Đề tài Công tác hạch toán và quản lý thu chi tại trung tâm công nghệ thông tin tài nguyên môi trường Hà Nội

PHẦN ILỜI MỞ ĐẦU 1.1. Đặt vấn đề Công tác hạch toán và quản lý thu chi đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong qúa trình hoạt động của đơn vị. Công tác hạch toán thu chi góp phần phán ánh một cách thường xuyên liên tục và có hệ thống các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động thu chi trong đơn vị. Trong bất kì đơn vị nào, kể cả đơn vị hoạt động vì mục đích kinh tế hay chính trị xã hội thị trong quá trình hoạt động tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tài chính nói chung và công tác thu chi nói riêng đều phải ghi chép một cách cẩn thận, đúng quy định, đúng chuẩn mực do Nhà nước ban hành nhằm làm cơ sở cho công tác hạch toán, quyết toán, lập dự toán, xây dựng các định mức trong quá trình hoạt động của mình. Công tác quản lý thu chi nhằm kiểm tra, giám sát tổ chức thực hiện hoạt động thu chi của đơn vị theo đúng quy định của Nhà nước, nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn tài chính của đơn vị, đồng thời đưa ra được các biện pháp, phương hướng ngày càng phù hợp nhằm tăng thêm nguồn thu, khoản thu, tiết kiệm được tối đa các khoản chi, tránh tình trạng lãng phí, thất thoát trong hoạt động. Trung tâm công nghệ thông tin tài nguyên môi trường là một đơn vi hành chính sự nghiệp, chi tiêu cho hoạt động đơn vị mình từ khoản ngân sách nhà nước, ngoài ra đơn vị còn có những khoản thu dự án làm tăng thêm kinh phí hoạt động cho đơn vị mình. Trong quá trình hoạt động đơn vị còn gặp phải một số khó khăn ảnh hưởng tới công tác hạch toán và quản lý thu chi. Từ thực tiễn trên chúng tôi tiến hành nghiên cứu đề tài : “ Công tác hạch toán và quản lý thu chi tại Trung tâm công nghệ thông tin tài nguyên môi trường Hà Nội “. 1.2. Mục tiêu nghiên cứu 1.2.1. Mục tiêu chung Tìm hiểu công tác hạch toán và quản lý thu chi tại Trung tâm công nghệ thông tin tài nguyên môi trường Hà Nội. Trên cơ sở đó đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán và thu chi tại đơn vị. 1.2.2. Mục tiêu cụ thể - Hệ thống hoá cơ sở lý luận về công tác hạch toán và quản lý thu chi tại các đơn vị hành chính sự nghiệp. - Phản ánh thực trạng công tác hạch toán và quản lý thu chi tại Trung tâm công nghệ thông tin tài nguyên môi trường Hà Nội. - Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán và quản lý thu chi tại Trung tâm trong thời gian tới. 1.3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 1.3.1 Đối tượng nghiên cứu Nghiên cứu công tác hạch toán và quản lý thu chi tại trung tâm công nghệ thông tin tài nguyên môi trường Hà Nội. 1.3.2. Phạm vi nghiên cứu Đề tài tiến hành nghiên cứu công tác hạch toán và quản lý thu chi tại Trung tâm công nghệ thông tin tài nguyên môi trường Hà Nội trong năm 2009. Do đó các số liệu thu thập chủ yếu là các số liệu kế toán đã phát sinh trong năm 2009. Thời gian nghiên cứu từ 1/1/2010 đến 10/5/2010. 