Đặc điểm về tổ chức kinh doanh và quản lý kinh doanh ở công ty TNHH kho vận giao nhận và thương mại Thành Ý

Lời mở đầu Sau năm kỳ thực tập tại trường đại học lao động xã hội,em đã được nhà trường và các thầy cô trang bị cho một vốn kiến thức căn bản và đầy đủ.Tuy nhiên việc học bao giờ cũng phải đi đôi với hành và lý thuyết thì cần phải áp dụng vào thực tiễn.Do vậy để giúp chúng em hiểu và vận dụng tốt những kiến thức đã học,nhà trường đã tạo điều kiện cho chúng em tiếp cận thực tế đó là kỳ thực tập. Em hy vọng sau thời gian thực tập này chúng em sẽ tích luỹ thêm được những kinh nghiệm thực tế để phục vụ cho quá trình công tác lâu dài sau này. Bản báo cáo của em gồm 4 phần: I/Đặc điểm về tổ chức kinh doanh và quản lý kinh doanh ở công ty TNHH Kho Vận Giao Nhận Và Thương Mại Thành ý II/Hình thức kế toán và tổ chức bộ máy kế toán trong công ty. III/Đặc điểm kế toán một số phần hành kế toán chủ yếu tại công ty. IV/Nhận xét về hình thức tổ chức công tác kế toán tại công ty. I/Đặc điểm về tổ chức kinh doanh và quản lý kinh doanh ở công ty TNHH Kho Vận Giao Nhận Và Thương Mại Thành ý 1.Quá trình hình thành và phát triển của công ty. a.Quá trình hình thành và phát triển công ty Công ty TNHH Kho Vận Giao Nhận Và Thương Mại Thành ý là công ty tư nhân chuyên kinh doanh hàng hoá. Công ty được sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội cho phép kinh doanh theo giấy phép đăng ký số 0102001846.Công ty đăng ký lần đầu vào ngày 16 tháng 01 năm 2001. Tên công ty:Công ty TNHH Kho Vận Giao Nhận Và Thương Mại Thành ý. Tên giao dịch tiếng anh:Thanh y transforwarding warehousing and trading compane limited. Tên viết tắt:TYCO,.LTD Địa chỉ trụ sở chính:Số nhà 184, phố Hoàng Văn Thái, Phường Khương Mai, Quận Thanh Xuân,Thành phố Hà Nội. Kể từ ngày thành lập đến nay công ty đã đăng kí thay đổi trụ sở nhiều lần. Hiện nay trụ sở chính đã được chuyển đến số nhà 26, Phố Hoàng Văn Thái, Phường Khương Mai Quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội. Với địa điểm mặt đường như hiện nay sẽ thuận lợi cho quá trình kinh doanh của công ty. Công ty đã chọn được địa điểm khá lý tưởng. Công ty gồm có tất cả 51 thành viên.Tuy số lượng thành viên chưa nhiều nhưng các thành viên đều có tinh thần trách nhiệm cao,nhiệt tình trong công việc. Công ty có nguồn vốn kinh doanh còn hạn chế,với số vốn hiện có là 1700000000đ. Tuy nguồn vốn còn ít và số lượng công nhân viên chưa nhiều nhưng công ty làm ăn khá hiệu quả do có đội ngũ lãnh đạo tài năng, biết cách quản lý và có đội ngũ cán bộ có trình độ. Công ty mới được thành lập và tính đến thời điểm hiện nay công ty mới hoạt động được 7 năm nhưng cũng thu được nguồn lãi đáng kể và ngày càng phát triển và hoàn thiện hơn. b.Mục tiêu, chức năng và nhiệm vụ của công ty Do công ty là công ty tư nhân nên vốn là do nhiều thành viên đóng góp. Vì vậy mục tiêu của công ty là làm sao bảo toàn và phát triển vốn của các thành viên, mang lại lợi nhuận tối đa cho công ty, tạo việc làm ổn định và nâng cao thu nhập cho người lao động,đáp ứng nhu cầu của nền kinh tế xã hội và góp phần giữ vững thế chủ đạo của công ty trên thị trường. Là doanh nghiệp thương mại cho nên chức năng chủ yếu của công ty là kinh doanh thức ăn thuỷ sản. Đây là chức năng chức năng nhiệm vụ chính của công ty ngay từ ngày đầu thành lập. Ngoài ra công ty còn làm dịch vụ vẩn chuyển thức ăn thuỷ sản từ kho đến các địa điểm trung chuyển, đại lý bán vé máy bay và tư vấn thể thao. Công ty có trách nhiệm thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nước như nộp thuế và các khoản phải nộp khác vào ngân sách nhà nước. Có nhiệm vụ bảo toàn và phát triển vốn,tổ chức và quản lý tốt lao động trong doanh nghiệp. 