Đề tài Báo cáo Thực tập Vinasea - Tàu chuyến

PHẦN 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN VINA S.E.A 1.1. CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN VINA S.E.A - Công ty: Công ty cổ phần VINA S.E.A - Số đăng ký dinh doanh: 0203005157-CTCP - Địa chỉ: Văn Cao, Hải An, Hải Phòng - TEL : 84-031-2206661      FAX: 84-031-3559031   - Năm thành lập: 2008 - C.E.O: Trần Trọng Hoàng ( 0955188686) - Trưởng bộ phận thuê tàu: Dương Mạnh Cường - Trưởng bộ phận Hải quan: Dương Tiến Nam - Trưởng bộ phận đại lý: Tăng Bá Tho Giám đốc Thuê tàu Hải quan Đại lý Tài chính kế toán Đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị - Trưởng bộ phận tài chính - kế toán: Trần Thị Lý Các hoạt động chính của công ty như sau: - Làm đại lý tàu biển - Đại lý vận tải - Xuất nhập khẩu hàng hoá - Môi giới mua bán tàu và giao dịch hàng hải - Làm đại lý cho các hãng tàu nước ngoài - Tìm kiếm chân hàng cho các hãng tàu nước ngoài 1.2. CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA CÁC PHÒNG BAN: 1.2.1. Phòng thuê tàu Trưởng phòng: Dương Mạnh Cường Chức năng nhiệm vụ của phòng là:- Tìm kiếm khách hàng, đàm phán, ký kết các hợp đồng thuê tàu chuyến (với tàu container là thỏa thuận lưu khoang)- Lập kế hoạch chuyến đi, chỉ định đại lý tại các cảng ghé (đối với tàu chuyến)- Điều động tàu, thực hiện kế hoạch chuyến- Đôn đốc khách hàng trả cước, giải quyết các vấn đề sau chuyến đi (thưởng phạt xếp dỡ, cảng phí, thiếu hụt hàng...)- Đàm phán ký kết, thực hiện các hợp đồng thuê định hạn- Các chức năng đối nội: lập báo cáo, kế hoạch kinh doanh, tư vấn lãnh đạo công ty về vấn đề kinh doanh, đầu tư tàu... 1.2.2. Phòng đại lý Trưởng phòng: Tăng Bá Tho - Giao lượng hàng hoá cho kho hàng, kiểm kiện - Giao giấy tờ cho chủ hàng( nếu giấy tờ được gửi theo tàu tới cảng) - Kiểm tra đối chiếu và điều chỉnh tên người nhận hàng, số lượng, trọng lượng theo yêu cầu của hãng tàu và thông báo cho các cơ quan liên quan - Xem xét, kiểm tra các chứng từ: vận đơn gốc, giấy giới thiệu, giấy uỷ quyền để tiến hành cấp lệnh giao hàng - Cấp giấy chứng nhận hàng thừa thiếu trên cơ sở bản kết toán hàng để chủ hàng tiến hành đòi bồi thường - Nhận cargolist của người xếp hàng, đánh số thứ tự và ghi số B/L mà tàu cấp cho người gửi hàng. Theo dõi việc xếp hàng, tập hợp vận đơn đã xếp hàng xuất tàu để lập Manifest - Nhiệm vụ chủ yếu là làm việc trực tiếp với tàu, phục vụ tàu. Khi nhận được điện của thuyền trưởng và của hãng tàu chuyển qua bộ phận thương vụ, cán bộ của tàu thu xếp với cảng vụ, điều độ để bố trí tàu vào cầu - Đại lý viên phải nắm rõ toàn bộ hoạt động của tàu, phải làm tất cả các công việc mà chủ tàu và thuyền trưởng uỷ thác. Có trách nhiệm chăm lo đến việc giải phóng tàu cho tới khi tàu rời cảng. Ngoài ra khi có yêu cầu công việc mới phát sinh, khi có giấy yêu cầu của thuyền trưởng thì người đại lý cũng phải thực hiện kịp thời