1.4. Kết quả nghiên cứu dự kiến Phản ánh thực trạng và đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện hơn công tác hạch toán và quản lý thu chi tại Trung tâm công nghệ thông tin tài nguyên môi trường Hà Nội. Làm phong phú thêm tài liệu tham khảo cho những ai muốn tìm hiểu về đề tài này. PHẦN II TỔNG QUAN TÀI LIỆU VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2.1. Tổng quan tài liệu 2.1.1. Cơ sở lý thuyết 2.1.1.1. Công tác hạch toán thu chi trong đơn vị HCSN * Các khái niệm về hạch toán thu chi Hạch toán là một hệ thống kiểm tra, giám sát, tính toán đo lường và ghi chép, giám đốc một cách liên tục, toàn diện các quá trình kinh tế nhằm quản lý các quá trình đó một cách có hệ thống, khoa học và có hiệu quả. Kế toán là một nghệ thuật quan sát, ghi chép, phân loại và tổng hợp các hoạt động của một đơn vị đồng thời trình bày kết quả của chúng nhằm cung cấp các thông tin hữu ích cho việc ra quyết định của các nhà quản lý. Đơn vị HCSN là một loại hình đơn vị được Nhà nước quyết định thành lập, giao thực hiện một nhiệm vụ chuyên môn nhất định hay quản lý Nhà nước về một lĩnh vực nào đó như: kinh tế - chính trị, văn hóa- xã hội, an ninh quốc phòng. Nguồn kinh phí để đáp ứng nhu cầu chi tiêu của các đơn vị HCSN do ngân sách Nhà nước cấp và được bổ sung bởi các nguồn khác. Hạch toán thu chi là một bộ phận quan trọng của hạch toán kế toán. Hạch toán thu chi góp phần phản ánh, theo dõi, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến thu chi trong đơn vị. Phân loại và hệ thống hoá các nghiệp vụ phát sinh đó theo một phương pháp, chuẩn mực đã được quy định nhằm làm cơ sở cho việc hạch toán kế toán, quyết toán, quản lý tài chính, lập dự toán thu chi, xây dựng, các định mức nhằm nâng cao hiệu quả công tác thu chi của đơn vị. * Nhiệm vụ hạch toán thu chi Thu nhận, phản ánh, xử lý và tổng hợp thông tin về nguồn kinh phí được cấp, được tài trợ, được hình thành từ các nguồn khác và tình hình sử dụng các khoản kinh phí tại đơn vị theo đúng chuẩn mực, quy định, chế độ kế toán được Nhà nứơc ban hành. Kiểm tra, giám sát các khoản thu chi tài chính. Tình hình quản lý và sử dụng các loại vật tư, tài sản ở đơn vị, tình hình chấp nhận vật tư, tài sản ở đơn vị, tình hình chấp hành kỉ luật thu nộp ngân sách Nhà nước, kỷ luật thanh toán và chấp hành các chế độ của nhà nước, phát hiện và ngăn chặn các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán. Kiểm tra tình hình phân phối kinh phí cho các đơn vị cấp dưới, tình hình chấp hành dự toán thu chi và quyểt toán kinh phí của đơn vị cấp dưới. Tổng hợp số liệu, lập và gửi đầy đủ, đúng hạn các loại báo cáo tài chính cho các cơ quan quản lý cấp trên và cơ quan chủ quản. Đồng thời phải cung cấp thông tin số liệu kế toán cho các đối tượng khác theo quy định của Nhà nước. Thực hiện phân tích, đánh giá hiệu quả sử dụng các nguồn kinh phí, vốn, quỹ ở đơn vị nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn kinh phí, cung cấp các thông tin thực tế có gía trị phục vụ cho lãnh đạo, góp ý kiến cho ban lãnh đạo trong quá trình quản lý đơn vị. * Yêu cầu hạch toán thu chi Trong hạch toán thu chi cần chú trọng tới các chỉ tiêu hạch toán và số liệu hạch toán. Các chỉ tiêu hạch toán phải thống nhất với nội dung các chỉ tiêu kế toán nhằm so sánh được việc thực hiện với kế hoạch đặt ra. Số liệu kế toán phải đảm bảo tính trung thực, chính xác, nghiêm cấm mọi hành vi vi phạm xuyên tạc số liệu kế toán. Phản ánh kịp thời đầy đủ chính xác và toàn diện tình hình thu chi trong đơn vị. Chỉ tiêu kế toán phản ánh phải thống nhất với dự toán về nội dung và phương pháp tính toán. Số liệu trong báo cáo tài chính phải rõ rang dễ hiểu các mục, khoản mục phải đúng quy định của nhà nước ban hành nhằm cung cấp cho các nhà quản lý, các đối tượng có lien quan những thông tin cần thiết về tình hình tài chính, tình hình hoạt động của đơn vị. Tổ chức công tác kế toán phải gọn nhẹ, tiết kiệm, linh hoạt có hiệu quả cao nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác