3. Kế toán thanh toán ......................................................................................................41 3.1 Thanh toán tiền lươngcho cán công nhân viên bộ ....................................................41 3.2 Thanh toán BHXH.....................................................................................................45 3.3 Thanh toán công tác phí............................................................................................46 3.4 Thanh toán với người bán .........................................................................................47 4: kế toán quan hệ với kho bạc........................................................................................48 Bước 3:Công tác quyết toán quý,quyết toán năm............................................................58 1. ý nghĩa nguyên tắc của việc lập báo cáo quyết toán ...................................................58 Phần III: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán chi HCSN ở phòng Kế hoạch- Tài chính- Thương mại- Khoa học huyện Ninh giang ........................................60 1.Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán chi HCSN ở phòng Kế hoạch- Tài chính- Thương mại- Khoa học huyện Ninh giang .....................................................................60 2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán chi HCSN ở phòng Kế hoạch- Tài chính- Thương mại- Khoa học huyện Ninh giang ..........................................................60 Tài liệu tham khảo...........................................................................................................63. PHẦN I MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIẾP NHẬN CÁC NGUỒN KINH PHÍ VÀ CHI HCSN TRONG CÁC ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH CẤP HUYỆN I. NHIỆM VỤ KẾ TOÁN VÀ NỘI DUNG KẾ TOÁN CÁC KHOẢN TIẾP NHẬN CÁC NGUỒN KINH PHÍ VÀ CHI Ở ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP CẤP HUYỆN 1. Nhiệm vụ kế toán và nội dung các khoản tiếp nhận nguồn kinh phí ở đơn vị hành chính sự nghiệp. Các đơn vị hành chính cấp huyện là những đơn vị hành chính thuần tuý nên không có khoản thu, mọi hoạt động của các đơn vị đều do hạn mức kinh phí Ngân sách cấp vì vậy: các đơn vị hành chính cấp huyện nói chung đều phải phải thực hiện các quy định của công tác tài chính kế toán theo một trình tự nguyên tắc thống nhất được bộ tài chính quy định cụ thể. Để hạch toán các nguồn kinh phí do ngân sách cấp hoặc được tài trợ, viện trợ ( theo dự án ) thì loại tài khoản luôn được sử dụng để phản ảnh các khoản kinh phí được cấp như kinh phí hoạt động, kinh phí dự án. Tài khoản sử dụng gồm có: -Tài khoản 461: nguồn kinh phí hoạt động -Tài khoản 462: nguồn kinh phí dự án Trong đó từng tài khoản được sử đụng như sau: * Tài khoản 461: - Dùng để phản ảnh tình hình tiếp nhận, sử dụng và quyết toán nguồn kinh phí hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp. Nguồn kinh phí hoạt động là nguồn kinh phí để duy trì đảm bảo sự hoạt động theo chức năng của các cơ quan, đơn vị hành chính sự nghiệp. Kết cấu của tài khoản 461 như sau: Bên Nợ : - Số kinh phí nộp lại Ngân sách nhà nước hay đơn vị cấp trên, - Kết chuyển nguồn kinh phí hoạt động đã được duyệt quyết toán với nguồn kinh phí hoạt động . - Các khoản được phép ghi giảm nguồn kinh phí hoạt động . Bên Có : - Số kinh phí đã nhận của ngân sách hoặc đơn vị cấp trên . - Số kinh phí do hội viên đóng góp, do viện trợ, tài trợ, do bổ sung các khoản thu sự nghiệp, thu hoạt động phát sinh ở đơn vị ... Số dư bên Có : - Số kinh phí được cấp trước cho năm sau ( nếu có ). - Nguồn kinh phí hiện còn hoặc đã chi nhưng chưa được quyết toán . Tài khoản 461- Nguồn kinh phí hoạt động có 3 tài khoản cấp 2 : - Tài kkhoản 4611: Nguồn kinh phí hoạt động năm trước ; phản ánh nguồn kinh phí được cấp thuộc năm trước đã sử dụng , nhưng quyết toán chưa được duyệt y. - Tài khoản 4612 Nguồn kinh phí hoạt động năm nay; phản ánh kinh phí thuộc năm nay bao gồm các khoản kinh phí năm trước chuyển sang, các khoản kinh phí được cấp hoặc đã thu trong năm nay. - Cuối năm, số kinh phí đã sử dụng trong năm nếu quyết toán chưa được duyệt sẽ được chuyển sang tài khoản 4612 “ năm nay” sang tài khoản 4611 “ năm trước “ để theo dõi đến khi quyết toán được duyệt. Đối với khoản kinh phí đã nhận nhưng chưa sử dụng hết được cơ quan tài chính cho phép chuyển sang năm sau thì được chuyển sang tài khoản 4613 “ năm sau “ Tài khoản 4613 “ năm sau “ : Tài khoản này sử dụng cho các đơn vị có nguồn kinh phí thuộc năm sau, bao gồm các khoản kinh phí được cấp trước cho năm sau, những khoản kinh phí chưa sử dụng hết được phép của cơ quan tài chính cho phép chuyển sang năm sau. Đầu năm sau , khi mở sổ kế toán mới số kinh phí phản ảnh ở tài khoản 4613 “ năm sau “ được chuyển sang tài khoản 4612 “năm nay”. * Tài khoản 462 : Dùng để phản ánh việc tiếp nhận, sử dụng và quyết toán, Nguồn kinh phí dự án, trương trình đề tài . Kết cấu tài khoản 462 như sau; Bên Nợ : - Nguồn kinh phí dự án sử dụng không hết phải nộp lại cơ quan cấp phát ; - Kết chuyển số chi chương trình dự án đề tài, được quyết toán với Nguồn kinh phí của từng chương trình, dự án, đề tài tương ứng ; - Các khoản được phép ghi giảm nguồn kinh phí Bên Có : - Số kinh phí dự án chương trình, dự án, đề tài thực nhận trong kỳ Số dư bên Có : - Số nguồn kinh phí chương trình, dự án , đề tài chưa sử dụng hoặc đã sử dụng nhưng quyết toán chưa được duyệt . Tài khoản này có 2 tài khoản cấp 2 : Tài khoản 4621 : Nguồn kinh phí quản lý dự án : phản ánh nguồn kinh phí đảm bảo chi tiêu phục vụ cho công tác quản lý chương trình, dự án theo quy định của từng chương trình dự án (nếu có) . Tài khoản này có thể được mở theo dõi chi tiết cho năm trước, năm nay, trong trường hợp dự án đề tài tiền hành trong nhiều năm . Tài khoản 4622: Nguồn kinh phí thực hiện dự án : phản ánh nguồn kinh phí tiếp nhận để đảm bảo chi tiêu cho quá trình thực hiện các chương trình, đề tài, dự án theo nội dung ghi trong luận chứng kinh tế, kỹ thuật hoặc đề cương đã được phê duyệt . Tài khoản 4622 có thể mở 2 tài khoản cấp 3 để theo dõi chi tiết nguồn kinh phí thuộc năm trước hoặc nguồn kinh phí năm nay, trong trường hợp dự án đề tài được thực hiện trong nhiều năm và trong thời gian chờ xét duyệt báo cáo quyết toán . 2. Nhiệm vụ kế toán và nội dung các khoản chi ở đơn vị hành chính sự nghiệp Để hạch toán các khoản chi ở đơn vị hành chính sự nghiệp thì các loại tài khoản luôn được sử dụng để phản ảnh các khoản chi của các hoạt động trong đơn vị, Như chi cho hoạt động chuyên môn và bộ máy hoạt động của đơn vị, chi phí thực hiện các chương trình dự án, đề tài, chi phí sản xuất kinh doanh, dịch vụ , chi phí thanh lý, nhượng bán vật tư, tài sản cố định Loại tài khoản 6 Các khoản chi gồm có các tài khoản sau : -Tài khoản 631 : Chi hoạt động sản xuất kinh doanh -Tài khoản 661 : Chi hoạt động -Tài khoản 662 : Chi dự án Trong nội dung kế toán cụ thể của từng tài khoản cụ thể được thể hiện như sau : *Tài khoản 631: -Dùng để phản ánh chi phí của các hoạt động sản xuất kinh doanh,dịch vụ, hoạt đông sự nghiệp, hoạt động nghiên cứu, thí nghiệm ... trên cơ sở tận dụng cơ sơ vật chất kỹ thuật và năng lực lao động sẵn có để thu nhập cho