Chuyên đề Tổ chức hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty bưu chính Viettel

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU    CHƯƠNG I: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TRONG DOANH NGHIỆP  1   I. Chức năng và vai trò của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương  1   1.1. Khái niệm tiền lương  1   1.2. Chức năng của tiền lương  1   II. Vai trò và ý nghĩa của tiền lương  2   2.1. Vai trò của tiền lương  2   2.2. ý nghĩa của tiền lương  3   2.3. Các nhân tố ảnh hưởng đến tiền lương  3   III. Các hình thức trả lương và tính theo lương trong doanh nghiệp  4   3.1. Trả lương theo thời gian  4   3.2. Trả lương theo khoán sản phẩm  7   3.3. Hình thức trả lương hỗn hợp  12   3.4. Các hình thức đãi ngộ khác ngoài lương  13   3.5. Quản lý quỹ lương trong doanh nghiệp  13   IV. Các khoản trích theo lương  14   4.1. Bảo hiểm xã hội  14   4.2. Bảo hiểm y tế  15   4.3. Kinh phí công đoàn  15   V. Nhiệm vụ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương  15   VI. Kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương  16   6.1. Các chứng từ hạch toán ban đầu  16   6.2. Kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương  17   CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY BƯU CHÍNH VIETTEL  22   I. Đặc điểm chung của Công ty  22   II. Chức năng, nhiệm vụ của Công ty  24   III. Đặc điểm tổ chức kinh doanh  26   3.1. Đặc điểm quy trình phục vụ kinh doanh - dịch vụ  26   3.2. Mô hình tổ chức quản lý và tổ chức kinh doanh ở Công ty  26   3.3. Tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán  29   IV. Tổ chức hạch toán tiền lương tại Công ty Bưu chính Viettel  34   4.1. Đặc điểm về lao động của Công ty  34   4.2. Đặc điểm tiền lương của Công ty  36   4.3. Các hình thức tính lương và trả lương  45   4.4. Trích BHXH, BHYT, KPCĐ  53   4.5. Hạch toán tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ  53   4.6. Thanh toán tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ  54   CHƯƠNG III: PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY BƯU CHÍNH VIETTEL  57   I. Nhận xét khái quát về công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Bưu chính Viettel  57   II. Một số kiến nghị và giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty  60   KẾT LUẬN    LỜI MỞ ĐẦU Trong nền kinh tế thị trường có sự quản lý vĩ mô của Nhà nước, tiền lương không chỉ là một công cụ quản lý của Nhà nước, mà còn được xem là đòn bẩy quan trọng của nền kinh tế quốc dân. Nhà nước, người sử dụng lao động và người lao động đều quan tâm đến tiền lương dưới các góc độ khác nhau. Đối với doanh nghiệp, tiền lương là một chi phí không nhỏ trong giá thành sản phẩm, dịch vụ tạo ra. Việc thực hiện các hình thức trả lương, trả thưởng hợp lý, công bằng sẽ tạo ra khuyến khích người lao động làm việc, làm cho năng suất lao động tăng, giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường góp phần tạo nên lợi nhuận cho doanh nghiệp. Đối với người lao động thì tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu để đảm bảo cuộc sống và tái sản xuất sức lao động. Với vai trò quan trọng như vậy, đòi hỏi một chế độ tiền lương cần phải luôn đổi mới cho phù hợp với điều kiện kinh tế, chính trị xã hội