Cơ cấu tổ chức và hoạt động của công ty in Hàng không

Mục lục: Tổng quan về công ty in hàng không: Công ty In hàng không tiền thân là Xưởng In Hàng không được thành lập ngày 01 tháng 04 năm 1985 theo Quyết định số 250/QĐ/TCHK của Tổng cục trưởng Tổng cục hàng không dân dụng Việt Nam. Ngày 14 tháng 9 năm 1994, Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải ký Quyết định 1481/QĐ/TCCB-LĐ thành lập Doanh nghiệp nhà nước thuộc Tổng Công ty Hàng không Việt Nam. Tên doanh nghiệp: Công ty In Hàng không Tên tiếng Anh: Aviation Printing Company Tên viết tắt: IKH Địa chỉ: Sân bay Gia Lâm-Hà Nội Tel: (84-4) 8272851-8272008 Fax: (84-4) 8721026 E-mail: ihk@netnam.vn Website: ihkvn.com Chi nhánh phía nam: 126 Hồng Hà-Phường 2-Quận Tân Bình-TP Hồ Chí Minh Tel: (84-8) 845814-8486604 Fax: (84-8) 8486604 Trên cơ sở tiếp nhận xưởng in typo của Binh đoàn 678 Bộ Quốc phòng và số cán bộ quản lý của ngành Hàng không. Quân số ban đầu gồm 15 cán bộ, công nhân viên, tài sản có 02 máy in typo 14 trang và 08 trang. Sau 17 năm xây dựng, Công ty đã trưởng thành và phát triển cả về quy mô và công nghệ: Cơ sở hạ tầng nhà xưởng cùng các công trình phụ trợ được xây dựng đảm bảo phục vụ sản xuất; Ngồn nhân lực được tăng cường cả về số lượng và chất lượng với trên 250 cán bộ, công nhân viên trình độ bao gồm: đại học, sau đại học, công nhân có tay nghề được đào tạo, có khả năng tiếp cận công nghệ in tiên tiến; Thiết bị công nghệ được đầu tư, đổi mới với dây chuyền in Offset của Đức, dây chuyền in Flexo hiện đại của Mỹ, và một dây chuyền sản xuất khăn giấy thơm của Đài Loan. Côngty có khả năng in gia công và cung cấp các dịch vụ, sản phẩm in, giấy cho các doanh nghiệp trong và ngoài ngành Hàng không. Ngành nghề sản xuất- kinh doanh: In vé máy bay, thẻ hành lý, thẻ lên máy bay, đáp ứng hệ kiểm tra DCS và vé vé qua cầu có nghép băng từ của ngành giao thông; In chứng từ hoá đơn tài chính, sách, báo tạp chí, catalogue và các ấn phẩm khác; Sản xuất khăn giấy thơm với 02 huy chương vàng hội chợ thương mại toàn quốc, cung cầp ổn định cho ngành Hàng không và thị trường các tỉnh phía Bắc; Kinh doanh vật tư thiết bị ngành in, được phép trực tiếp xuất nhập khẩu. Cơ cấu tổ chức và hoạt động của công ty in Hàng không Giám đốc Phòng tổ chức hành chính Phòng kế hoạch sản xuất Phòng QM Phòng tài chính kế toán Phòng kinh doanh Chi nhánh phía nam Phó Giám đốc Phân xưởng sản xuất giấy Phân xưởng in flexo Phân xưởng sách Phân xưởng in offset Phân xưởng chế bản Sơ đồ tổ chức: Chức năng, trách nhiệm, quyền hạn của các phòng ban chủ yếu: 2.1. Ban lãnh đạo công ty: Giám đốc, Phó Giám đốc: Ban lãnh đạo Công ty gồm 2 thành viên là Giám đốc và Phó Giám đốc được bổ nhiệm bởi Tổng Công ty Hàng không. Ban lãnh đạo công ty được quy định có những quyền hạn và trách nhiệm chủ yếu sau: Trách nhiệm: + Quản lý điều hành nguồn lực đảm bảo phát triển toàn trong toàn công ty; + Quản lý, điều hành, bảo toàn và phát triển vốn nhà nước giao theo phân cấp đúng các quy định của nhà nước và thuộc tổng công ty Hàng không; + Quản lý, điều hành các hoạt động sản suất kinh doanh sử dụng và phát triển các trang thiết bị công nghiệp nhằm đảm bảo thoả mãn các yêu cầu của khách hàng trong và ngoài ngành Hàng không; + Mở rộng các quan hệ đối ngoại đối với các cấp ngành và địa phương. Quyền hạn: + Ra quyết định mệnh lệnh chỉ thị để điều