Do công việc thực tế đòi hỏi người đại lý viên phải có mặt thường xuyên tại tàu, chăm lo công việc, bảo vệ quyền lợi chủ tàu, thực hiện các yêu cầu và chỉ dẫn của chủ tàu - Nhận thông tin liên lạc với chủ tàu, liên lạc với tàu, thu phát thông tin, chỉ thị…Đặc biệt trong những trường hợp tàu chưa đến cảng thì đay là bộ phận tiếp nhận thông tin. Từ đó xử lý các thông tin và thông báo kịp thời cho tàu và kết hợp với các bộ phận làm tàu, bộ phận hàng hoá để chuẩn bị tốt mọi công việc để khi tàu đến được vào cảng và có thể làm hàng ngay - Kí kết hơp đồng đại lý: khi chủ tàu muốn yêu cầu đại lý phục vụ cho tàu của mình thì hai bên chủ tàu và người đại lý kí kết hợp đồng dậi lý theo tong chuyến hoặc theo tong thời hạn cụ thể. Trên cơ sở hợp đồng đại lý sẽ tiến hành điều phối công việc cho các bộ phận khác phục vụ công tác làm tàu - Tiến hành công việc môi giới hàng hải, làm trung gian trong việc kí kết hợp đồng vận chuyển hàng hoá, hợp đồng thuê tàu, hợp đòng mua bán tàu, hợp đồng lai dắt, hợp đồng thuê thuyền viên và các loại hợp đồng khác có liên quan đến hoạt động hàng hải. Theo sự uỷ thác của chủ tàu theo từng vụ việc, khi hợp đồng được kí kết do hoạt động trung gian của mình thì người môi giới được hưởng hoa hồng môi giới theo thoả thuận - Định giá biểu đại lý phí: khi kí kết hợp đồng đại lý thì chủ tàu phải được biết về đại lý phí. Đối với các chủ tàu nước ngoài thì áp dụng biểu giá do nhà nước quy định. Bộ phận này có thể thoả thuận với chủ tàu tăng hoặc giảm % so với biểu cước của nhà nước - Kí kết hợpđồng đại lý vận tải và kí liên doanh với một số hãng đại lý vận tải và hãng tàu trên thế giới có quan hệ với VINA S.E.A., JSC 1.2.3. Phòng thủ tục hải quan. Trưởng phòng: Dương Tiến Nam Nhiệm vụ: a. Các công việc tư vấn - Hướng dẫn quy trình thủ tục hải quan khi xuất, nhập khẩu, quá cảnh hàng hoá. - Tư vấn về chính sách thuế xuất xứ... - Hướng dẫn lập bộ chứng từ theo quy định của hải quan. - Cung cấp thông tin về tập quán, thủ tục hải quan ở một số cảng trên thế giới. b. Làm các công việc liên quan đến thủ tục hải quan. - Thay mặt chủ hàng khai báo hải quan và ký tên trên tờ khai. - Xuất trình hàng hoá để Hải quan kiểm tra. - Tính thuế, nộp thuế và các nghĩa vụ tài chính khác. c. Các công việc liên quan đến tranh chấp. - Khiếu nại trên cơ sở Luật Hải quan. - Giải quyết các vụ việc theo yêu cầu của Hải quan. 1.2.4. Phòng tài chính- kế toán: Trưởng phòng: Trần Thị Lý a. Bộ phận thanh toán đối ngoại: Phụ trách mọi công việc thanh quyết toán với chủ tàu, hãng tàu, chủ hàng và các bên liên quan - Tính toán tiền kí ngân với chủ tàu, thu tiền và mở tài khoản tàu và theo dõi kí ngân, các sổ phát sinh - Tiến hành thu hộ và trả hộ cho các chủ tàu, nghĩa là ding khoản tiền mà tàu đã kí ngân để thanh toán trang trải các chi phí mà chủ tàu trả theo hợp đồng cho các cơ quan nhà nước cũng như cảng phí, hoa tiêu