trong thời kỳ, để kích thích lao động và góp phần quản lý đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nhận rõ tầm quan trọng của vấn đề, cùng với sự giúp đỡ và hướng dẫn tận tình của cô giáo Hà Thị Ngọc Hà và các cán bộ của Phòng tài chính kế toán, em chọn đề tài “Tổ chức hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Bưu chính Viettel”. Đề tài ngoài phần mở đầu và kết luận gồm có ba chương: Chương I: Những vấn đề lý luận cơ bản về hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Chương II: Thực trạng hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Bưu chính Viettel. Chương III: Phương hướng hoàn thiện công tác tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Bưu chính Viettel. CHƯƠNG I NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TRONG DOANH NGHIỆP I. CHỨC NĂNG VÀ VAI TRÒ CỦA KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TRONG DOANH NGHIỆP 1.1. Khái niệm tiền lương: Theo quan điểm mới: Tiền lương được hiểu là giá cả của sức lao động khi thị trường sức lao động đang dần được hoàn thiện và sức lao động trở thành hàng hóa. Nó được hình thành do sự thỏa thuận hợp pháp giữa người lao động (người bán sức lao động) và người sử dụng sức lao động (người mua sức lao động). Tiền lương hay giá cả sức lao động chính là số tiền mà người sử dụng lao động trả cho người lao động theo công việc, theo mức độ hoàn thành công việc đã thỏa thuận. Các Mác đã nói: “ Để cho sức lao động phát triển theo một hướng nhất định thì phải có một sự giáo dục nào đó mà chính sự giáo dục này lại tốn một lượng hàng hóa ngang giá”. Lượng hàng hóa ngang giá này chính là giá trị sức lao động. Giá trị sức lao động không phải là yếu tố bất biến mà nó phụ thuộc vào nhiều nguyên nhân, yếu tố khác nhau cả chủ quan và khách quan. Tuy vậy trong mỗi giai đoạn nhất định của lịch sử, của xã hội thì sức lao động có thể dao động và giá trị của nó phụ thuộc vào quan hệ cung cầu sức lao động trên thị trường và trong cơ chế thị trường tiền lương phải tuân theo quy luật phân phối theo lao động là chủ yếu. 1.2. Chức năng của tiền lương Tiền lương có 5 chức năng cơ bản sau: - Chức năng tái sản xuất sức lao động : vì nhờ có tiền lương, người lao động mới duy trì được năng lực làm việc lâu dài, sản xuất ra sức lao động mới, tích lũy kinh nghiệm, nâng cao trình độ… để đảm bảo cung cấp cho người lao động nguồn vật chất cần thiết để thực hiện quá trình tái sản xuất sức lao động. - Chức năng đòn bẩy kinh tế: tiền lương là khoản thu nhập chính, là nguồn sống chủ yếu của bản thân người lao động và gia đình họ. Vì vậy, nó là động lực kích thích họ phát huy tối đa khả năng và trình độ làm việc của mình. Trong một doanh nghiệp, nếu sử dụng công cụ tiền lương một cách hợp lý sẽ góp phần tăng năng suất lao động và thúc đẩy sản xuất phát triển. - Chức năng công cụ quản lý Nhà nước: Thực tế giữa người sử dụng lao động và người lao động có những mong muốn khác nhau. Các Doanh nghiệp (người sử dụng lao động) luôn muốn đạt mục tiêu giảm tối đa chi phí sản xuất. Người lao động lại muốn được trả lương cao để tái sản xuất sức lao động. Vì vậy, Nhà nước đã xây dựng các chế độ, chính sách lao động và tiền lương để làm hành lang pháp lý cho cả hai bên. - Chức năng thước đo giá trị: Tiền lương