đơn vị, đồng thời còn phản ánh chi phí của các hoạt động khác ( không quy định ở tài khoản 661, TK662 ) như chi phí thanh lý, nhượng bán tài sản cố định, chi phí hoạt động thuê ngoài gia công chế biến ... - Kết cấu và nội dung phản ảnh của tài khoản 631: Bên Nợ : - Các chi phí của hoạt động sản xuất kinh doanh phát sinh . - Các chi phí hoạt động khác ( chi phí thanh lý, nhượng bán tài sản cố định ,....) Bên Có : - Các khoản thu được phép ghi giảm theo quy định của chế độ tài chính : - Giá trị sản phẩm lao vụ hoàn thành nhập kho hoặc cung cấp chuyển giao cho người mua: - Kết chuyển chi phí hoạt động khác. Số dư bên Nợ : - Chi phí hoạt động sảc xuất, kinh doanh dở dang . - Chi phí hoạt động khác chưa được quyết toán * Tài khoản 661: Dùng để phản ánh các khoản chi mang tính chất hoạt động thường xuyên thao dự toán chi ngân sách đã dược duyệt như: Chi dùng cho công tác nghiệp vụ, chuyên môn và bộ máy hoạt động của cơ quan nhà nước, các đơn vị sự nghiệp các tổ chức xã hội , cơ quan đoàn thể, lực lượng vũ trang, các hội quần chúng do ngân sách Nhà nước cấp hoặc do các nguồn tài trợ, thu hội phí đảm bảo . - Kết cấu nội dung phản ảnh : Bên Nợ : - Chi hoạt động phát sinh ở đơn vị - Tổng hợp chi hoạt động của các đơn vị trực thuộc Bên Có : - Các khoản được phép ghi giảm chi và các khoản chi không được duyệt y. - Kết chuyển chi hoạt động với nguồn kinh phí khi báo cáo quyết toán được duyệt y. Số dư bên Nợ : Các khoản chi hoạt động được quyết toán hoặc quyết toán chưa được duyệt y * Tài khoản 662 : Được phản ảnh số chii quản lý, thực hiện chương trình dự án, đề tài ở đơn vị bằng nguồn kinh phí chương trình, dự án, đề tài . -Kết cấu và nội dung phản ánh : Bên Nợ : - Chi phí thực tế cho việc quản lý, thực hiện chương trình dự án, đề tài -Tổng hợp chi chương trình, dự án, đề tài phát sinh ở đơn vị trực thuộc . Bên Có : - Số chi của chương trình dự án, đề tài được quyết toán với nguồn kinh phí . Số dư bên Nợ : - Số chi trương trình, dự án, đề tài chưa hoàn thành chưa được quyết toán . 3. Nhiệm vụ kế toán và nội dung kế toán các khoản tiếp nhận các nguồn kinh phí và Chi hành chính ở đơn vị cấp huyện Các đơn vị hành chính cấp huyện là những đơn vị nằm trong hệ thống các đơn vị hành chính sự nghiệp có nhiệm vụ giám sát mọi hoạt động ngân sách cả các đơn vị dự toán, các ngành kinh tế ở huyện. Báo cáo cho UBND huyện nắm được mọi hoạt động thu chi của các xã, các đơn vị trong toàn huyện về thu chi ngân sách huyện. Ngoài ra phòng các đơn vị hành chính cấp huyện là một đơn vị hành chính sự nghệp thuần tuý nên không có các khoản thu. mọi hoạt động chi tiêu của các đơn vị đều do hạn mức kinh phí ngân sách cấp . Việc thu đủ , chi đủ Phản ánh kịp thời đúng tính chất , đúng mục đích đảm bảo đúng luật ngân sách Nhà nước mới ban hành , việc lập , chấp hành quyết toán ngân sách hàng tháng, hàng quý, năm đảm bảo làm việc có hiệu quả hơn, tiết kiệm được cho ngân sách nhà nước và hoạt động chi tiêu tại các đơn vị Kế toán nguồn kinh phí hoạt động, Các đơn vị hành chính cấp huyện đã sử dụng các loại tài khoản và nghiệp vụ hạch toán như sau a, Tài khoản 461 : Kế toán sử dụng tài khoản để phản ảnh tình hình tiếp nhận, sử dụng và quyết toán nguồn kinh phí hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp. Kết cấu của tài khoản 461 như sau : Bên Nợ : - Số kinh phí nộp lại Ngân sách nhà nước hay đơn vị cấp trên, - Kết chuyển nguồn kinh phí hoạt động đã được duyệt quyết toán với nguồn kinh phí hoạt động . - Các khoản được phép ghi giảm nguồn kinh phí hoạt động. Bên Có : - Số kinh phí đã nhận của ngân sách hoặc đơn vị cấp trên. - Số kinh phí do hội viên đóng