phí, phí bốc xếp, phí sửa chữa, tiền thực phẩm nước ngọt…đồng thời thu hộ các khoản tiền mà chủ tàu nhờ thu hộ - Kết toán tài khoản của tàu, thanh toán thừa thiếu theo tong chuyến đị của tàu - Theo dõi hoạt động tài chính có liên quan đến việc xuất nhập khẩu, tính toán và thu đại lý phí b. Bộ phận thanh toán đối nội Phụ trách các công việc tài chính trong nội bộ công ty như: hạch toán doanh thu, thu nhập, giá thành, chi phí sản xuất, khấu hao cơ bản, thống kê tình hình thu hộ trả hộ của đại lý, tính toán thành lập và sử dụng các quỹ, xem xét tình hình tài chính của doanh nghiệp Hàng tháng, quý năm, phòng tài chính kế toán phảI lập báo cáo và nộp các khoản thuế cho nhà nước PHẦN 2: LÝ LUẬN CHUNG VỀ TÀU CHUYẾN 2.1. KHÁI NIỆM THUÊ TÀU CHUYẾN  Tầu chuyến là tầu không chạy thường xuyên trên một tuyến đường nhất định, không ghé qua những cảng nhất định và không theo một lịch trình định trước. Thuê tàu chuyến (Voyage charter) là chủ tàu (Ship Owner) cho người thuê tàu (Charterer) thuê toàn bộ hay một phần chiếc tàu để chuyên chở hàng hoá từ cảng này đến cảng khác và được hưởng tiền cước chuyên chở (freight) theo quy định của hợp đồng thuê tàu do hai bên thoả thuận ký kết. Trong phương thức thuê tàu chuyến, mối quan hệ giữa người thuê tàu (chủ hàng) với người cho thuê tàu (chủ tàu hoặc người chuyên chở) được điều chỉnh bằng một văn bản gọi là hợp đồng thuê tàu chuyến (Voyage charter party). Nội dung của hợp đồng thuê tàu chuyến do hai bên thoả thuận ký kết. Hợp đồng thuê tàu chuyến được viết vắn tắt là V.C/P trong các giấy tờ, chứng từ liên quan. 2.2. ĐẶC ĐIỂM VÀ PHƯƠNG THỨC THUÊ TÀU CHUYẾN  Từ khái niệm trên ta thấy, phương thức thuê tàu chuyến có những đặc điểm đặc trưng rất khác biệt so với các phương thức thuê tàu khác như:- Tàu chuyến không chạy theo một hành trình hoặc một lịch trình sẵn. - Ðối tượng chuyên chở của tầu chuyếnTầu chuyến thường chuyên chở những loại hàng có khối lượng lớn, tính chất của hàng hoá chuyên chở tương đối thuần nhất và thường chở đầy tầu.- Tầu vận chuyểnTầu vận chuyển theo phương thức chuyến thường có cấu tạo một boong, miệng hầm lớn để thuận tiện cho việc bốc hàng.- Ðiều kiện chuyên chởKhác với tầu chợ, đối với tầu chuyến, điều kiện chuyên chở, cước phí, chi phí dỡ hàng hoá lên xuống .... được quy định cụ thể trong hợp đồng thuê tầu do người thuê và người cho thuê thoả thuận.- Thị trường tầu chuyến Thị trường tầu chuyến thường được người ta chia ra làm các thị trường khu vực căn cứ vào phạm vi hoạt động của tầu. - Văn bản điều chỉnh giữa các bên gồm có hợp đồng thuê tàu chuyến và vận đơn đường biển. Trong đó mối quan hệ giữa người đi thuê tàu (chủ hàng) và người cho thuê tàu (chủ tàu) được điều chỉnh bằng hợp đồng thuê tàu chuyến (Voyage Charter party = C/P). Mặc dù đã có hợp đồng nhưng khi nhận hàng để chở, người chuyên chở vẫn phát hành vận đơn (Charter Party Bill of Lading - vận