Chuyên đề Xây dựng hệ thống thông tin lập đơn đặt hàng tại công ty đầu tư và thương mại thế hệ tương lai

LỜI CẢM ƠN Sau một thời gian dài học tập, nghiên cứu tại mái trường Đại học Kinh tế quốc dân, em đã được các thầy giáo, cô giáo trang bị cho những kiến thức làm hành trang bước vào cuộc sống mới sau khi tốt nghiệp. Để có được như ngày hôm nay, ngoài việc nỗ lực, cố gắng của bản thân, em còn được các thầy giáo, cô giáo của trường dạy dỗ, dìu dắt, hướng dẫn tận tình. Em sẽ luôn ghi nhớ công ơn của các thầy cô. Sau 15 tuần thực tập tại công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Sao Việt, một công ty chuyên về phần mềm, dưới sự hướng dẫn và chỉ bảo nhiệt tình của thầy giáo Hàn Viết Thuận, trưởng khoa tin học kinh tế cùng các anh chị trong công ty Sao Việt, đặc biệt là anh Trần Văn Tại, em đã hoàn thành chuyên đề thực tập tốt nghiệp này. Bên cạnh những kết quả đạt được, chuyên đề của em còn rất nhiều thiếu sót. Sự góp ý, phê bình của thầy cô sẽ là những ý kiến quý báu giúp em hoàn thiện hơn những kiến thức đã có, tích luỹ kinh nghiệm cho nghề nghiệp sau này. Em xin trân trọng cảm ơn thầy giáo PGS.TS Hàn Viết Thuận, trưởng khoa tin học kinh tế, người đã trực tiếp hướng dẫn tận tình giúp em hoàn thành chuyên đề thực tập này. Em xin trân trọng cảm ơn toàn thể thầy cô giáo khoa Tin học Kinh tế đã dạy dỗ, trang bị cho em những kiến thức cần thiết cho nghề nghiệp sau này. Em xin trân trọng cảm ơn anh Trần Văn Tại, giám đốc công ty Sao Việt cùng các anh chị trong công ty đã tạo điều kiện thuận lợi cho em trong suốt thời gian thực tập, cung cấp cho em các tài liệu để bổ sung kiến thức. Hà Nội, tháng 05 năm 2005 Sinh viên: Phạm Như Quỳnh MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI MỞ ĐẦU CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY KHẢO SÁT ĐỀ TÀI VÀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU I. GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY ĐẦU TƯ VÀ THƯƠNG MẠI THẾ HỆ TƯƠNG LAI 1. Các thông tin pháp nhân của công ty 2. Chức năng của công ty 3. Sơ đồ tổ chức của công ty FG 4. Tình trạng áp dụng tin học trong công ty FG II. GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 1. Tên đề tài 2. Lý do lựa chọn đề tài 3. Mục tiêu của đề tài CHƯƠNG II: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN I. THÔNG TIN – HỆ THỐNG THÔNG TIN 1. Thông tin 2. Hệ thống thông tin 3. Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức 4. Các phương pháp xây dựng hệ thống thông tin II. PHƯƠNG PHÁP PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 1. Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin 2. Các công đoạn phát triển một hệ thống thông tin III. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 1. Mục tiêu của giai đoạn phân tích hệ thống 2. Các phương pháp thu thập thông tin 3. Các bước xây dựng hệ thống thông tin quản lý IV. THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN 1. Giai đoạn phân tích hệ thống 2. Phân tích chi tiết hệ thống thông tin 3. Giai đoạn thiết kế chi tiết hệ thống V. NỘI DUNG BÀI TOÁN LẬP ĐƠN ĐẶT HÀNG 1. Quy trình hoạt động của hệ thống bán hàng theo đơn đặt hàng 2. Giải pháp phần mềm CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HTTT LẬP ĐƠN ĐẶT HÀNG TẠI CÔNG TY ĐẦU TƯ VÀ THƯƠNG MẠI THẾ HỆ TƯƠNG LAI I. KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG II. