Đề tài Bán hàng và xác định kết quả kinh doand tại Công ty Cổ phần Dược Vật tư Y tế Quảng Nam

Phần 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 1.1. Sự cần thiết của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. 1.1.1. Khái niệm về bán hàng và kết quả bán hàng Bán hàng: Bán hàng là giai đoạn cuối cùng của quá trình kinh doanh trong doanh nghiệp. Trong giai đoạn này, giá trị và giá trị sử dụng của sản phẩm, hàng hoá được thực hiện. Tài sản của doanh nghiệp không chỉ chuyển từ hình thái hiện vật sang hình thái tiền mà còn tăng thêm một lượng giá trị, phần tăng thêm gọi là lợi nhuận. Kết quả bán hàng: Kết quả bán hàng của doanh nghiệp là chênh lệch giữa doanh thu, thu nhập và chi phí phát sinh từ các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán. 1.1.2. Vài trò của kế toán trong việc bán hàng và xác định kết quả bán hàng - Kế toán được coi như là một công cụ hữu hiệu, phục vụ công tác quản lý nói chung và công tác quản lý hàng hoá, bán hàng và xác định kết quả bán hàng nói riêng. - Thông tin do kế toán cung cấp là cơ sở để các nhà quản lý nắm được tình hình quản lý hàng hoá trên hai mặt hiện vật và giá trị, tình hình thực hiện kế hoạch bán hàng, chính sách giá cả hợp lý và đánh giá đúng đắn năng lực kinh doanh của doanh nghiệp thông qua kết quả bán hàng đạt được. - Thông tin do kế toán cung cấp là căn cứ để đánh giá tính hiệu quả, phù hợp của các quyết định bán hàng đã được thực thi, từ đó phân tích và đưa ra các biện pháp quản lý chiến lược kinh doanh, bán hàng phù hợp với thị trường ứng với khả năng của doanh nghiệp. 1.1.3. Nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng - Phản ánh và ghi chép đầy đủ, chính xác khối lượng hàng hoá bán ra và giá vốn của chúng nhằm xác định kết quả bán hàng nói chung và từng loại hàng nhóm hàng nói riêng, các khoản chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp cũng như phân bổ chúng cho đối tượng liên quan. - Giám sát tình hình phân phối lợi nhuận. - Lập báo cáo bán hàng, doanh thu, kết quả bán hàng theo yêu cầu quản lý của ban lãnh đạo. Định kỳ phân tích kinh tế đối với hoạt động tiêu thụ hàng hoá, thu nhập, phân phối lợi nhuận và tư vấn cho lãnh đạo lựa chọn phương án bán hàng có hiệu quả nhất. Để thực hiện được nhiệm vụ đó kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng cần thực hiện các nội dung sau: + Tổ chức hệ thống chứng từ ghi chép ban đầu và trình tự luân chuyển chứng từ. + Kế toán phải đầy đủ các chứng từ hợp pháp ban đầu quy định từng nghiệp vụ bán hàng, tổ chức luân chuyển chứng từ ghi sổ kế toán một cách khoa học, hợp lý nhằm phản ánh được các số liệu phục vụ cho công tác quản lý sản xuất, kết quả bán hàng tránh ghi chép trùng lặp không cần thiết, nâng cao hiệu quả công tác kế toán. + Báo cáo kịp thời tình hình bán hàng và thanh toán theo từng loại hàng hoá, từng hợp đồng kinh tế...Đảm bảo yêu cầu quản lý, giám đốc hàng bán trên các yếu tố: số lượng, chất lượng, thời gian, chủng loại... + Tổ chức vận dụng tốt hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống sổ sách kế toán sao cho phù hợp với đặc điểm sản xuất, kế quả bán hàng của doanh nghiệp. 