Đặc điểm kinh tế, kĩ thuật và tổ chức bộ máy quản lí sản xuất kinh doanh tại xí nghiệp dược phẩm trung ương I có ảnh hưởng đến quá trình hạch toán nguyên vật liệu

Lời mở đầu Trong nền kinh tế thị trường tất cả các doanh nghiệp đều phải tự chủ động trong sản xuất và kinh doanh. Do vậy, để tồn tại và phát triển thì tất cả doanh nghiệp đều phải có lợi nhuận và lợi nhuận chính là mục đích của các quá trình sản xuất kinh doanh. Trong các doanh nghiệp sản xuất để có được lợi nhuận thì trước hết họ phải có các yếu tố đầu vào bao gồm: Tư liệu lao động, đối tượng lao động và lao động. Để tối đa lợi nhuận thì các doanh nghiệp đều phải cố gắng tối thiểu hoá chi phí , để làm được điều này thì việc đầu tiên là phải giảm được các chi phí đầu vào. Nguyên vật liệu chính là một yếu tố đầu vào hay cụ thể hơn nó chính là đối tượng lao động góp phần tạo nên sản phẩm. Trong các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Do vậy, sử dụng nguyên vật liệu một cách hợp lý, tiết kiệm là biện pháp chủ yếu để giảm chi phí và tăng lợi nhuận. Bên cạnh đó, để cho quá trình sản xuất kinh doanh được tiến hành thường xuyên, liên tục thì các doanh nghiệp đều phải dự trữ nguyên vật liệu. Việc dự trữ nguyên vật liệu như thế nào đòi hỏi nhà quản lí phải tính toán chính xác làm sao cho quá trình sản xuất vừa được tiến hành bình thường đồng thời lại không bị ứ đọng nhiều vốn lưu động. Do vậy, việc hạch toán và quản lý tốt nguyên vật liệu sẽ giúp cho doanh nghiệp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại đơn vị. báo cáo thực tập Xí nghiệp Dược phẩm Trung ương I I.Đặc điểm kinh tế, kĩ thuật và tổ chức bộ máy quản lí sản xuất kinh doanh tại Xí nghiệp Dược phẩm Trung ươngI có ảnh hưởng đến quá trình hạch toán nguyên vật liệu. 1.Lịch sử hình thành phát triển Xí nghiệp Dược phẩm Trung ươngI. Xí nghiệp Dược phẩm Trung ươngI là một doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Tổng công ty Dược Việt nam, thuộc Bộ Y tế. Tiền thân của xí nghiệp là một phòng bào chế được thành lập từ năm 1945 với vài chục nhân viên của nghành Y tế Việt nam. Khi mới thành lập việc sản xuất chủ yếu dựa vào kĩ thuật lạc hậu, thiết bị loại nhỏ thủ công, thô sơ. Dần dần, xí nghiệp đã có những thay đổi đáng kể. Vào cuối những năm 1950, với các thiết bị của Đức đã đưa dây chuyền thuốc viên lên qui mô công nghiệp đáp ứng cho sự gia tăng nhu cầu về các loại thuốc thông dụng. Tiếp đến, vào những năm 1960 do sự đòi hỏi của cuộc kháng chiến, xí nghiệp đã trang bị thêm các máy móc sản xuất với tính năng tác dụng được nâng cao. Cùng với công cuộc công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước, vào năm 1980,xí nghiệp đã hiện đại hoá dây chuyền sản xuất và điều này đã làm cho chất lượng sản phẩm của xí nghiệp tăng lên rõ rệt. Ngày nay, xí nghiệp vẫn không ngừng đầu tư, cải tiến trang thiết bị, máy móc kĩ thuật nhằm nâng cao chất lượng, hạ giá thành sản phẩm, sản xuất những sản phẩm mới từ đó mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm trong và ngoài nước. Hiện nay, xí nghiệp dã có cơ sở kĩ thuật tương đối hiện đại vào bậc nhất của ngành Dược Việt nam. Với qui trình công nghệ khép kín,sản xuất trong môi trường vô trùng, kĩ thuật xử lí nước tinh khiết, các công đoạn sản xuất nhanh, các kĩ thuật kiểm tra hoá-lí cao, chuẩn xác thì các sản phẩm của xí nghiệp đã đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu về mặt kĩ thuật cũng như bảo đảm về mặt chất lượng, vệ sinh theo qui định của Bộ Y tế. Xí nghiệp có nhiệm vụ cơ bản là sản xuất thuốc phục vụ cho nhu cầu chữa bệnh và đảm bảo sức khoẻ cho nhân dân. Sản phẩm chính của xí nghiệp bao gồm các loại thuốc kháng sinh như Penicilin, Ampicilin...và các loại thuốc