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 1. Sơ đồ luồng thông tin (IFD) của hệ thống 2. Mô hình chức năng nghiệp vụ của hệ thống 3. Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) của hệ thống III. THIẾT KẾ CHƯƠNG TRÌNH 1. Thiết kế cơ sở dữ liệu 2. Thiết kế giải thuật 3. Thiết kế giao diện xử lý 4. Kết quả thử nghiệm chương trình 5. Một số màn hình giao diện chính KẾT LUẬN DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHẦN PHỤ LỤC LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào các lĩnh vực của đời sống xã hội trở thành vấn đề cấp thiết. Trong lĩnh vực quản lý, các nhà quản lý luôn coi công nghệ thông tin là công cụ để nâng cao hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh của tổ chức mình. Đứng trước những thách thức, những cạnh tranh gay gắt, các nhà quản lý phải biết khai thác một cách triệt để những ưu thế của việc ứng dụng tin học trong quản lý, nếu không sẽ khó vượt qua thách thức và không thể tồn tại trong môi trường cạnh tranh khốc liệt này. Trong xu thế tất yếu đó, việc ứng dụng tin học trong hoạt động mua hàng và bán hàng tại các công ty thương mại, có chức năng làm trung gian phân phối hàng hoá là rất cần thiết, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống phân phối, giảm khối lượng công việc cho các nhân viên xử lý thông tin, đáp ứng được những mong muốn và đòi hỏi khắt khe của khách hàng một cách nhanh chóng hiệu quả. Với những lý do trên, trong đợt thực tập tốt nghiệp, được sự giới thiệu của anh Trần Văn Tại, giám đốc công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Sao Việt, em đã khảo sát thực tế tại công ty Đầu tư và Thương mại Thế hệ tương lai. Tại đây em đã khảo sát, nghiên cứu hoạt động mua và bán hàng hoá của công ty và đã quyết định chọn đề tài “Xây dựng hệ thống thông tin lập đơn đặt hàng tại công ty Đầu tư và Thương mại Thế hệ tương lai” để làm đề tài cho chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình. Cấu trúc chuyên đề tốt nghiệp gồm 3 chương: Chương I: Giới thiệu tổng quan về công ty khảo sát đề tài và đề tài nghiên cứu Chương này trình bày tổng quan về công ty Đầu tư và Thương mại Thế hệ tương lai cũng như sự cần thiết của đề tài nghiên cứu, mục tiêu và các phương pháp được sử dụng để nghiên cứu đề tài. Chương II: Cơ sở lý luận về phân tích, thiết kế hệ thống thông tin Chương này trình bày các vấn đề về phương pháp luận cơ bản làm cơ sở trong việc nghiên cứu đề tài. Các vấn đề được trình bày trong chương II gồm: Thông tin – hệ thống thông tin Phương pháp phát triển hệ thống thông tin quản lý Phân tích hệ thống thông tin quản lý Thiết kế hệ thống thông tin quản lý Nội dung bài toán lập đơn đặt hàng Chương III: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin lập đơn đặt hàng tại công ty Đầu tư và Thương mại Thế hệ tương lai Chương này trình bày những kết quả quan trọng nhất của việc nghiên cứu đề tài: Khảo sát hiện trạng Phân tích hệ thống thông tin: sơ đồ chức năng (BFD), sơ đồ luồng thông tin (IFD), sơ đồ luồng dữ liệu (DFD), từ điển dữ liệu (DD) Thiết kế chương trình: Thiết kế cơ sở dữ liệu, thiết kế giải thuật, thiết kế màn hình giao diện, kết quả thử nghiệm chương trình, một số màn hình giao diện tiêu biểu. Cuối chuyên đề tốt nghiệp này có phần kết luận. Phần này tóm tắt các kết quả thu được và đưa ra một số phương hướng hoàn thiện đề tài. Ngoài ra, chuyên đề còn có phần danh mục tài liệu tham khảo liệt kê các tài liệu đã sử dụng