hành các công việc trong toàn công ty; + Giám sát các công việc theo các nhiệm vụ được phân công của các bộ phận, cá nhân. Mối quan hệ: + Quản lý giám sát toàn công ty; + Quan hệ với cục hàng không, Tổng Công ty Hàng không, cục xuất bản, các cấp ngành địa phương, … + Các đơn vị cùng ngành in và ngành Hàng không. + Báo cáo với tổng giám đốc và hội đồng quản trị tổng công ty Hàng không. Phòng kế hoạch (KH) Trong tương quan giữa các phòng chức năng trong Công ty, phòng Kế hoạch đóng vai trò tích cực hơn, thực hiện việc điều phối hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, thay mặt Ban lãnh đạo Công ty điều phối hoạt động sản xuất của các phân xưởng, tổ sản xuất. Hầu hết các hoạt động sản xuất, kinh doanh đều có sự tham gia của Phòng Kế hoạch. Đây là một điểm có tính tương đối đặc thù của Công ty trong cơ cấu tổ chức và hoạt động. Quy định cụ thể về chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Phòng Kế hoạch như sau: Chức năng: + Tham mưu cho giám đốc về kế hoạch sản xuất ngắn hạn, dài hạn của côngty. Trực tiếp điều hành hoạt đống sản xuất của các bộ phận sản xuất. + Theo dõi và phối hợp điều hành hoạt động sản xuất tại phân xưởng in Flexo và chi nhánh phía nam. Nhiệm vụ: + Được giám đốc uỷ quyền trực tiếp tiếp tiếp xúc với khách hàng, nắm bắt mọi yêu cầu đề xuất của khách hàng (theo đơn đặt hàng) và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về mọi thủ tục in ấn đúng quy định và Pháp luật hiện hành. + Trên cơ sở những yêu cầu đề xuất của khách hàng, Phòng Kế hoạch có nhiêm vụ tính toán mọi chi phi sản xuất, xây dựng giá thanh sản phẩm, thông báo và trực tiếp đàm phán với khách hàng về giá cả và thời gian hoàn thành, đề ra các giải pháp thực hiện. + Kết hợp với phòng Tài chính –Kế toán thống nhất giá cả và phương thức thanh toán của khách đểvừa đảm bảo đúng nguyên tắc tài chính, vừa tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng. + Trình giám đốc bản dự thảo nội dung, giá cả, thời gian và phương án thực hiện. Khi đã được giám đốc phê duyệt, kế hoạch cónhiệm vụ soạn thảo hợp đồng kinh tế trình Giám đốc ký duyệt. Kế hoạch có trách nhiệm quản lý và lưu trữ mọi hợp đồng kinh tế và các hồ sơ giấy tờ có liên quan đến hợp đồng kinh tế. + Lập kế hoạch sản xuất của từng tuần, tháng theo kế hoạch đặt hàng của khách hàng, bảo đảm phù hợp với năng lực sản xuất của công ty. + Kết hợp với phong trào tổ chức để điều hành nhân lực, duy trì sản xuất ổn định đề xuất và kết hợp xây dựng chế độ thưởng phạt, căn cứ tình hình sản xuất thực tế của Công ty. + Kết hợp với phòng kinh doanh: Đề xuất các nhu cầu về vật tư để phục vụ sản xuất, và kế hoạch trao trả hàng cho khách. Thường xuyên nắm bắt các thông tin về quy cách, chủng loại, giá cả của tất cả các loại vật tư qua thông báo của phòng Kinh doanh. Trên cơ sở đó tính toán, điều chỉnh giá cả và điều hành sản xuất cho phù hợp. + Căn cứ vào yêu cầu của khách hàng, phối hợp với phối hợp với các phân xưởng theo dõi kiểm tra và đưa ra những giải pháp kỹ thuật cho từng công đoạn sản xuất. + Trực tiếp điều hành công việc ở các bộ phận sản xuất bằng phiếu sản xuất và chịu trách nhiệm đôn đốc tiến độ công việc và kế hoạch giao hàng cho khách hàng. + Chủ động liên hệ và phối hợp với các cơ sở in, gia công khác để giải quyết công viêc khi khả năng của công ty không đáp ứng được yêu cầu về kỹ thuật, thời