2.Lĩnh vực kinh doanh và quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm -Lĩnh vực,ngành nghề kinh doanh chủ yếu của công ty: +Mua bán thức ăn thuỷ sản +Đại lý bán vé máy bay +Tư vấn thông tin thể thao Do công ty mới thành lập và nguồn vốn công ty bỏ ra còn hạn chế nên lĩnh vực kinh doanh của công ty còn ít.Trong tương lai công ty đã dự định mở thêm ngành nghề kinh doanh để việc kinh doanh đạt kết quả cao hơn nữa. -Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm: Đây là một công ty TNHH chỉ làm nhiệm vụ trung gian chứ không trực tiếp sản xuất,chết tạo ra sản phẩm .Công ty làm nhiệm vụ mua hàng về nhập kho sau đó lại xuất kho để bán cho các cơ sở đại lý khác. 3/Đặc điểm tổ chức quản lý và tổ chức kinh doanh của công ty. a.Về bộ máy quản lý Cơ cấu về bộ máy quản lý được biểu hiện qua sơ đồ dưới đây: Nhân viên kd PHòNG KINH DOANH PHòNG TàI CHíNH Kế TOáN TổNG HợP GIáM ĐốC PHó GIáM GĐ PHòNG VậN TảI Trưởng phòng kd Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty được tổ chức và điều hành theo cơ cấu trực tuyến chức năng giúp cho việc điều hành đảm bảo chế độ một thủ trưởng.Tuy nhiên bộ máy quản lý còn quá đơn giản,ít phòng ban nên việc quản lý sẽ dễ dàng nhưng lại thiếu hiệu quả nên dẫn đến hoạt động kinh doanh của công ty chưa nhiều. Do đó cần mở thêm nhiều ngành và lĩnh vực kinh doanh hơn nữa để bộ máy quản lý của công ty ngày một hoàn thiện và chặt chẽ hơn. Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức gồm: -Giám đốc công ty -Phó giám đốc công ty -Các phòng ban chức năng -Chi nhánh trực thuộc công ty b.Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty *Ban giám đốc -Giám đốc:Là người chịu trách nhiệm duy nhất trước công ty, thực hiện toàn diện các mảng công ty. -Phó giám đốc:Giúp giám đốc điều hành một số lĩnh vực hoạt động của công ty theo sự phân công và uỷ quyền của giám đốc,chịu trách nhiệm trước giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ được giám đốc phân công và uỷ quyền. *Các phòng giúp việc: -Phòng vận tải:Quản lý toàn bộ phương tiện vận tải của công ty,tổ chức vận chuyển trung chuyển hàng của các hợp đồng đại lý. -Phòng kinh doanh:Có chức năng chính là tổ chức các hoạt động về kinh doanh tổng hợp.Phòng trực tiếp quản lý bán hàng và giới thiệu sản phẩm.Phòng gồm có: +Trưởng phòng KD:Chịu trách nhiệm về mọi hoạt động KD của công ty & là người chỉ đạo hoạt động KD +Nhân viên KD:Là người có nhiệm vụ bán hàng và giới thiệu sản phẩm. -Phòng tài chính kế toán tổng hợp:Có nhiệm vụ quản lý chặt chẽ toàn bộ số vốn và tài sản của công ty. +Đáp ứng nguồn tài chính cho sản xuất kinh doanh +Lập và thực hiện kế hoạch của công ty +Thực hiện nhiệm vụ hạch toán tổng hợp,lập kế hoạch thu chi kịp thời giúp giám đốc có biện pháp thúc đẩy thực hiện kế hoạch mua và bán,luân chuyển hàng hoá +Tổ chức thực hiện nghĩa vụ thống kê,kiểm kê nội bộ và thực hiện và các báo cáo thống kê theo định kỳ. 4.Kết quả kinh doanh của công ty một số năm gần đây. Chỉ tiêu Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 Doanh Thu bán hàng 6000 triệu 7300 triệu 8500 triệu Các khoản giảm trừ Dthu 120 triệu 