đơn theo hợp đồng thuê tàu chuyến). Vận đơn điều chỉnh mối quan hệ giữa người chuyên chở với người cầm giữ vận đơn khi người này không phải là người ký hợp đồng thuê tàu. - Các bên trong hợp đồng thuê tàu chuyến có thể tự do thoả thuận các điều khoản, điều kiện chuyên chở, giá cước… - Cước phí: khác với tàu chợ, cước tàu chuyến do người đi thuê và người cho thuê thoả thuận và được ghi rõ trong hợp đồng thuê tàu, nó có thể bao gồm chi phí xếp dỡ hay không là tuỳ quy định. Có thể tính cước theo khối lượng, giá cước thuê bao hoặc theo tấn dung tích đăng ký tịnh (net register tonnage = NRT). 2.3. TRƯỜNG HỢP ÁP DỤNG  Với tư cách là chủ hàng, ta thường sử dụng phương thức thuê tàu chuyến khi cần chuyên chở những loại hàng hoá có khối lượng lớn, tính chất của hàng hoá chuyên chở tương đối thuần nhất và thường chở đầy tàu.Các loại hàng thường được chuyên chở bằng tàu chuyến như:- Than đá - Ngũ cốc- Các loại quặng,dầu mỏ- Gỗ- Đường- Sắt thép, xi măng- …….. 2.4 CÁC HÌNH THỨC THUÊ TÀU CHUYẾN Tuỳ theo khối lượng hàng hoá cần chuyên chở cũng như đặc điểm của nguồn hàng, người đi thuê tàu có thể lựa chọn một trong những hình thức thuê tàu chuyến như sau:- Thuê tàu chuyến một (Single Voyage/Single Trip): là việc thuê tàu để chuyên chở một lô hàng giữa hai cảng. Sau khi hàng được giao đến người nhận ở cảng đến thì hợp đồng thuê tàu chuyến hết hiệu lực.- Thuê tàu chuyến khứ hồi (Round Voyage): với hình thức này chủ hàng thuê tàu chuyên chở hàng hoá từ cảng này đến cảng khác rồi lại chuyên chở hàng ngược lại cảng ban đầu hoặc cảng lân cận theo cùng một hợp đồng thuê tàu.- Thuê chuyến liên tục (Consecutive Voyage): với hình thức này chủ hàng thuê tàu chuyên chở hàng hoá liên tục trong một khoảng thời gian nhất định. Chủ hàng dùng hình thức này khi có khối lượng hàng hoá lớn, nhu cầu chuyên chở hàng thường xuyên.- Thuê chuyến khứ hồi liên tục: chủ hàng thuê tàu chở hàng hoá liên tục cả hai chiều.- Thuê khoán: chủ hàng căn cứ vào nhu cầu chuyên chở hàng hoá để khoán cho tàu vận chuyển trong một khoảng thời gian nhất định.- Thuê bao (lumpsum): với hình thức này, chủ hàng thuê nguyên cả tàu. Đối với thuê bao, hợp đồng thuê tàu thường không quy định rõ tên hàng, số lượng hàng. Tiền cước thường tính theo trọng tải hoặc dung tích đăng ký của tàu.- Thuê định hạn: với hình thức này, chủ hàng thuê tàu trong một thời gian nhất định để chuyên chở hàng hoá. Mục đích của chủ hàng khi áp dụng hình thức thuê bao định hạn để tránh sự biến động trên thị trường tàu và chủ động trong vận chuyển. 2.5. TRÌNH TỰ CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH THUÊ TẦU CHUYẾN Thuê tầu chuyến có thể chia ra thành sáu bước như sau:+ Bước 1: Người thuê tầu thông qua người môi giới (Broker) yêu cầu thuê tầu để vận chuyển hàng hoá cho mình.Ở bước này người thuê tầu phải cung cấp cho người môi giới tất cả các thông tin về hàng hoá như: tên hàng, bao bì đóng goi, số lượng hàng, hành trình của hàng.... để người môi giới có cơ sở tìm tầu.