gian. Đảm bảo nguyên tắc kinh doanh có hiệu quả. + Bộ phận cơ điện trực thộc phòng kế hoạch có nhiệm vụ kết hợp cùng các phân xưởng theo dõi, duy trì chế độ bảo hành, bảo dưỡng các thiết bị và hệ thống điện của toàn công ty để duy trì sản xuất ổn định. Tiến hành khắc phục sửa chữa khi có sự cố sảy ra. Có trách nhiệm đề xuất với Giám đốc về những dự án sửa chữa lớn. Có nhiệm vụ tham mưu cho Giám đốc về các dự án đầu tư trang thiết bị mới. + Phòng kế hoạch có trách nhiệm tổng hợp các số liệu, thông tin về kế hoạch sản xuất, kỹ thuật, đánh giá và rút kinh nghiệm trong các cuộc họpgiao ban hàng tuần, đồng thời đưa ra các kê hoạch sản xuất ngắn hạn, dài hạn cho các bộ phận sản xuất. + Xây dựng chế độ, phân công công tác, điều hành của phòng phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ và tình hình sản xuất của công ty. Chủ động phối hợp với các phòng và các phân xưởng để tháo gỡ khó khăn trong sản xuất. Sắp xếp bố trí phân công trực điều hành sản xuất trong những ngày nghỉ khi bộ phận sản xuất vẫn hoạt động. + Chủ động và duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng để giữ vững ngòn việc ổn định, thường xuyên. Chủ đọng tìm kiếm và khai thác các nguồn việc mới, thị trường mới có tinh ổn định hiệu quả. Phòng Tổ chức – Hành chính (TC-HC): Chức năng: Bộ phận Tổ chức hành chính có chức năng tham mưu, quản lý và thực hiện các công việc về tổ chức nhân sự, đầu tư, các chế độ cho người lạo động (đào tạo, lương, bảo hiểm ) bảo vệ, văn thư, lái xe, lễ tân, tạp vụ, …các quan hệ đối ngoại với cấp trên trong ngành Hàng không và bên ngoài Công ty. Nhiệm vụ: + Tham mưu, quản lý và thực hiện công tác tổ chức bộ máy quản lý sắp xếp nhân sự quản lý lao động tiền lương, các chế độ của người lao động theo môhình gọn nhẹ đạt hiệu quả. + Đề xuất phương án trả lương trả thưởng, kết hợp với bộ phận kế hoạch sản xuất và bộphận tài chính, bộ phận sản xuất xây dựng định mức lao động và đơn giá lương sản phẩm làm cơ sở thanh toán lương đảm bảo chế độ cho người lao động, kuyến khích sản xuất, gắn mỗi lao động với công ty. + Đề xuất và thực hiện các phương án đào tạo nâng cao trình độ năng lực của cán bộ công nhân viên. + Đảm bảo các chế độ các loại bảo hiểm cho người lao động. + Quản lý lao động, giám sát thực hiện nội quy lao động. + Báo cáo tăng giảm lao động định kỳ liên cấp trên. + Theo dõi số ngày nghỉ phép và phép đi phép của cán bộ công nhân viên. + Kết hợpvới các bộ phận chức năng đề xuất các phương án đầu tư nâng cao năng lực sản xuất, chuyển đổi công ngệ đáp ứng nhu cầu in ấn ngày càng cao của thị trường trong và ngoài ngành. + Tổ chức chỉ đạo bộ máy bảo vệ công ty. + Đảm bảo an toàn vê người và tài sản của công ty. + Bộ phận chống cháy nổ trong và ngoài giờ hành chính. + Đảm bảo đón tiếp người ra người vào Công ty văn minh lịch sự. + Khách hàng đến hướng dẫn đến nơi làm việc chu đáo. + Quản lý thời gian lao động toàn công ty. + Đảm bảo chuyển công văn đi, đến nhanh gọn kịp thời, đúng đối tượng. + Đảm bảo chế độ bảo mật trong lưu trữ hồ sơ + Đón tiếp khách chu đáo văn minh lịch sự. + Hướng đẫnkhách đến đúng nơi làm việc + Đảm bảo cảnh quan Công tyluôn gọn gàng sạch đẹp. + Cung cấp đủ những chức năng cho lãnh đạo và công nhân. + Quét dọn các Bộ phận ngoài giờ hành chính. + Đưa đón lãnh đạo đi công tác. + Thực hiện các công việc khác của công ty khi có nhu