146 triệu 170 triệu DT Thuần về bán hàng 5880 triệu 7154 triệu 8330 triệu Giá vốn 2500 triệu 2700 triệu 3750 triệu Lợi nhuận gộp 3380 triệu 4454 triệu 4580 triệu DT hoạt động TC 400 triệu 410 triệu 520 triệu Chi phí TC 125 triệu 130 triệu 135 triệu Chi phí bán hàng 25 triệu 35 triệu 30 triệu Chi phí QLDN 18 triệu 19 triệu 22 triệu Lợi nhuận thuần từ hoạt động KD 3612 triệu 4680 triệu 4913 triệu Thu nhập khác 270 triệu 290 triệu 320 triệu Chi phí khác 110 triệu 111 triệu 115 triệu Lợi nhuận khác 160 triệu 179 triệu 205 triệu Tổng lợi nhuận trước thuế 3772 triệu 4859 triệu 5118 triệu Chi phí thuế TNDN hiện hành 1056,16 triệu 1360,52 triệu 1433,04 triệu Lợi nhuận sau thuế 2715,84 triệu 3498,48 triệu 3684,96 triệu Qua bảng số liệu trên ta thấy tình hình hoạt động kinh doanh của công ty 3 năm gần đây rất hiệu quả. Cụ thể doanh thu, lãi gộp và lãi ròng của công ty đều cao và ngày một tăng. Nhìn vào doanh thu bán hàng ta thấy công ty đã thu về được một khoản khá lớn. Không những thế công ty còn thu từ các hoạt động tài chính và các khoản thu nhập khác làm cho doanh thu của doanh nghiệp càng tăng. Bên cạnh đó công ty giá vốn mà công ty bỏ ra không đáng kể so với doanh thu mà doanh nghiệp đã thu về. Công ty còn biết cách tiết kiệm chi phí nên lợi nhuận công ty mang lại rất lớn. Điều đó cho thấy công ty làm ăn, kinh doanh rất có lãi. II/Hình thức kế toán và tổ chức bộ máy kế toán trong công ty. 1.Hình thức kế toán. Công ty áp dụng theo hình thức nhật ký chung Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình tập trung. Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty TNHH kho vận và giao nhận thương mại Thành ý: Bảng cân đối số phát sinh Chứng từ gốc Nhật ký chung Sổ kế toán chi tiết Sổ cái Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, quý năm -Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chung. Sau đó căn cứ vào số liệu đã ghi trên sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái theo các tài khoản phù hợp. Đồng thời với việc ghi vào sổ nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào sổ kế toán chi tiết có liên quan. -Cuối năm cộng số liệu trên số cái, lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp, dùng số liệu ghi trên sổ cái được dùng để lập báo cáo tài chính. Về nguyên tắc tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có trên sổ nhật ký chung. 2.Tổ chức bộ máy kế toán: Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty: Kế toán trưởng Kế toán kho Kế toán tổng hợp Kế toán bán hàng +Kế toán trưởng: Là người cùng với giám đốc chịu trách nhiệm về toàn bộ số liệu hoạt động sản xuất kinh doanh và dịch vụ của công ty, là người truyền đạt thông tin về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, chịu trách nhiệm chỉ đạo chung cả phòng. +Kế toán tổng hợp: Là người chịu trách nhiệm hạch toán các nghiệp vụ phát sinh định kỳ. Ngoài ra kế toán tổng hợp còn kiêm kế toán các phần hành kế toán trong công ty mà công ty còn thiếu. +Kế toán bán hàng: Hàng ngày căn cứ vào các hoá đơn bán hàng và biên bản giao nhận vào sổ chi tiết với người bán, cuối tháng lập bảng tổng hợp bán hàng và vào sổ nhật ký. Hàng ngày, hàng tháng có nhiệm vụ ra ngân hàng giao dịch các tài khoản ở ngân hàng như rút tiền, chuyển tiền cho công ty thông qua các phiếu báo nợ, báo có của công ty, nhận tiền của khách hàng mà khách hàng chuyển vào tài khoản của công ty. +Kế toán kho: Có