góp, do viện trrợ, tài trợ, do bổ sung các khoản thu sự nghiệp, thu hoạt động phát sinh ở đơn vị ... Số dư bên Có : - Số kinh phí được cấp trước cho năm sau ( nếu có ). - Nguồn kinh phí hiện còn hoặc đã chi nhưng chưa dược quyết toán. Tài khoản 461- Nguồn kinh phí hoạt động có 3 tài khoản cấp 2 : - Tài khoản 4611: “năm trước “ - Tài khoản 4612: “ năm nay “ - Tài khoản 4613: “ năm sau “ *Tài khoản 008 :”hạn mức kinh phí”dùng để phản ánh nguồn kinh phí hoạt động được ngân sách nhà nước duyệt cấp và chuyển qua kho bạc nhà nước quản lý. Kết cấu tài khoản này như sau: Bên Nợ : - Ghi đã kinh phí được ngân sách theo hạn mức đã chuyển qua kho bạc nhà nước Bên Có: -Ghi số kinh phí đơn vị đã tiếp nhận từ kho bạc đã tiếp nhận để sử dụng cho hoạt động của đơn vị Dư Nợ : Kinh phí hạn mức hiện còn ở đơn vị -Tài khoản này có 3 tài khoản cấp 2: - TK 0081: “ Hạn mức kinh phí thuộc ngân sách trung ương” - TK 0082: “ Hạn mức kinh phí thuộc ngân sách Tỉnh “ - TK 0083: “Hạn mức kinh phí thuộc ngân sách Huyện “ Cách ghi tài khoản này là ghi đơn * Phương pháp kế toán và một số nghiệp vụ chủ yếu : 1. Nhận kinh phí hoạt động được cấp bằng hiện vật, hoặc bằng tiền, ghi : Nợ TK 111 , 112 , 152 , 155 Có TK 461 - Nguồn kinh phí hoạt động . 2. Nhận kinh phí hoạt động do cơ quan tài chính hoặc cấp trên cấp và chuyển thanh toán trực tiếp cho người bán hàng, người cung cấp lao vụ, dịch vụ ghi ; Nợ TK 331 Các khoản phải trả ( 3311 phải trả người cung cấp ) . Có TK 461 : Nguồn kinh phí hoạt động 3. Nhận kinh phí bằng tài sản hữu hình do ngân sách cấp hoặc cấp trên cấp hoặc viện trợ bằng tài sản cố định, ghi : Nợ TK 211 Tài sản cố địng hữu hình Có 461 Nguồn kinh phí hoạt động Đồng thời ghi : Nợ TK 661 : Chi hoạt động Có TK 466 Nguồn kinh phí đã hình thành tài sản cố định 4. Trường hợp đơn vị được cơ quan tài chính hoặc cấp trên cấp kinh phí hoạt động bằng hạn mức kinh phí : 4.1 Khi nhận được thông báo hoặc giấy báo phân phối hạn mức kinh phí; ghi Nợ TK 008 “ Hạn mức kinh phí “ 4.2 Rút hạn mức kinh phí để chi, ghi : Nợ TK 111 Tiền mặt ( Nếu rút bằng tiền mặt về quỹ ) Nợ Tk152 “ Vật liệu, dụng cụ ( Mua vật liệu nhập kho ) Nợ TK 331 Các khoản phải trả ( rút hạn mức trả cho người cung cấp ) Nợ TK 661 Chi hoạt động ( chi trực tiếp ) Có TK 461 Nguồn kinh phí hoạt động Đồng thời ghi : Có TK 008 “ Hạn mức kinh phí “ 5. Thu hội phí, thu đóng góp hoặc tài trợ, viện trợ, biếu tặng của các hội viên, các tổ chức, cơ quan ghi : Nợ TK 111 “Tiền mặt” Nợ TK 112” Tiền gửi ngân hàng, kho bạc “ Nợ Tk152,155 Có TK 461 Nguồn kinh phhí hoạt động 6. Bổ sung nguồn kinh phí hoạt động từ các khoản chênh lệch ghi ; Nợ TK 421 Chênh lệch chưa sử lý Có TK 461 Nguồn kinh phí hoạt động 7. Bổ sung nguồn kinh phí hoạt động từ kết quả hoạt động sự nghiệp, theo quy chế của bộ tài chính kế toán ghi : Nợ TK 511 Các khoản thu Có TK 461 Nguồn kinh phí hoạt động 8. Căn cứ báo cáo của đơn vị cấp dưới, căn cứ số hạn mức kinh phí thực rút, các khoản nhận viện trợ, các khoản thu khác bổ sung kinh phí hoạt động của các đơn vị cấp dưới, kế toán cấp trên ghi ; Nợ TK 341 Kinh phí cấp cho cấp dưới ( chi tiết kinh phí hoạt động ) Có TK 461 Nguồn kinh phí hoạt động 9. Cuối kỳ kế toán căn cứ vào số chi hoạt động của đơn vị cấp dưới được đơn vị cấp trên duyệt y, Kế toán cấp trên ghi : Nợ TK 661 Chi hoạt động Có TK 341 Kinh phí cấp cho cấp dưới ( Chi tiết kinh phí hoạt động ) 10. Trường hợp cuối niên độ kế toán, theo chế độ bộ tài chính quy định, nếu đơn vị phải nộp lại số kinh phí sử dụng không hết, khi nộp lại kinh phí ghi : Nợ TK 461 Nguồn kinh phí hoạt động Có TK 111 Tiền mặt Có TK 112 Tiền gửi ngân hàng , Kho bạc