hạch toán. * Nội dung hạch toán thu chi - Khái niệm: Quyết toán thu chi là quá trình kiểm tra, rá soát, chỉnh lý các số liệu đã phản ánh sau một kỳ chấp hành dự toán nhằm rút ra các bài học, kinh nghiệm cho kỳ sau. - Nội dung: Trong quá trình quyết toán kinh phí đơn vị phải lập đầy đủ các BCTC theo quy định. Báo cáo quyết toán của đơn vị không được để xảy ra tình trạng quyết toán chi lớn hơn được giao. Trình tự lập báo cáo quyết toán, duyệt và thông báo quyết toán, thẩm định quyết toán trong đơn vị HCSN phải theo quy định của Bộ Tài Chính. * Ý nghĩa hạch toán thu chi Hoạt động thu chi trong các đơn vị kinh tế nói chung và trong đơn vị hành chính sự nghiệp nói riêng là rất quan trọng và chi phối chủ yếu các hoạt động trong các đơn vị. Nhất là đối với các đơn vị HCSN khi sử dụng nguồn ngân sách cấp phát của Nhà nước để thực hiện các mục tiêu, nhiệm vụ Nhà nước giao thì công tác hạch toán thu chi lại rất quan trọng không chỉ đối với đơn vị mà còn đối với một quốc gia nhằm nâng cao hiệu quả nguồn vốn Nhà nước giao, tránh tình trạng lãng phí, thất thoát nguồn NSNN. Hạch toán thu chi rất quan trọng trong việc cấp phát ngân sách cho các đơn vị hoạt động đối với Nhà nước vì nó là cơ sở để lập các dự toán ngân sách và điều chinh ngân sách cấp phát khi có sự thay đổi trong hoạt động. * Hạch toán thu a. Các khoản thu - Thu nguồn kinh phí cấp phát Nguồn kinh phí của các đơn vị hành chính sự nghiệp được tiếp nhận theo nguyên tắc không bồi hoàn trực tiếp để thực hiện các nhiệm vụ chính trị, xã hội cấp trên giao. Kinh phí của đơn vị HCSN được hình thành từ các nguồn sau: Ngân sách Nhà nước cấp phát hàng năm. Thu sự nghiệp được sử dụng theo quy định. Thu hội phí, đóng góp của hội viên. Bổ sung từ các khoản thu theo chế độ. Nhận tài trợ của các tồ chức, cá nhân trong và ngoài nước. Phải sử dụng kinh phí đúng mục đích, đúng nội dung dự toán đã được duyệt đúng tiêu chuẩn và quy định của Nhà nước. Để theo dõi nguồn kinh phí ngân sách cấp phát trong quá trình hạch toán và quản lý. Kế toán HCSN sử dụng các tài khoản sau đây: Tài khoản 461: nguồn kinh phí hoạt động Tài khoản 462: nguồn kinh phí dự án - Nguồn kinh phí khác Các khoản thu về phí và lệ phí theo chức năng tính chất hoạt động của đơn vị Nhà nước cho phép như: lệ phí cầu đường, phà, lệ phí chứng thư, lệ phí công chứng. Các khoản thu sự nghiệp: sự nghiệp văn hóa, giáo dục y tế, sự nghiệp kinh tế như viện phí, học phí , thuỷ lợi phí, giống cây trồng, thuốc trừ sâu, thu về hoạt động văn hoá, văn nghệ, vui chơi giải trí ... Các khoản thu từ hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp dịch vụ như sản xuất sản phẩm, hàng hoá, kinh doanh thương mại, kinh doanh dịch vụ cung cấp và chuyển giao khoa học kĩ thuật, dịch vụ công cộng. Các khoản thu khác như: thu lãi tiền gửi, lãi mua kì phiếu, trái phiếu, thu về nhượng bán thanh lý tài sản vật tư. Để hạch toán, ghi chép, theo dõi trên nguồn kinh phí khác kế toán HCSN sử dụng các tài khoản sau: TK 511: các khoản thu. Trong TK này lại được chia ra làm hai TK cấp 2: TK511.1: Thu phí và lệ phí TK511.2: Thu sự nghiệp TK511.8: Thu khác b. Các tài khoản sử dụng trong hạch toán thu - Hach toán nguồn kinh phí hoạt động + Khái niệm Nguồn kinh phí hoạt động là nguồn kinh phí nhằm duy trì và đảm bảo hoạt động theo chức năng của các cơ quan, đơn vị HCSN. + Một số quy định: Kế toán nguồn kinh phí hoạt động phải theo dõi chi tiết từng nguồn hình thành. Kinh phí hoạt động phải được sử