+ Bước 2: Người môi giới chào hỏi tầuTrên cơ sở những thông tin về hàng hoá do người thuê tầu cung cấp, người môi giới sẽ tìm tầu, chào tầu thuê cho phù hợp với nhu cầu chuyên chở hàng hoá.+ Bước 3: Người môi giới đàm phán với chủ tầuSau khi chào hỏi tầu, chủ tầu và người môi giới sẽ đàm phán với nhau tất cả các điều khoản của hợp đồng thuê tầu như điều kiện chuyên chở, cước phí, chi xếp dỡ....+Bước 4: Người môi giới thông báo kết quả đàm phán với người thuê tầu:Sau khi có kết quả đám phán với chủ tầu, người môi giới sẽ thông báo kết quả đàm phán cho người thuê tầu để người thuê tầu biết và chuẩn bị cho việc ký kết hợp đồng thuê tầu.+ Bước 5: Người thuê tầu với chủ tầu ký kết hợp đồngTrước khi ký kết hợp đồng người thuê tầu phải rà soát lại toàn bộ các điều khoản của hợp đồng. Hai bên sẽ gạch bỏ hoặc bổ sung những điều đã thoả thuận cho phù hợp vì thuê tầu chuyến, hợp đồng mẫu mới chỉ nêu những nét chung.+ Bước 6: Thực hiện hợp đồngSau khi hợp đồng đã được ký kết, hợp đồng thuê tầu sẽ được thực hiệnNgười thuê tầu vận chuyển hàng hoá ra cảng để xếp lên tầu. Khi hàng hoá đã được xếp lên tầu, chủ tầu hoặc đại lý của tầu sẽ cấp vận đơn cho người thuê tầu, vận đơn này được gọi là vận đơn theo hợp đồng thuê tầu (bill of lading to charter party). PHẦN 3: NỘI DUNG THỰC TẬP 3.1 TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ 3.1.1 Các chứng từ FIXTURE NOTE CHRTS: MIRAMAR SHIPPING PTE LTD OPERATOR: VINA S.E.A., JSC VESSEL: MV. HUFASTAR 01MV. HUFASTAR 01  WILL OPEN GRESIKFLAG/BUILD: / MONGOLIA/1977 DWT/GRT/ NRT: 6300/4372/2252 LOA/ LBP : 106..20/16.64/ DRAFT : 8.51 M HOLDS/HATCH : 2/2DERRICK: 4x 10MT, G/B CAPA  8,620 / 7,936 CBM ITINERARY: DEC 14        LOADING 5000MT FERT IN BINTU LU DEC 18        ETCL DEC 24        ETA GRESIK DEC 28        ETCD DEC 30        ETA SINGAPORE 1.       CARGO QUANTITY: MIN/MAX 5000 NMT BITUMEN IN DRUM. SF: 1.6 2.       L/D PORT    : 1 SB 1SP REFINERY SINGAPORE/1 SB 1SP BEIHAI, CHINA 3.       LAYCAN      : 30TH/DEC,2009 – 2ND/JAN ,2010 4.       OCEAN FREIGHT: USD24.00 PNMT BSS FILO 1/1 5.       L/D RATE    :  FREE-IN CQD / LINER-OUT 6.       DEADFREIGHT  : CHRTR MUST PAY FULL O/FRT TO THE OWNER’S ACCT IF FAIL TO SHIP/SHORTSHIP CARGO TO THE AGREED QUANTITY AS TERM 01 AND 04 UNLESS VSL CAPACITY FAIL TO LOAD. 7.       AGENT        : CHTR‘S AGENT AT L/PORT WITH REASONABLE PDA WHICH IS APPROVED BY OWNER, OWNER’S AGENT AT D/PORT 8.       FREIGHT PAYMENT  : FULL FREIGHT LESS ADDCOM IF ANY TO BE PAID IN USD 3 BANKING DAYS AFTER VESSEL LOADING COMPLETION SIGN RELEASE BILLS OF LADING MARK “FREIGHT PREPAID” “CLEAN ON BOARD” BUT ALWAYS BEFORE BREAK BULK FREIGHT DEEMED EARNED/DISCOUNTLESS NON RETURNABLE UPON CARGO LOADED ON BOARD VESSEL WHETHER CARGO/SHIP LOST OR NOT LOST. 9.       DETENTION     : USD4000-PER DAY OR PRORATE IF CARGO AND/OR DOCUMENTS NOT READY UPON VESSEL’S ARRIVAL AT BENDS. 10.    DUNNAGE/LASHING/MATERIAL/TERMINAL CHECKER’S FEE TO BE FOR CHARTERER'S ACCT. 11.    SHIPSIDE/DOCKSIDE TALLY TO BE FOR OWNER’S/CHARTERER’S ACCOUNT RESPECTIVELY. 12.    OWNER ALLOWS FREE USE OF VESSEL’S DERRICKS/CRANES AND IF SHORECRANE REQUIRED AT LOAD PORT TO BE FOR CHTR’S ACCOUNT.  SHORE CRANE AT DISCHARGE PORT FOR OWNER’S ACCOUNT 13.    ANY TAXES/DUES ON VESSEL/FREIGHT TO BE FOR OWNER’S/CHARTERER’S ACCOUNT RESPECTIVELY. 14.    OWNER’S B/L WILL BE USED. 15.    SHIPPER’S SURVEYOR TO HAVE A SAFETY INSPECTION OF VESSEL AT CHARTERER’S ACCOUNT. 16.    OWNER TO AUTHORIZE LOAD PORT AGENT TO SIGN AND RELEASE B/L UPON COMPLETION OF LOADING. 17.    VESSEL TO SAIL DIRECT FROM LOADING PORT TO DISCHARGE PORT. 18.    CARGO TO BE DELIVERED AGAINST ORIGINAL B/L OR BANKER’S GUARANTEE ONLY. 19.    OWNER/MASTER TO TELEX/CABLE/EMAIL ADVISE 5/3/2/1 BEFORE VESSEL ARRIVAL AT LOADING AND DISCHARGE PORT. 20.    OWNER TO INFORM CHARTERER VESSEL MOVEMENT CLOSELY. 21.    ARBITRATION IN HONG KONG IF ANY AND ENGLISH LAW TO APPLY. 22.    OTHERS AS PER GENCON C/P 1976 AND REVISED 1994.US. 23.    LAYDAYS TO COMMENCE: LAYTIME TO COMMENCE AT LOADING PORT/POINT AND DISCHARGING PORT /POINT FROM 01 P.M. IF NOTICE OF READYNESS TENDERED AT OR BEFORE NOON AND AT 08 AM ON THE NEXT DAY IF NOTICE OF READYNESS TENDERED AFTERNOON, UNLESS WORKED SOONER WHERE UPON LAYTIME TO BEGIN EACH. 24.    VSL’S CARGO HOLD TO BE DRY/CLEAN/UNRUSTED AND SUITABLE FOR CARGO LOADING 25.    CARGO TO BE STATED ON B/L IS BASE ON TALLY. OWNER WILL NOT BE RESPONSIBLE FOR THE QUANTITY/QUALITY OF THE CARGO UNLESS IT WAS SHIP’S FAULT. 26.    THIS FN 'S VALIDITY SHALL BE OVER AFTER 15 DAYS OF COMPLETED DISCHARGING AT DISCHARGE PORT IF THERE IS NO PROTEST FROM BOTH PARTIES 27.    COMMISSION  :2.5PCT ADDRESS COMMISSION ON FREIGHT/DEADFREIGHT/DEMURRAGE DEDUCTED BY CHARTERER DIRECTLY 3.1.2. Mô tả quy trình vận tải tàu chuyến của công ty: Các bên liên quan: CHARTER: MIRAMAR SHIPPING PTE LTD OPERATOR: VINA SEA., JSC AGENT FOR MASTER OF HUFA STAR : GOLD TRUST Bước 1: Công ty Vina Sea nhận được tonnage offer từ các hãng tàu, trong đó có tonnage offer về tàu MV. HUFA STAR 01, nội dung như sau: MV. HUFASTAR 01  WILL OPEN GRESIK ,  ON 27 DEC  2009 FLAG/BUILD: / MONGOLIA/1977 DWT/GRT/ NRT: 6300/4372/2252 LOA/ LBP : 106..20/16.64/ DRAFT : 8.51 M HOLDS/HATCH : 2/2DERRICK: 4x 10MT, G/B CAPA  8,620 / 7,936 CBM Bước 2: Công ty Vina Sea sẽ chào tàu tới các khách hàng khác Dựa vào tonnage cũ, công ty cổ phần Vina Sea sẽ tiếp tục chào tàu tới các khách hàng khác thông qua Internet hoặc thông qua các mối hàng quen. Cũng có lúc công ty nhận được các cargo offer của khách hàng, nếu hàng phù hợp với tàu đã chào thì 2 bên tiếp tục đàm phán. Trong cuộc đàm phán giao dịch này, công ty Vinasea đã nhận