1.2. Những vấn đề chung về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng 1.2.1. Các phương pháp bán hàng Bán hàng trực tiếp: Là phương thức giao hàng cho người mua trực tiếp tại kho (hoặc trực tiếp tại phân xưởng không qua kho) của doanh nghiệp. Hàng hoá khi giao cho khách hàng, được khách hàng trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán thì hàng hoá này được xem là tiêu thụ. * Bán buôn: Là quá trình bán hàng cho các doanh nghiệp sản xuất, các doanh nghiệp thương mại, để tiếp tục đưa hàng vào sản xuất sản phẩm mới hoặc tiếp tục bán. Kết thúc nghiệp vụ bán hàng, hàng hoá vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thông. Hàng bán theo phương thức này thường có khối lượng lớn và nhiều hình thức thanh toán. Do đó muốn quản lý tốt thì phải lập chứng từ cho từng lần bán. Khi bán hàng, thì bên mua đến nhận hàng trực tiếp tại kho của doanh nghiệp. khi nhận đủ hàng và ký xác nhận trên chứng từ bán hàng thì hàng đó không thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp và được coi là đã bán, lúc này doanh nghiệp ghi nhận doanh thu và giá vốn hàng bán. * Bán lẻ: Theo phương thức này hàng hoá được bán trực tiếp cho người tiêu dùng, bán lẻ là giai đoạn cuối cùng của quá trình vận động của hàng hoá từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng. Kết thúc nghiệp vụ bán lẻ thì hàng hoá rời khỏi lĩnh vực lưu thông đi vào tiêu dùng, giá trị sử dụng sản phẩm được thực hiện. Hàng bán lẻ thường có khối lượng nhỏ, khách hàng thường thanh toán ngay bằng tiền mặt. Bán lẻ thường có hai hình thức: - Thu hồi tập trung - Thu hồi trực tiếp Bán hàng theo phương pháp thông qua đại lý: Hàng hoá gửi đại lý bán vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp và chưa được coi là tiêu thụ. Doanh nghiệp chỉ được hoạch toán vào doanh thu khi bên nhận đại lý thanh toán tiền hoặc chấp nhận thanh toán. Khi bán được hàng thì doanh nghiệp phải trả cho người nhận đại lý một khoản tiền gọi là hoa hồng. Khoản tiền này được coi như một phần chi phí bán hàng và được hoạch toán vào tài khoản bán hàng. Bán hàng theo phương thức trả góp, trả chậm: Theo phương thức này, khi giao hàng cho người mua thì lượng hàng đó đã xác định là tiêu thụ, người mua sẽ thanh toán cho doanh nghiệp một phần tiền hàng, số tiền còn lại người mua trả dần trong nhiều kỳ và phải chịu một lãi xuất nhất định. Thông thường, số tiền trả ở các kỳ bằng nhau, trong đó bao gồm một phần doanh thu gốc và một phần lãi trả chậm. Doanh thu bán hàng được xác định theo giá bán trả một lần, không bao gồm lãi trả chậm. 1.2.2. Kế toán bán hàng 1.2.2.1. Kế toán doanh thu bán hàng 1.2.2.1.1. Nguyên tắc ghi nhận doanh thu bán hàng: Doanh thu bán hàng được ghi nhận đồng thời thoả mãn các điều kiện sau: - Doanh nghiệp chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm, hàng hóa. - Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý như người sở hữu sản phẩm, hàng hóa hoặc quyền kiểm soát sản phẩm, hàng hoá. - Doanh thu xác định tương đối chắc chắn. - Doanh nghiệp đã thu hay sẽ thu được lợi ích kinh tế từ bán hàng. - Xác định được chi phí liên quan đến việc bán hàng. 1.2.2.1.2. Kế toán doanh thu bán hàng *Chứng từ sử dụng: - Hoá đơn GTGT - Hoá đơn bán hàng thông thường - Giấy báo có của ngân hàng, phiếu thu.... *Tài khoản sử dụng: Để theo dõi doanh thu bán hàng trong kỳ kế toán sử dụng các tài khoản chủ yếu sau: - Tài khoản 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ - Tài khoản 512 - Doanh thu bán hàng nội bộ TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Công dụng: Tài khoản này được dùng để phản ánh doanh thu bán hàng, doanh thu cung cấp dịch vụ và doanh thu kinh doanh bất động sản đầu tư của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán. Kết cấu và nội dung phản ánh: TK 511: Không có số dư cuối kỳ TK 512 - Doanh thu bán hàng nội bộ Công dụng: Tài khoản này dùng phản ánh doanh thu của số sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ giữa các đơn vị trong một công ty, tổng công ty Kết cấu và nội dung phản ánh: TK 512: Không có số dư cuối kỳ * Phương pháp kế toán doanh thu bán