bổ như Vitamin B1, B6, B12...Bên cạnh đó xí nghiệp còn thường xuyên sản xuất thuốc Glucoza 30%, Aminaza, long não nước...mà hàng năm đem lại lợi nhuận không nhỏ cho xí nghiệp. Đa số các loại thuốc đều được trình bày dưới dạng thuốc viên và thuốc tiêm. Cùng với việc đổi mới, phát triển cơ sở kĩ thuật và công nghệ, Xí nghiệp Dược phẩm Trung ương I đã đặc biệt chú trọng đào tạo, bồi dưỡng trình độ chuyên môn cho cán bộ khoa học kĩ thuật và quản lí ở xí nghiệp , đồng thời, không ngừng nâng cao tay nghề cho đội ngũ công nhân sản xuất. Với số lượng 600 công nhân viên chức, trong đó khoảng 80% là công nhân trực tiếp tham gia sản xuất,hiện nay hàng năm xí nghiệp sản xuất trên 10% tổng giá trị sản lượng thuốc toàn Tổng công ty. 2.Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lí hoạt động sản xuất kinh doanh tại Xí nghiệp Dược phẩm Trung ương I. Tồn tại và phát triển trong điều kiện nền kinh tế đổi mới, Xí nghiệp Dược phẩm Trung ương I đã từng bước sắp xếp lại lao động, đổi mới mặt hàng sản xuất để tận dụng hết năng lực sản xuất sẵn có nhằm đảm bảo sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao. Là một đơn vị hạch toán kinh doanh độc lập với nhiệm vụ chủ yếu là kinh doanh mặt hàng thuốc tân dược nên xí nghiệp có cơ cấu tổ chức quản lí theo kiểu một cấp, gọn nhẹ, phù hợp với yêu cầu quản lí. Đứng đầu xí nghiệp là Ban giám đốc, dưới đó là các phân xưởng, phòng ban, bộ phận liên quan, trực thuộc làm nhiệm vụ sản xuất hay phục vụ sản xuất. Ban giám đốc bao gồm: -Giám đốc: phụ trách chung và trực tiếp chỉ đạo các phòng như phòng Tài vụ, phòng Tổ chức... - 2 Phó Giám đốc: 1 Phó Giám đốc kinh doanh, 1Phó Giám đốc kĩ thuật. Phó Giám đốc kinh doanh: thay mặt Giám đốc điều hành công việc kinh doanh như giải quyết các vấn đề đầu ra, đầu vào, lập kế hoạch sản xuất kinh doanh, tiêu thụ sản phẩm...,trực tiếp chỉ đạo phòng Kế hoạch, Phòng cung ứng... Phó Giám đốc kĩ thuật: thay mặt Giám đốc điều hành sản xuất và quản lý sản xuất ở các phân xưởng, bộ phận sản xuất,các phòng ban liên quan đến sản xuất như phân xưởng sản xuất kinh doanh chính, phân xưởng sản xuất kinh doanh phụ, phòng Kĩ thuật, phòng Nghiên cứu... -Các phòng ban chức năng bao gồm: Phòng Kĩ thuật: trực thuộc Phó Giám đốc, chịu trách nhiệm điều hành sản xuất, chỉ đạo sản xuất ở các phân xưởng hay bộ phận sản xuất. Phòng Nghiên cứu: chuyên nghiên cứu các vấn đề liên quan đến sản xuất như nghiên cứu về tá dược, nghiên cứu về tiến bộ kĩ thuật nhằm rút ngắn thời gian sản xuất, nghiên cứu việc áp dụng những công nghệ mới để sản xuất những sản phẩm mới. Phòng Kiểm nghiệm: kiểm tra về chất lượng, hàm lượng nguyên vật liệu khi mua về, pha chế và kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khi tiêu thụ. Phòng Hành chính: đặt dưới sự chỉ đạo của Phó Giám đốc kinh doanh, chịu trách nhiệm điều hành bộ máy hành chính, điều hành các hoạt động chung phục vụ cho vấn đề xã hội cũng như đời sống tinh thần của toàn xí nghiệp. Phòng Tài vụ: trực thuộc Giám đốc,có nhiệm vụ thu thập, xử lí và cung cấp thông tin cho Giám đốc nhằm phục vụ công tác quản lí kinh tế. Phòng Tổ chức: trực thuộc Giám đốc, có nhiệm vụ giúp Giám đốc trong công tác tổ chức, điều hành cán bộ, công nhân lao động. Ngoài ra, xí nghiệp còn có các phòng ban khác làm nhiệm vụ phục vụ, đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp như Phòng Bảo vệ... Tóm lại, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh tại Xí nghiệp Dược phẩm Trung ương I được thể hiện qua sơ đồ như sau: Sơ đồ 10:Cơ cấu bộ máy quản lý ở Xí nghiệp Dược phẩm Trung ương I Giám đốc Phó Giám đốc kỹ thuật Phó Giám đốc kinh doanh Khối sản xuất Khối phòng ban phục vụ Các phân xưởng sản xuất chính Các phân xưởng sản xuất phụ Phòng kiểm nghiệm Phòng kĩ thuật Phòng nghiên cứu Phòng tài vụ Phòng tổ chức LĐ Phòng kế hoạch Phòng kinh doanh II. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán tại Xí nghiệp Dược phẩm Trung ương I. 1.Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại Xí nghiệp Dược phẩm Trung ương I. Xí nghiệp Dược phẩm Trung ương I là xí nghiệp có qui mô lớn, địa bàn hoạt động rộng, xí nghiệp lại là đơn vị có trình độ quản lý và kế toán tốt, có điều kiện để thực hiện chuyên môn hoá trong phân công lao động kế toán, do đó hình thức sổ kế toán mà đơn vị áp dụng là hình thức sổ “ Nhật kí-chứng từ”. Xuất phát từ yêu cầu, nhiệm vụ của công tác hạch toán kế toán, phòng kế toán của xí nghiệp có 8 người với trình độ đa số là đại học,nắm chắc chuyên môn nghiệp vụ và nhiệt tình trong công tác. Hiện nay, phòng kế toán tài vụ được trang bị 4 máy vi tính(2 người sử dụng 1 máy), đảm bảo thông tin kinh tế kịp thời, chính xác. Các khâu trong công tác hạch toán đang dần dần được đưa vào sử dụng và quản lí trên máy vi tính. Hiện nay, các khâu như kế toán thanh toán lương, bảo hiễm xã hội, kế toán tài sản cố định(việc tính khấu hao...) được thực hiện hoàn toàn trên máy vi tính và một phần của kế toán giá thành, kế toán tiêu thụ, kế toán theo dõi các khoản phải thu khách hàng, phải trả nhà cung cấp cũng được thực hiện trên máy vi tính. Mỗi một nhân viên kế toán thường đảm nhiệm từ 2 công việc trở lên. Kế toán trưởng là người thay mặt Giám đốc điều hành công việc hạch toán kế toán chung ở xí nghiệp, còn các kế toán viên được phân công công việc và sắp xếp ttheo các bộ phận: . Bộ phận tiền lương, Bảo hiểm xã hội và ngân hàng. . Bộ phận kế toán tài sản cố định và kế toán thành phẩm tiêu thụ. . Tổ kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ. . Bộ phận kế toán vốn bằng tiền và thanh toán. . Bộ phận kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành. Cụ thể, các bộ phận trên thực hiện các nhiệm vụ như sau: Bộ phận tiền lương, bảo hiểm xã hội và ngân hàng: có nhiệm vụ tính ra số lương phải trả cho cán bộ, công nhân viên trong xí nghiệp, số bảo hiểm xã hội phải nộp, đã nộp, đồng thời quản lí số tiền gửi của xí nghiệp tại Ngân hàng. Bộ phận kế toán tài sản cố định và kế toán thành phẩm tiêu thụ: có nhiệm vụ theo dõi sự thay đổi tăng, giảm tài sản cố định, tính mức khấu hao của tài sản cố định, ngoài ra còn theo dõi tình hình tiêu thụ sản phẩm của xí nghiệp. Tổ kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ: có nhiệm vụ theo dõi số nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhập xuất tồn tại đơn vị. Đồng thời, tính số nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng cho các bộ phận trong xí nghiệp. Bộ phận kế toán vốn bằng tiền và thanh toán: có nhiệm vụ theo dõi các khoản thu, chi bằng tiền mặt, lượng tiền mặt hiện có tại xí nghiệp và xem xét việc thanh toán với khách hàng. Bộ phận kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành: có nhiệm vụ tập hợp các chi phí liên quan từ đó tính ra giá thành từng loại sản phẩm. Kế toán trưởng có nhiệm vụ xem xét, xử lí các công việc chung của kế toán viên. Mỗi bộ phận kế toán, nhân viên kế toán đều có chức năng, nhiệm vụ riêng của mình song giữa các bộ phận có mối liên hệ khăng khít, bổ trợ cho nhau giúp cho cả bộ máy kế toán tiến hành đều đặn, kịp thời công tác quản lí xí nghiệp. Toàn bộ bộ máy kế toán của xí nghiệp được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 11: Bộ máy kế toán tại Xí nghiệp Dược phẩm Trung ương I. Kế toán trưởng Bộ phận tiền lương, bảo hiểm xã hội và ngân hàng Bộ phận kế toán TSCĐ và kế toán thành phẩm tiêu thụ Tổ kế toán vật liệu- công cụ, dụng cụ Bộ phận kế toán vốn bằng tiền và thanh toán Bộ phận kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành 2.