Đề tài Công tác quản lý Thư viện tại Trường Đại học dân lập Hải Phòng

ĐỀ TÀI: Công tác quản lý Thư viện tại Trường ĐHDL Hải Phòng Môn : Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống 1. Mô tả thực trạng thực tế của hệ thống cũ Trong quá trình khảo sát thực tế từ hệ thống Quản lý thư viện Trường ĐHDL Hải Phòng. em thu nhận được một số vấn đề sau: Hệ thống Quản lý thư viện Trường ĐHDL Hải Phòng là một trong những hệ thống Quản lý thư việnlớn của hệ thống các thư viện trong thành phố Hải Phòng. Công tác quản lý “Thư viện ” tại Trường ĐHDL Hải Phòng thời gian trước khi tin học hoá chưa phát triển thì công việc quản lý chủ yếu dùng phương pháp thủ công, tức là quản lý trên các giấy tờ sổ sách dẫn đến việc lưu giữ rất cồng kềnh, gây tốn nhiều thời gian, công sức và thiếu độ chính xác . Do đó, công việc quản lý sử dụng phương pháp thủ công sẽ không đáp ứng được nhiệm vụ và mục tiêu của hệ thống và nó cũng gây ảnh hưởng rất lớn tới năng suất, chất lượng và hiệu quả của công việc. Để khắc phục các nhược điểm trên đây, đồng thời nhờ vào sự phát triển nhanh chóng của Công nghệ.thông tin thì xây dựng một chương trình quản lí hệ thống “Thư viện” giúp cho công tác quản lí là một nhu cầu cần thiết cấp bách hiện nay để tự động hóa công tác 2.Yêu cầu của hệ thống mới Trong thời kì tin học phát triển ,để khắc phục nhược điểm trên đây Trường ĐHDL HP cần phải xây dựng một hệ thống quản lí “Thư viện”đáp ứng yêu cầu trên của hệ thống và nó cũng góp phần giúp cho nhân viên giảm bớt thời gian theo dõi bằng ssỏ sách giấy tờ ,làm việc trên máy tính sẽ nhanh chóng chính xác và thuận tiện. 3.Mô tả qui trình hoạt động của hệ thống Khi thư viện có nhu cầu nhập sách thì thủ thư sẽ lập ra danh mục sách cần mua để trình nhà trường duyệt ,sau khi truong duyet thủ thư sẽ lập phiếu mua sách va gửi tới nhà cung cấp . Khi Nhà cung cấp cung cấp sách cho thư viện thu thư sẽ tiếp nhận sách và lập phiếu thanh toán gửi nhà cung cấp .Sách được xử lí trước khi cho vào kho. Quá trình mượn sách của độc giả là giáo viên và sinh viên có nhu cầu đọc tại phòng thư viện và mượn về nhà đều thực hiện theo quy tắc sau: độc giả viết tên sách cần mượn lên phiếu mượn sách rồi chuyển vào phòng mượn sách đăng ký mượn sách và trinh thẻ sinh viên ,thủ thư sẽ kiểm tra thông tin phiếu và kiểm tra sách nếu sách có trong kho thì độc giả sẽ được mượn sách .Thư viện trường làm việc theo giờ hành chính từ thứ 2 đến thứ 7,buổi sáng từ 7h30-11h,buổi chiều từ 14h-17h. Đối với sách mượn đọc tại phòng đọc thì không thu bất cứ 1 lệ phí nào.Nhưng nếu mượn sách khỏi phòng đọc thì sẽ thực hiện thu phí theo bảng tính phí mượn sách cho tới thời hạn trả sách .Giới hạn 1 sinh viên mượn tối đa là 10 đầu sách trong 1 lần mượn. độc giả đến mượn sách đều phải theo nội quy quy định của thư viện: +Trả sách đúng kỳ hạn định.Thời gian hạn định khi mượn sách là 1 kỳ học.Nếu vi phạm thời gian quy định sinh viên phảI bị phạt tiền sách là 500 đồng /1 ngày cộng với tiền mượn ban đầu. +Sách bị mất hay hỏng so với ban đầu khi mượn lập biên bản phải bồi thường gấp đôi