dụng đúng mục đích theo định mức và dự toán đã được cấp trên duyệt. Đơn vị cấp trên phải được phản ánh vào đơn vị mình cả số kinh phí được cấp của đơn vị và kể cả số kinh phí hoạt động mà các đơn vị cấp dưới nhận được thông qua đơn vị cấp trên nhận để quýêt toán với đơn vị chủ quản và các cơ quan tài chính. Cuối kì đơn vị phải làm thủ tục quyết toán tình hình tiếp nhận và sử dụng nguồn kinh phí hoạt động với các cơ quan tài chính, cơ quan chủ quản. Số kinh phí sử dụng chưa hết phải xử lý theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền. Cuối niêm độ kế toán, số chỉ hoạt động bằng nguồn kinh phí hoạt động chưa được quyết toán thì kế toán phải ghi chuyển nguồn kinh phí hoạt động năm nay sang kinh phí hoạt động năm trước để theo dõi. + Kết cấu TK461: Bên nợ Kết chuyển số chi hoạt động đã đươc duyệt,quyết toán. Số kinh phí nộp lại ngân sách hay cấp trên. Các khoản làm giảm kháckhi được phép . Bên có: Số kinh phí đã nhận của NSNN hoặc cấp trên. Số kinh phí nhận do tài trợ,do các hội viên đóng góp,bổ sung từ các khoản thụ sự nghiệp. Số dư có: Nguồn kinh phí hoạt động hiện còn hay chờ giải quyết. Số kinh phí được cấp trên cấp cho năm sau. + Tài khoản 461 có 3 TK cấp hai: TK 461.1: Năm trước:phản ánh nguồn kinh phí được cấp thuộc năm trước đã sử dụng nhưng quyết toán chưa được duyệt TK461.1 có hai TK cấp 3 gốm: TK461.1.1: nguồn kinh phí thường xuyên. TK461.1.2: nguồn kinh phí không thường xuyên. TK 461.2.:Năm nay:phản ánh nguồn kinh phí được cấp thuộc kinh phí năm nay bao gồm các khoản kinh phí năm trước chuyển sang, các khoản kinh phí được cấp năm nay. Cuối năm số kinh phí đã sử dụng trong năm nếu quyết toán chưa được duyệt sẽ được chuyển từ tài khoản 461.2 sang tài khoản 461.1 để theo dõi đến khi quyết toán được duyệt. Đối với khoản kinh phí đã nhận nhưng chưa sử dụng hết được cơ quan tài chính cho phép chuyển sang TK 461.3. TK 461.2 có hai tài khoản cấp 3 gồm: TK 461.2.1: nguồn kinh phí thường xuyên. TK 461.2.2:nguồn kinh phí không thường xuyên. TK 461.3:Năm sau:tài khoản này sử dụng cho các đơn vị có nguồn kinh phí được cấp trước cho năm sau, những khoản kinh phí chưa sử dụng hết được cơ quan tài chính cho phép chuyển năm sau. Đầu năm sau khi mở sổ kế toán, số kinh phí phản ánh TK461.3 sẽ được chuyển sang TK461.2. TK461.3.1:Nguồn kinh phí thường xuyên TK461.3.2:Nguồn kinh phí không thường xuyên + Hạch toán TK461 được thể hiện qua sơ đồ sau: N 461 C TK111,112 TK111,112,152,155 Số kinh phí không sd hết Nhận kinh phí bằng TM, nộp lại ngân sách TGNH,VTHH Thu hội phí đóng góp nhận tài trợ, viện trợ… TK661 TK331 Kc chi hoạt động vào kinh Rút kp trả người bán phí TK461 TK221.213 Kc số KPHĐ đã sử dụng a.Nhận kinh phí bằng TSCĐ năm nay chưa quyết toán vào kinh phí năm trước TK466 TK661 Kc nguồn kp hình Thành TSCĐ TK008 TK341 Khi có Khi nhận Nhận kinh phí đã kết thông báo HMKP chuyển xuống cấp dưới HMKP TK511 Bổ sung kp từ thu sự nghiệp TK661 Nhận kinh phí chi hoạt động Sơ đồ 2.1: Sơ đồ hạch toán tài khoản 461 - Nguồn kinh phí dự án + Khái niệm: Nguồn kinh phí dự án là nguồn kinh phí chỉ sử dụng cho những đơn vị được nhà nước cấp phát kinh phí hoặc được chính phủ, các tổ chức và cá nhân viện trợ, tài trợ trực tiếp nhằm thực hiện các chương trình, đề tài dự án đã được phê duyệt. Để theo dõi tình hình biến động ,tiếp nhận và sử dụng, quyết toán nguồn kinh phí dự án. Kế toán sử dụng TK462 để phản ánh. + Một số quy định: Kinh phí chương trình dự án, đề tài phải được sử dụng đúng