cầu + Phối hợp với bộ phận Kế hoạch sản xuất và các bộ phận nắm bắt được biến động lao động từng ngành nghề. + Phối hợp với bộ phận tài chính đảm bảo các chế độ cho người lao động: tiền lương, tiền thưởng. Chức năng của trưởng bộ phận: Chịu trách nhiệm, chịu mọi hoạt động của tổ chức. Thực hiện điều phối, chỉ đạo các nhân viên trong bộ phận hoàn thành các nhiệm vụ của Bộ phận. Nhiệm vụ của trưởng Bộ phận: + Chỉ đạo giám sát các công việc hàng ngày của từng cán bộ nhân viên trong Bộ phận. + Quan hệ đối ngoại với các cơ quan cấp trên và bên ngoài Công ty. + Báo cáo giám đốc kịp thời các biến động về lao động, nhân sự, nhu cầu tăng mới. 2.4. Phòng chất lượng (QM) Chức năng: Hỗ trợ việc thiết lập, thực hiện duy trì hệ thống quản lý chất lượng và đề xuất các phương pháp nâng cao hiệu lực của hệ thống theo các yêu cầu của Tiêu chuẩn ISO 9001: 2000. Nhiệm vụ: + Kiếm soát tài liệu của Hệ thống quản lý chất lượng. + Kiểm soát hồ sơ của Hệ thống quản lý chất lượng. + Kiểm soát quá trình đánh giá nội bộ. + Kiểm soát quá trình hành động khắc phục. + Kiểm soát quá trình hành động phòng ngừa. + Tham gia vào việc kiểm soát quá trình xem xét của lãnh đạo. Trách nhiệm của trưởng QM: + Biên soạn và sửa đổi sổ tay chất lượng của Hệ thống quản lý chất lượng. + Kiểm tra trước khi Đại diện lãnh đạo phê duyệt các hướng dẫn công việc và biểu mẫu của Hệ thống quản lý chất lượng. + Kiểm soát việc ban hành, phân phối, cung cấp bản sao, sửa đổi/ soạn thảo/ huỷ bỏ tài liệu của Hệ thống quản lý chất lượng. + Kiểm soát tài liệu bên ngoài của Hệ thống quản lý chất lượng. + Xem sét việc cung cấp biểu mẫu trắng cho các bộ phận trong Hệ thống quản lý chất lượng để vận hành. + Lập kế hoạch đánh giá nội bộ 06 tháng/ lần, lập chương trình đánh giá cho từng bộ phận. + Kiểm soát toàn bộ quá trình đánh giá nội bộ của Hệ thống quản lý chất lượng thông quaviệc kiểm soát hồ sơ của quá trình đánh giá. + Xem xét sự không phù hợp lặp đi lặp lại để quyết định phê duyệt hành động khắc phục trong phạm vi Công ty + Phối hợp với các bộ phận để xác định nguyên nhân của sự không phù hợp, đánh giá và xác định những hành động khắc phục cần thiết. Quyền hạn: + Đề suất với ban lãnh đạo về việc sửa đổi nội dung của sổ tay chất lượng. + Chấp thuận / không chấp thuận các hướng dẫn công việc và biểu mẫu trước khi trình Đại điện lãnh đạo phê duyệt. + Chấp thuận / không chấp thuận việc cung cấp bản sao, sửa đổi / soạn thảo/ huỷ bỏ tài liệu của hệ thống trước khi trình Đại diện lãnh đạo phê duyệt. + Quyết định danh sách tài liệu kỹ thuật / bên ngoài do các bộ phận chuyển đến trước khi trình Ban lãnh đạo + Quyết định việc cung cấp biểu mẫu trắng cho các bộ phận để vận hành + Quyết định về thời gian phạm vi đánh giá của từng bộ phận trong kế hoạch đánh giá nội bộ 06 tháng/lần; quyết định thời biểu chính xác, trưởng đoàn và các thành viên của đoàn đánh giá trong chương trình đánh giá nội bộ để trình Đại diện lãnh đạo. + Xem xét những sự không phù hợp(nếu có) và quá trình kiểm trứng(nếu có) của những cuộc đánh giá nội bộ. + Phê duyệt các hành động khắc phục và hành động phòng ngừa. + Xem xét việc đạt/ không đạt của quá trình thực hiện hành độngkhắc phục và hành động phòng ngừa. + Quyết định các thành viên tham gia họp xem xét của lãnh đạo để trình Ban lãnh đạo xem xét. + Đề xuất các ý kiến với Ban lãnh đạo liên quan đến nhiệm