và phần phụ lục trình bày mã nguồn của chương trình máy tính. Tuy em đã rất cố gắng trong việc hoàn thiện đề tài nhưng đây là công trình đầu tiên sau thời gian học tập tại trường đại học Kinh tế quốc dân nên không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong được những ý kiến đóng góp của các thầy giáo, cô giáo cũng như những người quan tâm để đề tài này hoàn thiện hơn. CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY KHẢO SÁT ĐỀTÀI VÀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU I. GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY ĐẦU TƯ VÀ THƯƠNG MẠI THẾ HỆ TƯƠNG LAI 1. Các thông tin pháp nhân của công ty Tên công ty: Công ty TNHH Đầu tư và Thương mại Thế hệ tương lai. Tên tiếng anh: Future Generation Company Địa chỉ: 175 Nguyễn Thái Học, Hà Nội Điện thoại: 7 343 655 Website: sieuthifg.com.vn 2. Chức năng của công ty Công ty FG (tên gọi tắt của công ty Đầu tư và Thương mại Thế hệ tương lai) có chức năng chính bán hàng hoá. Công ty vừa bán hàng theo đơn đặt hàng vừa chủ động cung cấp sách, báo , tạp chí các loại, đặc biệt là sách điện tử,tạp chí “Cẩm nang mua sắm” và các loại mỹ phẩm, dầu gội… Ngoài ra công ty còn phát hành tạp chí “Cẩm nang mua sắm” vừa có mục đích tư vấn về tiêu dùng cho người tiêu dùng, giới thiệu các sản phẩm mới trên thị trường, vừa có mục đích giới thiệu với khách hàng những sản phẩm công ty có thể cung cấp. Khách hàng có thể lựa chọn những sản phẩm muốn mua trên tạp chí và đặt hàng trực tiếp với công ty. Mục tiêu của công ty là giúp khách hàng thoả mãn tối đa hành vi tiêu dùng của họ. Thông qua tạp chí “Cẩm nang mua sắm”, công ty cung cấp cho người tiêu dùng rất nhiều mẫu mã, kiểu dáng và phẩm cấp của các mặt hàng tiêu dùng phổ biến, tăng khả năng lựa chọn cho họ, giúp họ thoả mãn tối đa khi chọn mua một sản phẩm. Cùng với việc tư vấn tiêu dùng, công ty thực hiện chức năng bán hàng hóa khi khách hàng có nhu cầu và đảm bảo hàng hoá đến tay khách hàng một cách nhanh nhất với giá cả, chất lượng và thời gian hợp lý. 3. Sơ đồ tổ chức của công ty FG Công ty FG có hai hoạt động chính là phát hành tạp chí “Cẩm nang mua sắm” và bán hàng hoá. Tạp chí “Cẩm nang mua sắm” không chỉ đóng vai trò cung cấp thông tin thuần tuý của một tờ báo mà nó còn là một hình thức tiếp thị bán hàng của công ty, thúc đẩy hoạt động bán hàng phát triển. Tuy nhiên, cơ cấu tổ chức và hoạt động của hai lĩnh vực này trong công ty lại khá độc lập với nhau. Vì vậy dưới đây em chỉ trình bày cơ cấu tổ chức và quy trình hoạt động của hệ thống bán hàng trong công ty. Phó giám đốc Giám đốc Phòng mua hàng và cung ứng Phòng hành chính Phòng kinh doanh Phòng kế toán Bộ phận giao dịch với khách hàng Bộ phận xử lý đơn đặt hàng Bộ phận mua hàng Bộ phận giao hàng SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY FG Bộ phận kho STT Phòng ban, chức danh Chức năng, nhiệm vụ 1 Giám đốc Điều hành chung, quy định các chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban, chức danh trong công ty, quy định các chế độ về thưởng phạt, tiền lương, chế độ nghỉ phép… Thiết lập, xây dựng và tổ chức thực hiện các chiến lược về kinh doanh và nhân sự 2 Phó giám đốc Thực hiện giám sát việc thi hành các chính sách chung trong công ty về nhân sự, tài chính, thị trường. Trợ lý giám đốc về việc thiết lập và xây dựng các quy định, chế độ, chính sách chung. Trực tiếp tổ chức thực hiện, điều hành các