hàng Kế toán bán hàng trực tiếp: Sơ đồ 1.1: Sơ đồ hoạch toán kế toán doanh thu bán hàng trực tiếp Kế toán bán hàng đại lý: Bên giao đại lý: Định kỳ theo hợp đồng khi nhận bảng kê bán hàng đại lý của các đại lý gửi đến, doanh nghiệp lập Hoá đơn GTGT hoặc Hoá đơn thông thường và căn cứ vào Hoá đơn kế toán phản anh doanh thu bán hàng. Sơ đồ 1.2 : Sơ đồ hoạch toán kế toán doanh thu bán hàng bên giao đại lý Bên nhận đại lý: Khi nhận hàng để bán, căn cứ vào giá bán ghi trên hợp đồng đại lý, kế toán ghi: Nợ TK 003 - Hàng hoá nhận bán hộ Khi bán hàng hoặc trả lại cho bên giao, kế toán ghi: Có TK 003 – Hàng hoá nhận bán hộ Sơ đồ 1.3: Sơ đồ hoạch toán kế toán doanh thu bán hàng bên nhận đại lý Kế toán bán hàng trả góp, trả chậm: Sơ đồ 1.4 : Sơ đồ hoạch toán kế toán doanh thu bán hàng theo phương pháp trả góp trả chậm. Kế toán các trường hợp khác Sơ đồ 1.5: Sơ đồ hoạch toán doanh thu sản phẩm, hàng hoá trả lương, thưởng, tiêu dùng nội bộ cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Sơ đồ 1.6: Sơ đồ hoạch toán doanh thu sản phẩm quảng cáo, khuyến mại không thu tiền: (VAT không nộp) 1.2.2.2. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu: 1.2.2.2.1.Kế toán chiết khấu thương mại * Tài khoản sử dụng: TK 521 - Chiết khấu thương mại: Công dụng: Tài khoản này dùng để phản ánh khoản chiết khấu thương mại mà doanh nghiệp đã giảm trừ hoặc đã thanh toán cho người mua hàng do việc người mua hàng đã mua hàng của doanh nghiệp với khối lượng lớn theo thoả thuận về chiết khấu thương mại đã ghi trên hợp đồng hoặc các cam kết bán hàng. Kết cấu và nội dung phản ánh: TK 521 không có số dư cuối kỳ * Phương pháp kế toán chiết khấu thương mại - Giảm giá chấp thuận ngay trên Hoá đơn thì doanh thu ghi nhận theo số đã giảm trừ chiết khấu thương mại, do đó kế toán không hoạch toán riêng chiết khấu thương mại - Nếu dùng phiếu chi tiền, hoặc chấp nhận chi trả chiết khấu cho người mua thì kế toán hoạch toán theo sơ đồ sau. Sơ đồ 1.7 : Sơ đồ hoạch toán chiết khấu thương mại 1.2.2.2.2. Kế toán hàng bán trả lại: * Tài khoản sử dụng: TK 531 - Hàng bán bị trả lại Công dụng: Tài khoản này phản ánh trị giá của số sản phẩm, hàng hoá, đã xác định là tiêu thụ nhưng bị khách hàng trả lại do những nguyên nhân như: Vi phạm cam kết, vi phạm hợp đồng kinh tế, hàng hoá không đúng quy cách, mất phẩm chất.... Kết cấu và nội dung phản ánh TK 531: không có số dư cuối kỳ * Phương pháp kế toán hàng bán trả lại: Sơ đồ 1.8 : Sơ đồ hoạch toán hàng bán trả lại 1.2.2.2.3. Kế toán giảm giá hàng bán * Tài khoản sử dụng: TK 532 - Giảm giá hàng bán: Công dụng: Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản giảm giá hàng bán thực tế phát sinh trong kỳ Giảm giá hàng bán là khoản giảm trừ được người bán chấp thuận trên giá đã thoả thuận cho số sản phẩm, hàng hoá đã bán vì lý do hàng bán kém phẩm chất hay không đúng quy cách theo quy định trong hợp đồng kinh tế. Kết cấu và nội dung phản ánh: TK 532: Không có số dư cuối kỳ * Phương pháp kế toán giảm giá hàng bán: Sơ đồ 1.9 : Sơ đồ hoạch toán giảm giá hàng bán 1.2.2.3. Kế toán giá vốn hàng bán: Phương pháp tính giá vốn hàng xuất kho Phương pháp bình quân gia quyền: Phương pháp bình quân gia quyền giả định rằng: giá gốc của hàng tồn kho cuối kỳ và giá vốn của hàng bán ra trong kỳ kế toán phản ánh giá bình quân của các lần nhập và hàng tồn kho đầu kỳ kế toán. Phương pháp bình quân gia quyền được vận dụng theo hai cách, tuỳ thuộc vào hệ thống quản lý hàng tồn kho vận dụng. Trong hệ thống kê khai thường xuyên, giá thực tế của đơn vị hàng tồn kho được xác định theo phương pháp bình quân gia quân gia quyền thời điểm sau mỗi lần vật tư hàng hoá nhập kho. Trình tự xác định như sau: Tính đơn giá thực tế của hàng i sau mỗi lần nhập kho: Xác định giá thực tế của hàng i khi xuất kho: Xác định giá trị hàng tồn kho vào cuối kỳ: Trong hệ thống kiểm kê định kỳ, đơn giá thực tế hàng tồn kho được tính theo giá bình quân của toàn bộ kỳ kế toán vì chi phí bình quân chỉ được xác định chỉ vào cuối kỳ kế toán.