biểu thị giá cả sức lao động nên có thể nói là thước đo để xác định mức tiền công các loại lao động, là cơ sở để xác định các loại đơn giá trên 1000 đ sản phẩm. - Chức năng điều tiết lao động: Vì số lượng và chất lượng lao động ở các vùng, ngành là không giống nhau nên để tạo sự cân đối trong nền kinh tế quốc dân nhằm khai thác tối đa các nguồn lực. Nhà nước phải điều tiết lao động thông qua chế độ, chính sách tiền lương như bậc lương, hệ số, phụ cấp… II. VAI TRÒ VÀ Ý NGHĨA CỦA TIỀN LƯƠNG: 2.1. Vai trò của tiền lương: Tiền lương là phạm trù kinh tế phản ánh mặt phân phối của quan hệ sản xuất xã hội, do đó chế độ tiền lương hợp lý góp phần làm cho quan hệ sản xuất phù hợp với tính chất và trình độ phát triển của lực lượng sản xuất. Ngược lại, chế độ tiền lương không phù hợp sẽ triệt tiêu động lực của nền sản xuất xã hội. Do đó tiền lương giữ vai trò quan trọng trong công tác quản lý đời sống và chính trị xã hội. Nó thể hiện ở 3 vai trò cơ bản: - Tiền lương phải đảm bảo vai trò khuyến khích vật chất đối với người lao động. Mục tiêu cơ bản của người lao động khi tham gia thị trường lao động là tiền lương. Họ muốn tăng tiền lương để thỏa mãn nhu cầu ngày càng cao của bản thân. Tiền lương đóng vai trò như một đòn bẩy kinh tế kích thích người lao động ngày càng cống hiến nhiều hơn cho doanh nghiệp cả về số lượng và chất lượng lao động. - Tiền lương có vai trò trong quản lý lao động: Doanh nghiệp trả lương cho người lao động không chỉ bù đắp sức lao động đã hao phí mà còn thông qua tiền lương để kiểm tra giám sát người lao động làm việc theo ý đồ của mình đảm bảo hiệu quả công việc. Trong nền kinh tế thị trường, bất cứ một doanh nghiệp nào đều quan tâm đến lợi nhuận và mong muốn có lợi nhuận ngày càng lớn. Lợi nhuận SXKD gắn chặt với việc trả lương cho người lao động làm thuê. Để đạt mục tiêu đó, Doanh nghiệp phải quản lý lao động tốt để tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, giảm chi phí nhân công ( tiền lương và các khoản trích theo lương). - Tiền lương đảm bảo vai trò điều phối lao động: Tiền lương đóng vai trò quyết định trong việc ổn định và phát triển kinh tế. Vì vậy, với mức tiền lương thỏa đáng người lao động tự nhận công việc được giao dù bất cứ ở đâu, làm gì. Khi tiền lương được trả một cách hợp lý sẽ thu hút người lao động sắp xếp điều phối các ngành, các vùng, các khâu trong quá trình sản xuất một cách hợp lý có hiệu quả. 2.2. Ý nghĩa của tiền lương: Tiền lương được xem xét từ 2 góc độ, trước hết đối với chủ doanh nghiệp tiền lương là yếu tố sản xuất. Còn đối với người cung ứng lao động thì tiền lương là nguồn thu nhập. Mục đích của Doanh nghiệp là lợi nhuận, mục đích của người lao động là tiền lương. Với ý nghĩa này, tiền lương không chỉ mang tính chất là chi phí mà nó trở thành phương tiện tạo giá trị mới hay nói đúng hơn nó là nguồn cung ứng sự sáng tạo sức sản xuất, năng suất lao động trong quá trình sinh ra các giá trị gia tăng. Về phía người lao động thì nhờ vào tiền lương mà họ có thể nâng cao mức sống, giúp họ hòa đồng với trình độ văn minh của xã hội . Trên một góc độ nào đó thì tiền lương là bằng chứng rõ ràng thể hiện giá trị, địa vị, uy tín của người lao động đối với gia đình, Doanh nghiệp và xã hội. 2.3. Các nhân tố ảnh hưởng