chiến lược kinh doanh do giám đốc đề ra. Điều hành chung, kiểm tra, giám sát và chịu trách nhiệm về hoạt động mua và bán hàng hoá của công ty. 3 Phòng hành chính Phụ trách các công việc về nhân sự, tiền lương, các công tác hành chính khác. 4 Phòng kinh doanh Phụ trách các vấn đề về bán hàng, giao dịch với khách hàng, tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng. 5 Phòng mua hàng và cung ứng Phụ trách các vấn đề về mua hàng, giao dịch với nhà cung cấp, quản lý hàng nhập kho, xuất kho, tồn kho và giao hàng cho khách hàng. 6 Phòng kế toán Phô tr¸ch c¸c c«ng viÖc vÒ h¹ch to¸n kinh doanh, c¸c b¸o c¸o nép c¸c c¬ quan chøc n¨ng vµ c¸c b¸o c¸o qu¶n trÞ. 4. T×nh tr¹ng ¸p dông tin häc trong c«ng ty FG Trong c«ng ty chØ cã phßng kÕ to¸n ®­îc trang bÞ mçi nh©n viªn mét m¸y tÝnh vµ bé phËn nµy sö dông phÇn mÒm kÕ to¸n Sao ViÖt Acounting. Hai phßng ban ®¶m nhËn chÝnh ho¹t ®éng b¸n hµng cña c«ng ty lµ Phßng kinh doanh vµ Phßng mua hµng vµ cung øng ch­a trang bÞ ®­îc cho mçi nh©n viªn mét m¸y tÝnh. C«ng viÖc qu¶n lý hµng hãa, qu¶n lý nguån hµng vµ qu¶n lý ®¬n ®Æt hµng ®Òu ®­îc thùc hiÖn b»ng Excel, ch­a cã phÇn mÒm chuyªn dông. HiÖn nµy c«ng ty ®ang ®Æt mua phÇn mÒm qu¶n lý b¸n hµng cña c«ng ty Sao ViÖt ®Ó hÖ thèng b¸n hµng ho¹t ®éng hiÖu qu¶ h¬n vµ gi¶m bít khèi l­îng c«ng viÖc cho c¸c nh©n viªn, ®Æc biÖt lµ c¸c nh©n viªn trùc tiÕp tham gia vµo ho¹t ®éng b¸n hµng . HiÖn t¹i FG cã 01 c¸n bé chuyªn tr¸ch vÒ c«ng nghÖ th«ng tin vµ c¸c c¸n bé, nh©n viªn cã tr×nh ®é tin häc cao. II. GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 1. Tên đề tài Xây dựng hệ thống thông tin lập đơn đặt hàng tại công ty Đầu tư và Thương mại Thế hệ tương lai. 2. Lý do lựa chọn đề tài Lưu thông hàng hoá có vai trò rất quan trọng trong sự phát triển kinh tế xã hội. Nó là cầu nối giữa sản xuất và tiêu dùng. Hệ thống lưu thông, phân phối hàng hoá phát triển sẽ thúc đẩy sản xuất và tiêu dùng, từ đó thúc đẩy sự phát triển kinh tế – xã hội. Cùng với sự phát triển của sản xuất hàng hoá, các công ty thương mại ra đời ngày càng nhiều và có vai trò ngày càng lớn. Đồng thời khó khăn, thách thức đặt ra đối với các công ty này cũng tăng lên bởi thị trường sản phẩm rộng lớn; phong phú, đa dạng về chủng loại, chất lượng, mẫu mã…, số lượng các nhà cung cấp ngày càng nhiều. Như vậy, công việc mua và bán hàng hoá đòi hỏi các công ty phải quản lý được khối lượng lớn thông tin về sản phẩm, nguồn cung cấp sản phẩm và yêu cầu của khách hàng. Vì thế việc ứng dụng máy tính vào quản lý và xử lý thông tin trong các công ty thương mại là hết sức cần thiết, giúp giảm nhẹ khối lượng công việc cho các nhân viên xử lý thông tin và nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống. Qua quá trình thực tập và tìm hiểu thực tế, em nhận thấy đề tài xây dựng hệ thống lập đơn đặt hàng là hết sức cần thiết. Để có được phương án đặt hàng tốt nhất đòi hỏi hệ thống lập đơn đặt hàng phải quản lý tốt về nguồn cung cấp sản phẩm và yêu cầu của khách hàng, trên cơ sở tổng hợp yêu cầu của khách hàng sẽ tiến hành lựa chọn nhà cung cấp thích hợp, tiến hành đặt mua sản phẩm để đáp ứng tối đa yêu cầu khách hàng về giá cả, chất lượng và thời gian giao hàng. Vì vậy, với những kiến thức đã được học và nghiên cứu tiếp thu em quyết định chọn đề tài “Xây dựng hệ thống thông tin lập đơn đặt hàng tại công ty Đầu tư và Thương mại Thế hệ tương lai”. Chương trình này được thực hiện với sự hướng dẫn của thầy giáo – PGS.TS Hàn Viết Thuận và sự giúp đỡ của các cán bộ công ty Sao Việt, nơi em thực tập tốt nghiệp. 