đơn giá thực tế của hàng tồn kho được xác định theo theo công thức: Tính đơn giá thực tế bình quân của hàng tồn kho loại i: Xác định giá thực tế của hàng i tồn kho cuối kỳ: Xác định giá trị thực tế của mặt hàng i xuất trong kỳ: Phương pháp đích danh: Phương pháp giá thực tế đích danh là phương pháp mà giá thực tế đơn vị khi hàng tồn kho mua và nhập được tính chính xác cho số lượng của mặt hàng đó khi xuất dùng hoặc tồn kho cuối kỳ. Do đó thường áp dụng cho những hàng có giá trị giá trị lớn nhưng số lượng ít, có thể dễ dàng theo dõi hoặc xác định số lượng mỗi khoản mục khi nhập hoặc xuất. Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO): Phương pháp này dựa trên giả thuyết dòng chi phí là giá của những mặt hàng nào nhập kho trước tiên sẽ sử dụng để tính giá cho hàng xuất dùng hay giá của những mặt hàng còn tồn kho cuối kỳ là giá của những mặt hàng vừa nhập kho ở lần gần nhất. Nghĩa là: đơn giá thực tế của hàng xuất kho được tính theo đơn giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ; đơn giá của hàng tồn kho ở cuối kỳ được tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho. Phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO): Phương pháp này dựa trên giả thuyết dòng chi phí là giá của những mặt hàng nào nhập kho ở lần gần nhất với lần xuất dùng sẽ sử dụng để tính giá cho hàng xuất dùng; hay giá của những mặt hàng tồn kho cuối kỳ là giá của những mặt hàng còn tồn đầu kỳ hay mua sớm nhất trong kỳ. Theo giả thuyết đó, thì đơn giá thực tế của hàng xuất kho được tính theo đơn giá của lô hàng nhập sau hoặc gần lần nhập sau cùng; còn đơn giá của hàng tồn cuối kỳ được tính theo đơn giá của hàng còn tồn đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn tồn kho. Đối với kinh doanh thương mại ngoài xác định trị giá mua của hàng tiêu dùng theo một trong các phương pháp trên cần phải phân bổ chi phí thu mua cho hàng bán ra theo tiêu thức phù hợp. Công thức phân bổ như sau: Trong đó: Tiêu thức phân bổ có thể là số lượng, thể tích, giá mua.... Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng tồn đầu kỳ là số dư bên Nợ TK 1562 Chi phí mua hàng phát sinh trong kỳ là số phát sinh bên Nợ TK 1562 sau khi trừ các khoản ghi giảm chi phí mua hàng. Hàng tồn kho cuối kỳ gồm: tồn trong kho, trong các của hàng, quầy hàng của doanh nghiệp, hàng mua đang đi đường, hàng gửi bán chưa xác định là tiêu thụ, hàng đang ở bộ phận gia công 1.2.2.3.1. Kế toán giá vốn hàng bán: * Tài khoản sử dụng: TK 632 – Giá vốn hàng bán Công dụng: Tài khoản này dùng để phản ánh giá vốn của sản phẩm, hàng hoá tiêu thụ trong kỳ. Kết cấu tài khoản: * Phương pháp kế toán giá vốn hàng bán: Sơ đồ 1.10: Sơ đồ hoạch toán giá vốn hàng bán của các doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên 1.2.3. Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp 1.2.3.1. Kế toán chi phí bán hàng: 1.2.3.1.1. Nội dung của chi phí mua hàng: Chi phí bán hàng là những chi phí phát sinh liên quan đến hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ phát sinh trong kỳ. Theo nội dung kinh tế của chi phí, chi phí bán hàng được chia thành các nội dung sau: - Chi phí nhân viên: Bao gồm tiền lương và các khoản trích theo lương tính vào chi phí của nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, vận chuyển sản phẩm, hàng hóa. - Chi phí vật liệu, bao bì: Bao gồm chi phí nhiên liệu, bao bì dùng cho vận chuyển, bảo quản sản phẩm, hàng hóa trong quá trình tiêu thụ, vật liệu dùng cho bảo quản, sữa chữa TSCĐ ở bộ phận bán hàng... - Chi phí dụng cụ, đồ dùng: Bao gồm giá trị công cụ, dụng cụ phục vụ cho hoạt động bán hàng, như dụng cụ đo lường, phương tiện thanh toán,… - Chi phí khấu hao TSCĐ dùng ở bộ phận bán hàng như chi phí khấu hao cửa hàng, phương tiện vận chuyển, phương tiện tính toán, đo lường, kiểm nghiệm chất lượng,… - Chi phí bảo hành: Bao gồm các chi phí sữa chữa sản phẩm, hàng hóa bị hỏng trong thời gian bảo hành. - Chi phí dịch vụ mua ngoài: Bao gồm các chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho bán hàng, như chi phí thuê ngoài sữa chữa TSCĐ, thuê bến bãi, thuê bốc vác, vận chuyển hàng đi bán, hoa hồng trả cho đại lý bán hàng, cho đơn vị nhận ủy thác xuất khẩu,… - Chi phí bằng tiền khác: Bao gồm các chi phí khác phát sinh trong khâu bán hàng, ngoài các chi phí nêu trên, như chi phí tiếp khách ở bộ phận bán hàng, chi phí giới thiệu sản phẩm, quảng cáo, chào hàng, chi phí hội nghị khách hàng. 1.2.3.1.2. Kế toán chi phí bán hàng * Tài khoản sử dụng: TK 641 – Chi phí bán hàng Công dụng: tài khoản này dùng để phản ánh các khoản chi phí thực tế phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ. Kết cấu tài khoản: TK 641 không có số dư cuối kỳ Các tài khoản cấp 2 của TK 641 của: TK 6411 – Chi phí nhân viên TK 6412 – Chi phí vật liệu, bao bì TK 6413 – Chi phí dụng cụ, đồ dùng TK 6414 – Chi phí khấu hao TSCĐ TK 6415 – Chi phí bảo hành TK 6417 – Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 6418 – Chi phí bằng tiền khác * Phương pháp kế toán chi phí bán hàng: Sơ đồ1.11: Sơ đồ hoạch toán chi phí bán hàng 1.2.3.2. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp: 1.2.3.2.1. Nội dung chi phí quản lý doanh nghiệp: Chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí phát sinh liên quan đến bộ máy quản lý hành chính và quản lý hoạt động kinh doanh chung toàn doanh nghiệp. Nội dung chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm: - Chi phí nhân viên quản lý: Bao gồm tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên quản lý tính vào chi phí. - Chi phí vật liệu quản lý: Bao gồm giá trị các loại vật liệu xuất dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp, dung cho sữa chữa TSCĐ ở bộ phận quản lý và dùng chung toàn doanh nghiệp. - Chi phí dụng cụ, đồ dùng: Bao gồm giá trị công cụ, dụng cụ đồ dùng văn phòng dùng cho công tác quản lý. - Chi phí khấu hao TSCĐ dung ở bộ phận quản lý và dùng chung toàn doanh nghiệp như khấu hao nhà làm việc của các phòng ban, phương tiện truyền dẫn, máy móc thiết bị quản lý,… - Thuế, phí, lệ phí: Bao gồm các khoản thuế như thuế nhà đất, thuế môn bài,…và các khoản phí, lệ phí khác. - Chi phí dự phòng: Bao gồm khoản dự phòng, các khoản phải thu khó đòi và dự phòng trợ cấp mất việc làm. - Chi phí dịch vụ mua ngoài: Bao gồm các chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho bộ phận quản lý, như chi phí thuê ngoài sữa chữa TSCĐ, chi phí điện, nước, điện thoại, bảo hiểm tài sản... - Chi phí bằng tiền khác: Bao gồm các chi phí khác phục vụ cho bộ phận quản lý, ngoài các chi phí đã nêu trên như chi phí hội nghị, tiếp khách, công tác phí, tàu xe, khoản chi cho lao động nữ… 1.2.3.2.2. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp * Tài khoản sử dụng: TK 642 – Chi phí quản lý Công dụng: tài khoản này dùng để phản ánh chi phí của bộ máy hành chính và chi phí khác có tính chất chung toàn doanh nghiệp.