đến tiền lương: Tiền lương không chỉ thuần túy là vấn đề kinh tế, vấn đề lợi ích mà nó còn là vấn đề xã hội liên quan trực tiếp đến chính sách kinh tế vĩ mô của Nhà nước. Do vậy, tiền lương bị ảnh hưởng của rất nhiều yếu tố: - Nhóm yếu tố thuộc về Doanh nghiệp : Chính sách của Doanh nghiệp, khả năng tài chính, cơ cấu tổ chức, bầu không khí văn hóa của Doanh nghiệp… - Nhóm yếu tố thuộc về thị trường lao động: quan hệ cung - cầu trên thị trường, mặt bằng chi phí tiền lương, chi phí sinh hoạt, thu nhập quốc dân, tình hình kinh tế - pháp luật… - Nhóm yếu tố thuộc về người lao động: số lượng – chất lượng lao động, thâm niên công tác, kinh nghiệm làm việc và các mối quan hệ khác. -Nhóm yếu tố thuộc về công việc: lượng hao phí lao động trong quá trình làm việc, cường độ lao động, năng suất lao động… III. CÁC HÌNH THỨC TRẢ LƯƠNG VÀ TÍNH THEO LƯƠNG TRONG DOANH NGHIỆP: Tiền lương là biểu hiện rõ nhất về lợi ích kinh tế của người lao động và trở thành đòn bẩy mạnh mẽ nhất kích thích người lao động. Để phát huy Chức năng của tiền lương thì việc trả lương cho người lao động cần phải dựa trên các nguyên tắc sau: - Phải đảm bảo tái sản xuất mở rộng sức lao động. - Dựa trên sự thỏa thuận giữa người mua, người bán sức lao động. - Tiền lương phải phụ thuộc vào kết quả SXKD cụ thể dẫn đến tình hình sử dụng lao động. Việc kết hợp đúng đắn các nguyên tắc trên với mỗi hình thức trả lương cụ thể thích hợp phụ thuộc vào mỗi loại hình Doanh nghiệp. Về cơ bản dù kinh doanh ở lĩnh vực nào - sản xuất hay dịch vụ thì các Doanh nghiệp cũng chỉ có 2 hình thức trả lương cơ bản: 3.1. Trả lương theo thời gian: Khái niệm: Là việc trả lương dựa vào thời gian lao động (ngày công) thực tế và thang bậc lương của công nhân. Việc trả lương này được xác định căn cứ vào thời gian công tác và trình độ kỹ thuật của người lao động. Hình thức này được áp dụng chủ yếu đối với những người làm công tác quản lý (nhân viên văn phòng, nhân viên hành chính sự nghiệp…) hoặc công nhân sản xuất thì chỉ áp dụng ở các bộ phận bằng máy móc là chủ yếu, hoặc những công việc không thể tiến hành định mức một cách chặt chẽ và chính xác hoặc vì tính chất của sản xuất đó mà nếu trả theo sản phẩm thì sẽ không đảm bảo được chất lượng sản phẩm, không đem lại hiệu quả thiêt thực. Để trả lương theo thời gian người ta căn cứ vào 3 yêú tố: - Ngày công thực tế của người lao động. - Đơn giá tiền lương tính theo ngày công. - Hệ số tiền lương (hệ số cấp bậc công việc). Ưu điểm: Đơn giản, dễ tính toán, phản ánh được trình độ kỹ thuật và điều kiện làm việc của từng lao động làm cho thu nhập của họ có tính ổn định hơn. Nhược điểm: Chưa gắn kết lương với kết quả lao động của từng người do đó chưa kích thích người lao động tận dụng thời gian lao động, nâng cao năng suất lao động và chất lượng sản phẩm. Các hình thức trả lương theo thời gian: a. Trả lương theo thời gian giản đơn: Đây là chế độ trả lương mà tiền lương của mỗi người lao động do mức lương cấp bậc cao hay thấp và thời gian thực tế làm việc nhiều hay ít quyết định. Hình thức này chỉ áp dụng được ở những nơi khó xác định được định mức lao động chính xác, khó đánh giá công việc cụ thể. Công thức: Số tiền lương trả theo thời gian  =  Mức lương cấp bậc xác định ở mỗi khâu công việc  x  