tiền sách in trên bìa cộng với tiền mượn sách ban đầu. +Sinh viên chỉ có thể mượn thêm sách khi đã hoàn trả hết hoặc 1 phần số sách đã mượn. +Khi trả sách thủ thư sẽ kiểm tra sách và kiểm tra thông tin người mượn và ghi sổ trả sách ,ghi phiếu thanh toán cho sinh viên Cuối ngày hệ thống sẽ phải tổng hợp các hoá đợn sổ sách và tình hình hoạt động cho ban lành đạo khi có yêu cầu 1. Kế hoạch phỏng vấn KẾ HOẠCH PHỎNG VẤN Người được hỏi :Trần Hữu trung Người phỏng vấn :Nguyễn văn Hạnh Địa chỉ :trường DHDL Hải Phòng Phòng F301 Thời gian hen ngày 20/03/2006 Thời gian bắt đầu 11h Thời gian kết thúc 11h40’ Đối tượng Các yêu cầu đòi hỏi: Người được phỏng vấn phải có trình độ kinh -Đối tượng được hỏi là:Thủ thư -Cần thu thập nhứng thông tin về:quá trình quản lí sách của thư viện nghiệm,chuyên môn về mượn trả sách của trường ĐHDL Hải phòng Chương trình - Giới thiệu - Tổng quan về dự án - Tổng quan về phỏng vấn Chủ đề sẽ đề cập Xin phép được ghi âm -Chủ đề 1 -Chủ đề 2 -Chủ đề 3 - Chủ đề 4 - Tổng hợp các nội dung chính,ý kiến của ngời được hỏi Kết thúc cám ơn sự hợp tác giúp đỡ Ước lượng thời gian 1 phút 3 phút 2 phút 10 phút 10 phút 5 phút 5 phút Dự kiến tổng cộng:38 phút 2.Phiếu phỏng vấn PHIẾU PHỎNG VẤN Dự án: Tiểu dự án: Quản lý thư viện trường ĐHDL HP Người được hỏi :Trần Hữu trung Ngày:20-3-2006 Người hỏi:Nguyễn văn Hạnh Câu hỏi Ghi chú Câu 1: Xin anh cho biết quy trình nhập sách và xử lý sách của thư viện ? Trả lời : Mỗi năm thư viện cú hai đợt nhập sách là tháng 5 và tháng 11 khi đủ thủ thư sẽ lập phiếu yêu cầu ấn phẩm ,trình ban lãnh đạo nhà trường duyệt và gửi tới nhà cung cấp .khi sách được nhập về sẽ được sử lý đánh mã cho sách rồi đưa vào kho Câu 2: xin anh cho biết quy trình mượn trả sách của thư viện ? Trả lời : Sinh viên có yêu cầu mượn sách thì viết thông tin về họ và thông tin về sách cần mượn vào phiếu mượn sách Thủ thư sẽ kiểm tra thông tin về người mượn và kiểm tra sách nếu sách có trong kho thì sinh viên sẽ được mượn sách Khi trả sách thủ thư sẽ kiểm tra sách và kiểm tra thông tin người mượn và ghi sổ trả sách ,ghi phiếu thanh toán cho sinh viên Câu 3: Nếu có sự cố sẩy ra thì xử lý như thế nào? Trả lời:Nếu mượn sách qúa hạn thì ngoài lệ phí mượn sách bình thường cùng tiền phạt 500 đồng/ngày. Sách bị mất hay hỏng so với ban đầu khi mượn lập biên bản phải bồi thường gấp đôi tiền sách in trên bía cộng với tiền mượn sách ban đầu Đánh giá chung: 3.Lưu đồ công việc (lưu khi phỏng vấn) Dự án: Tiểu dự án: Quản lý thư viện trường ĐHDL Hải Phòng Trang 1 Loại: Lưu đồ Nhiệm vụ: lập phiếu mượn sách Ngày 10/05/2006 Thủ thư Người quản lý Bên ngoài 4.Bảng mô tả chi tiêt tài liệu Phiếu yêu cầu (D1) (D6)Loại sách mượn,trả Lập phiếu mượn sách(T1) BAN LÃNH ĐẠO Tiếp nhận ,ghi phiếu (T3) Tiếp nhận kiểm phiếu(T2) Phiếu mượn, trả (D4) Danh sách cần mượn(D2) Thẻ thư viện(D3) Đơn sách D(5) NHA CUNG CAP Dự án: Tiểu dự án: Quản lý thư viện trường ĐHDL Hải Phòng Trang Loại: Phân tích hiện trạng Mô tả dữ liệu Số tt: 1 Ngày 10/05/2006 Định nghĩa Cấu trúc và khuôn dạng Loại hình Số lượng Ví dụ Lời bình Tên dữ liệu: Phiếu mượn sách Là phiếu dựng để ghi thông tin người mượn và các loại sách cần mươn Kích cỡ nhỏ,có ghi thông ting sinh viên mượn,các loại sách mượn,số lượng sách mượn… Sơ cấp (Tài liệu gốc) 10quyển/1 lần Ưu điểm :Nhanh , rõ ràng thông tin người mượn,và cách sách cần mượn 5.Bảng mô tả chi tiết công việc: Dự án: Tiểu dự án:Quản lý thư viện trường ĐHDL Hải Phòng Trang:1 Loại:Phân tích hiện trạng Mô tả công việc Số tt:1 Ngày:18-3-2006 Điều kiện bắt đầu Thông tin đầu vào: Kết quả đầu ra: Nơi sử dụng: Tần xuất: Thời lượng: Quy tắc: Lời bình: Công việc:Lập phiếu mượn sách Sinh viên có yêu cầu mượn sách,còn sách trong kho. Trong thời gian mở cửa của thư viện Phiếu yêu cầu,danh mục sách cần mượn. Phiếu mượn có chữ ký của người mượn và sách được chuyển cho người mượn. Phòng mượn,phòng đọc Thực hiện theo nội quy của thư viện Trường hợp thư viện hết sách thì có thông báo. Nếu sinh viên nào mượn sách qúa hạn thì sẽ bị phạt Trong thời gian mượn sách mà đụng sinh viên khi đó hết thời gian mở của mà vần còn người mượn sách thì phải sang ngày hôm khác mới mượn được. Nếu ngày nào thư viện không mở cửa thì có thông báo cho sinh viên biết. 6.Bảng tổng hợp công việc 7.Bảng tổng hợp hồ sơ ,tài liệu(thực thể dữ liệu) Số tt Tên vai trò Kiểu Công việc liên quan D1 Danh mục sách mượn Ký tự T1 D2 Phiếu nhập sách D3 bảng tính phí mượn sách Ký tự T1 D4 Phiếu mượn sách Ký tự T1 D5 phiếu giao sách Ký tự T1,T2 D6 sổ mượn sách Ký tự T1 D7 sổ trả sách Ký tự T2,T3 D8 phiếu thanh toán Ký tự D9 Biên bản sự cố Ký tự D10 Báo cáo Ký tự T1,T 8:Bảng tổng hợp từ điển dữ liệu STT Tên gọi ý nghĩa Kiểu Cỡ Khuôn dạng Lĩnh vực Quy tắc, ràng buộc 1 Số phiếu Ký tự 4 Kế toán Số 2 Ngày mượn Ngày 15 Ngày…thỏng…năm… Kế toán Chữ,số 3 Tên sinh viên Ký tự 30 Kế toán Chữ 4 Mã sinh viên Ký tự 5 Mã SV . . . Kế toán Số 5 địa chỉ Ký tự 50 Lớp…Khoa… Kế toán Chữ,số 6 Tên ,mã các loại sách đã mượn Ký tự 40 M+mã sách Thủ quỹ Chữ,số Biểu đồ ngữ cảnh : Mô tả bằng lời : Khi thư viện có nhu cầu nhập sách thì thủ thư sẽ lập ra lập phiếu mua sách và gửi tới nhà cung cấp yêu cầu mượn sách .Nhà cung cấp sẽ có thông tin phản hồi lại thư viện .Khi Nhà cung cấp cung cấp sách cho thư viện thủ thư sẽ tiếp nhận sách và lập phiếu thanh tóan gửi nhà cung cấp . độc giả có nhu cầu mượn sách , độc giả viết phiếu y/c mượn sách rồi chuyển vào phòng mượn sách đăng ký mượn sách , hệ thống sẽ có thông tin phản hồi lai độc giả ,thủ thư sẽ kiểm tra thông tin phiếu và kiểm tra sách nếu sách có trong kho thì độc giả sẽ được cung cấp sách. Khi độc giả trả sách thủ thư sẽ kiểm tra sách và kiểm tra thông tin người mượn và ghi sổ trả sách ,ghi phiếu thanh toán cho sinh viên Cuối ngày hệ thống sẽ phải tổng hợp các hoá đợn sổ sách và tình hình hoạt động cho ban lãnh đạo và khi có yêu cầu báo cáo. Thông tin trả sách 0 QUẢN L Ý THƯ VIỆN ĐỘC GIẢ BAN LÃNH ĐẠO NHÀ CUNG y/c báo cáo báo cáo y/c mua sách Cung cấp sách Hoá đơn TT y/c mượn sách Thông tin Cun g cấp sách Phiếu TT Mô tả chi tiết chức năng lá : 1.1 phiếu nhập :khi thư viện có nhu cầu nhập sách mới thủ thư sẽ lập ra phiếu nhập