nhiệm vụ hàng ngày căn cứ vào các phiếu nhập kho và các phiếu xuất kho để vào thẻ kho, và các sổ chi tiết. Cuốt tháng lập các bảng tổng hợp nhập xuất tồn. 3.Chế độ kế toán áp dụng tại công ty. Công ty sử dụng hệ thống tài khoản và sổ sách kế toán theo đúng chế độ kế toán mà nhà nước đã ban hành. Từ ngày thành lập đến nay công ty đã sửa đổi và bổ sung theo chế độ kế toán mới của nhà nước. Điều đó thúc đẩy quá trình phát triển của bộ máy kế toán. 4.Tình hình sử dụng máy tính trong kế toán ở công ty. Máy tính là nhu cầu tất yếu trong mỗi công ty. Đặc biệt là trong công tác kế toán. Thiếu nó công việc kế toán sẽ rất khó khăn. Tuy nhiên do công ty còn chưa đủ lớn mạnh và mới thành lập nên bộ máy kế toán của công ty chưa được đào tạo về kế toán máy,nên công ty vẫn sử dụng kế toán thủ công, chủ yếu là sử dụng exel và word. Công việc này sẽ tốn rất nhiều thời gian và chi phí. Để công ty phát triển thì cần có quy mô lớn và bộ máy kế toán có trình độ chuyên môn cao. Muốn vậy công ty cần phải áp dụng chế độ kế toán hiện đại bằng cách sử dụng kế toán máy, vì hiện nay hầu hết các công ty đều sử dụng kế toán máy. Sử dụng kế toán thủ công vừa chậm lại thiếu chính xác. Đây là nhược điểm mà công ty cần sửa đổi trong thời gian ngắn. Có như vậy công ty mới càng ngày càng phát triển, cạnh tranh với các công ty có tầm cỡ trên thị trường được. III/Đặc điểm kế toán một số phần hành kế toán chủ yếu tại công ty. 1.Kế toán tài sản cố định. -Khái niệm: Tài sản cố định là những tư liệu có giá trị lớn, thời gian sử dụng dài, tham gia vào nhiều quá trình sản xuất. Trong quá trình tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh tài sản cố định bị hao mòn dần và giá trị của nó được chuyển dịch từng phần vào chi phí sản xuất kinh doanh, nó tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh và giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu cho đến lúc hư hỏng phải loại bỏ. -Phân loại và đánh giá tài sản cố định: Công ty chỉ có tài sản cố định hữu hình bao gồm: +Nhà cửa vật kiến trúc của công ty bao gồm: Nhà cơ quan,nhà kho. +Máy móc thiết bị của công ty bao gồm: máy điều hoà,máy tính… +Phương tiện vận tải của công ty bao gồm: ô tô,xe máy. Đánh giá tài sản cố định là việc ghi sổ giá trị của tài sản cố định. Trong mọi trường hợp tài sản cố định của công ty được đánh giá theo nguyên giá và giá trị còn lại. Do đó việc ghi sổ cuả kế toán tài sản cố định của công ty luôn phản ánh 3 chỉ tiêu: nguyên giá,hao mòn và giá trị còn lại và được xác định theo công thức sau: Nguyên giá TSCĐ =Giá mua phải trả+Chi phí v/c+Thuế giá trị gia tăng. Trong quá trình sản xuất kinh doanh tài sản của công ty bị hao mòn và hư hỏng từng bộ phận. Để đảm bảo cho tài sản cố định hoạt động bình thường trong suốt thời gian sử dụng thì công ty luôn phải bảo dưỡng và sửa chữa tài sản cố định. Khi hư hỏng kế toán luôn phản ánh chi phí sửa chữa và phân bổ đúng vào chi phí sản xuất kinh doanh. Công ty áp dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng và được tính như sau: Giá trị còn lại=Nguyên giá-Số khấu hao luỹ kế Mức khấu hao được tính theo công thức: Mức khấu hao bình quân năm = Nguyên giá TSCĐ * Tỷ lệ khấu hao. Mức khấu hao bình quân quý = Mức trích khấu hao bình quân năm/4 tháng -Tài khoản sử dụng: Kế toán sử dụng tài khoản 211, và tài khoản 214 -Chứng từ và sổ sách sử dụng: +Chứng từ sử dụng: Biên bản giao nhận tài sản cố định, Biên bản thanh