Số thời gian làm việc ở mỗi khâu công việc  x  Hệ số loại phụ cấp   Nhược điểm: Là không xem xét đến thái độ lao động, đến hình thức sử dụng thời gian lao động, sử dụng nguyên vật liệu, máy móc thiết bị nên khó tránh được hiện tượng xem xét bình quân khi tính lương. Có 3 hình thức trả lương theo thời gian giản đơn: - Lương tháng: Lương tháng được quy định cho từng bậc lương trong thang bảng lương tháng áp dụng để trả cho người lao động làm công tác quản lý, hành chính sự nghiệp và các ngành không sản xuất vật chất.
Công thức: Lương Tháng  =  Tiền lương cấp bậc chức vụ một ngày  x  Tổng số công việc thực tế trong tháng  +  Phụ cấp lương   Nhược điểm: Không phân biệt người lao động làm việc nhiều hay ít ngày trong tháng nên không khuyến khích việc tận dụng ngày công trong chế độ, không phản ánh đúng năng suất lao động giữa những người cùng làm một công việc. - Lương ngày: Là tiền lương được trả cho 1 ngày làm việc trên cơ sở của tiền lương tháng chia cho 22 ngày trong tháng. Lương ngày được áp dụng chủ yếu để trả lương cho người lao động trong những ngày hội họp, học tập làm nhiệm vụ khác và làm căn cứ để tính trợ cấp. Công thức: Lương ngày =  Lương ngày     22 ngày    Lương giờ: Là tiền lương trả cho 1 giờ làm việc được xác định trên cơ sở lương ngày chia cho số giờ tiêu chuẩn quy định: Ưu điểm: phản ánh tương đối chính xác tiêu hao lao động của mỗi giờ lao động, tiện áp dụng để tính tiền lương cho số giờ làm việc thêm, số tiền phải trừ cho những ngày vắng mặt tại nơi làm việc hoặc thuê mướn người lao động làm việc không chọn ngày theo tổ chức sản xuất và lao động tương ứng. Lương giờ được làm căn cứ để tính đơn giá tiền lương theo sản phẩm. Nhược điểm: Chưa khuyến khích việc nâng cao và đảm bảo chất lượng sản phẩm và cách trả lương này không làm tăng thêm năng suất lao động, chưa phát huy khả năng sẵn có của người lao động. Tuy nhiên có những trường hợp lao động cần đến chất lượng sản phẩm, thí nghiệm,kiểm tra hàng hóa hoặc những lao động mà khó khăn trong công việc thì bắt buộc các Doanh nghiệp phải trả lương theo thời gian. Để khắc phục hạn chế này thì các Doanh nghiệp đã áp dụng hình thức trả lương theo thời gian có thưởng. b. Trả lương theo thời gian có thưởng: Chế độ trả lương này có sự kết hợp trả lương theo thời gian giản đơn với tiền thưởng khi mà người lao động đạt được những chỉ tiêu về số lượng hoặc chất lượng đã quy định – tức là ngoài lương thì người lao động còn nhận thêm một khoản tiền thưởng do hoàn thành tốt công việc hoặc tiết kiệm chi phí… Tiền lương được tính bằng cách lấy lương trả theo thời gian giản đơn nhân với thời gian làm việc thực tế sau đó cộng với tiền thưởng. Ưu điểm: Phản ánh được trình độ kỹ năng của người lao động, phản ánh được thời gian làm việc thực tế và thành tích công tác, thái độ lao động, ý thức lao động, ý thức trách nhiệm… của người lao động thông qua tiền thưởng. Do đó có tác dụng khuyến khích người lao động quan tâm đến trách nhiệm và kết quả lao động của mình. 3.2. Trả lương theo khoán sản phẩm: Khái niệm: là hình thức trả lương trực tiếp cho người lao động dựa vào số lượng, chất lượng sản phẩm và dịch vụ mà họ hoàn thành. Ý nghĩa: Trả lương theo sản phẩm gắn thu nhập của người lao động với kết quả sản xuất trực