3. Mục tiêu của đề tài Mục tiêu của chương trình là đưa ra được phương án đặt hàng đảm bảo tôn trọng tối đa các thoả thuận đã thực hiện với khách hàng, đặc biệt là thời gian giao hàng và giúp công ty lựa chọn được nguồn cung cấp sản phẩm thích hợp nhất . Cụ thể, chương trình phải thực hiện được các công việc chính sau: Quản lý được nguồn cung cấp sản phẩm để có thể lựa chọn được nhà cung cấp tốt nhất. Lên được số lượng hàng cần mua để đáp ứng yêu cầu các đơn hàng. Đưa ra báo cáo về tình trạng của các đơn đặt hàng gồm có: đơn hàng chờ đặt hàng, đơn hàng chưa giao hàng, đơn hàng chưa giao đủ về số lượng, đơn hàng đã giao đủ về số lượng và đơn hàng có vấn đề. Quản lý hàng tồn kho về số lượng, giá trị và mục đích sử dụng. CHƯƠNG II: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN I. THÔNG TIN – HỆ THỐNG THÔNG TIN 1. Thông tin 1.1. Khái niệm Thông tin: được hiểu theo nghĩa thông thường là một thông báo hay tin nhận được làm tăng sự hiểu biết của đối tượng nhận tin về một vấn đề nào đó, là sự thể hiện mối quan hệ giữa các sự kiện và hiện tượng. Thông tin tồn tại dưới hình thức: - Bằng ngôn ngữ. - Hình ảnh. - Mã hiệu hay xung điện... Thông tin là một yếu tố cơ bản của quá trình thành lập, lựa chọn và phát ra quyết định để điều khiển một hệ thống thông tin nào đó. Hệ thống này có thể là trong tự nhiên, xã hội hay tư duy. Quá trình thu thập thông tin - truyền tin - nhận tin - xử lý tin - lựa chọn quyết định - rồi lại tiếp tục nhận tin... là một chu trình vận động liên tục khép kín trong một hệ thống nhất định. 1.2. Các tính chất của thông tin Tính tương đối của thông tin Tính định hướng của thông tin Tính thời điểm của thông tin Tính cục bộ của thông tin 1.3. Thông tin trong quản lý Khái niệm: Quản lý được hiểu là tập hợp các quá trình biến đổi thông tin thành hành động, một việc tương đương với quá trình ra quyết định. Trong một mô hình quản lý được phân thành hai cấp: chủ thể quản lý và đối tượng quản lý, mối quan hệ giữa chúng và dòng thông tin lưu chuyển được mô tả trong mô hình sau: Thông tin vào: thông tin từ môi trường Thông tin ra: thông tin ra môi trường Thông tin quản lý: thông tin quyết định Thông tin phản hồi: thông tin tác nghiệp Thông tin từ môi trường Hệ thống quản lý Đối tượng quản lý Thông tin ra môi trường Thông tin quyết định Thông tin tác nghiệp Mô hình thông tin trong quản lý 2. Hệ thống thông tin 2.1. Định nghĩa Tuỳ thuộc vào từng quan điểm khác nhau mà có các định nghĩa hệ thống thông tin khác nhau. Trên thực tế tồn tại một số định nghĩa về hệ thống thông tin như sau: Hệ thống thông tin là tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu… thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập hợp các ràng buộc gọi là môi trường [1]. Hệ thống thông tin được xác định như tập hợp các thành phần được tổ chức để thu thập, xử lý, lưu trữ, phân phối và biểu diễn thông tin trợ giúp việc ra quyết định và kiểm soát trong một tổ chức [8]. Hệ thống thông tin là hệ thống sử dụng các nguyên liệu tin học (máy tính và các thiết bị trợ giúp), các chương trình phần mềm (các chương trình tin học và các thủ tục) và con người (người sử dụng và các nhà tin học) để thực hiện các hoạt động thu thập, cập nhật, lưu trữ, xử lý, biến đổi dữ liệu thành các sản phẩm