lý tài sản cố định, hoá đơn giá trị gia tăng, phiếu chi. +Sổ sách sử dụng: Thẻ tài sản cố định, sổ tài sản cố định, bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định, sổ nhật ký chung, sổ cái tài khoản 211, 214. - Quy trình luân chuyên chứng từ: Biên bản giao nhận TSCĐ,BB Thanh lý TSCĐ… Thẻ TSCĐ Sổ TSCĐ Bảng tính và phân bổ khấu hao Nhật ký chung Sổ cái tài khoản 211, 214 Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, quý, năm Diễn giải: - Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc như: Biên bản giao nhận tài sản cố định, biên bản thanh lý tài sản cố định, hoá đơn giá trị gia tăng, phiếu chi, kế toán lập thẻ tài sản cố định và ghi vào sổ nhật ký chung. Từ thẻ tài sản cố định cuối quý kế toán lập sổ tài sản định. - Cuối quý từ sổ tài sản cố định kế toán lập bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định. Từ bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định cuối quý kế toán vào sổ nhật ký chung. Từ sổ nhật ky chung cuối quý lên sổ cái tài khoản 211, 214. Ví dụ: Từ chứng từ gốc là biên bản giao nhận tài sản cố định: Biên bản giao xe dưới đây kế toán tài sản cố định sẽ lập thẻ TSCĐ đồng thời ghi vào sổ nhật ký chung. Cuối quý ghi vào sổ TSCĐ, sau đó lập bảng tính và phân bổ khấu hao. Từ bảng tính và phân bổ khấu hao sẽ được ghi vào sổ nhật ký chung. Sau đó lên sổ cái tài khoản 211 và 214. 2.Kế toán tiền lương -Khái niệm: Tiền lương là phần thù lao lao động được biểu hiện bằng tiền mà công ty trả cho người lao động căn cứ vào thời gian, khối lượng và chất lượng công việc mà người lao động làm được. -Hình thức trả lương:Công ty áp dụng hai hình thức trả lương cho người lao động đó là hình thức trả lương theo thời gian và hình thức trả lương khoán. Tiền lương thời gian chủ yếu dùng để trả cho khối quản lý theo cấp bậc. Theo quy định thì trong tháng công ty cho cán bộ công nhân nghỉ các ngày thứ 7 và chủ nhật.Vì thế ngày công chế độ của trung tâm là 22 ngày. Tiền lương thời gian phải trả =Thời gian làm việc thực tế*ĐG tiền lương. Đơn giá tiền lương=Lương cơ bản/ngày công chế độ. Lương cơ bản =Hệ số lương*Mức lương tối thiểu. Tiền lương khoán của công ty được tính theo công thức: Tiền lương khoán=ĐGk*Qk Ngoài ra công ty còn có chế độ nghỉ thai sản. -Tài khoản sử dụng: Kế toán sử dụng tài khoản 334 và tài khoản 338 -Chứng từ và sổ sách sử dụng: +Chứng từ sử dụng: Bảng chấm công,phiếu nghỉ hưởng bảo hiềm xã hội. +Sổ sách sử dụng: Bảng thanh toán lương của phòng ban, bộ phận; bảng thanh toán lương của toàn công ty; bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương; sổ nhật ký chung, sổ cái tài khoản 334, 338. -Quy trính luân chuyển chứng từ: Ghi chú: Ghi cuối tháng Bảng chấm công Bảng Thanh toán lương của các phòng ban,bộ phận Sổ cái tài khoản 334;338 Bảng thanh toán lương của toàn công ty Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo luơng Nhật ký chung Diễn giải: Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc như: Bảng chấm công, phiếu nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội… Cuối tháng căn cứ vào bảng chấm công của từng phòng, kế toán ghi vào bảng thanh toán lương các phòng ban, bộ phận. Sau đó vào bảng thanh toán lương của toàn công ty.Từ bảng thanh toán lương của toàn công ty kế toán lập bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương và đồng thời từ bảng thanh toán lương của toàn công ty và bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương đó kế toán vào sổ nhật ký chung. Và cuối tháng căn cứ vào sổ nhật ký chung, kế toán vào sổ cái tài khoản 334 và tài khoản 338. Bảng chấm công. Tháng 3 năm 2007 S T T Họ và tên Cấp bậc chức vụ Ngày trong tháng Quy ra công 1 2 … 31 Số công sản phẩm Số công thời gian Số công nghỉ việc hưởng 100% lương Số công nghỉ việc hưởng…% lương Số công hưởng BHXH A B C 1 2 …. 