gửi tới nhà cung cấp để yêu cầu mua sách. 1.2 Kiểm tra : khi nhà cung cấp cung cấp sách cho thư viện thủ thư sẽ kiểm tra sách kiểm tra đon giá sách 2. Mượn sách 2.2 lập phiếu mượn sách 5. Báo cáo 2.3 Xử lý phiếu mượn 2.1 Tra cưu sách 4. sự cố 3.Trả sách 3.1 y/c trả sách 3.2 Kiểm tra sách 3.3 Ghi sổ trả sách Kiểm tra sự cố Lập biên bản Giả quyết sự cố QUẢN LÝ MƯỢN TRẢ SÁCH Báo cáo Yêu cầu báo cáo 1. Nhập sách 1.1 Phiếu nhập 1.2 Kiểm tra 1.3 Sử lý sách 1.4Ghi sổ nhập 2.4 giao sách 2.5 ghi sổ mượn 3.4 Lập phiếu TT 1.3 Sử lý sách: sách được nhập về sẽ được thủ thư ghi mã số đăng ký cá biệt và dán mã vạch để chuyển vào kho 1.4 Ghi sổ nhập: sau khi sách được dán mã vạch và ghi số đăng ký cá biệt sẽ được ghi vào sổ nhập kho 2.1 Tra cứu sách : độc giả muốn mượn sách gì thì tra cứu trong danh mục sách nếu sách có trong kho thì đăng ký mượn . 2.2 Lập phiếu mượn sách :Khi đã tra cứu sách có trong kho độc giả sẽ lập phiếu mượn sách để gửi tới thủ thư yêu cầu mượn sách. 2.3 Sử lý phiếu mượn sách :Thủ thư nhận được phiếu mươn sách sẽ kiểm tra phiếu và thông tin người mượn vào kho lấy sách và làm thủ tục cho mượn sách . 2.4Giao sách : Khi đã kiểm tra phiếu mượn và thông tin người mượn sách xong, thủ thư sẽ lập ra phiếu giao sách và giao sách cho độc giả 2.5 Ghi sổ mượn sách :Khi giao sách cho độc giả xong thủ thư sẽ ghi sổ mượn sách để luu thông tin về người mượn ,ngày mượn , ngày trả sách . 3.1 Yêu cầu trả sách : độc giả đem sách mượn của thư viện tới phòng trả sách giao cho thủ thư yêu cầu trả sách 3.2 Kiểm tra sách : khi độc giả trả sách ,thủ thư sẽ kiểm tra sách xem có đúng là sách mượn của thư viện và sách có bị hư hỏng không 3.3 Ghi sổ trả sách : Sau khi nhận sách thủ thư sẽ ghi sổ trả sách để xác nhận độc giả đó trả sách và để lưu thông tin cho quá trình tổng hợp báo cáo . 3.4 Lập hóa đơn TT : Thủ thư nhận sách và kiểm tra sách xong sẽ lập phiếu thanh toán gửi cho độc giả để độc giả thanh toán phiếu mượn sách 4.1 Kiểm tra sự cố : Khi sẩy ra sự cố thủ thư sẽ kiểm tra sự cố để tìm hiểu thông tin lập biên bản sự cố 4.2 Lập biên bản : Sau khi kiểm tra sự cố thủ thư sẽ lập biên bản ghi rõ sự cố là gì và như thế nào để có phương hướng giải quyết sự cố. 4.3 Giải quyết sự cố : Dựa vào biên bản sự cố và các quy định đã có của thư viện thủ thư sẽ giải quyết sự cố bằng cách phạt tiền, nếu sự cố nằm ngoài sự kiểm soát của thủ thư thì thủ thư sẽ trình lên ban lãnh đạo giải quyết. Ma trận thực thể chức năng: D1 Danh mục sách D2 Phiếu nhập sách D3 Bảng tính phí mượn sách D4 Phiếu mượn sách D5 Phiếu giao sách D6 Sổ mượn sách D7 Sổ trả sách D8 Phiếu thanh toán D9 Biên bản sự cố D10 Báo cáo D1 D2 D3 D4 D5 D6 D7 D8 D9 D10 Nhập sách R C C Mượn sách R C C U Trả sách R R U C Sự cố R C C Báo cáo R R R R R R C Mô hình luồng dữ liệu ở mức 0: 2.0 MỰƠN SÁCH 5.0 BÁO CÁO 3.0 TRẢ SÁCH 4.0 SỰ CỐ D6 Sổ mượn sách D4 phiếu mượn sách D7 Sổ trả sách D3 Bảng tính phí mượn sách D5 phiếu giao sách D10 Báo cáo phiếu thanh toán D8 SINH VIÊN BAN LÃNH ĐẠO 1.0 NHẬP SÁCH phiếu nhập sách D2 Danh mục sách D1 NHÀ CUNG CẤP D9 Biên bản sự cố