tiếp. Để có thu nhập cao thì chính người lao động phải tạo ra được sản phẩm và dịch vụ do đó người lao động sẽ tìm cách nâng cao năng suất lao động, trình độ chuyên môn, phát huy sáng kiến, cải tiến kỹ thuật để góp phần thúc đẩy phong trào thi đua sản xuất chung. Ưu điểm: - Kích thích người lao động tăng năng suất lao động. - Khuyến khích sự đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn, tích lũy kinh nghiệm và phát huy sáng tạo, nâng cao khả năng làm việc. - Thúc đẩy phong trào thi đua, góp phần hoàn thiện công tác quản lý. Nhược điểm: Do trả lương theo sản phẩm cuối cùng nên người lao động dễ chạy theo số lượng, bỏ qua chất lượng, vi phạm quy trình kỹ thuật, sử dụng thiết bị quá mức và các hiện tượng tiêu cực khác. Để hạn chế thì Doanh nghiệp cần xây dựng cho mình một hệ thống các điều kiện công tác như: định mức lao động, kiểm tra, kiểm soát, điều kiện làm việc và ý thức trách nhiệm của người lao động. 3.2.1. Khoán theo sản phẩm trực tiếp: (trả lương theo sản phẩm cá nhân) Hình thức trả lương này được áp dụng trong điều kiện có định mức lao động trên cơ sở định mức lao động giao khoán cho cá nhân người lao động và tính đơn giá tiền lương. Phương pháp này tương ứng với chỉ tiêu kế hoạch sản xuất kinh doanh được chọn là tổng sản phẩm bằng hiện vật (kể cả sản phẩm quy đổi) thường áp dụng cho các Doanh nghiệp SXKD một hoặc một số loại sản phẩm có thể quy đổi được và kiểm nghiệm thu sản phẩm một cách cụ thể riêng biệt. Công thức: ĐG =  L0 Q  hoặc ĐG = L0 x T   Trong đó: ĐG: Đơn giá tiền lương cho một đơn vị sản phẩm cho người lao động khi hoàn thành. L0: Mức lương cấp bậc của người lao động Q: Mức sản phẩm của người lao động T: Thời gian hoàn thành một đơn vị sản phẩm (một công việc). Tiền lương của công nhân : L1 = ĐG x Q1 L1: Tiền lương thực tế người lao động nhận được. Q1: Số lượng sản phẩm thực tế hoàn thành. 3.2.2. Khoán theo khối lượng công việc (trả lương theo sản phẩm tập thể). Hình thức này được thực hiện trong điều kiện không có định mức lao động và không khoán đến tận người lao động. Hình thức này được áp dụng để trả lương cho một nhóm người lao động khi họ hoàn thành một khối lượng công việc nhất định và áp dụng cho những công việc đòi hỏi nhiều người tham gia thực hiện. Trả lương khoán theo doanh thu: Trả lương theo doanh thu cũng là hình thức trả lương theo sản phẩm vì sản phẩm của người lao động trong các Doanh nghiệp được biểu hiện bằng doanh thu bán hàng trong một đơn vị thời gian. Trả lương theo hình thức này là cách trả mà tiền lương của cả tập thể và cá nhân người lao động phụ thuộc vào đơn giá khoán theo doanh thu và mức doanh thu đạt được của người lao động. Đơn giá khoán theo doanh thu là mức trả lương cho 1000 đồng doanh thu (là số tiền công mà người lao động nhận được khi làm ra 1000 đồng doanh thu cho doanh nghiệp). Công thức: Đơn giá khoán theo doanh thu  =  Tổng quỹ lương kế hoạch  x 100     Doanh thu kế hoạch    Quỹ lương khoán theo doanh thu  =  Đơn giá khoán theo doanh thu  x  Doanh thu thực tế   Ưu điểm: Với cách áp dụng mức lương khoán này sễ kết hợp được việc trả lương treo trình độ chuyên môn của người lao động với kết quả của họ. Nếu tập thể lao động có trình độ tay nghề cao, mức lương cơ bản cao thì sẽ có đơn giá tiền