31 32 33 34 35 36 1 Hoàng Thanh Mai 3,5 22 8 …… Cộng 440 160 Từ bảng chấm công trên kế toán sẽ vào bảng thanh toán lương của từng phòng ban, bộ phận. Sau đó mới ghi vào bảng thanh toán lương của toàn công ty.Từ bảng thanh toán lương của toàn công ty sẽ ghi vào sổ nhật ký chung và đồng thời kế toán sẽ lập lên bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương. Từ bảng thanh toán lương của toàn công ty và bảng phân bổ tiền lương kế toán sẽ ghi vào sổ nhật ký. Lấy số liệu từ sổ nhật ký để ghi vào sổ cái của tài khoản 334 và 338. 3.Kế toán bán hàng -Khái niệm: Bán hàng là quá trình chuyển giao của một doanh nghiệp cho khách hàng về tiêu thụ hàng hoá.Mục đích thu được lợi nhuận cao. -Phương thức tiêu thụ:Bán hàng thông qua đại lý và tiêu thụ trực tiếp. Hàng hoá của trung tâm chủ yếu là thức ăn thuỷ sản. -Tài khoản sử dụng: Để hạch toán nghiệp vụ bán hàng, kế toán công ty sử dụng một số tài khoản: Tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng” Tài khoản 156 “Hàng hoá” Tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán” Tài khoản 641 “Chi phí bán hàng” Tài khoản 131 “Phải thu của khách hàng” Ngoài ra còn sử dụng các tài khoản khác có liên quan như:Tài khoản 111,112… -Chứng từ,sổ sách sử dụng: +Chứng từ sử dụng: Công ty sử dụng các chứng từ sau trong quá trình hách toán nghiệp vụ bán hàng: Hoá đơn GTGT: Dùng để theo dõi, giám sát số lượng,chất lượng, trị giá hàng hoá xuất bán. Đây là căn cứ để xuất hàng, ghi sổ kho và các sổ sách có liên quan trong quá trình bán hàng và kiểm tra khi cần thiết. Do đó hoá đơn GTGT phải ghi rõ số hoá đơn, ngày tháng, năm, tên đơn vị, tên quy cách, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất thuế GTGT, tổng cộng…Hoá đơn được lập làm 3 liên. Phiếu thu: Khi khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt thì kế toán sẽ viết phiếu thu. Phiếu thu được lập làm hai liên: Một liên giao cho khách hàng Một liên giao cho kế toán quỹ Phiếu xuất kho: Khi có phiếu xuất, kế toán sẽ tiến hành xuất kho theo giá trị ghi trên phiếu xuất. Phiếu xuất kho dùng để kiểm tra số lượng hàng ngày công ty xuất bán. Ngoài ra công ty còn sử dụng một số chứng từ khác có liên quan đến nghiệp vụ bán hàng. +Sổ sách sử dụng: Công ty sử dụng một số sổ sách như: Sổ kho; sổ chi tiết hàng hoá, thành phẩm; sổ chi tiết các tài khoản 131, 632, 511, 521… -Quy trình luân chuyển chứng từ: Ghi chú: Ghi đối chiếu hàng ngày Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Chứng từ gốc:HĐGTGT,phiếu thu…. Sổ chi tiết TK 131,632,511,521… Nhật ký chung Sổ cái TK 511,632,131,521… Sổ kho Sho Sổ chi tiết hàng hoá Phiếu xuất kho Diễn giải: -Hàng ngày khi nhận được chứng từ gốc: Phiếu xuất kho thì thủ kho tiến hành vào thẻ kho. Sau đó thủ kho tiến hành gửi chứng từ lên phòng kế toán để hạch toán nhật ký chung. -Phòng kế toán khi nhận được phiếu xuất kho, HĐGTGT kế toán bán hàng ghi vào sổ chi tiết hàng hoá. -Hàng ngày từ các chứng từ gốc kế toán ghi vào sổ chi tiết các tài khoản 511, 521, 632, 131…