vụ của QM. Các phòng ban khác: Phòng Kinh doanh: Theo quyđịnh của Công ty, Phòng Kinh doanh có nhiệm vụ tương đối khác so với các Phòng Kinh doanh của các doanh nghiệp khác. Nhiệm vụ chủ yếu của phòng này là chuẩn bị vật tư, vật liệu và nguyên liệu đầu vào cho quá trình sản xuất của Công ty. Bên cạnh đó, phòng Kinh doanh thực hiện nhiệm vụ tổng hợp thông tin và nghiên cứu thị trường theo các chương trình marketing hàng năm hoặc định kỳ của Công ty. Phòng Kế toán – Tài chính: Tổng hợp, theo dõi và đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty; thực hiện việc lên kế hoạch tài chính tháng, quý, năm đảm bảo cân đối tài chính cho quá trình sản xuất ổn định của Công ty; ghi chép và phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm căn cứ thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước. Các phân xưởng sản xuất: Công ty có 5 Phân xưởng, trong đó có 4 phân xưởng sản xuất trực tiếp là Phân xưởng in offset, in flexo, phân xưởng sản xuất giấy, phân xưởng sách. Phân xưởng chế bản là phân xưởng hỗ trợ. Chi nhánh Miền Nam: Công ty có một Chi nhánh trực thuộc tại Miền Nam. Chi nhánh được thành lập từ năm 2000 để thực hiện chiến lược mở rộng thị trường Miền Nam của Công ty. Quá trình ra các quyết định và điều hành sản xuất kinh doanh: 3.1. Quá trình điều hành sản xuất chung toàn doanh nghiệp Tiếp nhận, xem xét yêu cầu của hợp đồng hoặc đơn đặt hàng Trưởng hoặc phó phòng kế hoạch đảm nhiệm việc xem xét hợp đồng kinh tế hoặc Đơn đặt hàng kiêm báo giá. Căn cứ vào đơn đặt hàng người xem xét cần rà soát lại tất cả các yêu cầu liên quan đến sản xuất và cung ứng dịch vụ mà Công ty đã ký kết với khách hàng. Trên cơ sở đó có kế hoạch triển khai công việc đúng với yêu cầu của khách hàng. Chuẩn bị kế hoạch và thiết bị, dịch vụ vật tư Sau khi đã xem, xét các yêu cầu của khách hàng Trưởng hoặc Phó phòng kế hoạch kiểm tra khả năng đáp ứng về thiết bị, dịch vụ hoặc vật tư của Công ty hiện có. Nếu Công ty không có khả năng đáp ứng về thiết bị hoặc dịch vụ, Trưởng hoặc phó phòng kế hoạch lên kế hoạch xác định, lựa chọn và đặt hàng ở nguồn bên ngoài. Nếu nguồn vật tư hiện có của Công ty không đủ đáp ứng để thực hiện Đơn đặt hàng, Trưởng hoặc phó kế hoạch ghi Phiếu yêu cầu cung cấp dịch vụ, vật tư gửi phòng kinh doanh để có sự chuẩn bị kịp thời các loại vật tư cần thiết. Nếu đơn đặt hàng liên quan đến việc giao nhận hàng hoá hoặc cung cấp dịch vụ, Trưởng kế hoạch ghi Phiếu yêu cầu cung cấp dịch vụ, vật tư đến các Bộ phận liên quan. Giao nhận công việc Sau khi đã có kế hoạch chuẩn bị về thiết bị, dịch vụ vật tư, Trưởng hoặc phó kế hoạch tiến hành giao việc cho các cán bộ điều hành sản xuất để họ trực tiếp triển khai, theo dõi và kiểm soát quá trình sản xuất, cung cấp dịch vụ. Quá trình giao nhận việc được thực hiện thông qua Phiếu giao nhận việc. Trong quá trình giao nhận việc giữa Trưởng kế hoạch và cán bộ điều hành sản xuất, mọi tài liệu của khách hàng liên quan đến việc thực hiện hợp đồng như mẫu, market, film, bản can, … cũng được bàn giao cho cán bộ điều hành sản xuất. Trong trường hợp là những sản phẩm định kỳ đã dược ký hợp đồng nguyên tắc. Trưởng kế hoạch có thể chỉ định cán bộ điều hành sản xuất làm việc giao nhận trực tiếp với khách hàng. * Viết phiếu sản xuất và giao việc đến các bộ phận sản xuất do cán bộ điều hành sản xuất của phòng kế hoạc thực hiện: - Phiếu sản xuất thiết kế, chế bản cho Tổ vi tính Bộ phận Chế bản. - Phiếu sản xuất cho Bộ phận chế bản, in Offset, sách - Phiếu sản xuất cho bộ phận Giấy, flexo và gia công Các phiếu xản xuất được lập và giao cho các bộ phận thực hiện 1 bản, phòng kinh doanh 1 bản và lưu lại kế hoạch 1 bản. Cán bộ điều hành sản xuất căn cứ vào Phiếu sản xuất để xắp xếp, tính toán và ghi đầy đủ, chi tiết vào các mục yêu cầu của phiếu sản xuất. Sau khi đã kiểm tra kỹ các mục đã viết vào phiếu sản xuất cán bộ điều hành sản xuất nghi đầy đủ các nội dung vào sổ theo dõi sản xuất sau đó chuyển mẫu sản phẩm, market, bản can, mẫu màu, các hướng dẫn cụ thể…cho trưởng bộ phận sản xuất. Các phiếu sản xuất, cán bộ điều hành sản xuất nghi rõ ngày hoàn thành công việc. Trong trường hợp giải quyết các thứ tự ưu tiên để đáp ứng tiến độ khách hàng, Trưởng kế hoạch ghi bầng mực đỏ ở cột ghi chú. Kiểm soát quá trình sản xuất/ cung cấp dịch vụ Trong quá trình các bộ phận sản xuất / cung cấp dịch vụ thực hiện công việc theo yêu cầu của Phiếu sản xuất, cán bộ điều hành sản xuất của KH có trách nhiệm giám sát tiến độ thực hiện và chất lượng công việc, thông qua việc kiểm tra trực tiếp hoặc thông qua báo cáo của các Trưởng bộ phận. Trong quá trình kiểm tra, giám sát sản xuất / cung cấp dịch vụ, nếu phát hiện ra những trục trặc Trưởng các bộ phận sản xuất có trách nhiệm báo cáo trực tiếp với cán bộ điều hành sản xuất hoặc Trưởng KH. Lập phiếu thực hiện hành động hành động khắc phục phòng ngừa Khi cán bộ điều hành sản xuất của KH trực tiếp hoặc thông qua báo cáo của các bộ phận sản xuất, phát hiện ra những trục trặc hoặc những sai lỗi trong quá trình thực hiện hợp đồng. Cần phải xem xét điều tra nguyên nhân, đề ra các biện pháp khắc phục phòng ngừa. Phiếu đề nghị thực hiện hành động khắc phục phòng ngừa được cán bộ điều hành sản xuất lập, Trưởng hoặc phó KH xác nhận và chuyển tới các bộ phận liên quan. Cán bộ điều hành sản xuất có trách nhiệm tiếp tục theo dõi giám sát tiến độ và chất lượng đến khi sản phẩm được thực hiện hoàn chỉnh và nhập kho sản phẩm. Thông báo cho khách hàng, thanh lý hợp đồng và lưu sản phẩm Sau khi sản phẩm hoặc dịch vụ đã được hoàn chỉnh, cán bộ điều hành sản xuất có trách nhiệm thông báo cho trưởng KH hoặc trực tiếp cho khach hàng và thu hồi tất cả mẫu, market, các loại tài liệu liên quan đến hợp đồng để bàn giao lại cho khách hàng. Trưởng hoặc phó KH có trách nhiệm thông báo và hướng dẫn khách hàng làm các thủ tục nhận hàng. Lưu hồ sơ Sau khi khách hàng nhận hàng và tiến hành làm Bản thanh lý hợp đồng KH có nhiệm vụ lưu trữ đơn đặt hàng, hợp đồng và bản thanh lý hợp đồng và các giấy tờ liên quan đến tủ tục pháp lý trong thời hạn 2 năm. Cán bộ điều hành sản xuất có trách nhiệm lưu trữ các phiếu yêu cầu, phiếu snr xuất, phiếu đề nghị, phiếu giao nhận việc trong thời hạn 3 tháng. 3.2. Quá trình điều hành sản xuất tại phân xưởng Flexo (FL) (Được trình bày như là ví dụ cho hoạt động điều hành sản xuất tại phân xưởng của Công ty) Sau khi tiếp nhận phiếu sản xuất của KH, Trưởng FL xem xét vào sổ nhận việc – kế hoạch sản xuất của FLvà triển khai công việc tới các tổ sản xuất bằng phiếu sản xuất của FL: Quá trình chế bản Sau khi nhận phiếu sản xuất Tổ trưởng hoặc công nhân xem xét kỹ 3 đến 5 lần và tiến hành vào sổ nhận việc. Tổ trưởng hoặc công nhân căn cứ vào mẫu của khách hàng