được cargo offer của MIRAMAR SHIPPING PTE LTD, nội dung như sau: PLS OFFER SUITABLE VESSEL FOR FOLLOWING CARGO: CARGO QUANTITY: MIN/MAX 5000 NMT BITUMEN IN DRUM. SF: 1.6 L/D PORT : 1 SB 1SP REFINERY SINGAPORE/1 SB 1SPBEIHAI, CHINA LAYCAN :30TH/DEC,2009 – 2ND/JAN ,2010 OCEAN FREIGHT: USD24.00 PNMT BSS FILO 1/1 L/D RATE : FREE-IN CQD / LINER-OUT COM : 2.5PCT TTL Bước 3: Bên công ty Vina Sea sẽ gửi FIXTURE NOTE cho đối tác. Hai bên sẽ đàm phán thông qua mail, có thể sẽ gạch bỏ những điều khoản, hoặc thêm những điều khoản nếu đạt được sự thỏa thuận giữa hai bên. Đây là bước quan trọng, bên nào có thể đàm phán được các điều khoản có lợi cho mình hay không đó là do khả năng đàm phàn, và lợi thế của mỗi bên trong việc đàm phán. Trong giai đoạn này công ty phải dự toán chi phí, lợi nhuận của chuyến đi đảm bảo chi phí thấp, lợi nhuận. Lợi nhuận chủ yếu của công ty Vian Sea chủ yếu là tiền hoa hồng từ real carrier và chênh lệch cước phí. Bước 4: Sau khi thỏa thuận thì hai bên ký kết hợp đồng Bước 5: Thực hiện hợp đồng - Bên thuê tàu là MIRAMAR SHIPPING PTE LTD đảm bảo hàng đến cảng xếp ở Singapore đúng hạn. Còn bên cho thuê tàu là Vina Sea., JSC sẽ cung cấp thường các thông tin về tàu đảm bảo tàu có mặt sẵn sàng nhận hàng đúng hạn tại cảng xếp ở Singapore. Theo điều khoản 19 của FN ghi  “ OWNER/MASTER TO TELEX/CABLE/EMAIL ADVISE 5/3/2/1 BEFORE VESSEL ARRIVAL AT LOADING AND DISCHARGE PORT” thì operator ( Vinasea., JSC) còn phải thông báo các thông tin qua telex, mail vào 5/3/2/1 ngày trước lúc tàu đến cảng dở và cảng xếp - Chỉ định đại lý: Vina Sea chỉ định GOLD TRUST SHIPPING PTE LTD cấp BL cho người thuê - Cấp vận đơn: Đây là loại BL được sử dụng kèm hợp đồng thuê tàu (CONGENBILL) Bước 6: Thanh lý hợp đồng Nếu không có khiếu nại hay tranh chấp gì Vina sea., JSC và MIRAMAR SHIPPING PTE LTD tiến hành thanh lý hợp đồng. Và Vina sea., JSC thanh toán tiền môi giới hoa hồng cho đại lý. 3.1.3. Các điều khoản chính trong hợp đồng thuê tàu Nội dung của hợp đồng bao gồm các điều khoản chủ yếu sau đây:* Chủ thể của hợp đồng: FN quy định như sau: CHARTERER: MIRAMAR SHIPPING PTE LTD OPERATOR: VINA S.E.A., JSC * Ðiều khoản về tầu Tầu là công cụ để vận chuyển hàng hoá nên ở điều khoản này người ta quy định cụ thể các đặc trưng cơ bản của con tầu mà hai bên đã thoả thuận như: tên tầu, quốc tịch tầu, chất lượng, động cơ, trọng tải, dung tích, mớn nước, vị trí của tầu… Ở đây FN quy định như sau: TÊN TÀU: MV. HUFASTAR 01MV. HUFASTAR 01  SẼ “AVAILABLE” TẠI GRESIK, INDONESIAQUỐC TỊCH TÀU/NĂM ĐÓNG: MONGOLIA/1977 DWT/GRT/ NRT: 6300/4372/2252 CHIỀU DÀI LỚN NHẤT, CHIỀU RỘNG LỚN NHẤT: 106..20/16.64/ MỚN NƯỚC LỚN NHẤT : 8.51 M SÔ HẦM HÀNG/SỐ MIỆNG HẦM HÀNG: 2/2CẨU: 4x 10MT, DUNG TÍCH CHỨA HÀNG RỜI/ HÀNG BAO: 8,620 / 7,936 CBM * Ðiều khoản về thời gian tàu đến cảng xếp hàng Là thời gian tàu phải đến cảng xếp hàng nhận hàng để chuyên chở