Đặc điểm bộ sổ kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Dược phẩm Trung ươngI Với hình thức kế toán Nhật kí chứng từ xí nghiệp sử dụng các loại sổ: Nhật kí chứng từ, Bảng kê, Bảng phân bổ. Để hạch toán nguyên vật liệu, kế toán sử dụng các sổ sau: -Nhật kí-chứng từ số 5: Để phản ánh các khoản phải trả người bán, đồng thời theo dõi việc thanh toán cho người bán, số còn phải trả người bán đầu kì và cuối kì. Để lên được Nhật kí-chứng từ số 5 thì trước hết kế toán phải theo dõi và tổng hợp trên Sổ chi tiết thanh toấn với người bán. Ngoài ra, kế toán còn kết hợp sử dụng Nhật kí chứng từ số 1, 2, 4 để theo dõi tình hình thanh toán với người bán bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng hoặc bằng tiền vay. -Bảng kê số 3 (Bảng tính giá thực tế nguyên vật liệu ): Từ Nhật kí chứng từ số 1, 2, 4, 5 kế toán lập Bảng kê số 3. Sau khi đã lập bảng kê số 3 kế toán sẽ ghi giá thực tế của nguyên vật liệu xuất dùng trên Bảng phân bổ số 2. -Bảng phân bổ số 2 (Bảng phân bổ nguyên vật liệu và công cụ lao đông nhỏ): sau khi đã tập hợp được chi phí về nguyên vật liệu dựa trên sổ chi tiết nguyên vật liệu, Bảng kê số 3 và các chứng từ có liên quan kế toán lên Bảng phân bổ số 2 để biết được số nguyên vật liệu xuất dùng được sử dụng như thế nào. -Sổ cái: Từ các Nhật kí chứng từ trên cùng các Bảng kê số 3, Bảng phân bổ số 2 kế toán sẽ vào Sổ cái tổng phát sinh trong tháng, số dư cuối tháng. Trình tự hạch toán như sau: Sơ đồ 12: Trình tự hạch toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Dược phẩm Trung ương I. Chứng từ (nhập, xuất) NK có liên quan(1,2,4) Sổ chi tiết nhà cung cấp Bảng phân bổ số 2 Nhật kí chứng từ số 5 Bảng kê số 3 Sổ cái TK152 kết luận Khác với nhiều doanh nghiệp khác, sản phẩm của xí nghiệp có đặc trưng là được dùng để chữa bệnh cho con người, ảnh hưởng trực tiếp đến đời sống con người. Do đó, nó đòi hỏi chất lượng tốt, hàm lượng, thành phần đúng, đủ. Trong quá trình sản xuất phải đảm bảo cung cấp đúng nguyên vật liệu, vệ sinh môi trường tốt. Đồng thời với việc phòng, chống, chữa bệnh cho con người xí nghiệp còn phải đảm bảo có lợi nhuận để có thể đứng vững và phát triển trong cơ chế thị trường. Như vậy nhiệm vụ của xí nghiệp vô cùng nặng nề vì cùng một lúc phải đảm bảo cả 2 mục tiêu chất lượng và lợi nhuận. Để có thể đứng vững và phát triển thì xí nghiệp phải tìm cách tăng nhanh lợi nhuận, mà muốn đạt được điều đó thì xí nghiệp phải nâng cao chất lượng sản phẩm,hạ giá thành sản phẩm. Chiếm tỷ lệ 70-80% trong tổng giá thành sản phẩm nên nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng giúp cho xí nghiệp đạt được mục tiêu đề ra. Vì vậy để có thể hạ giá thành sản phẩm thì kế toán phải quản lí chặt chẽ và sử dụng một cách hợp lí nguyên vật liệu từ khâu thu mua, bảo quản và đưa vào sản xuất.Mặt khác, xác định tỷ lệ dự trữ nguyên vật liệu hợp lí cũng góp phần đẩy mạnh quá trình luân chuyển VLĐ, tăng nhanh vòng quay của vốn, sử dụng có hiệu quả VLĐ từ đó sẽ làm tăng lợi nhuận. Trước đây, khi còn trong nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung, xí nghiệp chỉ phải sản xuất sản phẩm còn các nhân tố đầu vào và sản phẩm đầu ra đều được nhà nước cung cấp và bao tiêu hết. Nhưng hiện nay, trong cơ chế thị trường xí nghiệp phải đảm đương hết quá trình sản xuất từ khâu cung ứng nguyên vật liệu và các yếu tố đầu vào đến qui trình sản xuất và cuối cùng là tiêu thụ sản phẩm. Do đó để đảm bảo cho đời sống cho hàng trăm cán bộ, công nhân viên thì xí nghiệp cần có những biện pháp tích cực để đẩy nhanh quá trình lưu thông hàng hoá, tránh ứ đọng thành phẩm, gây ứ đọng vốn.