mục đích, đúng nội dung hoạt động và trong phạm vi dự toán đã được duyệt. Để theo dõi, quyết toán tổng số kinh phí theo từng chương trình, dự án, đề tài đơn vị cấp trên không những phản ánh vào TK462 số kinh phí được cấp của đơn vị mình mà còn phải phản ánh cả số kinh phí đã cấp cho các đơn vị cấp dưới khi báo cáo quyết toán của đơn vị cấp dưới được duyệt. Cuối kỳ kế toán và khi kết thúc đề tài chương trình dự án, đề tài đơn vị phải làm các thủ tục quyết toán tình hình tiếp nhận, sử dụng nguồn kinh phí dự án với các cơ quan tài chính, cơ quan chủ quản và từng nơi cấp phát kinh phí theo quy định của chế độ tài chính. Ngoài ra các đơn vị còn phải làm thủ tục quyết toán theo nội dung công vịêc theo từng thời kì, từng giai đoạn theo các khoản mục chi tiết, theo quy định quản lí của từng chương trình dự án. + Kết cấu TK462: Bên nợ: Nguồn kinh phí dự án sử dụng không hết nộp lại ngân sách Nhà nước, cơ quan cấp phát. Kết chuyển dự án đã được duyệt. Các khoản giảm giá khác. Bên có: Nguồn kinh phí chương trình dự án, đề tài được thực nhận trong kì. Số dư có: Nguồn kinh phí chương trình dự án chưa sử dụng hoặc chờ quyết toán. + Hạch toán tài khoán 462 được thể hiện qua sơ đồ: N 462 C TK111,112 TK111,112,152,155 Số kinh phí không sử Nhận kp bằng TM, dụng hết nộp lại ngân sách TGNH, VTHH TK662 Thu hội phí, đóng góp Kết chuyển chi dự án vào nhận tài trợ, viện trợ,… kinh phí TK331 Rút kinh phí trả cho người bán TK211,213 Nhận kinh phí bằng TSCĐ TK466 TK662 Kc nguôn kp hình thành TSCĐ TK009 TK341 Khi có thông Khi nhận Nhận kinh phí đã kết báo HMKP HMKP chuyển xuống cấp dưới TK511 Bổ sung kinh phí từ thu TK662 Rút kinh phí chi dự án Sơ đồ 2.2: Sơ đồ hạch toán tài khoản 462 - Hạch toán nguồn kinh phí khác + Khái niệm: Các khoản thu trong đơn vị HCSN là các khoản thu theo chế độ quy định theo Nhà nước cho phép. + Nội dung Các khoản thu và lệ phí theo chức năng và tính chất hoạt động của đơn vị do Nhà nước cho phép như: thu lệ phí cầu đường, lệ phí chứng thư. lệ phí cấp giấy phép dự án, lệ phí công chứng. Các khoản thu sự nghiệp: sự nghiệp văn hoá, giáo dục, y tế, sự nghiệp kinh tế như viện phí, học phi, thuỷ lợi phí… Các khoản thu từ hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp dịch vụ như sản xuất sản phẩm, kinh doanh thương mại, kinh doanh dịch vụ khoa học kỹ thuật, khoa học công cộng. Các khoản thu khác như thu lãi tiền gửi, lãi mua kì phiếu, trái phiếu, thu về nhượng bán và thanh lý tài sản vật tư… + Nguyên tắc hạch toán Khi thu tiền các đơn vị phải sử dụng biên lai thu tiền về hóa đơn bán hàng, cung cấp dịch vụ do bộ tài chính phát hành, được sự cho phép của bộ tài chính cho in và sử dụng. Nếu được phép thì trước khi in phải đăng kí với bộ tài chính hoặc cơ quan được bộ tài chính uỷ quyền. Tất cả các khoản thu trong đơn vị phải được phản ánh đầy đủ kịp thời vào bên có của TK 511 “ các khoản thu “. Kế toán phải mở sổ “ chi tiết theo dõi từng khoản thu “ của từng hoạt động, từng loại thu. Riêng đối với các sản phẩm hàng hoá dịchvụ cung cấp bên ngoài phải theo dõi chi tiết cả về số lượng, giá vốn, đơn gía và số tiền thu được từng loại để căn cứ tính chênh lệch thu, chi vào thời điểm cuối kì kế toán. + Kết cấu TK511: Bên nợ: Số khoản thu phải nộp cho ngân sách Nhà nước. Xác định số thu được bổ sung nguồn kinh phí theo quy định. Kết chuyển chi phí thực tế theo đơn đặt hang của Nhà nước. Kết chuyển các khoản thu sự nghiệp khác. Bên có: Các khoản thu trong kì, các khoản thu khác.