thông tin [9]. Nói tóm lại, mỗi định nghĩa có một cách diễn đạt khác nhau nhưng đều có ý chung đó là: Hệ thống thông tin là một hệ thống nhằm mục đích thu thập, lưu trữ, xử lý và truyền thông tin. Hệ thống thông tin bao gồm: đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc đựơc cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu (Storage). Xử lý và lưư trữ Phân phát Thu thập Kho dữ liệu Đích Nguồn Mô hình hệ thống thông tin Như hình trên minh hoạ, mọi hệ thống thông tin có bốn bộ phận: bộ phận đưa dữ liệu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu, bộ phận đưa dữ liệu ra. 2.2. Thông tin và xử lý thông tin trong tổ chức Nhiệm vụ của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là xử lý các thông tin kinh doanh, tức là thông tin dùng cho mục đích kinh doanh trong doanh nghiệp. Xử lý thông tin là tập hợp những thao tác áp dụng lên các thông tin nhằm chuyển chúng về một dạng trực tiếp sử dụng được: làm cho chúng trở thành hiểu được, tổng hợp hơn, truyền đạt được, hoặc có dạng đồ hoạ,... Hệ thống thông tin bao gồm 2 thành phần cơ bản: Các dữ liệu: Đó là các thông tin được lưu trữ và duy trì nhằm phản ánh thực trạng hiện thời hay quá khứ của doanh nghiệp. Các xử lý: Đó là những quá trình biến đổi thông tin. Theo quan điểm hệ thống thì hệ thống quản lý trong một tổ chức kinh doanh bao gồm các hệ sau: Hệ quyết định Hệ thông tin Hệ tác nghiệp HÖ t¸c nghiÖp Hệ quyết định Hệ thông tin Báo cáo sản xuất Chỉ đạo sản xuất DOANH NGHIỆP Sản phẩm/ dịch vụ Nguyên vật liệu MÔI TRƯỜNG Thông tin ra Thông tin vào Hệ tác nghiệp Các phân hệ của hệ thống kinh doanh trong tổ chức 3. Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức 3.1. Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System) Hệ thống xử lý giao dịch xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện hoặc với khách hàng, với nhà cung cấp, những người cho vay hoặc với nhân viên của tổ chức. Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Infomation System) Đây là những hệ thống quản lý các hoạt động của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược. Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng như từ các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức. Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System) Hệ thống này được thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúp các hoạt động ra quyết định. Quá trình ra quyết định thường được mô tả như là một quy trình được tạo thành từ ba giai đoạn: xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá các phương án giải quyết và lựa chọn một phương án. Về nguyên tắc, một hệ thống trợ giúp ra quyết định phải cung cấp thông tin cho phép người ra quyết định xác định rõ tình hình để một quyết định cần phải ra. Hệ thống chuyên gia ES (Expert System) Đây là hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó. Cùng với các cơ sở dữ liệu và các bộ luật suy diễn mà dựa vào đó người ta có thể đưa ra các quyết định về một vấn đề cụ thể. Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA (Infomation System for Competitive Advantage) Hệ thống này được sử dụng như một trợ giúp chiến lược. Nó được thiết kế cho những người sử dụng là những người ngoài tổ chức như các khách hàng, nhà cung cấp,...giúp cho tổ chức đạt được kết quả trong cuộc cạnh tranh khốc liệt của thị trường. 3.2. Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức